Handleiding Bronboek Kassa

Transcriptie

1 Handleiding Bronboek Kassa Bronboek Kassa is de softwaremodule die het mogelijk maakt om producten van boekwinkels eenvoudig af te rekenen. Deze handleiding is zowel te gebruiken voor bedrijven die met een aanraakscherm (touchscreen) werken, als voor bedrijven die op muisnavigatie zijn aangewezen. Gebruikers die gewend zijn dos commando s te gebruiken (functietoetsen) kunnen dezelfde functietoetsen blijven gebruiken. In de handleiding zullen we ons echter beperken tot uitleg van de Windows versie. Voor de eenduidigheid van deze handleiding, beschrijven we het gebruik met de muis. Als u werkt met een touchscreen, dan moet u het icoon of keuzeveld met uw vinger aanraken op het beeldscherm. De handleiding spreekt over het aanklikken met de muis. 1. Opstarten van het kassascherm 2. Afrekenen van een artikel 3. Een artikel retour 4. Tweede bon openen 5. Wijzigen betaalmiddel 6. Zoeken van een artikel 7. Een artikel wijzigen (o.a. categorie, BTW) 8. Nieuwe verkoper als de kassa in gebruik is 9. Bon verwijderen of annuleren 10. Regel verwijderen 11. Tekst toevoegen 12. Lade openen 13. Regel invoegen 14. Een debiteur toevoegen aan de kassabon 15. Het opmaken van de kassa 16. Overzicht periode journaal 17. Overzichten Kassa 18. Verwerking Kassa 19. Kas storting / uitgave 20. Een boek bestellen voor een klant (en exporteren naar een verkooporder) 21. Een besteld boek wordt afgehaald door een klant en contant afgerekend

2 1. Opstarten van het kassascherm In dit voorbeeld gaan wij er vanuit dat de PC en de monitor aan staan. U ziet op het beeldscherm een aantal icoontjes (plaatjes). Eén van die icoontjes heet Bronboek Kassa. Om het programma op te starten, moet u twee keer snel achter elkaar op het icoontje klikken (zgn. dubbelklikken). Gebruik hiervoor de linkermuisknop. Bronboek Kassa zal opstarten, u bent nu in het kassascherm. Indien u de optie verkopers heeft geactiveerd, zult u eerst uzelf nog moeten aanmelden voordat u in het kassascherm komt als gebruiker. U kiest uw naam door er, door middel van de muis, met het pijltje op het scherm op uw naam te gaan staan en met de linker muisknop één keer te klikken. U sluit de registratie af door op OK te klikken. Indien gewenst kan er per gebruiker ook een wachtwoord worden ingesteld. Tip: Werkt u op een kantoorwerkplek en wilt u de kassamodule opstarten? Kies dan bovenin het menu voor de optie modules door er één keer op te klikken met de linkermuisknop. Hierna kiest u voor de module Kassa.

3 2. Afrekenen van een artikel U scant het artikel dat de klant wil afrekenen. Als reactie ziet u een regel verschijnen op het scherm. Indien een klant meerdere aantallen van hetzelfde artikel koopt, kunt u handmatig in diezelfde regel het getal in de kolom aantal aanpassen. Let u hierbij wel op dat het 100% zeker dezelfde artikelen zijn met hetzelfde productnummer. Een andere mogelijkheid is om alle artikelen te scannen. De software zelf zal identieke producten herkennen en automatisch het veld aantal in de regel aanpassen. U kiest nu voor afrekenen door op de knop afrekenen te klikken. U bent nu in het afrekenscherm. U kunt hier het af te rekenen bedrag koppelen aan een betaalmiddel. In de linkerkolom ziet u het af te rekenen bedrag. Op het toetsenbord van de PC drukt u op de enter toets. U kunt nu kiezen voor een betaalmiddel. Als een klant voor 21,50 artikelen koopt en een irischeque heeft van 20,00 dan voert u in de linker kolom 20 euro in en door op het veld betaalmiddel te klikken komt u bij de keuze van het betaalmiddel. U kiest hier voor de irischeque. Het systeem geeft automatisch aan dat er nog 1,50 op een andere wijze betaald dient te worden. Hierbij geeft u aan op welke wijze dit laatste bedrag betaald gaat worden.

4 U klikt op de knop bon, onderaan het afrekenscherm. De kassalade springt nu open en u kunt afrekenen. (Pin, contant, cheque, etc.) Uw kassatransactie is gereed! Onderaan het afrekenscherm ziet u nog twee knoppen: 1. Bonkeuze: Is een optionele functie en per winkel afhankelijk. Indien u meerdere kassabonindelingen gebruikt, kunt u ze hier vinden. 2. Zonder bon: Voor kleine betalingen kunt u ervoor kiezen geen bon af te drukken, of uw klant wil geen bon. De voorraad wordt wel bijgewerkt doordat u de artikelen heeft ingescand. Let op: Beide knoppen kunnen pas worden gekozen als alle betaalmiddelen zijn ingevuld.

5 3. Een artikel retour Indien er een artikel retour komt, dan scant u het artikel opnieuw in het kassascherm. Handmatig past u in de kolom aantal het veld aan. Als er 1 artikel retour komt, dan voert u hier -1 in. Indien u geen contant geld wilt teruggeven, maar bijvoorbeeld een tegoedbon meegeeft, dan moet u in het kassascherm ook een tegoedbon verwerken. Wellicht heeft u hiervoor een aparte artikelcode aangemaakt. U verkoopt als het ware een tegoedbon. Daarna kiest u voor afrekenen door de knop afrekenen in te drukken. In het afrekenveld aangekomen, kunt u dit keer geen betaalmiddelen kiezen. Artikel retour is altijd contant geld teruggeven. Bij betaalmiddel registreert u hier contant. In het geval van een eigen bon zal het saldo op 0,00 staan. Door op de knop bon te drukken sluit u de transactie af. 4. Tweede bon openen Als een van uw collega s al artikelen heeft ingescand en de transactie nog niet heeft afgesloten, kunt u gewoon een transactie tussendoor verwerken op elk moment in het afrekenproces. U drukt nu op de knop nieuwe bon en u voert uw transactie uit. Nadat u heeft afgerekend, springt het scherm weer op de transactie van uw collega terug. Mocht het zo zijn dat er nog een derde bon openstaat of dat u tijdens uw actie weer terug moet naar de transactie van uw collega, dan kunt u door middel van de knop wissel bon uw transactie terugpakken. Let hierbij goed op dat de u juiste bon kiest!

6 5. Wijzigen betaalmiddel Indien u een kassabon heeft afgesloten en u komt erachter dat er een verkeerd betaalmiddel is geregistreerd, dan kunt u de kassabon opnieuw opvragen om het betaalmiddel te wijzigen. U gebruikt hiervoor de knop zoek bon. U komt nu in het kassabonscherm en kunt op verschillende manieren uw kassabon terugvinden. 1. Zoeken op kassabonnummer 2. Zoeken op debiteur 3. Zoeken op datum Bij zoeken op kassabonnummer kan er maar één bon gevonden worden. Door met de rechtermuisknop één keer te klikken op de regel, kunt u een aantal acties uitvoeren. Kies voor wijzig betaalmiddel. U kunt hier enkel het betaalmiddel wijzigen, het totaalbedrag kunt u niet wijzigen. U sluit het af met akkoord. U komt nu terug in het kassabonscherm. Dit kunt u afsluiten door links bovenin sluit in te drukken. U bent nu weer terug in het kassascherm.

7 6. Zoeken van een artikel Zet uw cursor in het vak artikelnummer en druk op enter. In dit zoekscherm kunt een boek of ander artikel zoeken. U ziet nu het zoekscherm. Hierin kunt u boeken opzoeken op titel, auteur, artiest, artikelnummer etc. Ook kunt u hierin vinden of een boek in de winkelvoorraad staat en wat de status van het artikel is. (Leverbaar, herdruk, uitverkocht, etc.) Als voorbeeld nemen we de schrijfster Francine Rivers. Op overzichten ziet u de namen van auteurs altijd als volgt: Rivers, Francine. Rivers is het zgn. beginwoord. Eerste zoekoefening U vult bij het veld auteur Rivers in en drukt op de knop begin. Als resultaat treft u dan alle boeken aan van Francine Rivers en eventuele andere auteurs met die naam. Tweede zoekoefening U vult bij het veld auteur Francine in en drukt op de knop begin. Als resultaat treft u nu niets aan. Dit omdat de knop begin staat voor beginwoord en Francine is niet het juiste beginwoord. (Dat is Rivers.)

8 Derde zoekoefening U vult bij het veld auteur Francine in en drukt op de knop trefwoord. Als resultaat treft u nu wel alle boeken aan van Francine Rivers. Deze methode van zoeken duurt alleen iets langer. Vierde zoekoefening Voor het zoeken op titel is zoeken op trefwoord heel handig. Bij zoeken op trefwoord hoef je maar één woord van de hele titel in te voeren en je vindt het artikel. Uitgebreid zoeken In het zoekveld ziet u ook twee opties om uitgebreid te zoeken. Namelijk via de knoppen alleen leverbaar en in leveranciersbestanden. De knop alleen leverbaar maakt een verfijning op de selectie door alleen maar boeken weer te geven met de berichtcode leverbaar. De knop in leveranciersbestanden geeft u de keuze om in het totaalbestand van allerlei leveranciers te zoeken. Deze knop kunt u gebruiken als de eerste zoekacties niet het gewenste resultaat opleveren. Deze optie zal wat meer tijd in beslag nemen. Toelichting bij het zoekscherm als u een artikel gevonden heeft Resultaten op zoekacties vindt u in het middendeel van het scherm. Wij noemen dit gedeelte van het scherm het resultaatgedeelte. U ziet hier voor de gevonden titels, rode en groene sterren. De groene sterren geven aan of het boek al eens eerder verkocht is en wellicht ook op voorraad is. De rode sterren geven aan dat het een boek is dat nog niet eerder is verkocht. (Als u een boek met een rode ster kiest, dan moet dit boek nog op de juiste verkoopcode worden gesteld en wellicht, bij een buitenlands boek, ook de prijs nog worden vastgesteld.

9 Artikelinformatie Het onderste gedeelte van het zoekscherm noemen wij de artikelinformatie. Hier kunt u bijvoorbeeld informatie over de voorraad en de verkoopprijs vinden. Afdrukken van de artikelinformatie Als u eenmaal uw boeken of auteur heeft gevonden, dan kunt u uw selectie printen door de knop druk af te gebruiken in de bovenbalk van het scherm. Deze optie is heel handig om bijvoorbeeld een lijstje mee te geven aan een klant van beschikbare titel van een bepaalde auteur. Vergeet niet om in dit geval het vakje alleen leverbaar aan te vinken in het zoekscherm, dan weet u zeker dat u geen uitverkochte boeken aanbiedt. Uitgebreide artikelinformatie Indien u dieper wilt bekijken wat de betekenis is van boeken die in bestelling staan, dan kunt u een verdiepingsscherm oproepen door de toetscombinatie ALT + F7 in te toetsen.

10 Knop beschikbaarheid Deze knop is als optie op de software te activeren door Bronboek. Rechts, net onder het midden van het scherm, vindt u de knop beschikbaarheid. Deze software doet een realtime check op de voorraadstatus van het betreffende boek. Daar waar u tijdens het zoeken naar een artikel enkel de statusmelding leverbaar krijgt, geeft de knop beschikbaarheid aan of het artikel werkelijk op voorraad ligt bij de leverancier. Gebruikt u de filialenmodule, dan ziet u hier ook of een bepaald boek in één van uw filialen aanwezig is. Voor het activeren van deze functionaliteit neemt u contact op met de Bronboek Helpdesk. 7. Een artikel wijzigen (o.a. categorie en BTW) Het kan nodig zijn om een artikel in uw winkel aan te passen omdat bijvoorbeeld de verkoopprijs is gewijzigd, het BTW tarief verkeerd is geregistreerd of omdat u het artikel in een categorie wilt (her)indelen. U gebruikt hiervoor de knop zoek artikel. Onder punt 6 heeft u kunnen lezen hoe u moet zoeken. U gaat met de pijltjestoets op de juiste artikelregel staan. Bovenin de menubank zit de optie wijzig. U kunt nu de wijzigingen doorvoeren. De actie kunt u afronden door nog een keer links onder op de artikelpagina, de knop wijzig in te drukken hiermee uw mutaties te bevestigen. U bent nu terug in het zoekscherm. Om terug te keren naar het kassascherm drukt u links bovenin op sluit. 8. Nieuwe verkoper als de kassa in gebruik is Als uw collega aan het afrekenen was, maar even weg is, en u wilt een klant helpen; dan kunt u kiezen voor de knop verkoper. Kies vervolgens uw naam. Dit heeft hetzelfde effect als nieuwe bon, maar dan is hij gekoppeld aan uw naam. Als uw collega terug komt, kan diegene op dezelfde manier weer terug naar de bon waar hij mee bezig was. 9. Bon verwijderen of annuleren U heeft de mogelijkheid om een bon te verwijderen of een bon te annuleren. Het verschil is als volgt: Annuleer Bon gebruikt u als een transactie niet meer door gaat en u de bon leeg wilt maken. Als u een verkooporder of een factuur geïmporteerd hebt in een bon en u kiest voor Wis Bon, dan verwijdert u ook de verkooporder of factuur.

11 10. Regel verwijderen Om een artikelregel te verwijderen van de kassabon, gaat u op de betreffende regel staan en u drukt op de knop regel wissen. Ga daarna door met het afrekenproces. 11. Tekst toevoegen In het kassascherm kunt u in het veld omschrijving zelf tekst toevoegen. Dit is een eenmalige tekst die ook op de kassabon of factuur komt te staan. Hier zou u bijvoorbeeld een opmerking kunnen maken over een artikel die een klant met korting mee krijgt vanwege een beschadiging. 12. Lade openen Mocht u de lade willen openen zonder een transactie te willen doen, dan kan dit met de knop lade openen. 13. Regel invoegen In het kassascherm treft u aan de rechterkant de knop regel invoegen aan. Soms wilt u een kassabon in een bepaalde volgorde zetten. Als u op een artikelregel gaat staan en u drukt de knop regel invoegen in, dan zal er boven uw regel een blanco regel bijkomen. U kunt vooraan op deze regel gaan staan en erop klikken en alsnog een artikel scannen. Ook kunt u deze regel gebruiken als extra tekstregel. 14. Een debiteur toevoegen aan de kassabon Het is mogelijk om uw kassabon toe te wijzen aan een debiteur, zodat de bon op naam komt te staan. Hiervoor gebruikt u in het kassascherm de knop debiteur. U kunt op alle velden zoeken door dit veld in te vullen. De zoekmethode werkt gelijk als het zoeken van een titel. Zoeken in het veld zoeknaam zal meestal voldoende zijn. U treft hier ook de knoppen begin en trefwoord aan. Twee voorbeelden: Zoekt u de naam Van der Sluijs, dan kunt u deze vinden door Sluijs in te voeren en op de knop trefwoord te klikken. Ook op van of van der kunt u zoeken, maar dat kan in de praktijk veel resultaten geven.

12 Het zoeken op postcode geeft vaak heel snel resultaat. Zeker als u de letters gebruikt. U dient hier de juiste invoer van postcodes te gebruiken die u binnen uw bedrijf hanteert. (Spatie tussen cijfers en letters, hoofd- of kleine letters, etc.) Als u de juiste debiteur gevonden heeft, dan selecteert u de regel door er met de muis op te klikken. Ook kunt u de selecteer knop gebruiken in de bovenste menubalk. U bent nu terug in het kassascherm en kunt verder gaan met uw transactie. Debiteur niet gevonden? Als een klant (debiteur) voor het eerst een bestelling plaatst, dan moet in het debiteurenscherm de knop voeg toe gebruiken om de gegevens van de nieuwe klant te registreren. Een debiteurcode is verplicht. Zodra u het invoerveld heeft ingevuld (spreek met uw management af wat u minimaal in moet vullen), maakt u uw invoer definitief door linksonder op de knop voeg toe te drukken. 15. Opmaken van de kassa Dagelijks zult u de kassa op willen maken, om eventuele fouten en hierdoor ontstane kasverschillen op te sporen. U kiest vanuit het kassascherm voor de menukeuze overzichten en vervolgens dagjournaal. Selecteer de dag of periode die u wilt afsluiten op de kalender en kies OK. Het volgende formulier is niets meer dan een telbrief om de dagtotalen uit de kassalade en het pintotaal te verifiëren met het kastotaal dat uw kassaprogramma meldt. Als het beginsaldo, de aantallen van de verschillende biljetten en de bedragen van de verschillende betaalmiddelen zijn ingevuld, drukt u op OK. Er verschijnt een overzicht van alle verkopen en betalingen, via de knop print kunt u dit overzicht afdrukken.

13 16. Overzicht periode journaal Wekelijks draait u een periodejournaal uit. Hier komt u door vanuit het kassascherm voor overzichten en periodejournaal te kiezen. Dit is overzicht puur ter controle op eventuele fouten. Bonnen kunnen nog opgeroepen worden en hersteld. Pas als het overzicht foutloos is, kunt u een periode definitief verwerken. (Zie punt 17.) 17. Overzichten Kassa Vanuit het kassascherm kunt u diverse overzichten genereren. U gebruikt hiervoor de menukeuze overzichten en daarna kassa overzicht. U kunt nu op basis van diverse keuzes en variabelen uw rapportages samenstellen. 18. Verwerking Kassa (beheersfunctie voor leidinggevende!) Per periode (bij voorkeur per week) nadat u alle kassaverschillen hebt bijgewerkt, sluit u per periode de verkopen af. De gegevens worden verplaatst naar een apart bestand waar ze niet meer kunnen worden aangepast. U komt bij de verwerking terecht door in het kassascherm de knop beheer te kiezen. Kies hier voor de periode die u wilt afsluiten. U kunt er ook voor kiezen dit overzicht te printen. Het overzicht is bestemd voor de boekhouding. Nadat de gegevens zijn verwerkt komen de, nu historische, verkoopgegevens pas beschikbaar voor statistische interpretaties. 19. Kas storting/uitgave Het kan voorkomen dat u een contant uitgave of storting wilt doen vanuit (of in) de kassalade. Als u in een blanco kassascherm direct op de knop afrekenen drukt, dan kunt u een bedrag invoeren en als betaalmiddel uitgave of storting kiezen. Daarna kiest u voor bon en uw transactie is geregistreerd.

14 Enkele functies uit de kassamodule die te gebruiken zijn in combinatie met een andere module 20. Een boek bestellen voor uw klant (en exporteren naar een verkooporder) Indien u een boek wilt bestellen nadat u het heeft gevonden in het zoekscherm, dan is een klik op de juiste artikelregel of het indrukken van de selecteerknop in de bovenste menubalk, voldoende om dit artikel over te nemen naar het kassascherm. Door de toetscombinatie ALT+E in te toetsen, komt u in een scherm waarbij u een aantal keuzes heeft: - Exporteer naar Factuur (behoort bij de module Verkoop Factuur ) - Exporteer naar Order (behoort bij de module Verkoop Order ) - Exporteer naar Consignatie (behoort bij de module Verkoop Consignatie ) U kiest voor exporteer naar order. U komt nu in het debiteurenscherm terecht en kunt daar uw bestelling koppelen aan een klant. Hoe u een nieuwe debiteur toevoegt, vindt u bij punt 13. Het systeem stelt u nu een controlevraag: Exporteren naar orderbestand: Ja of Nee. U kiest hier voor Ja. Aanvullende informatie op dit scherm is de klantnaam en het bonnummer. Dit bonnummer kunt u gebruiken als de klant later de bestelling komt ophalen en afrekenen. Zodra u Ja heeft ingegeven bij de vraag over het exporteren naar het orderbestand, komt er een tweede vraag: Order nu afdrukken? Maak hierbij uw keuze, in beide gevallen is het boek nu als klantbestelling opgenomen als reservering. Een print is handig voorde dubbelcontrole voor het management. Let op: de bestelling is nog niet geplaatst bij uw leverancier. Dit dient u te doen vanuit de module Inkooporder.

15 21. Een besteld boek wordt afgehaald door een klant en contant afgerekend Als een klant zijn bestelling komt afhalen, kiest u vanuit het kassascherm voor de menukeuze gegevens en dan importeer. (ALT+I is de toetscombinatie.) Kies nu voor importeren uit orders en zoek de juiste order op. (Het ordernummer staat op de kopie van de order/pakbon die bij het binnenkomen van het artikel door de administratie is bijgevoegd.) Selecteer de order door een vinkje voor de regel(s) te plaatsen en klik op de knop selecteer. Bij één regel kunt u volstaan met een dubbelklik op de orderregel, nu zal hij worden overgenomen op het kassascherm. U kunt nu contant afrekenen met de klant. Als u de bestelling op factuur wilt leveren, moet de factuur worden aangemaakt via de module Facturatie. Voor verdere vragen of opmerkingen over deze module, kunt u contact opnemen met de Bronboek Helpdesk. ( / helpdesk@bronboek.nl) Let u er wel op dat vragen die in de handleiding voorkomen, belast worden door Bronboek? Wij belasten u voor het op dat moment geldende helpdesktarief.