Beschrijvend document Europese aanbesteding Microsoft licenties. Kenmerk Z

Transcriptie

1 Beschrijvend document Europese aanbesteding Microsoft licenties Kenmerk Z februari 2016

2 1 Inleiding Doel van de aanbesteding Wat is Waterkracht? Algemeen Coördinatie aanbesteding Korte omschrijving van de opdracht Tijdpad Publicatie 7 2 Procedure Algemeen Voorschriften voor het indienen van Inschrijvingen Digitaal aanbesteden Voorwaarden aan de inhoud van de Inschrijvingen Informatieverstrekking Overige voorwaarden 11 3 Omvang en aard van de opdracht Aard en omvang van de opdracht 13 4 Programma van eisen Algemene eisen Eisen aan de dienstverlening Overige voorwaarden en prijsopgaaf 15 5 Selectie en gunning Beoordelingsprocedure Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting 17 Bijlagen 18 Bijlage 1 Checklist 18 Bijlage 2 Eigen verklaring 18 Bijlage 3 Formulier instemming concept raamovereenkomst 18 Bijlage 4 Conformiteitenformulier 18 Bijlage 5 Prijsformulier 18 Bijlage 6 Raamovereenkomst 18 Bijlage 7 Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor ICT AWIVI Beschrijvend document Microsoft licenties 2

3 Definities In deze aanbestedingsleidraad wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Ook worden afkortingen gebruikt. Aan deze begrippen en afkortingen komt onderstaande betekenis toe. Aanbestedende dienst Waterschap Vechtstromen (penvoerder), Waterschap Zuiderzeeland, Waterschap Rijn en IJssel en Waterschap Drents Overijsselse Delta. Bijlagen Aanhangsels behorende bij dit Beschrijvend document. Dienstverlening De door Opdrachtnemer op basis van de Raamovereenkomst en overeengekomen Nadere Opdrachten te verlenen diensten, te verrichten werkzaamheden en in dat kader te leveren prestaties. Laagste prijs Gunningscriterium dat uitsluitend is opgebouwd uit prijs. Inschrijver Leverancier die een Inschrijving doet. Inschrijving Een door de Inschrijver schriftelijk ingediende offerte op basis van de door de Aanbestedende dienst gepubliceerde aanbestedingsleidraad. Nadere offerteaanvraag Een door de Opdrachtgever opgestelde offerteaanvraag voor het leveren van diensten als bedoeld in de Raamovereenkomst. Nadere Opdracht De tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer gesloten overeenkomst, waarin binnen de bepalingen van de Raamovereenkomst nadere specifieke bepalingen zijn vermeld met betrekking tot een concrete opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer. Nota van inlichtingen Schriftelijke reactie van de Aanbestedende dienst op door Inschrijvers tijdig gestelde vragen en ingediende tekstvoorstellen, naar aanleiding van deze aanbestedingsleidraad. De Nota van inlichtingen maakt onlosmakelijk deel uit van de aanbestedingsleidraad waarbij het gestelde in de Nota van inlichtingen prevaleert. Inschrijvers dienen hun vragen en ingediende tekstvoorstellen in te dienen via de Berichtenmodule in de elektronische tenderomgeving. Ook de reactie zal daar worden gepubliceerd. Opdrachtgever Waterschap Vechtstromen zal als Opdrachtgever optreden. Programma van eisen Gestelde eisen waaraan Inschrijver in zijn Inschrijving dient te verklaren volledig aan de gestelde eisen te voldoen en gedurende de uitvoering van de overeenkomst te blijven voldoen. Beschrijvend document Microsoft licenties 3

4 Raamovereenkomst De schriftelijke Raamovereenkomst die naar aanleiding van onderhavige aanbesteding is gesloten met als doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake nader te gunnen opdrachten vast te leggen. Beschrijvend document Microsoft licenties 4

5 1 Inleiding 1.1 Doel van de aanbesteding In het kader van de Aanbestedingswet 2012 (Stb 2012, 542), hierna te noemen Aanbestedingswet 2012, gaat Waterkracht over tot een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de verwerving en het onderhoud (Software Assurance) op bestaande licenties en nieuwe licenties inclusief onderhoud (Software Assurance). Doel van deze aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst met één opdrachtnemer om bovengenoemde dienstverlening voor de bij Waterkracht aangesloten waterschappen te verzorgen. Deze Raamovereenkomst wordt afgesloten met een looptijd van drie (3) jaar, met eenzijdig voor Opdrachtgever de mogelijkheid om één (1) keer met drie jaar te verlenging. Wanneer de procedure volgens planning verloopt heeft het Waterkracht de intentie de Raamovereenkomst op 1 mei 2016 in te laten gaan. De Raamovereenkomst is op basis van het Beschrijvend document opgesteld en bijgevoegd als Bijlage 6. De beoogde opdrachtnemer wordt bepaald door toepassing van het gunningscriterium de Laagste Prijs. Aan de keuze van dit gunningscriterium liggen de volgende overwegingen ten grondslag: - de gevraagde prestatie is in sterke mate gestandaardiseerd in de markt; - er geen grote verschillen in kwaliteit te verwachten zijn; - de aard, inhoud en omvang van de opdracht eenduidig zijn vastgelegd. 1.2 Wat is Waterkracht? Waterkracht is een samenwerkingsverband waarin vier waterschappen samenwerken binnen de werkvelden ICT, inkoop, personeelszaken en zuiveren. Het betreft de waterschappen: Drents Overijsselse delta, Vechtstromen, Rijn en IJsel en Zuiderzeeland. Het waterschap Drents Overijsselse delta is ontstaan na de fusie van het de waterschappen Groot Salland en Reest en Wierden. De Waterkracht waterschappen zijn nu voornemens gezamenlijk Microsoft licenties opnieuw in te kopen. Gelet op aflopende overeenkomsten voor in ieder geval Vechtstromen dient hiervoor op zeer korte termijn een aanbesteding op gestart te worden. Waterkracht bezit geen rechtspersoonlijkheid. Onderhavige opdracht wordt gelet op de aard van de dienstverlening niet onderverdeeld in percelen. Naar het oordeel van de aanbestedende dienst heeft dit geen invloed op het aantal potentiële leveranciers. Voorts zullen er, mede om de toegankelijkheid tot de opdracht te vergroten, geen kerncompetenties gevraagd worden. In onderhavige opdracht is sprake een clustering als bedoeld in artikel 1.5 lid 1 van de Aanbestedingswet. Het inkoopvolume van vier waterschappen is samengevoegd in deze aanbesteding. Aan deze keuze liggen de volgende overwegingen ten grondslag. - Het samenvoegen van de inkoopvolumes hebben naar het oordeel van de aanbestedende diensten geen invloed op de samenstelling van de relevante markt en Beschrijvend document Microsoft licenties 5

6 de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf (hierna MKB); - Het samenvoegen van de inkoopvolumes hebben naar het oordeel van de aanbestedende diensten geen organisatorische gevolgen en vormen geen risico s voor de aanbestedende dienst en de potentiële leveranciers; - De samengevoegde volumes zijn allemaal licenties van de zelfde fabrikant. De mate van samenhang van de verschillende inkoopvolumes is daarom naar het oordeel van de aanbestedende diensten zeer groot. 1.3 Algemeen Zonder water is er geen leven. We hebben het nodig als drinkwater, voor akkerbouw, in de veeteelt en in de industrie. In Nederland is meestal water genoeg, maar het is vaak ongelijk verdeeld en vervuild. Daarom is waterbeheer nodig. Waar te veel water is, voeren de waterschappen het af. Waar te weinig is, voeren ze het aan. Met vergunningen regelen ze het lozen van vervuild water. Ze zuiveren het rioolwater. Ook onderhouden ze waterkeringen zoals dijken en duinen. Het beheergebied van de waterschappen is heel divers. Er is natuur, landbouw, bebouwing en open water. Meer informatie over de waterschappen en hun beheergebieden is te vinden op de site van de Unie van Waterschappen, Coördinatie aanbesteding Voor deze aanbesteding is Waterschap Vechtstromen verantwoordelijk voor de centrale coördinatie voor het afsluiten van diverse overeenkomsten. In verband met de vakspecialistische informatie zijn de IT-afdelingen van de betrokken waterschappen nauw betrokken bij deze aanbesteding. Contactpersoon voor deze aanbesteding is Bert Schipper van het waterschap Vechtstromen. 1.5 Korte omschrijving van de opdracht De aan te besteden opdracht omvat het verwerven van Software Assurance op bestaande Microsoft licenties en nieuwe Microsoft licenties inclusief Software Assurance. Voor nadere uitwerking van de verwachte aantallen en producten wordt verwezen naar bijlage 5. Onderdeel van de opgave is dat marktpartijen wordt gevraagd kritisch te kijken naar de verschillende licenties en optimalisaties voor te stellen. Het waterschap Rijn en IJssel heeft momenteel nog een Microsoft overeenkomst lopen tot aan Binnen het waterschap is men een overstap naar een VDI werkplek concept aan het onderzoeken. De uitkomst daarvan is nog ongewis. De opgegeven aantallen licenties kunnen op basis van deze beslissing en de True-ups die nog moeten plaatsvinden aangepast worden. Het waterschap Drents Overijsselse Delta is onlangs ontstaan na een fusie van de waterschappen Groot Salland en Reest en Wierden. De huidige Microsoft licenties staan nog op naam van de oude waterschappen. In de nieuwe situatie dienen deze allen op naam van de rechtsopvolger te komen. Buiten de scope Buiten de in de scope benoemde licenties wordt er geen aanvullende dienstverlening afgenomen. Beschrijvend document Microsoft licenties 6

7 1.6 Tijdpad Deze aanbesteding zal volledig digitaal verlopen. De procedure voor onderhavige aanbesteding wordt globaal volgens onderstaand tijdpad doorlopen: Stadium van het aanbestedingsproces Datum Verzenden publicatie Maandag 15 februari 2016 Uiterste datum stellen van vragen door Inschrijvers Dinsdag 8 maart 2016 Verzenden Nota van inlichtingen Dinsdag 15 maart 2016 Uiterste datum en tijdstip ontvangst Inschrijvingen Maandag 28 maart :00 uur Opening van de Inschrijvingen Maandag 28 maart :00 uur Bekendmaking voorlopige gunning Vrijdag 8 april 2016 Definitieve gunning (niet eerder dan 20 kalenderdagen Vrijdag 29 april 2016 dan na bekendmaking voorlopige gunning) Ingang overeenkomst 1 mei 2016 De vet weergegeven datum is definitief en derhalve een fatale datum behoudens andersluidend schriftelijk bericht van het Waterschap. De andere data zijn indicatief en binden het Waterschap niet. 1.7 Publicatie Deze aanbesteding is gepubliceerd op Beschrijvend document Microsoft licenties 7

8 2 Procedure 2.1 Algemeen In dit hoofdstuk wordt de gehanteerde aanbestedingsprocedure behandeld. Om vergissingen bij het overnemen van de door u aangereikte gegevens te voorkomen, dient u in de aanbieding de volgorde en nummering over te nemen zoals in Bijlage 1 Checklist wordt aangegeven, alvorens de documenten in te dienen. Aanbestedende dienst maakt gebruik van een elektronische aanbestedingsomgeving genaamd TenderNed voor de publicatie en het ter beschikking stellen van de betreffende aanbestedingsdocumenten. Voor zover van toepassing dient Inschrijver de gevraagde aanbestedingsdocumenten in te vullen, toe te voegen en mee te sturen bij uw Inschrijving. Door Inschrijver gestelde vragen naar aanleiding van de publicatie van de aanbestedingsleidraad worden na beantwoording door Aanbestedende dienst op TenderNed geplaatst als Nota van inlichtingen. 2.2 Voorschriften voor het indienen van Inschrijvingen Alleen aanbiedingen welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen. a) Sluitingsdatum en tijd: De Inschrijving dient uiterlijk voor de sluitingsdatum en het tijdstip zoals is opgenomen onder punt 1.6 Tijdpad te worden ingediend. b) Na de sluitingsdatum is het niet meer mogelijk Inschrijvingen in te dienen. c) Op andere wijze ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd. d) Voor het uitbrengen van de Inschrijving worden geen kosten vergoed. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen worden na afloop niet geretourneerd. e) Alle correspondentie met betrekking tot deze aanbesteding verloopt via het elektronische tenderplatform Door Inschrijver gestelde vragen naar aanleiding van de publicatie van de aanbestedingsleidraad worden na beantwoording door Aanbestedende dienst geanonimiseerd op Tenderned geplaatst als Nota van inlichtingen. f) De opening van Inschrijvingen geschiedt op de datum zoals opgenomen onder punt 1.6 Tijdpad. g) Van de opening zal een proces verbaal worden opgemaakt, welke gepubliceerd wordt op h) Alternatieve Inschrijvingen of varianten zijn niet toegestaan. Nadere informatie over het werken met TenderNed is opgenomen in een brochure: %20op%20overheidsopdrachten%20via%20TenderNed_0.pdf. Ook is een uitgebreide handleiding beschikbaar via: Beschrijvend document Microsoft licenties 8

9 Let op! De Aanbestedende dienst raadt u aan om ruim voor de deadline voor het indienen van een Inschrijving te verifiëren dat uw onderneming inderdaad juist is geregistreerd op en dat er een persoon bevoegd is om namens uw organisatie een Inschrijving digitaal in te dienen. Indien dit namelijk niet het geval is dient u zich eerst te registreren als onderneming op dit proces kan meerdere dagen duren. 2.3 Digitaal aanbesteden Deze aanbesteding zal geheel digitaal en online plaatsvinden, gebruik makende van de website van TenderNed ( Een uitbreide instructie met betrekking tot het doen van een digitale inschrijving treft u aan op Het is uitsluitend toegestaan uw Inschrijving digitaal in te dienen via TenderNed. Dit houdt in: het beantwoorden van alle vragen betreffende de aanbesteding in digitale vorm; het downloaden van documenten die verband houden met deze aanbesteding; het uploaden van alle aan u gevraagde documenten; dit betreft het indienen van uw digitale documenten; alle communicatie zoals het indienen van vragen voor de Nota van inlichtingen; de Nota van inlichtingen zal via het platform verspreid worden (zie tab: 'vragen over de aanbesteding') alle communicatie vanuit de Opdrachtgever vindt u terug binnen het account. De servicedesk van TenderNed is bereikbaar op werkdagen van tot uur via of via servicedesk@tenderned.nl. De Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het indienen van de digitale Inschrijving. Bij vragen of onduidelijkheden over de werking van TenderNed kan er contact opgenomen worden met de Servicedesk van TenderNed. 2.4 Voorwaarden aan de inhoud van de Inschrijvingen a) De Inschrijving en alle verdere communicatie dient te geschieden in de Nederlandse taal. b) De Inschrijving dient tot tenminste 60 dagen na de sluitingstermijn van deze aanbesteding onherroepelijk te zijn. Het Waterschap kan Inschrijver schriftelijk verzoeken die termijn met een periode van 60 dagen te verlengen. Aan een zodanig verzoek kan de Inschrijver geen aanspraak op gunning van de opdracht ontlenen. Indien in het kader van de onderhavige aanbesteding een kort geding plaats vindt, wordt de gestanddoeningstermijn automatisch verlengd tot acht dagen na de uitspraak in het kort geding. c) Prijzen en kosten dienen te worden afgegeven in Euro exclusief BTW. Met deze opgegeven prijs kan de opdrachtnemer de producten en diensten leveren die voldoen aan al het gestelde in het Programma van eisen en in de uitwerking van de gunningcriteria. Beschrijvend document Microsoft licenties 9

10 d) Om vergissingen bij het overnemen van de door u aangereikte gegevens te voorkomen, verzoekt Aanbestedende dienst u bij de invulling in ieder geval de nummering en de indeling van de Bijlagen exact en in zijn geheel over te nemen. e) De Inschrijving moet minimaal de volgende informatie bevatten, zoals opgenomen is in de bijgevoegde checklist Bijlage 1. f) De Inschrijving dient volledig en rechtsgeldig te worden ondertekend alvorens te worden ingediend. Deze bevoegdheid dient te worden aangetoond, bij voorkeur door een uittreksel uit het handelsregister (niet ouder dan 6 maanden voorafgaand aan de datum van Inschrijving) dan wel door een recente machtiging afgegeven door een daartoe bevoegde persoon, waarbij deze bevoegdheid dient te blijken uit een uittreksel van het handelsregister. g) Indien een Inschrijver bepaalde vragen door middel van documenten wenst toe te lichten, dient duidelijk te worden verwezen naar de pagina s van het desbetreffende document. h) De in te vullen modelformulieren worden digitaal ter beschikking gesteld. De tekst van de modelformulieren mag niet worden aangevuld of gewijzigd. Na het correct invullen en nadat alle formulieren en documenten rechtsgeldig zijn ondertekend, dient Inschrijver deze bij haar inschrijving te voegen. i) Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle gegevens op juistheid te controleren en de opgegeven referenties te benaderen. 2.5 Informatieverstrekking a) Vragen met betrekking tot deze aanbesteding dienen altijd schriftelijk ingediend te worden via de Vraag & antwoord module van TenderNed. Mondelinge toezeggingen hebben geen enkele rechtsgeldigheid. b) Vragen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument en de Bijlagen dienen schriftelijk te worden gesteld en dienen uiterlijk op de datum zoals opgenomen onder punt 1.6 Tijdpad te zijn ontvangen. c) Van de beantwoording van vragen en overige verstrekte inlichtingen wordt door Aanbestedende dienst een Nota van inlichtingen opgemaakt, die deel uit zal gaan maken van dit aanbestedingsdocument. In deze Nota van inlichtingen zullen alle vragen en antwoorden anoniem weergegeven worden. Deze Nota van inlichtingen zal uiterlijk op de datum zoals opgenomen onder punt 1.6 Tijdpad worden gepubliceerd op Inschrijvers kunnen alleen gedurende deze periode opmerkingen maken over: Beschrijvend document; Programma van Eisen; Conceptovereenkomst. Alle opmerkingen die later dan op de datum zoals opgenomen onder punt 1.6 Tijdpad worden aangeleverd, worden niet in behandeling genomen. Beschrijvend document Microsoft licenties 10

11 2.6 Overige voorwaarden a) Er mag per leverancier slechts één (1) keer een Inschrijving worden gedaan. Er kan zowel zelfstandig als combinatie een inschrijving worden ingediend. Deelnemers aan een combinatie mogen niet ook als deelnemer van een andere combinatie of op eigen titel deelnemen aan de aanbieding. b) Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de door Inschrijvers ingediende Inschrijving/documenten die niet voldoen aan de voorgeschreven aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. c) Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de opdracht (deels of geheel) niet te gunnen en de aanbesteding te staken, bijvoorbeeld (doch niet uitsluitend) in geval het gunningadvies door de bevoegde besturen niet wordt overgenomen of wanneer geen van de aanbiedingen aansluit bij de voor het Aanbestedende dienst beschikbare budgettaire middelen, zulks uitsluitend ter beoordeling van het Waterschap. Indien hiervan sprake is, dan zal dit via bekend worden gemaakt. d) Aanbestedende dienst behandelt de door de Inschrijver verstrekte informatie vertrouwelijk. e) Aanbestedende dienst is niet verplicht interne (aanbesteding)-documenten, zoals resultaten van evaluaties, Inschrijvingsvergelijkingen, alsmede adviezen aangaande de kwalificatie en gunning aan de Inschrijvers bekend te maken. Echter, met uitzondering van de beoordeling aan de hand van geschiktheidseisen en selectiecriteria en opgave van de wegingsfactoren van de gunningcriteria. f) Indien een, in het kader van de gunning, niet gegunde partij van mening is dat het genomen besluit in strijd is met de EG richtlijn overheidsopdrachten voor werken, Leveringen en diensten (PbEG L 134) nr. 2004/18/EG, alsmede de Aanbestedingswet 2012 van 8 november 2012 (Stb. 542, 2012), de wet of andere toepasselijke regelgeving, dient zij binnen een termijn van 20 dagen na dagtekening van het bericht, schriftelijk en met redenen omkleed mede te delen of zij actie tegen het besluit zal ondernemen onder meezenden van de aanzegging dat een procedure wordt gestart door middel van een kopie dagvaarding. g) Indien niet binnen 20 dagen na verzending van de gunningbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde Inschrijvers geen bezwaar meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten ter zake verwerkt. Aanbestedende dienst is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing. De gepasseerde Inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding te stellen. h) Kennelijke fouten en omissies; Het aanbestedingsdocument met alle bijbehorende Bijlagen is met zorg vastgesteld. In geval van kennelijke fouten of omissies in het aanbestedingsdocument en de bijbehorende Bijlagen, tegenstrijdigheden daaronder begrepen, is de Inschrijver gehouden Aanbestedende dienst z.s.m. doch uiterlijk voorafgaand aan de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving, via ter zake te waarschuwen dan wel om opheldering te vragen. Indien Inschrijver verzuimt Aanbestedende dienst voorafgaand aan de aanbesteding te waarschuwen voor kennelijke fouten of omissies in het aanbestedingsdocument en de bijbehorende Bijlagen dan wel om opheldering te vragen, zijn de gevolgen voor rekening en risico van de Inschrijver. Beschrijvend document Microsoft licenties 11

12 i) De door de Inschrijver aangeboden prijzen en/of tarieven dienen marktconforme prijzen en tarieven te zijn, zodanig dat er geen sprake is van een abnormaal lage Inschrijving in de zin van Artikel Aanbestedingswet Wanneer een Inschrijving is gedaan die in verhouding tot de te verrichten diensten abnormaal laag lijkt, verzoekt de Aanbestedende dienst, voordat zij deze Inschrijving kan afwijzen, schriftelijk om de door hen nodig geachte verduidelijkingen over de samenstelling van de desbetreffende Inschrijving. Leden 2 tot en met 5 van Artikel Aanbestedingswet 2012 zijn van overeenkomstige toepassing. j) Door een Inschrijving in te dienen verklaart Inschrijver zich akkoord met de door de Aanbestedende dienst geformuleerde voorwaarden zoals omschreven in het Beschrijvend document en de bijlagen behorend bij het Beschrijvend document. k) Uitsluitingen; 1. Een Inschrijver die zich bevindt in één of meer omstandigheden zoals genoemd in artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012, kan door Aanbestedende dienst worden uitgesloten van deelneming. Indien Inschrijving geschiedt door een combinatie van ondernemingen, al dan niet als vennootschap onder firma, kan de combinatie worden uitgesloten van opdrachtverlening indien een of meer combinanten zich in de genoemde omstandigheden bevindt. 2. Indien een door de Inschrijver gekozen onderaannemer, waarmee de Inschrijver beoogt te voldoen aan de selectie-eisen, zich bevindt in één of meer omstandigheden zoals genoemd in artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012, zal Aanbestedende dienst deze onderaannemer niet accepteren. In dit geval heeft de Inschrijver de eenmalige bevoegdheid om binnen één week na ontvangst van de melding van het Waterschap dat de onderaannemer niet wordt geaccepteerd, deze te vervangen door een andere onderaannemer waarmee de Inschrijver alsdan beoogt te voldoen aan de selectieeisen. Beschrijvend document Microsoft licenties 12

13 3 Omvang en aard van de opdracht 3.1 Aard en omvang van de opdracht Deze aanbesteding betreft de verwerving van het onderhoud (Software Assurance) op bestaande licenties en nieuwe licenties inclusief onderhoud (Software Assurance). Er zal per waterschap een Raamovereenkomst worden gesloten met één (1) opdrachtnemer, die in staat is om nieuwe Microsoft licenties met Software Assurance en Software Assurance op bestaande Microsoftlicenties te leveren. De resellers wordt gevraagd kritisch te kijken naar de lijst van licenties en optimalisaties voor te stellen. Voor een nadere uitwerking van de aan de uitvoering van de opdracht gestelde eisen wordt verwezen naar hoofdstuk 4 (Programma van eisen). Beschrijvend document Microsoft licenties 13

14 4 Programma van eisen Inschrijver dient aan onderstaande eisen te voldoen. Indien Inschrijver hier niet volledig aan voldoet komt hij niet in aanmerking voor gunning van de opdracht. De onderstaande eisen zijn in het conformiteitenformulier (Bijlage 4) opgenomen. Inschrijver dient in zijn Inschrijving te verklaren volledig aan de gestelde eisen te voldoen en gedurende de uitvoering van de overeenkomst te blijven voldoen. 4.1 Algemene eisen 1. Opdrachtnemer zet voor de gehele looptijd van de overeenkomst één contactpersoon en één plaatsvervangend contactpersoon voor Aanbestedende dienst in. Hiervan mag alleen worden afgeweken op verzoek van Opdrachtgever of in het geval van zogenaamde externe oorzaken zoals, ziekte, zwangerschap, ontslag etc. 2. De contactpersoon bij de opdrachtnemer moet voldoende mandaat hebben binnen alle relevante onderdelen van de organisatie van de opdrachtnemer om een volwaardig gesprekspartner te kunnen zijn. 3. Opdrachtnemer mag zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever in publicaties, reclame-uitingen of anderszins geen gebruik maken van de naam en/of het logo van de Opdrachtgever(s). 4. Opdrachtnemer verklaart zich bij de uitvoering van de werkzaamheden te houden aan in ieder geval de volgende richtlijnen en/of voorschriften: Richtlijnen voor derden die werkzaamheden uitvoeren op locaties van Opdrachtgever(s); Richtlijnen bij ongevallen en gevaarlijke gebeurtenissen/bijna ongevallen; Algemene voorschriften voor werken in besloten ruimten; Indien er werkzaamheden verricht moeten worden die specifieke risico s met zich meebrengen, dan zal volgens een werkvergunning worden gewerkt. 4.2 Eisen aan de dienstverlening 5. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat de te leveren licenties over de Nederlandse taal moeten beschikken, tenzij deze aantoonbaar niet bestaat. In dat geval levert u de Microsoft licentie in de Engelse taal. 6. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat de door u op te geven prijzen, in euro s, afkomstig zijn van listprijzen die voor gebruik in Nederland gelden en bedoeld zijn. 7. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat u op basis van de beschikbare licentie aantallen een aanbieding doet die voor de waterschappen het meest passend is, met in achtneming dat het gunningscriterium Laagste prijs is. 8. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat de betrokken waterschappen reeds uiteenlopende typen Microsoft overeenkomsten hebben met eveneens verschillende Beschrijvend document Microsoft licenties 14

15 einddata. De deelnemende waterschappen streven naar meer overzicht in de verschillende typen overeenkomsten. Optimalisaties neemt u op in uw prijsaanbieding. 9. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat wanneer u optimalisaties verwerkt in uw prijsaanbieding u een toelichting bijvoegt waarom de optimalisaties voor de waterschappen een voordeel zijn. 10. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat de opgegeven aantallen licenties een indicatie zijn van de af te nemen licenties, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Eenmaal per jaar faciliteert u het proces van doorgeven van definitieve aantallen in gebruik zijnde licenties. Het aantal af te nemen licenties kan zowel omhoog als omlaag bijgesteld worden. De afgegeven prijzen worden tevens gebruikt als verrekenprijzen. 4.3 Overige voorwaarden en prijsopgaaf 11. De offerte is gebaseerd op de verwachte afname van de deelnemers. Genoemde verwachting is geen afnamegarantie. 12. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat voor alle deelnemende waterschappen de ingangsdatum van de overeenkomst verschilt. De ingangsdatum van de nieuwe overeenkomst per waterschap volgt op de einddatum van de nog lopende overeenkomst. 13. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat u bij het invullen van het prijsinvulformulier onderscheid maakt in kosten van de licentie of Software Assurance én uw opslag. Alle door u in te vullen prijzen dienen individueel marktconform te zijn en mogen geen negatieve of nul-bedragen bevatten. 14. De Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor ICT (AWIVI-2012) zijn van toepassing op de overeenkomst. Koop- en Leveringsvoorwaarden, betalings- en andere algemene voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Indien Inschrijver aan een Inschrijving voorwaarden verbindt, wordt de Inschrijving als ongeldig beoordeeld. 15. Aanbiedingen dienen in Euro te worden gesteld en exclusief BTW. 16. Inschrijver dient de prijs inclusief overige kosten op te geven conform de tabel Bijlage 5 Prijsformulier. 17. Wanneer er gedurende de looptijd van de overeenkomst veranderingen ontstaan in de denk- en/of werkwijze van Aanbestedende dienst, worden de specificaties in overleg met de opdrachtnemer bijgesteld. Beschrijvend document Microsoft licenties 15

16 5 Selectie en gunning 5.1 Beoordelingsprocedure De beoordeling van de Inschrijvingen vindt plaats in vier stappen, te weten: Stap I: Beoordeling van de Inschrijver aan de gestelde uitsluitingsgronden zoals aangegeven in Bijlage 2, Eigen verklaring. Aanbestedende dienst stelt eisen aan de Inschrijver om mee te kunnen dingen naar de opdracht, zoals bekwaamheid. De selectie-eisen zijn omschreven in de Eigen verklaring, die als Bijlage 2 bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd. In dit formulier zijn tevens de uitsluitingsgronden opgenomen. Kortheidshalve wordt verwezen naar de Eigen verklaring. Inschrijvingen die niet voldoen aan de selectie-eisen of eisen waarvoor uitsluitingsgronden bestaan worden van verdere beoordeling uitgesloten. Stap II: Beoordeling van de Inschrijving aan de gestelde minimumeisen (Programma van Eisen, zie hoofdstuk 4). Aanbestedende dienst stelt minimumeisen aan de Dienstverlening. Inschrijver dient aan te geven akkoord te zijn met alle eisen. Nadrukkelijk wordt gesteld dat aan een in dit Beschrijvend document gestelde eis volledig moet worden voldaan. Het niet voldoen aan een eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling en de Inschrijver valt af (knock-out criterium). Inschrijvingen die niet voldoen aan de minimumeisen worden van verdere beoordeling uitgesloten. Stap III: De Inschrijvingen die voldoen aan de minimumeisen worden door een beoordelingsteam beoordeeld aan de hand van de gestelde gunningcriteria. De inschrijvingen zullen aan de hand van de ingediende projectprijs in rangorde gezet worden, waarbij de inschrijver met de laagste projectprijs het hoogst in de rangorde staat en de inschrijver met de hoogste prijs het laagst in de rangorde wordt gezet. Stap IV: De rangorde bepaalt de eerste keuze van een inschrijver. Dit is de inschrijving met de laagste projectprijs. Van inschrijvingen waarvan de projectprijs gelijk is dan bepaalt een loting de plaatsingsvolgorde van de gelijk geëindigde inschrijvingen. Stap V: De inschrijver met de laagste prijs wordt uitgenodigd voor een gesprek over zijn inschrijving, verificatie van gegevens en bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst. Stap VI: De inschrijvers die (vooralsnog) niet in aanmerking komen, ontvangen een afwijzingsbrief. In de afwijzingsbrief wordt de projectprijs gemeld van de inschrijver aan wie Waterkracht voornemens is te gunnen. Voor deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen en in rechte op te komen tegen dit besluit door het aanhangig maken van een procedure in kort geding bij de Voorzieningenrechter te Arnhem. De termijn hiervoor is gesteld op twintig dagen na de verzenddatum van het bericht van afwijzing. Beschrijvend document Microsoft licenties 16

17 5.2 Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting Het projectteam stelt ter voorbereiding op de verificatie vast op welke punten door de inschrijver met de laagste prijs geleverde informatie geverifieerd moet worden, c.q. welke documenten of nadere informatie de inschrijver ter tafel moet leggen. Tevens wordt vastgesteld welke vragen nog opheldering behoeven en welke punten nog afgestemd moeten worden, kortom op welke punten in de verificatiebespreking nog nader ingegaan moet worden. Blijkt tijdens de besprekingen met de inschrijver dat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betreffende inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over de te sluiten overeenkomst. In gevallen als deze zal in de regel besloten worden een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver te beleggen, dan wel de gehele procedure opnieuw te starten. Beschrijvend document Microsoft licenties 17

18 Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Checklist Eigen verklaring Formulier instemming concept raamovereenkomst Conformiteitenformulier Prijsformulier Raamovereenkomst Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor ICT AWIVI-2012 Beschrijvend document Microsoft licenties 18