De ERP-software voor de projectindustrie. » offshore & maritiem» klimaattechniek» machinebouw

Transcriptie

1 De ERP-software voor de projectindustrie» offshore & maritiem» klimaattechniek» machinebouw

2 Kansen zien en verzilveren In de wereld van discrete productiebedrijven draait het vaak om een matrix van productvarianten, versies, veranderende specificaties en de contstante druk om te innoveren. Of het nu gaat om een productiebedrijf met eigen fabrieken of een leverancier die basisproductie uitbesteedt, vrijwel alle leveranciers hebben te maken met wereldwijde concurrentie. Slim inkopen, modulaire productconcepten, lean manufacturing. Op alle fronten wordt bekeken hoe het slimmer en beter kan. Waar producenten van machines en apparaten zich traditioneel volledige concentreerde op klantspecifieke fabricage ontwikkelen moderne producenten zich tot volwaardige dienstverleners met een full-service aanpak. Naast ontwerp- en installatie- en reparatiediensten, wordt ook steeds vaker preventief onderhoud en verhuur aan het productportfolio toegevoegd. Ook de vertegenwoording van OEM-producten stelt fabrikanten in staat meerwaarde voor klanten te bieden en op te treden als single-source leverancier. Het HSO Business Platform for Manufacturing Project Service Industries geeft organisaties de slagkracht om snel in te kunnen spelen op kansen en uw bedrijfsprocessen aan te passen op veranderende marktomstandigheden. Met een lean ingericht proces kunt u concurrenten altijd een stap voorblijven. Dieseko Group

3 Vergroot uw kans op succes Microsoft Dynamics AX 2012 is een flexibele, schaalbare ERPoplossing. Eenvoudig genoeg voor een lokaal bedrijf in één land, maar ook krachtig voor bedrijven met vestigingen over de hele wereld. Microsoft Dynamics AX 2012 is: Schaalbaar De moderne architectuur maakt Microsoft Dynamics AX tot een robuust platform, dat makkelijk met u mee kan groeien. Gebruiksvriendelijk Door de bekende Microsoft Office interface kunnen uw medewerkers snel met de oplossing aan de slag. In AX 2012 zijn bovendien Office add-ins beschikbaar, waarmee data uit uw ERP-systeem snel en eenvoudig gebruikt kan worden in Microsoft Word en Excel. Makkelijk integreerbaar Microsoft Dynamics AX 2012 sluit naadloos aan op de andere Microsoft-producten die u in gebruik heeft, zoals SharePoint, CRM en Office. Ook aan de integratie met andere oplossingen, zoals CAD/PDM systemen is gedacht. Rolgebaseerd Met speciale rolgebaseerde schermen zijn data, taken en rapportages afgestemd afgestemd op de functies van uw medewerkers. Dit verhoogt hun productiviteit. Zo ziet de logistiek manager direct wat hij vandaag binnenkrijgt en welke zendingen klaar staan voor transport. En een planner heeft direct zicht op de lopende installatie- en service projecten.. Rijk aan rapportagemogelijkheden Op strategisch niveau levert Microsoft Dynamics AX u belangrijke stuurinformatie, bijvoorbeeld op het gebied van marge en estimate to complete. Per rol kunt u kritische prestatie indicatoren (KPI s) vast stellen. Op operationeel niveau kunt u met behulp van fact boxes snel relevante informatie inzichtelijk maken, zoals marge, voortgang en bezettingsgraad.

4 Producent wordt dienstverlener Grimme Projectmatige productiebedrijven opereren in een zeer concurrerende markt. Marges en prijzen staan continue onder druk. Met wereldwijde concurrentie wordt het steeds lastiger om winstgevendheid op peil te houden. Dit noodzaakt producenten na te denken over de toekomst van hun portfolio. Een totaalpakket van een innovatief product in combinatie met onderscheidende diensten biedt productiebedrijven de kans om zich duurzaam te onderscheiden van de concurrentie. 100% Relatief omzetaandeel van producten Relatief omzetaandeel van diensten 0% 1. Verticaal toegevoegde dienst De dienstverlening van keukenapparatuur leverancier Etna richt zich op after-salessupport. De monteur wordt ingepland op een door de klant aangegeven tijdstip. 2. Horizontaal toegevoegde dienst Miele biedt haar klanten de mogelijkheid om een Serviceverzekering af te sluiten. 3. Geïntegreerd aanbod product & dienst TOMTOM biedt haar klanten een totaaloplossing op het gebied van navigatie in de vorm van geïntegreerde diensten als HD 4. Nadruk op dienst met product CAR2GO biedt stedelingen mobiliteitsoplossingen door een auto te gbruiken en te betalen per gebruikminuut. 5. Dienst vervangt product Met Uitzending Gemist hoeven TV-kijkers geen uitzendingen meer op te nemen.

5 Antwoord op complexe uitdagingen Door tijdsdruk is het elke keer weer een uitdaging om snel gedetailleerde en complete offerte voor klanten te maken. De druk om sneller te acteren dan de concurrentie heeft ook invloed op de ontwikkeling, productie en installatie van apparatuur. Slim samenwerken Het (productie)proces moet een geoliede machine zijn. Hierbij is effectieve samenwerking van cruciaal belang. U kunt alleen de verwachtingen van uw klanten waarmaken als u intern en met onderaanemers snel en eenvoudig informatie kunt uitwisselen. Onderdelen of halffabrikaten moeten precies op tijd (JIT) worden geleverd. Als u werkt met multidisciplinaire teams, die werken op verschillende vestigingen of landen, moet er maar 1 versie van de waarheid zijn die bij iedereen bekend is om fouten en rework te voorkomen. Kostenbeheersing Beheersing van de kosten, met name voor projecten met lange doorlooptijden, vereist realtime inzicht in het gehele project. Een efficiënt inkoopproces en rapportages als een spend cube zijn noodzakelijke tools om effectief budgetten te kunnen bewaken. Klantbehoud Misschien wel de belangrijkste vraag. Hoe behoud ik mijn klanten? Want het is welbekend dat verkoop aan bestaande relaties veel eenvoudiger is dat het overtuigen van nieuwe klanten. Om klanten optimaal te kunnen bedienen moet u beschikken over een goed werkend service apparaat dat werkt op basis een integraal klantbeeld. HSO Business Platform Microsoft Dynamics AX biedt een betrouwbaar platform voor traditionele ERP verkoop, voorraad en financiele processen. Ook meer branchespecifeke processen zoals calulatie, planning, projecten en service worden dankzij de naadloze integratie met het HSO Business Platform volledig ondersteund. Met Microsoft Dynamics AX beschikt u over een schaalbare oplossing, die u moeiteloos kunt uitbreiden als dan nodig is zonder dat het complete systeem opnieuw hoeft in te richten. Projectplanning in Microsoft Dynamics AX Aegide

6

7 Informatie afgestemd op uw rol Microsoft Dynamics AX bevat 24 zogenaamde role-centers die overeenkomen met functies van medewerkers binnen een bedrijf, van servicemanager tot en met CFO. U ziet op uw scherm de zaken die voor u het meest relevant zijn. De productiviteit wordt verhoogd door de juiste informatie aan te bieden en een overzicht van openstaande taken, afgestemd op de functie en rol van de medewerker. Door informatie op maat kunt u sneller en beter onderbouwd beslissingen nemen. Astrid Financieel Directeur Astrid bereidt zich voor op een vergadering met de algemeen directeur over de projecten van afgelopen maand. Vanuit haar Role Center ziet zij dat de bezettingsgraad het komend kwartaal sterk terug lijkt te vallen. Een actiepunt om te bespreken met Gerard, de salesmanager. Prestaties bewaken Tussen vergaderingen door bekijkt Astrid haar Role Center en ziet op haar dashboard dat een van haar KPI s, uitstaande facturen, rood is en de norm overschrijdt. Zij zoomt door naar de details en vraagt via de geïntegreerde messenger aan Petra, haar controller, de status te checken van de drie grootste posten. Snel reageren Astrid ziet een waarschuwing dat zij een inkooporder (PO) moet goedkeuren die hoger is dan de toegestane limiet. Vanuit haar Role Center kan zij de PO bekijken en via workflow goedkeuren. Joris Service Manager Joris opent zijn Role Center en bekijkt een grafiek metopenstaande storingen. Voor de derde week op rij wordt bij zijn grootste klant de afgesproken responsetijd niet gehaald. Hij regelt snel een afspraak met Karin, zijn planner, om het probleem te bespreken. Direct inzicht Gerard (verkoop) belt over een klant die een onderhoudscontract wil afsluiten voor al zijn objecten. Vanuitzijn Role Center opent Joris het objectenscherm, filtert op de klant en ziet direct om welke objecten het gaat. Met een druk op de knop stuurt hij het overzicht naar Gerard. Vooruit denken Joris is nauw betrokken bij de kwaliteitsbewaking van een nieuw in onderhoud genomen product. Hij stelt waaschuwingen in om per op de hoogte te blijven van storingsmeldingen, gemeld op het nieuwe product. Vanuit zijn Role Center kan hij de meldingen direct opvragen en beoordelen. Op basis van deze informatie kan Joris besluiten om een uitwisseling of revisie van alle gemonteerde producten in te plannen.

8 HSO Business Platform Het HSO Business Platform voor Manufacturing Project Service Industries (MPSI) ondersteunt mix-mode manufacturing met De belangrijkste uitgebreide ondersteuning functionaliteiten voor van verschillende het HSO Business besturingsconcepten: Platform kort op ETO, een rij: ATO, MTO en CTO. Van kans tot klant Aanvragen kunnen worden gestart in elke fase van de productlevenscyclus, waarbij het systeem de benodigde goedkeuring en kwalificatie ondersteund. Afhankelijk van de organisatie en de complexiteit kan Microsoft Dynamics AX een simpel lijstje of een volledig project. Microsoft Dynamics AX biedt praktische mogelijkheden op het gebied van CRM & Sales en Project & service opportunity management. Alle relatiegegevens zijn centraal opgeslagen, waardoor de actuele gegevens altijd onder handbereik zijn. Bovendien kunt u al bij de opportunity het project opstarten -en niet pas bij de order. De prijzen en de doorlooptijd worden berekend op basis van een vrij te definiëren projectstructuur. Daarbij kunt u tal van elementen als artikelen, technische tekeningen, projectstuklijsten, etc. snel naar Microsoft Word exporteren en daar verder opmaken. Hierbij houdt het systeem rekening met de inschatting van het te verbruiken materiaal, het aantal uren en andere kosten. Flexibel calculeren Met de ingebouwde calculatiemodule kunt u stapsgewijs een vraag-en-antwoordspel doorlopen. Zo inventariseert u snel klantspecifieke situaties en eisen. U wordt door een uitgebreid portfolio van product- en servicecombinaties geleid en selecteert de gewenste combinatie. Met een druk op de knop zet u vervolgens de productie of bestelling in gang, inclusief stuklijsten en routeringen. In Microsoft Dynamics AX kunt u calculaties van uiteenlopende complexiteit snel verwerken. Of het nu om een eenvoudige prijsopgave of een uitgebreide project calculatie met meerdere deelcalculaties gaat. Elke calculatie kan naar eigen inzicht gestructureerd worden met meerdere niveaus en rubrieken. Calculatie onderdelen met specificaties van materiaal, arbeid, onderaanneming, materieel of overige kosten kunnen als element opgeslagen worden en in nieuwe calculaties eenvoudig herbruikt worden. Scorende offertes Heeft zeer uitgebreide of complexe configuraties of wilt u bijvoorbeeld resellers zelf producten laten samenstellen via uw internet- of intranetsite? Dan kan het systeem gekoppeld worden met bekende productconfiguratiesystemen als Sofon en e-con (hiervoor zijn standaard koppelingen bechikbaar). Actuele productinformatie De werkvoorbereider kan op basis van de calculaties debenodigde resources en benodigde materialen inzichtelijk maken. Daarbij wordt de koppeling met CAD en het documentenbeheer gebruikt. Deze volledig geïntegreerde omgeving voor product content management is bijzonder efficiënt. Alle afdelingen, van engineering en productie tot en met development en sales, beschikken zo altijd over relevante, actuele productinformatie en -data. zoals: productbeschrijvingen, specificaties, classificaties, tekeningen, foto s, multi-level stuklijsten. Change management Een wijziging is misschien wel de term die fabrikanten gedurende het project het vaakt horen. Dit kan een simpele document wijziging zijn tot een verniewing van een product of een complete revisie van een machine. Wijzigingingen kunnen een enorme impact hebben op de kosten. Projecteigenaren moeten dus met een druk op de knop inzicht kunnen krijgen in de conquenties voor de doorlooptijd en de kosten. Met het HSO Business Platform worden change request ondersteund met automatische workflows. Inkoop Micosoft Dynamics AX biedt de inkoper alle tools om efficiënt en projectspecifiek artikelen in te kopen. Ook biedt het systeem uitgebreide ondersteuning voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen (Purchase to Pay).

9 Bollegraaf Recycling Machinery Multisite projecten Bij opdracht kan de calculatie omgezet worden naar een project met bijbehorende werkbegroting. De calculatie wordt daarbij bevroren. In de werkbegroting kunnen wijzigingen door de werkvoorbereider aangebracht worden. Stelposten en aannames worden omgezet naar definitieve keuzes voor inkoop of engineering van de diverse onderdelen. Vanuit de projectcockpit heeft de werkvoorbereider, cq. de projectleider inzicht in alle productie- en inkoopopdrachten voor zijn project. Op basis van de grafische projectplanning kan de projectmanager de milestones vastleggen en eventuele leverdata aan de klant bevestigen. Nadat verbruikte materialen, werktijd en kilometers op de werkopdracht geboekt zijn komen de kosten automatisch weer op het project terecht. De projectleider heeft altijd een geactualiseerd overzicht van alle kosten en opbrengsten opzijn project. Vanuit het project zijn er drill-down mogelijkheden om van globaal tot op transactieniveau te analyseren waarverschillen tussen de commerciële begroting, werkbegroting en de nacalculatie optreden. Facturatie kan op regiebasis, op basis van projecttermijnen of contractafspraken plaatsvinden. Voor de projectleider is een het inzichtelijk waar facturatie achterloopt op daadwerkelijke bestedingen. Vanuit het hoofdplan en vanuit projectbeheer kunnen inkoopvoorstellen beoordeeld, gefiatteerd en omgezet worden in inkooporders. Bij gebruik van catalogus artikelen zijn leverancier en prijs reeds bekend. Dergelijke orders kunnen snel en efficiënt verwerkt worden. Het artikelbeheer maakt onderscheid tussen voorraadartikelen en artikelen die eenmalig voor een project ingekocht worden. Op deze manier blijft het artikelonderhoud voor inkoop overzichtelijk. Eenmalige projectinkoop wordt bij levering naar wens in een magazijn of direct in de kosten van het project geboekt. Bij inkoop van diensten door derden voor een project wordt de daadwerkelijke levering van de dienst door de projectmanager op het project bijgehouden of op basis van de inkoopfactuur automatisch als geleverd geregistreerd. Inkoopfactuur scanning Inkoopfacturen kunnen door de financiële administratie ingescand of geregistreerd worden en in een grafische workflow aan een verantwoordelijke gekoppeld worden die de factuur vrij moet geven. In voorkomende gevallen is dit de projectleider die hiervoor automatisch een melding krijgt. Uiteraard is het mogelijk om ook automatisch te bestellen via EDI of XML. Prestaties van uw leverancier kunnen beoordeeld worden en kunnen gebruiktworden voor optimalisatie van de planning. Lean manufacturing Voor productieplanning biedt het systeem de mogelijkheid lean manufacturing princicpes toe te passen. Zo ondersteund Microsoft Dynamics AX standaard Kanban visualisaties: een visueel signaleringssysteem om het productie- en bevoorradingsproces te sturen. Het automatiseren van deze processen bespaart veel tijd en zorgt ervoor dat bedrijven sneller kunnen inspelen op de behoeften van de klant. Voor standaard productieorders biedt MIcrosoft Dynamics AX zeer uitgebreide ondersteuning. HSO heeft in haar business platform ondersteuning toegevoegd voor (grafische planning) planning van projectspecfieke productie en -serviceopdrachten. Productieorders kunnen ook worden gekoppeld aan projecten of deelprojecten, met behoud van integraal inzicht in de gerelateerde (inkoop)kosten, voortgang en uitbestedingen. Installatie Het installatieproces is zelden een uniform proces. Soms worden delen van de installatie als geheel geleverd en ter plaatse opgebouwd, al dan niet met deelleveringen. Ook worden soms derden producten rechtstreeks geleverd of is de volledige montage uitbesteed aan derden. Voor een just-in-time levering is een betrouwbare planning zeer belangrijk. Kanban dashboard

10 We kunnen nu met één tool engineering, projecten-, productie- en service orders plannen In het installatieproces speelt ook document management eenbelangrijke rol. Handleidingen, keuringsrapportages of installatievoorschriften moeten vaak met de installatie worden meegeleverd. Installatie- en montageopdrachten kunnen op verschillende manieren worden gepland: Op basis van beschikbaarheid (ATP) en doorlooptijd: voor standaard reserve onderdelen en voorraad artikelen; Op basis van capaciteit (CTP): voor apparatuur, gereed schap, medewerkers en onderaannemers Op basis van werkopdrachten: inclusief de mogelijkheid voor het creëren en beheren van meerdere versies van documenten. Service meldingen HSO biedt met het HSO Business Platform zeer uitgebreide ondersteuning op het gebied van service. Naast werkopdrachten voor projecten kunt u service en onderhoudsopdrachten registreren en plannen vanuit dezelfde module. Dit is ideaal in situaties waar monteurs voor projecten en onderhoudswerkzaamheden uitwisselbaar zijn. In de serviceplanning wordt ook rekening gehouden met prioriteit, vaardigheden, tijd en contractuele verplichtingen. Preventief onderhoud U kunt een lijst van te onderhouden systemen samenstellen in het geval u een voor u onbekende installatie in beheer neemt, bijvoorbeeld bij plant maintenance. Als u de systemen en/of componenten zelf gefabriceerd of geleverd hebt, kunt u deze lijst ook automatisch laten genereren op basis van projectinformatie. Storingen kunnen gemeld worden en ook periodiek onderhoud kan automatisch ingepland worden. Voor een klant of klantobject kunnen diverse contracten met afspraken vastgelegd worden. Diverse werkzaamheden kunnen op basis van een contract uitgevoerd worden waarbij de contractafspraken leidend zijn of werkzaamheden gefactureerd worden of niet. Contract facturen Microsoft Dynamics AX biedt diverse mogelijkheden omcontract- of termijnfacturen te genereren. Bijvoorbeeldmaandelijks een klant een vast bedrag factureren voor een geleverde dienst Of een jaarfactuur waarbij maandelijks een evenredig deel van de omzet en kosten vrij valt. Voor hetoffreren van service en onderhoudscontracten kunt u gebruikmaken van de calculatiemodule met de bijbehorend offreer- en opvolgingsmogelijkheden. Het proces van contractwijzigingen wordt ook ondersteund met Microsoft Dynamcis AX. U kunt een opdracht aanmaken waarmee het proces van contractwijziging of opzegging gestuurd wordt. Spare Parts Als de werkopdracht het gevolg van een geplande taak of een bekend probleem dan kunnen de spareparts direct gekoppeld worden aan de werkopdracht. Bij levering van spareparts wordt altijd bijgehouden welke onderdelen vervangen zijn waardoor er een altijd een actueel inzicht is in de onderhoudshistorie en de as maintained situatie van het object. Verhuur Met de geïntegreerde verhuuradministratie worden ook uw verhuur van objecten ondersteund. Van offertes in CRM, een verhuuragenda met afmeldprocedures tot een flexibele eindafrekening. hso service Dashboard

11 Over HSO HSO helpt sinds 1989 als leverancier van branchegerichte Microsoft Dynamics AX ERP-software klanten beter te presteren. Productiebedrijven werken op die manier slimmer samen en realiseren betere bedrijfsresultaten. HSO staat voor:» bewezen Microsoft-technologie» onderhoud en beheer op maat» internationale inzetbaarheid» een hoge mate van klantgerichtheid» ervaren en gedreven medewerkers» voorspelbare resultaten op basis van een vaste prijs De Customer Service organisatie van HSO levert 24x7 support en ondersteunt klanten bij beheer en upgrades. In 2010 werd HSO verkozen tot meest klantgerichte Microsoft-partner. Het hoofdkantoor van HSO is gevestigd in Veenendaal, Nederland. Wereldwijd werken er meer dan 290 medewerkers, verspreid over locaties in Europa, Noord-Amerika en Azië. Newtonstraat HP Veenendaal T: +31 (0) F: +31 (0)