STICHTING ACHMEA ALGEMEEN PENSIOENFONDS

Transcriptie

1 STICHTING ACHMEA ALGEMEEN PENSIOENFONDS Beloningsbeleid Datum: Versie: definitief 1

2 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Uitgangspunten... 5 Beloningscomponenten en -structuren... 6 Leveranciers... 8 Procedures en beheersmaatregelen... 9 Vaststelling, instandhouding, evaluatie, en wijziging van het beleid Openbaarmaking Bijlage I Achtergrond jaarbedrag

3 Inleiding 3

4 Inleiding Stichting Achmea Algemeen Pensioen Fonds ("SAAPF") voert pensioenreglementen uit ten behoeve van (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en overige aanspraakgerechtigden. SAAPF dient de belangen van (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden, overige aanspraakgerechtigden en de werkgevers op evenwichtige wijze te betrekken in het de vorming van beleid dat erop is gericht de doelstellingen van SAAPF te realiseren. Dit geldt ook voor het beloningsbeleid van SAAPF. SAAPF legt zijn beleid inzake beloningen in dit document schriftelijk vast en draagt er zorg voor dit beleid te implementeren en in stand te houden. Dit beleid beschrijft ook de te volgen procedures en maatregelen die ongewenste beloningscomponenten en beloningsstructuren voorkomen. Het bestuur heeft voor dit beleid de vereiste medezeggenschap doorlopen en goedkeuring gekregen van de raad van toezicht. Het bestuur maakt dit beleid openbaar op de website van SAAPF. Betrokken partijen SAAPF heeft geen werknemers in loondienst. De beleidsbepalers (bestuursleden, leden raad van toezicht, leden belanghebbendenorganen) factureren als zelfstandigen. Op het bestuursbureau werken door Achmea Interne Diensten N.V aan SAAPF gedetacheerde personen. Deze personen zijn werknemer van Achmea Interne Diensten N.V of door deze vennootschap als zelfstandige ingehuurd. Bovendien kan SAAPF rechtstreeks zelfstandigen inhuren. Alle gedetacheerden, ingehuurde zelfstandigen en beleidsbepalers gezamenlijk worden hierna aangeduid als betrokkenen. Daarnaast heeft SAAPF diverse werkzaamheden uitbesteed aan leveranciers. 4

5 Uitgangspunten Het beloningsbeleid van SAAPF is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: a. Het beloningsbeleid voldoet aan de wettelijke eisen uit het Besluit Financieel Toetsingskader, de Code Pensioenfondsen en de Principes beheerst beloningsbeleid van AFM en DNB. SAAPF toetst vrijwillig aan de Wet normering topinkomens (Wnt) b. Het beloningsbeleid van SAAPF strookt met en bevat geen prikkels die afbreuk doen aan de bedrijfsstrategie, doelstellingen, waarden en langetermijnbelangen van het fonds en zijn belanghebbenden. c. Het beloningsbeleid draagt bij aan het voorkomen van (schijn van) belangenverstrengeling, het voorkomen van het nemen van onaanvaardbare of ongewenste risico s -, en het voorkomen van het maken van kosten die niet in het belang zijn van belanghebbenden bij SAAPF. d. Het beloningsbeleid geldt voor alle overeengekomen vormen van beloning en kostenvergoedingen van betrokkenen. e. De beloningsverhoudingen zijn redelijk en billijk. Via een gangbaar functiewaarderingssysteem wordt de (toegevoegde) waarde van functies en/of personen beoordeeld. De beloning dient daarbij steeds in redelijke verhouding te staan tot de gedragen verantwoordelijkheid, de aan de functie gestelde eisen en het tijdsbeslag. f. SAAPF voert een beloningsbeleid waarin geen plaats is voor variabele of prestatiegerelateerde beloningen voor betrokkenen. g. SAAPF komt geen ontslag- of opzeggingsvergoedingen overeen met betrokkenen. Ontslag- of opzeggings- of exit- of schadevergoedingen worden uitsluitend uitgekeerd wanneer SAAPF hiertoe bij gerechtelijke uitspraak wordt verplicht. h. De beloningen van de raad van toezicht is niet dermate hoog dat deze een kritische opstelling in de weg staat. i. Het bestuur van SAAPF beoordeelt of het beloningsbeleid van een partij waaraan SAAPF werkzaamheden heeft uitbesteed of wil uitbesteden (verder: leverancier ) niet stimuleert dat door deze partijen risico s worden genomen die voor SAAPF onaanvaardbaar zijn en dat deze in de geest is van het beloningsbeleid van SAAPF. 5

6 Beloningscomponenten en -structuren De beloningscomponenten en structuren zijn als volgt. Bestuur - Vanaf 1 januari 2017 ontvangen bestuursleden met aansturende taken op het bestuursbureau maximaal de Wnt-norm 1 per jaar, naar rato van het aantal gewerkte uren. Een bestuurslid werkt nooit minder dan 1 dag per week (0,2 voltijdequivalent). - De voorzitter van het bestuur ontvangt euro exclusief BTW voltijd per jaar plus 10% is euro. De functie van voorzitter van het bestuur vergt gemiddeld 1,5 dagen per week (0,3 voltijdequivalent). - Reiskosten op basis van werkelijk gemaakte kosten naar de eisen van de redelijkheid en billijkheid voor openbaar vervoer. Auto op 19 cent per kilometer. In afwijking van de Wntnorm worden reiskosten wel vergoed. SAAPF acht het niet in het belang van de belanghebbenden dat er een negatieve prikkel bestaat voor een bestuurslid om voor het pensioenfonds naar een veraf gevestigde bijeenkomst, werkgever of leverancier te gaan. - Representatiekosten jegens klanten, zoals lunches en diners, kunnen worden gedeclareerd. SAAPF acht het ongewenst dat er een prikkel zou bestaan voor een bestuurslid om de klant deze kosten te laten betalen. - Er zijn geen variabele beloningscomponenten. - Er zijn geen prestatiegerelateerde beloningen. - SAAPF komt geen ontslag- of exit- of schade- of opzeggingsvergoedingen overeen met bestuursleden. Een exitvergoeding wordt alleen betaald als de verplichting wordt opgelegd door een gerechtelijke uitspraak. - De beleidsbepalers zijn zelfstandige professionals die zorgdragen voor eigen opleidingen, PE en PA. Indien het bestuur of de RvT een verplichte opleiding aanwijst, bestaat de mogelijkheid deze op rekening van SAAPF te volgen. - Betrokkenen komen in beginsel in aanmerking voor een jaarlijkse verhoging van de vergoeding als de Wnt-norm wijzigt. Raad van toezicht - De leden van de raad van toezicht ontvangen nooit meer dan de Wnt-norm. Vanaf 1 april 2017 ontvangen leden van de raad van toezicht naar rato euro exclusief BTW voltijd per jaar. Een lid van de raad van toezicht werkt niet minder dan gemiddeld 0,5 dagen per week (0,1 voltijdequivalent). De voorzitter van de raad werkt niet minder dan 1 dag per week (0,2 voltijdequivalent). - Reiskosten op basis van werkelijk gemaakte kosten naar de eisen van de redelijkheid en billijkheid voor openbaar vervoer. Auto op 19 cent per kilometer. Omdat de vergoeding thans onder de Wnt-norm ligt, is er geen afwijking van de Wnt-norm door het vergoeden van de reiskosten. - De jaarlijkse kosten van het lidmaatschap van de Vereniging Intern Toezichthouders Pensioensector (VITP) kunnen door leden van de RvT worden gedeclareerd bij SAAPF. - Er zijn geen variabele beloningscomponenten. 1 De norm komt uit de Wet normering topinkomens (Wnt). De Wnt stelt in 2017 het maximum salaris op Dit grens vloeit voort uit artikel 2.3 Wnt. De grens is inclusief vakantieuitkering, eindejaarsuitkering, pensioenbijdrage van de werkgever en kostenvergoeding. Bonussen, winstdelingen en andere vormen van variabele beloning zijn op grond van artikel 2.11 Wnt in principe niet toegestaan voor personen op wie de Wnt van toepassing is 2 Zie bijlage 1 over de achtergrond van het bedrag. 6

7 - Er zijn geen prestatiegerelateerde beloningen. - SAAPF komt geen ontslag- of exit- of schade- of opzeggingsvergoedingen overeen met de RvT. Een exitvergoeding wordt alleen betaald als de verplichting wordt opgelegd door een gerechtelijke uitspraak. - De toezichthouders zijn zelfstandige professionals die zorgdragen voor eigen opleidingen, PE en PA. Indien het bestuur of de RvT een verplichte opleiding aanwijst, bestaat de mogelijkheid deze op rekening van SAAPF te volgen. - Betrokkenen komen in beginsel in aanmerking voor een jaarlijkse verhoging van de vergoeding. Belanghebbendenorganen - Leden van de belanghebbendenorganen ontvangen euro exclusief BTW per jaar. De voorzitter euro exclusief BTW per jaar. - Er zijn geen variabele beloningscomponenten. - Er zijn geen prestatiegerelateerde beloningen. - SAAPF komt geen ontslag- of exit- of schade- of opzeggingsvergoedingen overeen met leden van een belanghebbendenorgaan. Een exitvergoeding wordt alleen betaald als de verplichting wordt opgelegd door een gerechtelijke uitspraak. - Het belanghebbendenorgaan bepaalt in overleg met het bestuur op welke wijze het kan worden ondersteund bij zijn werkzaamheden en tot welke bedragen de kosten ten laste kunnen komen van de kring of SAAPF als geheel met inachtneming van de eisen van redelijkheid en billijkheid. - kostenvergoeding, waaronder in ieder geval wordt verstaan de reiskosten; - advieskosten; - kosten voor de werving van de leden; - opleidingskosten. - In het belanghebbendenorgaan van een eigen kring kunnen de vertegenwoordigers van de werkgevers en de werknemers in deze eigen kring afzien van beloning. De leden van het betreffende orgaan verrichten hun werkzaamheden onder werktijd en krijgen daarvoor hun reguliere salaris van de betreffende werkgevers. - Betrokkenen komen in beginsel in aanmerking voor een jaarlijkse verhoging van de vergoeding. Op het bestuursbureau gedetacheerde of ingehuurde personen - Voor personen in loondienst bij Achmea Interne Diensten N.V. gelden de arbeidsvoorwaarden van deze vennootschap. - Voor zelfstandigen ingehuurd door Achmea Interne Diensten N.V. gelden de inhuurvoorwaarden van deze vennootschap.er zijn geen variabele beloningscomponenten. - Er zijn geen prestatiegerelateerde beloningen. - Betrokkenen komen in beginsel in aanmerking voor een jaarlijkse verhoging van de vergoeding volgens de cao van Achmea of de afspraken met de zelfstandigen. Voor alle betrokkenen geldt dat gedeclareerde kosten altijd dienen te zijn voorzien van gedateerde bewijsstukken en schriftelijk te zijn goedgekeurd door de leidinggevende van de werknemer. Het bestuur kan nadere richtlijnen geven voor de vergoeding van kosten. 7

8 Leveranciers SAAPF kan een deel van zijn activiteiten uitbesteden aan andere partijen. Alvorens tot uitbesteding van de werkzaamheden over te gaan, beoordeelt SAAPF of de uitbestede partij een beheerst en duurzaam beloningsbeleid voert dat aansluit op het beloningsbeleid van SAAPF. Waar SAAPF twijfels heeft over het beloningsbeleid zal het zich voordat de werkzaamheden worden uitbesteed laten informeren over de wijze waarop de leverancier waarborgt dat het door de leverancier gevoerde beloningsbeleid niet aanmoedigt tot het nemen van meer risico dan voor SAAPF aanvaardbaar is. Bij de selectie van de leverancier neemt SAAPF de bevindingen ten aanzien van het beloningsbeleid mee in zijn afwegingen. Indien van toepassing motiveert SAAPF waarom het eventuele afwijkingen ten opzichte van het eigen beloningsbeleid aanvaardbaar acht met het oog op een beheerst en duurzaam beloningsbeleid en op het voorkomen van prikkels in de beloning die aanmoedigen tot het nemen van meer risico s dan aanvaardbaar voor SAAPF. Bij een besluit tot wijziging of verlenging van een uitbestedingsovereenkomst zullen de bevindingen ten aanzien van het beloningsbeleid bij de leverancier door het bestuur worden meegewogen in de besluitvorming. De procedures die gevolgd worden bij de selectie van leveranciers zijn verder uitgewerkt in het uitbestedingsbeleid van SAAPF. Afspraken met leveranciers Met de vermogensbeheerder is overeengekomen dat deze een redelijk remuneratiebeleid moet hebben waarmee talent aangetrokken en vastgehouden kan worden, dat afstemming van belangen met SAAPF stimuleert, dat aansluit bij de Nederlandse verhoudingen en dat voldoet aan het Besluit beheerst beloningsbeleid Wft en de Principes Beheerst Beloningsbeleid. De beloningsstructuur mag niet aanmoedigen tot het nemen van onverantwoorde risico s. Met de distrubitiepartner is overeengekomen dat deze het beloningsbeleid van SAAPF in acht neemt. Met de pensioenadministrateur is afgesproken dat deze een gedragscode hanteert die tenminste in overeenstemming is met de door de toezichthoudende instanties gestelde regels. De binnen de pensioenadminstrateur geldende gedragsregels zijn onder meer vastgelegd in de Algemene Gedragscode Achmea en beleid ten aanzien van integriteit, beheerste beloning, belangenverstrengeling, privacy, incidenten en fraude. 8

9 Procedures en beheersmaatregelen De procedures zijn als volgt waarbij de beheersmaatregelen volgens de drie verdedigingslijnen worden weergegeven. Toets bestuurssecretaris bij overeenkomst van opdracht Bij het opstellen van overeenkomsten van opdracht waarborgt de bestuurssecretaris dat deze conform het beloningsbeleid zijn. Deze eerstelijnstoets vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Toets bestuursbureau bij betaling Bij het betalen van facturen toetst het bestuursbureau dat deze conform de overeenkomsten van opdracht zijn opgesteld. Deze eerstelijnstoets vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Toets bestuursbureau vanuit vendor management Gedurende de looptijd van de uitbestedingsovereenkomst zal het bestuur het beloningsbeleid bij de leveranciers kritisch blijven volgen en de leveranciers erop aanspreken wanneer SAAPF van oordeel is dat het beloningsbeleid bij de leverancier niet langer aansluit bij het beloningsbeleid van SAAPF. Het bestuur zal er daarbij op aandringen dat de leverancier maatregelen neemt om het beloningsbeleid in lijn met het beloningsbeleid van SAAPF te brengen. Toets risicomanager De risicomanager toetst in overleg met de leveranciers periodiek of het beloningsbeleid conform afspraken wordt nageleefd. De risicomanager maakt deel uit van de tweede lijn. Toets externe compliance officer De externe compliance officer overlegt met de compliance officers van de leveranciers in de Achmeagroep. Hierin wordt ook over het beloningsbeleid gesproken. De externe compliance officer maakt deel uit van de tweede lijn. Toets interne beheersing De externe accountant toetst de interne beheersing en rapporteert daarover in het accountantsverslag. Dit is de derde verdedigingslijn. Raad van Toezicht De RvT evalueert periodiek of het interne beloningsbeleid zorgvuldig wordt toegepast en of daarbij ook de uitvoering wordt gegeven aan de beoordeling van het beloningsbeleid van uitvoerende partijen. 9

10 Vaststelling, instandhouding, evaluatie, en wijziging van het beleid Het bestuur is verantwoordelijk voor de implementatie en uitvoering van het beloningsbeleid, alsmede voor de jaarlijkse evaluatie van het beloningsbeleid. Bij de evaluatie wordt onder meer rekening gehouden met (wijzigingen in) omvang van de organisatie van SAAPF en de aard, omvang en complexiteit van het bedrijf van SAAPF. Conform de principes beheerst beloningsbeleid monitort de RvT een zorgvuldige opzet, uitvoering en evaluatie van het beloningsbeleid. Het bestuur kan wijzigingen in het beloningsbeleid vaststellen na goedkeuring van de raad van toezicht. 10

11 Openbaarmaking Het bestuur draagt zorg voor het openbaar maken van het beloningsbeleid via de eigen website van SAAPF. 11

12 Bijlage I Achtergrond jaarbedrag Het jaarbedrag euro is in 2011 door de Pensioenfederatie als richting genoemd voor een bestuurslid van een groot bedrijfstakpensioenfonds. Het bedrag is afkomstig uit de Aanbevelingen deskundig en competent pensioenfondsbestuur (oud) van de Pensioenfederatie uit 2011, pagina 59. Dit bedrag is door SAAPF geïndexeerd tot euro. De Pensioenfederatie heeft deze aanbeveling ingetrokken omdat door de verschillen in bestuursmodellen van pensioenfondsen het niet meer mogelijk is een goede algemene norm te bepalen. De tekst in de ingetrokken aanbeveling luidde als volgt: De methode van vervangingswaarde: voor werknemersbestuursleden van bedrijfstakpensioenfondsen in dienst van een vakorganisatie worden in de regel drie niveaus gehanteerd: 1 Bestuurslid bij een groot bedrijfstakpensioenfonds: 2 Bestuurslid bij een middelgroot bedrijfstakpensioenfonds 3 Bestuurslid bij een klein bedrijfstakpensioenfonds. De totale werkgeverslasten bedragen gemiddeld voor deze drie categorieën op jaarbasis ,respectievelijk en (op fulltime basis). Een pensioenfonds kan deze jaarkosten als richting gebruiken voor het bepalen van een compensatie, gegeven het tijdsbeslag dat voor het fonds wordt geraamd. Deze publicatie is vervangen door de Code Pensioenfondsen van de Pensioenfederatie. De Code Pensioenfondsen trad per 1 januari 2014 in werking. In de Code Pensioenfondsen zijn geen jaarbedragen voorgesteld. 12

13 KvK nummer