v z w O p W e g Markgravenstraat Herentals Tel. 014/ Fax 014/

Transcriptie

1 v z w O p W e g Markgravenstraat Herentals Tel. 014/ Fax 014/ info@vzwopweg.be Verslag cliëntenraad 10 mei 2016 Aanwezig: Marjan Puls, Lien Van de Vel, An Van Herck, Jaak Goetschalckx, Angélic Pelckmans, Bart Theys, tolk Marjan, Shari Cavens, Elien Michiels (stagiaire) Verontschuldigd: Jeroen Mertens Verslaggever: Shari Cavens 1 Welkomstwoord door Marjan Marjan heet iedereen welkom. 2 Opvolging van vorig verslag van 23 februari 2016 Lien overloopt het vorig verslag. Er zijn geen vragen. Het verslag wordt goedgekeurd. 3 Digitalisering / werkgroep technologie De digitale week is doorgegaan van maandag 18 april tot en met vrijdag 22 april. Tijdens deze week zijn er geen huisbezoeken doorgegaan zodat de begeleiders hun tijd konden investeren in het digitaal maken van het cliëntdossier. Dit liep niet altijd van een leien dakje omdat er zich geregeld onvoorziene problemen voordeden, maar gelukkig konden deze opgelost worden en merkten we tegen het einde van de week meer vooruitgang. De week nadien zijn begeleiders gestart met het op huisbezoek gaan met de laptop. Dit is voor iedereen een aanpassing, zowel voor cliënten als begeleiders. Marjan vraagt de meningen en ervaringen over de digitalisering: - Angélic zegt dat de smartphone zeer goed werkt. Het is een goed systeem om te communiceren waardoor zij minder lang moet wachten op antwoord. Hiernaast is het voor haar ook gemakkelijker om te communiceren, zowel via de smartphone als via de laptop. Zij vindt het een hele grote verbetering, zeker voor de Doven en slechthorenden. Marjan zegt dat dit ook het doel is van de digitalisering en dat ze blij is om dit te horen. - Angélic legt uit dat wanneer zij een moet versturen, dat dit niet zo gemakkelijk is voor haar om een correcte Nederlandse zin te formuleren. Nu kan zij via een soortgelijk systeem als Skype live communiceren met begeleiding waardoor dit veel gemakkelijker en sneller gaat. - An vraagt wat juist het verschil is tussen en het systeem van nu. - An geeft aan dat dit voor iedereen nog wat wennen zal zijn. - Bart geeft als tip dat er best gewerkt kan worden met een abonnement voor internet. Lien en Marjan zeggen dat er reeds gewerkt wordt met een abonnement....

2 2 - Bart zegt dat het systeem goed werkt op WIFI maar hiernaast heeft hij ook enkele minpunten. - Hij geeft aan dat de laptop zeer traag is waardoor er veel tijd verloren gaat tijdens een huisbezoek. Hij voelt zich niet goed bij de laptop die tussen hem en de begeleiding instaat. Hij ervaart dit als storend. Wel begrijpt hij dat andere mensen hier een veel positievere ervaring mee hebben maar hij vindt het jammer dat begeleiding zeer gefocust moet zijn op de laptop waardoor hij oogcontact mist tijdens de begeleiding. Hij wil wel absoluut zijn best doen om zich aan te passen. Marjan zegt dat de werkgroep technologie heel veel research heeft gedaan naar de goedkoopste en beste manier om te werken met het cliëntdossier. Dat er gezocht is naar een systeem dat goed werkt en van zodra de kinderziektes eruit gewerkt zijn, we hopen op meer tijdswinst. De bedoeling is dat begeleiders zoveel mogelijk zaken noteren tijdens het huisbezoek, op die manier kan begeleiding meer tijd investeren bij de cliënt zelf. Momenteel zitten we ook nog in de opstartperiode waardoor nog niet alles even vlot verloopt. - An geeft aan dat wanneer begeleiding nu aan het typen is, ze voordien aan het schrijven waren dus dat dit op hetzelfde neerkomt. - Lien zegt dat ze tijdens huisbezoeken probeert om haar laptop niet tussen haar en de cliënt te zetten. - Angélic zegt dat eerst het huisbezoek kan doorgaan om dan op het einde van het huisbezoek even pauze in te lassen zodat begeleiding alles kan intypen. - Lien zegt dat de begeleiders merken dat ze steeds alles bij de hand hebben. Mailen of opzoekwerk kan onmiddellijk gedaan worden. Bart beaamt dit en geeft aan dat het systeem goed in elkaar zit. - Jaak vond het in het begin moeilijker, hij geeft ook aan dat de laptop zeer traag opstart. Verder ervaart hij geen problemen en vindt hij de overgang naar laptop niet erg. - Patrick zegt dat het in het begin wat tijd vraagt om alles in te stellen en voor de rest zal hij het systeem nog afwachten. - Bart vraagt of het kan om de laptop weg te laten. Marjan zegt dat we het eerst nog een kans moeten geven. Na de evaluatie zal er bekeken worden wat er aangepast moet worden voor wie. Lien geeft aan dat als het niet mag om de pc te gebruiken tijdens een huisbezoek, dat begeleiding dan veel meer werk heeft op het bureau. Verder zijn er nog geen reacties gekomen van andere cliënten naar de cliëntenraad toe. De cliëntenraad merkt dat er over het algemeen weinig reacties komen van andere cliënten. Ook binnen het team is er gevraagd naar de ervaringen tot op heden: - Batterij van laptop die vlug plat is - Traagheid van de laptop - Hotspots (internet) werken nog niet optimaal - Met de cliëntbox zijn er soms zaken die vastlopen, maar dit wordt steeds opgenomen via Françoise met Peter Wouters, de programmeur van het programma cliëntbox. Er zijn ook andere organisaties die met dezelfde cliëntbox werken en ook zij worstelen nog steeds met bepaalde zaken. - Begeleiding heeft alles steeds bij de hand: alle informatie zit gebundeld in de laptop - Er kan onmiddellijk iets opgezocht worden op internet, samen met de cliënt - Communicatie met dove cliënten verloopt beter - Meer tijd bij de cliënt Afspraak: Tijdens de teamdag van 10 juni zal er een eerste evaluatie zijn om na te gaan of er fundamentele problemen blijven en dan zal er bekeken worden wat er moet gebeuren. Begeleiders die niet blind kunnen typen zijn vragende partij om een cursus dactylo aan te leren. Dit zal opgenomen worden door de dienst.

3 3 Marjan zegt dat vernieuwing een aanpassing vraagt met positieve en negatieve punten. We willen het nieuwe systeem een kans geven om ermee verder te werken. Alle mankementen waar we nu op stuiten, gaan we proberen eruit te halen. De werkgroep technologie heeft veel tijd geïnvesteerd in het uitwerken van het systeem om de overstap zo vlot mogelijk te laten verlopen. Ze hebben heel goed werk geleverd en doen dat tot op de dag van vandaag nog steeds door hulp aan te bieden en te zorgen dat problemen opgelost geraken. 4 Informatie over de financiële middelen In het kader van digitalisering zijn er heel wat kosten aan verbonden: nieuwe laptops aankopen, smartphones, intern pc gebeuren brengt extra kosten mee... We hebben de voorbije periode uit verschillende hoeken financiële middelen kunnen ontvangen: CERA foundations Dit zijn mensen die geld willen besteden aan sociale organisaties/goede doelen op vlak van materiaal. Hier heeft onze dienst een aanvraag bij gedaan en hebben we 3000 ontvangen. Hoge Gildenraad der Kempen Zij hebben toegekend aan onze dienst. Music for Life Vanuit de warmathon hebben we 281 ontvangen. Daarnaast is er ook 135 uit de totale pot gekomen en tot slot heeft de dansgroep van een collega 380ingezameld. Dit komt op ongeveer 800 in totaal. Schoolproject vanuit campus De Vesten uit Herentals Zij hebben een voorstelling gedaan van onze dienst in samenwerking met een serviceclub. Ze zaten in de finale en hebben 550 verzameld. Totaal komt dit op een die geïnvesteerd kan worden in de digitalisering. 5 Persoonsvolgende financiering (PVF) We hebben op 2 februari 16 voor alle cliënten een infosessie gegeven over de overgang van FAM naar PVF vanaf De voorbereidingen hiervan zijn volop bezig. Dit heet de transitie van FAM naar PVF. Onze dienst heeft van het VAPH een belangrijke taak gekregen. Wij moeten alle cliënten die momenteel in begeleiding zijn opnieuw inschalen om te weten te komen welke cliënten een persoonsvolgend budget (PVB), in de vorm van zorggebonden personeelspunten, gaan krijgen vanaf 2017 en welke cliënten geen budget gaan krijgen en dus verplicht zullen moeten overgaan naar RTH. Alle cliënten die nu in RTH zitten, blijven in RTH. De nieuwe inschaling is dus enkel voor de cliënten van FAM en bestaat uit 2 delen. Ten eerste moeten we laten weten aan het VAPH welke ondersteuning (bv individuele ondersteuning onder de vorm van psychosociale begeleiding, praktische hulp ; dagondersteuning ) en hoeveel ondersteuning (= aantal keer per week) onze cliënten in FAM nu krijgen om ervoor te zorgen dat ze in 2017 evenveel zorg krijgen. Bijna iedereen die nu in FAM zit, krijgt van onze dienst wekelijks ondersteuning in de vorm van psychosociale begeleiding. Op basis hiervan weet de dienst hoeveel zorggebonden personeelspunten elke cliënt krijgt. Het aantal zorggebonden personeelspunten maakt dat iemand binnen PVF of RTH valt. Alle cliënten boven de 8 punten krijgen een PVB, alle cliënten onder de 8 punten gaan verplicht naar RTH (deel 1 van de oefening). Indien cliënten binnen PVF vallen en dus een budget krijgen, moeten wij ook nog nagaan wat deze mensen echt nodig hebben om te kunnen

4 functioneren/leven zoals iedereen. Sommige mensen hebben méér nodig dan enkel onze begeleiding, zoals bijv. familiehulp, hulp van buren, vrienden, familie. Wij moeten hiervoor 2 zaken invullen: hoeveel begeleiding heeft de cliënt nodig van anderen (B-waarde) en hoeveel nood heeft de cliënt aan bereikbaarheid of toezicht van andere mensen (P-waarde) om te kunnen leven zoals iedereen. Wij moeten dus elke cliënt een B-waarde en een P-waarde geven (deel 2 van de oefening) en op basis hiervan wordt de grootte van het budget bepaald. Het kan zijn dat iemand vb. op dit ogenblik 9 punten gebruikt maar in feite 12 punten nodig heeft. Dan zal hij in de toekomst meer punten krijgen. Tegen januari 2017 weten we hoeveel punten het VAPH aan elke cliënt gaat geven voor welke ondersteuning. Op basis hiervan moeten we voor elke cliënt tegen het einde van 2016 een nieuwe IDO (individuele dienstverleningsovereenkomst) maken. Momenteel heeft iedereen een protocol van begeleiding met als bijlage een IDO, maar in de nieuwe IDO zullen ook prijsafspraken moeten gezet worden en zal de wijze van betaling moeten afgesproken worden. Indien er betaald zal worden via vouchers, dan betaalt het VAPH aan onze dienst. Indien men kiest voor een cash-budget zal dit geregeld moeten worden samen met onze directeur Marjan. Alle cliënten zullen door Marjan en Isabelle hierover nog verder ingelicht worden via een brief in het najaar. We zijn nog volop bezig met de oefening maar we weten nu al dat verschillende cliënten (ongeveer 27) van FAM naar RTH zullen moeten overgaan. Jammer genoeg merken we dat er cliënten zijn die hierdoor contacten of huisbezoeken zullen verliezen en dus minder zorg zullen krijgen dan ze nu krijgen! We willen dit niet zomaar laten gebeuren en zullen dit dan ook via SPOND (koepelorganisatie) signaleren aan de minister en het VAPH want dit kan niet de bedoeling zijn! Bart vraagt zich af of er vanaf dit jaar al PVF zal starten? Hoe kan de dienst al weten hoe dit werkt? Er moet toch een proef gedaan worden? Enkel nieuwe cliënten zullen vanaf september 2016 een PVB krijgen. Marjan zegt dat we nu de oefening aan het maken zijn voor al onze cliënten die al in begeleiding zijn. Momenteel zijn er al enkele van onze cliënten die een persoonsvolgend budget hebben onder de vorm van een convenant, PAB of PGB, waar we uit kunnen leren om te werken met cashbudgetten en vouchers. Hiernaast is het ook een gegeven dat cliënten die vrijwillig willen overstappen van FAM naar RTH, waardoor ze het basisondersteuningsbudget (BOB) van 300 kunnen krijgen, mogelijks géén hulp zullen kunnen krijgen. Dit omdat er onvoldoende RTH-capaciteit is om ook nog de mensen die vrijwillig zullen overstappen hulp te kunnen bieden. De cliënten die verplicht moeten overgaan naar RTH na de transitieoefening krijgen geen BOB en dat is ook niet eerlijk! Onze dienst zal via SPOND stappen ondernemen om te vermijden dat zulke scenario s zullen gebeuren. Lien zegt dat bij de meeste mensen een brief is toegekomen van het VAPH rond PVF waar ook nogmaals de uitleg in staat. Dit kon steeds besproken worden met de begeleider, maar hier stond dezelfde info in zoals wij reeds hadden gegeven tijdens de infosessie in februari. In september krijgt iedereen nogmaals een brief van het VAPH waarin zal staan hoeveel punten hij/zij zal krijgen. An vraagt of dit dan van buitenaf wordt beslist? Marjan zegt dat wij als dienst een inschaling moeten doen, dit doorsturen naar het VAPH en dat het VAPH hier controles zal op uitoefenen. Hoe deze zullen gebeuren is nog niet duidelijk. An zegt dat een vreemde toch niet kan bepalen hoeveel punten iemand verdient? Marjan zegt dat wij in eer en geweten moeten doorgeven wat onze cliënten krijgen, nodig hebben en hoeveel tijd onze begeleiders besteden aan huisbezoeken en op basis hiervan zullen er punten toegekend worden. Cliënten die naar RTH zullen moeten, kunnen hierdoor contacten verliezen. 4

5 An vraagt zich af of de uren die zij nu minder begeleiding krijgt omwille van verlof van haar begeleidster, minder zal krijgen in de toekomst? Marjan zegt dat onze dienst hiermee rekening zal houden bij het invullen van de oefening, want in principe heeft zij meer nodig dan ze nu krijgt. Momenteel werkt het directieteam deze oefening af. Voor veel cliënten zal er niet veel veranderen en we hopen dat dit voor slechts een beperkt aantal mensen een kleine verandering zal zijn. 5 6 Werkgroep eindejaarsfeest De act op het eindejaarsfeest zal dit jaar niet doorgaan. Er is niemand die zich geroepen voelt om dit op te nemen. Er zal enkel een voorstelling zijn van de cliëntenraad. Tegen het eindejaarsfeest weten we ook wie de nieuwe vertegenwoordigers van de cliëntenraad zullen zijn. Deze zullen voor de eerste keer voorgesteld worden op het eindejaarsfeest. 13 december zal het afscheid zijn van de oude cliëntenraad en de verwelkoming van de nieuwe. Voorstel van Bart is om dit leuk aan te kleden met een hapje en drankje op locatie. Afspraak: Marjan en Lien zullen over dit idee nadenken. Bart vraagt wat juist de bedoeling is van de kerstman op het eindejaarsfeest. Lien zegt dat we de planning hebben aangepast: nu zal er gestart worden om 17u ipv 16u. Bart wil graag alle nodige info op voorhand weten. Bart zou graag één keer betrokken worden bij de werkgroep om zijn act goed te kunnen bespreken en voor te bereiden. Dit zal in het najaar doorgaan zodat Bart alles op voorhand kan plannen. Afspraak: Lien neemt dit mee naar de werkgroep en houdt Bart op de hoogte. An geeft aan dat veel mensen moeten werken en dan is 16u vroeg om te starten. Lien zegt dat vroeger het eindejaarsfeest om 14u begon. Dit is verzet naar 16u en dit jaar kiezen we er voor om het nog een uurtje later te starten. An geeft aan dat het vroeg gedaan was vorig jaar (22.30u) Lien zegt dat begeleiding pas laat thuis is (opruimen, afsluiten, ) en vaak de volgende ochtend opnieuw huisbezoeken moet doen. An vraagt of het een optie is om het eindejaarsfeest in de vakantie te organiseren? Marjan geeft aan dat veel begeleiders dan verlof hebben en dat het geen evidentie is om te verwachten dat begeleiders dan naar de dienst komen. Afspraak: alles zal meegenomen worden naar de werkgroep en daar verder besproken worden. 7 Stopzetting feedbackgesprek Tijdens de vorige cliëntenraad is dit onderwerp reeds besproken. Er is uiteindelijk beslist om de feedbackgesprekken stop te zetten. Er zullen gesprekken zijn rond de nieuwe IDO s, maar door de nieuwe regeling van PVF zal er ook meer contact zijn tussen Marjan en cliënten o.a. rond betalingen etc. Wanneer er zich iets aandient, zal Marjan steeds tijd maken om zaken op te nemen met cliënten.

6 6 8 Variapunten vragen en opmerkingen doorgegeven door de cliënten: / wijziging contactgegevens vertegenwoordigers: / datum volgende cliëntenraad: 20 september 2016 Om eens over na te denken We herinneren je eraan dat je contact kan opnemen met een vertegenwoordiger als je een vraag of opmerking hebt over de werking van de dienst. De vertegenwoordiger vertelt deze vraag of opmerking tijdens de volgende cliëntenraad. De contactgegevens van de vertegenwoordigers kan je terugvinden op de website. Heb je al eens nagedacht of je vragen of opmerkingen hebt over dit verslag? Want ook dat mag je doorgeven aan een vertegenwoordiger. Hieronder kan je alvast enkele vragen terugvinden om eens over na te denken. Natuurlijk mogen er ook andere opmerkingen doorgegeven worden. Ervaar jij voor- of nadelen bij de digitalisering van onze dienst? Is de informatie rond PVF duidelijk? - Heb je hier nog vragen of opmerkingen over? Wat denk jij over het tijdstip van het eindejaarsfeest? - Wanneer moet het beginnen en eindigen? - Welke dag (bv een woensdag of een vrijdag)? - In de week voor of na de kerstvakantie of een ander moment?