Software Asset Management

Transcriptie

1 Asset Realiseren van kostenbesparingen Rob Akershoek

2 Oude wijsheid: koop geen software die je niet nodig hebt

3 Herkenbare problematiek? Geen inzicht in aangeschafte licenties (rechten) Geen inzicht in geïnstalleerde software Contracten met leveranciers niet afgestemd op gebruik en benodigde capaciteit (te hoge kosten) Audits en inventarisaties worden te weinig of alleen projectmatig uitgevoerd (hoge kosten) Ontbreken van benodigde kennis (juridisch, licentievoorwaarden, financieel, technisch, ) Compliancy niet aantoonbaar(vaak afgekocht met leveranciers d.m.v. dure enterprise agreements) Te hoge kosten (of onverwacht extra kosten na een audit)

4 Veel onbeantwoorde vragen? Contracten met leveranciers Inkoop van licenties Facturen Onderhoudscontracten Wat hebben we eigenlijk aanschaft? Waar hebben we recht op? Wat kost het (aanschaf, contracten, onderhoud)? Wat is er geïnstalleerd? Wie gebruikt het? Is het nog wel nodig? Ben ik wel compliant? Geïnstalleerde Gebruikersrechten/ autorisaties gebruik

5 Positionering van Asset Service portfolio Service catalogue License management Asset management Asset & Configuration Licenties & Contracen CMDB ISO Inventory DB DML ITIL COBIT IT Service management IT Governance ISO ISO 38500

6 To help protect your privacy, PowerPoint prevented this external picture from being automatically downloaded. To download and display this picture, click Options in the Message Bar, and then click Enable external content. Diversiteit aan software (applicatieportfolio) Desktop / Client Server based Business Applications SAAS Microsoft, Linux End-User (desktop/laptop) # software vendors # software products # software installations # registered users Middleware, Databases, Oracle, Microsoft, IBM Operating systems Beheertools Backup, storage, Security, monitoring,

7 asset management Steeds belangrijker # contracten # producten # licentiemodellen # servers # installaties Virtualisatie Kosten software Kosten beheer HW Cost Trends SW Cost Trends Labor Cost Trends Handmatige activiteiten SAAS Utilisatie van licenties (te veel voorraad, verspilling, )

8 Gefragmenteerde processen en administraties Financial General Ledger Accounts Payable Budget Capital items. Budgets IT Service Incident Problems SLA s Changes CMDB (x N). Costs Changes Catalog CMDB Procurement Purchasing Supplier management Catalog management Contracts Suppliers Purchase orders IT Asset / Configuration Licenses. License Stock licenses installations. Usage DML (Media Library). Contracts Contract Maintenance contracts License contracts Support contracts Warranty management Installations System Automated Inventory User Administration Patch Security Distribution License/ Activation keys User authorizations

9 asset management Inkoop Retirement Deployment & Provisioning Gebruik

10 asset management Portfolio management Service catalogue management Doorbelasting portfolio Service Catalogus Retirement Inkoop Gebruik Contractbeheer Deployment & Provisioning Request fulfilment distributie Licentieadministratie Capaciteitsplanning Financieelbeheer Factuurcontrole Autorisatiebeheer DML Compliance & Risks Audit Audit & Verify Meten gebruik Beinvloeden gebruik

11 De uitdaging: Contract- en licentieadministratie Ad-hoc aanschaf Gefragmenteerde administraties (diverse contractmanangers, Tool = MS Excel) Inkoop orders PO Facturen Contract & Licentieadministratie Contract Onderhandeling met levernanciers Contract License products Onderhoud Geen inzicht in aangeschafte licenties, Complexe contractvoorwaarden en rechten Onduidelijkheid over kosten/facturen (onderhoudskosten) Geen link met daadwerkelijk in gebruik zijnde software Te veel licenties aangeschaft, te vroeg, Ontbreken applicatieportfolio (beleid) Ad-hoc aanschaf software (niet afgestemd op benodigde capaciteit) Moeizame contractonderhandelingen Niet tijdig beëindigen van contracten

12 Uitdaging: Portfolio management Ontbreken van applicatieportfolio Service Portfolio Service producten catalogus Geen life cycle approach (planning) Overlap aan vergelijkbare softwareproducten (meerdere versies, meerdere opties, ) Te veel wildgroei in aanschaf van software (selectie van software) Geen lange termijn visie (bijvoorbeeld SAAS, virtualisatie, ) Ontbreken van ownership Ontbreken kosteninzicht binnen het portfolio

13 Uitdaging: Deployment (van aanvraag tot autorisatie) Request Self Service Portal Service Catalogue Geen grip op de uitgifte / installatie & autorisatie van software Aanpassen gebruikersrechten Goedkeuring & Autorisatie Installeren DML Geen inzicht in geinstalleerde software Verschillende versies, license keys (ontbreken van een DML) Veel handmatige activiteiten (eenvoudige te automatiseren) Update CMDB Doorbelasten Lange doorlooptijd van aanvraag tot gebruik... Ontbreken administratie van toegekende rechten (abonnementen)

14 Uitdaging: Meten en beinvloeden van gebruik Producten / Licenties catalogue installaties Uitvoeren audits / inventarisaties CMDB gebruik Meten gebruik Beperkt gebruik van automated inventory (inzicht in geïnstalleerde software, versies, etc.) Geen inzicht in daadwerkelijk gebruik Moeizame koppeling tussen gedetecteerde software installatie en de bijbehorende product uit de catalogus Geen doorbelasting op basis van gebruik Geen automatische de-installatie indien software niet meer wordt gebruikt (geen vrijgave) Te veel servers, databases, etc. (die niet meer gebruikt worden) Geen retirement van ongebruikte software

15 Uitdaging: Meten licentiepositie en compliance Contracten Producten / Licenties catalogue CMDB Licentie type Geen relatie tussen geïnstalleerde software en daarvoor benodigde licenties Veel diverse licentietypes Complexe contractvoorwaarden (en business rules voor uitvoeren van metingen) installaties gebruik

16 Portfolio products Service Catalogue management Portfolio updates Portfolio management Planning & Control Remove software, update access rights, Contract adjustments, initiate PO Action Plan Release Capacity Planning Contract, Procurement & Supplier Mngt delivery/goods receipt Inkoop Inkooporders Manage Contracts Supplier Contract DB Monitor maintenance contracts Change, Provisioning & Retirement Requester Request & Change Approval? Installeren software (provisioning) Aanpassen rechten/ Autorisaties (user admin) De-installatie CMDB Close Financial Bijhouden licentieadministratie Inventariseren software installaties Meten softwaregebruik License DB usage Doorbelasting License compliance Budgetadministratie Factuurcontrole Report compliance, usage, trends, deployment, changes, releases, Configuratiebeheer Ontbreekt Matig ingericht Redelijk ingericht

17 asset management Tools Licentie administratie BMC Asset Service Catalogue ITSM (request, changes, release) BMC ITSM CMDB BMC Discovery Discovery / Automated Inventory BMC CMDB DML Deployment / Provisioning

18 Afhankelijkheid van de CMDB PO Inkoop Licenties CMDB Request Doorbelasting Contracten Service catalogus product Gebruikersrechten Directory Services Reporting (compliance) Audits Configuration Item (bijv. server) installaties Discovery/ Inventory gebruik DML packages

19 Inkoop Ad-hoc Uitgifte software Handmatige activiteiten Administratie niet op order Hoge kosten voor softwarelicenties en onderhoudscontracten Gefragmenteerd Onvolledig Ondoorzichtig Handmatige activiteiten (hoge personeelskosten) Gebruik Geen stimulans om gebruik te verminderen

20 ISO/IEC (SAM) Not defined Process defined / poor execution Defined and executed according to plan

21 Business Case ingrediënten voor SAM Aangeschafte Licenties Contracten Benodigde Geïnstalleerde

22 Business Case ingrediënten voor SAM Kostenbesparing per jaar: 10 15% Lagere maintenance kosten (>5%) Elimineren overbodige aanschaf software (of uitstel) (8%) Slimmere en goedkopere contracten met leveranciers Aangeschafte Licenties Contracten Voorkomen Maverick buying Elimineren Risico s/ Realiseren besparingen Benodigde Benodigde investeringen: 3% to 5% van software contract value Verminderen gebruik (o.a. verwijderen van ongebruikte of niet rendabele software) (5 to 10% reductie) Geïnstalleerde

23 Kostenbesparingen m.b.v. SAM Discovery Metering Portfolio optimalisatie Capacity Planning Kosten 10% Over-licensed 10% De-install Installed Current Contracted licenses Used Actual Usage of 10% Needed Reduce portfolio