Duits Verkeersbureau T.a.v. Christin Müller/Manuela Hagener Haaksbergweg BR AMSTERDAM

Transcriptie

1 Duits Verkeersbureau T.a.v. Christin Müller/Manuela Hagener Haaksbergweg BR AMSTERDAM Soort aanbesteding: openbare aanbesteding Sluitingstermijn vragen stellen: om 16:00 uur Sluitingstermijn indienen offertes: om 16:00 uur Gunnings- en contractsluitingstermijn: Bedrijfsnaam van de inschrijver: Contactpersoon van de inschrijver, tel., fax, Btw-nummer van de inschrijver: Aanbesteding van de volgende werkzaamheden: o Lot 1: Aanpassen van basisreclame-uitingen o Lot 2: a) Aanpassen van de layout van een bestaande brochure b) Ontwikkeling van een brochure De offerte omvat in totaal pagina s, incl. deze pagina. Bijlagen: Getekende formulieren 'formulieren offerte' Volgens ingesloten lijst met bijlagen Seite 1 von 35

2 1. Ik/wij bied(en) de uitvoering van de beschreven werkzaamheden tegen de door mij/ons vastgestelde prijzen aan. Gedurende het verloop van de gunningsperiode houd ik mij/houden wij ons aan mijn/onze offerte. Alle geldbedragen zijn in euro s aangegeven. 2. Indien bij een controle van de aangeboden prijs volgens de Duitse verordening PR nr. 30/53 (in de van toepassing zijnde versie) blijkt dat de prijs ontoelaatbaar is, geldt als aanbestedingsprijs de prijs die billijk is. 3. De volgende voorwaarden van de Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. liggen aan mijn/onze offerte ten grondslag, die ik/wij ken(nen) en waar ik/wij mee instem(men): 3.1. de algemene voorwaarden voor de uitvoering van werkzaamheden (conform het Duitse reglement VOL/B) 3.2. de in de aan de beschrijving van de werkzaamheden voorafgaande opmerkingen aangegeven bijzondere voorwaarden voor de uitvoering 3.3. Met de gunstigste bieder wordt een contract gesloten. 4. Ik/wij verzeker(en) dat het aanbod zonder prijsafspraken (concurrentiebeperkende maatregel conform 1 van de Duitse wet tegen concurrentiebeperkingen) tot stand is gekomen. 5. Ik ben/wij zijn ons ervan bewust dat welbewuste valse verklaringen met betrekking tot de verklaringen hierboven mijn/onze uitsluiting van deze en volgende aanbestedingsprocedure(s) tot gevolg kan hebben. 6. Ik ben/wij zijn ons ervan bewust dat wanneer mijn/onze offerte niet in aanmerking komt, ik/wij daarover schriftelijk op de hoogte word(en) gesteld ( 19 VOL/A). Daarnaast ben ik/zijn wij er ons van bewust dat de reden voor het niet in aanmerking komen van mijn/onze offerte alleen n.a.v. een schriftelijk verzoek wordt medegedeeld. 7. Met de hieronder staande handtekening worden ook alle vereiste bepalingen van deze mededinging erkend (mededingings-, gunnings- en overige voorwaarden). Seite 2 von 35

3 Lijst met bijlagen Standaardformulieren/overige formulieren Aantal bijlagen Aantal pag. per bijlage Totaal aantal pag. van de bijlagen Formulier offerte met standaardformulieren 2014 *) Formulier eigenverklaring m.b.t. de geschiktheid *) Standaardformulier 1: gegevens van de inschrijver *) Standaardformulier 2: verklaring van de groep inschrijvers (voor zover van toepassing) Standaardformulier 3: benoeming van onderaannemers (voor zover van toepassing) Standaardformulier 4: referenties van de inschrijver/derden voor vergelijkbare werkzaamheden Standaardformulier 5: referenties voor de uitvoering van de werkzaamheden van verantwoordelijke medewerkers van de aanbieder/onderaannemer van de laatste 3 kalenderjaren Eigenverklaring 'Beschikbaarheid adhocwerkzaamheden' Opgave van een vaste aanspreekpartner op een extra bijlage Overige door de inschrijver ingediende formulieren Aantal pag. *) Het ontbreken van deze formulieren leidt tot ongeldigverklaring van de offerte! Seite 3 von 35

4 Formulier eigenverklaring m.b.t. de geschiktheid ja nee - Een insolventieverklaring over het vermogen van de bieder of een vergelijkbaar wettelijk procédé is aangevraagd. - Een insolventieverklaring over het vermogen van de bieder of een vergelijkbaar wettelijk procédé is geopend. - Een verzoek om een insolventieverklaring over het vermogen van de bieder of een vergelijkbaar wettelijk procédé is bij gebrek aan boedel afgewezen. - Een insolventieplan is rechtsgeldig bevestigd en wordt op verzoek getoond. - De onderneming bevindt zich in liquidatie. - Aan de verplichting om belasting, heffingen en sociale verzekeringen te betalen is volgens de voorschriften voldaan. - In de laatste drie jaar is er niet deelgenomen aan ontoelaatbare concurrentiebeperkende afspraken volgens de wet tegen concurrentiebeperkingen - Er is een ernstige misstap gemaakt, die de betrouwbaarheid van de bieder in twijfel trekt, bijv. bedrog bij een aanbesteding, verduistering, oneerlijkheid, zwart werken, prijsafspraken, onterecht profijt trekken uit een zaak, enz. - Een persoon wiens handelwijze de onderneming toe te schrijven is, is rechtsgeldig veroordeeld vanwege (vgl. 6 Europees Wetboek, art. 4 VOL/A): a) 129 Duits Wetboek van Strafrecht (vorming van criminele verenigingen), 129a Duits Wetboek van Strafrecht (vorming van terroristische verenigingen), 129b Duits Wetboek van Strafrecht (criminele en terroristische verenigingen in het buitenland), b) 261 Duits Wetboek van Strafrecht (witwassen van geld) c) 263 Duits Wetboek van Strafrecht (bedrog), d) 264 Duits Wetboek van Strafrecht (bedrog met subsidie), e) 334 Duits Wetboek van Strafrecht (omkoping), f) Art. 2, 2 Internationale Wet betreffende omkoping (omkoping van buitenlandse afgevaardigden) of g) 370 AO (belastingontduiking). Seite 4 von 35

5 STANDAARDFORMULIER 1: gegevens van de inschrijver 1. Taak binnen het project (alleen bij een groep inschrijvers) 2. Volledige naam van de onderneming 3. Rechtsvorm van de onderneming 4. Gegevens van betrokken ondernemingen (ten minste alle grote (evt. met grafiek verduidelijken)) 5. Exacte adresgegevens van de onderneming (adres, land, telefoon- en faxnummer en ) 6. Huidige aantal werknemers 7. Omzet van de laatste drie boekjaren 2013: 2012: 2011: Opmerking: bij een groep inschrijvers dient elke onderneming die tot deze groep behoort, het standaardformulier in te vullen; indien nodig, het standaardformulier kopiëren. Seite 5 von 35

6 STANDAARDFORMULIER 2: verklaring van de groep inschrijvers (voor zover van toepassing) De volgende hierna vermelde ondernemingen die tot de groep bieders behoren en die bestaat uit lid 1 en de gevolmachtigde vertegenwoordigers van de groep bieders: lid 2: lid 3: lid 4: verklaren dat alle leden van de groep bieders hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de gehele schuld; dat de gevolmachtigde vertegenwoordiger de groep bieders ten opzichte van de opdrachtgever wettelijk vertegenwoordigt; dat de gevolmachtigde vertegenwoordiger bevoegd is om in het kader van de aanbestedingsprocedure onbeperkt uit naam van alle leden van de groep bieders te handelen; dat de gevolmachtigde vertegenwoordiger het recht heeft om met onbeperkte werking voor elk lid van de groep bieders betalingen in ontvangst te nemen. Plaats, datum Handtekening van lid 1 Naam van de ondertekenaar Bedrijfsstempel Plaats, datum Handtekening van lid 2 Naam van de ondertekenaar Bedrijfsstempel Plaats, datum Handtekening van lid 3 Naam van de ondertekenaar Bedrijfsstempel Aanwijzing: alleen door een groep bieders in te vullen Seite 6 von 35

7 STANDAARDFORMULIER 3: benoeming van onderaannemers (voor zover van toepassing) De bieder benoemt de volgende onderaannemers voor onderdelen van de te vergeven werkzaamheden: Werkzaamheden van de 1e onderaannemer: Naam van de 1e onderaannemer: Adres, telefoon en fax van de 1e onderaannemer: Werkzaamheden van de 2e onderaannemer: Naam van de 2e onderaannemer: Adres, telefoon en fax van de 2e onderaannemer: Werkzaamheden van de 3e onderaannemer: Naam van de 3e onderaannemer: Adres, telefoon en fax van de 3e onderaannemer: Seite 7 von 35

8 STANDAARDFORMULIER 4: referenties van de inschrijver/onderaannemer voor vergelijkbare verrichtingen in de laatste 3 kalenderjaren Referentie 1 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 2 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 8 von 35

9 Referentie 3 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 4 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 9 von 35

10 STANDAARDFORMULIER 5: referenties voor de uitvoering van de werkzaamheden van verantwoordelijke medewerkers van de aanbieder/onderaannemer van de laatste 3 kalenderjaren Referentie 1 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 2 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 10 von 35

11 Referentie 3 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 4 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 11 von 35

12 B e s c h r i j v i n g w e r k z a a m h e d e n Aanbesteding conform 3 (1) art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A 1. Inleiding De Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT) het Duits Verkeersbureau promoot het vakantieland Duitsland in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken en Energie (meer dan 29 vertegenwoordigingen over de hele wereld). De marketingwerkzaamheden van de DZT hebben als doel het positieve imago van het vakantieland Duitsland in binnen- en buitenland te versterken en het aantal overnachtingen in Duitsland te vergroten. Meer informatie vindt u op Om dit doel te bereiken zal de DZT Amsterdam de volgende basis- en marktspecifieke thema's in 2015 centraal stellen. Basisthema's: actieve vakantie (wandelen en fietsen) steden- en cultuurreizen Marktspecifieke thema's: kamperen wintersport Oranjeroute gezinsvakantie Verder zijn er jaarlijks wisselende centrale thema's waarvan het hoofdkantoor inhoud en vormgeving voorbereidt. Hiervoor wordt aan de DZT Amsterdam een groot scala aan basisreclame-uitingen ter beschikking gesteld, die aan de Nederlandse markt moeten worden aangepast. Seite 12 von 35

13 Centrale thema's: 2015 Tradities en gebruiken 25 jaar Duitse eenheid 2016 Fascinerende natuurvakanties in Duitsland; natuur- en nationale parken 2017 Luther de weg naar de Reformatie 2. Beschrijving van de werkzaamheden Lot 1 Aanpassen op korte termijn van bestaande basisreclame-uitingen De DZT Amsterdam zoekt voor het omzetten van de marketingcampagnes een bureau dat de basisreclame-uitingen die het hoofdkantoor ter beschikking heeft gesteld, snel en competent aan de Nederlandse markt en de media aanpast. Tot de basisreclame-uitingen behoren advertenties, onlinebanners, rollups en posters. Deze moeten worden aangepast aan de formatvoorschriften van het betreffende medium. Dit geldt, indien nodig, ook voor de slogan en het copyright. In elk geval dient rekening gehouden te worden met het corporate design van de DZT. Contract met het reklamebureau: Looptijd van de overeenkomst: 12 maanden met een optie tot verlenging (maximale looptijd van de overeenkomst t/m ) De opdrachtnemer heeft recht op de afname van de minimale af te nemen tijdens de geplande looptijd van de overeenkomst. Daarbuiten heeft de opdrachtnemer niet het recht op afname van extra hoeveelheden. De geschatte af te nemen, incl. de minimale af te nemen, weerspiegelt de behoefte en de te verwachten af te nemen uit de overeenkomst. Het is echter voor de opdrachtgever niet mogelijk om uitspraken te doen over het uitgaande aantal stuks dat boven de minimaal af te nemen uitgaat. Behalve de geschatte behoefte kunt u voor de afdekking van niet in detail te plannen behoeften maximale hoeveelheden in dit contract vinden. De opdrachtnemer verklaart Seite 13 von 35

14 dat hij/zij bereid is om dit totale aantal stuks tegen de aangeboden voorwaarden te leveren, als de opdrachtgever dit vraagt. Ad-hocwerkzaamheden - beschrijving van de werkzaamheden In de volgende tabel zijn de meest voorkomende ad-hocwerkzaamheden weergegeven. Voor deze taken moeten vaste prijzen worden afgesproken. Vul a.u.b. absoluut bindende prijsopgaven (in euro s/netto) in de tabel in. Werkzaamheid Beschrijving Schaal Geschatte omvang Aanpassen van advertenties Aanpassen van onlinebanners Rollups, posters en andere reclamedragers Aanpassen van formats Maken en klaarzetten van kopij Aanpassen van formats Maken en klaarzetten van onlinekopij Aanpassen van formats Maken en klaarzetten van kopij Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale tot tot tot Vaste prijs in euro's (excl. btw) per werkzaamheid Seite 14 von 35

15 Aanpassen van foto's Tekstaanpassin gen Bijv. voor Facebookheaders en microsites Taalaanpassing en van slogans in alle basisreclameuitingen Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale tot tot Seite 15 von 35

16 Creatieve werkzaamheden beschrijving van de werkzaamheden Verder moeten beeld en daarbij behorende slogans voor marktspecifieke campagnes worden ontwikkeld en aangepast aan de voorschriften van het betreffende medium. Voorbeeld: maken van een concept voor een themabeeld bij de wintersportcampagne (advertentie in DINA4 en bijpassende onlinebanner) Vul a.u.b. absoluut bindende prijsopgaven (in euro s/netto) in de tabel in. Werkzaamheden Schaal Omvang Concept (research) en vormgeving, incl. het final artwork van advertentie, per beeld Concept en vormgeving onlinebanner, per beeld Concept en vormgeving poster en rollup, per beeld Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale tot 1 Vaste prijs per stuk in euro s (op uurbasis; opgave honorarium per uur) 2-10 tot 11 tot tot 11 tot tot 11 Seite 16 von 35

17 Vormgeven van markt specifieke reclamemiddelen, zoals titelpagina s van brochures en uitnodigingskaarten Minimaal af te nemen Geschatte af te nemen Optionele maximale tot tot 11 De omvang van de hierboven genoemde werkzaamheden is afhankelijk van de marketingstrategie en het beschikbare marketingbudget en kan daarom zeer uiteenlopend zijn. Bij de vormgeving van beeld moet met de volgende aspecten rekening worden gehouden: - afbeeldingen moeten op een groot vlak worden aangebracht (geen collages, geen losstaande objecten) - moderne en aantrekkelijke beeldtaal (zie corporate design) - de elementen logo, URL, QR-code, logo van het Duitse Ministerie van Economische Zaken en Energie zijn verplicht - teksten zijn toeristisch en 'kort en krachtig', aangepast aan de Nederlandse markt Ons actuele cd-handboek kunt u bij ons aanvragen. Voorbeelden van titelpagina s van actuele brochures en advertentiebeeld vindt u op onze website of kunt u bij ons opvragen. Als u andere gegevens of informatie nodig heeft, kunt u contact opnemen met Christin Müller of Manuela Hagener. Seite 17 von 35

18 Lot 2 Aanpassen van de thematische mediabijlage en ontwikkeling van marktspecifieke bijlagen A. Aanpassen van de bestaande brochure voor actieve vakanties (verkleind A4-formaat, 21 x 26 cm) in twee afzonderlijke thematische mediabijlagen, één keer over het thema fietsen en één keer over het thema wandelen. Omzetting vindt plaats op basis van de bestaande layout van de bijlage voor actieve vakanties ten behoeve van nieuwe resp. bestaande deelnemende partners, incl. kleine aanvullende features binnen het concept. Projectachtergrond Voortzetting van de succesvol uitgezette crossmediale campagne over het basisthema actieve vakantie met de twee belangrijkste thema s 'Fietsen' en 'Wandelen'. Aanpassen van de bestaande brochure voor actieve vakanties (verkleind A4-formaat, 21 x 26 cm) in twee afzonderlijke thematische mediabijlagen, één keer over het thema 'Fietsen' en één keer over het thema 'Wandelen'. Er moet worden uitgegaan van de bestaande layout van de bijlage voor actieve vakanties van het vorige jaar; hieraan mag niet veel worden veranderd, er wordt echter rekening gehouden met kleine aanvullende features. Als de inhoud van de mediabijlagen klaar is, komt deze in zijn geheel op twee thematische websites die in het kader van de campagne live gaan. Taken Taken van het bureau dat de opdrachten krijgt: Aanpassen van de bestaande brochure voor actieve vakanties (verkleind A4- formaat, 21 x 26 cm) aan de themaspecifieke bijdragen van de nieuwe/bestaande partners. Dit gebeurt in twee mediabijlagen die thematisch zijn ingedeeld. Er moet uitgegaan worden van de bestaande basislayout; deze mag nauwelijks gewijzigd worden. Per bijlage dient rekening gehouden te worden met ca. 12 deelnemende partners. Nieuwe vormgeving van de themaspecifieke titels, een beeld voor het thema 'Wandelen' en een beeld voor het thema 'Fietsen' In elke bijlage een nieuw geschreven themaspecifieke introductie met een nieuwe foto Integratie van 2 nieuw geschreven pagina s met een interview met het Duitse 'Wanderverband' in de wandelbijlage Seite 18 von 35

19 Integratie van 2 nieuw geschreven pagina s met een interview met de ADFC in de fietsbijlage In elke bijlage 2 themaspecifieke productpagina s (Duitslandkaart met markeringen bij de regio s van deelnemende partners). Nieuwe vormgeving van het achtergrondbeeld op de pagina waarop het logo staat. Sommige partnerbijdragen worden 1:1 uit de laatste brochure overgenomen, andere worden nieuw aangeleverd. Deelname van partners, aantal pagina s van de bijlagen Er wordt verwacht dat er 12 partners per bijlage meedoen. Een bijlage zal naar verwachting bestaan uit 16 pagina s + 4 omslagpagina s. Hierbij zijn het voorwoord, de thematische productinformatie en de themaspecifieke interviews inbegrepen. Als er meer partners aan de campagne deelnemen, stijgt het aantal pagina s met partnerbijdragen in de bijlage. Richtlijnen De actuele brochure voor actieve vakanties kunt u als e-brochure op onze website zien: hren_210x260_nl_fruehjahrsommer_rz_einzelseiten_ohnebeschnitt.pdf De bestanden van de laatste bijlage voor actieve vakanties worden voor bewerking ter beschikking gesteld aan het communicatiebureau. De beide themaspecifieke pagina s staan nog tot eind oktober (einde van de campagne) online en kunt u via de volgende links bekijken: Fietsen /radfahren_8.html Wandelen /wandern_9.html Seite 19 von 35

20 In de offerte dienen volgende werkzaamheden te worden opgenomen: Werkzaamheid Beschrijving Vaste prijs in euro s Vormgeven van de titelpagina voor het thema 'Wandelen' Beeld voor het thema 'Wandelen' in het juiste format zoeken. Tekst voor de titelpagina wordt aangeleverd. Vormgeven van de titelpagina voor het thema 'Fietsen' Beeld voor het thema 'Fietsen' in het juiste format zoeken. Tekst voor de titelpagina wordt aangeleverd. DZT-pagina s, incl. afbeeldingen, opnieuw vormgeven Afbeeldingen in het juiste format zoeken. Teksten worden aangeleverd. Vormgeven van de partnerbijdragen, incl. opgave van inbegrepen correctierondes Teksten & afbeeldingen worden aangeleverd. Aanpassen van bestaande partnerbijdragen, incl. opgave van inbegrepen correctierondes Teksten & afbeeldingen staan al in de bestaande layout en kunnen 1:1 worden overgenomen. Integratie van geleverde advertenties (ca. 2 drukproeven). Mogelijke integratie van advertenties van partners in de bijlagen Opmaak van de bestanden voor de integratie in de landingpages voor actieve vakanties en evt. De geproduceerde inhoud van de mediabijlagen komt in zijn totaal op twee themaspecifieke Seite 20 von 35

21 opstellen van richtlijnen voor wijzigingen voor de landing pages websites die voor de campagne live gaan. Maken van twee themaspecifieke buttons voor de Nederlandse startpagina De buttons zullen centraal op de startpagina worden geplaatst. Totale prijs (EUR/netto) Eventueel extra werk door meer pagina s Opgave van het uurtarief voor eventueel extra werk door meer pagina s In de offerte dienen ook het maken van bestanden voor de drukker, incl. de drukproef, en het gereedmaken van web-pdf s voor e-brochures te worden opgenomen. Vul a.u.b. absoluut bindende prijsopgaven (in euro s/netto) in de tabel in onder vermelding van het in totaal benodigde aantal uren en de daarmee gegarandeerde totale prijs per werkzaamheid. Timing (grof) Layout van de brochure: november-december 2014 Druk vanaf: januari-februari 2015 Verschijningsdatum februari-maart 2015 Seite 21 von 35

22 B. Ontwikkeling van een marktspecifieke bijlage over het jaarthema voor 2015 'Tradities & gebruiken'. Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van het centrale DZTcampagnedesign en moeten bijdrages van deelnemende partners worden geïntegreerd. Achtergrond van het project De DZT ontwikkelt momenteel een nieuwe campagne voor het jaar 2015 met het thema 'Tradities & gebruiken'. Dit thema voor het jaar 2015 wordt wereldwijd op dezelfde manier als imagecampagne gecommuniceerd. De nadruk ligt hierbij op levendige tradities en op de huidige verankering in de maatschappij. Er zullen voor alle landen internationale activiteiten vanuit het hoofdkantoor zijn en daarnaast aanvullende marktspecifieke acties. In het kader van de jaarcampagne verschijnen er een Engelstalige brochure en een campagnemicrosite in de eigen 'Look and Feel' van de Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT). Deze dienen te worden meegenomen bij de ontwikkeling van de bijlage. De bijlage wordt door partners medegefinancierd door het boeken van een hele of halve pagina. Inhoud en beeldmateriaal worden aangeleverd. Taken Taken van het bureau dat de opdracht krijgt: Aanpassen voor de Nederlandse markt van de bestaande brochure over tradities & gebruiken in A4-formaat Er dient gebruik te worden gemaakt van de bestaande basislayout. Er wordt gerekend op ca. 22 deelnemende partners. Eventueel opnieuw vormgeven van de titelpagina met betrekking tot het thema 'Tradities & gebruiken' Een themaspecifieke intro met foto s opnieuw bewerken Eventuele ontwikkeling van themaspecifieke pagina s Seite 22 von 35

23 Deelname van partners, aantal pagina s bijlage Voor de marktspecifieke bijlage over het jaarthema 'Tradities en gebruiken' die volgens het campagnedesign van het hoofdkantoor van de DZT wordt gemaakt, worden ca. 22 partners verwacht. Deze partners kunnen kiezen tussen een hele of een halve pagina. De bijlage zal naar verwachting bestaan uit 20 pagina s + 4 omslagpagina s. Hierbij zijn het voorwoord en de thematische productinformatie inbegrepen. Als er meer partners aan de campagne deelnemen, stijgt het aantal pagina s met partnerbijdragen in de bijlage. Richtlijnen De centrale Engelstalige brochure over tradities & gebruiken verschijnt in oktober/november en kan dan als e-brochure worden ingezien. De bestanden van de laatste brochure over actieve vakanties worden het communicatiebureau na de gunning ter beschikking gesteld om te bewerken. Offerte voor de aanbesteding In de offerte moeten de volgende werkzaamheden worden opgenomen: Werkzaamheid Beschrijving Vaste prijs in euro s (netto, zonder btw) Vormgeven van de titelpagina Beeld voor het thema 'Tradities & gebruiken' in het juiste format zoeken. Tekst voor de titelpagina wordt aangeleverd. Nieuwe vormgeving van eigen pagina s van de DZT, incl. vormgeving van de afbeeldingen Afbeeldingen in het juiste format zoeken. Teksten worden aangeleverd. Seite 23 von 35

24 Aanpassen van de DZT-pagina s Afbeeldingen in het juiste format kunnen worden overgenomen. Teksten worden aangeleverd. Opbouw en vormgeven van partnerbijdragen, incl. opgave van inbegrepen correctierondes Teksten worden aangeleverd. Afbeeldingen worden evt. aangeleverd of moeten in het juiste format worden gezocht. Aanpassen van bestaande partnerbijdragen, incl. opgave van inbegrepen correctierondes Teksten & afbeeldingen zijn al beschikbaar en kunnen 1:1 worden overgenomen. Integratie van geleverde advertenties (ca. 2 drukproeven). Mogelijke integratie van advertenties van partners in de bijlagen Totale prijs (EUR/netto) Eventueel extra werk door meer pagina s Opgave uurtarief voor evt. extra werk door meer pagina s In de offerte dienen ook het maken van bestanden voor de drukker, incl. de drukproef, en het gereedmaken van web-pdf s voor e-brochures te worden opgenomen. Vul a.u.b. absoluut bindende prijsopgaven (in euro s/netto) in de tabel in onder vermelding van het in totaal benodigde aantal uren en de daarmee gegarandeerde totale prijs per werkzaamheid. Timing (grof) Layout van de brochure: mei - juni 2015 Druk vanaf: juli 2015 Verschijningsdatum: augustus/september 2015 Seite 24 von 35

25 3. Gebruiksrechten De DZT verkrijgt van het geselecteerde bureau onbeperkte internationale gebruiksrechten en de rechten voor het verder versturen van de layout. Bij de gunning van de opdracht worden de algemene contractvoorwaarden voor het uitvoeren van werkzaamheden (VOL/B) onderdeel van het contract. Alle offertes moeten juridisch bindend ondertekend zijn; de genoemde voorwaarden zijn t/m de einddatum van het project bindend. 4. Toeslagscriteria Lot 1 en Lot 2 a en b Lot 1: Prijs van de offerte 60% Aanpassing van advertenties (geschatte af te nemen ) 8 % Aanpassing van onlinebanners (geschatte af te nemen ) Rollups, posters en andere reclame-uitingen (geschatte af te nemen ) 8 % 5 % Aanpassing van foto s (geschatte af te nemen ) 4 % Tekstaanpassingen (geschatte af te nemen ) 3 % Concept en nieuw ontwerp, incl. final artwork van advertenties per beeld (geschatte af te nemen ) Concept en nieuw ontwerp van onlinebanners per beeld (geschatte af te nemen ) Concept en nieuw ontwerp van posters en rollups per beeld (geschatte af te nemen ) Opzetten van marktspecifieke reclame-uitingen, zoals titelpagina s van brochures, inleidingen (geschatte af te nemen ) 8 % 8 % 8 % 8 % Seite 25 von 35

26 In te dienen werkportfolio 40% Opdracht: Er worden drie Duitse titelpagina s met het thema 'Kamperen' ter beschikking gesteld. Uw taak is het om De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen (het 4 % hoofdkantoor bepaalt doorgaans de titel) De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen en naar 4 % eigen idee aan te passen, voor zover dit naar uw mening mogelijk is Benoemen van de naar uw mening meest geschikte titel en het meest 4 % geschikte beeld voor de doelgroep Een eigen beeld en eigen titel voor de Nederlandse markt te creëren 12 % Het nieuwe beeld en de nieuwe titel in een DINA4-advertentie van de 8 % DZT, incl. bodycopy om te zetten Creëren van een onlinebanner op basis van een advertentieconcept 8 % Lot 2: Prijs van de offerte 60% A Aanpassing van de bestaande brochure voor actieve vakanties, totale 25 % prijs Uurtarief voor eventueel extra werk ten gevolge van extra pagina s 5 % B Ontwikkeling van een marktspecifieke bijlage, totale prijs 25 % Uurtarief voor eventueel extra werk ten gevolge van extra pagina 5 % Seite 26 von 35

27 In te dienen werkportfolio 40% Opdracht: Er worden drie Duitse titelpagina s met het thema 'Kamperen' ter beschikking gesteld. Uw taak is het om De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen (het 4 % hoofdkantoor bepaalt doorgaans de titel) De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen en naar 4 % eigen idee aan te passen, voor zover dit naar uw mening mogelijk is Benoemen van de naar uw mening meest geschikte titel en het meest 4 % geschikte beeld voor de doelgroep Een eigen beeld en eigen titel voor de Nederlandse markt te creëren 12 % Het nieuwe beeld en de nieuwe titel in een DINA4-advertentie van de 8 % DZT, incl. bodycopy om te zetten Creëren van een onlinebanner op basis van een advertentieconcept 8 % Het in te dienen werkportfolio hoeft bij deelname aan lot 1 en lot 2 alleen een keer ingediend te worden. U dient het corporate design van de DZT bij al het ingediende werk aan te houden. Seite 27 von 35

28 5. Termijn indienen offerte/gunnings- en contractsluitingstermijn Wij verzoeken u de offerte in tweevoud in dubbel gesloten enveloppen in te dienen bij: Duits Verkeersbureau Christin Müller/Manuela Hagener Haaksbergweg 51, 1101 BR Amsterdam uiterlijk Onderwerp: Aanbesteding reclamebureau Duits Verkeersbureau 2014/2015 Offertes die na het hierboven genoemde tijdstip binnenkomen, kunnen bij het verlenen van de gunning helaas niet meer in de procedure worden meegenomen. Gunnings- en contractsluitingstermijn: Seite 28 von 35

29 Contract met reclamebureau: De DZT heeft als marketingorganisatie voor het vakantieland Duitsland de doelstelling het positieve imago van vakantieland Duitsland te versterken en tegelijkertijd het toerisme in en naar Duitsland te vergroten. Daarom is de DZT wereldwijd aanwezig in de belangrijkste buitenlandse markten, met dertig kantoren die verdeeld zijn over zes regionale managementorganisaties. In Duitsland bundelt het Duits Verkeersbureau de supraregionale marketingactiviteiten. In de basis analyseert en monitort de DZT de markt, bundelt zij supraregionaal thematische vakantieproducten en geeft hieraan via uitgebreide marketingactiviteiten bekendheid. De DZT geeft het reclamebureau de opdracht voor de werkzaamheden zoals genoemd onder Beschrijving van de werkzaamheden. Het reclamebureau accepteert de opdracht en zegt nauwe samenwerking met de DZT toe. 1. Samenwerking 1.1. De partijen werken samen op vertrouwensbasis en lichten elkaar onmiddellijk in bij afwijkingen van de afgesproken handelwijze of bij twijfel over de juistheid van de handelwijze van de ander Het reclamebureau meldt het onmiddellijk aan de DZT, wanneer het ziet dat opgaves en verzoeken foutief, onvolledig, onduidelijk of niet uitvoerbaar zijn. Ook de vermeende gevolgen hiervan worden door het reclamebureau onmiddellijk aan de DZT gemeld De contractpartijen melden elkaar wie de aanspreekpartner en zijn/haar plaatsvervanger zijn. Deze leiden de uitvoering van de contractuele betrekkingen voor hun contractpartij op verantwoordelijke en deskundige wijze Veranderingen in de genoemde personen moeten de partijen elkaar telkens onmiddellijk mededelen. Tot het tijdstip waarop een dergelijke mededeling is gedaan, gelden de hiervoor benoemde aanspreekpartners en/of hun plaatsvervangers als berechtigd om in het kader van de contractbedingingen verklaringen af te leggen en aan te nemen De aanspreekpartners houden elkaar regelmatig op de hoogte over voortgang en hindernissen bij het doorvoeren van de contractbepalingen. Zo kan eventueel sturend worden ingegrepen bij de uitvoering van het contract. Tenzij anders overeengekomen is, vindt werkoverleg plaats in het kantoor van de DZT Amsterdam. De bijeenkomsten worden in onderling overleg en met regelmatige tussenpozen vastgelegd. Seite 29 von 35

30 2. Verrichtingen van het reclamebureau 2.1. Het reclamebureau is verantwoordelijk voor de onder Beschrijving van de werkzaamheden genoemde werkzaamheden Alle producties en andere materialen worden in een gangbaar, onmiddellijk bruikbaar, digitaal formaat ter beschikking gesteld Voor een werkoverleg stelt het reclamebureau een gespreksprotocol op, dat ze de DZT binnen een afgesproken tijdsbestek ter controle en vrijgave doet toekomen. De vrijgave van het protocol door de DZT gebeurt eveneens binnen een afgesproken tijdsbestek In geval van gegevensverlies worden alle benodigde gegevens opnieuw overgedragen, zonder extra kosten. 3. Taken en plichten 3.1. De DZT ondersteunt het reclamebureau bij de vervulling van de in het contract overeengekomen verplichtingen. Dit betekent met name dat de DZT het reclamebureau van informatie moet voorzien die voor de uitvoering van de aangenomen taken nodig is De DZT moet de geleverde prestaties binnen een redelijke tijdspanne controleren en goedkeuren Beide partners zijn in het kader van de contractafwikkeling verplicht meerdere keren per werkdag hun te controleren en binnen een redelijke tijdspanne te reageren op vragen en dergelijke. 4. Privacywaarborg Gegevens van de DZT, die in het kader van de contractafhandeling met het reclamebureau gedeeld zijn, moeten met de zorgvuldigheid van een goed koopman worden behandeld. Met het overhandigen van de gegevens worden uitsluitend de rechten overgedragen die voor de contractvervulling noodzakelijk zijn. Dit geldt in het bijzonder ook bij de overdracht van gegevens die benodigd zijn voor externe dienstverleners en voor de overige uitvoering van de opdracht. Seite 30 von 35

31 5. Deelname van derden Indien in het kader van de contractvervulling derde partijen een belangrijk deel van de werkzaamheden voor het reclamebureau zullen verrichten, moet hiervoor uitdrukkelijke toestemming van de DZT worden verkregen. 6. Deadlines 6.1. De contractpartijen leggen deadlines indien mogelijk schriftelijk vast. Indien deadlines bindend zijn, moeten deze steeds schriftelijk vastgelegd worden en als bindend gekenmerkt worden. Dit betekent dat het missen ervan door een van de contractpartijen volgens het Duits Burgerlijk Wetboek 286 lid 2 nummer 1 en 2 als verzuim zonder ingebrekestelling geldt Voor het niet nakomen van een overeenkomst op grond van overmacht (bijvoorbeeld noodweer, algemene storingen in het telecommunicatienetwerk, etc.) en omstandigheden waarvoor de DZT verantwoordelijk is (bijvoorbeeld het niet tijdig verlenen van medewerking, vertraging door derde partijen, etc.) hoeft het reclamebureau geen verantwoording te nemen. De partners stellen elkaar onmiddellijk op de hoogte in het geval van vertraging door overmacht. 7. Veranderingen van werkzaamheden 7.1. In geval de DZT de contractueel vastgelegde omvang van de door het reclamebureau te leveren werkzaamheden wil veranderen, dan moet deze gewenste verandering schriftelijk worden overgebracht Na controle van de gewenste verandering zet het reclamebureau uiteen wat deze verandering betekent voor de betreffende overeenkomst. Deze uiteenzetting bevat of een gedetailleerd voorstel voor de uitvoering van de gewenste verandering of verklaart waarom deze verandering niet uitvoerbaar is De contractpartijen hebben onmiddellijk contact over de inhoud van een voorstel ter uitvoering van de gewenste verandering. Als tijdens dit contact overeenstemming bereikt wordt, wordt de gewijzigde passage van het contract als supplement aan het contract toegevoegd Wanneer er geen overeenstemming bereikt kan worden, worden de oorspronkelijk afgesproken werkzaamheden aangehouden De door de veranderingen getroffen deadlines worden met wederzijdse goedkeuring opnieuw vastgesteld. Hierbij worden meegenomen de termijn voor de controle, de Seite 31 von 35

32 termijn van het overleg over de gewenste verandering en eventueel de termijn van de uit te voeren veranderingen. 8. Vergoeding en betaling 8.1. Het reclamebureau ontvangt voor haar werkzaamheden een vergoeding volgens de Beschrijving van de werkzaamheden. Alle betalingen vinden plaats nadat de werkzaamheden verricht zijn en binnen 14 kalenderdagen, na overhandiging van een controleerbare rekening. Mochten veranderingen in de werkzaamheden nodig zijn op grond van projectgebonden, zakelijke redenen, dan kan het reclamebureau alleen aanspraak maken op vergoeding van de tot op dat moment geleverde werkzaamheden Onkosten, zoals reis- en overnachtingskosten en in het kader van de binnen het project vallende extra vergoedingen voor derden, zijn reeds betaald in de hierboven genoemde vergoedingen Alle in het contract opgenomen vergoedingen zijn exclusief de wettelijk vastgestelde omzetbelasting. 9. Rechten 9.1. Het reclamebureau draagt tijdig, onherroepelijk en voor onbepaalde tijd over aan de DZT alle overdraagbare auteursrechtelijke en andersoortige bevoegdheden voor de wereldwijde publicatie, reproductie en het gebruik op elke mogelijke manier van de onder dit contract uitgevoerde werkzaamheden. Dit is met inbegrip van alle denkbare rechten op ontwerpen en voor exclusief gebruik. Het betreft in het bijzonder, maar niet uitsluitend, het gebruik zoals opgesteld onder Beschrijving van de werkzaamheden. Ook het geven van de rechten aan derden en veranderingen aan de producties mag plaatsvinden zonder toestemming van de auteur. Uitgesloten van deze overdrachtsplicht zijn de rechten van het reclamebureau op het eigen planningsprocedé, de softwareprogramma s en de media-inkoopmethoden die de ondernemingsspecifieke knowhow van het bureau bepalen. Op grond van de taakstelling is het noemen van de auteur in samenhang met de producties niet mogelijk Het reclamebureau zorgt dat het geheel van werkzaamheden, dat de DZT in het kader van dit contract ontvangt, niet met auteursrechten, eigendomsrechten en andere rechten van derden belast is. De DZT moet tijdig op de hoogte gesteld worden, indien in bijzondere gevallen deze vrijstelling van rechten niet mogelijk is, vóór de uitvoering van de betreffende projecten en maatregelen. Seite 32 von 35

33 De DZT controleert de gebruiksrechten van het materiaal dat door de DZT zelf en/of door haar partners ter beschikking wordt gesteld. Het reclamebureau wijst hierbij op aanwijsbare tekortkomingen 9.3. De bovenstaande overdracht of vrijstelling van rechten is met de betaling van de respectievelijke vergoeding vereffend Alleen de DZT heeft het recht de onder dit contract gemaakte producties of delen hiervan als merknaam nationaal of internationaal te laten beschermen. Het reclamebureau ondersteunt de DZT bij de aanmelding van de merknaam en zorgt ervoor dat hierbij geen afbreuk wordt gedaan aan rechten van derden. 10. Aansprakelijkheid De vrijgave van het voorstel stelt het reclamebureau niet vrij van aansprakelijkheid tegenover derden of de DZT In het geval dat maatregelen in strijd zijn met voorschriften binnen het concurrentierecht, het auteursrecht, speciale reclamewetgeving en de telecomwet, moet het reclamebureau zijn bezwaren schriftelijk kenbaar maken. 11. Geheimhouding De door de andere contractpartij overgedragen bewijsstukken, gedeelde kennis en ervaringen mogen uitsluitend voor het doel van dit contract worden gebruikt en niet toegankelijk worden gemaakt voor derden. Uitzondering hierop is wanneer het voor hun doel toegankelijk gemaakt moet worden voor derden of wanneer het reeds bekend is bij derden. Bij de uitvoering van het contract betrokken personen zoals freelancers, onderuitvoerders, etc. worden niet beschouwd als derden Bovendien beloven de contractpartijen geheimhouding over de inhoud van dit contract en over de bij de uitvoering hiervan verworven kennis Het reclamebureau verplicht zich bedrijfsgeheimen van de DZT, bekend geworden door de samenwerking met de DZT, geheim te houden. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor de volledige duur van dit contract. Het reclamebureau zorgt dat een gelijksoortige geheimhoudingsplicht in acht genomen wordt door zijn medewerkers en andere betrokkenen Als een van de contractpartijen dit verlangt, moeten de door deze partij overgedragen documenten worden geretourneerd nadat het contract is beëindigd. Dit betreft onder Seite 33 von 35

34 meer strategiedocumenten, briefings, etc Persverklaringen, inlichtingen, etc., waarin de ene contractpartij de andere partij noemt, moeten vooraf worden goedgekeurd ook per Concurrentiebeding 13. Overige Het reclamebureau verplicht zich zonder voorgaande toestemming van de DZT geen werkzaamheden voor een ander Europees Verkeersbureau te verrichten. De toestemming mag niet onredelijk geweigerd worden De overdracht van vorderingen mag alleen met voorgaande schriftelijke toestemming van de andere contractpartij. De toestemming mag niet onrechtvaardig worden geweigerd Een retentierecht kan uitsluitend wegens tegenvorderingen uit de betreffende contractuele bedinging geldig gemaakt worden Het reclamebureau mag de DZT op zijn website of in andere media als referentie noemen. 14. Slotbepalingen Alle veranderingen en toelichtingen op contractuele overeenkomsten moeten als bewijsmateriaal schriftelijk worden vastgelegd. Opzeggingen moeten ook schriftelijk plaatsvinden. Meldingen die schriftelijk gedaan moeten worden, kunnen ook per plaatsvinden Wanneer afzonderlijke bepalingen in deze algemene voorwaarden helemaal of deels onwerkzaam zijn of worden, wordt de werkzaamheid van de overige bepalingen hierdoor niet beïnvloed. De partijen vervangen in dit geval de ongeldige bepaling door een werkzame bepaling, die zoveel mogelijk overeenstemt met het economische doel van de ongeldige bepaling. Hetzelfde geldt voor eventuele hiaten in de overeenkomst Algemene voorwaarden van het reclamebureau zijn geen onderdeel van het contract Voor zover dit contract geen afsluitende regeling bevat, geldt subsidiair VOL/B. Seite 34 von 35

35 15. Plaats van handeling, bevoegde rechtbank Plaats van handeling en bevoegde rechtbank is voor beide partijen Frankfurt am Main, voor zover het beroep ontvankelijk is. Seite 35 von 35