Basketbalvereniging De Dunckers Hilversum. Algemene Ledenvergadering - seizoen

Transcriptie

1 Basketbalvereniging De Dunckers Hilversum Algemene Ledenvergadering - seizoen Woensdag 18 mei 2016 Aanvang: uur Locatie: Regenboogkerk, Nassaulaan 22, Hilversum Agenda 1. Opening 2. Ingekomen stukken en mededelingen 3. Vaststelling van de agenda 4. Notulen van de vorige vergadering 5. Jaarverslag 6. Vrijwilligersbijdrage 7. Financiën 8. Verkiezing bestuursleden 9. Verkiezing leden kascommissie 10. Rondvraag T.a.v. verkiezing bestuursleden: Camillus op het Veld, voorzitter - moet opnieuw gekozen worden en is herkiesbaar Johan Hidding, penningmeester - stelt zich kandidaat Milko Buter, communicatie moet opnieuw gekozen worden en is herkiesbaar Martijn van Henten, secretaris moet opnieuw gekozen worden en is herkiesbaar

2 Jaarverslag de Dunckers Het afgelopen seizoen is er weer met veel plezier en inzet gebasketbald bij de Dunckers. Er waren 15 teams actief, waaronder 12 jeugdteams. Verheugend is dat er veel aanwas is in de jongste leeftijdsgroepen, met trainende welpen en twee XU12 teams, een verjonging die zich ook door gaat zetten naar de oudere teams. Zo is aan de vrouwenkant een sterk verjongd Dames 1 team geëindigd in de subtop van de 2 e klasse, is een jong MU16 team 2 e geworden in de 2 e klasse en heeft een relatief nog jonger MU14 team de vuurdoop ondergaan in de competitie: de eerste helft van de competitie kansloos, de tweede helft de eerste overwinningen gevierd. Het XU12-2 van trainers Dynthe en June zijn kampioen geworden in de Eemland-competitie, een mooi resultaat! De Heren 1 is een meer ervaren team, dat met slechts 1 keer trainen per week nog goed mee kon komen in de 2 e klasse. HU20 is in de eerste competitiehelft eerste geworden in de 2 e klasse en in de 2 e helft van de competitie hoog geëindigd in de oudere HU22 klasse. In dezelfde HU22 klasse speelde de HU18, die na een aantal jaren moeiteloos kampioen geworden te zijn toe waren aan een nieuwe uitdaging. Helaas zijn in de afgelopen seizoenen steeds de beste spelers uit dit team vertrokken om (veel) hoger te gaan spelen. Aan jongenskant is er ook potentieel genoeg, met nog een JU18 team, twee JU16 teams en twee JU14 teams. Ook zeer verheugend is dat we in jaren niet zo n goede en volledige trainers- en coachesstaf hebben gehad. We moeten echter ook erkennen dat zich donkere wolken samenpakken aan de horizon. Het gebrek aan vrijwilligers is al veel vaker gesignaleerd en in de afgelopen seizoenen is op vele manieren geprobeerd meer mensen te interesseren om zich in te zetten voor de Dunckers. Leden en ouders zijn persoonlijk benaderd, er zijn oproepen gedaan via de site, mail en Facebook en er is zelfs een heuse belactie gehouden waarbij alle leden en ouders gebeld zijn. Dit alles heeft weinig opgeleverd en het afgelopen seizoen is dan ook bijna het punt bereikt dat de vereniging niet meer kon functioneren. Een grote zoekactie naar E-scheidsrechters in het vorige en dit seizoen, inclusief een door het bestuur beschikbaar gestelde riante vergoeding, heeft helemaal niets opgeleverd. Gelukkig is de Ledenadministratie met veel kundigheid en enthousiasme overgenomen door Heleen Bentvelzen, maar het is helaas niet gelukt om een nieuwe Wedstrijdsecretaris te vinden. De post Evenementen is niet overgenomen, het ontbreekt aan een Scheidsrechterscoördinator en een Vrijwilligerscoördinator. Twee oud-bestuursleden hebben het seizoen nog weten te redden: door het inspringen van Suzanne Buter op Wedstrijdzaken was het gelukkig nog mogelijk om de competitie redelijk ongehavend vorm te geven. Mireille Van Limburg Stirum heeft Evenementen weer tijdelijk overgenomen waardoor de Koude Start en het Eindtoernooi nog net konden worden georganiseerd. Zonder deze inzet zou het verenigingsleven in één klap tot stilstand zijn gekomen. Dit blijft natuurlijk enorm zonde van al ons talent en al het enthousiasme dat spelers, coaches/trainers wekelijks tentoonspreiden. Het bestuur heeft dit seizoen aan de bel getrokken met een brandbrief aan leden en ouders om een ingelaste ALV aan te kondigen in februari om dit punt te bespreken. De opkomst was uiterst mager te noemen, al waren er onder de aanwezigen gelukkig mensen die zich spontaan aanboden om wat te doen voor de club. Vervolgens is het bestuur te rade gegaan bij andere verenigingen, heeft de voors en tegens tegen elkaar afgezet en is met een voorstel gekomen dat op de ALV toegelicht en besproken zal worden. In dit voorstel krijgt de inzet voor de club een verplicht karakter. Of we het samen voor elkaar krijgen om meer mensen zich in te laten zetten voor de club zal bepalend zijn of we nog wat jaren toe gaan voegen aan de 51-jarige geschiedenis van de Dunckers. Tot op de ALV op 18 mei! Camillus op het Veld voorzitter de Dunckers

3 Bestuur gaat taken verplicht stellen en vrijwilligersbijdrage invoeren Afgelopen februari is tijdens een extra Algemene Ledenvergadering (ALV) de zorgelijke situatie van de vereniging besproken. Na een veelbelovende nieuwe start enkele jaren geleden dreigt de ontwikkeling van de Dunckers namelijk tot stilstand te komen. Door een tekort aan vrijwilligers in de vereniging zullen evenementen als de Koude Start en het eindtoernooi wellicht geschrapt worden en kunnen teams volgend seizoen mogelijk niet hoger spelen. Zelfs wedstrijden en trainingen lijken in het gedrang te komen, laat staan dat onze mooie plannen voor de toekomst gerealiseerd kunnen worden op deze manier. Wij missen momenteel onder andere een wedstrijdsecretaris, een scheidsrechtercoördinator, mensen die de fondsenwerving gestalte wil geven, coördinatoren voor evenementen en een of meer E- scheidsrechters. Ook zijn er trainers/coaches nodig, zaalwachten en mensen die helpen evenementen helpen organiseren. Een volledige lijst van functies en vacatures is op de site te vinden. De ALV van februari heeft het bestuur opgedragen een voorstel te formuleren voor de reguliere ALV over twee weken op 18 mei. We hebben de afgelopen maanden met andere verenigingen gesproken, voors en tegens van scenario's tegen het licht gehouden en globaal doorgerekend wat de consequenties van verschillende modellen zouden kunnen zijn. Uiteindelijk willen we op de ALV voorstellen om met ingang van het nieuwe seizoen een 'vrijwilligersborg' in te voeren. Ieder lid betaalt bij het betalen van de contributie 50,- als borg en krijgt dit gedurende het seizoen terug na het vervullen van een vrijwilligerstaak (niet zijnde fluiten/tafelen) door het lid zelf of een familielid. Deze borg is dus geen contributieverhoging, maar is bedoeld om zo het vervullen van een vrijwilligerstaak te stimuleren. Bij de ALV van 18 mei a.s. zal meer achtergrondinformatie van het voorstel worden gegeven om zo een stap te kunnen zetten naar meer actieve vrijwilligers en daarmee weer een gezonde en goed functionerende vereniging.

4 Notulen Extra Algemene Ledenvergadering 17 februari 2016 Aanwezigen: Camillus op het Veld (voorzitter), Milko Buter, Lucas Mur, Fokko Bosker, Erik van den Berg, Heleen Bentvelzen, Dynthe Faes, Dennis Cowles, Marco Hesselink, Wilko Planje, Lijda Kamphuis, Wendy Segaar, Jan Zonjee, Jan Bos, Mireille van Limburg Stirum, Paul Römer, Afwezig met melding: Suzanne Buter, Leo-Geert van den Berg, Martijn van Henten, Jacques Haas, Quirien Aretz, Robbert Pangemanan Opening Camillus opent de vergadering en heet iedereen welkom op de extra ALV. Hij legt het probleem van het tekort aan kader uit terwijl we met de club juist op weg waren naar groei. Het doel van vanavond is om te brainstormen over mogelijke oplossingen en hier acties over af te spreken. Vaststelling agenda Er zijn eigenlijk maar 2 agendapunten: Het vaststellen van de notulen van de vorige vergadering. Brainstormen over oplossingen voor het kader probleem en acties afspreken richting de volgende ALV in mei. Notulen van de vorige vergadering De notulen van de ALV van 20 mei 2015 worden goedgekeurd. Tekort aan kader/vrijwilligers Camillus legt de ontwikkelingen uit van het afgelopen jaar Bestuur en TC zijn anders vormgegeven Goede en meer trainers en coaches Groei aan meidenkant Bescheiden groei in aantal leden Interesse in basketbal en de club, met als gevolg 80 mensen op de wachtlijst Bijna alle jeugdteams trainen 2 x per week met enthousiasme van trainers en leden Niet gelukt de afgelopen tijd E-scheidsrechters Vrijwilligers voor belangrijke taken (wedstrijdsecretaris, scheidsrechterfunctionaris, evenementencoördinator, vrijwilligerscoördinator) Zaken in kader van de ontwikkeling van de club: sponsoring, opleiding coaches, (extra) activiteiten (zoals toernooi met externe teams)

5 Gevolgen Stagneren groei qua niveau (geen 1e klasse en hoger), weglopen talenten Veel dubbele taken voor huidig kader, leidend tot minder enthousiasme, stoppen en burn-out Problemen worden verbloemd doordat bijvoorbeeld Suzanne, Fokko en het bestuur inspringen Kernactiviteiten van vereniging dreigen in gevaar te komen. Als Suzanne niet toch weer de rol van wedstrijdsecretaris had vervuld hadden we in de 2 e helft van het seizoen geen wedstrijden kunnen spelen. Zelfde geldt voor last-minute inspringen voor Koude Start en Eindtoernooi. Het is niet mogelijk om het beleidsplan verder uit te voeren en doelen te bereiken, we zijn druk bezig met brandjes blussen Brainstorm voor oplossingen Na het schetsen van de situatie zijn er door de leden verschillende dingen geopperd om het probleem aan te pakken. Hieronder staan deze ideeën beknopt weergegeven: Dubbelfunctie om het lichter te maken (+ te borgen) o Continuïteit, leuker, lichter Probeer taken kleiner te maken Als iemand verzaakt: hele team schorsen Dilemma: juist via positieve manier mensen bereiken (clubgevoel) of met boetes / straffen? Minder mensen die meer fluiten i.p.v. iedereen 2 a 3 keer per seizoen. Die worden dan zekerder i.p.v. iedereen onzeker Mensen individueel benaderen i.p.v. algemene mails Zaalwacht naar ouders, zodat huidige zaalwachters ontlast worden F-scheidsen met potentie benaderen voor E-scheids Oefenwedstrijden F-scheids met 4 x een kwart + feedback van Marco en Boudewijn Team dat hoger wil spelen levert/betaalt zelf de E-scheids Trainers/coaches meer inzetten voor spilfunctie werven / warm maken kader Meer mensen benaderen via trainers/coaches, bijvoorbeeld voor opfriscursus F-scheidsrechters E-scheidscursus verplicht stellen voor iedereen die minstens x jaar gefloten heeft o Daar zitten vast enthousiaste scheidsrechters tussen Per team trainers/coaches verplicht stellen Harder sanctioneren Wedstrijden annuleren als scheids/tafelaar niet op komt dagen Persoonlijk benaderen (bij vrijwilligerscampagne ook gedaan, echter weinig resultaat) Trainers/coaches die toernooi organiseren Betalen van bepaalde functies, zoals de wedstrijdsecretaris Bijtijds scheidsrechterscursussen aankondigen, zodat leden er rekening mee kunnen houden Wedstrijdplanning dusdanig dat seniorenteams altijd zaterdagavond spelen Duo trainers van huidige trainers + U18/20 leden Taken verplichten voor leden en ouders o Dilemma: 250 zaalwachten, maar nog steeds geen wedstrijdsecretaris Afspraken voor volgende ALV Camillus: behalve ideeën en meedenken is het vooral belangrijk dat we in actie komen. Onderstaande acties zijn afgesproken om uit te werken voor de volgende ALV in mei waar een aantal keuzes aan de leden kunnen worden voorgelegd: Het bestuur onderzoekt het verplicht stellen functies o Dilemma van lichte functies versus zware functies Jan Zonjee en Camillus onderzoeken het waarderen van functies en hier eventueel betaalde functies van maken

6 o Afspraak met Red Stars o Afspraak met andere clubs? Het bestuur onderzoekt het splitsen van bepaalde kerntaken Functieomschrijvingen concreet maken op 1 A4 met urenbesteding Trainers/coaches gebruiken voor benaderen / vragen ouders en leden Jan Bos: Trainers/coaches clinic nog dit seizoen, waarbij ook de rol van trainers en coaches op het gebied van werven vrijwilligers behandeld zal worden. Wilko wil graag meehelpen, bijvoorbeeld door de rol van wedstrijdsecretaris (voor de helft) op zich te nemen. Rondvraag en sluiting Marco spreekt zijn waardering uit voor de plannen van het bestuur en de inzet van de aanwezigen. Camillus sluit de vergadering om uur.