ROAZ Regio Brabant. Procedure OTO-stimuleringsgelden

Transcriptie

1 Procedure OTO-stimuleringsgelden ROAZ regio Brabant ROAZ Regio Brabant Procedure OTO-stimuleringsgelden Datum: 30 juni 2011 Stellers: TCB i.s.m. GHOR bureaus Versie: Versie 2.4 Status: Vastgesteld in ROAZ van 23 juni 2011 Samen beter voorbereid' ROAZ Brabant versie 2.4 1/

2 Procedure OTO-stimuleringsgelden ROAZ regio Brabant Inleiding Deze procedure OTO-stimuleringsgelden is opgesteld vanuit het perspectief van een (acute) zorginstelling en kent 3 typen aanvragen c.q. opties: 1. geplande aanvragen door een individuele zorginstelling in de vorm van een ingediend OTO-jaarplan = optie 1; 2. geplande aanvragen voor samenwerkingsprojecten tussen diverse (typen) zorginstellingen, gebaseerd op een integraal plan van aanpak = optie 2; 3. alle overige gevallen, zoals aanvullende aanvragen OTO-stimuleringsgelden gedurende het OTO-uitvoeringsjaar = optie 3. Per optie is een tekstuele toelichting van de te hanteren procedure toegevoegd. In schema 1 treft u een samenvattend overzicht aan, waarin het geheel van fasen, handelingen en termijnen t.a.v. het OTO-stimuleringsprogramma in samenhang is weergegeven. Leeswijzer 1. Stel als aanvrager vast welk type (geplande) aanvraag OTO-stimuleringsgelden voor uw situatie van toepassing is: optie 1, 2 of 3; 2. Lees de tekstuele toelichting bij de betreffende optie aandachtig door; 3. Bestudeer vervolgens schema 1 van boven naar beneden vanuit de betreffende kolom / optie. Voor een uitgebreidere toelichting per optie zie punt 2; Tot slot zijn een aantal bijlagen toegevoegd: - Bijlage A: aanvraagformulier OTO-stimuleringsgelden 2011; - Bijlage B: format voortgangsrapportage OTO in ROAZ-regio Brabant; - Bijlage C: overlegstructuren ter voorbereiding op rampen en crisis binnen ROAZ. ROAZ Brabant versie 2.4 2/

3 Procedure OTO-stimuleringsgelden ROAZ regio Brabant Handelingen procedure OTO-stimuleringsgelden Coördinerende bepalingen Stap Optie 1: OTO-jaarplan, aanvraag individuele zorginstelling Optie 2: Aanvraagformulier, samenwerkingsprojecten Wanneer Door wie Opmerkingen 1. Planvorming Opstellen meerjaren beleidsplan OTO danwel jaarlijkse kaderbrief Opstellen meerjaren beleidsplan OTO danwel jaarlijkse kaderbrief Apr - Juli TCB / ROAZ Gereed 5 maanden vóór start 4-jarig OTOverbeterprogramma. Opstellen & verzenden kaderbrief door MOGO Opstellen OTO-jaarplan Invullen aanvraagformulier OTO-stimuleringsaanvraag & bijbehorend plan van aanpak (PVA) Jan - Sept Aanvrager Gereed 3 maanden vóór start OTO-uitvoeringsjaar. Gebruik formats Opstellen OTO-jaarplan ROAZregio Brabant Sept - Okt TCB/ROAZ Gereed 2 maanden vóór start OTO-uitvoeringsjaar 2. Toetsing door GHOR regio s Inhoudelijke toets OTO- Inhoudelijke toets jaarplan 1 aanvraagformulier(en) en inhoudelijke toets PVA Jan Sept en doorlopend voor extra aanvragen (optie 3) OTOfunctionarissen GHOR bureaus & bureauhoofden GHOR Beide functionarissen geven door handtekening aan dat inhoud hun goedkeuring heeft 1 Er wordt getoetst op: inhoud & kwaliteit OTO-activiteiten, efficiency, samenwerking en afspraken zoals tussen individuele zorginstellingen en betreffende GHOR-regio zijn gemaakt. ROAZ Brabant versie 2.4 3/

4 Handelingen procedure OTO-stimuleringsgelden Coördinerende bepalingen Stap Optie 1: OTO-jaarplan, aanvraag individuele zorginstelling Optie 2: Aanvraagformulier, samenwerkingsprojecten Wanneer Door wie Opmerkingen 3. Goedkeuring 2 en reservering OTO-stim. gelden Beoordeling OTO-jaarplan Beoordeling aanvraagformulier / inhoudelijke beoordeling PVA Jan Okt en doorlopend voor extra aanvragen (optie 3) Projectleider OTO TCB / ROAZ Aanvraag wordt altijd in het POGO en (eventueel) MOGO behandeld. Bij positief advies tot besluit wordt begroting opgenomen in concept jaarplan OTO ROAZ-regio Vaststelling OTO-jaarplan / reservering OTOstimuleringsgelden in OTOjaarplan van de ROAZregio Vaststelling OTO-activiteit / reservering OTOstimuleringsgelden in OTOjaarplan van de ROAZ-regio Nov ROAZ In de ROAZ vergadering van november wordt het jaarplan OTO van de ROAZ-regio vastgesteld 3 4. Uitvoering (Voorbereiden) uitvoering: doorlopen inkoopproces OTO-activiteiten (Voorbereiden) uitvoering: doorlopen inkoopproces OTOactiviteiten Doorlopend Aanvrager Hanteer de factuureisen zoals vermeld in toelichting Zorginstelling betaalt factuur aan leverancier en factureert door aan TCB Aanvrager betaalt factuur aan leverancier en factureert door aan TCB Doorlopend Aanvrager Geleverde dienst moet overeenkomen met inhoud OTO-jaarplan/PVA 2 Na positieve toets GHOR-regio vindt binnen het POGO en (eventueel MOGO) goedkeuring plaats op basis van de toetsingskaders van het OTOconvenant en aanvullende beoordelingscriteria zoals vermeld in van het regionale jaarplan OTO Aansluitend volgt een schriftelijke bevestiging van het ROAZ / TCB via een zogenaamde toekenningsbrief OTO-stimuleringsgelden aan het bestuur van de betreffende zorginstelling met afschrift aan de aanvrager. ROAZ Brabant versie 2.4 4/

5 Handelingen procedure OTO-stimuleringsgelden Coördinerende bepalingen Stap Optie 1: OTO-jaarplan, aanvraag individuele zorginstelling Optie 2: Aanvraagformulier, samenwerkingsprojecten Wanneer Door wie Opmerkingen 4. Vervolg Uitvoering Beoordeling facturen van zorginstelling Beoordeling facturen aanvrager / samenwerkingsverband Doorlopend Projectleider OTO TCB / ROAZ Projectleider OTO TCB is namens ROAZ gemandateerd Uitkering OTOstimuleringsgelden Uitkering OTOstimuleringsgelden Doorlopend TCB/ROAZ Uitkering OTOstimuleringsgelden verloopt via mandaatregeling St. Elisabeth Ziekenhuis ROAZ Brabant versie 2.4 5/

6 Handelingen procedure OTO-stimuleringsgelden Coördinerende bepalingen Stap Optie 1: OTO-jaarplan aanvraag individuele zorginstelling Optie 2: Aanvraagformulier, samenwerkingsprojecten Wanneer Door wie Opmerkingen 5. Rapportage 1 e voortgangsrapportage 1 e voortgangsrapportage Mei Aanvrager Rapporteren aan projectleider OTO van TCB/ROAZ i.a.a. GHORregio. Hanteer format (zie bijlage B) 2 e voortgangsrapportage 2 e voortgangsrapportage Okt Aanvrager Rapporteren aan projectleider OTO van TCB/ROAZ i.a.a. GHORregio. Hanteer format (zie bijlage B) Verantwoording in jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Verantwoording in jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Dec - Mei Aanvrager Zie bepalingen in de relevante wetgeving: art. 33 Wvr & art 16 Wtzi Indien van toepassing: zie ook convenant met eigen GHOR-regio Eindverantwoording OTOstimuleringsgelden over het betreffende boekjaar Eindverantwoording OTOstimuleringsgelden over het betreffende boekjaar Jan - Feb Projectleider OTO TCB/ROAZ Zowel financieel als inhoudelijk Schema 1: overzicht van fasen, handelingen en coördinerende bepalingen per type aanvraag OTO-stimuleringsgelden ROAZ Brabant versie 2.4 6/

7 Procedure OTO-stimuleringsgelden ROAZ regio Brabant Toelichting procedure Optie 1: Jaarplan OTO: aanvraag van een individuele zorginstelling Stap 1: Planvorming Aanvrager neemt contact op met de OTO-functionaris binnen de GHOR-regio en bespreekt zijn/haar ideeën; Aanvrager stelt een OTO-jaarplan op (format wordt aangereikt) voor het daarop volgende OTO-uitvoeringsjaar en laat dit ondertekenen door de bestuurder c.q. gemandateerde afgevaardigde die in het ROAZ de zorginstelling vertegenwoordigd; Aanvrager verstuurt het OTO-jaarplan zowel digitaal (pdf) als per post aan de OTO-functionaris in de eigen GHOR-regio en een digitaal exemplaar aan de projectleider OTO van TCB/ROAZ; Een ingediend OTO-jaarplan levert voor de aanvrager geen rechten op. Stap 2: Toetsing door GHOR-regio De OTO-functionaris van uw GHOR-regio toetst uw ingediende jaarplan op inhoud & kwaliteit OTO-activiteiten, efficiency, samenwerking én de afspraken / convenanten zoals die tussen uw zorginstelling en de betreffende GHOR-regio zijn gemaakt; Binnen twee weken na het indienen van uw jaarplan bij uw GHOR-regio ontvangt aanvrager per mail (bij voorkeur ook telefonisch) een reactie van de OTOfunctionaris: het jaarplan is inhoudelijk positief ontvangen of er is een aanpassing vereist. Bij een akkoord (= positief advies) van de GHOR-regio wordt het jaarplan door de OTO-functionaris van de betreffende GHOR-regio doorgestuurd aan de projectleider OTO van TCB/ROAZ. Stap 3: Goedkeuring ROAZ en reservering OTO-stimuleringsgelden Ingediende jaarplannen worden altijd behandeld in het POGO (overleg tussen de OTO-functionarissen van de GHOR-regio s, vertegenwoordigers uit diverse kennisplatforms en de projectleider OTO van ROAZ/TCB: zie ook bijlage C) en eventueel in het MOGO (zie bijlage C); Het POGO en MOGO zijn vanuit het ROAZ bevoegd om, in de lijn van het Convenant inzake OTO van 16 oktober 2008 en het aanvullende beoordelingscriteria zoals vermeld in van het regionale jaarplan OTO 2011, een besluit over de inhoud van het jaarplan te nemen. Het doel hiervan is dat de aanvrager tijdig op de hoogte kan worden gesteld van de inhoudelijke beoordeling van het jaarplan. Binnen 2 weken nadat het jaarplan door TCB is ontvangen, krijgt de aanvrager per mail (en bij voorkeur telefonisch) een reactie van de projectleider OTO van TCB/ROAZ op het jaarplan: het jaarplan voldoet aan de toetsingskaders t.a.v. OTO-stimuleringsgelden c.q. een verzoek tot aanpassing van het jaarplan; Bij een positief advies tot besluit van het POGO/MOGO zal de projectleider OTO van TCB/ROAZ de begrote OTO-stimuleringsgelden opnemen in het concept jaarplan OTO ROAZ-regio Brabant (voor het daarop volgende OTOuitvoeringsjaar); Het concept jaarplan OTO ROAZ-regio Brabant wordt in het ROAZ van november ter goedkeuring voorgelegd c.q. behandeld; Na vaststelling van het jaarplan OTO ROAZ-regio Brabant volgt een bevestiging van het besluit op uw OTO-jaarplan via een toekenningsbrief OTOstimuleringsgelden van de projectleider OTO TCB/ROAZ aan het bestuur van de zorginstelling met afschrift aan de aanvrager. ROAZ Brabant versie 2.4 7/

8 Stap 4: Uitvoering Aanvrager / zorginstelling voert OTO-activiteiten uit conform OTO-jaarplan. Indien daarbij externe dienstverlening nodig is, doorloopt de zorginstelling een inkoopproces en gaat deze verplichtingen aan met externe leveranciers. Suggestie: gebruik inkoopvoorwaarden gezondheidszorg; Aanvrager / zorginstelling betaalt factuur zelf uit aan leverancier; Aanvrager / zorginstelling stuurt een aan de toekenningsbrief gerelateerde gespecificeerde (verzamel)factuur met betalingsbewijs aan onderstaand factuuradres, onder vermelding van kostenplaats nummer en omschrijving geleverde diensten; Factuuradres: St. Elisabeth Ziekenhuis / Crediteurenadministratie t.a.v. Traumacentrum Brabant / Postbus / 5000 LC Tilburg Bij correcte aanlevering beoordeelt de projectleider OTO van TCB/ROAZ de factuur. Indien de besteding conform het ingediende (aangepaste) jaarplan is verlopen, zullen de OTO-stimuleringsgelden worden uitbetaald. Dit proces duurt maximaal 30 dagen. Indien aanvrager van mening is dat tijdens het OTO-uitvoeringsjaar een aanpassing van het ingediende jaarplan nodig is c.q. het jaarplan niet meer actueel is, wordt contact opgenomen met de projectleider OTO van TCB/ROAZ. Eventuele afspraken t.a.v. een bijstelling van het jaarplan worden per mail vastgelegd. Een tussentijdse aanpassing van het jaarplan kan geen verhoging van toegekende OTO-stimuleringsgelden tot gevolg hebben, lees: het door het ROAZ aan zorginstelling toegekende OTO-stimuleringsbudget is taakstellend; De toegekende OTO-stimuleringsgelden dienen in het betreffende OTOuitvoeringsjaar te worden aangewend voor OTO-activiteiten; Facturen dienen uiterlijk 31 januari van het daaropvolgende kalenderjaar binnen te zijn op het factuuradres. Indien facturen op deze datum niet binnen zijn, zullen deze OTO-stimuleringsgelden niet worden uitgekeerd, waarmee zij op eigen rekening van de zorginstelling komen danwel indien de zorginstelling nog prioriteit aan de OTO-activiteiten toekent verwerkt worden in een (dan) aan te passen jaarplan. Het is dus van belang om een realistisch en uitvoerbaar jaarplan op te stellen. Rapportage De aanvrager / zorginstelling levert 2 maal per jaar (in mei en oktober) via het format uit bijlage B een korte voortgangsrapportage aan bij de projectleider OTO van TCB/ROAZ i.i.a. de OTO-functionaris van de eigen GHOR-regio; Doelstelling van deze tussentijdse rapportages is om tijdig bij te kunnen sturen c.q. flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen binnen het regionale OTOstimuleringsprogramma. Verder dienen de rapportages als input voor periodieke dashbordrapportages aan de eigen ROAZ-regio en rapportages aan het Landelijke OTO-platform; De aanvrager / zorginstelling legt jaarlijks verantwoording af aan het Ministerie van VWS en bestuur van de desbetreffende veiligheidsregio (art. 33 Wet Veiligheidsregio s) over de inzet en voorbereiding op rampen en crisis (ook OTO) via het jaardocument Maatschappelijke Verantwoording; TCB maakt op 1 februari een financiële eindrapportage OTO-stimuleringsgelden over het kalenderjaar op en sluit daarmee het betreffende (financiële) boekjaar OTO-stimuleringsgelden definitief af. Mutaties zijn daarna niet meer mogelijk! ROAZ Brabant versie 2.4 8/

9 Optie 2: Aanvraagformulier OTO-stimuleringsgelden: samenwerkingsprojecten Stap 1: Planvorming Aanvrager (= projectcoördinator namens participerende instellingen in het samenwerkingsproject) neemt contact op met de OTO-functionaris binnen de GHOR-regio( s) en bespreek zijn/haar ideeën; Aanvrager vult een aanvraagformulier in (zie format in bijlage A) - voor OTOactiviteiten in het daarop volgende OTO-uitvoeringsjaar - en laat dit door de participerende instellingen ondertekenen; Aanvrager verstuurt het aanvraagformulier met bijbehorend plan van aanpak zowel digitaal (pdf) als per post aan de OTO-functionaris in de eigen GHOR-regio en een digitaal exemplaar aan de projectleider OTO van TCB/ROAZ; Een ingediend aanvraagformulier OTO-stimuleringsgelden levert voor de aanvrager geen rechten op. Stap 2: Toetsing door GHOR-regio De OTO-functionaris van uw GHOR-regio toetst uw ingediende aanvraagformulier en bijbehorend plan van aanpak op: inhoud & kwaliteit OTO-activiteiten, efficiency, samenwerking én de afspraken / convenanten zoals die tussen zorginstellingen en de betreffende GHOR-regio zijn gemaakt Binnen twee weken na het indienen van het aanvraagformulier bij uw GHOR-regio ontvangt aanvrager per mail (bij voorkeur ook telefonisch) een reactie van de OTO-functionaris: het plan van aanpak is inhoudelijk positief ontvangen of er is een aanpassing vereist. Bij een akkoord (= positief advies) van de GHOR-regio wordt het aanvraagformulier en plan van aanpak door de OTO-functionaris van de betreffende GHOR-regio doorgestuurd aan de projectleider OTO van TCB/ROAZ. Stap 3: Goedkeuring ROAZ en reservering OTO-stimuleringsgelden Ingediende aanvraagformulieren worden altijd behandeld in het POGO (overleg tussen de OTO-functionarissen van de GHOR-regio s, vertegenwoordigers uit diverse kennisplatforms en de projectleider OTO van ROAZ/TCB: zie ook bijlage C) en eventueel in het MOGO (zie bijlage C); Het POGO en MOGO zijn vanuit het ROAZ bevoegd om, in de lijn van het Convenant inzake OTO van 16 oktober 2008 en het aanvullende beoordelingscriteria zoals vermeld in van het regionale jaarplan OTO 2011, een besluit over de inhoud van het aanvraagformulier c.q. plan van aanpak te nemen. Het doel hiervan is dat de aanvrager tijdig op de hoogte kan worden gesteld van de inhoudelijke beoordeling van het aanvraagformulier c.q. plan van aanpak; Binnen 2 weken nadat het aanvraagformulier door TCB is ontvangen, krijgt de aanvrager per mail (en bij voorkeur telefonisch) een reactie van de projectleider OTO van TCB/ROAZ op het aanvraagformulier: het plan van aanpak voldoet aan de toetsingskaders t.a.v. OTO-stimuleringsgelden c.q. een verzoek tot aanpassing van het aanvraagformulier/plan van aanpak; Bij een positief advies tot besluit van het POGO/MOGO zal de projectleider OTO van TCB/ROAZ de begrote OTO-stimuleringsgelden opnemen in het concept jaarplan OTO ROAZ-regio Brabant (voor het daarop volgende OTOuitvoeringsjaar); Het concept jaarplan OTO ROAZ-regio Brabant wordt in het ROAZ van november ter goedkeuring voorgelegd c.q. behandeld; Na vaststelling van het jaarplan OTO ROAZ-regio Brabant volgt een bevestiging van het besluit op het aanvraagformulier via een toekenningsbrief OTOstimuleringsgelden van de projectleider OTO TCB/ROAZ aan de aanvrager. ROAZ Brabant versie 2.4 9/

10 Stap 4: Uitvoering Aanvrager voert OTO-activiteiten uit conform het ingediende aanvraagformulier en bijbehorend plan van aanpak. Indien daarbij externe dienstverlening nodig is, doorloopt aanvrager een inkoopproces en gaat deze verplichtingen aan met externe leveranciers. Suggestie: gebruik inkoopvoorwaarden gezondheidszorg; Aanvrager betaalt factuur zelf uit aan leverancier (en verrekend dit met overige participerende instellingen); Aanvrager stuurt een aan de toekenningsbrief gerelateerde gespecificeerde (verzamel)factuur met betalingsbewijs aan onderstaand factuuradres, onder vermelding van kostenplaats nummer en omschrijving geleverde diensten; Factuuradres: St. Elisabeth Ziekenhuis / Crediteurenadministratie t.a.v. Traumacentrum Brabant / Postbus / 5000 LC Tilburg Bij correcte aanlevering beoordeelt de projectleider OTO van TCB/ROAZ de factuur. Indien de besteding conform het ingediende (aangepaste) plan van aanpak is verlopen, zullen de OTO-stimuleringsgelden worden uitbetaald. Dit proces duurt maximaal 30 dagen. Indien aanvrager van mening is dat tijdens het OTO-uitvoeringsjaar een aanpassing van het ingediende aanvraagformulier nodig is c.q. het plan van aanpak niet meer actueel is, wordt contact opgenomen met de projectleider OTO van TCB/ROAZ. Eventuele afspraken t.a.v. een bijstelling van aanvraagformulier c.q. plan van aanpak worden per mail vastgelegd. Een tussentijdse aanpassing kan geen verhoging van toegekende OTO-stimuleringsgelden tot gevolg hebben, lees: het door het ROAZ aan het samenwerkingsproject toegekende OTOstimuleringsbudget is taakstellend; De toegekende OTO-stimuleringsgelden dienen in het betreffende OTOuitvoeringsjaar te worden aangewend voor OTO-activiteiten; Facturen dienen uiterlijk 31 januari van het daaropvolgende kalenderjaar binnen te zijn op het factuuradres. Indien facturen op deze datum niet binnen zijn, zullen deze OTO-stimuleringsgelden niet worden uitgekeerd, waarmee zij op eigen rekening van participerende zorginstellingen komen danwel indien de zorginstellingen nog prioriteit aan de OTO-activiteiten toekennen - verwerkt worden in een (dan) aan te passen aanvraagformulier c.q. plan van aanpak. Het is dus van belang om een realistisch en uitvoerbaar plan van aanpak (eventueel met jaarschijven) op te stellen. Rapportage De aanvrager / projectcoördinator levert 2 maal per jaar (in mei en oktober) via het format uit bijlage B een korte voortgangsrapportage aan bij de projectleider OTO van TCB/ROAZ i.i.a. de OTO-functionaris van de eigen GHOR-regio; Doelstelling van deze tussentijdse rapportages is om tijdig bij te kunnen sturen c.q. flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen binnen het regionale OTOstimuleringsprogramma. Verder dienen de rapportages als input voor periodieke dashbordrapportages aan de eigen ROAZ-regio en rapportages aan het Landelijke OTO-platform; De aanvrager / zorginstelling legt jaarlijks verantwoording af aan het Ministerie van VWS en bestuur van de desbetreffende veiligheidsregio (art. 33 Wet Veiligheidsregio s) over de inzet en voorbereiding op rampen en crisis (ook OTO) via het jaardocument Maatschappelijke Verantwoording; TCB maakt op 1 februari een financiële eindrapportage OTO-stimuleringsgelden over het kalenderjaar op en sluit daarmee het betreffende (financiële) boekjaar OTO-stimuleringsgelden definitief af. Mutaties zijn daarna niet meer mogelijk! Noot: indien de aanvrager c.q. projectcoördinator van de beoogde OTO-activiteit werkzaam is bij een GHOR-bureau danwel het TCB zelf, dan zal het naasthogere niveau de inhoudelijke toets en goedkeuring overnemen. Het format aanvraagformulier OTOstimuleringsgelden uit bijlage B geeft inzage in het naasthogere niveau. ROAZ Brabant versie /

11 Optie 3: Alle overige situaties: aanvraagformulier OTO-stimuleringsgelden Stap 1: Planvorming Aanvrager (of projectcoördinator bij samenwerkingsprojecten) neemt contact op met de projectleider OTO van TCB/ROAZ en bespreekt zijn/haar ideeën; Aanvrager en projectleider OTO van TCB/ROAZ maken nadere afspraken over de te volgen procedure. Maatwerk en efficiency zijn hierbij de uitgangspunten; Aanvrager vult een aanvraagformulier in (zie format in bijlage A) met bijbehorend plan van aanpak c.q. motivatie; Aanvrager laat dit formulier ondertekenen door de bestuurder die in het ROAZ de zorginstelling vertegenwoordigd, danwel door de participerende instellingen bij een samenwerkingsproject; Aanvrager verstuurt het aanvraagformulier met plan van aanpak zowel digitaal (pdf) als per post aan de projectleider OTO van TCB/ROAZ en digitaal i.a.a. de OTO-functionaris van de eigen GHOR-regio; Een ingediend aanvraagformulier OTO-stimuleringsgelden levert voor de aanvrager geen rechten op. Stap 2: Toetsing door POGO Ingediende aanvraagformulieren en bijbehorende plannen van aanpak worden door de projectleider OTO van TCB/ROAZ ingebracht in het POGO (overleg tussen de OTO-functionarissen van de GHOR-regio en de projectleider OTO van ROAZ/TCB: zie bijlage C); Het POGO is namens het ROAZ bevoegd om, in de lijn van het Convenant inzake OTO van 16 oktober 2008 en het aanvullende toetsingskader, een besluit over de inhoud van het aanvraagformulier c.q. bijbehorende plan van aanpak te nemen. Het doel hiervan is dat de aanvrager tijdig op de hoogte kan worden gesteld van de inhoudelijke beoordeling van het aanvraagformulier c.q. plan van aanpak; Binnen 4 weken nadat het aanvraagformulier en bijbehorend plan van aanpak door TCB is ontvangen, krijgt de aanvrager per mail (en bij voorkeur telefonisch) een reactie van de projectleider OTO van TCB/ROAZ op de aanvraag: het plan van aanpak is inhoudelijk goed ontvangen, voldoet aan de toetsingskaders t.a.v. OTOstimuleringsgelden (het OTO-convenant en aanvullende beoordelingscriteria zoals vermeld in van het regionale jaarplan OTO 2011) én er is nog voldoende budget OTO-stimuleringsgelden, danwel een afwijzing c.q. verzoek tot aanpassing van het plan van aanpak Bij een akkoord (= positief advies) vanuit het POGO legt de projectleider OTO van TCB/ROAZ de aanvraag met bijbehorend plan van aanpak als advies tot besluit voor aan het MOGO (zie bijlage C). Stap 3: Goedkeuring ROAZ en reservering OTO-gelden Het MOGO is vanuit het ROAZ bevoegd om, in de lijn van het Convenant inzake OTO van 16 oktober 2008 en het aanvullende toetsingskader, een besluit te nemen over de betreffende aanvraag en (indien nog beschikbaar) resterende OTO-stimuleringsgelden hiervoor te reserveren; De aanvrager wordt per mail door de projectleider OTO van TCB/ROAZ op de hoogte gesteld van het besluit van het MOGO; Bij een positief besluit van het MOGO worden de begrote OTO-stimuleringsgelden door projectleider OTO van TCB/ROAZ opgenomen in de financiële boekhouding van het lopende OTO-uitvoeringsjaar; Het ROAZ wordt door de projectleider OTO van TCB/ROAZ geïnformeerd over besluiten van het MOGO t.a.v. extra aanvragen tijdens een van de 3 jaarlijkse ROAZ-bijeenkomsten. ROAZ Brabant versie /

12 Stap 4: Uitvoering Aanvrager voert OTO-activiteiten uit conform het ingediende aanvraagformulier en bijbehorend plan van aanpak. Indien daarbij externe dienstverlening nodig is, doorloopt aanvrager een inkoopproces en gaat deze verplichtingen aan met externe leveranciers. Suggestie: gebruik inkoopvoorwaarden gezondheidszorg; Aanvrager betaalt factuur zelf uit aan leverancier; Aanvrager stuurt een aan het aanvraagformulier gerelateerde gespecificeerde (verzamel)factuur met betalingsbewijs aan onderstaand factuuradres, onder vermelding van kostenplaats nummer en omschrijving geleverde diensten; Factuuradres: St. Elisabeth Ziekenhuis / Crediteurenadministratie t.a.v. Traumacentrum Brabant / Postbus / 5000 LC Tilburg Bij correcte aanlevering beoordeelt de projectleider OTO van TCB/ROAZ de factuur. Indien de besteding conform het ingediende (aangepaste) plan van aanpak is verlopen, zullen de OTO-stimuleringsgelden worden uitbetaald. Dit proces duurt maximaal 30 dagen. Indien aanvrager van mening is dat tijdens het OTO-uitvoeringsjaar een aanpassing van het ingediende aanvraagformulier nodig is c.q. het plan van aanpak niet meer actueel is, wordt contact opgenomen met de projectleider OTO van TCB/ROAZ. Eventuele afspraken t.a.v. een bijstelling van aanvraagformulier c.q. plan van aanpak worden per mail vastgelegd. Een tussentijdse aanpassing kan geen verhoging van toegekende OTO-stimuleringsgelden tot gevolg hebben, lees: het door het ROAZ toegekende OTO-stimuleringsbudget is taakstellend; De toegekende OTO-stimuleringsgelden dienen in het betreffende kalenderjaar te worden aangewend voor OTO-activiteiten; Facturen van dienen uiterlijk 31 januari van het daaropvolgende kalenderjaar binnen te zijn op bovengenoemd adres. Indien de factuur op deze datum niet binnen is, zullen deze OTO-stimuleringsmiddelen niet worden uitgekeerd, waarmee zij op eigen rekening van de zorginstelling(en) komen danwel indien er nog prioriteit aan de OTO-activiteiten wordt toegekend - verwerkt worden in een (dan) aan te passen plan van aanpak. Het is dus van belang om een realistisch en uitvoerbaar plan van aanpak op te stellen. Rapportage De aanvrager / projectcoördinator levert 2 maal per jaar (in mei en oktober) via het format uit bijlage B een korte voortgangsrapportage aan bij de projectleider OTO van TCB/ROAZ i.i.a. de OTO-functionaris van de eigen GHOR-regio; Doelstelling van deze tussentijdse rapportages is om tijdig bij te kunnen sturen c.q. flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen binnen het regionale OTOstimuleringsprogramma. Verder dienen de rapportages als input voor periodieke dashbordrapportages aan de eigen ROAZ-regio en rapportages aan het Landelijke OTO-platform; De aanvrager / zorginstelling legt jaarlijks verantwoording af aan het Ministerie van VWS en bestuur van de desbetreffende veiligheidsregio (art. 33 Wet Veiligheidsregio s) over de inzet en voorbereiding op rampen en crisis (ook OTO) via het jaardocument Maatschappelijke Verantwoording; TCB maakt op 1 februari een financiële eindrapportage OTO-stimuleringsgelden over het kalenderjaar op en sluit daarmee het betreffende (financiële) boekjaar OTO-stimuleringsgelden definitief af. Mutaties zijn daarna niet meer mogelijk! Noot: jaarlijks wordt door het MOGO een beperkt deel van het beschikbare OTOstimuleringsbudget in de ROAZ-regio Brabant gereserveerd voor extra aanvragen. ROAZ Brabant versie /

13 Bijlage A: format aanvraagformulier OTO-stimuleringsgelden Jaar: Gegevens aanvrager Naam instelling: Contactpersoon: Locatieadres: Correspondentieadres: Telefoonnummer contactpersoon: contactpersoon: Bankgegevens: 2. Omvang aanvraag OTO-stimuleringsgelden (in ) Voor welk bedrag wordt een beroep gedaan op OTO-stimuleringsgelden? (BTW apart vermelden) 3. (Project)activiteiten OTO Voor welke OTO-activiteiten worden stimuleringsgelden aangevraagd? Toelichting op de aanvraag Stuur een plan van aanpak (incl. eventuele offertes) mee ter onderbouwing van de aanvraag 4. Ondertekening aanvrager Datum: Naam + handtekening aanvrager Naam + handtekening bestuurder/gemandateerd afgevaardigde in ROAZ 5. Toetsing door GHOR-regio Datum: Naam + handtekening OTO-functionaris GHOR regio Naam + handtekening bureauhoofd c.q. adjunctdirecteur GHOR regio 5. Goedkeuring door ROAZ Datum: Akkoord projectleider OTO van TCB/ROAZ Naam + handtekening geautoriseerde ROAZ ROAZ Brabant versie /

14 Bijlage B: format rapportage voortgang OTO in ROAZ Brabant Naam organisatie: Periode: Jan - Mei / Mei Okt 4 Belangrijkste activiteiten/ontwikkelingen afgelopen periode Behaalde successen Knelpunten Gewenste oplossingen voor knelpunten Belangrijkste activiteiten komende periode Opmerkingen Waardering Op koers Extra aandacht nodig Knelpunt, bijsturing noodzakelijk Financiën OTO-stimuleringsproject Toegekend door ROAZ Stand van zaken 5 (in ) (in ) Prognose op 31/12 6 (in ) Toelichting 4 Weghalen wat niet van toepassing is; 5 Daadwerkelijk uitgevoerde OTO-activiteit, (door)gefactureerd aan Traumacentrum Brabant 6 Geef de totaal te verwachten uitgaven aan OTO-stimuleringsgelden op 31 december van het betreffende kalenderjaar ROAZ Brabant versie /

15 Bijlage C: overlegstructuren ter voorbereiding op rampen en crisis ROAZ Deelnemers: Bestuurders (acute)zorginstellingen Directeuren GHOR Frequentie: 3 maal per jaar, 1 keer per semester Kerntaken: Instemmen meerjarenbeleidplan (MJBP) OTO & OTO jaarplan ROAZ-regio Aandacht voor voorbereiding op rampen en crises in algemene zin Management Overleg Grootschalig Optreden (MOGO) Deelnemers: Bureauhoofden GHOR Hoofd Traumacentrum Brabant Projectleider OTO Frequentie: 4 maal per jaar, ieder kwartaal Kerntaken: Aanreiken kaders en accenten t.b.v. OTO (jaar)plannen (kaderbrief) Adviseren ROAZ ( adviseren tot besluit bij MJBP & OTO jaarplan ROAZ) Bewaken financiële kaders & toepassing aanvullend toetsingskader Goedkeuren OTO-stimuleringsaanvragen Programma Overleg Grootschalig Optreden (POGO) Deelnemers: Van ieder Kennisplatform een afgevaardigde (vertegenwoordigd sector) OTO-functionarissen vanuit de GHOR-regio s c.q. bureaus Projectleider OTO Frequentie: 4 maal per jaar, ieder kwartaal (indien nodig vaker) Kerntaken: Kaders en accenten nader uitwerken t.b.v. OTO (jaar)plannen per sector. Delen van kennis en expertise, bundelen van krachten Samenwerking op het gebied van planvorming (ROP, OTO jaarplan, etc) Adviseren MOGO Begeleiden, toetsen en beoordelen OTO-stimuleringsaanvragen. Kennisplatforms Deelnemers: ROP-coördinatoren van alle organisaties uit de betreffende sector Functionaris per GHOR-bureau Projectleider OTO Frequentie: 3-5 maal per jaar m.u.v. zomerperiode, afh. per sector Kerntaken: Uitwisselen ervaringen met 7 stappenmodel / vergelijkbare PDCA-cyclus Delen van kennis en expertise, bundelen van krachten Samenwerking bevorderen (bijv. op het gebied van planvorming) Het voorbereiden van OTO-stimuleringsaanvragen. ROAZ Brabant versie /