Laat zien wie je bent! versie Concept Visiedocument Kerkgroep Communicatie

Transcriptie

1 Laat zien wie je bent! versie Concept Visiedocument Kerkgroep Communicatie 1

2 Laat zien wie je bent! Visiedocument Kerkgroep Communicatie Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze Inhoudsopgave 1. Vooraf 2. Visie op communicatie 2a. Wat beoogt communicatie 2b. Wat is de visie en missie van de Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze 2c. Communicatie binnen PG&OW 3. Beleid 3.1. Algemeen 3.2. Aandachtsvelden Doelgroepen Huisstijl Informatiedragers stand van zaken Profilering 4. Organisatie Kerkgroep Communicatie 1. Vooraf God is onverbeterlijk communicatief. Hij heeft plezier in relaties, om niet te zeggen dat Hij niet zonder kan. Wij kunnen ons onmogelijk een God voorstellen die zich in zijn hemelse verblijf afzondert en besluit dat het hem te veel gedoe is om zijn liefde te delen en zijn vreugde in de schepping tot uiting te brengen. Deze woorden van de Anglicaanse bisschop Foster komen uit het voorwoord van het recentelijk verschenen boek Kijk de Kerk, en zij hebben inspirerend gewerkt bij het schrijven van dit document. Dit stuk is door ondergetekende op papier gezet en besproken met de ad hoc Begeleidingsgroep Waarderende Gemeente-opbouw. De inhoud is gebaseerd op de kennis die intussen verzameld is door het lezen van het Beleidsplan , het Communicatieplan januari 2011 (geschreven door studenten), het rapport van Communicatie in de kerk 2014, de gesprekken die gevoerd zijn met gemeenteleden die op één of andere met communicatie bezig zijn en de resultaten van de twee avonden Waarderende Gemeenteopbouw april/mei Omdat ondergetekende sinds februari 2017 ouderling voor communicatie is, kan dit document slechts een voorlopige eerste poging zijn om communicatie in en vanuit de Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze te beschrijven. 2. Visie op communicatie 2a. Wat beoogt communicatie Om de visie op communicatie richting te geven, heb ik gezocht naar een theorie. De theorie van het Corporate Identity Mix Model van Birkigt en Stadler wordt geïntroduceerd omdat 2

3 het een handzame theorie is om communicatie in algemene zin te verwoorden en het is voor een kerkelijke gemeente heel bruikbaar 1. Er wordt bij dit model gesproken over identiteit en imago. Identiteit en imago weerspiegelen waar de organisatie voor staat. De identiteit (corporate identity) bestaat uit een aantal onderdelen. De persoonlijkheid, de communicatie, het gedrag en de symboliek. Daarnaast staat het imago. Het imago staat altijd in de schaduw van de identiteit. Het beeld dat mensen hebben van een organisatie hangt af van wat de organisatie uitstraalt. - Persoonlijkheid Onder de persoonlijkheid van de gemeente wordt verstaan: de visie, de missie en de algemene doelstellingen. De persoonlijkheid is wat een organisatie karakteriseert. Het is de ziel, de kern, het unieke van de organisatie. De persoonlijkheid worden ook wel de kernwaarden. Dit betekent dat de gemeente uitgenodigd wordt te verwoorden wie ze is / wie ze wil zijn om zo door middel van gedrag, communicatie en symboliek op een heldere manier zichzelf te kunnen presenteren. Gewoon laten zien wie ze is. - Gedrag Dit is het belangrijkste en meest werkzame Corporate Identity-instrument van de gemeente. Dit zijn bijvoorbeeld de activiteiten die kerk onderneemt met feestdagen, speciale diensten en extra vieringen. Het gaat ook om het gedrag van gemeenteleden in het gewone dagelijkse leven. Uiteindelijk zijn het de handelingen van de gemeente, waarop de doelgroepen haar zullen beoordelen. Wel is het mogelijk bepaalde gedragsaspecten door middel van communicatie en/of symboliek te onderstrepen. - Symboliek Dit is vooral de visuele herkenbaarheid van de gemeente. Symboliek zorgt voor het beeld van een organisatie en geeft aan waar een organisatie voor staat of voor wil staan. Visuele elementen vergroten de binding met en de herkenbaarheid van een organisatie zowel voor interne als externe doelgroepen. We kunnen hierbij denken aan huisstijl, gebruik van logo s, functionele accounts, borden aan de buitenkant van de kerkgebouwen, prikborden, inrichting en sfeer in gebouwen / zalen enz. Beelden communiceren vaak krachtiger dan woorden. - Communicatie Verbale of visuele boodschappen die de zender in welke vorm dan ook aanbiedt aan ontvangers, gericht op lange of op korte termijn doelstellingen. Communicatie is een geschikt middel om de persoonlijkheid van de organisatie te uiten. Elke organisatie is in feite een persoon die relaties aangaat met individuele personen. Communicatie kan die relatie 1 Bron: Identiteit en imago, Cees B.M. van Riel 3

4 inhoudelijk en emotioneel lading geven. We kunnen hier o.a. denken aan de informatiedragers bijeen, Zondagsbrief, website en andere sociale media. 2b. Wat is de visie en missie van de Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze Wat wil de Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze zijn en/of uitstralen. Wat wil zij laten zien? De kerkgroep communicatie kan die visie niet zelf ontwikkelen en zal deze visie in relatie met andere kerkgroepen kunnen verwoorden. De bestaande visie en missie van de Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze staat in het beleidsplan Deze visie en missie behoefte actualisering en contextualisering. Het gaat hierbij om het verwoorden van hetgeen specifiek is voor de context van Oosterbeek-Wolfheze anno 2017 en waarin dit specifieke zich onderscheidt van andere Protestantse Gemeenten. Deze nieuwe formulering wordt najaar 2017 verwacht. Voor communicatie is het van groot belang te horen wanneer die nieuwe visie en missie er zal zijn. 2c. Communicatie binnen de Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze De kerkgroep communicatie begint niet blanco want zij gaat verder in het spoor van hetgeen in eerdere stukken reeds in kaart is gebracht. In 2011 is door hogeschoolstudenten geadviseerd te werken aan meer openheid en gastvrijheid en ook te kijken naar het gebruik van nieuwe sociale media. In het rapport van 2014 met de titel Communicatie in de kerk worden o.a. de verschillende informatiedragers besproken en wordt vastgesteld dat het onvoldoende duidelijk is welk informatiedrager voor welke doelgroep bestemd is. In het slotwoord wordt ook aandacht gevraagd voor de rol die elke gelovige speelt in zijn contacten met anderen (Communicatie begint bij de mens zelf). De twee avonden Waarderende Communicatie, in april en mei 2017, met gemeenteleden die op één of andere wijze met communicatie bezig zijn, brachten drie parels aan het licht, die de deelnemers via de methode waarderende gemeenteopbouw gevonden hebben. Drie bloeibevorderende factoren die voor de toekomst van communicatie waardevol zijn en verder uitgewerkt gaan worden. De drie parels zijn: a. Persoonlijke waarderende (geloofs)verhalen delen (bewust worden van je positieve geloofservaringen en dit leren verwoorden) b. Laten ervaren waar de kerk sterk in is (aangeven waar de kerk sterk in is en zowel mensen binnen als buiten de kerk de mogelijkheid bieden om dat zelf te ervaren en te gaan ontdekken) c. Binnen de gemeente de rijkdom van verscheidenheid vormgeven (arm/rijk, verstandelijk beperkte/hoog opgeleid, gelovig/ongelovig, jong/oud enz.) De deelnemers hebben eerste stappen gezet om met deze drie factoren aan het werk te 4

5 gaan. De gesprekken met verschillende communicatievrijwilligers leveren de volgende gesprekspunten op: a. In kaart brengen van gebruik huisstijl b. Op welke wijze worden de verschillende doelgroepen onderscheiden bij het gebruik van de verschillende middelen c. Profilering van Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze 3. Beleid 3.1. Algemeen Voor de voortgang van dit document is het belangrijk dat de algemene visie en missie van de Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze najaar 2017 helder is. De hierboven beschreven drie bloeibevorderende factoren zullen op verschillende terreinen ingezet worden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de startzondag of groothuisbezoeken voorjaar Ook zullen ze meegenomen worden naar de verschillende redacties en kerkgroepen. a. Persoonlijke waarderende (geloofs)verhalen delen b. Laten ervaren waar de kerk sterk in is c. Binnen de gemeente de rijkdom van verscheidenheid vormgeven De deelnemers aan die twee avonden hebben de eerste stappen gezet om met deze drie factoren aan het werk te gaan Aandachtsvelden voor Doelgroepen In de eerder genoemde rapporten is gesproken over het belang van de inzet van communicatiemiddelen voor de te onderscheiden doelgroepen. We kiezen voor de volgende drie doelgroepen: - potentieel geïnteresseerden - mensen op zoek naar een Protestantse geloofsgemeenschap in Oosterbeek en omgeving (inclusief PKN-leden die van elders naar Oosterbeek-Wolfheze verhuizen). - eigen gemeenteleden en kernachterban. De aanscherping van het onderscheid tussen verschillende doelgroepen zal in het komende jaar vooral vorm gegeven worden door de redacties van website, kerkblad en zondagsbrief en de beheerders van de sociale media. Zo zal informatie die alleen voor het kader is bestemd, zo min mogelijk in het kerkblad opgenomen worden, zodat er meer ruimte komt voor persoonlijke verhalen, informatie over activiteiten e.d. De gesprekken over website-informatie als roosters e.d. voor achter een inlog zijn in een ver gevorderd stadium Huisstijl We doen het voorstel om te onderzoeken hoe een meer eenduidige huisstijl (zie symbolen in het Corporate Identity Mix Model) gebruikt zou kunnen worden. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan het gebruik van het PKN-logo, volgens huisstijl PKN, in 5

6 relatie met het bestaande logo. Ook zijn er intussen gesprekken gevoerd over het gebruik van functionele adressen met de gemeenschappelijke Behalve de huisstijlvoordelen kan dan ook meer ingezet worden op veiligheid, éénduidigheid, gemakkelijke overdracht bij wisseling van mensen, scheiding werk en privé enz. De eerste reacties op dit idee zijn positief Informatiedragers stand van zaken De vernieuwing van de website is in volle gang en komende weken zal overleg nodig zijn m.b.t. het maken van bepaalde keuzes. Een van de te bespreken punten is b.v. de situering van St. Vr. van de Oude Kerk en de zaalverhuur. Afspraken t.a.v. gevraagde functionaliteiten zijn vastgelegd en de fase van content verzamelen is in gang gezet. Het streven is om snel na de zomervakantie de nieuwe site in de lucht te hebben. De vernieuwing van het kerkblad vraagt voorlopig nog veel aandacht. Vragen als: wat is geschikt voor de doelgroep, hoe slaan we foto s op, wat zijn kriteria voor foto s en kopij e.d., zijn nog niet uitgekristalliseerd. Ook de taakverdeling binnen de redactie is nog in ontwikkeling. De redactie voor de Zondagsbrief is in tussen gevormd en de rol van het kerkelijk bureau wordt zoveel als mogelijk geminimaliseerd. In de zomermaanden zal met degenen die op onze sociale media input kunnen leveren, een afstemmingsoverleg georganiseerd worden. Er is nog geen visie ontwikkeld over publiciteit in Hoog en Laag en Rijn en Veluwe. Een eerste reactie van de Raad van Kerken over het belang van de vermelding van de kerkdiensten in beide krantjes zou helpend kunnen zijn Profilering Gesprekken met enkele niet kerkelijk betrokken Oosterbekers legt de vraag op tafel of we als Protestantse Gemeente Oosterbeek-Wolfheze ons voldoende profileren. Deze vraag zal verder onderzocht worden. 4. Organisatie Kerkgroep Communicatie Er is nog geen kerkgroep communicatie. Voorlopig wordt gedacht aan een kerkgroep bestaande uit vier of vijf leden. Deze werkgroep wordt als eerste gevormd door mensen met een bepaalde deskundigheid op het gebied van communicatie. Als tweede zijn deze leden mogelijk ook betrokken bij belangrijke informatiedragers als website en kerkblad. De communicatieouderling zal vooral een stimulerende, coachende en coördinerende rol vervullen. Ook zal onderzocht worden hoe alle communicatie vrijwilligers op de beste wijze ondersteund kunnen worden. Goede contacten en een jaarlijks overleg over visie, richting en afstemming, zijn de dingen waaraan in ieder geval wordt gedacht. De kerkgroep zal een paar keer per jaar fysiek bij elkaar komen en verder vooral via andere kanalen overleggen, elkaar informeren en de werkzaamheden op elkaar afstemmen Hannie Luiten (meegelezen door de Begeleidingsgroep Waarderende Gemeenteopbouw en de opmerkingen van het BM verwerkt) 6

7 7