1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een Beleidsadviseur - expert Statutair Niveau: A Rang: A2E Graad: senior adviseur Met standplaats: Brugge Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als beleidsadviseur-expert ben jij de rechterhand van de gouverneur. Je ontwikkelt beleidsvoorstellen en ondersteunt de gouverneur bij het formuleren van nota s en andere taken. Je zorgt tevens voor het algemeen management van het Algemeen Secretariaat van de gouverneur West-Vlaanderen. 2 FUNCTIECONTEXT Als beleidsadviseur-expert werk je bij de Vlaamse overheid, departement Kanselarij en Bestuur, diensten van de gouverneur. Het departement wil een verbindende rol opnemen zowel binnen de Vlaamse overheid als tussen allerlei andere overheidsactoren, verenigingen en individuele burgers. Wij zijn een dynamische, levende en lerende organisatie die oog heeft voor de maatschappelijke evoluties en zich open en wendbaar opstelt. Als zelfsturende netwerkorganisatie zijn we op zoek naar medewerkers die graag samenwerken op basis van vertrouwen. Creativiteit, innovatie en initiatief worden geapprecieerd en gestimuleerd.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Deze functie omvat het ontwikkelen van goed onderbouwde en kwalitatieve beleidsvoorstellen, met als doel de beleidsbepaler(s) in staat te stellen administratief en juridisch correcte beleidsbeslissingen te nemen en toepassingen omtrent het beleid te initiëren, te stimuleren en te bewaken en die ook politiek gedragen kunnen worden. Het algemeen management van het Algemeen Secretariaat van de gouverneur West-Vlaanderen met het up-to-date houden van organisatiestructuren en jobinhouden horen eveneens tot deze functie. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Beleidsvoorbereiding Resultaat Proactief verzamelen, genereren en verwerken van informatie en uitbouwen, onderhouden en consulteren van netwerken met als doel het beleid met kennis en data te onderbouwen, te adviseren over de wenselijke richting van het beleid en proactief behoeften, opportuniteiten of knelpunten te identificeren. Beleidsontwikkeling Voorbereiden, uitwerken en afstemmen van beleidsplannen met als doel een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium te ontwikkelen en op te leveren. Draagvlak en betrokkenheid Betrekken van relevante actoren binnen en buiten de organisatie bij de beleidsontwikkeling en - Voorbeelden van activiteiten Kennismanagement Beleidsmatig interpreteren van informatie geleverd door externe en interne onderzoekers en van internationale trends die relevant zijn voor Vlaanderen. Analyse van relevante signalen uit het werkveld en aftoetsen van voorstellen. Formuleren van visienota s en voorstellen tot actualisering en verdieping van de Vlaamse opdrachten. Opmaak van beleidsvoorbereidende dossiers met actiepunten, afspraken en te realiseren doelstellingen. Het uitwerken en laten functioneren van zowel ad hoc als recurrente overlegstructuren met bepaling van de relevante actoren voor overleg en diverse oplossingsrichtingen. Op basis van indicatoren, wetenschappelijk onderzoek en maatschappelijke evoluties en overleg met diverse actoren beleidsplannen en toekomstvisie voorbereiden en uitwerken. Opvolging impact en implicaties wijziging regelgeving en wetgeving in diverse domeinen en materies. Stimuleren van samenwerking en coördinatie tussen diverse Vlaamse, federale, provinciale en lokale diensten. Optimalisatie van afstemming tussen verschillende beleidsniveaus. pagina 2 van 10

3 uitvoering en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen met als doel de betrokkenheid en het draagvlak te vergroten. Organisatie van of deelname aan diverse overlegfora die verband houden met de voor de diensten van de gouverneur relevante thema s. Beleidsimplementatie Coördineren en ondersteunen van de voorbereiding en uitvoering van de beleidsimplementatie met als doel ervoor te zorgen dat de implementatie van het beleid efficiënt verloopt. Opvolging en bijsturing Organiseren, uitvoeren en rapporteren van de (beleids)monitoring en evaluatie met als doel om via bijsturing de doelstellingen van het beleid te realiseren. Communicatie Verzorgen van communicatie en ondersteunen van de communicatie over beleidsbeslissingen en het beleid met als doel het beleid bij interne en externe doelgroepen bekend te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief uitbouwen, bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel via integratie van de praktische en theoretische ontwikkelingen de kwaliteit van het beleid continu te verbeteren. Beleidsbeïnvloeding Doorvertaling van de innovatie en moderniseringdoelstellingen van de Vlaamse overheid met concrete invulling op de werkvloer. Inventarisatie van de werk- en documentstromen en optimalisatie met digitaliseringsproces, geautomatiseerde draaiboeken en opslag in Sharepoint. Digitalisering van diverse processen, documenten en aanvraagprocedures. Uitwerken van aanpak, planning en opvolging van projecten. Coördinatie en opvolging van processen en complexe dossiers. Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen van projecten en initiatieven met het oog op vernieuwing/optimalisering. Coördinerende supervisie van diverse projecten. Ondersteuning van de diensten en motiverende aansturing. Uitwerken en bewaken van de communicatiestrategie met het oog op de representatieve rol van de gouverneur en de dienst van de gouverneur. Neutraliteit en loyauteit ten aanzien van de betrokken overheden (Vlaamse Regering en deputatie) vormen de rode draad. Het opmaken van teksten, documenten, presentaties en toespraken. Toetsing van verslagen naar weergavecorrectheid. Beheersen van de wettelijke kaders met continue aandacht voor verbeteringstrajecten. Verdere uitbouw van expertise ten behoeve van de organisatie. Opmaak van strategische en operationele plannen. Vertalen van beleidsdoelstellingen naar concrete actieplannen. pagina 3 van 10

4 Inbrengen en beargumenteren van het Vlaamse (en Belgische) standpunt in (inter)nationale beleid- en besluitvormingsproces met als doel mee vorm te geven aan het (inter)nationaal beleid vertrekkend van de Vlaamse belangen. Mate van afstemming/netwerken Coördineert afstemming van het beleid over verschillende thema's heen met als doel synergiën te creëren en consistentie te bevorderen tussen de verschillende thema's. Organisatie- en samenwerkingsvorm Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Interpersoonlijke relaties ( hiërarchische aansturing) Lobbyen, beïnvloeden en/of het creëren van cultuur -en gedragsverandering door in te spelen op emoties, gedrag, context en weerstand met als doel het beoogde resultaat te bekomen. Aan de Vlaamse regering beleidsvoorstellen en adviezen formuleren op basis van de ervaringen in verband met samenwerking, bestuurskracht, domeinbewaking,. Er is overleg met de overige diensten van de gouverneur en met het Departement Kanselarij en Bestuur, al dan niet in aanloop van het College van Vlaamse gouverneurs. Deelname aan werkgroepen en workshops met het oog op ervaringsuitwisseling met andere leidinggevenden. Versterken van de synergiën en de transversale samenwerking met diverse spelers en stakeholders op lokaal, Vlaams en federaal niveau. In overleg met de teamverantwoordelijken wordt er gestreefd naar verbetering van structuren die de samenwerking en organisatiestructuur verder optimaliseert. Participatie aan stuur- en werkgroepen als representatie van de gouverneur en bewaking over principes van het algemeen belang en goed bestuur. Coördineren, aansturen en coachen van de organisatiestructuur, rekening houdend met de complexe regelgeving inzake arbeidsreglementen, diverse taakstellingen van de gouverneur en brede range van functieprofielen. Managen en motiveren van medewerkers met het oog op eenheid in werking binnen de organisatie. Talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers identificeren, instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van medewerkers. Bepaling van prioriteiten in functie van effectieve en efficiënte inzet van personeel, organisatie van interne communicatie en teamoverleg. Organisatie van extern structureel overleg. Scheppen en op peil houden van een stimulerend, dynamisch en constructief werkklimaat. pagina 4 van 10

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het departement Kanselarij en Bestuur in een graad van de rangen A2, A2M of A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het departement Kanselarij en Bestuur én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in een graad van de rangen A2, A2M of A1. 2) Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen over o Vanuit rang A1: minstens 12 jaar relevante beroepservaring in beleidsondersteuning en coördinerende taken, waarvan minstens 2 jaar binnen de diensten van de gouverneur. o Vanuit rang A2 of A2M: minstens 8 jaar relevante beroepservaring in beleidsondersteuning en coördinerende taken, waarvan minstens 2 jaar binnen de diensten van de gouverneur 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sanne Rigo, sanne.rigo@kb.vlaanderen.be, 0492/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Grondige kennis van de werking van de Vlaamse overheid, de beslissingsfora en besluitvormingsprocessen Grondige kennis van relevante maatschappelijke ontwikkelingen op Europees, federaal, Vlaams en lokaal niveau Inzicht in politieke besluitvormingsprocessen, structuren en instituties, formele en informele netwerken en onderlinge verhoudingen Kennis van overheidsmanagement, projectmanagement, HRM-management en veranderingsmanagement Goede kennis van courante toepassingssoftware 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 3) Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 3) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 3) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 3) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 3) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 3) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen De standplaats van de functie is de Ambtswoning van de Gouverneur van West-Vlaanderen, Brugge. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. pagina 6 van 10

7 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van senior adviseur (rang A2E) met de bijbehorende salarisschaal A213. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING EN VOORSELECTIE Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indien meer dan 4 kandidaten voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden, kan een voorselectie gevoerd worden op basis van de vragenlijst in het sollicitatieformulier. Alleen de 4 hoogst scorende kandidaten kunnen deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij de voorselectie worden volgende punten beoordeeld: De relevantie van je werkervaring Je motivatie en verwachtingen Je inzicht in de functie De cv-screening en voorselectie vindt plaats in de week van 4 december pagina 7 van 10

8 6.2. ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase wordt gevoerd door een consultant van een extern kantoor en vindt plaats te Gent op 18, 19 of 20 december 2017 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 5 januari 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 8 van 10

9 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 29 november Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 29/11/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Joris Scheers Hoofdadviseur Joris.scheers@kb.vlaanderen.be tel 0473/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sanne Rigo selectieverantwoordelijke sanne.rigo@kb.vlaanderen.be pagina 9 van 10

10 tel 0492/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar sanne.rigo@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van beleidsadviseur-expert bij de dienst van de gouverneur West-Vlaanderen bij het departement Kanselarij en Bestuur, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als beleidsadviseur-expert bij de dienst van de gouverneur West-Vlaanderen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10