versie juni 2007

Transcriptie

1 1 Uitvoer uit Legal Eagle Velden Bestanden LeModel: Eenvoudige correspondentie-modellen Installatie LeModel Modellen maken en aanpassen Voorbeeld-model als start Eigen documenten als start Werken met velden Werken met lijsten Model opslaan Modellen rubriceren Model gebruiken voor het maken van documenten...9 Pagina 1 van 10

2 1 Uitvoer uit Legal Eagle U kunt vanuit Legal Eagle uw correspondentie aanmaken. Dat kan varieren van een eevoudige brief aan client of tegenpartij tot meer complexe samenvoegmodellen. Legal Eagle levert u een groot aantal uitvoervelden en complete rapporten op. Daarnaast levert KSU Kantoor u een apart programma LEModel waarmee u zelf modellen kunt aanmaken voor uw correspondentie. 1.1 Velden U kunt als u in een bepaald dossier staat, of op een relatiekaart direct naar uw tekstverwerker. In een tussenbestand zijn de belangrijkste gegevens bewaard. Deze staan in nu.txt. Als u een model gereed heeft staan in Word (of WP) zal dit model direct gevuld worden met de gegevens van de zaak. U start uw tekstverwerker vanuit Legal Eagle met <Ctrl>+W, of met de knop in de knoppenbalk. 1.2 Bestanden Om de uitvoer uit het systeem zo flexibel mogelijk te houden, maakt Legal Eagle uitvoer-bestanden aan die in een tekstverwerker ingevoegd kunnen worden. Dus als u bijvoorbeeld een factuur aanmaakt, voegt Legal Eagle de gegevens toe aan het bestand declaree.txt. Daarna start u uw tekstverwerker op, opent u een model en voegt u dit model samen met de data uit declaree.txt. De bestanden die Legal Eagle voor de uitvoer aanmaakt zijn: Bestand Beschrijving Wanneer aangemaakt aanmanin.txt Aanmaningen Kies 'Financieel Openstaande' facturen. Als er facturen openstaan, kies welke gemaand moeten worden. Klik tenslotte op 'Aanmaning'. concdecl.txt Concept declaraties Kies 'Financieel Losse factuur' of 'Financieel Facturen' om concept declaraties te maken. declaree.txt Declaraties (facturen) Kies 'Financieel Losse factuur' of 'Financieel Facturen' om definitieve declaraties te maken. nu.txt Algemene gegevens over een zaak en betrokken relaties (client, wederpartij, etc.) en eventuele incasso-regels Aangemaakt telkens wanneer u vanuit Legal Eagle uw tekstverker opstart. Kies 'Programma's Tekstverwerker' of toets 'Ctrl+W'. rol.txt Rolhandelingen Kies 'Rol Rolbericht'. civiel.txt resp. straf.txt Aangevraagde toevoegingen voor civiele resp. straf zaken Kies 'Toevoegingen Aanvraag toevoegingen'. Als er zaken zijn waarop een toevoeging Pagina 2 van 10

3 civiel.dec of civiel.txt resp. straf.dec of straf.txt Te declareren toevoegingen voor civiele resp. straf zaken aangevraagd kan worden, worden deze getoond. Klik op 'OK' om de aanvraag te doen en civiel.txt en straf.txt uit te voeren. Kies 'Toevoegingen Declareren toevoegingen'. Als er zaken zijn waarop een toevoeging gedeclareerd kan worden, worden deze getoond. Vul de declaratie-datum, geschatte bedrag en het declaratienummer in. Als u wilt kunt u onderin het scherm civiel.txt wijzigen in civiel.dec en straf.txt in straf.dec. Klik op 'OK' om de declaratie te doen en de uitvoer-bestanden aan te maken. U kunt zelf bepalen waar Legal Eagle deze bestanden bij de uitvoer neerzet. Via de menu-optie 'Systeem Toegang' kunt u per gebruiker de directory instellen waar de bestanden voor de Tekstverwerker geplaatst moeten worden. Standaard is dit: C:\Windows\Temp. De uitvoer-bestanden moeten worden samengevoegd met modellen in een tekstverwerker om brieven, faxen, declaraties en overzichten te maken. Voor het realiseren van de documenten uit de uitvoer van Legal Eagle kunt u een beroep doen op een verschillende specialisten. Zij kunnen u aan Legal Eagle gekoppelde documenten leveren, uitvoer op maat leveren en zelfs documentbeheer voor u opzetten. In Bijlage A staan enkele specialisten vermeld. U kunt ook zelf aan de slag gaan. Voor het realiseren van een koppeling met Word 97 (tevens toepasbaar in Word 2000 en Word XP) en het maken van modellen is een uitgebreide handleiding beschikbaar, 'Legal Eagle en Word'. Deze wordt automatisch geinstalleerd bij de demo-versie en bij updates (vanaf Legal Eagle versie 2.2) en is te downloaden van 2 LeModel: Eenvoudige correspondentie-modellen Voor als het zelf leggen van de koppeling met uw tekstverwerker u een brug te ver is en uw wensen ten aanzien van documentbeheer het inschakelen van een specialist niet rechtvaardigen, is er nog een alternatief: LeModel is een eenvoudig instrument voor het maken van documenten op basis van modellen in Word97, 2000 of XP. Het betreft hier standaard basis-modellen. U kunt de basis-modellen zelf Pagina 3 van 10

4 aanpassen en desgewenst nieuwe modellen maken. LeModel maakt zelf geen deel uit van de Legal Eagle software, en is bedoeld als gratis service aan gebruikers van Legal Eagle. De volgende voorbeeld-modellen zijn beschikbaar: - Brief client, wederpartij en advocaat wederpartij - Concept declaratie, definitieve declaratie en aanmaning - Zaak overzicht - Incasso overzicht - Rolbericht - Aanvragen en declaraties toevoegingen In de volgende paragrafen wordt uiteengezet hoe u van LeModel gebruik kunt maken. 3 Installatie LeModel Vanaf versie 2.2 van Legal Eagle wordt LeModel automatisch geïnstalleerd in de sub-directory \LeModel. In de installatie-directory (standaard C:\Le\LeModel) treft u de volgende bestanden aan: - Deze handleiding (LeModellen.pdf) - Word-programma (LeModel.dot) - Word-stijlen voor huisstijl (LeStyle.dot) - Voorbeeld-modellen (alle met extensie.rtf zoals Brief client.rtf, Aanmaning.rtf, etc.) Na de installatie dient u het bestand LeModel.dot te copiëren naar de 'start-directory' van Microsoft Word. Als u op meerdere PC's gebruik wilt maken van LeModel, copieert u LeModel.dot op elke PC naar de start-directory van Word. Standaard is dit: C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Startup, maar er kan een andere instelling gelden in uw installatie van Word. U kunt deze directory opzoeken door Word te starten en te kiezen: 'Extra Opties', tabblad 'Bestandslocaties'. De 'start-directory' staat in de lijst achter 'Opstarten'. Als u Word vervolgens (opnieuw) opstart, is er een extra knoppenbalk beschikbaar met de naam 'LeModellen'. TIP: Knoppenbalk LeModellen niet zichtbaar? Kies dan in het menu 'Beeld Werkbalken'. Kies de knoppenbalk 'LeModellen' uit de lijst. Als deze knoppenbalk niet in de lijst voorkomt, heeft u het bestand LeModellen.dot niet naar Word start-directory gecopieerd. De knoppenbalk heeft 2 knoppen: - Document Maken (voor het maken van een document op basis van een model, met gegevens uit de uitvoer van Legal Eagle) - Veld Invoegen (gebruikt bij het maken van een model voor het invoegen van velden uit een uitvoer-bestand van Legal Eagle) Pagina 4 van 10

5 4 Modellen maken en aanpassen Een model is niets anders dan een Word-document waar veldnamen in voorkomen. Op de plaats van die veldnamen vult LeModel de waarden in die door Legal Eagle worden uitgevoerd (naam client, saldo van de declaratie, etc.). Daarnaast kunt u de vaste tekst van het model gewoon intypen. Uiteraard kunt u verder gebruik maken van tabellen, opmaak, etc. net zoals u gewend bent in uw tekstverwerker. 4.1 Voorbeeld-model als start Om zelf modellen te maken moet u een voorbeeld-model als uitgangspunt nemen. Deze staan in de installatie-directory (standaard is dat C:\Le\LeModel) en hebben de extensie.rtf. U voegt eventueel veldnamen toe, of verwijderd velden die u niet nodig heeft. Hierover volgt verderop in deze tekst uitleg. Vervolgens past u het voorbeeld-model aan voor uw huisstijl en briefpapier (lettertype, linker- en rechter-marge van de pagina, etc.). U slaat het model tenslotte onder een andere naam op, naar keuze als Word-document (extensie.doc) of als RTF-document (extensie.rtf). Tip voor gevorderden: U kunt de huisstijl apart in elk voorbeeld-model wijzigen, maar het is ook mogelijk om lettertypen en alinea-instellingen in 1 keer voor alle voorbeeld-modellen te wijzigen. Deze instellingen worden namelijk geregeld in 'stijlen'. Die stijlen zijn vastgelegd in het sjabloon LeStyle.dot. Als u bijvoorbeeld het lettertype van een stijl in dat sjabloon aanpast, worden automatisch in alle voorbeeld-modellen de alinea's van die stijl ook aangepast. Werkwijze: 1. Open een voorbeeld-model in Word. Plaats de cursor op een alinea waarvan u de stijl wilt aanpassen. 2. Kies 'Opmaak Opmaakprofiel' en klik 'Wijzigen'. 3. Vink 'Aan sjabloon toevoegen' aan en klik 'Opmaak' en kies bijvoorbeeld 'Lettertype' om het lettertype aan te passen. 4. Sluit de vensters met achtereenvolgens 'OK', nogmaals 'OK' en tenslotte 'Sluiten'. 5. Sla het document op en bevestig dat ook de wijzigingen in het sjabloon opgeslagen moeten worden. 4.2 Eigen documenten als start Als u zelf al documenten heeft die zijn ingesteld op uw huisstijl, kunt u overwegen om juist deze documenten als uitgangspunt te nemen voor het maken van uw modellen. Vervang variabele tekst door veldnamen, bijvoorbeeld op de plaats van de naam van de geadresseerde, de aanhef, etc. 4.3 Werken met velden Voor variabele tekst, zoals de naam van de geadresseerde, e.d. maakt u gebruik van de velden in een uitvoer-bestand van Legal Eagle. Als u een model maakt voor correspondentie zijn dat de velden in nu.txt, voor een model voor rolberichten gebruikt u de velden in rol.txt, etc. U verwijst naar deze velden door 'f'+veldnummer tussen driehoekige haakjes te plaatsen. Zo staat in nu.txt bijvoorbeeld '<f1>' voor Zaaknummer, '<f138>' voor Naam procureur wederpartij, etc. Pagina 5 van 10

6 Om dit te vereenvoudigen, klikt u in de knoppenbalk op de knop 'Veld Invoegen'. Er verschijnt een venster waarin u eerst het uitvoer-bestand van Legal Eagle kiest waarvoor u het model maakt, bijvoorbeeld nu.txt. De lijst onderaan het scherm wordt gevuld met alle velden uit het gekozen uitvoer-bestand. U kunt de lijst filteren door een rubriek te kiezen, waardoor alleen de velden over het betreffende onderwerp worden getoond. Selecteer een of meer velden en klik op 'Invoegen'. TIP: Om meerdere velden te selecteren houdt u de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u met de muis op de te in te voegen velden klikt. Een algemene brief zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien: <f56> <f9> T.a.v. <f5> Geachte <f5>, Pagina 6 van 10

7 Hierbij bevestig ik u de ontvangst van... bla bla. Met vriendelijke groeten, <f68> Het model is gekoppeld aan een uitvoer-bestand van Legal Eagle. Let op: Het is niet mogelijk om berekeningen op velden uit te voeren. Als u dit wel nodig heeft, zult u los van LeModel uw model moeten maken, en de samenvoegfunctie van uw tekstverwerker gebruiken. Velden verwijderen U kunt een veld op dezelfde wijze verwijderen als gewone tekst. Lege waarden in velden Het is mogelijk dat velden in sommige gevallen leeg zullen zijn. Bijvoorbeeld het veld Cliënt bedrijfsnaam <f56> in het geval de cliënt een prive-persoon is. Dat is op zich geen enkel probleem, maar het kan zijn dat daardoor een lege regel ontstaat. Dat zou in bovenstaand model gebeuren in het briefhoofd waar het veld f56 in voorkomt. Als u dit wilt vermijden, zet u aan het begin van de regel de tekst: <nietleeg>: <nietleeg> <f56> <f9> T.a.v. <f5> Cursorpositie bij opstarten van model Bij het gebruik van het model om documenten aan te maken, voegt LeModel eerst de waarden in op de plaatsen van de velden. Daarna wordt het resulterende document in Word geopend om de gebruiker de gelegenheid te geven het document aan te passen. Als u wilt dat de cursor daarbij op een bepaalde positie begint, typt u daar de tekst: <start>. 4.4 Werken met lijsten Er zijn verschillende velden die een lijst representeren, zoals de regels van de specificatie bij een declaratie, de opdrachtregels van een rolbericht, e.d. Deze 'lijstvelden' hebben nummers van 1800 en hoger. In plaats van een enkele waarde, voegen lijstvelden een of meer regels in, met daarin de waarden gescheiden door tabs. Welke waarden dat zijn, hangt af van het gekozen lijstveld. Voor het invoegen van een specificatie bij een declaratie bijvoorbeeld kunt u kiezen voor een meer- of juist een minder uitgebreid overzicht. Bijvoorbeeld: 1801 Verrichting, Door wie - Datum - Minuten - Tarief - Bedrag - BTW of: Pagina 7 van 10

8 1806 Verrichting - Datum - Minuten - Tarief - Bedrag of: 1812 Verrichting - Minuten - Bedrag Welke u kiest, hangt af van wat u aan uw klanten wilt communiceren. Lijstvelden kunt u het best op een verder lege regel invoegen. Het liggende streepje tussen de kolommen (Verrichting - Minuten - Bedrag) betekent dat op die plaatsen een tab ingevoegd wordt. Als u <f1806> invoegt, ziet het resultaat er voor een willekerige declaratie bijvoorbeeld als volgt uit: Bezoek cliënt hier, mr. P. van Klinken ,00 60,00 Telefoongesprek cliënt, M van Denderen ,27 36,08 Incassotarief 500,00 Deurwaarderskosten 90,00 Omdat er tabs gebruikt worden, is het zinvol om de tab-afstanden voor de alinea waar u het lijst veld invoegt, in te stellen. De kolommen worden dan uitgelijnd. 1. Plaats de cursor op de alinea waar u het lijstveld hebt ingevoegd. 2. Kies 'Opmaak Tabs'. 3. Vul een afstand in, bijvoorbeeld '12 cm' en klik 'Set'. Herhaal dit voor de overige tab-posities. Als u zich vergist, kunt u een tab-positie wijzigen door het in de lijst te kiezen en 'Clear' te klikken. 4. Klik 'OK' om het venster te sluiten. Als u nog een regel met kolomtitels toevoegt, ziet het model er als volgt uit: Verrichting Minuten Tarief Bedrag <f1806> Met als resultaat: Verrichting Minuten Tarief Bedrag Bezoek cliënt hier, mr. P. van Klinken ,00 60,00 Telefoongesprek cliënt, M van Denderen ,27 36,08 Incassotarief 500,00 Deurwaarderskosten 90,00 Let op: Het werken met tabs heeft als risico dat als een bepaalde waarde te lang is, de tab-positie overschreden kan worden. De uitlijning loopt dan in de war. Stel dat in bovenstaand voorbeeld in de kolom 'Verrichting' zeer lange beschrijvingen staan, tot voorbij de positie van de tweede kolom, 'Minuten'. Dan schuiven de kolommen 'Minuten', 'Tarief' en 'Bedrag' naar rechts op en komen ze mogelijk op de volgende regel terecht. U zou gebruik moeten maken van tabellen, maar dat is met de lijstvelden in LeModel niet mogelijk. Als het echt belangrijk is om dit te voorkomen, dan moet u overwegen om toch de samenvoegfunctie te gebruiken of een specialist in te schakelen om modellen te leveren. Wel zijn er enkele mogelijkheden om het probleem te beperken: 1. Gebruik een klein lettertype bij lijstvelden, zodat er voldoende tekst op een regel past. 2. Gebruik bij lijstvelden een liggende pagina ('landscape') om voldoende ruimte op een regel te hebben om ook lange velden kwijt te kunnen. Pagina 8 van 10

9 5 Model opslaan Als u klaar bent met het maken van het model, bewaart u dit in dezelfde directory als waar u LeModel heeft geinstalleerd (bijvoorbeeld: C:\Le\Model). U kunt modellen opslaan in Wordformaat (extensie.doc) of in Rich Text Formaat (extensie.rtf). Geef het model een duidelijk herkenbare naam en de extensie.doc of.rtf (bijvoorbeeld: Declaratie definitief.doc). Het uitvoer-bestand dat u bij het invoegen van een veld kiest, wordt in het model opgeslagen. Het systeem zal het model altijd alleen koppelen aan dit uitvoer-bestand. Dus als u in een model Declaratie.doc velden heeft ingevoegd van het uitvoer-bestand declaree.txt, dan zal het systeem bij het maken van een document op basis van dit model, altijd declaree.txt openen om de waarden van velden op te zoeken en in te voegen. Tip: Als u een model voor een bepaald uitvoer-bestand (bijvoorbeeld Declaratie declaree.txt) ook wilt gebruiken voor een ander uitvoer-bestand (bijvoorbeeld Concept declaratie concdecl.txt) gaat u als volgt te werk: 1. Maak een kopie van het model dat u wilt gebruiken. Geef de kopie een herkenbare naam (bijvoorbeeld: Declaratie concept.doc) 2. Open de kopie en klik op 'Veld Invoegen' in de LeModellen-knoppenbalk. 3. Kies het gewenste uitvoer-bestand (bijvoorbeeld: Concdecl.txt) en klik op 'Invoegen' (u hoeft hierbij geen veld te selecteren). Het model is nu 'gekoppeld' aan het nieuwe uitvoer-bestand. 5.1 Modellen rubriceren Als u veel modellen maakt, kan het zinvol zijn om deze te rubriceren. Dat maakt het bij het gebruik makkelijker om ze weer terug te vinden. U kunt de modellen rubriceren door in de modellendirectory, sub-directories aan te maken en de modellen in deze sub-directories te plaatsen. Als u later voor het maken van een document een model opvraagt in Word, worden de modellen in de subdirectories als aparte rubrieken aangeboden. Modellen die u in de modellen-directory zelf plaatst (dus niet in een sub-directory) worden onder de rubriek 'Algemeen' getoond. Let op: Het is niet toegestaan om een sub-directory de naam 'Algemeen' te geven. Tip: Als u geen rubriek 'Algemeen' wilt hebben, dan verplaatst u alle modellen naar een subdirectory. U bent dan echter verplicht om een kopie van het bestand LeModel.dot in de modellendirectory te plaatsen. Anders zal het programma de modellen-directory niet herkennen. Voorbeeld: U plaatst enkele algemene modellen in C:\Le\Model\ en u maakt de sub-directories C:\Le\Model\Faxen en C:\Le\Model\Declaraties aan. Bij het opvragen van een model krijgt u dan de keuze uit de rubrieken: Algemeen, Declaraties en Faxen. 6 Model gebruiken voor het maken van documenten Het gebruiken van een model gaat als volgt: Pagina 9 van 10

10 1. Laat Legal Eagle het gewenste uitvoer-bestand aanmaken. Zie de tabel aan het begin van dit document over wanneer Legal Eagle welk uitvoer bestand aanmaakt. 2. Start Word op en klik in de knoppenbalk 'LeModellen' op 'Document Maken'. (Als LeModel geen modellen kan vinden in de installatie-directory (standaard is dat C:\Le\LeModel), wordt gevraagd om de directory in te voeren waar de modellen staan. Deze directory wordt opgeslagen, zodat u dit eenmalig hoeft in te voeren.) 3. Kies het gewenste model en klik op 'OK'. (Als LeModel geen uitvoer-bestanden kan vinden in de uitvoer-directory van Legal Eagle (standaard is dat C:\Windows\Temp), wordt gevraagd om die directory in te voeren. Als u niet weet welke directory dit is, kunt u het opzoeken in Legal Eagle via de menu-optie 'Systeem Toegang'. Daarin staat voor elke gebruiker de directory voor uitvoer-bestanden in het veld 'Tekstverwerkers bestanden'.) 4. De waarden uit het uitvoer-bestand worden nu in de plaats van de velden in het model ingevoegd. Als LeModel daarmee klaar is, kunt u desgewenst het document aanpassen en tekst toevoegen. Tenslotte kunt u het document opslaan. Pagina 10 van 10