Rapportage ICT (Systemen en Informatie): Het Fundament

Transcriptie

1 behandeling in PMC d.d. 22 november 2011 Onderwerp Rapportage ICT (Systemen en Informatie): Het Fundament Kamer 2 Agendanr. 7 Soort behandeling doel behandeling inspreekmogelijkheid openbaar/besloten voorafgaande behandeling (x) beeldvorming en oordeelsvorming over raadsvoorstel ( ) beeldvorming over collegevoorstel ( ) informatie en mogelijkheid tot vragen stellen ( ) consultatie fracties ( ) korte stemverklaring ( ) hamerstuk ( ) bespreken voorstel (x) advies aan AgC over vervolgbehandeling ( ) informatievergaring ( ) besluitvorming (x) ja ( ) nee (x) openbaar ( ) besloten, met als reden:.. (x) n.v.t. toelichting De raad wordt gevraagd: 1. kennis te nemen van Het fundament, 2 e Beleidsupdate van het ICT beleid Dienstverlening en ICT (2006) & Update Systemen en informatie: Op naar 2015 Coevorden@Antwoord (2008). 2. kennis te nemen van de voorgenomen ICT-planning tot het met

2 Raadsvoorstel gemeente Coevorden PMC : 22 november 2011 Agendapunt : Kamer 2, punt 7 Rv.nr. : Portefeuillehouder : Burgemeester B.J. Bouwmeester Onderwerp : Rapportage ICT (Systemen en Informatie): Het Fundament Voorstel : 1.kennis te nemen van de rapportage : ICT (Systemen en Informatie): Het Fundament ; 2.kennis te nemen van de voorgenomen ICT-planning. Aan de raad, Coevorden, 11 november 2011 Inleiding De notitie Het fundament geeft inzicht in de voortgang van de implementatie van Systemen en Informatie: op naar Antwoord. Het geeft een beeld van de resultaten die Coevorden heeft gehaald op het gebied van ICT en een beeld van hetgeen het komende jaar nog wordt gerealiseerd. De nieuwe indeling gebruikt in Het fundament geeft tevens een duidelijk rapportagekader voor de volgende rapportages binnen de P&C cyclus aan uw raad. Verwachtingen van burgers Coevorden heeft niet zomaar een stevige agenda als het gaat om haar ICT. Dit heeft alles te maken met de hooggespannen verwachtingen vanuit de maatschappij en de wettelijke verplichtingen vanuit het Rijk. Mensen werken thuis, mensen leren thuis, mensen doen thuis boodschappen. Een trend die steeds verder gaat. Mensen nemen vanuit huis deel aan inspraak- en discussiefora, boeken thuis toeristische tripjes en raadplegen thuis digitaal wat de gemeente op cultuurgebied te bieden heeft. Burgers kiezen hun eigen informatiekanalen en -bronnen en bepalen steeds meer zélf welke informatie zij tot zich nemen. Burgers worden ook steeds vaker afzender van informatie. Dit heeft effect op de verwachtingen van de overheid in zijn algemeenheid, maar ook van de verwachtingen van de digitale overheid. In sommige gevallen is een 'terugtredende overheid' gewenst, in andere situaties wordt de gemeente juist weer gezien als samenwerkingspartner voor het bedrijfsleven en maatschappelijke instellingen. Deze wisselende rolverwachting stelt hoge eisen aan de omgevingsbewustheid en flexibiliteit van de gemeente en de wijze waarop ICT wordt ingezet; enerzijds robuust, anderzijds innovatief en flexibel. De gemeente kan in haar rol faciliteren in het creëren van condities voor ketensamenwerking en participeren in samenwerkingsverbanden, maar bijvoorbeeld ook toezien op verantwoordelijkheden ten aanzien van (een beveiligde) gegevensuitwisseling in de keten.

3 Burgers en bedrijven willen hun producten zoveel mogelijk ook op betrouwbare wijze online kunnen afnemen. Een overheid waarbij het verkeer tussen overheid en burger zoveel mogelijk elektronisch plaatsvindt, met als doel betere dienstverlening, betere handhaving en bevordering van inspraak en zeggenschap, vormt al langere tijd een doelstelling van de gezamenlijke overheden - rijk, provincies, waterschappen en gemeenten. Een groot aantal projecten op het terrein van de elektronische overheid is al in uitvoering of gerealiseerd. Maar de elektronische overheid is nog niet ver genoeg gevorderd. Resultaten worden wettelijk gevraagd op het gebied van eenmalige gegevensverstrekking, toegang tot overheidsdienstverlening via een persoonlijke internetpagina of bedrijvenloket, waarin klantvragen kunnen worden gevolgd, en gemeenschappelijke ontsluiting van basisregistraties wordt gerealiseerd. De communicatie tussen burger en bestuur zal in de toekomst steeds verder verschuiven van fysiek naar digitaal. Door het alsmaar groeiende aanbod van digitale informatie zullen mensen anders met informatie omgaan. De neiging ontstaat informatiebronnen snel te scannen alvorens verdiepend te gaan bestuderen. Dit stelt hoge eisen aan de vormgeving en structuur van een website om de boodschap over te kunnen brengen. Daarnaast moeten de digitale kanalen optimaal ondersteuning bieden aan traditionele contactvormen (telefoon, balie, brievenpost, e.d.). Bovendien veranderen - onder invloed van ICT - de samenwerkingsvormen van de overheid met ketenpartners en maatschappelijke instellingen (mobiel werken, telewerken, samenwerken met externe partners in een zogenaamde virtuele kantooromgeving), waardoor ook de digitale werkplek sterk aan vernieuwing toe is. Waar staat Coevorden Hoe zorgt de gemeente er nu voor dat zij aan al deze verwachtingen kan voldoen? De afgelopen 8 jaar is er landelijk een groot aantal initiatieven en programma s gestart om de elektronische overheid te realiseren. Het betreft hier onder andere de programma s Andere Overheid, Overheid heeft Antwoord en het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). Deze landelijke ontwikkelingen zijn altijd het kader geweest waarbinnen we onze eigen gemeentelijke doelstellingen hebben geformuleerd. Vanaf 2003 is de doelstelling van het programma Andere Overheid in de reguliere jaarplannen vertaald naar concrete projecten voor de gemeente Coevorden. Met de realisatie van de projecten uit de programma s en initiatieven wordt invulling gegeven aan principes van de Elektronische Overheid. De E-overheid is een compacte overheid die efficiënt en digitaal werkt, dicht bij de burger staat en kwalitatief hoogwaardige diensten verleend. Om tot een efficiënte bedrijfsvoering te komen en om de dienstverlening naar de klant te verbeteren is focus op optimalisatie en digitalisering van de bedrijfsprocessen van de gemeente noodzakelijk. De afgelopen jaren heeft de gemeente bij de realisatie van de E-overheid al flink wat concrete resultaten opgeleverd. Op het gebied van (digitale) dienstverlening zijn onder meer de volgende resultaten zichtbaar: Implementatie van ruim twintig digitale producten (bijvoorbeeld uittreksel bevolkingsregister) via de website; Gebruik van het landelijke waarborg DigiD voor verificatie van onze klanten; Gebruik van de digitale betaalomgeving waarbinnen onze klanten producten online kunnen afrekenen; Burgers kunnen OZB aanslag via de gemeentelijke website online inzien en er eventueel digitaal bezwaar op maken;

4 Een centraal telefoonnummer voor alle vragen ( ); Alle actuele bestemmingsplannen zijn online in te zien; Alle verleende bouwvergunningen zijn online te raadplegen; Raadsvergaderingen zijn live in beeld en geluid te volgen via de gemeentelijke website. Producten en diensten die via de gemeentelijke website worden afgenomen vinden plaats binnen een zeer veilige en betrouwbare technische omgeving waarbij fraude of misbruik van tot een minimum zijn beperkt. De website waarmee de gemeente de producten en diensten aanbied voldoet volledig aan de wettelijk verplichte webrichtlijnen, is toegankelijk voor mensen met een visuele handicap en informatie op heldere eenvoudige wijze gepresenteerd. Daarom behoort de gemeentelijke website al enige tijd bij de 80 beste overheid sites. Met de invoering van het Burgerservicenummer (BSN) heeft de gemeente de belangrijkste stap richting de basisregistratie Personen gezet. Met dit nummer kan een burger al haar zaken met de overheid regelen. In 2010 is de gemeente Coevorden als 92 ste gemeente door de BAG-audit gekomen. Ruim 2 jaar lang heeft de gemeente gewerkt aan de opbouw van deze 2 basisregistraties. Om aan de wettelijke verplichting te kunnen voldoen zijn alle panden en adressen binnen de gemeente stuk voor stuk geïnventariseerd. Verplichte gegevens als bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel, verleende vergunning etc. zijn per pand geregistreerd. Daarnaast zijn van alle panden de contouren met een uitermate hoge nauwkeurigheid vastgelegd. De realisatie van de BAG heeft onder meer de volgende resultaten opgeleverd: Één centrale registratie van betrouwe en volledige adres- en gebouwgegevens; Vergunningvrije bouw en illegale bouw is in beeld gebracht; In het geval van calamiteiten biedt de BAG snel inzicht in gegevens over het pand, het gebruiksdoel, de geografische ligging (ten opzichte van bijvoorbeeld andere panden), de bouwtekening en de bijbehorende vergunning; Burgerzaken heeft beter zicht heeft in welke panden en adressen geoormerkt zijn voor (permanente) bewoning; Tot slot heeft de inventarisatie een flink aantal nieuwe vastgoedobjecten opgeleverd voor de OZB-heffing Om de organisatie optimaal te laten profiteren van de opgebouwde basisregistraties en om de organisatie in staat te stellen om het BSN te gebruiken, is er gewerkt aan een systeem voor gegevenssynchronisatie. Dit systeem is gekoppeld aan alle systemen van de gemeente. Het zorgt er voor dat iedere wijziging in persoons- of adresgegevens automatisch ook in alle andere gemeentelijke systemen wordt verwerkt. Dit brengt onder andere de volgende voordelen met zich mee: Alle organisatieonderdelen maken van dezelfde betrouwbare en hoogwaardige gegevens gebruik; Gegevens worden eenmalig registreerd en meervoudig gebruikt (wijzigingen hoeven maar één keer te worden doorgegeven); Het is lastiger geworden om de gemeente onjuiste gegevens door te geven; Burgers worden niet onnodig naar reeds bekende gegevens gevraagd; De combinatie van Digid en het BSN geven burgers op vertrouwde wijze toegang tot het E- loket van de gemeente; Dossier binnen verschillende afdelingen kunnen eenvoudig met elkaar gekoppeld worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vastgoedregistratie en de registraties van maatschappelijke ondersteuning.

5 Het bijhouden van de gegevens in de basisregistraties en het beheren van de koppelingen met het synchronisatiesysteem zijn nieuwe complexe taken die een flinke inspanning met zich meebrengen. De gemeente heeft een nieuw post- en archiefsysteem geïmplementeerd. Met dit systeem kan binnenkomende post digitaal worden afgehandeld en is er meer grip op de termijn waarbinnen poststukken (klachten, verzoeken, aanvragen etc.) worden afgehandeld. Ook interne stukken worden met dit systeem opgeslagen en beheerd. Hiermee kunnen besluiten en andere relevante stukken snel teruggevonden worden. Bouwvergunning, gebruiksvergunningen, drank- & horecavergunningen, klantdossiers van maatschappelijke ondersteuning, bestemmingsplannen en personeelsdossiers zijn gedigitaliseerd en voor organisatie (en deels voor de burger) ontsloten. Door de digitalisering kunnen medewerkers zelfstandig en zonder tussenkomst van de sectie DIV op iedere werkplek en op iedere lokatie de digitale dossiers raadplegen. Middels een centrale applicatie voor sjabloonbeheer kan de organisatie eenvoudig over alle correcte en vastgestelde sjablonen beschikken. Brieven met foutieve ondertekeningen (niet conform mandaatregeling), foutieve juridische teksten en niet conform de huisstijl opgesteld worden hiermee verleden tijd. De sjablonen zijn zo opgebouwd dat documenten bij het opstellen direct op correcte wijze digitaal worden opgeslagen in het digitaal archief. Registratie en digitalisering achteraf wordt hierdoor overbodig en stukken zijn altijd direct voor de organisatie beschikbaar via het digitale archief. Om alle ontwikkelingen op ICT gebied te kunnen faciliteren is ICT-infrastructuur nodig die: Dossiers binnen verschillende afdelingen kunnen eenvoudig met elkaar gekoppeld worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vastgoedregistratie en de registraties van maatschappelijke ondersteuning verregaande digitalisering mogelijk maakt; 24 uur per dag beschikbaar is; Continuïteit borgt; toekomstbestendig (en dus flexibel) is; de veiligheid van gegevens garandeert. Om dit te bereiken was een enorme inhaalslag nodig. Op het moment dat we begonnen aan deze inhaalslag was ons netwerk traag en onbetrouwbaar, was er sprake van lokale opslag in plaats van centraal, werkten we met verouderde software en was bijvoorbeeld thuis inloggen onmogelijk. We hebben samen met de gemeente Emmen een nieuwe infrastructuur opgebouwd. Deze infrastructuur is sneller, betrouwbaarder, meer flexibel en beter beveiligd. Deze inhaalslag heeft een grote investering gevraagd maar is door de intensieve BOCE samenwerking tegen minder meerkosten uitgevoerd dan anders het geval was geweest. Concreet zijn met de vernieuwing en overgang onder meer de volgende resultaten behaald: Vervanging van het netwerk (sneller, meer betrouwbaarheid en geschikt voor de huidige ontwikkelingsopgave ); Vervanging van verouderde computers door energiezuinige computers met een langere levensduur en betere technische afschrijving; Neerzetten van een infrastructuur die flexibiliteit in locatie / werkplek mogelijk maakt; Modernisering van de gemeentelijke beveiliging; Modernisering van de opslag; Vernieuwing van standaardapplicaties : Microsoft Office, en Windows; Realisatie van voorzieningen voor uitwijk en herstel bij calamiteiten; Overdracht netwerkbeheer aan Emmen; Overdracht systeembeheer aan Emmen; Overdracht helpdesk aan de gemeente Emmen.

6 Deze infrastructuur maakt het voor medewerkers mogelijk om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken op een werkplek die het beste past bij de werkzaamheden. Op elke willekeurige werkplek kan worden ingelogd en ook thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Tevens heeft deze flexibiliteit binnen het nieuwe gemeentehuis al geleid tot het reduceren van het aantal computers met ongeveer 20%. Naast het gemeentelijk netwerk, de computers en de servers is ook de telefonie vernieuwd en bij de gemeente Emmen ondergebracht. De nieuwe telefooncentrale van de gemeente Coevorden is hiermee volledig passend gemaakt bij de meer moderne manier van werken binnen de gemeente. Medewerkers kunnen inloggen op iedere werkplek zodat flexibel kan worden gewerkt; Iedere telefoon beschikt over een digitaal telefoonboek met daarin alle medewerkers van de 3 BOCE-gemeenten; Bellen binnen de 3 BOCE-gemeenten is gratis; De nieuwe centrale maakt de inrichting van een Callcenter voor het telefonisch contact met de burger mogelijk; De nieuwe telefooncentrale is gekoppeld aan het netwerk waardoor een wijziging in het personeelsbestand ook direct in de telefooncentrale wordt doorgevoerd; De centrale biedt hoogwaardige managementinformatie over bijvoorbeeld wachttijden en bereikbaarheid van het klantcontactcentrum. Naast de positieve effecten van nieuwe infrastructuur en de nieuwe telefooncentrale op de bereikbaarheid, dienstverlening en de bedrijfsvoering heeft het ook een positief effect op de gemeente Coevorden als werkgever. Dit zijn belangrijke onderdelen die ons imago als moderne werkgever versterken. Een verdere uitwerking van de behaalde resultaten en de kosten die gemeente hiervoor heeft moeten maken kunt u lezen in de bijgesloten notitie Het fundament. Argumenten Met de notitie Het fundament informeren wij uw raad over de voortgang van de implementatie van Systemen en Informatie. In de notitie wordt stilgestaan bij de opgeleverde resultaten, wat de resultaten voor de burger betekenen, wat de resultaten voor de bedrijfsvoering betekenen en welke kosten met deze resultaten gepaard zijn gegaan. Tevens biedt de rapportage inzicht in de afspraken die ten grondslag liggen aan de ingezette ontwikkelingen op het gebied van dienstverlening en ICT. Verder geeft de rapportage een weergave van de planning van het project voor de periode Kosten, baten, dekking Behaalde resultaten zijn gerealiseerd binnen de beschikbare middelen. Ook de voorgenomen doelstellingen voor de periode tot en met 2013 worden gerealiseerd binnen de reeds beschikbare middelen. Aanpak/uitvoering Middels planning per jaarschijf. Communicatie Per project

7 Bijlagen Het fundament, 2 e Beleidsupdate van het ICT beleid Dienstverlening en ICT (2006) & Update Systemen en informatie: Op naar 2015 Coevorden@Antwoord (2008). Burgemeester en wethouders van Coevorden, de gemeentesecretaris M.N.J. Broers de burgemeester B.J. Bouwmeester