HANDLEIDING. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

Transcriptie

1 HANDLEIDING Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

2 Video Arts Nederlandstalige bewerking: TFC Training Facilities Center Oorspronkelijke titel: Behavioural interviewing: taking the guesswork out of recruitment In Nederland en België uitgebracht door: TFC Training Facilities Center, Velp (Nederland) Bestelnummer handleiding: Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3567 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. 2 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

3 Inhoud Blz. 1. Inleiding... 5 Inleiding... 5 Doelstellingen... 5 Synopsis van het programma Tips voor toepassing...7 Het programma Trainingsopzetten... 9 Inleiding... 9 Cursusprogramma Uitwerking van trainingsopzet Materiaal voor de trainer Cursusprogramma Uitwerking van trainingsopzet Materiaal voor de trainer Cursistenmateriaal Luisteroefening Instructies voor de interviewer Instructies voor de waarnemer Actieplan Leerpunten De bouwstenen Functieomschrijving CV van Isabel Martens Instructies voor de interviewer Instructies voor de waarnemer Instructies voor de interviewer Instructies voor de waarnemer Leerpunten Cursusprogramma Cursusprogramma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 3

4 Doelstellingen van de training Do s en don ts Hypothetisch of gedrag Waarnemen Noteren Classificeren Evalueren De selectiecriteria opstellen Belangrijkste vaardigheden Definitie Voorbereiding Tweerichtingscommunicatie Soorten vragen Gedragsvragen Vermijd De vragentrechter Specifiek worden Bewijs Bewijs van het tegendeel Doodlopende trechters Luisterbarrières Herinneren Actief luisteren Actief luisteren Kansen om door te vragen Soorten kandidaten Te veel details Te weinig details Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

5 1. Inleiding Inleiding Veel selectiegesprekken bereiken niet het gewenste resultaat. Een slechte selecteur of een slecht gevoerd gesprek levert soms niet veel beters op dan wanneer de kandidaat was gekozen uit een willekeurige lijst met namen. De meeste gesprekken zijn kennisgericht of gaan over hypothetische situaties. De kandidaat moet vragen beantwoorden die zijn kennis over een bepaald onderwerp aantonen of bespreken wat hij zou doen in bepaalde hypothetische gevallen. In een gedragsgericht interview daarentegen moet de kandidaat vertellen wat hij werkelijk gedaan of gezegd heeft in een specifieke situatie die hij heeft meegemaakt. Uit onderzoek blijkt dat gedrag uit het verleden de beste voorspeller is van toekomstig gedrag. Het gedragsgerichte interview helpt iemands voorkeursaanpak te achterhalen en daarmee accuraat te voorspellen hoe hij zich in de functie zal gedragen. Deze techniek kunt u gebruiken wanneer u bijvoorbeeld wilt weten hoe de kandidaat omgaat met gevoelige informatie, hoe hij reageert op druk of kritiek, of hoe hij omgaat met anderen. Dit is voor de selecteur heel moeilijk te achterhalen. Kandidaten zijn zich misschien totaal niet bewust van hun impact op anderen en als ze dat wel zijn, zullen ze hun zwakke punten proberen achter te houden tijdens het gesprek. Er zijn geen goede of foute antwoorden in gedragsgerichte interviews; het doel is alleen om iemand met de juiste persoonlijkheidskenmerken bij de functie te zoeken. Een simpel doel dat verbazingwekkend moeilijk te bereiken is. Deze vorm van interviewen is een techniek die moet worden aangeleerd. Het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken illustreert de vraagtechniek die gedragsbewijs oplevert en hoe u de meest voorkomende problemen vermijdt. Doelstellingen Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken helpt u uw huidige ervaring uit te bouwen, zodat u de werkelijke manier van werken van een kandidaat kunt achterhalen en daardoor beter kunt inschatten of hij geschikt is voor een bepaalde functie. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 5

6 Na afloop van deze training: Kent u de principes van gedragsgericht interviewen Kent u de belangrijkste vaardigheden die hierbij horen Heeft u geoefend met de vaardigheden en technieken Synopsis van het programma Het programma behandelt de veelvoorkomende fouten die gemaakt worden tijdens een selectiegesprek en illustreert hoe nuttig en succesvol het gebruik van de gedragsgericht interviewen-techniek is. U ziet welke fouten een selecteur maakt tijdens een selectiegesprek. Vervolgens krijgt de selecteur de kans om zijn fouten te corrigeren en de geleerde lessen toe te passen op twee nieuwe kandidaten die op de functie solliciteren. Alastair is afdelingsmanager en heel goed in zijn werk, maar net als de meeste managers is hij niet aangenomen om zijn selectievaardigheden. In de beginscène heeft Alastair zojuist een exitgesprek afgerond met Peter (een onlangs aangenomen medewerker voor een functie op de afdeling van Alastair). Het vraagstuk waar Alastair mee zit, zoals zovele selecteurs, is hoe een kandidaat werkelijk zal presteren in de functie waar een vacature voor is. Diana is een collega van Alastair die veel ervaring heeft met gedragsgericht interviewen. Diana vertelt Alastair welke fouten hij gemaakt heeft tijdens zijn selectiegesprek met Peter. Diana wijst Alastair op de voordelen van de gedragsgericht interviewen-techniek. De volgende leerpunten komen hierbij aan bod: Stel een gedragsprofiel op Richt u op kritieke incidenten Laat u niet in de kaart kijken Neem de tijd Maak een lijst met essentiële gedragskenmerken Met Diana s hulp houdt Alastair twee selectiegesprekken waarin hij de lessen toepast die hij geleerd heeft. De resultaten zijn verbazingwekkend. De DVD bevat nog vier extra lessen over gedragsgericht interviewen waarin het volgende wordt behandeld: Het begin Bewijs van het tegendeel Speurwerk Algemene punten 6 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

7 2. Tips voor toepassing Het programma Bekijk Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken. Zorg dat u de scenario s, leerpunten en de belangrijkste dialogen goed kent. Bepaal welk verband er is tussen de fictionele situaties uit de video en uw eigen organisatie. De belangrijkste leerpunten van het programma zijn: Stel een gedragsprofiel op: streef niet naar perfectie; concentreer u op de belangrijkste eigenschappen Richt u op kritieke incidenten: concentreer u op de kandidaat, Ik niet Wij ; blijf bij de verleden tijd; neem geen genoegen met hypothetische antwoorden Laat u niet in de kaart kijken: laat niet blijken wat u zoekt; stel geen suggestieve vragen; beantwoord niet uw eigen vragen, bied geen alternatieven Neem de tijd: geen meervoudige vragen; laat stiltes toe, doorbreek ze niet Maak een lijst met essentiële gedragskenmerken In de trainingsopzetten wordt het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken in secties vertoond. De trainingsopzetten Deze handleiding bevat twee trainingsopzetten, één voor een training van een halve dag en één voor een training van een hele dag. Neem de uitgebreide instructies voor elke sessie door, zodat u weet wat u in elke fase van de training moet doen. Doelgroep Iedereen die verantwoordelijk is voor het houden van selectiegesprekken. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 7

8 Benodigde materialen Een exemplaar van alle handouts per deelnemer Een DVD-speler of computer/laptop met DVD-drive en een monitor Een overheadprojector en scherm of beamer Flipover en verschillend gekleurde stiften Pen en papier voor de deelnemers Uitnodiging voor de training Stuur de deelnemers twee tot drie weken voor aanvang van de training een uitnodiging. Hierin moet het volgende staan: Vertel hen waar en wanneer de training plaatsvindt, plus de begin- en eindtijden. Voeg een overzicht van de trainingsdoelstellingen en het cursusprogramma toe. Vraag de deelnemers om na te denken over hun ervaringen met selectiegesprekken, en te benoemen wat ze specifiek uit deze training willen halen. Vraag hen hun doelstellingen te noteren en deze mee te nemen naar de training. Stimuleer hen om de training van tevoren met hun manager te bespreken en ook na afloop. 8 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

9 3. Trainingsopzetten Inleiding Dit hoofdstuk bevat twee trainingsopzetten: één voor een training van een halve dag en één voor een training van een hele dag. In deze training wordt ervan uitgegaan dat de deelnemers de beginselen van interviewtechnieken al onder de knie hebben. Deze worden in deze training niet behandeld. Deze training reikt de deelnemers de belangrijkste vaardigheden aan voor het beoordelen van de lastigere aspecten van het gedrag van de kandidaat. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 9

10 Cursusprogramma 1 Sessie Beschrijving Tijdsduur 1 Inleiding Doelstellingen Programma Hoe we gaan werken 10 minuten 2 Het begin Oefening in kleine groepjes Plenaire discussie 15 minuten 3 Het gesprek Vertoning Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken Discussie 40 minuten 4 Dat is de vraag Oefening 15 minuten Pauze 15 minuten 4 Dat is de vraag Groepsoefening - videoclips 25 minuten 5 Luisteren Individuele oefening Discussie - videoclips 25 minuten 6 De vragentrechter Vaardigheden oefenen in groepjes 1 Plenaire discussie 60 minuten 7 Actieplan Individueel werk Evaluatie 15 minuten Totale tijdsduur: 3 uur en 40 minuten 10 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

11 Uitwerking van trainingsopzet 1 Sessie 1: Inleiding 10 minuten Zorg dat Overheadsheet 1 zichtbaar is voor de deelnemers bij binnenkomst. Toon Overheadsheet 2 en neem het programma door. Vraag de deelnemers om de specifieke trainingsdoelstellingen te noteren die zij voorafgaand aan de training hebben benoemd. Leg aan de hand van Overheadsheet 4 uit dat deze training gericht is op een specifieke techniek voor gebruik tijdens selectiegesprekken. In deze training worden de principes van gedragsgericht interviewen uitgelegd, de vaardigheden die nodig zijn voor deze techniek en krijgen de deelnemers de kans om met de techniek te oefenen en hun vaardigheden te verbeteren. Vertel dat gedragsgericht interviewen moeilijk is en dat de deelnemers deze training moeten zien als een veilige leeromgeving waarin ze hun vaardigheden kunnen oefenen. Vertel de deelnemers dat ze een onderwerp moeten bedenken waarover ze later in de training een kort rollenspel van een gesprek van ongeveer vijf minuten moeten doen. Bijvoorbeeld hun werk, een hobby, een vakantie of evenement dat ze hebben helpen organiseren. Vertel hen dat hun onderwerp actie moet bevatten en/of contact met andere mensen. Urenlang in een schuilhut naar vogels zitten turen is een lastig onderwerp voor een interviewer om mee te oefenen! Vraag hen hun onderwerp te noteren. Sessie 2: Het begin 15 minuten Verdeel de deelnemers in twee groepen en vraag hen te brainstormen over alles wat verkeerd kan gaan vóór en tijdens een selectiegesprek. Vraag hen om hun ideeën op een flipovervel te noteren. Geef hen hiervoor ongeveer vijf minuten de tijd. Houd een discussie met de hele groep over hun bevindingen. Vergelijk de twee lijsten met elkaar. Vat aan de hand van Overheadsheet 5 de belangrijkste do s en don ts samen. Leg uit dat je een kandidaat normaal gesproken niet moet onderbreken, maar dat het bij een spraakwaterval wel acceptabel is om dit beleefd te doen, door u te verontschuldigen voor de onderbreking maar dat u echt. (wat uw criterium ook is) moet bespreken. Dit is essentieel om het tempo en de inhoud van het gesprek te kunnen beheersen. Vraag de deelnemers om specifieke leerpunten te noteren zodat ze deze later nog eens kunnen doornemen. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 11

12 Sessie 3: Het gesprek 40 minuten Vertel de deelnemers dat deze sessie gebaseerd is op het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken en dat hij helpt selectiefouten te voorkomen door persoonlijkheidskenmerken te matchen met de functie. Hiermee pikt u kandidaten die wel een vlotte babbel hebben maar geen resultaten boeken er zo uit. Vertoon het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken zonder onderbrekingen. Vraag de deelnemers welke belangrijke vaardigheden de selecteur volgens hen nodig had om een effectief gedragsgericht interviewer te zijn. Noteer hun antwoorden op de flipover. Vat aan de hand van Overheadsheet 13 de belangrijkste vaardigheden samen. Vertel dat het maken van aantekeningen essentieel is om ervoor te zorgen dat feiten ook accuraat herinnerd worden. Het kortste potlood is langer dan het langste geheugen. Dit is belangrijk omdat uw aantekeningen als bewijs kunnen dienen voor een eventuele zaak bij de geschillencommissie. Het is belangrijk voor de objectiviteit omdat u minder snel geneigd bent u door uw eigen voorkeuren te laten leiden als u aantekeningen heeft om uw beslissing op te baseren. Het is maar al te makkelijk om u tijdens het gesprek te laten beïnvloeden door hoe aardig of onaardig u de kandidaat vindt. Het is maar al te makkelijk om te soepel te zijn voor mensen die u aardig vindt, of te kritisch over mensen die een andere aanpak of stijl hebben dan u. Vraag de deelnemers om de vaardigheden te benoemen en noteren die zij willen verbeteren. Leg aan de hand van Overheadsheet 14 uit dat u zonder duidelijk inzicht in de kwaliteiten die een goede kandidaat heeft, misschien iets compleet anders krijgt. Illustreer aan de hand van Overheadsheet 15 het belang van voorbereiding; inzicht in de functieomschrijving, persoonsspecificatie en de selectiecriteria benoemen. Vertel dat iemand soms geen directe ervaring met het exacte selectiecriterium heeft. Alle mensen die van baan veranderen, maar vooral schoolverlaters of mensen die promotie aanvragen, kunnen geen of beperkte direct relevante ervaring hebben. In deze gevallen moet u uitleggen dat het mogelijk is om te zoeken naar overdraagbare vaardigheden of ervaring. Iemand heeft bijvoorbeeld geen managementervaring maar is wel voorzitter van een vereniging geweest, of scoutleider of regisseur bij een amateurtoneelvereniging, enzovoort. Leg aan de hand van Overheadsheet 16 uit dat tweerichtingscommunicatie belangrijk is maar dat de interviewer slechts vijf tot tien procent van de tijd aan het woord moet zijn. Leg aan de hand van Overheadsheet 17 uit dat het selectiegesprek best pittig mag zijn voor de kandidaat door door te vragen op zijn antwoorden, maar dat stressvolle gesprekken de kandidaat defensief maken en dat dit het verkrijgen van gedragsbewijs moeilijker maakt. 12 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

13 Sessie 4: Dat is de vraag 15 minuten Vraag de deelnemers om de soorten vragen te noemen die in het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken aan bod gekomen zijn. Neem aan de hand van Overheadsheet 18 de belangrijkste soorten vragen door. De vragen die geschikt zijn voor gedragsgericht interviewen zijn groen, vragen die u nooit mag stellen in een selectiegesprek zijn rood en de hypothetische vraag die geschikt is voor het toetsen van kennis of intelligentie maar niet voor gedragsgerichte interviews is blauw. Lees Simons oplossing (zie pagina 19) voor aan de deelnemers en laat hen vervolgens vijf gesloten vragen stellen (ja/nee-antwoorden) om te achterhalen wat er aan de hand is en vervolgens vijf open vragen (hoe, waarom, wat, wanneer en waar) om hetzelfde te doen. Noteer hun vragen op aparte flipovervellen. Het is heel onwaarschijnlijk dat ze het antwoord vinden met behulp van gesloten vragen, maar het zou in één keer raak kunnen zijn met de open vraag Waarom?. Als ze na het stellen van de tien vragen de oplossing nog niet hebben gevonden, vertel hen deze dan. Vertel hen dat ze met gesloten vragen een hypothese moeten opstellen en deze vervolgens testen, de mogelijkheden zijn eindeloos. In een gedragsgericht interview moet de kandidaat zijn eigen persoonlijke verhaal vertellen; open vragen stellen helpt hen dit te vertellen zonder vooronderstellingen van de interviewer. Vertel dat gesloten vragen nuttig zijn voor het bevestigen van feiten of het toetsen van begrip of voor het beheersen van het tempo van het gesprek. Pauze 15 minuten Vervolg Sessie 4: Dat is de vraag 15 minuten Vertel de deelnemers dat u nu naar de verschillende belangrijke soorten vragen gaat kijken. Vertoon Clip 1. Vraag de deelnemers wat voor soort vragen dit zijn. Vertel dat het suggestieve vragen zijn omdat de interviewer duidelijk maakt wat hij belangrijk vindt, dus de kandidaat stemt gewoon met hem in. Geef aan dat het belangrijk is om je niet in de kaart te laten kijken. Vraag hen een betere manier te bedenken om deze vragen te stellen. Geef hen een paar minuten de tijd om te proberen gedragsvragen te formuleren en vraag hen vervolgens om hun suggesties. Controleer of de vragen open zijn en vragen naar werkelijke gebeurtenissen uit het verleden, oftewel niet hypothetisch zijn. Vertoon Clip 2. Toon Overheadsheet 20 en leg aan de hand van het eerste opsommingspunt uit dat interviewers weerstand moeten bieden aan de verleiding om de kandidaat te helpen door de vraag voor hem te beantwoorden. Een andere klassieke manier om dit te doen is, door een goede vraag te stellen en vervolgens alternatieven te noemen zoals Hoe pak je de kostenbewaking aan? controleer je maandelijks of Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 13

14 wekelijks? De kandidaat denkt Ik doe eigenlijk helemaal niet aan kostenbewaking maar bedankt voor de hint. Vertoon Clip 3. Vraag de deelnemers wat voor soort vraag dit is, en wat er mis mee is. Leg aan de hand van het tweede opsommingspunt van Overheadsheet 20 uit dat het een meervoudige vraag is die de kandidaat in verwarring zal brengen. Hij zal ofwel het laatste deel van de vraag beantwoorden ofwel het deel waar hij een goed antwoord op heeft. In dit voorbeeld weet u niet of Peter ja antwoordt op alle delen van de vraag of op slechts één onderdeel. U mist ongetwijfeld onderwerpen waarover de kandidaat liever geen vragen beantwoordt. Raffel het niet af, en anticipeer ook niet op de volgende vraag; stel één vraag tegelijk. De elementen van de vraag zijn ook gesloten vragen die de kandidaat met een simpel ja of nee kan beantwoorden. Vertoon Clip 4. Leg aan de hand van het derde opsommingspunt van Overheadsheet 20 uit hoe belangrijk het is om te zwijgen. Vertel dat het verbazingwekkend is wat een kandidaat zich soms laat ontvallen als een stilte wat langer duurt. Leg aan de hand van Overheadsheet 21 het trechtermechanisme uit en vertel dat u dit aan de hand van de video gaat illustreren. Toon Overheadsheet 22. Hierop staan woorden die kandidaten helpen om zich specifieke, eenmalige kritieke incidenten te herinneren. Vertoon Clip 5. Vertel de deelnemers dat u dit aan de hand van een videoclip gaat evalueren. Vraag hen op te letten wanneer Diana de gevaarlijke woorden gebruikt in de volgende clips. Vertoon Clip 6. Top: Vertel dat dit een goede open top van de trechter -vraag is over een specifiek kritiek incident. Het laat Mark bepalen wat volgens hem een situatie met hoge druk is; misschien bent u het hier mee eens en misschien niet. Dit helpt u bepalen of hij de druk binnen uw organisatie aan zou kunnen. Vertoon Clip 7. Midden: Bodem: Leg uit dat Diana nu in de trechter afdaalt door een specifiekere vraag te stellen Waardoor was de druk zo hoog? Dit zou Mark moeten stimuleren om te praten over specifieke problemen of incidenten. Diana vraagt verder naar nog meer details En wat heb je gedaan? Dit brengt u naar de bodem van de trechter en Mark zou Diana moeten vertellen wat hij werkelijk gedaan heeft. 14 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

15 Toon Overheadsheet 23 en herinner de deelnemers eraan dat dit gedragsbewijs is; dus wat iemand persoonlijk gedaan of gezegd heeft. Vertel dat het gebrek aan bewijs als de kandidaat een vraag gesteld heeft en hij geen antwoord geeft, ook bewijs is; bewijs van negatief gedrag. In dit voorbeeld deed Mark niets om de problemen van de lijnmanagers te verlichten. Dit vertelt u hoe hij omgaat met collega s. Vertoon Clip 8. Vertel dat Diana weer een detailvraag uit het midden van de trechter stelt en dat u door de kwaliteit van het antwoord weet hoe de kandidaat zal presteren in de functie. Mark heeft met niemand overlegd voordat hij zijn besluit nam, en hij kende de vereisten van zijn klanten niet. Hij ging ervan uit dat de goedkoopste de beste was en dacht niet na over waar voor z n geld krijgen. Voordat u de volgende clip gaat vertonen, moet u de deelnemers vragen te luisteren naar de vragen die Diana stelt en te noteren waar in de trechter zij volgens hen is. Vertoon Clip 9. Vraag de deelnemers wat ze bij elke vraag dachten. Wat was je grootste probleem? Dit is een vraag uit het midden van de trechter. Hoe heb je de installatie gepland? Dit is een vraag uit de top van de trechter. Wat was de ernstigste klacht? Dit is een vraag uit de top van de trechter. Hoewel de vraag begint met wat is hij in deze fase erg open. Als u vraagt wat het specifieke probleem was, dan zit u in het midden van de trechter. Wat zei hij? Dit is een vraag uit de bodem van de trechter. Wat zei jij? Dit is een vraag uit de bodem van de trechter. Het antwoord Dat het niet mijn schuld was. Dat hij z n gang mocht gaan. De directeur had erom gevraagd is hard gedragsbewijs; u weet nu wat Mark werkelijk gezegd heeft toen hij te maken kreeg met een boze manager. Vertel dat het bewijs sterker wordt als u kunt achterhalen wat de ander tegen de kandidaat gezegd heeft omdat het heel moeilijk is om beide zijden van een gesprek te verzinnen. Toon Overheadsheet 24. Vertel de deelnemers dat ze, wanneer ze een bepaalde indruk van iemand krijgen, goed danwel slecht, moeten zoeken naar bewijs van het tegenovergestelde gedrag. Het is maar al te makkelijk om te blijven zoeken naar bevestiging van bewijs, terwijl u zou moeten zoeken naar ervaringen met de tegenovergestelde situatie, of bewijs van het tegendeel. Vraag hen naar welk bewijs van het tegendeel u bij Mark zou moeten zoeken. Voorbeelden zijn situaties waarin hij een project op tijd heeft afgerond, of waarin hij zijn uiterste best had gedaan om een lijnmanager te helpen. Vertel de deelnemers dat u dit gaat illustreren aan de hand van een videoclip. Vertoon Clip 10. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 15

16 Toon Overheadsheet 25 en leg uit dat niet alle trechters productief zijn. Soms is het voorbeeld van de kandidaat zwak of heeft hij niet echt ervaring met waar u naar op zoek bent in dat voorbeeld. Hij zegt dan vaak iets als nou, niet in die rol/bij die manager. In deze situaties is het vaak mogelijk om te trechterhoppen, dat wil zeggen overgaan op een ander onderwerp door een gesloten vraag te stellen: Heeft u het wel eens meegemaakt in een andere rol/bij een andere manager? Zo ja, vertel daar dan eens iets over. Wanneer de kandidaat eenmaal in een bepaald denkstramien zit, kan hij makkelijker overgaan naar een lagergelegen punt van de trechter en daarmee tijd besparen omdat u geen nieuwe trechter hoeft op te bouwen. Sessie 5: Luisteren 25 minuten Lees de luisteroefening (pagina 19) voor aan de hele groep met een normale spreekstem. Vertel de deelnemers dat ze aantekeningen mogen maken als ze willen. Deel Handout 1 uit. Vraag de deelnemers om de vragen individueel te beantwoorden. Als ze klaar zijn, vertelt u hen dat ze hun eigen antwoorden mogen nakijken (er zijn maar weinig mensen die er veel goed hebben) en vervolgens leest u de antwoorden voor (zie pagina 20). Vraag of iemand meer dan vijf antwoorden goed had en prijs degenen die dit hadden. Vertel dat de meeste mensen aanzienlijk minder antwoorden goed hebben. Leg uit dat dit komt doordat de oefening zo is opgezet dat er gaten in de informatie zitten en dat mensen geneigd zijn zulke gaten in te vullen door vooronderstellingen te doen op basis van hun ervaringen uit het verleden. Vertel dat dit kan leiden tot stereotypering en zelfs vooroordelen. Toon Overheadsheet 27 en leg uit dat bij gedragsgericht interviewen het herinneren van gebeurtenissen wordt geholpen door de kandidaat te vragen één stapje tegelijk te nemen en alle blanco s in te vullen. Leg aan de hand van de opsommingspunten de stappen van het proces van het terughalen van lange-termijnherinneringen uit. Leg aan de hand van Overheadsheet 28 uit dat luisteren een actief proces moet zijn en dat het zwaar werk is. Het is essentieel om te luisteren om ervoor te zorgen dat op de juiste onderwerpen wordt doorgevraagd naar details. Toon Overheadsheet 29. Geef aan dat het belangrijk is om alert te zijn op signaalwoorden die leiden naar onderwerpen om vragen over te stellen. De interviewer moet analyseren wat de kandidaat zegt en proberen zich een beeld te vormen van wat er gaande was en daardoor onderwerpen benoemen om op door te vragen. Vraag de deelnemers om zich de omstandigheden die Kate beschrijft voor te stellen, te luisteren naar aanwijzingen of aanknopingspunten die u verder moet bespreken en deze te noteren. Vertoon Clip 11. Vraag de deelnemers na afloop om hun ideeën voor verdere vragen en wat ze hopen te weten te komen met die vragen. 16 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

17 Illustreer aan de hand van Overheadsheet 30 een aantal kansen om door te vragen. Vertoon Clip 12. Vertel de deelnemers dat zelfs een kort antwoord een heleboel aanwijzingen kan opleveren. Het is niet mogelijk om deze allemaal op te volgen, daarom is het belangrijk om die aanwijzingen te kiezen die het meest relevant zijn voor uw selectiecriteria. Zelfs bij de aanwijzingen die u wel opvolgt, is het slechts mogelijk om er één tegelijk te doen. Vertel de deelnemers dat aantekeningen daarom zo belangrijk zijn. U moet uw eigen steno ontwikkelen voor het noteren van aanwijzingen om op terug te komen. Vertel de deelnemers dat ze nu naar een videofragment gaan kijken waarin de punten waar u aan gewerkt heeft worden samengevat, dat wil zeggen de vragen die een gedragsantwoord opleveren, de trechtertechniek en alert zijn op kansen om door te vragen. Vertoon Clip 13. Leg uit dat actief luisteren gepaard gaat met lichaamstaal: oogcontact onderhouden, een open houding, knikken om de spreker te stimuleren door te gaan, er geïnteresseerd uitzien, geen tekenen van ongeduld (zoals met de tong klakken, zuchten, heen en weer schuiven in uw stoel) vertonen. Sessie 6: De vragentrechter Voorbereiding 60 minuten 15 minuten Verdeel de deelnemers in groepjes van drie (als u een oneven deelnemersaantal heeft, zult u één of meer groepjes van vier moeten vormen. Deze groepjes zullen iets langer over de oefening doen). Vraag de groepjes verspreid door de trainingsruimte te gaan zitten of naar een aparte trainingsruimte in de buurt te gaan als u die beschikbaar heeft. Deel Handouts 2, 3 en 4 uit. Dit zijn de instructies voor de interviewer en voor de waarnemer en de planning voor de oefening. Vertel de deelnemers dat ze allemaal om de beurt de rol van interviewer, kandidaat en waarnemer gaan spelen. Vraag hen te bepalen wie als eerste, tweede en derde (indien nodig vierde) gaat en hun naam bovenaan het schema te noteren. Leg uit dat de rol van de waarnemer heel belangrijk is en dat de deelnemers in deze rol vaak het meest leren omdat ze niet onder druk staan om te presteren. Vraag elke deelnemer om zijn interviewer te vertellen over welk onderwerp hij wil praten in zijn rol van kandidaat. Iedereen krijgt vervolgens de tijd om zich individueel voor te bereiden en open vragen te bedenken die bedoeld zijn om gedragsbewijs te verzamelen. Herinner hen eraan dat dit betekent wat ze werkelijk gedaan of gezegd hebben in een specifieke situatie. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 17

18 Vaardigheden oefenen 30 minuten Vertel de deelnemers dat ze nu in hun groepje de vaardigheden gaan oefenen die in de instructies voor de waarnemer beschreven staan. De waarnemer moet het gesprek na vijf minuten stoppen en vijf minuten lang feedback geven. Vertel dat de feedback opbouwend moet zijn, moet aangeven wat goed werd gedaan en wat beter zou kunnen en hoe. Elk groepje is zelf verantwoordelijk voor het wisselen van interviewer. Let op: als u weinig tijd heeft en u heeft een groepje van vier deelnemers, vraag hen dan om alles vier minuten lang te doen in plaats van vijf. Plenair 15 minuten Houd een discussie over wat de deelnemers moeilijk vonden. Vraag de waarnemers om voorbeelden te geven van goede vragen. Vraag de deelnemers om te noteren wat ze goed gedaan hebben en waar ze nog meer mee moeten oefenen. Leg aan de hand van Overheadsheet 11 uit dat ze, nu ze het bewijs hebben verzameld, een beslissing moeten nemen. Deze moet zo objectief mogelijk zijn. Geef aan wat het gevaar is van het niet wegen van bewijs. Het moet relevant zijn voor de selectiecriteria, zo recent mogelijk en geen eenmalig incident (tenzij het een groot incident was). Sessie 7: Actieplan 15 minuten Vraag de deelnemers in hoeverre ze hun doelstellingen hebben gehaald. Als ze doelen niet gehaald hebben, vraag hen dan te bepalen hoe oefening in de toekomst hen kan helpen om hun doelen te bereiken of verbeteren. Benadruk dat vaardigheden alleen verbeterd kunnen worden door te oefenen. Deel Handout 5 uit en vraag de deelnemers om te bepalen en noteren hoe ze de vaardigheden die ze willen verbeteren kunnen oefenen. Geef hen hiervoor een paar minuten de tijd. Geef hen een aantal suggesties voor oefensituaties buiten echte selectiegesprekken, zoals oefenen met vrienden, familie of collega s. Dit hoeft niet formeel te zijn; het kan tijdens een kopje koffie, de lunch of zelfs in het café gebeuren, zolang ze maar doorvragen naar details over wat ze gedaan hebben in een specifieke situatie. Deel Handout 6 uit. Hierop worden de leerpunten van de training nog eens samengevat. Bedankt de deelnemers voor hun deelname en sluit de training af. 18 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

19 Materiaal voor de trainer Simons oplossing Simon stopt zijn sleutel in de deur Hij opent de deur en gaat naar binnen Hij doet het licht aan Hij loopt de badkamer in Hij maakt zich klaar om te gaan slapen Hij gaat in bed liggen en doet het licht uit Even later doet hij het licht weer aan Hij pakt de hoorn van de telefoon naast het bed en draait een nummer Hij wacht even maar zegt niets Hij hangt op en doet het licht uit en gaat slapen De oplossing Simon verblijft in een hotel en de gast in de kamer naast hem snurkt en hij kan niet in slaap komen. Hij belt het nummer van de kamer naast hem, maakt de gast wakker en valt in slaap voordat het gesnurk weer begint. Luisteroefening Lees voor Zou uw vertegenwoordiger, Chris Kwakkernoot, Amanda Bartels van ons hoofdkantoor om half een op de beurs kunnen ontmoeten? Mevrouw Turner van Hot Topics zal op hen wachten in de stand. Vraag Chris om mevrouw Bartels en mevrouw Turner mee te nemen naar ons kantoor op Lange Laan 46 voor een bespreking om uur. Na deze bespreking besluit meneer Jansen of er nog meer besprekingen gehouden moeten worden over de productlancering. Leerpunten Luisteren is moeilijk Het gevaar van vooronderstellingen Het belang van vragen om begrip te toetsen Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 19

20 Antwoorden bij de luisteroefening Vraag 1 Vraag 2 Vraag 3 Vraag 4 Vraag 5 Vraag 6 Vraag 7 Wie gaat er naar de beurs om iemand te ontmoeten? Chris Kwakkernoot is het juiste antwoord. Wat is het adres van Hot Topics? Het adres van Hot Topics is niet genoemd. Het enige adres dat genoemd wordt, is Lange Laan 46, het adres van het kantoor van de spreker. Voor welke organisatie werkt mevrouw Bartels? De naam van de organisatie is niet genoemd; alleen het adres van het hoofdkantoor is genoemd. Is er voldoende tijd om naar de vergadering te gaan? Het is onmogelijk om deze vraag te beantwoorden, omdat u niet weet hoe ver de beurs van het kantoor af ligt. Wanneer begint de vergadering? Dit is een makkelijke vraag uur. Wie is degene met de hoogste functie die in het verhaaltje genoemd wordt? Er is niet genoeg informatie om deze vraag te beantwoorden. Meneer Jansen heeft wel andere verantwoordelijkheden maar is misschien niet degene met de hoogste functie. Wat is het doel van de vergadering? Het doel van de vergadering wordt niet genoemd. U heeft misschien de vooronderstelling gedaan dat hij te maken heeft met de productlancering. 20 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

21 Cursusprogramma 2 Sessie Beschrijving Tijdsduur 1 Inleiding Doelstellingen Programma Hoe we gaan werken Oefening in paren 2 Het begin Oefening in kleine groepjes Plenaire discussie 3 De bouwstenen Gedrags- en hypothetische vragen Individuele oefening Het proces Groepsoefening Selectiecriteria opstellen Groepsoefening Voorbeeld-CV Pauze 4 Het gesprek Vertoning Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken Discussie 5 Dat is de vraag Oefening Videoclips Vaardigheden oefenen in groepjes 1 Evaluatie Lunchpauze 6 Luisteren Individuele oefening Luisterbelemmeringen Discussie - videoclips 7 De vragentrechter Vaardigheden oefenen in groepjes 2 Plenaire evaluatie Pauze 30 minuten 15 minuten 40 minuten 15 minuten 45 minuten 65 minuten 60 minuten 25 minuten 60/70 minuten 15 minuten 8 Ik heb de leiding alles onder controle houden 10 minuten 9 Alles combineren Vaardigheden oefenen in groepjes 3 Plenaire evaluatie 10 Actieplan Individueel werk Evaluatie 60 minuten 15 minuten Totale tijdsduur: 7 uur en 40 minuten Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 21

22 Uitwerking van trainingsopzet 2 Sessie 1: Inleiding 30 minuten Zorg dat Overheadsheet 1 zichtbaar is voor de deelnemers bij binnenkomst. Toon Overheadsheet 3 en neem het programma door. Vraag de deelnemers om de specifieke trainingsdoelstellingen te noteren die zij voorafgaand aan de training hebben benoemd. Leg aan de hand van Overheadsheet 4 uit dat deze training gericht is op een specifieke techniek voor gebruik tijdens selectiegesprekken. In deze training worden de principes van gedragsgericht interviewen uitgelegd, de vaardigheden die nodig zijn voor deze techniek en krijgen de deelnemers de kans om met de techniek te oefenen en hun vaardigheden te verbeteren. Vertel dat gedragsgericht interviewen moeilijk is en dat de deelnemers deze training moeten zien als een veilige leeromgeving waarin ze hun vaardigheden kunnen oefenen. Vertel de deelnemers dat ze een onderwerp moeten bedenken waarover ze later in de training een kort rollenspel van een gesprek van ongeveer vijf minuten moeten doen. Bijvoorbeeld hun werk, een hobby, een vakantie of evenement dat ze hebben helpen organiseren. Vertel hen dat hun onderwerp actie moet bevatten en/of contact met andere mensen. Urenlang in een schuilhut naar vogels zitten turen is een lastig onderwerp voor een interviewer om mee te oefenen! Vraag hen hun onderwerp te noteren. Sessie 2: Het begin 15 minuten Verdeel de deelnemers in twee groepen en vraag hen te brainstormen over alles wat verkeerd kan gaan vóór en tijdens een selectiegesprek. Vraag de deelnemers om hun ideeën op een flipovervel te noteren. Geef hen hiervoor ongeveer vijf minuten de tijd. Houd een discussie met de hele groep over hun bevindingen. Vergelijk de twee lijsten met elkaar. Vat aan de hand van Overheadsheet 5 de belangrijkste do s en don ts samen. Leg uit dat je een kandidaat normaal gesproken niet moet onderbreken, maar dat het bij een spraakwaterval wel acceptabel is om dit beleefd te doen, door u te verontschuldigen voor de onderbreking maar dat u echt. (wat uw criterium ook is) moet bespreken. Dit is essentieel om het tempo en de inhoud van het gesprek te kunnen beheersen. Vraag de deelnemers om specifieke leerpunten te noteren zodat ze deze later nog eens kunnen doornemen. 22 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

23 Sessie 3: De bouwstenen 40 minuten Illustreer aan de hand van Overheadsheet 6 het verschil tussen een hypothetische en een gedragsvraag. Leg uit dat hypothetische vragen kennis toetsen en hoe iemand denkt. Ze zijn ook nuttig wanneer iemand geen persoonlijke ervaring heeft met het onderwerp waar u vragen over stelt. Vertel dat de meeste selecteurs hypothetische vragen stellen omdat deze hen het gemakkelijkst afgaan en makkelijker te beantwoorden zijn voor de kandidaat. De vragen in de rechterkolom vragen naar hetzelfde als de vragen in de linkerkolom maar op een manier die bedoeld is om gedragsbewijs te vergaren over prestaties uit het verleden. Deel Handout 7 uit. Vraag de deelnemers om de vragen door te lezen en bij elke vraag aan te geven of deze volgens hen een gedrags- of een hypothetische vraag is. Neem vervolgens hun antwoorden met hen door. Antwoordsuggesties: Wat zou u doen als u een boze klant had? Hypothetisch Hoe voelde u zich bij die klant? Gedrag Wat zouden de problemen zijn van - Hypothetisch Hoe zou de Afdeling georganiseerd kunnen worden? Hypothetisch Wat heeft u precies gezegd - Gedrag Vertel eens wat je vervolgens gedaan hebt Gedrag Waarom zou het nodig zijn om - Hypothetisch Leg aan de hand van Overheadsheet 7 uit wat de elementen van het gedragsgericht interview zijn. Leg uit dat ze in de fase Waarnemen zowel moeten luisteren als moeten letten op lichaamstaal. Vertel hen dat ze beïnvloed kunnen worden door hun eigen culturele achtergrond en ideeën. Ze moeten anderen niet beoordelen op basis van het feit of ze het met hen eens zijn of niet. Neem aan de hand van Overheadsheet 8 de meest gemaakte fouten door: Het stereotype-effect de neiging om ervan uit te gaan dat een kandidaat die er netjes uitziet, veel glimlacht en het met u eens is of dezelfde meningen en interesses heeft, ook eerlijk, intelligent en initiatiefrijk is, leiderschapscapaciteiten heeft en creatieve ideeën. En een slordig uitziende kandidaat met vet haar of lange nagels, ongepoetste schoenen en een zwaar accent wordt gezien als oneerlijk, dom, passief, een mak schaap en fantasieloos. De logische denkfout het onvermogen om onderscheid te maken tussen twee criteria die op het eerste oog hetzelfde lijken, en die dus dezelfde beoordeling krijgen. Bepaalde kwaliteiten lijken logisch verbonden, maar zijn dat vaak in feite niet. De kandidaat die overkomt als een snelle denker, is misschien helemaal niet superintelligent. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 23

24 Het halo effect de neiging om aan te nemen dat een kandidaat die goed is in één aspect van het interview, ook wel goed zal zijn in andere iemand die bijvoorbeeld een goede opleiding heeft, zal (ondanks bewijs van het tegendeel) ook wel over goede sociale vaardigheden beschikken. Het spiegelbeeldeffect een neiging die maar weinig mensen zullen toegeven, maar die desalniettemin veel voorkomt Het motto is simpel: Ik weet dat ik goed ben, dus om goed te zijn moet de kandidaat op mij lijken. Deze neiging, en de tegenovergestelde neiging, moeten herkend en gecorrigeerd worden. Eerste indrukken Deze kunnen uw oordeel van de kandidaat vertroebelen. De interviewer moet zich bewust zijn van hoe informatie eerder uit het gesprek zijn of haar oordeel kunnen beïnvloeden. Gezichtsuitdrukking Sommige gezichtsuitdrukkingen zijn gemakkelijker te controleren dan andere. Het is bijvoorbeeld gemakkelijker om bewust te glimlachen dan om een geërgerde grimas te onderdrukken. Het zijn meestal de uitdrukkingen die een naam hebben (lachen, staren, pruilen) die relatief gemakkelijk te fingeren zijn, terwijl andere uitdrukkingen die net zo betekenisvol zijn (ogen samenknijpen, spanning in het voorhoofd) minder te controleren zijn. Maar zelfs als een gezichtsuitdrukking gefingeerd wordt, zal dat vaak blijken uit de rest van de lichaamstaal. Oogcontact Probeer een goede balans te vinden tussen de kandidaat helemaal niet aankijken (hetgeen erg vervelend voor hem/haar is want dan is er geen contact) en de kandidaat langere periodes aanstaren (waardoor de kandidaat het gevoel kan krijgen dat u agressief bent en ontevreden over zijn/haar reacties). Lichaamshouding Barrière opwerpen: signalen dat de ander zich wil afschermen van de situatie. Meestal zichtbaar als armen of benen over elkaar slaan. Gebaren: wijzen en samengebalde vuisten komen zo agressief en dreigend over dat u ze waarschijnlijk niet tegenkomt tenzij het gesprek echt uit de hand loopt. Andere gebaren die kunnen duiden op agressie zijn vaak op het eigen lichaam gericht, zoals jezelf op de dij kloppen. Andere negatieve signalen die duiden op afleiding of afwijzing, zijn krabben, friemelen aan bijvoorbeeld sieraden, nagelbijten, enzovoort. Toon van de stem - langzaam praten kan berekenend overkomen, snel praten kan agressief lijken. Een hoge stem wordt eerder geassocieerd met boosheid. Neem aan de hand van Overheadsheet 9 door hoe de interviewer aantekeningen kan maken. Punt 1: toont dat u aantekeningen moet blijven maken om te voorkomen dat u signalen afgeeft aan de kandidaat. Hij staat misschien op het punt om gevoelige informatie te geven en stopt plotseling als de selecteur ineens driftig aantekeningen begint te maken. Er kan ook uit blijken wat u belangrijk vindt; de kandidaat kan zijn antwoorden hier dan op toespitsen. Punt 2: leg uit dat hoewel aantekeningen volledig moeten zijn, de selecteur zo min mogelijk moet schrijven om te voorkomen dat de goede verstandhouding wordt verstoord. De meeste selecteurs ontwikkelen hun eigen versie van steno: zoals afkortingen, pijltjes, steekwoorden en mindmaps. 24 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

25 Punt 3: Hoewel u het maken van aantekeningen openlijk moet doen, moet u er voor zorgen dat de kandidaat niet kan lezen wat u geschreven heeft. Let op voor mensen die ondersteboven kunnen lezen (vooral verkopers zijn hier heel goed in). Onthoud echter wel dat uw aantekeningen gebruikt kunnen worden als bewijs in een zaak bij een geschillencommissie. Noteer dus niets onbeschofts! Vertel dat het voor objectieve besluitvorming ook belangrijk is om een accuraat verslag te hebben van wat de kandidaat gezegd heeft - in tegenstelling tot wat het selectieve geheugen van de selecteur zich nog kan herinneren. De derde fase van het proces is classificeren. Dit betekent het benoemen van gedragsbewijs in plaats van indrukken of gevoelens. Leg aan de hand van Overheadsheet 10 uit dat iets pas gedragsbewijs is als de kandidaat gezegd heeft wat hij in werkelijkheid gedaan of gezegd heeft in een specifieke situatie. Dit bewijs moet worden afgemeten aan het juiste selectiecriterium voorafgaand aan de evaluatie, de vierde fase van het proces. Toon Overheadsheet 11 en vertel dat het bewijs beoordeeld moet worden op basis van: Gemaakte aantekeningen en niet op basis van gevoelens over de kandidaat. Vergelijking van de kandidaat met de selectiecriteria en niet met andere mensen. Bewijs dat gewogen moet worden door te kijken naar: - De recentheid van het bewijs hoe recenter hoe beter - Trends en terugkerende patronen - De betrouwbaarheid van het bewijs wordt de informatie in een ander deel van het gesprek bevestigd? - Hoe belangrijker het gedrag is voor de functie, hoe meer gewicht u er aan moet toekennen - Wees u bewust van uw eigen culturele en sociale vooroordelen Vertoon Clip 1. Neem aan de hand van Overheadsheet 12 het proces voor het opstellen van de selectiecriteria door. Leg uit dat mensen tijdens het selectiegesprek de functieomschrijving en persoonsspecificatie vaak combineren. Het gevaar hiervan is, dat de selectie gebaseerd wordt op de vorige persoon die de functie vervuld heeft met al z n fouten. Vertel de deelnemers dat gebruik maken van een gestructureerd proces hen helpt objectief te blijven. De functieomschrijving beschrijft het doel van de functie en de taken die moeten worden uitgevoerd. Op basis hiervan is het mogelijk om een beschrijving te maken van de persoon die nodig is voor deze functie (zijn kennis, vaardigheden en ervaring). En op basis daarvan is het mogelijk om de persoonlijke eigenschappen te benoemen die dit individu moet hebben. Oefening: Verdeel de deelnemers in groepjes van drie tot vijf personen. Deel Handout 8 uit. Vraag de deelnemers om deze door te nemen en te bespreken welke gedragsselectiecriteria volgens hen nodig zijn voor deze functie. Geef hen hiervoor tien minuten de tijd. Ze moeten hun antwoorden noteren. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 25

26 Neem de antwoorden van de groepjes door aan de hand van de antwoordsuggesties op pagina 36. Vraag de deelnemers om bij hun groepje te blijven zitten en deel Handout 9 uit. Vraag de deelnemers om dit CV te bekijken en op basis van de selectiecriteria die zijn opgesteld in de vorige oefening te bepalen welke aspecten van de ervaring van de kandidaat zij zouden willen bespreken tijdens een selectiegesprek voor de functie die in de vorige oefening behandeld is. Vraag de deelnemers welk selectiecriterium van toepassing is op elke aspect dat zij benoemd hebben. Vraag hen hun antwoorden te noteren. Neem hun antwoorden door aan de hand van de antwoordsuggesties op pagina 36. Sessie 4: Het gesprek 45 minuten Vertel de deelnemers dat deze sessie gebaseerd is op het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken en dat hij helpt selectiefouten te voorkomen door persoonlijkheidskenmerken te matchen met de functie. Hiermee pikt u kandidaten die wel een vlotte babbel hebben maar geen resultaten boeken er zo uit. Vertoon het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken zonder onderbrekingen. Vraag de deelnemers welke belangrijke vaardigheden de selecteur volgens hen nodig had om een effectief gedragsgericht interviewer te zijn. Noteer hun antwoorden op de flipover. Vat aan de hand van Overheadsheet 13 de belangrijkste vaardigheden samen. Vertel dat het maken van aantekeningen essentieel is om ervoor te zorgen dat feiten ook accuraat herinnerd worden. Het kortste potlood is langer dan het langste geheugen. Dit is belangrijk omdat uw aantekeningen als bewijs kunnen dienen voor een eventuele zaak bij de geschillencommissie. Het is belangrijk voor de objectiviteit omdat u minder snel geneigd bent u door uw eigen voorkeuren te laten leiden als u aantekeningen heeft om uw beslissing op te baseren. Het is maar al te makkelijk om u tijdens het gesprek te laten beïnvloeden door hoe aardig of onaardig u de kandidaat vindt. Het is maar al te makkelijk om te soepel te zijn voor mensen die u aardig vindt, of te kritisch over mensen die een andere aanpak of stijl hebben dan u. Vraag de deelnemers om de vaardigheden te benoemen en noteren die zij willen verbeteren. Leg aan de hand van Overheadsheet 14 uit dat u zonder duidelijk inzicht in de kwaliteiten die een goede kandidaat heeft, misschien iets compleet anders krijgt. Illustreer aan de hand van Overheadsheet 15 het belang van voorbereiding; inzicht in de functieomschrijving, persoonsspecificatie en de selectiecriteria benoemen. Vertel dat iemand soms geen directe ervaring met het exacte selectiecriterium heeft. Alle mensen die van baan veranderen, maar vooral schoolverlaters of mensen die promotie aanvragen, kunnen geen of beperkte direct relevante ervaring hebben. In deze gevallen moet u uitleggen dat het mogelijk is om te zoeken naar 26 Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken

27 overdraagbare vaardigheden of ervaring. Iemand heeft bijvoorbeeld geen managementervaring maar is wel voorzitter van een vereniging geweest, of scoutleider of regisseur bij een amateurtoneelvereniging, enzovoort. Leg aan de hand van Overheadsheet 16 uit dat tweerichtingscommunicatie belangrijk is maar dat de interviewer slechts vijf tot tien procent van de tijd aan het woord moet zijn. Leg aan de hand van Overheadsheet 17 uit dat het selectiegesprek best pittig mag zijn voor de kandidaat door door te vragen over zijn antwoorden, maar dat stressvolle gesprekken de kandidaat defensief maken en dat dit het verkrijgen van gedragsbewijs moeilijker maakt. Pauze 15 minuten Sessie 5: Dat is de vraag 65 minuten Vraag de deelnemers om de soorten vragen te noemen die in het programma Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken aan bod gekomen zijn. Neem aan de hand van Overheadsheet 18 de belangrijkste soorten vragen door. De vragen die geschikt zijn voor gedragsgericht interviewen zijn groen, vragen die u nooit mag stellen in een selectiegesprek zijn rood en de hypothetische vraag die geschikt is voor het toetsen van kennis of intelligentie maar niet voor gedragsgerichte interviews is blauw. Lees Simons oplossing (zie pagina 37) voor aan de deelnemers en laat hen vervolgens vijf gesloten vragen stellen (ja/nee-antwoorden) om te achterhalen wat er aan de hand is en vervolgens vijf open vragen (hoe, waarom, wat, wanneer en waar) om hetzelfde te doen. Noteer hun vragen op aparte flipovervellen. Het is heel onwaarschijnlijk dat ze het antwoord vinden met behulp van gesloten vragen, maar het zou in één keer raak kunnen zijn met de open vraag Waarom?. Als ze na het stellen van de tien vragen de oplossing nog niet hebben gevonden, vertel hen deze dan. Vertel hen dat ze met gesloten vragen een hypothese moeten opstellen en deze vervolgens testen, de mogelijkheden zijn eindeloos. In een gedragsgericht interview moet de kandidaat zijn eigen persoonlijke verhaal vertellen; open vragen stellen helpt hen dit te vertellen zonder vooronderstellingen van de interviewer. Vertel dat gesloten vragen nuttig zijn voor het bevestigen van feiten of het toetsen van begrip of voor het beheersen van het tempo van het gesprek. Vertel de deelnemers dat u nu naar de verschillende belangrijke soorten vragen gaat kijken. Vertoon Clip 2. Vraag de deelnemers wat voor soort vragen dit zijn. Vertel dat het suggestieve vragen zijn omdat de interviewer duidelijk maakt wat hij belangrijk vindt, dus de kandidaat stemt gewoon met hem in. Geef aan dat het belangrijk is om je niet in de kaart te laten kijken. Gedragsgericht interviewen: selecteren zonder gokken 27