Antwerpen is solidair met het Zuiden Subsidiereglement

Transcriptie

1 Antwerpen is solidair met het Zuiden Subsidiereglement

2 Antwerpen is solidair met het Zuiden

3 Subsidie voor een sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit in Antwerpen Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag Bepalingen Subsidie aan een erkende ontwikkelingsorganisatie voor een ontwikkelingsproject in het Zuiden Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag Bepalingen Subsidie aan een Antwerpse organisatie voor een ondersteuningsproject of actie in en ten voordele van het Zuiden Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag Bepalingen Een multiculturele stad als Antwerpen leeft. Het is dan ook logisch dat Antwerpen al jaren een stevig Noord-Zuidbeleid voert. Door grote en kleine inspanningen kunnen we Noord en Zuid elke dag een beetje dichter bij elkaar brengen. De stad Antwerpen wil solidair zijn met het Zuiden en samen met haar inwoners werken aan duurzame ontwikkeling. Daarom ondersteunt de stad vanuit de dienst ontwikkelingssamenwerking projecten in het Zuiden. Maar de stad wil de Antwerpenaar ook warm maken voor de Noord- Zuidthematiek. Door projecten en activiteiten op te zetten en te ondersteunen wil Antwerpen landen in het Zuiden op een positieve manier in beeld brengen en deze boodschap overbrengen naar haar inwoners. In deze brochure vindt u het nieuwe subsidiereglement. Aan de hand van dit reglement kan u met uw vereniging steun vragen bij de stad Antwerpen. Organiseert u een sensibiliserende Noord Zuid activiteit in Antwerpen of zoekt u steun voor een project in het Zuiden, dan bent u bij de stad Antwerpen aan het juiste adres!

4 Subsidie voor een sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit in Antwerpen Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag Is uw organisatie een rechtspersoon, voeg dan bij uw aanvraag de volgende bijlagen: - een kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad, - het laatste goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag, - de laatste goedgekeurde begroting. Is uw organisatie een feitelijke vereniging, voeg dan bij uw aanvraag de volgende bijlagen: - een lijst van de bestuursleden, - een verslag over de financiële toestand van de vereniging. 1. Lees deze brochure en vraag het officiële aanvraagformulier aan bij de dienst ontwikkelingssamenwerking Is uw organisatie erkend door het Directoraat-Generaal Ontwikkelingssamenwerking (DGOS) 1 via ontwikkelingssamenwerking@stad.antwerpen.be. als ontwikkelingsorganisatie, voeg dan een bewijs van erkenning bij uw aanvraag. 2 U kan het aanvraagformulier ook downloaden op Als deze bijlagen ontbreken, is uw aanvraag niet ontvankelijk. 2. Vul dit formulier volledig en in het Nederlands in. Als het formulier niet volledig ingevuld is, is de aanvraag niet ontvankelijk. Hoe beter u het formulier invult, hoe groter de kans op een positieve beoordeling. Het formulier moet worden ingevuld en ondertekend door een persoon die uw organisatie vertegenwoordigt. Is uw organisatie een rechtspersoon (bijvoorbeeld een vzw), dan moet die vertegenwoordiger een bestuurder zijn die van uw organisatie het mandaat krijgt om de aanvraag in te dienen. Is uw organisatie een feitelijke vereniging, dan is die vertegenwoordiger persoonlijk verantwoordelijk voor de verdere opvolging en aanwending van de eventuele subsidie. Wacht niet tot het laatste moment om uw aanvraag in te dienen. Indien u uw aanvraag ruim op tijd indient, kan de dienst ontwikkelingssamenwerking u nog tijdig wijzen op onduidelijkheden of ontbrekende gegevens in uw aanvraag. 5. het ingevulde formulier, zonder de bijlagen, eveneens vóór de uiterste inleverdatum naar ontwikkelingssamenwerking@stad.antwerpen.be. 3. Ga na welke de uiterste inleverdatum is voor uw activiteit. Gaat uw activiteit door tussen juli en februari, dan is de uiterste inleverdatum 1 april dat daaraan voorafgaat. Gaat uw activiteit door tussen januari en augustus, dan is de uiterste inleverdatum 1 oktober dat daaraan voorafgaat. Gaat uw activiteit door in de maanden januari, februari, juli of augustus, kan u de inleverdatum dus kiezen. Denk er wel aan dat, als uw activiteit gesubsidieerd wordt, u de tijd moet hebben om op al uw communicatie te vermelden dat de stad Antwerpen de activiteit ondersteunt. 4. Stuur het ingevulde, ondertekende formulier vóór de juiste uiterste inleverdatum naar volgend adres: College van burgemeester en schepenen t.a.v. dienst ontwikkelingssamenwerking Atlas Carnotstraat Antwerpen

5 Bepalingen Artikel 2: Welke activiteiten komen in aanmerking voor deze subsidie? Artikel 1: Wat is de doelstelling van het toekennen van deze subsidie? De stad wil ontwikkelingsorganisaties stimuleren om het Antwerpse publiek in al zijn diversiteit te sensibiliseren rond de ongelijke Noord-Zuidverhoudingen in de wereld en te informeren rond moderne vormen van ontwikkelingssamenwerking. De stad wil dat de Antwerpenaar geïnformeerd wordt over de ongelijke Noord- Zuidverhoudingen in de wereld. Andere organisaties, zoals jeugdverenigingen en milieuverenigingen, kunnen hun publiek ook sensibiliseren op hun manier. Een jeugdvereniging kan een themaspel voor jongeren organiseren rond een Zuiders land waar het voor kinderen totaal anders leven is, een milieuvereniging kan de aandacht vestigen op woestijnvorming in Afrika, het dreigend watertekort en de economische gevolgen voor de lokale bevolkingsgroepen, Op deze manier wordt een publiek bereikt dat zich doorgaans misschien niet bewust is van de leefomstandigheden in het Zuiden. Dit vindt de stad ook zeer waardevol. Daarom kunnen deze organisaties ook aanspraak maken op deze subsidie. De activiteit moet als doel hebben het publiek te informeren en te sensibiliseren rond de ongelijke Noord-Zuidverhoudingen in de wereld, ontwikkelingsproblematiek, ontwikkelingssamenwerking en soortgelijke thema s. Ook vormingen en cursussen over deze thema s naar het brede publiek komen in aanmerking voor deze subsidie. De activiteit moet plaatsvinden op Antwerps grondgebied of gericht zijn op een Antwerps publiek. 3 Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: 4 Ontwikkelingsorganisaties hebben al ruime ervaring in het opzetten van sensibiliserende campagnes naar het grote publiek en het ontwikkelen van educa- - activiteiten die enkel bedoeld zijn voor de eigen leden, - commerciële activiteiten, tieve projecten rond mondiale vorming. De stad vindt dit een belangrijke taak van deze organisaties en wil hen daarom ondersteunen in hun activiteiten die - activiteiten die louter van consumptieve aard zijn, gericht zijn op de bewustmaking van de Antwerpenaar. - activiteiten die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. Het informatieve en educatieve aspect van de activiteit moet duidelijk gescheiden zijn van de fondsenwerving. Verder wil de stad andere organisaties stimuleren om het Noord-Zuidthema, ontwikkelingssamenwerking en soortgelijke thema s op te nemen in hun werking. De activiteit kan bijvoorbeeld een eenvoudig spel zijn voor kinderen, een populaire activiteit voor het grote publiek of een ernstige cursus voor bedrijfsleiders over maatschappelijk verantwoord ondernemen. De moeilijkheidsgraad van de activiteit is niet belangrijk, maar er moet wel enige informatieoverdracht of sensibilisering zijn. Een exotisch eetfestijn kan bijzonder leuk zijn, maar als de deelnemers niets wijzer worden over de landen in kwestie of over ontwikkelingssamenwerking, dan komt die activiteit niet in aanmerking voor deze subsidie. Uiteraard worden sensibiliseringsacties die opgevrolijkt worden met een hapje en een drankje niet slechter beoordeeld. Voor de stad is het belangrijk dat de Antwerpenaar bewuster wordt van de Noord-Zuidverhoudingen in de wereld. Daarom moet de activiteit doorgaan in Antwerpen of gericht zijn op een Antwerps publiek. Zie ook artikel 7.

6 Artikel 3: Welke organisaties komen in aanmerking voor deze subsidie? Artikel 4: Hoeveel bedraagt de subsidie? Zowel niet-gouvernementele organisaties die hoofdzakelijk actief zijn rond internationale ontwikkelingssamenwerking als andere organisaties en verenigingen (jeugdverenigingen, sportclubs, milieuverenigingen, allochtonenverenigingen, scholen, bewonersgroepen, ) kunnen een subsidie aanvragen voor een sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit. De stad wil de samenwerking tussen ontwikkelingsorganisaties en andere verenigingen aanmoedigen. Bij de eerste zit veel expertise, bij de tweede een onaangeboord publiek. Daarom zullen activiteiten waarbij samengewerkt wordt, extra positief beoordeeld worden. Een vereniging kan ook een subsidieaanvraag indienen zonder voor haar activiteit samen te werken met een ontwikkelingsorganisatie. De subsidie voor de activiteit bedraagt minimum 500 euro en maximum euro, binnen de voorziene kredieten. Met deze subsidie wil de stad organisaties de kans geven om meer en grotere Noord-Zuidactiviteiten op te zetten. De steun van de stad kan tot euro bedragen, maar dat wil niet zeggen dat kleinere of goedkopere activiteiten minder waardevol zijn. De activiteiten worden vooral beoordeeld op hun kwaliteit en op de verhouding tussen de kosten en de mogelijke resultaten van de acti- 5 Een vereniging of een organisatie die geen ontwikkelingsorganisatie is, werkt voor haar Noord-Zuidactiviteit bij voorkeur samen met een erkende niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisatie (zie artikel 7). viteit. 6 De aangevraagde subsidie mag niet meer dan 80 % bedragen van de voorziene kosten voor de uitvoering van de activiteit. Wanneer uit het eindverslag blijkt dat de subsidie meer dan 80 % bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor deze activiteit, dient de aanvrager het teveel terug te betalen aan de stad. Voor 20 % van de kosten moeten de organisaties zelf instaan of de financiering uit andere bronnen halen. Zowel een rechtspersoon als een feitelijke vereniging kan een aanvraag indienen. Een feitelijke vereniging kan een aanvraag indienen op voorwaarde dat deze vereniging een eigen bankrekening heeft op naam van de vereniging en niet op naam van een natuurlijke persoon. Particulieren die niet verenigd zijn in een vereniging of organisatie kunnen geen subsidieaanvraag indienen. Een organisatie kan slechts één educatieve subsidie bekomen per inleverdatum. Artikel 5: Voor welke kosten kan deze subsidie aangewend worden? De subsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan de ingediende activiteit en conform de ingediende begroting. Een begroting is best zo uitgebreid mogelijk en uiteraard waarheidsgetrouw. Een organisatie kan meerdere subsidieaanvragen indienen, maar er zal per inleverdatum maximum één subsidie aan dezelfde organisatie toegekend worden.

7 Artikel 6: Hoe wordt de subsidie aangevraagd? Twee keer per jaar kan een subsidie voor een educatieve activiteit aangevraagd worden. De subsidie moet worden aangevraagd met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst ontwikkelingssamenwerking en op de website van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en in het Nederlands ingevuld worden. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - het gewenste bedrag; - een duidelijke omschrijving van de activiteit waarvoor de subsidie zal worden aangewend; - een financieel plan over de aanwending van de subsidie, met opgave van de uitgaven, investeringen (infrastructuur, rollend materieel, meubilair, ) en raming van de inkomsten; - andere aangevraagde subsidies voor dezelfde activiteit (dit om dubbele financiering te voorkomen en optimale afstemming met andere stadsdiensten te bekomen). Rechtspersonen dienen een boekhouding te voeren conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen dienen minstens een kasboekhouding te voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijhorende reglementering anders bepaalt. Indien de aanvrager een rechtspersoon is, moeten de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon; - het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; - de laatst goedgekeurde begroting; - het BTW-statuut; - het ondernemingsnummer. Indien de aanvrager een feitelijke vereniging is, dienen de volgende bijlagen worden 1 oktober is de uiterste inleverdatum voor de aanvragen van de activiteiten die plaatsvinden in de maanden januari, februari, maart, april, mei, juni, juli en augustus daaropvolgend. bijgevoegd bij de aanvraag: - een lijst van de bestuursleden; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere op- 7 1 april is de uiterste inleverdatum voor de aanvragen van de activiteiten die plaatsvinden in de maanden juli, augustus, september, oktober, november, december, januari en februari daaropvolgend. volging en verantwoording van de aanwending van de subsidie; - het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnum- 8 mer mag zijn van een natuurlijke persoon; - een verslag over de financiële toestand van de vereniging. Indien de aanvrager een door DGOS erkende ontwikkelingsorganisatie is, dient bij de aanvraag een bewijs van erkenning door DGOS worden bijgevoegd. Zie ook Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag op pagina 1.

8 Artikel 7: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van de aanvragen voor een subsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst ontwikkelingssamenwerking van de stad Antwerpen eerst een ontvankelijkheidcontrole uit. Hierbij worden de aanvragen getoetst op de objectieve criteria van het subsidiereglement. Ten laatste 6 weken na het indienen van de aanvraag geeft de stad in een ontvangstmelding aan de aanvrager te kennen of de vraag ontvankelijk is. Indien de aanvragende organisatie dit wenst en de aanvraag is ontvankelijk, kan de organisatie haar activiteit komen toelichten voor de beoordelingscommissie. Alle aanvragers van ontvankelijke dossiers zullen uitgenodigd worden om hun aanvraag toe te lichten aan de beoordelingscommissie. Deze toelichting is niet verplicht. Op basis van onder meer deze criteria wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard: De beoordelingscommissie bestaat uit drie vertegenwoordigers van de Adviesraad de aanvraag is gedaan door middel van het officiële aanvraagformulier; voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA), een externe expert in ontwikkelingssamenwerking en een ambtenaar van de dienst ontwikkelingssamenwerking. - de aanvraag is tijdig ingediend; - de aanvraag is volledig en in het Nederlands ingevuld; Indien een vertegenwoordiger van AROSA behoort tot een organisatie die een aanvraag voor een subsidie indient, dient deze persoon zich te laten vervangen door een - de aanvraag bevat alle nodige bijlagen; - de aanvragende organisatie heeft dat jaar nog geen subsidie voor een sen- andere vertegenwoordiger van AROSA. sibiliserende Noord-Zuidactiviteit gekregen; - de activiteit vindt plaats op Antwerps grondgebied of is gericht op een Op basis van de kwaliteitscriteria en de beschikbare begrotingskredieten formuleert Antwerps publiek; de beoordelingscommissie een gemotiveerd advies voor het toekennen van de subsidies. - de activiteit gaat door ten vroegste 3 maanden na de inleverdatum; - de aangevraagde subsidie bedraagt niet meer dan euro en niet meer dan 80 % van de voorziene kosten voor de uitvoering van de activiteit. Na het verstrijken van de uiterste inleverdatum voor het indienen van een aanvraag (zie artikel 6) worden de ontvankelijke aanvragen door een beoordelingscommissie getoetst aan onder andere volgende kwaliteitscriteria: - de methodologie, de manier waarop de activiteit het publiek of haar deelnemers sensibiliseert rond de ontwikkelingsthematiek, - de relevantie van de thematiek, - de laagdrempeligheid, - de objectieve beeldvorming over het Zuiden, over ontwikkelingssamenwerking en het Noord-Zuidbeleid van de stad, - het vernieuwend karakter, - de verhouding tussen middelen en doel van de activiteit, de redelijkheid van het budget, - de samenwerking tussen ontwikkelingsorganisaties en andere verenigingen, - de helderheid van het concept, - de resultaatsgerichtheid, - de manier waarop het initiatief wordt bekendgemaakt, - de grootte van het publiek, het bereik van een nieuw publiek dat zich doorgaans niet bewust is van Noord-Zuidproblematiek, het bereik van een divers publiek, het bereik van Antwerps publiek, - de betrokkenheid van leden, vrijwilligers, deelnemers, bij de activiteit. Dit gemotiveerde advies van de beoordelingscommissie wordt voorgelegd aan de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA) ter advies. Het college beslist over het toekennen van de subsidies op basis van het advies van de beoordelingscommissie. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerd advies van de beoordelingscommissie; - het advies van de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA); - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden overgemaakt. De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van subsidie wordt ten laatste twee maanden na de uiterste inleverdatum voor het indienen van de aanvraag schriftelijk aan de aanvrager gezonden. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven, en wordt indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. De kwaliteitscriteria zijn niet uitsluitend. Elk criterium wordt apart beoordeeld, maar de activiteit wordt ook als geheel bekeken. Een goede activiteit met een mindere beoordeling op enkele criteria is daarom zeker niet kansloos.

9 Artikel 8: Als de activiteit betoelaagd wordt, hoe wordt de ondersteuning door de stad bekendgemaakt? Artikel 9: Hoe kan het al dan niet toekennen van een subsidie aangevochten worden? Wanneer een subsidie toegekend wordt voor een bepaalde activiteit is de aanvrager verplicht om bij de communicatie rond deze activiteit altijd het logo van de stad Antwerpen te vermelden en te communiceren dat de activiteit ondersteund wordt door de stad Antwerpen. Het juiste logo van de stad Antwerpen wordt aangeleverd samen met de positieve beslissing van de toekenning. De aanvrager kan tegen de beslissing van het college een beroep instellen bij de Raad van State binnen de termijn van 60 kalenderdagen na de ontvangst van het besluit. Het verzoekschrift tot vernietiging, al dan niet vergezeld van een vordering tot schorsing, moet aangetekend verstuurd worden. 11 De stad vindt het zeer belangrijk dat er duidelijk gecommuniceerd wordt over ondersteuning door de stad. Op het communicatiemateriaal van de activiteit moet het juiste sponsorlogo van de stad Antwerpen gepubliceerd te worden. Dit logo wordt u aangeleverd door de stedelijke dienst ontwikkelingssamenwerking. De stad wil daarmee communiceren dat ze sensibiliserende Noord-Zuidactiviteiten belangrijk vindt. 12 Artikel 10: Hoe gebeurt de uitbetaling van de subsidie? De subsidie wordt ten laatste drie maanden na het collegebesluit uitbetaald op het bankrekeningnummer dat wordt medegedeeld door de aanvrager. Subsidies worden enkel gestort op het officiële bankrekeningnummer van de aanvragende organisatie of vereniging. Dit rekeningnummer mag absoluut niet op naam staan van een particuliere persoon. De aanvrager moet deze subsidie gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend. De toegekende subsidies moeten worden beheerd als een goed huisvader. Ten laatste twee maanden na de activiteit moet de aanvrager een inhoudelijk verslag en financieel overzicht indienen, aangevuld met de verantwoordingsstukken die in het collegebesluit voorkomen. Het inhoudelijk verslag moet een beknopte, maar volledige weergave zijn van het verloop van de activiteit. Hierin geeft u aan de hand van de kwaliteitscriteria uit uw aanvraag aan, in hoeverre uw activiteit haar doelstellingen heeft bereikt. Communicatiemateriaal van de activiteit mag mee ingediend worden. Het financieel overzicht dient getypt te zijn en een volledig overzicht te geven van de inkomsten en de gemaakte kosten. Facturen, bonnetjes en dergelijke worden niet mee ingediend. De afgevaardigden van de stad hebben altijd toegang tot alle informatie over de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend.

10 Artikel 11: Wanneer is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? 13 In de volgende gevallen is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien de subsidie niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk aangewend werd voor een herbesteding; - indien de subsidie meer dan 80 % bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor de uitvoering van deze activiteit; - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; - indien geen controle is toegelaten overeenkomstig artikel 9; - indien bij de activiteit niet correct gecommuniceerd werd over de ondersteuning door de stad Antwerpen. 14 De stad is er geen voorstander van dat organisaties hun activiteiten met opzet te ruim begroten, om daarna een deel van de subsidie terug te geven. Wanneer de stad geld moet terugvorderen, vraagt dit een aanzienlijke personeelsinzet. Dit kost de stad dus geld. Bovendien kan de teruggevorderde subsidie niet opnieuw gebruikt worden voor een volgende subsidiëring rond ontwikkelingssamenwerking. De stad vraagt dus met aandrang om een waarheidsgetrouwe begroting te maken van uw activiteit. Artikel 12: Wanneer gaat dit reglement van start? Dit reglement treedt in werking op 1 januari Voor de sensibiliserende Noord-Zuidactiviteiten die doorgaan tussen 1 januari 2008 en 30 juni 2008 geldt het oude subsidiereglement omtrent de educatieve toelagen van 27 juni 2005 (gemeenteraadsbesluit 27 juni 2005, jaarnummer 1381). Artikel 13: Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit gedeelte van het reglement niet van wordt afgeweken, zijn op het toekennen van de toelagen de wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, en het algemeen reglement op de toelagen (huidig gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) van toepassing.

11 Subsidie aan een erkende ontwikkelingsorganisatie voor een ontwikkelingsproject in het Zuiden Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag 1. Lees deze brochure en vraag het officiële aanvraagformulier aan bij de dienst 15 ontwikkelingssamenwerking via 16 U kan het aanvraagformulier ook downloaden op 2. Vul dit formulier volledig en in het Nederlands in. Als het formulier niet volledig ingevuld is, is de aanvraag niet ontvankelijk. Hoe beter u het formulier invult, hoe groter de kans op een positieve beoordeling. Het formulier moet worden ingevuld en ondertekend door een bestuurder die van uw organisatie het mandaat krijgt om de aanvraag in te dienen. 3. Stuur het ingevulde, ondertekende formulier vóór 1 april naar volgend adres: College van burgemeester en schepenen t.a.v. dienst ontwikkelingssamenwerking Atlas Carnotstraat Antwerpen Voeg bij uw aanvraag de volgende bijlagen: - een kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad, - het laatste goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening,toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag, - de laatste goedgekeurde begroting, - een bewijs van erkenning door het Directoraat-Generaal Ontwikkelingssamenwerking (DGOS). Als deze bijlagen ontbreken, is uw aanvraag niet ontvankelijk. Wacht niet tot het laatste moment om uw aanvraag in te dienen. Als u uw aanvraag ruim op tijd indient, kan de dienst ontwikkelingssamenwerking u nog tijdig wijzen op onduidelijkheden of ontbrekende gegevens in uw aanvraag. 4. het ingevulde formulier, zonder de bijlagen, eveneens vóór de uiterste inleverdatum naar ontwikkelingssamenwerking@stad.antwerpen.be.

12 Bepalingen Artikel 1: Wat is de doelstelling van het toekennen van deze subsidie? De stad wil de ontwikkeling van het Zuiden ondersteunen op een structurele en duurzame manier. Met deze subsidie wil de stad projecten in het Zuiden van erkende Antwerpse ontwikkelingsorganisaties ondersteunen en zo meewerken aan het bereiken van de Millenniumdoelstellingen van de Verenigde Naties. Het gaat bij voorkeur om een project dat bijdraagt tot de realisatie van de VN Millenniumdoelstellingen: 1 Het aantal mensen dat in extreme armoede leeft, is gehalveerd ten opzichte van Dit geldt ook voor het aantal mensen dat honger heeft. 2 Alle kinderen op de wereld volgen basisonderwijs. 3 Meisjes krijgen dezelfde kansen als jongens, in het basis- en middelbaar onderwijs al in 2005, tegen 2015 op alle onderwijsniveaus. 4 Het sterftecijfer van kinderen onder de vijf jaar is met twee derden teruggebracht ten opzichte van De moedersterfte is met driekwart teruggebracht ten opzichte van Er is een halt toegeroepen aan de verspreiding van HIV/aids, malaria en andere ziektes. 7 We voeren overal een goed milieubeleid en het onomkeerbaar verlies van natuurlijke hulpbronnen is gestopt. Het aantal mensen zonder toegang tot veilig drinkbaar water is gehalveerd en de levensomstandigheden van ten minste honderd miljoen mensen in sloppenwijken is aanzienlijk verbeterd. 8 Wereldwijd wordt samengewerkt op het gebied van ontwikkeling. Er zijn afspraken over goed bestuur, landen voeren eerlijke handel met elkaar en er is een eerlijk financieel systeem op poten gezet. Het schuldenprobleem van ontwikkelingslanden is opgelost en de ontwikkelingslanden beschikken over nieuwe technologieën. Samen met ontwikkelingslanden is er fatsoenlijk werk voor jongeren gecreëerd. Een project rond een thema dat niet voorkomt in de VN Millenniumdoelstellingen, maar wel relevant is voor ontwikkelingssamenwerking, is niet per definitie uitgesloten van deze subsidiemogelijkheid. De stad wil duidelijk en krachtig kunnen communiceren over de betoelaging van de projecten in het Zuiden. Daarom zal de stad elk jaar in samenspraak met de stedelijke Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA) een thema, een methodiek of een doelgroep aangeven waaraan het project bij voorkeur beantwoordt. Ten laatste in juni wordt door de dienst ontwikkelingssamenwerking van de stad duidelijk gecommuniceerd voor welk thema, welke methodiek of welke doelgroep gekozen wordt voor het daaropvolgend kalenderjaar. Wanneer uw project geen link heeft met het door AROSA gekozen jaarthema, motiveer dit dan in uw aanvraag. De projecten moeten doorgaan in een ontwikkelingsland. Enkel projecten in landen die volgens de Human Development Index van de Verenigde Naties niet tot de 40 meest ontwikkelde landen behoren, komen in aanmerking voor een subsidie. De lijst van landen die in aanmerking komen, kan opgevraagd worden bij de dienst ontwikkelingssamenwerking of is te vinden op Om in aanmerking te komen voor een subsidie, moet het project gekoppeld worden 17 aan een sensibiliserende, educatieve, informatieve of vormende activiteit op Antwerps grondgebied of voor een Antwerps publiek. Deze activiteit mag niet: Artikel 2: Welke projecten komen in aanmerking voor deze subsidie? 18 - enkel bedoeld zijn voor de eigen leden, - louter van commerciële aard zijn, - louter van consumptieve aard zijn, - louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. Het informatieve en educatieve aspect van de activiteit moet duidelijk gescheiden zijn van de fondsenwerving. Wanneer het project in het Zuiden betoelaagd wordt door de stad, komt deze sensibiliserende activiteit op zich niet in aanmerking voor een subsidie voor een sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit in Antwerpen (reglement subsidie voor een sensibiliserende Noord-Zuidactiviteit in Antwerpen).

13 Artikel 3: Welke organisaties komen in aanmerking voor deze subsidie? Enkel niet-gouvernementele organisaties die hoofdzakelijk actief zijn rond internationale ontwikkelingssamenwerking en erkend zijn door DGOS of gescreend zijn door komen in aanmerking voor een subsidie voor een project in het Zuiden. Enkel rechtspersonen komen in aanmerking voor deze subsidie. Een organisatie moet bij de aanvraag lid zijn van AROSA of een aanvraag indienen om lid te worden van AROSA. 19 Het lidmaatschap van AROSA houdt in dat een vertegenwoordiger van de organisatie 20 regelmatig de vergaderingen van AROSA bijwoont. Meer informatie hierover kan u bekomen bij de stedelijke dienst ontwikkelingssamenwerking. De organisatie moet een actieve werking hebben in Antwerpen. Een organisatie kan slechts één projectsubsidie bekomen per jaar. Een organisatie kan meerdere subsidieaanvragen indienen, maar er zal per jaar maximum één subsidie toegekend worden. Artikel 4: Hoeveel bedraagt de subsidie? De subsidie voor het project bedraagt maximum euro, binnen de voorziene kredieten. De steun van de stad kan tot euro bedragen, maar dat wil niet zeggen dat kleinere of goedkopere activiteiten minder waardevol zijn. De activiteiten worden vooral beoordeeld op hun kwaliteit en op de verhouding tussen de kosten en de mogelijke resultaten van de activiteit. De aangevraagde subsidie mag niet meer dan 80 % bedragen van de voorziene kosten voor de uitvoering van de activiteit. Wanneer uit het eindverslag blijkt dat de subsidie meer dan 80 % bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor deze activiteit, dient de aanvrager het teveel terug te betalen aan de stad. Voor 20 % van de kosten moet de organisatie zelf instaan, of de financiering uit andere bronnen halen. Artikel 5: Voor welke kosten kan deze subsidie aangewend worden? De subsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan het ingediende project en conform de ingediende begroting. Een begroting is best zo uitgebreid mogelijk en uiteraard waarheidsgetrouw.

14 Artikel 6: Hoe wordt de subsidie aangevraagd? Eén keer per jaar kan een subsidie voor een ontwikkelingsproject in het Zuiden aangevraagd worden. 1 april is de uiterste inleverdatum voor de aanvragen van de projecten die starten vanaf 1 juli daaropvolgend en eindigen ten laatste op 31 december van het jaar na de aanvraag. Artikel 7: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van de aanvragen voor een subsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst ontwikkelingssamenwerking van de stad Antwerpen eerst een ontvankelijkheidcontrole uit. Hierbij worden de aanvragen getoetst op de objectieve criteria van het subsidiereglement. Ten laatste 6 weken na het indienen van de aanvraag geeft de stad in een ontvangstmelding aan de aanvrager te kennen of de vraag ontvankelijk bevonden is. De subsidie moet worden aangevraagd met het officiële aanvraagformulier voor Op basis van onder meer deze criteria wordt de aanvraag ontvankelijk 21 verklaard: deze subsidie. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst ontwikkelingssamenwerking 22 - de aanvraag is gedaan door middel van het officiële aanvraagformulier; en op de website van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en in het Nederlands ingevuld worden. - de aanvraag is tijdig ingediend; - de aanvraag is volledig en in het Nederlands ingevuld; - de aanvraag bevat alle nodige bijlagen; - de aanvrager is een ontwikkelingsorganisatie die erkend is door DGOS of ; - de aanvrager heeft minstens een actieve werking in Antwerpen; - het project gaat door in een ontwikkelingsland; - het project start ten vroegste op 1 juli volgend op de inleverdatum; - de aangevraagde subsidie bedraagt niet meer dan euro en niet meer dan 80 % van de voorziene kosten voor de uitvoering van de activiteit. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - het gewenste bedrag; - een duidelijke omschrijving van het project waarvoor de subsidie zal worden aangewend; - een financieel plan over de aanwending van de subsidie, met opgave van de uitgaven, investeringen (infrastructuur, rollend materieel, meubilair, ) en raming van de inkomsten; - andere aangevraagde subsidies voor hetzelfde project (dit om dubbele financiering te voorkomen en optimale afstemming met andere stadsdiensten te beko men) Rechtspersonen dienen een boekhouding te voeren conform de wetgeving. De volgende bijlagen moeten worden bijgevoegd bij de aanvraag: - kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon; - het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; - de laatst goedgekeurde begroting; - het BTW-statuut; - het ondernemingsnummer; - een bewijs van de erkenning door DGOS of ; - bij niet-leden van AROSA: de aanvraag om lid te worden van AROSA. Zie ook Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag op pagina 15. Na de ontvankelijkheidcontrole worden de aanvragende organisaties van de aanvragen die ontvankelijk bevonden zijn, uitgenodigd om hun project te komen voorstellen voor de beoordelingscommissie. Deze toelichting is verplicht. Na de toelichting worden de ontvankelijke aanvragen door een beoordelingscommissie getoetst aan onder andere volgende kwaliteitscriteria: - de mate waarin het project inhoudelijk beantwoordt aan de oproep; - de mate waarin het project bijdraagt tot de realisatie van de Millenniumdoelstellingen; - aandacht voor de structurele oorzaken van armoede en onderontwikkeling en streven naar de opheffing ervan; - streven naar duurzame ontwikkeling en zelfredzaamheid; - betrokkenheid van lokale partnerorganisaties in het Zuiden; - aandacht voor vrouwen en/of minderheidsgroepen; - de verhouding tussen middelen en doel van het project, de redelijkheid van het budget; - de helderheid van het concept; - de methodologie en resultaatsgerichtheid; - de visie van de organisator; - de gedegenheid van de organisator; - de link met Antwerpen, de sensibiliserende activiteit in Antwerpen; - de aanwezigheid van grote gemeenschappen van het land in kwestie in Antwerpen. De kwaliteitscriteria zijn niet uitsluitend. Elk criterium wordt apart beoordeeld, maar de activiteit wordt ook als geheel bekeken.

15 De beoordelingscommissie bestaat uit drie vertegenwoordigers van de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA), een externe expert in ontwikkelingssamenwerking en een ambtenaar van de dienst ontwikkelingssamenwerking. Indien een vertegenwoordiger van AROSA behoort tot een organisatie die een aanvraag voor een subsidie indient, dient deze persoon zich te laten vervangen door een andere vertegenwoordiger van AROSA. Artikel 8: Als het project betoelaagd wordt, hoe wordt de ondersteuning door de stad bekendgemaakt? Wanneer een subsidie toegekend wordt voor een bepaald project is de aanvrager verplicht om bij de communicatie rond dit project steeds het logo van de stad Antwerpen te vermelden en te communiceren dat het project ondersteund wordt door de stad Antwerpen. Het juiste logo van de stad Antwerpen wordt aangeleverd samen met de positieve beslissing van de toekenning. Op basis van de kwaliteitscriteria en de beschikbare begrotingskredieten formuleert de beoordelingscommissie een gemotiveerd advies voor het toekennen van de subsidies. 23 De stad vindt het zeer belangrijk dat er duidelijk gecommuniceerd wordt over de ondersteuning door de stad. Op het communicatiemateriaal van het project moet het juiste sponsorlogo van de stad Antwerpen gepubliceerd te worden. Dit logo wordt u aangeleverd door de stedelijke dienst ontwikkelingssamenwerking. De stad wil daarmee communiceren dat ze ontwikkelingsprojecten Dit gemotiveerde advies van de beoordelingscommissie wordt voorgelegd aan de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA) om advies. belangrijk vindt. 24 Het college beslist over het toekennen van de subsidies op basis van het advies van de beoordelingscommissie. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerde advies van de beoordelingscommissie; - het advies van de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA); - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden over gemaakt. De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van subsidie wordt ten laatste op 31 mei schriftelijk aan de aanvrager gezonden. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven, en wordt indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Artikel 9: Hoe kan het al dan niet toekennen van een subsidie aangevochten worden? De aanvrager kan tegen de beslissing van het college een beroep instellen bij de Raad van State binnen de termijn van 60 kalenderdagen na de ontvangst van het besluit. Het verzoekschrift tot vernietiging, al dan niet vergezeld van een vordering tot schorsing, moet aangetekend verstuurd worden.

16 Artikel 10: Hoe gebeurt de uitbetaling van de subsidie? De subsidie wordt ten laatste drie maanden na het collegebesluit uitbetaald op het bankrekeningnummer dat wordt medegedeeld door de aanvrager. Subsidies worden enkel gestort op het officiële bankrekeningnummer van de aanvragende organisatie of vereniging. Dit rekeningnummer mag absoluut niet op naam staan van een particuliere persoon. Het inhoudelijk verslag dient een beknopte, maar volledige weergave te zijn van het verloop van het project. Hierin geeft u aan de hand van de kwaliteitscriteria uit uw aanvraag aan in hoeverre uw activiteit haar doelstellingen heeft bereikt. Communicatiemateriaal van de activiteit in papieren vorm mag mee ingediend worden. Het financieel overzicht moet getypt zijn en een volledig overzicht geven van de inkomsten en de gemaakte kosten van het gehele project. Facturen, bonnetjes en dergelijke worden niet mee ingediend. Artikel 11: Wanneer is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? In de volgende gevallen is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien de subsidie niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk aangewend werd voor een herbesteding; - indien de subsidie meer dan 80 % bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor de uitvoering van dit project; De aanvrager moet deze subsidie gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend. 25 De toegekende subsidies moeten worden beheerd als een goed huisvader. - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; - indien geen controle is toegelaten overeenkomstig artikel 9; - indien bij het project niet correct gecommuniceerd werd over de ondersteuning door de stad Antwerpen. 26 Ten laatste twee maanden na de activiteit moet de aanvrager een inhoudelijk verslag en financieel overzicht indienen, aangevuld met de verantwoordingsstukken die in het collegebesluit voorkomen. Wanneer uit dit verslag blijkt dat de subsidie meer dan 80 % bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor dit project, dient de aanvrager het teveel terug te betalen aan de stad. De stad is er geen voorstander van dat organisaties hun projecten met opzet te ruim begroten, om daarna een deel van de subsidie terug te geven. Wanneer de stad geld moet terugvorderen, vraagt dit een aanzienlijke personeelsinzet. Dit kost de stad dus geld. Bovendien kan de teruggevorderde subsidie niet opnieuw gebruikt worden voor een volgende subsidiëring rond ontwikkelingssamenwerking. De stad vraagt dus met aandrang om een waarheidsgetrouwe begroting te maken van uw project. De afgevaardigden van de stad hebben altijd toegang tot alle informatie over de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Artikel 12: Wanneer gaat dit reglement van start? Dit reglement treedt in werking op 1 januari Het vervangt het oude subsidiereglement omtrent de projecttoelagen van 27 juni 2005 (gemeenteraadsbesluit 27 juni 2005, jaarnummer 1381). Artikel 13: Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit gedeelte van het reglement niet van wordt afgeweken, zijn op het toekennen van de toelagen de wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, en het algemeen reglement op de toelagen (huidig gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) van toepassing.

17 Subsidie aan een Antwerpse organisatie voor een ondersteuningsproject of actie in en ten voordele van het Zuiden U kan het aanvraagformulier ook downloaden op 2. Vul dit formulier volledig en in het Nederlands in. Als het formulier niet volledig ingevuld is, is de aanvraag niet ontvankelijk. Hoe beter u het formulier invult, hoe groter de kans op een positieve beoordeling. Het formulier moet worden ingevuld en ondertekend door een persoon die uw organisatie vertegenwoordigt. Indien uw organisatie een rechtspersoon is (bijvoorbeeld een vzw), moet die vertegenwoordiger een bestuurder zijn die van uw organisatie het mandaat krijgt om de aanvraag in te dienen. Indien uw organisatie een feitelijke vereniging is, is die vertegenwoordiger persoonlijk verantwoordelijk voor de verdere opvolging en aanwending van de eventuele subsidie. 3. Stuur het ingevulde, ondertekende formulier vóór 1 april naar volgend adres: College van burgemeester en schepenen t.a.v. dienst ontwikkelingssamenwerking Atlas Carnotstraat Antwerpen Is uw organisatie een rechtspersoon, voeg dan bij uw aanvraag de volgende bijlagen: - een kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad, - het laatste goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag, - de laatste goedgekeurde begroting. Is uw organisatie een feitelijke vereniging, voeg dan bij uw aanvraag de volgende bijlagen: - een lijst van de bestuursleden, - een verslag over de financiële toestand van de vereniging. Als deze bijlagen ontbreken, is uw aanvraag niet ontvankelijk. Wacht niet tot het laatste moment om uw aanvraag in te dienen. Als u uw aanvraag ruim op tijd indient, kan de dienst ontwikkelingssamenwerking u nog tijdig wijzen op onduidelijkheden of ontbrekende gegevens in uw aanvraag. Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag 4. het ingevulde formulier, zonder de bijlagen, eveneens vóór de uiter Lees deze brochure en vraag het officiële aanvraagformulier aan bij de ste inleverdatum naar ontwikkelingssamenwerking@stad.antwerpen.be. dienst ontwikkelingssamenwerking via ontwikkelingssamenwerking@stad.antwerpen.be. 28

18 Bepalingen Artikel 1: Wat is de doelstelling van het toekennen van deze subsidie? De stad wil haar bevolking stimuleren om solidair te zijn met het Zuiden. Met deze subsidie wil de stad Antwerpse organisaties ondersteunen bij het ondernemen van ondersteuningsprojecten en ondersteuningsacties in het Zuiden. Het project of de actie moet plaatsvinden in een ontwikkelingsland. Enkel projecten en acties in landen die volgens de Human Development Index van de Verenigde Naties niet tot de 40 meest ontwikkelde landen behoren, komen in aanmerking voor een subsidie. De lijst van landen die in aanmerking komen, kan opgevraagd worden bij de dienst ontwikkelingssamenwerking of is te vinden op 29 Solidair zijn met het Zuiden kan op verschillende manieren. U kan bijvoorbeeld producten van eerlijke handel kopen, zodat boeren uit het Zuiden een loon krijgen waar ze van kunnen leven. Omdat de bewoners van arme landen de eerste slachtoffers zijn van de klimaatopwarming, kan u proberen milieuvriendelijk in het leven te staan. 30 Of u kan zelf de handen uit de mouwen steken in een ontwikkelingsland. Met deze subsidie wil de stad deze vorm van solidariteit ondersteunen. Artikel 2: Welke projecten en acties komen in aanmerking voor deze subsidie? Het gaat bij voorkeur om een project of een actie die bijdraagt tot de realisatie van de VN Millenniumdoelstellingen: 1 Het aantal mensen dat in extreme armoede leeft, is gehalveerd ten opzichte van Dit geldt ook voor het aantal mensen dat honger heeft. 2 Alle kinderen op de wereld volgen basisonderwijs. 3 Meisjes krijgen dezelfde kansen als jongens, in het basis- en middelbaar onderwijs al in 2005, tegen 2015 op alle onderwijsniveaus. 4 Het sterftecijfer van kinderen onder de vijf jaar is met twee derden teruggebracht ten opzichte van De moedersterfte is met driekwart teruggebracht ten opzichte van Er is een halt toegeroepen aan de verspreiding van HIV/aids, malaria en andere ziektes. 7 We voeren overal een goed milieubeleid en het onomkeerbaar verlies van natuurlijke hulpbronnen is gestopt. Het aantal mensen zonder toegang tot veilig drinkbaar water is gehalveerd en de levensomstandigheden van tenminste honderd miljoen mensen in sloppenwijken is aanzienlijk verbeterd. 8 Wereldwijd wordt samengewerkt op het gebied van ontwikkeling. Er zijn afspraken over goed bestuur, landen voeren eerlijke handel met elkaar en er is een eerlijk financieel systeem op poten gezet. Het schuldenprobleem van ontwikkelingslanden is opgelost en de ontwikkelingslanden beschikken over nieuwe technologieën. Samen met ontwikkelingslanden is er fatsoenlijk werk voor jongeren gecreëerd. Een project rond een thema dat niet voorkomt in de VN Millenniumdoelstellingen, maar wel relevant is voor ontwikkelingssamenwerking, is niet per definitie uitgesloten van deze subsidiemogelijkheid.

19 Artikel 3: Welke organisaties komen in aanmerking voor deze subsidie? Artikel 4: Hoeveel bedraagt de subsidie? Deze subsidie is bedoeld voor Antwerpse ontwikkelingsorganisaties die geen erkenning hebben als ontwikkelingsorganisatie en voor Antwerpse verenigingen die geen ontwikkelingsorganisatie zijn, maar toch een ondersteuningsproject of een ondersteuningsactie willen organiseren in en ten voordele van het Zuiden. De subsidie bedraagt maximum euro per ondersteuningsproject of actie, binnen de voorziene kredieten. In Antwerpen zijn verschillende lokale verenigingen actief rond ontwikkelingssamenwerking. Zij hebben bijvoorbeeld een bepaalde expertise die zij inzetten in het Zuiden, of richten zich op één gebied waarin zij verschillende projecten 31 opzetten. De aangevraagde subsidie mag niet meer dan 80 % bedragen van de voorziene kosten 32 Daarnaast zijn er ook Antwerpse verenigingen, zoals jeugdbewegingen, milieuverenigingen, seniorenclubs die een project willen organiseren in en ten voordele van een ontwikkelingsland. Deze vormen van solidariteit wil de stad Antwerpen ondersteunen met deze subsidie. Het project moet uitgaan van een vereniging, en niet van een particuliere persoon. Particulieren die niet verenigd zijn in een vereniging of organisatie kunnen geen subsidieaanvraag indienen. De steun van de stad kan tot euro bedragen, maar dat wil niet zeggen dat kleinere of goedkopere activiteiten minder waardevol zijn. De activiteiten worden vooral beoordeeld op hun kwaliteit en op de verhouding tussen de kosten en de mogelijke resultaten van de activiteit. voor de uitvoering van de activiteit. Wanneer uit het eindverslag blijkt dat de subsidie meer dan 80 % bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor deze activiteit, dient de aanvrager het teveel terug te betalen aan de stad. Voor 20 % van de kosten moeten de organisaties zelf instaan, of de financiering uit andere bronnen halen. Niet-gouvernementele organisaties die hoofdzakelijk actief zijn rond internationale ontwikkelingssamenwerking en erkend zijn door DGOS of gescreend zijn door komen niet in aanmerking voor een subsidie voor een ondersteuningsactie of een ondersteuningsproject in het Zuiden. De organisatie moet een zetel of minstens een actieve werking hebben in Antwerpen, en de organisatie moet een rechtspersoon zijn of een feitelijke vereniging. Artikel 5: Voor welke kosten kan deze subsidie aangewend worden? De subsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan de ingediende actie of het project en conform de ingediende begroting. Een begroting is best zo uitgebreid mogelijk en uiteraard waarheidsgetrouw. Feitelijke verenigingen kunnen ook een aanvraag indienen, op voorwaarde dat deze vereniging een eigen bankrekening heeft op naam van de vereniging en niet op naam van een natuurlijke persoon. Particulieren die niet verenigd zijn in een vereniging of organisatie kunnen geen subsidieaanvraag indienen. Een organisatie kan slechts één subsidie voor een ondersteuningsproject of -actie bekomen per jaar. Een organisatie kan meerdere subsidieaanvragen indienen, maar er zal aan dezelfde organisatie maximum één subsidie per jaar toegekend worden.

20 Artikel 6: Hoe wordt de subsidie aangevraagd? Indien de aanvrager een feitelijke vereniging is, dienen de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: Eén keer per jaar kan een subsidie voor een ondersteuningsproject of een ondersteuningsactie in het Zuiden aangevraagd worden. - een lijst van de bestuursleden; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere op- 1 april is de uiterste inleverdatum voor de aanvragen van de projecten en acties die starten vanaf 1 juli daaropvolgend en eindigen ten laatste op 31 augustus van het jaar na de aanvraag. volging en verantwoording van de aanwending van de subsidie; - het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon; - een verslag over de financiële toestand van de vereniging. 33 De subsidie moet worden aangevraagd met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst ontwikkelingssamenwerking en op de website van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en in het Nederlands ingevuld worden. Zie ook Richtlijnen voor het indienen van de aanvraag op pagina Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - het gewenste bedrag; - een duidelijke omschrijving van het project of de actie in het Zuiden; - een financieel plan over de aanwending van de subsidie, met opgave van de uitgaven, investeringen (infrastructuur, rollend materieel, meubilair, ) en raming van de inkomsten; - andere aangevraagde subsidies voor dezelfde actie of hetzelfde project (dit om dubbele financiering te voorkomen en optimale afstemming met andere stadsdiensten te bekomen). Rechtspersonen dienen een boekhouding te voeren conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen dienen minstens een kasboekhouding te voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijhorende reglementering anders bepaalt. Indien de aanvrager een rechtspersoon is, dienen de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon; - het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; - de laatst goedgekeurde begroting - het BTW-statuut; - het ondernemingsnummer. Artikel 7: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van de aanvragen voor een subsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst ontwikkelingssamenwerking van de stad Antwerpen eerst een ontvankelijkheidcontrole uit. Hierbij worden de aanvragen getoetst op de objectieve criteria van het subsidiereglement. Ten laatste 6 weken na het indienen van de aanvraag geeft de stad in een ontvangstmelding aan de aanvrager te kennen of de vraag ontvankelijk is. Op basis van onder meer deze criteria wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard: - de aanvraag is gedaan door middel van het officiële aanvraagformulier; - de aanvraag is tijdig ingediend; - de aanvraag is volledig en in het Nederlands ingevuld; - de aanvraag bevat alle nodige bijlagen; - de aanvrager is een organisatie die niet erkend is door DGOS of als ontwikkelingsorganisatie; - de aanvrager heeft een zetel of minstens een actieve werking in Antwerpen; - het project gaat door in een ontwikkelingsland; - het project start ten vroegste op 1 juli volgend op de inleverdatum; - de aangevraagde subsidie bedraagt niet meer dan euro en niet meer dan 80% van de voorziene kosten voor de uitvoering van de activiteit.

21 - de helderheid van het concept; - de methodologie en resultaatsgerichtheid; - de kwaliteit van de organisator; - de link met Antwerpen; - de aanwezigheid van grote gemeenschappen van het land in kwestie in Antwerpen. Enkele voorbeelden: Op reis wordt u getroffen door de armoede van de mensen die u er ontmoet. Thuis begint u enthousiast kleren in te zamelen voor de gastgezinnen die u zo vriendelijk hebben ontvangen. Maar hebt u alles wel goed overdacht? Zijn de kleren wel aangepast aan het warme klimaat in dat land? Hoe zit het met het transport ervan en de douanekosten aan de grens? En bent u nu geen oneerlijke concurrentie voor de plaatselijke kleermaker, die zijn kledingstukken niet meer verkocht krijgt, omdat zijn klanten elders gratis kleren krijgen? Uw gastgezin is even uit de nood geholpen, maar iemand anders zit nu zonder werk. Met het geld dat u uitgeeft aan het transport alleen, kan u ter plaatse misschien veel meer en beter aangepaste kledij aankopen op de lokale markt. U hebt thuis een verouderde computer staan die u gaat vervangen, maar die wel nog functioneert. Ideaal voor het schooltje van het dorp, denkt u. Maar wat met de lokale elektriciteitstoevoer? Is er een afgesloten, droog lokaal waar de computer veilig kan staan? En is er iemand die uw computer kan repareren als hij het daar toch begeeft? De stad Antwerpen wil solidariteit met het Zuiden actief aanmoedigen, maar geeft de voorkeur aan projecten die de oorzaken van armoede op een duurzame en structurele manier aanpakken. De stad steunt acties met een blijvend resultaat op lange termijn. Enkele computers schenken aan een dorp en daarbij enkele mensen een opleiding aanbieden tot computerhersteller kan de hele gemeenschap, inclusief de schoolkinderen, voor lange tijd toegang bieden tot computers en het internet. De problemen die kunnen ontstaan bij het uitvoeren van een project in het Zuiden, kan u voorkomen door nauw samen te werken met lokale partnerorganisaties in het land zelf. Zij kennen de lokale noden het best, zij kunnen u ook waarschuwen voor gevoeligheden waarop u kan botsen. De kwaliteitscriteria zijn niet uitsluitend. Elk criterium wordt apart beoordeeld, maar de activiteit wordt ook als geheel bekeken. Na de ontvankelijkheidcontrole worden de ontvankelijke aanvragen door een beoordelingscommissie getoetst aan onder andere volgende kwaliteitscriteria: organisatie haar activiteit komen toelichten voor de beoordelingscommissie. Indien de aanvragende organisatie dit wenst en de aanvraag is ontvankelijk, kan de - de mate waarin het project of de actie bijdraagt tot de realisatie van de Millenniumdoelstellingen; Alle aanvragers van ontvankelijke aanvragen zullen uitgenodigd worden om - aandacht voor de structurele oorzaken van armoede en onderontwikkeling en hun aanvraag toe te lichten aan de beoordelingscommissie. Deze toelichting streven naar de opheffing ervan; is niet verplicht. - streven naar duurzame ontwikkeling en zelfredzaamheid; - betrokkenheid van lokale partnerorganisaties in het Zuiden; - aandacht voor vrouwen en/of minderheidsgroepen; - de verhouding tussen middelen en doel van de actie of het project; 35 De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van subsidie wordt ten laat- - de redelijkheid van het budget; 36 ste op 31 mei schriftelijk aan de aanvrager gezonden. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven, en wordt indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. De beoordelingscommissie bestaat uit drie vertegenwoordigers van de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA), een externe expert in ontwikkelingssamenwerking en een ambtenaar van de dienst ontwikkelingssamenwerking. Indien een vertegenwoordiger van AROSA behoort tot een organisatie die een aanvraag voor een subsidie indient, dient deze persoon zich te laten vervangen door een andere vertegenwoordiger van AROSA. Op basis van de kwaliteitscriteria en de beschikbare begrotingskredieten formuleert de beoordelingscommissie een gemotiveerd advies voor het toekennen van de subsidies. Dit gemotiveerde advies van de beoordelingscommissie wordt voorgelegd aan de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen (AROSA) om advies.

22 Het college beslist over het toekennen van de subsidies op basis van het advies van Artikel 10: Hoe gebeurt de uitbetaling van de subsidie? de beoordelingscommissie. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerde advies van de beoordelingscommissie; - het advies van de Adviesraad voor Ontwikkelingssamenwerking Antwerpen De subsidie wordt ten laatste drie maanden na het collegebesluit uitbetaald op het bankrekeningnummer dat wordt medegedeeld door de aanvrager. (AROSA); - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; Subsidies worden enkel gestort op het officiële bankrekeningnummer van de - de aard van de subsidie; aanvragende organisatie of vereniging. Dit rekeningnummer mag absoluut niet - de aanwendingsvoorwaarden; op naam staan van een particuliere persoon. - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden over 37 gemaakt. De aanvrager moet deze subsidie gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend. 38 De toegekende subsidies moeten worden beheerd als een goed huisvader. Artikel 8: Als het project of de actie betoelaagd wordt, hoe wordt de ondersteuning door de stad bekendgemaakt? Wanneer een subsidie toegekend wordt voor een bepaalde actie of een bepaald project is de aanvrager verplicht om bij de communicatie rond deze actie of dit project altijd het logo van de stad Antwerpen te vermelden en te communiceren dat de actie of het project ondersteund wordt door de stad Antwerpen. Het juiste logo van de stad Antwerpen wordt aangeleverd samen met de positieve beslissing van de toekenning. De stad vindt het zeer belangrijk dat er duidelijk gecommuniceerd wordt over de ondersteuning door de stad. Op het communicatiemateriaal van het project moet het juiste sponsorlogo van de stad Antwerpen gepubliceerd worden. Dit logo wordt u aangeleverd door de stedelijke dienst ontwikkelingssamenwerking. De stad wil daarmee communiceren dat ze ontwikkelingsprojecten belangrijk vindt. Ten laatste twee maanden na de activiteit moet de aanvrager een inhoudelijk verslag en financieel overzicht indienen, aangevuld met de verantwoordingsstukken die voorkomen in het collegebesluit. De afgevaardigden van de stad hebben altijd toegang tot alle informatie over de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Het inhoudelijk verslag dient een beknopte, maar volledige weergave te zijn van het verloop van het project. Hierin geeft u aan de hand van de kwaliteitscriteria uit uw aanvraag in hoeverre uw activiteit haar doelstellingen heeft bereikt. Communicatiemateriaal van de activiteit in papieren vorm mag mee ingediend worden. Het financieel overzicht moet getypt zijn en een volledig overzicht geven van de inkomsten en de gemaakte kosten. Facturen, bonnetjes en dergelijke worden niet mee ingediend. Artikel 9: Hoe kan het al dan niet toekennen van een subsidie aangevochten worden? De aanvrager kan tegen de beslissing van het college een beroep instellen bij de Raad van State binnen de termijn van 60 kalenderdagen na de ontvangst van het besluit. Het verzoekschrift tot vernietiging, al dan niet vergezeld van een vordering tot schorsing, moet aangetekend verstuurd worden.

23 Artikel 11: Wanneer is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? 39 In de volgende gevallen is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien de subsidie niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk aangewend werd voor een herbesteding; - indien de subsidie meer dan 80 % bedraagt van de werkelijk gemaakte kosten voor de uitvoering van de activiteit of het project; - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; - indien geen controle is toegelaten overeenkomstig artikel 9; - indien bij de actie of het project niet correct gecommuniceerd werd over de ondersteuning door de stad Antwerpen. 40 De stad is er geen voorstander van dat organisaties hun activiteiten met opzet te ruim begroten, om daarna een deel van de subsidie terug te geven. Wanneer de stad geld moet terugvorderen, vraagt dit een aanzienlijke personeelsinzet. Dit kost de stad dus geld. Bovendien kan de teruggevorderde subsidie niet opnieuw gebruikt worden voor een volgende subsidiëring rond ontwikkelingssamenwerking. De stad vraagt dus met aandrang om een waarheidsgetrouwe begroting te maken van uw activiteit. Artikel 12: Wanneer gaat dit reglement van start? Dit reglement treedt in werking op 1 januari Het vervangt het oude subsidiereglement omtrent de projecttoelagen van 27 juni 2005 (gemeenteraadsbesluit 27 juni 2005, jaarnummer 1381). Artikel 13: Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit gedeelte van het reglement niet van wordt afgeweken, zijn op het toekennen van de toelagen de wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, en het algemeen reglement op de toelagen (huidig gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) van toepassing.

24 41

25 Wenst u inlichtingen of heeft u een vraag over deze subsidies dan kan u altijd terecht bij: Dienst ontwikkelingssamenwerking Atlas Carnotstraat Antwerpen tel ontwikkelingssamenwerking@stad.antwerpen.be Wettelijk depot: D/2008/0306/29 V.U.: Marjan Knockaert Van Immerseelstraat Antwerpen tel