De administrateur-generaal

Transcriptie

1 Trierstraat 70 B-1000 Brussel De administrateur-generaal Afzender RKW Trierstraat 70 B-1000 Brussel datum Monitoring Departement Controle uw ref. contact Roland Binet adjunct-adviseur telefoon Betreft: KADASTER VAN DE KINDERBIJSLAG ter vervanging van het Nationaal Repertorium van de Kinderbijslag (NRK) en het RIO - Handleiding voor de gebruiker Geachte mevrouw, Geachte heer, Het Nationaal repertorium van de kinderbijslag (NRK) werd gecreëerd in juli Het werd al snel een onmisbaar instrument in het dagelijks beheer. Sinds 1995 dient het als drager van elektronische gegevens bestemd voor de kinderbijslaginstellingen en afkomstig van de nationale registers (RR en KSZ-Register) of andere sectoren van de sociale zekerheid. Het volledig operationele Repertorium van de dossiers in onderzoek (RIO) van zijn kant heeft de integratie van de dossiers in onderzoek in het netwerk mogelijk gemaakt en het aantal formulieren in het stelsel nog verminderd. De informaticaplatformen vervoeren jaarlijks meer dan 9 miljoen elektronische gegevens via on-line raadplegingen of het doorgeven van attesten aan de kinderbijslagfondsen. Mijn diensten en ikzelf zijn er ons evenwel van bewust dat de telecommunicatie-instrumenten voor de toevoer en de raadpleging van de twee repertoria, niet langer beantwoorden aan de noden en verwachtingen van de kinderbijslagfondsen die ze dagelijks gebruiken. Daarom werd in april 2001 binnen de Rijksdienst een werkgroep opgericht die zich moest buigen over de problematiek en voorstellen moest formuleren voor een fundamentele hervorming van het Nationaal repertorium van de kinderbijslag. De groep werd nadien uitgebreid met vertegenwoordigers van de kinderbijslagfondsen en van het Departement Gezinnen van de Rijksdienst. De groep heeft, samen met het CIV van de Rijksdienst en de inbreng van een consultant van buitenaf, een project uitgewerkt om het NRK en het RIO te vervangen door een nieuw repertorium: het Kadaster van de kinderbijslag. Het project wordt hierna voorgesteld, met een gedetailleerde omschrijving van de velden en de regels voor de gegevenstoevoer en de raadpleging.

2 pagina 2 I. INLEIDING Zodra het nieuwe Kadaster van de kinderbijslag in werking treedt (de exacte datum zal u later worden meegedeeld), zullen het Nationaal repertorium van de kinderbijslag (NRK) en het Repertorium van de dossiers in onderzoek (RIO) afgeschaft worden. Zij zullen dan niet langer geraadpleegd kunnen worden en volledig vervangen worden door een nieuw repertorium. Dat nieuwe repertorium zal vier essentiële functies hebben: dagelijks beheersinstrument, dankzij de on-line raadpleging, via een systeem van toepassing tot toepassing, of asynchroon drager van elektronische informatie, door de integratie van de identificatiegegevens van de actoren in de dossiers in het Personenrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; middel om cumulaties te voorkomen de raadpleging (on-line of asynchroon) van de gegevens door derde instellingen mogelijk maken In 2003 zal het aantal elektronische gegevens in de kinderbijslagsector enorm toenemen (invoering van Dimona en de multifunctionele aangifte). Met die evolutie moest rekening worden gehouden op vier specifieke vlakken: a) de kinderbijslaginstellingen moeten telecommunicatie-instrumenten krijgen die aangepast zijn aan hun noden (interfaces, file transfer...); b) in het nieuwe repertorium moeten, naast de traditionele actoren, alle personen geïntegreerd worden wier gezins- of socio-professionele situatie het recht op kinderbijslag kan beïnvloeden in het stelsel of in wisselwerking met andere stelsels; c) een procedure uitwerken die toelaat een maximaal aantal identificatiegegevens van het Kadaster van de Kinderbijslag te integreren in het Personenrepertorium van de KSZ om de elektronische gegevensstromen te optimaliseren en het aantal relevante gegevens dat niet doorgegeven wordt aan de kinderbijslagfondsen, tot een minimum te beperken; d) de kinderbijslagfondsen vrij laten in de presentatie van de gegevens op het scherm, naargelang hun specifieke noden of workflow. Dergelijke doelstellingen veronderstellen eveneens dat de kinderbijslagfondsen die deelnemen aan het netwerk rond het nieuwe Kadaster (vrije en bijzondere kinderbijslagfondsen, autonome en derde instellingen) en zo via elektronische weg gegevens kunnen ontvangen van de nationale registers en de andere sectoren van de sociale zekerheid, gemeenschappelijke regels hanteren voor het gebruik van het systeem. U kreeg reeds de technische documentatie. De informatie die volgt heeft dus enkel betrekking op de velden die gebruikt zullen worden, de toelichtingen, en de werkingsmechanismes van het nieuwe Kadaster.

3 pagina 3 II. OPLADING EN INHOUD Het Kadaster van de kinderbijslag, dat de functies van het vroegere NRK en het RIO combineert, zou dagelijks opgeladen moeten worden tijdens (tussen 7.30 en uur en dat on-line, via file transfer, synchroon of asynchroon) of buiten (via file transfer, uitgesteld of asynchroon) de gebruiksuren van het systeem. Toch zijn er merkbare verschillen t.o.v. het oude NRK: het laat toe een derde actor te integreren, d.w.z. een actor die noch rechthebbende, noch bijslagtrekkende, noch rechtgevend kind is en wiens familiale of socio-professionele situatie de schaal van of het recht op kinderbijslag kan beïnvloeden of wiens hoedanigheid van referentiepersoon van belang kan zijn voor de kennisgeving van het komen en gaan van personen in zijn gezin; het verplicht de integratie van gegevens m.b.t. de betaling van het kraamgeld en de adoptiepremie; het splitst twee functies (elektronische gegevens overbrengen en cumulaties voorkomen) en creëert twee gescheiden velden: het ene heeft betrekking op een integratieperiode, het andere op een periode van geldige betaling; het schrapt de verwijzing naar het geplaatste kind en de notie gearchiveerd dossier. Het Kadaster van de kinderbijslag zal volgende gegevens bevatten: A IDENTIFICATIEVELDEN VAN DE BETROKKEN ACTOREN 1. Identificatiegegevens van het dossier (stamnummer) Elke actor in het Kadaster wordt geïdentificeerd door een uniek stamnummer voor elk fonds. Het uniek stamnummer wordt toegekend aan de rechthebbende en bestaat uit: het fondsnummer het bureaunummer het dossiernummer Voorbeeld: 00X/00/B , waarin 00X het fondsnummer is, 00 het bureaunummer en B het dossiernummer van de rechthebbende bij fonds 00X. Er kan per fonds slechts één dossiernummer per rechthebbende opgenomen zijn in het Kadaster. Verschillende fondsen of instellingen kunnen echter voor dezelfde rechthebbende een eigen stamnummer hebben voor hun dossier. Voorbeelden: 00X/00/B00004 en 00Y/00/237234: toegelaten (00X en 00Y zijn twee verschillende fondsen). 00X/00/B00004 en 00X/01/H104506: niet toegelaten. Een fonds kan slechts 1 dossier (= dossiernummer) per rechthebbende hebben in het Kadaster.

4 pagina 4 Het fonds kan dat uniek dossiernummer in het Kadaster evenwel wijzigen. De wijziging van een uniek dossiernummer doet het oude nummer uit het Kadaster verdwijnen. Er wordt geen historiek van die nummers bijgehouden. De raadpleging van gegevens en het opnieuw samenstellen van de historiek kan enkel via het laatst gekende dossiernummer. Voor de wezendossiers, waarin normalerwijs de overleden of de overlevende ouder aangeduid werd als rechthebbende op basis van zijn socio-professionele situatie (regel van de 6 forfaitaire bijslagen), zal er bij de initiële oplading van het Kadaster op gelet worden dat: de oude gevallen die geen dubbel dossiernummer hebben, niet gewijzigd worden. De personen die aangeduid werden als rechthebbende, kunnen die hoedanigheid behouden; bij gevallen van wezen die meermaals voorkomen (de rechthebbende heeft 2 of 3 dossiers bij hetzelfde fonds, waaronder een wezendossier), de overledene systematisch rechthebbende wordt; in de dossiers die na de initiële oplading geopend worden, de overledene automatisch rechthebbende wordt. 2. Gegevens m.b.t. de wettelijke identificatie van de actoren INSZ naam voornaam geboortedatum. Er zal een historiek van het INSZ bijgehouden worden die alle bewegingen omvat en voor elk eerder toegekend INSZ de vervaldatum geeft. Opmerkingen: Enkel met het INSZ (het identificatienummer van de sociale zekerheid, d.w.z. het rijksregisternummer of het nummer in het KSZ-Register) kunnen de actoren van de kinderbijslagdossiers geïntegreerd worden in het Kadaster. Fictieve nummers zullen niet langer aanvaard worden. Dat impliceert dat alle actoren van een kinderbijslagdossier die opgenomen moeten worden in het Kadaster, een rijksregisternummer of een nummer in het KSZ-Register moeten hebben voor ze geïntegreerd kunnen worden. De Rijksdienst zal daarvoor trouwens een nieuwe toepassing voorstellen om het Register van de Kruispuntbank bij te werken (KSZnummers). Voor de identificatiegegevens (INSS, naam, eventueel voornamen, geboortedatum) die de instellingen zullen ingeven in het Kadaster, zal de Rijksdienst automatisch de wettelijke gegevens oproepen van de Registers (RR/KSZ-Register) en ze vergelijken met de gegevens in het Kadaster. Niet-conforme gegevens zullen niet in het Kadaster opgenomen worden. De reden voor de weigering zal weergegeven worden. Als de Rijksdienst wijzigingen uit het RR of het KSZ-Register doorkrijgt, zal hij de gegevens in het Kadaster aanpassen voor hij ze aan de betrokken instelling

5 pagina 5 doorgeeft. Wat betreft de samengestelde voornamen, zal het Repertorium de voornaam zoals hij in de wettelijke gegevens voorkomt, overnemen. Van de voornaam wordt, zoals voorheen, enkel de eerste letter gecontroleerd. Toch wordt aan de kinderbijslagfondsen en kinderbijslaginstellingen gevraagd systematisch de volledige voornaam in te voeren. 3. Hoedanigheden Enkel de volgende rollen en codes zullen worden gehanteerd: 101: Rechthebbende 102: Bijslagtrekkende Type 1: enkel attesten uit het RR en het KSZ-Register 103: Bijslagtrekkende Type 2: alle attesten 104: Rechtgevend kind 105: Derden Type 1: enkel attesten uit het RR en het KSZ-Register 106: Derden Type 2: alle attesten. Opmerkingen: De code 102 betreft de traditionele bijslagtrekkende die de kinderbijslag krijgt en voor wie enkel de elektronische gegevens uit de Registers (RR/KSZ-Register) nodig zijn. Via die code is het mogelijk alle gegevens over die bijslagtrekkende op te vragen. De code 103 duidt ook de echte bijslagtrekkende aan, maar van wie een wijziging in de socio-professionele situatie een herziening van de voorrangsorde of van het recht op kinderbijslag tot gevolg heeft. Voor die bijslagtrekkende zijn, naast de elektronische gegevens uit de Registers (RR/KSZ-Register), alle elektronische attesten uit de andere sectoren van de sociale zekerheid noodzakelijk (werkloosheid, Dimona, multifunctionele aangifte, ziekte, enz.). Via de code 103 krijgt men ook toegang tot de raadplegingen. Het verschil tussen beide codes wordt duidelijk aan de hand van volgende voorbeelden: (1) de wettelijke vader leeft samen met de moeder en hun kinderen, de moeder is bijslagtrekkende. Zij zal dus de code 102 traditionele bijslagtrekkende krijgen. (2) De moeder van de kinderen oefent geen beroep uit en leeft samen met de stiefvader die het recht op kinderbijslag opent voor de kinderen van zijn vrouw. De moeder is bijslagtrekkende. Omdat zij voorrangsgerechtigde rechthebbende kan worden als zij een beroepsacitiviteit uitoefent of als gevolg van een wijziging in haar situatie (werkloosheid, ziekte, tijdskrediet), krijgt zij in het Kadaster de rol van derde bijslagtrekkende (code 103). De bijslagtrekkende die recht heeft op een forfaitaire toeslag in geval van plaatsing in een opvanggezin (toepassing van artikel 70ter KBW) zal in het Kadaster de code 102 of 103 krijgen, naargelang de behoefte aan elektronische informatie in zo'n situatie. Wat betreft de derden, zal de code 105 de persoon aanduiden van wie enkel de gegevens van de nationale Registers nodig zijn (RR/ KSZ-Register); de code 106 zal worden gebruikt voor de personen van wie zowel de gegevens uit de nationale Registers als de socio-professionele

6 pagina 6 gegevens uit de andere sectoren van de sociale zekerheid noodzakelijk zijn. Dankzij die twee codes kunnen alle gegevens geraadpleegd worden. Onder derden verstaat men alle potentiële actoren in een kinderbijslagdossier die noch rechthebbende, noch bijslagtrekkende code 102 of 103, noch rechtgevend kind zijn en wier familiale toestand of socio-professionele situatie vereist dat de instelling die het dossier beheert automatisch geïnformeerd wordt wanneer een wijziging optreedt die herziening van het recht of het dossier met zich kan brengen. De invoering van derden in het Kadaster (code 105 of 106) laat toe situaties van co-ouderschap correct te behandelen en de gezinnen waarin de voorrangsgerechtigde rechthebbende zelfstandige is en alle situaties opgenomen in de omzendbrieven van de Rijksdienst, CO 1330 van 21 mei 2001 en CO 1340 van 24 juli 2002, beter te controleren. B DE VELDEN INTEGRATIE EN GELDIGE BETALING Het Kadaster van de kinderbijslag bevat twee specifieke velden die op het niveau van het rechtgevende kind en de bijslagtrekkende toelaten een onderscheid te maken tussen betalingsgegevens en gegevens die beantwoorden aan de vraag om elektronische informatie uit de Kruispuntbank van de sociale zekerheid. Het gaat om de volgende velden: Begin- en einddata van integratie Begin- en einddata van geldige betaling. 1. Begin- en einddata van integratie Integratie betekent de invoering van de identificatiegegevens (INSZ, naam, voornaam en geboortedatum) en de hoedanigheidscodes (rol) voor een bepaalde periode in het Personenrepertorium van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid. De integratie laat de kinderbijslaginstellingen toe (1) de wettelijke en/of socio-professionele gegevens te bekomen vanaf de begindatum in het Kadaster en (2) de externe gegevensbanken (LATG, Dimona, L609, L036, enz.) te raadplegen voor (een gedeelte van) de periode in de KSZ. De zones (verplichte begindatum, facultatieve einddatum) moet ingevuld worden bij de creatie van een actor in een kinderbijslagdossier. Gebruiksaanwijzing: Begindatum van integratie: verplicht in te vullen bij een creatie. De datum kan niet later vallen dan de systeemdatum in de interne gegevensbank van de instelling. In geval van aanpassing van de datum, kan de initiële of laatste datum enkel vervangen worden door een eerdere datum. Einddatum van integratie: is facultatief. Als het veld ingevuld wordt, kan die datum niet vroeger vallen dan de systeemdatum in de interne gegevensbank van de instelling (die algemene regel geldt

7 pagina 7 voor alle rollen: 101,102, 103, 104, 105, 106). De enige uitzondering op die algemene regel heeft betrekking op de veranderingen van rol 102 naar rol 103 (en omgekeerd) en rol 105 naar rol 106 (en omgekeerd): een einddatum die vroeger valt dan de systeemdatum is dan toegelaten als de ingevoerde datum beantwoordt aan een effectieve vraag om informatie (bijvoorbeeld een fonds dat betaalt uit hoofd van een vader, werknemer, stelt op 17 maart 2003 vast dat het vanaf 1 maart 2003 attesten A011 nodig heeft voor de werkloze moeder om de voorrang onder de rechthebbenden te wijzigen. In dit geval kan dat fonds dus op 17 maart februari 2003 invoeren als einddatum van rol 102 en dezelfde persoon onder rol 103 zetten vanaf 1 maart 2003). Een toekomstige datum die beantwoordt aan een vraag om elektronische gegevens, is toegelaten (bijvoorbeeld: limietdatum voor een kind dat hogere studies volgt of een leercontract aanging). De zones (verplichte begindatum, facultatieve einddatum) moeten verplicht ingevuld worden zodra een actor opgenomen wordt in het Kadaster en kunnen in geen geval geannuleerd worden. Op basis van dat veld zullen namelijk dossierlijsten opgemaakt worden in het kader van de jaarlijkse controle van de kinderbijslaginstellingen en hun gedecentraliseerde bureaus. 2. Begin- en einddata van geldige betaling Het veld van de geldige betalingen wordt enkel ingevuld voor het kind en de bijslagtrekkende. Geldige betaling betekent de betaling van de kinderbijslag (de gewaarborgde gezinsbijslag inbegrepen). De instelling die voor een bepaalde periode de basiskinderbijslag betaalt, moet voor die periode vanzelfsprekend ook instaan voor de toeslagen, of het nu gaat om provisionele betalingen, definitieve betalingen of om betalingen ten laste van andere sectoren. Dat om te vermijden dat het Kadaster twee instellingen bevat voor dezelfde periode en hetzelfde kind, waarvan een de basiskinderbijslag betaald heeft en de ander enkel een toeslag. Dat impliceert dat als een kinderbijslagfonds bijvoorbeeld voor een jaar betaald heeft en die periode ingevoerd heeft in het Kadaster ( begin- en einddata van geldige betaling ), maar nadien vaststelt dat de laatste 4 maanden onterecht betaald werden, het de gegevens in het Kadaster zal verbeteren, zodat het veld de werkelijk uitgevoerde geldige betalingen weergeeft. Voorbeeld: fonds A heeft de kinderbijslag aan bijslagtrekkende X betaald van 1 augustus 2001 tot 31 juli Het gaf die data in het Kadaster in. Nadien stelde het fonds vast dat het de kinderbijslag voor april t.e.m. juli 2002 onterecht uitbetaald had en informeerde de bijslagtrekkende hierover. Na verbetering geeft het veld geldige betaling in het Kadaster van de kinderbijslag weer: van 1 augustus 2001 tot 31 maart Diezelfde redenering geldt bij de foutieve invoer van gegevens, bijvoorbeeld als een dossierbeheerder de einddatum van geldige betaling ingeeft op 30 september 2002, terwijl het recht in feite afliep op 31 augustus Als een fonds daarentegen vaststelt dat het kinderbijslag betaald heeft voor de periode van 1 januari 2003 tot 31 maart 2003 terwijl het helemaal niet bevoegd was, zal het de gehele geldige betalingsperiode die het eerst invoerde in het Kadaster schrappen via een bijwerking.

8 pagina 8 Rekening houdend met de bepalingen in de omzendbrief van de Rijksdienst CO 1315 van 10 april 1998 en met de dienstbrief II/C/996/25 van 4 juni 2002, lijkt het evident dat de zone geldige betaling de betalingsperiodes m.b.t. de terugbetaling ten laste van een ander stelsel of een andere sector niet weergeeft, omdat het begrip geldige betaling enkel slaat op betalingsperiodes op basis van de bevoegdheidsregels. De provisionele betalingen binnen de nationale verdeling door een fonds zullen, ondanks het bevoegdhedenbesluit, voor het Kadaster beschouwd worden als geldige betalingen voor zover ze geen regularisatie tussen instellingen teweegbrengen. Voor de dossiers die aan de Rijksdienst toevertrouwd worden door andere openbare instellingen of per koninklijk besluit (onderwijs, VDAB, enz.), zullen de normale data die de Rijksdienst hanteert voor betalingen in opdracht van derde instellingen, ingegeven worden, zoals dat nu gebeurt in het NRK, omdat die dossiers als dossiers van de Rijksdienst beschouwd worden. Wat betreft de betalingen "per verschil" tenslotte, zal het fonds dat het basisbedrag betaalt de identificatie- en betalingsgegevens invoeren terwijl het fonds dat het verschil betaalt, enkel de integratiegegevens van de actoren inbrengt. C GEGEVENS EIGEN AAN DE VERSCHILLENDE ROLLEN 1. Gegevens eigen aan de actor rechthebbende (code 101) Elk dossier in het Kadaster moet minstens één rechthebbende met één of meer integratieperiodes bevatten. De integratieperiodes van de rechthebbende moeten niet noodzakelijk identiek zijn aan die van de andere actoren in het dossier. 2. Gegevens eigen aan de actor bijslagtrekkende (codes 102 en 103) Voorafgaande opmerking : De bijslagtrekkende wiens identificatiegegevens ingevoerd zijn in het Kadaster, wordt beschouwd als wettelijke bijslagtrekkende zoals bedoeld in artikel 69 van de Kinderbijslagwet. Personen die kinderbijslag ontvangen tengevolge van een gerechtelijke beslissing (voorlopige bewindvoerders, schuldeisers, schulbemiddelaars) zullen in het Kadaster dus niet hernomen worden onder de rol «bijslagtrekkende». Volgende velden zijn verplicht: Integratieperiode(s). Per integratieperiode kan er slechts één type bijslagtrekkende zijn (dus 102 of 103). Voor het type bijslagtrekkende gewijzigd kan worden, moet de instelling een einddatum van integratie invoeren. Periode(s) van geldige betaling als het gaat om een kinderbijslagdossier dat aanleiding geeft (gaf) tot geldige betalingen. De betalingsdata moeten in de integratieperiodes liggen (zij kunnen dus niet voor of na een integratieperiode liggen). Types bijslagtrekkenden (zie rollen hierboven). Gegevens m.b.t. het kraamgeld: Betalingsdatum en Rang: beide gegevens moeten voorkomen in het Kadaster (1) als het kraamgeld vervroegd of (2) na de geboorte van het kind uitbetaald werd.

9 pagina 9 Het kinderbijslagfonds dat het initiële bedrag uitbetaalde, moet de gegevens invoeren in het Kadaster en, indien van toepassing, een toeslag voor de rang of indexaanpassing betalen. Opmerking: bij de geboorte van een meerling zal het kinderbijslagfonds slechts een datum invoeren als alle kraamgelden op dezelfde datum werden uitbetaald. Als de betalingen echter plaatsvonden op verschillende data, zal elke datum apart geregistreerd worden. 3. Gegevens eigen aan de actor kind (code 104) Volgende velden zijn verplicht: Integratieperiode(s) Periodes van geldige betaling als het een kind betreft dat aanleiding geeft (gaf) tot geldige betalingen. De betalingsdata moeten in de integratieperiodes liggen (zij kunnen dus niet voor of na een integratieperiode liggen) Betalingsdatum van een adoptiepremie. Het kinderbijslagfonds dat het initiële bedrag uitbetaalde, moet de gegevens invoeren in het Kadaster en, indien van toepassing, een toeslag voor een indexaanpassing betalen 4. Gegevens eigen aan de derde actor (codes 105 en 106) Volgende velden zijn verplicht: Integratieperiode(s) Type derde: per integratieperiode kan er slechts één type derde zijn (dus 105 of 106). Voor het type derde gewijzigd kan worden, moet de instelling een einddatum van integratie invoeren. III. VARIA A. PLANNING De inwerkingtreding van het Kadaster van de Kinderbijslag is voorzien voor de eerste helft van U zult zeer binnenkort een gedetailleerd tijdsschema krijgen van de ontlading van de bestaande gegevens (NRK en RIO), van de oplading van testgegevens in een testgegevensbank en consultatietests en van de initiële oplading. B. HET NRK EN HET RIO De twee repertoria worden afgeschaft vanaf het moment dat het Kadaster van de kinderbijslag in productie wordt gesteld. De Rijksdienst laadt de gegevens van beide repertoria niet automatisch over in het nieuwe Kadaster. Om het u evenwel gemakkelijker te maken de relevante gegevens voor het beheer van uw dossiers uit het NRK en het RIO te halen, neemt de Rijksdienst zich voor een afzonderlijke ontlading van de gegevens van uw instelling uit het NRK en het RIO ter beschikking

10 pagina 10 te stellen. U moet dan de gegevens die in het nieuwe Kadaster geïntegreerd moeten worden, laden volgens de vastgestelde syntaxis en velden. Opmerking: Het NRK en het RIO zullen, zolang het Kadaster niet de gegevens van alle kinderbijslagfondsen bevat, als referentierepertoria dienen voor de verzending van alle elektronische attesten uit de Kruispuntbank (incl. Dimona). C. DOSSIERTYPES IN HET KADASTER Elke instelling die een dossier opent om het recht te onderzoeken op een van de gezinsuitkeringen (kinderbijslag, kraamgeld, adoptiepremie, gewaarborgde gezinsbijslag) moet de identificatiegegevens van de gekende actoren (minstens de rechthebbende) en de gegevens m.b.t. de verplichte velden invoeren in het Kadaster. Als het dossier nog geen aanleiding gaf tot betalingen (kinderbijslag, kraamgeld, adoptiepremie, gewaarborgde gezinsbijslag) zullen enkel de velden Begin-/einddatum van integratie ingevuld worden afhankelijk van het tijdstip vanaf wanneer het beherende fonds elektronische gegevens uit de nationale registers of van instellingen van sociale zekerheid nodig heeft. Voorbeeld: een fonds ontvangt een aanvraag om vooruitbetaald kraamgeld voor een geboorte voorzien op 8 juni Het fonds creëert een dossier in zijn eigen gegevensbank en staat de vooruitbetaling van het kraamgeld toe op 11 april Overeenkomstig de regels op pagina 6 ('Gebruiksaanwijzing'), voert het fonds 1 april 2003 in als begindatum van integratie van het dossier. Door de dossiers van alle kinderbijslagfondsen te integreren in het repertorium, geeft het Kadaster een exacte weerspiegeling van het aantal dossiers in onderzoek, geweigerd, in betaling of in debet in de eigen gegevensbanken van de instellingen. Vanuit de zorg om transparantie werd nu al bepaald dat ook de dossiers van de (nationale en internationale) Mediatiediensten geïntegreerd zullen worden in het Kadaster. Opmerking: Een kinderbijslagfonds kan natuurlijk enkel kinderbijslag, kraamgeld of een adoptiepremie betalen voor dossiers die in de eigen gegevensbank zitten. De gegevens in de eigen "interne" gegevensbanken van de kinderbijslaginstellingen moeten dus altijd identiek zijn aan die in het Kadaster. Een controleprocedure op het niveau van de kinderbijslagfondsen zal nagaan of elke invoer van een nieuw dossier in de eigen gegevensbank automatisch weerspiegeld wordt in het Kadaster. D. ORIËNTATIEDOSSIERS Een oriëntatiedossier is een dossier dat is samengesteld uit een aanvraag om kinderbijslag of een ander onderzoeksdocument voor het recht op kinderbijslag (in de ruime zin van het woord) en grondiger onderzoek vraagt (LATG, NRW, gegevensbank Dimona, DMFA, enz.), omdat de

11 pagina 11 gegevens om de bevoegde instelling of het bevoegde stelsel te bepalen, ontbreken of ontoereikend zijn. Gezien elke raadpleging van een "externe" gegevensbank de invoer van minstens een actor (rechthebbende) in het Kadaster vergt (zie punt G hieronder), wordt volgende procedure ingevoerd: een fonds/betaalinstelling dat een document ontvangt op basis waarvan niet onmiddellijk - of via ondervraging van de sociaal verzekerde - de bevoegde instelling bepaald kan worden: (1) zal in eerste plaats zijn eigen gegevensbank raadplegen om te zien of de persoon (de rechthebbende of eventueel de persoon die de aanvraag indiende, als de voorrangsgerechtigde rechthebbende niet gekend is) nog geen actor is in zijn eigen register; (2) zal het Kadaster van de kinderbijslag raadplegen om na te gaan of een ander instelling de gegevens van de bedoelde persoon nog niet heeft ingevoerd onder een rol; (3) zal, bij gebrek aan enige geschreven of mondelinge informatie die de werkgever, en vandaar het bevoegde fonds, kan identificeren, het dossier doorgeven aan het Departement Controle, dienst Oriëntatie, die de nodige raadplegingen en stappen zal ondernemen om het bevoegde fonds op te sporen en het dossier in kwestie onmiddellijk naar dat fonds zal doorsturen. Daartoe zullen een "fictief" fonds en identificatiereferenties worden gecreëerd om de gegevens van de perso(o)n(en) waarvoor de bevoegde instelling gezocht wordt, te kunnen identificeren in het Kadaster. De fondsen en betaalinstellingen van de Rijksdienst zullen op de hoogte gebracht worden zodra de structuur om dit type dossiers te beheren op poten staat. E. BIJWERKINGEN Het Kadaster van de kinderbijslag is opgebouwd rond de behoeften van de gebruikers. Zo zullen bijwerkingen (de creaties en wijzigingen inbegrepen) synchroon (on-line en via gegevensuitwisseling van informaticatoepassing tot informaticatoepassing) of asynchroon (file transfer) kunnen gebeuren. Het nieuwe Kadaster zal natuurlijk ook dagelijkse wijzigingen aanvaarden, tijdens en buiten de gewone gebruiksuren voor wat betreft de asynchrone bijwerkingen. De synchrone bijwerkingen blijven daarentegen onderhevig aan de toegangsuren van het informaticasysteem van de RKW en van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid (tussen 7.30 en uur op werkdagen). Voor de bijwerkingen gelden vier essentiële principes: buiten de initiële oplading, zal het systeem geen enkele heroplading aanvaarden; de fondsen zullen dagelijks bijwerkingen moeten uitvoeren; een integratieperiode in het Kadaster zal in geen enkel geval geschrapt of ingekort kunnen worden; geen enkele actor die, zelfs per vergissing, in het Kadaster ingevoerd werd, zal geschrapt kunnen worden.

12 pagina 12 Een logging en een controlesysteem zullen de instellingen opsporen die tijdens een gegeven maand hun bijwerkingen niet gedaan hebben. F. PREVENTIE VAN CUMULATIE VAN KINDERBIJSLAG/DUBBELE BETALINGEN Het oude systeem van cumulatielijsten bleek onhandig en weinig betrouwbaar. Daarom werd beslist dat het nieuwe Kadaster cumulaties onmogelijk zal maken op het niveau van het rechtgevend kind. Onder cumulatie verstaat men twee of meer geldige betalingsperiodes die elkaar overlappen voor eenzelfde rechtgevend kind in verschillende dossiers. Het systeem zal elke poging tot invoer van een geldige betalingsperiode weigeren als die periode al (gedeeltelijk) geregistreerd werd voor hetzelfde kind. Om de preventie van cumulaties te beheren, zal volgende administratieve procedure ingevoerd worden: a) Elke volgende instelling die moet tussenkomen vanaf een overeengekomen datum (cf. brevet van rechthebbende) zal voor het kind slechts een begindatum van geldige betaling voor de eigen bevoegdheid kunnen invoeren als het vorige fonds een einddatum van geldige betaling voor het betrokken kind ingevuld heeft. Als die einddatum niet ingevuld werd door het vorige fonds of er een overlapping van een of meer maanden is, zal het volgende fonds geen begindatum van geldige betaling kunnen invoeren. Voorbeelden: Fonds A verstuurt het definitief brevet en voert 30 april 2003 in als einddatum van geldige betaling zodat fonds B kan overnemen vanaf 1 mei Fonds A vergeet een einddatum van geldige betaling in te vullen: weigering invoer datum 1 mei 2003 door fonds B. Zelfde scenario, maar fonds A heeft per vergissing 30 juni 2003 ingevoerd als einddatum geldige betaling terwijl het eigenlijk 30 april 2003 had moeten invullen. Fonds B voert als begindatum geldige betaling 1 mei 2003 in: de invoer wordt geweigerd. b) Om weigeringen wegens cumulatie onmiddellijk te verhelpen, zal het nieuwe fonds het oude contacteren en het vragen zo snel mogelijk de einddatum van geldige betaling (cf. brevet van rechthebbende) in te voeren in het Kadaster. Gegeven de systematische synchronisatie tussen de gegevensbanken van de fondsen en de bijwerkingen in het Kadaster, zal de wijziging zeer snel in het Kadaster moeten worden aangebracht, zodat het nieuwe fonds op zijn beurt de dossiergegevens kan ingeven in het kadaster. c) Als het oude fonds onmogelijk snel aan de vraag van het nieuwe kan beantwoorden of weigert dat te doen, moet dat aan de Dienst Monitoring gesignaleerd worden. Die dienst zal de instelling in gebreke interpelleren en het geschil opvolgen tot er een oplossing is. Opmerkingen:

13 pagina 13 Om geschillen te vermijden die louter te wijten zijn aan een gebrek aan synchronisatie tussen het oude en het nieuwe fonds, die de begin-/eindatum van geldige betaling voor hetzelfde (dezelfde) kind(eren) moeten ingeven, is het aan te bevelen dat: het oude fonds ten laatste de dag van de verzending van het brevet van rechthebbende de einddatum van geldige betaling (dezelfde als die in het brevet) invoert in de eigen gegevensbank; het nieuwe fonds er rekening mee houdt dat het enkele dagen kan duren voor de einddatum van geldige betaling die het oude fonds invoerde in de eigen gegevensbank, opgenomen is in het Kadaster. Verantwoordelijkheid voor de vergissing en het debet bij eventuele dubbele betalingen Als, ondanks de raadplegingsinstrumenten en de instrumenten ter preventie van cumulaties voorzien in het Kadaster van de kinderbijslag, zou blijken dat twee gezinsuitkeringen van hetzelfde type (kraamgeld, kinderbijslag, adoptiepremie) voor dezelfde periode en hetzelfde recht werden betaald voor hetzelfde kind, zal de instelling die nagelaten heeft de gegevens tijdig in het Kadaster in te brengen, de verantwoordelijkheid dragen van de fout en het daaruit volgende debet. Het zijn dan de invoerdata van de gegevens in het Kadaster die als bewijs dienen. G. DE RAADPLEGING Volgende algemene regels gelden voor de on-line of uitgestelde raadpleging: a) Fonetische opzoekingen en de toekenning van een nummer van het KSZ-Register (bis nummer) zijn toegelaten zonder een voorafgaande integratie in het Kadaster of een voorlopige inschrijving ; b) Een beperkt aantal wettelijke gegevens (naam, voornaam, geboortedatum) kan geraadpleegd worden op basis van het INSZ, zonder voorafgaande integratie in het Kadaster (enkel een voorlopige -overigens automatische - inschrijving is vereist). c) Alle andere raadplegingen (gezinssamenstelling, socio-professionele gegevens, enz.) vereisen dat het dossier reeds geïntegreerd werd in het Kadaster. Elk fonds mag de gegevens raadplegen van de personen voor wie het, onder een eigen nummer, al de gegevens ingevoerd heeft in het Kadaster (en bijgevolg in de KSZ). Om gegevens te raadplegen over een persoon die niet geïntegreerd werd in een dossier van het fonds, moet dat fonds die persoon registreren in een dossier. Hier valt op te merken dat een raadpleging van de historieken in het RNP mogelijk is aan de hand van een invoer (bijvoorbeeld : de lopende maand), zonder dat die invoer betrekking moet hebben op de totale te raadplegen periode. Opmerking: a) Zoals in het verleden, zal de Rijksdienst de dossierbeheerders een overzicht van de ontvangen attesten bezorgen (A011, A014, A200, A015, A020). Voortaan zullen die attesten gedurende zes

14 pagina 14 maanden geraadpleegd kunnen worden. Het is raadzaam dat de dossierbeheerders het overzicht van de ontvangen attesten systematisch raadplegen voor ze een aanvraag van een ontbrekend attest indienen. b) Zoals in het verleden, zal de Rijksdienst een logging bijhouden van de interne (Kadaster) en de externe (Rijksregister van de natuurlijke personen, Register KSZ, gegevensbanken van derde instellingen) raadplegingen. H. DE BEWARING VAN DE GEGEVENS Ik vestig uw aandacht erop dat elektronische gegevens (uit het Rijksregister en het KSZ-Register), net als attesten van andere sectoren van de sociale zekerheid, integraal deel uitmaken van een dossier en op dezelfde manier bewaard moeten worden als papieren documenten (cf. CO 399/C van 18 mei 1951 die de bewaringstermijnen voor de documenten van de kinderbijslagsector vastlegt). De kinderbijslagfondsen zijn vanzelfsprekend vrij te kiezen op welke manier ze hun elektronische gegevens bewaren. I. INITIËLE OPLADING Volgende regels zijn van toepassing bij de initiële oplading van het Kadaster met alle dossiers van de kinderbijslagfondsen en andere participerende instellingen: Kinderbijslagdossiers a) De kinderbijslagfondsen laden al hun dossiers, d.w.z. zowel de actieve als de afgesloten dossiers, in het Kadaster. De gearchiveerde en afgesloten dossiers van voor 1 januari 1996 mogen in geen geval in het Kadaster komen. Voor de actieve en afgesloten dossiers na 31 december 1995 zullen de fondsen dezelfde begindata, en eventueel einddata voor de afgeronde dossiers, ingeven in de velden integratie en geldige betalingen. b) Het verbod op cumulaties geldt tijdens de oplading enkel voor de actieve dossiers (en niet voor de afgeronde). Voorbeeld: Fonds A heeft zijn dossiers geladen op 15 mei 2003 en geeft voor kind X een begin van geldige betaling in op 1 oktober Het dossier was actief bij de initiële oplading. Fonds B van zijn kant laadt zijn dossiers op 19 mei 2003 en voert voor hetzelfde kind X 1 december 2002 in als begindatum van geldige betaling. De invoering wordt geweigerd wegens cumulatie. Fonds B moet contact opnemen met Fonds A om het probleem op te lossen volgens de procedure onder punt F (zie hierboven). Kraamgeld en adoptiepremies De velden m.b.t. het kraamgeld en de adoptiepremie zullen systematisch ingevuld worden zodra het Kadaster in werking treedt. J. SLOTBEMERKINGEN

15 pagina 15 Alle kinderbijslagfondsen, vrije én bijzondere, moeten zich aan de planning houden, die zeer binnenkort zal opgemaakt worden en medegedeeld aan alle instellingen. De deelname van andere instellingen (openbare, autonome, federale, regionale en gemeenschapsinstellingen, enz.) aan het telematisch netwerk rond het Kadaster van de kinderbijslag is automatisch onderworpen aan de samenwerkingsprincipes De toepassing van de nieuwe processen rond de "multifunctionele aangifte" (DMFA) en de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (DIMONA) - besproken in de CO 1337 van 15 mei en het nieuwe brevet - aangekondigd in de circulaire II/C/996/25 van 4 juni zal tegelijk plaatsvinden met de inwerkingtreding van het Kadaster. Ik dank u voor uw actieve medewerking bij het uitwerken van de nieuwe processen en voor de discipline die u aan de dag zult leggen bij de implementatie van het Kadaster. Mijn diensten staan uiteraard tot uw beschikking. Ik dank u voor uw medewerking. Hoogachtend, Johan Verstraeten