150 aandachtspunten van een bedrijfsverhuizing

Transcriptie

1 Carefree and efficient with De Haan 150 aandachtspunten van een bedrijfsverhuizing 1. Mag het nieuwe pand gebruikt worden voor het doel waarvoor het gekocht wordt. 2. Ga na of uw nieuwe vestiging onder een bestemmingsplan valt. 3. Controleer of er gemeentelijk aanschrijvingen liggen op het nieuwe pand. 4. Controleer of het pand goed vindbaar en bereikbaar is voor klanten 5. Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand (nog) moeten worden aangebracht. 6. Bepaal eventueel welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd en laat een bouwkundige de plannen uitwerken. 7. Neem contact op met de gemeente en vraag of uw verbouwingsplannen op deze manier doorgang kunnen vinden. 8. Contracteer een aannemer voor de verbouwing. 9. Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken. 10. Zorg dat u beschikt over de technische gegevens / tekeningen van de installaties van het nieuwe pand 11. Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig heeft en laat installateurs deze voorzieningen aanleggen. 12. Doe een dichtheidscontrole op de gasleiding. Gebruik hiervoor een specialistisch bedrijf. 13. Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing. 14. Vraag subsidies aan. De Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een overzichtelijke gids staan. 15. Laat goede foto's maken van het bedrijfspand die in de verkoop gaat. Zowel van de binnenkant als de buitenkant. Kies hiervoor een specialist. 16. Zorg bij uw nieuwe vestiging voor een goede en duidelijk afgezette laad- en parkeerplaats voor de verhuiswagens. 17. Controleer of er voldoende parkeergelegenheid op eigen terrein of in de omgeving is. 18. Denk eraan tijdig te beginnen met het inpakken. Te laat beginnen met inpakken kan stres en chaos veroorzaken. 19. Kies een verhuizer op naam, specialisatie (PPV) en op ervaring met gelijksoortige opdrachten. 20. Let niet alleen op geld, maar ook op faciliteiten van de projectverhuizer en de beschikbare materialen. 21. Gebouw (in ieder geval na verbouw of nieuwbouw) laten schoonmaken. 22. Schoonmaken van het nieuwe pand altijd voor de verhuizing. 23. Meldt leveranciers en afnemers de verhuisdatum, de nieuwe telefoon, fax en telexnummers en het juiste post- en bezoekadres. 24. Nieuwe adresgegevens ook doorgeven aan de Kamer van Koophandel.

2 25. Adres- en handboeken waarin uw bedrijf vermeld staat het nieuwe adres geven. 26. Pas voortijdig de naam- en visitekaartjes aan. 27. Licht uw oude buren in i.v.m. mogelijke overlast. 28. Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rond het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden. 29. Is de bestrating van de gemeente en eigen bestrating op tijd gereed. 30. Medewerkers instrueren in speciale bijeenkomsten over bijvoorbeeld de wijze van inpakken, bureaus en kasten leegmaken, privé-spulletjes verhuizen. Eventueel samen met de verhuizer. 31. Zorg dat het nieuwe adres ook op alle verpakkingen komt te staan. 32. Advertenties aanpassen. 33. Zorg dat de aansluitingen klaar zijn. (koffieautomaten, kopieerapparaten enz.) 34. Vervang of repareer alle sloten in het nieuwe gebouw. 35. Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem. 36. Nieuwe gevelreclame (eventueel verlicht) met naam en logo bestellen. 37. Kunnen leveranciers en klanten het nieuwe gebouw makkelijk bereiken? 38. Plaats eventueel richtingsborden in de omgeving. 39. Nieuwe interne telefoonlijst maken, zorg dat zoveel mogelijk mensen hun "oude" toestelnummer kunnen houden. 40. Zorg voor nieuw briefpapier etc. (of in ieder geval stickers met het nieuwe adres op het oude briefpapier). 41. Nieuwe reclamefolders en brochures laten drukken. 42. Controleer bij overdracht op dichtheidscontrole van de gasleidingen. Een specialist kan u hierbij helpen. 43. Controleer of er genoeg verlichting is op de werkplekken (Let op indelingswijzigingen) 44. Controleer de installaties, zoals verwarming, blusapparatuur, ventilatie, ontruimingsinstallatie, sanitair, dakbedekking en regenwaterafvoer of schakel hiervoor de specialisten in 45. Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode. Deze persoon is het centrale aanspreekpunt. 46. Richt een projectgroep verhuizing op. Neem hierin een vertegenwoordiging van personeelszaken, technische zaken en publiciteit op. 47. Inventariseer de behoefte van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel. 48. Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat u tijdelijk op twee locaties gaat produceren. Herzie uw productieplanning. 49. Bepaal het verhuisbudget. 50. Maak in overleg met alle betrokkenen een strak tijdsplan. 51. Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen. 52. Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren. 53. Denkt u aan de technische gegevens en de tekeningen van de installaties van het nieuwe pand 54. Maak samen met uw projectverhuizer een draaiboek. 55. Zorg voor een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken. 56. Let op de algemene (of zelfs bijzondere) voorwaarden waaronder de verhuizer werkt. 57. Houd uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken. Stel daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in of geef regelmatig een apart bulletin uit. 58. Laat hydrocultuurbakken tijdig aftappen. 59. Neem contact op met leveranciers van computerapparatuur, printers en kopieerapparatuur en stel de waarde vast i.v.m. verzekeringen. 60. Zijn er gevaarlijke stoffen in het gebouw welke bijzondere voorzieningen zijn er nodig tijdens de verhuizing. 61. Kan het "oude" gebouw onbeheerd achter blijven na de verhuizing? Regel de oplevering.

3 62. Zorg voor een duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf. 63. Bepaal de feitelijke verhuisdatum. 64. Neem tijdig contact op met een projectverhuizer. 65. Zet nieuwe plattegronden op tekening. 66. Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw. 67. Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten. 68. Schaf op tijd nieuw meubilair aan. 69. Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt. Uw eigen technische dienst of de verhuizer. 70. Bepaal wie alles in- en uitpakt. 71. Maak gebruik van dozen met labels zodat het verhuisbedrijf direct kan zien wat er in zit en op welke afdeling de doos hoort. 72. Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers en kopieerapparatuur, door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden. 73. Is de maximale vloerbelasting voldoende om kluizen via de normale weg uit te huizen. 74. Speciale maatregelen rond het vervoer van de inhoud van kluizen, datasafes en vertrouwelijke stukken. 75. Kan alles via de normale ingangen in en uit het gebouw, anders regelen dat de aannemer niet alle ramen bij de oplevering monteert. 76. Is de belastbaarheid van liften hoog genoeg voor de verhuizing. 77. Zijn er speciale beschermde maatregelen nodig t.a.v. vloeren, wanden en liften. 78. Regel de veiligheid tijdens de verhuizing. 79. Maatregelen rond het vervoer van kunst en stel de waarde vast i.v.m. verzekeringen. 80. Maak een overzicht van medewerkers welke een sleutel en/of keycard in het bezit hebben en regel inname hiervan. Dit bijvoorbeeld combineren met de verstrekking van nieuwe exemplaren. 81. Regel de verzekering en de bankzaken. 82. Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel vernietigen. 83. Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken. 84. Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving? 85. Met KPN-Telecom tijdig afspraken maken over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Eventueel nieuwe centrale, fax en telexapparatuur aanschaffen. 86. Stel op deel gebieden medewerkers aan die de voortgang controleren. 87. Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen. 88. Maak in overleg met alle betrokken partijen een strak tijdsplan. 89. Maak een nieuwe productie-uitleg. 90. Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat u tijdelijk op twee locaties produceert. 91. Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting. 92. Organiseer excursies voor uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging. 93. Zorg dat nieuwe personeel voldoende mogelijkheden krijgt zich in te werken. 94. Maak nieuwe regelingen voor reiskosten vergoeding. 95. Toets de carrièreplanning aan de nieuw situatie. 96. Maak een wervingsplan voor nieuw personeel. 97. Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvestingsmogelijkheden voor uw medewerkers. 98. Maak regelingen voor personeelsleden die niet met het bedrijf meegaan. Denk daarbij aan collectief ontslag aanvragen, eventueel vervroegde VUT-regeling toepassen of 'outplacement'. 99. Voer met iedereen reorganisatiegesprekken U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen. Inventariseer daarom wie wel/niet meegaat Vraag subsidies aan. De Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een overzichtelijke gids staan Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand nog moeten worden aangebracht.

4 104. Inventariseer de behoeften van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel. Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze projectgroep op Richt eventueel een projectgroep 'Verhuizing' op Maak het voornemen om te verhuizen bekend aan: - Raad van Commissarissen; - Management; - Medewerkers; - Ondernemingsraad; - Gewestelijk Arbeidsbureau; - Vakbonden Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens de excursies informaties verstrekken Maak een sluitende verhuiskosten vergoeding voor het personeel Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing Neem een aannemer in de arm voor de verbouwingsklus Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier te zetten Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd Bestel tijdig uw projecttapijt Laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig hebt Bepaal het verhuisbudget Stel uw investeringsplan daarvoor bij Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan Breng de nieuwe personeelskosten in kaart Laat rekeningen daarvoor naar de 'zaak' sturen. De BTW kunt u verrekenen. Kijk het contract van het "oude" gebouw na hoe dit na de verhuizing dient te worden opgeleverd, maak eventueel een deal met de verhuurder en/of nieuwe huurder m.b.t. overnames Indien vloerbedekking moet worden verwijderd denk aan mogelijke asbest-aspecten 125. Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode. Hiervoor kunt u ook een externe inhuren Het oude gebouw in zijn geheel laten schoonmaken Evalueer de regelingen voor het personeel. Welke moeten aangepast worden en welke kunnen worden afgeschaft Zorg dat u weet wat er na de verhuizing nog allemaal moet gebeuren Zorg voor een goede schadeafhandeling Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer) of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd Vergeet niet de pers op de hoogte te houden Organiseer een officiële opening Houd een Open Dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en relaties Houd de projectgroepen nog een drietal weken in bedrijf voor het afhandelen van diverse zaken Zorg dat verhuismateriaal waaronder de dozen etc. op een centraal punt wordt ingeleverd Samen met gebruikers schade inventariseren Verbied individuele medewerkers zelf aan wanden en plafonds te gaan sleutelen Stel de Technische Dienst verantwoordelijk voor het ophangen van posters, kunst, planborden etc Bordjes op de deuren en routing borden in het gebouw plaatsen Aanpassen van Google Places

5 141. Regel eventueel een zogeheten Hinderwet-aanvraag Houd rekening met de "nieuwe" ARBO wetgeving Neem contact op met de gemeente ter check of de verbouwingsplannen akkoord zijn Is de huurovereenkomst correct opgesteld? Kloppen bovendien de daarin aangegeven bedragen en termijnen? 145. Is er een vestigingsvergunning aanwezig? 146. Aanpassen van de bedrijfsgegevens zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Het aangeven van de verhuis bij de Belastingdienst Doorgeven van de adreswijziging aan klanten, leveranciers, etc Het aanpassen van de website. U bent er voor verantwoordelijk wanneer bijvoorbeeld leveringen gebeuren op het oude adres omdat deze op de website nog niet is aangepast Vergeet tevens de bank niet in te lichten. Ook zij dienen de adresgegevens van uw bedrijf in hun systeem aan te passen.