ACTIEPLAN Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen. Eindrapport

Transcriptie

1 ACTIEPLAN Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Eindrapport

2 INHOUD MANAGEMENTSAMENVATTING VOORWOORD INLEIDING RESULTATEN DOELSTELLING 1: DRAAGVLAK CREËREN VOOR ENERGIEZORG Energiezorg in beheers- en managementovereenkomsten Omzendbrieven REG Verantwoordelijkheden in verband met energiezorg Sensibilisering en engagement i.v.m. energiezorg DOELSTELLING 2: ENERGIEVERSPILLING VOORKOMEN EN ENERGIEVERBRUIK REDUCEREN Energiezuinige aankopen Energieboekhouding Rapportering energiegebruik binnen de Vlaamse overheid Uitvoeren energieaudits Richtlijnen plan van aanpak betreffende energiezorg DOELSTELLING 3: ENERGIEBEWUST HUREN, BOUWEN EN RENOVEREN Situering Resultaten Knelpunten DOELSTELLING 4: INNOVATIE EN INZETTEN VAN HERNIEUWBARE ENERGIEBRONNEN Groene stroom Pilootprojecten m.b.t. opwekken van hernieuwbare energie Haalbaarheid van WKK voor nieuwbouwprojecten EVALUATIE VAN HET ACTIEPLAN BLIK NAAR DE TOEKOMST LIJST MET AFKORTINGEN OVERZICHT VAN BIJLAGEN Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 2 van 49

3 Managementsamenvatting De globale doelstelling van dit actieplan was rationeel energieverbruik binnen de Vlaamse overheidsgebouwen realiseren voor de departementen, IVA s en EVA s. Het was de bedoeling dat de trekkers van dit actieplan met de betrokken partijen een kader of structuur uitwerkten voor energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen. Dit bleek een complexere en meer ambitieuze opdracht dan oorspronkelijk voorzien, omdat de invloed van de uitvoerders van het plan beperkt was. De autonomie van de agentschappen en de departementen vormde het belangrijkste knelpunt bij de uitvoering. De actieradius van het actieplan bleef hierdoor beperkt: acties in het actieplan waren niet afdwingbaar, het aantal personeelsleden dat actief meewerkte aan de uitvoering van het actieplan bleef beperkt, vaak moest gerekend worden op de nodige goodwill. De uitvoerders hebben zich daardoor voornamelijk moeten beperken tot overkoepelende acties en specifieke acties in gebouwen in het beheer van het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Anderzijds hebben snelle ontwikkelingen in de energiewet- en regelgeving ervoor gezorgd dat bepaalde acties uit het actieplan structureel verankerd werden en dat is zeker positief. De verplichte uitvoer van haalbaarheidsstudies voor alternatieve energiesystemen bij nieuwbouwprojecten bijvoorbeeld stuurt de overheid naar een meer duurzame huisvesting. De totale uitvoeringstatus van het actieplan bedraagt ongeveer 74% (overzicht: zie Bijlage 12). De (nieuwe) acties die bij de opmaak van het tussentijds rapport (eind 2008) werden opgenomen, hebben een uitvoeringstatus van 61%, terwijl de uitvoeringsstatus van de acties uit het oorspronkelijke actieplan (VR 20 juli 2006) 84% bedraagt. De acties uit het actieplan hebben globaal geleid tot een daling van de energieverbruiken voor de gebouwen in beheer van het AFM. De resultaten van dit actieplan kunnen als volgt samengevat worden: Naar aanleiding van dit actieplan kwam de werkgroep Energieoverleg 1 maandelijks samen om de acties uit het actieplan op te volgen en regelmatig bij te sturen. Dit heeft ertoe geleid dat nieuwe inzichten, strategieën en acties werden geïdentificeerd en sommige acties werden geherformuleerd. Via dit overleg werd een kanaal gecreëerd dat toelaat om informatie uit te wisselen tussen beleidsvoorbereidende en beleidsuitvoerende entiteiten. De uitvoerders van het actieplan zijn spelers die een proces begeleiden en hierin ook een voorbeeldrol vervullen. Op overkoepelend niveau werden acties gerealiseerd op vlak van communicatie, opleiding en sensibilisatie gericht op een efficiëntere aanwending van middelen en op een betere afstemming en coördinatie van acties. De ontwikkelde communicatiematerialen kunnen door de Vlaamse entiteiten gebruikt worden. Toch moet er nog extra ingezet worden om alle entiteiten op te roepen zelf meer aandacht te besteden aan interne communicatie van gerealiseerde energiebesparingsacties. In de meeste gevallen zijn enkel de rechtstreeks betrokkenen (nl. de gebouwverantwoordelijke en de gebouwenbeheerder) op de hoogte, terwijl de andere personeelsleden niet afweten van het bestaan van de diverse projecten en campagnes omtrent energiebesparingsacties. Aangezien de gebruikers van de gebouwen niet of nauwelijks op de hoogte zijn van de ingevoerde maatregelen, voelen ze zich ook niet geroepen om rationeler om te springen met energie. Een grote besparing kan behaald worden door sensibilisatie van de gebruikers. Hiervoor zijn ook geen grote investeringen nodig. Op overkoepelend niveau werden instrumenten voor energiezorg ter beschikking gesteld. Het AFM stelt raamcontracten (energieboekhouding, energie-audits, opmaak EPC, relighting ) open waarin Vlaamse entiteiten kunnen intekenen via het principe van de opdrachtencentrale. De werking van de opdrachtencentrale is een flexibel mechanisme dat toelaat dat alle entiteiten op verschillende tijdstippen kunnen intekenen. Er bestaat reeds dienstverlening en ondersteuning van de gebouwverantwoordelijken. De praktijk toont echter aan dat vele gebouwverantwoordelijken hiervan niet op de hoogte zijn. Daarom zal de Cel Interne Milieuzorg (Cel IMZ) in samenwerking met AFM een digitaal informatiepunt uitbouwen dat op een gebruiksvriendelijke manier relevante informatie aanlevert over energiezorg. Hierbij zal ook de nodige aandacht gegeven worden aan communicatie en opleiding/vorming. De essentiële en initiële stap in energiezorg is het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden rond energiezorg (organisatorische en structurele verankering). De 1 Vertegenwoordigers van het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie, het Agentschap voor Facilitair Management, het Vlaams Energieagentschap en het Departement Bestuurszaken. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 3 van 49

4 omzendbrief FM/2008/2 deed hierin een stap in de goede richting maar bleef echter in de aanbevelende sfeer. Een alternatief was bepaalde resultaatsverbintenissen op vlak van energiezorg op te nemen in de beheers- en managementovereenkomsten en concreet te vertalen in engagementen in de ondernemingsplannen. Uit de doorlichting van de (beschikbare) eerste generatie beheers- en managementovereenkomsten ( ) zijn verschillende entiteiten hierin concrete engagementen aangaan. In de tweede generatie beheers- en managementovereenkomsten ( ) werd geopteerd voor vereenvoudiging en werd beslist om 2 generieke doelstellingen (verhogen maturiteit, realiseren van efficiëntiewinsten) op te nemen. Bijgevolg is milieu- en energiezorg minder expliciet aanwezig en dus minder daadkrachtig in de 2 de generatie beheers- en managementovereenkomsten. Energiezorg binnen het actieplan is, zoals de titel zegt, zeer gebouw gebonden. De rol die de gebouwverantwoordelijke (gebouwenwerkgroep) speelt in energiezorg is daarom zeer belangrijk. Duidelijke afspraken over de taken en verantwoordelijkheden op vlak van energiezorg van de gebouwverantwoordelijke zijn cruciaal. Er zal een voorstel (pilootproject) worden uitgewerkt om taken en verantwoordelijkheden voor energiezorg in de functiebeschrijving van sleutelfuncties zoals gebouwverantwoordelijken, gebouwenbeheerder, leidend ambtenaar te verankeren. Op basis van uitgewerkte voorstellen binnen het AFM en het Departement LNE (als pilootentiteiten), zal er bekeken worden of taken en verantwoordelijkheden verder overkoepelend binnen de Vlaamse overheid geregeld kunnen worden. Belangrijk is ook om de andere spelers in kaart te brengen zoals de onderhoudsfirma s die ook een belangrijke rol spelen. De onderhoudsfirma s moeten gestimuleerd (beloond) worden voor hun alertheid en dienstverlening op vlak van energiezorg. In realiteit zijn vaak verschillende entiteiten van verschillende beleidsdomeinen in hetzelfde gebouw gehuisvest. Hier bestaat dan het knelpunt of de onduidelijkheid wie eventuele besparingsmaatregelen zal financieren. Het nieuw opgerichte Vlaams Energiebedrijf 2 zal daarin een belangrijke partner zijn, en kan invulling geven aan het systeem van generieke budgetten. Het monitoren (meten + analyseren) van het energieverbruik is een eerste stap naar een bewust energiebeheer. De Vlaamse overheid kan slechts een onderbouwd intern energiebeleid uittekenen wanneer zij zicht heeft op de energieverbruikscijfers van al haar entiteiten. Energieverbruikscijfers van de ganse Vlaamse overheid zijn op dit moment nog niet centraal of gecoördineerd beschikbaar. In het actieplan werden al inspanningen gedaan om de Vlaamse entiteiten op te roepen een energieboekhoudingsysteem bij te houden. Entiteiten kunnen beroep doen op een energieboekhoudingspakket (EMC) dat door Afdeling Studie en Advies van het AFM aan entiteiten wordt ter beschikking gesteld via mandaatstelling. De continue of maandelijkse opvolging van de energieverbruiken wordt gestimuleerd 3 maar wordt niet verplicht. Momenteel zijn er 186 gebouwen (verdeeld over 9 beleidsdomeinen) in het EMC-boekhoudingspakket opgenomen en daarvan wordt 35% actief (continu) bijgehouden. De energieboekhouding laat de entiteiten bovendien ook toe om op een snelle manier energieverbruikscijfers te rapporteren. De Cel IMZ en het AFM hebben getracht om het belang van de energieboekhouding aan de Vlaamse entiteiten duidelijk te maken. Daarnaast is het belangrijk om energieaudits periodiek uit te voeren of resultaten regelmatig te raadplegen. Besparingsmaatregelen en terugverdientijd veranderen in functie van de tijd aangezien zowel de energieprijzen als de technologische ontwikkelingen evolueren. De stijgende energieprijzen zullen waarschijnlijk bepaalde energie-investeringen aansporen. Het ontbreken van data verhindert het evalueren van de resultaten van het actieplan en bemoeilijkt de opvolging van de doelstellingen. Daarom heeft de Cel IMZ in samenwerking met het Departement Bestuurszaken Afdeling Beleid en het AFM in 2010 een samenwerking opgestart om jaarlijks het energieverbruik van de Vlaamse overheid te bevragen. In oktober - november 2010 werd de eerste bevraging georganiseerd. Omwille van onvolledige gegevens werd het gemiddelde totaal energieverbruik voor 2009 berekend op basis van slechts een beperkt aantal gebouwen 4 en bedraagt dit 212,3 kwh/m². Op basis van de eerste ervaring zal de bevraging herbekeken worden en zal een structuur worden opgezet waarbij de gegevens op een eenvoudige en betrouwbare wijze jaarlijks kunnen verzameld worden en centraal beschikbaar zijn. Dit rapport geeft een overzicht van de jaarlijkse energieverbruikscijfers 5 (in kwh/m²) van alle gebouwen waarvan het AFM de energielasten draagt (inclusief Ferraris- en Consciencegebouw) voor de hele looptijd van het actieplan ( ). Het aardgas- en waterverbruik is in de voorbije periode lichtjes gedaald, het elektriciteitsverbruik daarentegen is lichtjes gestegen. De continue verdere huur 2 Oprichting goedgekeurd in het Vlaams Parlement op 06/07/2011 (na afloop van het actieplan energiezorg). 3 FM/2008/2 Omzendbrief Rationeel Energiegebruik voor beheerders van technische installaties. 4 Op basis van de data beschikbaar op 28 februari Energiecijfers zijn graaddagen gecorrigeerd. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 4 van 49

5 van het Ellipsgebouw (50% t.o.v. 2008), de uitgebreide ICT-activiteiten en het ontbreken van specifieke energiebesparende maatregelen (enkel onderhoudswerken) in het Ellipsgebouw kunnen deze stijging van het elektriciteitsverbruik grotendeels verklaren. De genomen acties in het kader van het actieplan hebben globaal geleid tot een daling van de energieverbruiken voor de gebouwen in beheer van het AFM. Daarnaast werd ook werk gemaakt van het ontwikkelen van gemeenschappelijke criteria voor energiezorg in het bijzonder en duurzaamheid in het algemeen. De (herwerkte) handleiding Waardering van kantoorgebouwen op weg naar een duurzame huisvesting in de Vlaamse overheid is hiervan een voorbeeld. Via dit instrument kunnen entiteiten duurzaamheidscriteria opnemen bij nieuwbouw en renovatieprojecten van (grote) kantoorgebouwen. Acties rond aankoop van energiezuinige apparaten en installaties, zullen worden behandeld in het Vlaamse Actieplan Duurzame overheidsopdrachten (periode ), waarvan de Cel IMZ in de taskforce zit. Dit actieplan was een eerste stap in het proces van bewustmaking en samenwerking rond energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen. Het actieplan heeft geleid tot beter overleg en afstemming tussen de betrokkenen in het actieplan, gecoördineerde doorstroming van informatie naar de doelgroepen en efficiëntere aanwending van financiële middelen. Het maandelijkse energieoverleg is een belangrijk forum dat helpt om structureel samen te werken en in te spelen op andere beleidsevoluties (zoals actieplan duurzame overheidsopdrachten). Toch zijn de uitvoerders van het actieplan er zich van bewust dat er nog een hele weg te gaan is om (Europese) energie- en klimaatdoelstellingen te bereiken. De recente (regelgevende) initiatieven (vooral) op Europees niveau inzake energie en energieprestatie van gebouwen zijn de basis bij het vastleggen van mijlpalen en bakens voor de toekomst. De Vlaamse overheid moet als organisatie met groot gebouwenpatrimonium de nodige bijdrage leveren en het goede voorbeeld geven. Onder andere de richtlijn betreffende de energieprestatie van gebouwen (2010/31/EU) en de richtlijn ter bevordering van het gebruik van hernieuwbare energiebronnen (2009/28/EU) zullen er toe bijdragen dat energie-efficiëntie en inzet van hernieuwbare energiebronnen binnen de Europese Unie worden versneld, en dus ook in het gebouwenpatrimonium van de Vlaamse overheid. Op basis van de recente ontwikkelingen is een ambitieus energie-actieplan voor de Vlaamse overheid onontbeerlijk. In 2011 zal het Vlaams Energieagentschap met ondersteuning van verschillende stakeholders een actieplan Bijna-Energieneutrale gebouwen (= BEN-gebouwen) voor Vlaanderen uitwerken. Het nieuwe actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen zal hierop inhaken. Belangrijke actoren bij de opmaak van een nieuw actieplan zijn o.a. het Departement LNE (Cel IMZ, trekker van vorige en toekomstige actieplan), het Departement Bestuurszaken, het Vlaams Energieagentschap, het Agentschap voor Facilitair Management, het Team Vlaamse Bouwmeester, het Departement Financiën en Begroting en (een vertegenwoordiging van) Vlaamse entiteiten met specifiek vastgoedbeheer. Een goede afstemming tussen beleid, beheer en facilitair management en een duidelijke taakverdeling tussen alle betrokkenen, kan ertoe leiden dat resultaten sneller, efficiënter en effectiever kunnen gerealiseerd worden. Ondanks het aflopen van het actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen, lopen de acties i.v.m. energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen niet af. Acties die niet of niet volledig werden gerealiseerd, worden verder opgenomen in de werkplanning 6 voor energiezorg de komende jaren, samen met een aantal nieuwe acties die bij het aflopen van het actieplan geformuleerd werden. Deze acties worden gekaderd in het Sleutelproject 4.2. Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid (VR DOC.0056). Eén van de doelstellingen van het sleutelproject is het energieverbruik van de Vlaamse overheidsgebouwen te reduceren t.o.v. het referentiejaar O.a. op basis van de resultaten van energie-audits en haalbaarheidsstudies inzake hernieuwbare energie, zullen verbeteringsvoorstellen worden uitgevoerd, in functie van de terugverdientijd, return on investment, energetische waarde maar ook rekening houdend met de levensduur van de uitrusting (life cycle management of levenscyclusbeheer). De voortgang van het Sleutelproject wordt bewaakt door het College Ambtenaren-generaal. Hierdoor kunnen (eventuele) knelpunten sneller aangepakt worden of kunnen beslissingen genomen worden die doorbraak voor de verdere werking kunnen betekenen. 6 Zie Bijlage 11 Werkplanning Energiezorg Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 5 van 49

6 1 Voorwoord Dit rapport maakt de balans op van het actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen voor de periode Het actieplan kadert in het Vlaamse Klimaatbeleidsplan en speelt in op de doelstellingen van Vlaanderen in Actie. Drie verschillende entiteiten werkten samen aan dit rapport: het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (Cel Interne Milieuzorg en Afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid), het Agentschap voor Facilitair Management (Afdeling Studie en Advies) en het Vlaams Energieagentschap. De inleiding van het rapport schetst kort de doelstelling van het actieplan, onder Resultaten wordt elke actie kort toegelicht en worden de resultaten en knelpunten besproken. De managementsamenvatting bevat een korte samenvatting met de belangrijkste conclusies. Dit rapport is een eerste stap in het proces van bewustmaking en samenwerking rond energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen en vormt de basis voor verdere acties en maatregelen van de Vlaamse overheid. De Vlaamse overheid heeft een voorbeeldfunctie op vlak van energiezorg. Dat betekent niet alleen dat zij consequent en efficiënt moet zijn, maar dat zij in sommige dossiers het voortouw moet nemen en vernieuwend zijn. Als grote organisatie met heel wat verschillende activiteiten heeft zij een aanzienlijke energie-impact die zo beperkt mogelijk moet gehouden worden. Als belangrijke speler kan de Vlaamse overheid ook de markt bespelen door in haar overheidsopdrachten energiecriteria op te nemen. Het actieplan heeft alvast geleid tot beter overleg en grotere afstemming tussen de betrokkenen in het actieplan, een betere doorstroming van informatie naar de doelgroepen en efficiëntere aanwending van financiële middelen. Om de doelstellingen van het actieplan te halen, werden al heel wat initiatieven genomen. Toch is er nog een hele weg te gaan. Energiezorg is immers een continu en dynamisch proces. Het sleutelproject 4.2. Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid (Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid) biedt de nodige continuïteit aan het proces van energiezorg. Dit eindrapport is in eerste instantie bestemd voor de Vlaamse Regering, maar staat uiteraard ook ter beschikking van alle belanghebbenden en geïnteresseerden. Geert Bourgeois, Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand Joke Schauvliege, Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur Freya Van den Bossche, Vlaams minister van Energie, Wonen, Steden en Sociale Economie Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 6 van 49

7 2 Inleiding De aandacht voor klimaatsverandering en het hieruit voortvloeiende klimaatbeleid is de laatste decennia sterk toegenomen. Men beseft immers dat de menselijke activiteiten ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor het klimaat. Daarom gingen de geïndustrialiseerde landen via het Protocol van Kyoto (1997) de verplichting aan om tijdens de periode hun broeikasgasemissies met gemiddeld 5% te reduceren ten opzichte van de uitstoot in De Europese Unie engageerde zich in naam van alle EU-lidstaten tot een reductie met 8% van de uitstoot. Deze Europese reductiedoelstelling werd in 1998 via een intern Europees akkoord verder verdeeld over de verschillende lidstaten: België engageerde zich tot een vermindering van 7,5%. Deze nationale reductiedoelstelling werd op zijn beurt verdeeld tussen de verschillende gewesten, waarbij het Vlaamse Gewest zijn uitstoot van broeikasgassen tegen met 5,2% moet verminderen. Europa besliste op de Lentetop 2008 om in zijn klimaatbeleid te gaan voor : tegen 2020 wil Europa 20% minder uitstoot van broeikasgassen, 20% energiebesparing ten opzichte van 1990 en 20% hernieuwbare energie. België moet ervoor zorgen dat tegen % van zijn energiebehoefte wordt ingevuld op hernieuwbare wijze. Het is duidelijk dat, om de Vlaamse reductiedoelstelling te kunnen halen, elke schakel in de maatschappij een rol speelt en dat dus ook de Vlaamse overheid zelf inspanningen moet leveren. Om de lopende en geplande initiatieven nog beter op elkaar af te stemmen en de beschikbare middelen efficiënt in te zetten, keurde de Vlaamse Regering op 20 juli 2007 het actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen goed. Dit actieplan geeft een overzicht van de actuele situatie en acties rond energiezorg, een analyse van de nog te ondernemen acties en duidelijke afspraken voor de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. De Vlaamse overheid heeft aandacht voor energiezorg om volgende redenen: 1. De Vlaamse overheid moet voldoen aan wetten en regels op vlak van energiezorg; 2. De Vlaamse overheid heeft een voorbeeldrol voor burgers en bedrijven; 3. Interne energiezorg in Vlaamse overheidsgebouwen werd als doelstelling opgenomen in verschillende Vlaamse planningsdocumenten; 4. Ook andere landen/regio's besteden veel aandacht aan interne energiezorg; 5. Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen kan de energiefactuur ervan gevoelig verlagen; 6. De Vlaamse overheid moet reële inspanningen leveren om te voldoen aan het Protocol van Kyoto. De globale doelstelling van het actieplan is te komen tot een rationeel energieverbruik binnen de Vlaamse overheidsgebouwen van departementen, IVA s en EVA s. Dit actieplan maakt een uitzondering voor motorbrandstoffen. Voor milieuvriendelijk transport verwijzen we naar het uitgebreide actieplan Milieuzorg in het voertuigenpark van de Vlaamse overheid, dat werd goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 26 januari Het is de bedoeling om met alle betrokken partijen verder te werken aan een kader voor een gestructureerde aanpak van energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen. Hiervoor zijn volgende stappen nodig: draagvlak creëren voor energiezorg het principe meten is weten toepassen energieverbruik verlagen hernieuwbare energie introduceren. Via een maandelijks overleg tussen de uitvoerders van dit actieplan werd het actieplan opgevolgd en bijgestuurd. Dit rapport is geen volledige weergave van alle initiatieven die binnen de Vlaamse overheid genomen werden/worden op vlak van rationeel energiegebruik, maar een weergave van de resultaten en een evaluatie van de voorbije werkjaren ( ) door trekker en uitvoerders van dit actieplan. Bovendien integreert het eindrapport de resultaten van het tussentijds rapport dat op 29 mei 2009 aan de Vlaamse Regering werd meegedeeld. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 7 van 49

8 3 Resultaten Het actieplan werd opgebouwd volgens vier principes (draagvlak creëren voor energiezorg, toepassen van meten is weten, energieverbruik verlagen, hernieuwbare energie introduceren) waaronder verschillende doelstellingen en bijhorende acties ressorteren. Bij de opmaak van het rapport werden bepaalde doelstellingen van het actieplan samengebracht in een overkoepelende doelstelling, wat geleid heeft tot de volgende opdeling en structuur: Doelstelling 1: Draagvlak creëren voor energiezorg Doelstelling 2: Energieverspilling voorkomen en energieverbruik reduceren Doelstelling 3: Energiebewust huren, bouwen en renoveren Doelstelling 4: Innovatie en inzetten van duurzame energiebronnen De terminologie of aanduiding van de verschillende betrokken partijen is volledig conform het actieplan en tussentijds rapport. De partijen die zich in dit document als trekker geëngageerd hebben voor een of meerdere acties, hebben die taak opgenomen en getracht de afgesproken timing zoveel mogelijk te respecteren. De partijen die hun medewerking verlenen, worden aangeduid als 'betrokkenen'. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 8 van 49

9 3.1 Doelstelling 1: Draagvlak creëren voor energiezorg Energiezorg in beheers- en managementovereenkomsten Actie Trekker Betrokkenen Timing Doelgroep Energiezorg wordt enerzijds IMZ Vlaamse 2006 Leidend opgenomen in de Regering ambtenaren beheersovereenkomsten met de EVA s en IVA s en anderzijds in de managementovereenkomsten met de verschillende departementen Situering Om energiezorg structureel te verankeren in de entiteiten van de Vlaamse overheid is het essentieel dat de leidend ambtenaren energiezorg ondersteunen. Het actieplan is tot stand gekomen tijdens de bestuurlijke reorganisatie van de Vlaamse overheid (Beter Bestuurlijk Beleid of BBB) dat werd aangegrepen als een ideaal moment om milieu- en energiezorg te verankeren. Op 1 september 2006 keurde de Vlaamse Regering een aantal generieke elementen voor de beheersovereenkomsten goed (VR/2006/20.07/DOC.0919) Beheersovereenkomsten worden afgesloten tussen de bevoegde minister en de administrateur-generaal of de Raad van Bestuur van een agentschap om beleidsuitvoering te sturen en te monitoren. Via generieke elementen wil de Vlaamse Regering synergie en samenhang sturen. De voorgestelde formuleringen van de generieke principes in de nota 7 van de Vlaamse Regering werden daarom verplicht opgenomen in de beheersovereenkomst van elk agentschap. De departementen maken net als de agentschappen deel uit van de organisatiestructuur én -cultuur van de Vlaamse overheid. De generieke principes moesten daarom ook opgenomen worden in de planningsdocumenten (managementovereenkomst of PLOEG-planningsdocument) voor de secretarissen-generaal van de Vlaamse overheid. Onder de paragraaf De Vlaamse overheid als voorbeeldige werkgever werd volgend generiek principe geformuleerd: De Vlaamse overheid heeft onmiskenbaar een voorbeeldfunctie tegenover alle andere actoren in onze samenleving: burgers, ondernemingen, middenveldorganisaties en andere overheden. Richtlijnen die aan deze actoren door de Vlaamse overheid worden opgelegd, moeten uiteraard ook door de agentschappen van diezelfde overheid worden nageleefd. Het agentschap engageert zich om aan dergelijke richtlijnen, bijvoorbeeld inzake energiezorg, milieuzorg, mobiliteit, etc. zelf consequent uitvoering te geven, vanuit de voorbeeldfunctie die het agentschap heeft als deel van de Vlaamse overheid Resultaten Status : De actie werd (gedeeltelijk) uitgevoerd. Status : Geen (bijkomende) acties gedefinieerd/ondernomen. Bespreking: Energiezorg werd opgenomen in de generieke principes van de eerste generatie beheers- en de managementovereenkomsten. In Bijlage 1 wordt een overzicht gegeven van de resultaten van de doorlichting van enkele beheers- en managementovereenkomsten. Deze doorlichting werd steekproefsgewijs uitgevoerd in de periode juli-augustus 2008 aan de hand van de beheers- en managementovereenkomsten die in die periode beschikbaar waren op De resultaten in Bijlage 1 geven dus geen volledig beeld van de engagementen binnen de Vlaamse overheid voor de periode De meeste eerste generatie beheers- en managementovereenkomsten maken melding van het generieke principe. De concrete invulling en bereikte resultaten op vlak van energiezorg zijn uiteraard belangrijker. In die zin is het zinvol om een doorlichting te doen van de ondernemingsplannen en de verplichte jaarlijkse rapporteringsdocumenten. Het jaarlijkse ondernemingsplan is het instrument waarmee uitvoering wordt gegeven aan het meerjarenperspectief van de beheers- of 7 VR/2006/2007/DOC.0919 De generieke elementen van de beheersovereenkomsten in de vernieuwde Vlaamse overheid Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 9 van 49

10 managementovereenkomst en waarover minstens jaarlijks voor 31 maart gerapporteerd moet worden (facultatief halfjaarlijks tegen eind september). De eerste generatie beheersovereenkomsten in de Vlaamse overheidsadministratie liepen van 1 januari 2008 tot 31 december In functie van de voorbereiding van de 'tweede generatie' beheersovereenkomsten heeft het College van Ambtenaren-Generaal een voorstel voor bijsturing uitgewerkt. Het model werd vereenvoudigd en afgeslankt en werd ondertussen goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Op 1 januari 2011 traden de nieuwe beheersovereenkomsten tussen de Vlaamse Regering en de agentschappen in voege. De looptijd van de nieuwe beheersovereenkomsten geldt tot 31 december Het nieuwe sjabloon voor de beheersovereenkomsten stelt twee generieke doelstellingen voor die in de Vlaamse overheid overkoepelend gebruikt moeten worden. Elke leidend ambtenaar stelt een verbetertraject op voor het verder verhogen van de maturiteit en voor het realiseren van efficiëntiewinsten voor zijn/haar organisatie. Bij die verbetertrajecten kiest de entiteit in samenspraak met de bevoegde minister(s) organisatiethema's waarvoor concrete, specifieke acties uitgewerkt worden voor de looptijd van de beheersovereenkomst. Het opzet is om voor elk organisatiethema SMART-doelstellingen te formuleren die aangepast zijn aan de organisatie. Duurzaamheid is één van de mogelijke thema's van deze overkoepelend generieke principes. Daarnaast kan de leidend ambtenaar in samenspraak met de bevoegde minister(s) bijkomende eigen accenten op het vlak van duurzaamheid leggen, los van de twee overkoepelende generieke principes en de afspraken op het vlak van horizontaal, beleidsdomein overschrijdend beleid Knelpunten Het Departement Bestuurszaken (Dept. BZ) heeft bij zijn adviezen bij de eerste generatie beheersovereenkomsten) nadrukkelijk aanbevolen om de generieke principes te vertalen in SMART-doelstellingen met vermelding van indicatoren en streefwaarden. Helaas heeft slechts een beperkt aantal agentschappen hieraan gevolg gegeven bij de eerste generatie beheers- en managementovereenkomsten. Bij het aflopen van de eerste generatie beheersovereenkomsten werd de beheersovereenkomst als instrument grondig geëvalueerd. Onder meer vanuit het oogpunt van interne planlastvermindering telt elke beheersovereenkomst nu slechts twee, zij het ruime generieke principes over het horizontale beleid van de Vlaamse overheid. De aandacht voor energiezorg is hierbij minder expliciet aanwezig en dus minder daadkrachtig. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 10 van 49

11 3.1.2 Omzendbrieven REG Actie (uit actieplan) Trekker Betrokkenen Timing Doelgroep 1. De omzendbrief OA-MIN-91/1- OA- ION-91/1 i.v.m. energiezorg aan de IMZ VEA LNE- Cel Lucht Najaar 2006 Alle ambtenaren gebruikers van gebouwen waar AFM Afdeling entiteiten van de Vlaamse overheid Studie & Advies gehuisvest zijn, wordt herbekeken, eventueel aangepast en opnieuw verspreid. 2. De omzendbrief OA-MIN-91/1bis- OA-ION-91/1 bis aan de energieverantwoordelijke en het personeel belast met het technische beheer van de verwarmingsinstallaties in Vlaamse gebouwen waar entiteiten van de Vlaamse overheid gehuisvest zijn, wordt herbekeken, eventueel aangepast en opnieuw verspreid. AFM - Afdeling Studie & Advies Nieuw actievoorstel (uit tussentijds rapport) 3. Bepalen op welke manier relevante IMZ informatie over energiezorg op gebruiksvriendelijke manier aan gebouwverantwoordelijken worden aangeboden Situering moet VEA LNE- Cel Lucht IMZ AFM - Afdeling Studie & Advies Najaar 2006 Energieverantw. Gebouwverantw. Gebouwbeheerder Onderhoudsfirma 2010 Gebouwverantw. Gebouwbeheerder De Vlaamse omzendbrieven 91/1 en 91/1bis inzake Maatregelen bestemd om het energieverbruik der verwarmings- en verlichtingsinstallaties te verminderen dateren van januari 1991 en moesten aangepast worden aan de huidige situatie en kennis op vlak van energiezorg. De omzendbrief 91/1 is gericht aan alle personeelsleden van de Vlaamse overheid, de andere aan de energieverantwoordelijken en aan het personeel dat belast is met het technische beheer van de verwarmingsinstallaties in de gebouwencomplexen van de Vlaamse overheid. In deze omzendbrieven worden het personeel, de energieverantwoordelijken en technisch verantwoordelijken aangespoord tot rationeel energieverbruik Resultaten Status : Actie 1 en 2 zijn uitgevoerd. Op 15 februari 2008 heeft de Vlaamse Regering akte genomen van de nieuwe omzendbrieven. De omzendbrieven REG FM/2008/1, bestemd voor alle gebruikers die gehuisvest zijn in de gebouwen van de Vlaamse overheid, en FM/2008/2, bestemd voor beheerders van technische installaties, zijn beschikbaar op Zie ook Bijlage 2. Status : Actie 3 is uitgevoerd. Er werd beslist om een digitaal informatiepunt voor gebouwverantwoordelijken op te zetten. De bedoeling is dat een deel van de koepelsite specifieke informatie biedt voor gebouwbeheerders en gebouwverantwoordelijken. Uitvoeringsperiode: Bespreking: De bestaande omzendbrieven werden aangepast aan de gewijzigde of nieuwe regelgeving (vb. EPC voor publieke gebouwen) en de handleiding Waardering van kantoorgebouwen Op weg naar een duurzame huisvesting voor de Vlaamse overheid (zie 3.3). De relevante regelgeving uit ARAB en omzetting van Europese regelgeving werden kort gebundeld. Omdat de omzendbrieven in eerste instantie een sensibiliserend doel hadden, werden enkel aanbevelingen geformuleerd, geen richtlijnen of maatregelen. De omzendbrieven (zie Bijlage 2) werden alleen als mededeling op de Vlaamse Regering geagendeerd. De omzendbrieven werden opgesteld en goedgekeurd op het maandelijkse energieoverleg. Deze werden aangevuld en nagekeken door de entiteit ICT-beleid (vroegere SCICT), een aantal Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 11 van 49

12 gebouwverantwoordelijken en de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (Dept. Bestuurszaken). De omzendbrieven REG werden ook voorgelegd aan het Strategisch Overlegforum Bestuurlijke Organisatie (SOBO). Opdat omzendbrieven effectief in de praktijk worden nageleefd, moet er voldoende aandacht zijn voor communicatie en sensibilisatie. Anders blijft de omzendbrief, die enkel als mededeling op de Vlaamse Regering is gekomen, een dode letter. Naar aanleiding van de goedkeuring van deze omzendbrieven werd op 27 mei 2008 een infosessie georganiseerd voor de beheerders van technische installaties in de Vlaamse overheid (zie ook 3.1.4). De Cel IMZ stelt via haar website communicatiemateriaal en informatie te beschikking aan alle entiteiten (en lokale overheden) en het AFM stelt raamcontracten op waarop Vlaamse entiteiten kunnen intekenen via haar opdrachtencentrale. De werking van de opdrachtencentrale is een flexibel mechanisme dat toelaat dat alle entiteiten op verschillende tijdstippen kunnen intekenen. Er bestaat reeds dienstverlening en ondersteuning van de gebouwverantwoordelijken. De praktijk toont echter aan dat vele gebouwverantwoordelijken hiervan niet op de hoogte zijn. Daarom zal de Cel IMZ in samenwerking met AFM een digitaal informatiepunt uitbouwen dat op een gebruiksvriendelijke manier relevante informatie aanlevert over energiezorg. Hierbij zal ook de nodige aandacht gegeven worden aan communicatie en opleiding/vorming. Nieuwe acties: Sleutelproject 4.2. Duurzaam optreden van Vlaamse overheid (MJP Slagkrachtige overheid) Beschrijving Mijlpaal (timing) Trekker Organiseren van periodieke vorming en Opleidingen en AFM en IMZ opleidingen + (interne) communicatie naar communicatiemomenten verschillende relevante doelgroepen op (continu) verschillende niveaus (sleutelfiguren, alle ambtenaren, hiërarchie) Opzetten van informatiepunt (met opleidingspakketten, handleidingen, praktische tips, instructies, technische informatie, enz.) aan de verschillende sleutelfuncties Knelpunten Informatiepunt ( ) IMZ De opmaak en uiteindelijke goedkeuring van de omzendbrieven heeft meer tijd in beslag genomen dan voorzien was in de planning. Bij de start van deze actie was het proces van totstandkoming van deze beleidsdomein overschrijdende omzendbrieven niet duidelijk. De bestaande procedure voor agendering op de Vlaamse Regering dateerde immers van voor de reorganisatie (BBB) en moest dus herwerkt worden. Bovendien bestond er onduidelijkheid over de reikwijdte en bevoegdheden (EVA s met rechtspersoonlijkheid, adviesraden) en de vormeisen voor de omzendbrieven. Er is dus heel wat tijd gegaan naar het bevragen en uitzoeken van de te volgen procedure. Ten slotte hebben personeelswissels en daaruit volgende taakbelasting voor bijkomende vertraging gezorgd. Er werd discussie gevoerd over de effectiviteit van de omzendbrief als instrument om mensen op te roepen rationeel om te gaan met energie. Er werd gekozen voor de formule van een omzendbrief omdat deze vorm formeler is dan bijvoorbeeld een folder met vrijblijvende aanbevelingen en complementair is aan de sensibilisatiecampagnes. Aangezien de omzendbrieven enkel als mededeling op de Vlaamse Regering kwamen, zijn die minder afdwingbaar. De gebouwverantwoordelijken hebben niet altijd of onvoldoende vorming en/of kennis om de omzendbrieven toe te passen. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 12 van 49

13 3.1.3 Verantwoordelijkheden in verband met energiezorg Actie (uit actieplan) Trekker Betrokkenen Timing Doelgroep 1. De verantwoordelijkheden AFM - VEA Eind 2006 Energieverantw. voor energiezorg worden Afdeling LNE-Cel Lucht Gebouwenverantw. per gebouw vastgelegd Studie & IMZ Gebouwenbeheerders Advies Nieuw actievoorstel (uit tussentijds rapport) 2. Mogelijkheden van AFM - Afd. IMZ, VEA, Dep Eind 2010 Vlaamse entiteiten generieke budgetten in kaart Studie & BZ brengen Advies Situering Bij het invoeren van energiezorg is het belangrijk dat taken en verantwoordelijkheden voor energiezorg worden vastgelegd. Op die manier weet iedereen duidelijk wat hij moet doen om zijn steentje bij te dragen. Richtlijnen moeten duidelijk maken wat de Vlaamse overheid verwacht van haar werknemers op verschillende relevante niveaus (zie ook en 3.1.2) met betrekking tot energiezorg: Wie neemt beslissingen over energiezorg? Wie stelt budget beschikbaar? Wie volgt lopende REG-maatregelen op? Wie volgt energiefacturen en verbruik op? Wie houdt de energieboekhouding bij? Wordt bij nieuwe activiteiten en projecten rekening gehouden met energiecriteria zodat er energie bespaard kan worden? Welke instantie is verantwoordelijk voor het onderhoud van installaties van gebouwen? Wordt in de onderhoudscontracten rekening gehouden met of is er aandacht voor energiebeheer? Resultaten Status : Actie 1 werd niet uitgevoerd. Bijkomende actie (2) werd geformuleerd. Status : Actie 1 werd specifiek geformuleerd voor Departement LNE en AFM (pilootentiteiten). Actie 1 en actie 2 werden opgenomen in Sleutelproject van MJP Slagkrachtige overheid 4.2 Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid. Bespreking: Een verankering van energiezorg kan onder meer gebeuren door het aanpassen van functiebeschrijvingen op relevante niveaus (leidend ambtenaren, gebouwverantwoordelijken, gebouwenbeheerders ). Op die manier wordt energiezorg ingebed in de bedrijfsvoering en de organisatiestructuur. Dit is natuurlijk iets dat op niveau van de entiteit moet gebeuren. Iedere entiteit houdt immers een zekere autonomie op vlak van interne bedrijfsvoering. Of entiteiten al dan niet een milieu- en/of energiemanagementsysteem ingevoerd hebben, kan een indicator zijn voor het feit dat zij effectief werk hebben gemaakt van de bepaling van de taken voor energiezorg. Een (gecertificeerd) milieu- en energiemanagementsysteem legt immers taken en verantwoordelijkheden op vlak van milieu en energie vast. Bovendien kunnen actieplannen in het kader van het managementsysteem, energiedoelstellingen omvatten die periodiek worden opgevolgd en geëvalueerd. Als men kiest voor een omzendbrief om de verantwoordelijkheden voor energiezorg in de Vlaamse overheid effectief vast te leggen, moet die omzendbrief opgesteld worden door een overkoepelend orgaan dat de aanbevelingen kan afdwingen. De omzendbrief FM/2008/1 Rationeel energiegebruik voor verantwoordelijken voor technisch beheer van installaties (zie 3.1.2) en de omzendbrief OA/PIWFaMa/00/1 Taken en bevoegdheden van de ambtenaar met de hoogste graad in het gebouw (van voor BBB), kunnen hiervoor als vertrekbasis dienen. Het AFM staat in voor de betaling van de energiefactuur van een 80-tal gebouwen. De energiefacturatie en opvolging ervan is een continue opdracht van het AFM voor de gebouwen in zijn beheer (cf. Energieboekhouding 3.2.2). Het AFM zal een voorstel doen om de functiebeschrijvingen van de logistieke diensten van deze gebouwen aan te passen en te vervolledigen, zodat verantwoordelijkheden en taken voor energiezorg duidelijk kunnen worden vastgelegd. Het Departement LNE zal hierin ook het voortouw nemen (= specifiekere herformulering van actie 1). Het bepalen van taken en bevoegdheden en het geven van aanwijzingen voor de praktische organisatie Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 13 van 49

14 zullen ook toelaten om het energieverbruik binnen de Vlaamse overheid op te volgen en te rapporteren (zie ook 3.2.3). Gebouwen waar verschillende entiteiten gehuisvest zijn, zullen idealiter een gebouwenwerkgroep samenstellen die energiezorg en maatregelen bespreekt en organiseert. De entiteit die een generiek budget ter beschikking stelt om energiebesparingsmaatregelen in te voeren waarbij alle gebouwgebruikers baat hebben, zou deze prestatie op haar naam moeten kunnen zetten. Het AFM zal daarom onderzoeken of het mechanisme van generieke budgetten voor energiebesparende maatregelen kan geïmplementeerd worden, zodat er minder discussie is tussen financierder (van de besparende maatregel) en begunstigde (van de verlaagde energiekost) (actie 2). Daarnaast staat het AFM ook in voor energiebesparende investeringen in gebouwen waarvan de energielasten niet door AFM gedragen worden, zoals in Ferraris- of Consciencegebouw. De maatregelen op krediet van AFM komen dus niet ten goede aan het budget van AFM en zijn derhalve niet zichtbaar in de rapporteringen van AFM. Ook hiermee zal rekening gehouden moeten worden bij de benadering van het punt generieke budgetten. Er is geen volledig geactualiseerd overzicht van alle gebouwverantwoordelijken 8 (eventueel energieverantwoordelijke) binnen de Vlaamse overheid. Voor de meeste grote administratieve overheidsgebouwen is dit het AFM. Tot op heden is het echter niet helemaal duidelijk wie voor welk gebouw optreedt als officiële gebouwverantwoordelijke. Dat is vooral het geval in de kleinere gebouwen. Zo dreigen maatregelen en aanbevelingen niet in de praktijk te worden omgezet. Het is nochtans belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden voor de concrete taken m.b.t. een gebouw, zodat bepaalde wettelijk verplichte taken zeker niet in het gedrang komen. Daarom werden in het kader van de rapportering van oktober-november 2010 (zie p. 26) niet alleen energieverbruiken van de diensten van de Vlaamse overheid (departementen, IVA s en EVA s, toepassingsgebied van dit actieplan) opgevraagd, maar ook de namen van gebouwbeheerder, gebouwverantwoordelijke en energieverantwoordelijke voor elk Vlaams overheidsgebouw. Deze inventaris zal dienen om (eventueel in pilootvorm, netwerken) het draagvlak voor energiezorg te verbreden en werk te maken van lopende acties. De voorgestelde acties (1 & 2) zijn beleidsdomein-/entiteitoverschrijdend en vergen de nodige draagkracht en voorbereiding. In de periode werd het AFM grondig geherstructureerd, waardoor bovenstaande acties geen prioriteit hebben gekregen. Omdat de resultaten van deze acties de basis leggen voor de continuïteit van energiezorg in Vlaamse overheidsgebouwen, werden de acties opgenomen in het sleutelproject 4.2. Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid (MJP Slagkrachtige overheid). Met duidelijke afspraken en functiebeschrijvingen, de nodige ondersteuning (informatie & vorming, cf ) en beschikbare gegevens (cf ), kunnen efficiëntiewinsten (interne en externe kostenbesparingen) gerealiseerd worden. Nieuwe acties: Sleutelproject 4.2. Duurzaam optreden van Vlaamse overheid (MJP Slagkrachtige overheid) Beschrijving Mijlpaal (timing) Trekker Verankeren van principes en richtlijnen rationeel Aangepaste AFM en IMZ energiegebruik in de functiebeschrijving van functiebeschrijvingen sleutelfuncties als gebouwverantwoordelijken en - sleutelfuncties in beheerders (leidend ambtenaar). Aanpak via pilootentiteiten (AFM, Departement LNE) die trekkersrol vervullen. De gevolgde aanpak (aanpassing van processen, aanduiding en invulling van verantwoordelijkheden) kan later als pilootentiteiten ( ) voorbeeld dienen voor andere entiteiten (competentienetwerken) Uitwerking & invoering van principe van generieke budgetten en nagaan of er hiervoor voldoende draagvlak bestaat in de hele Vlaamse overheid. Gemaakte afspraken ( ) AFM 8 De term Gebouwverantwoordelijke wordt op twee niveaus gebruikt: a) de officiële gebouwverantwoordelijke, zijnde de hoogste leidend ambtenaar in het gebouw & b) de gebouwverantwoordelijke die instaat voor onderhoud, kleine herstellingen e.d., en normaliter een personeelslid is van de entiteit van de hoogste leidend ambtenaar. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 14 van 49

15 Knelpunten Het is belangrijk dat de personen die taken en verantwoordelijkheden hebben op vlak van energiezorg de tijd hebben om deze bijkomende taken uit te voeren. Een gebouwverantwoordelijke voor grotere gebouwen wordt dagelijks met allerlei problemen geconfronteerd, zodat de energieproblematiek vaak moet wijken voor andere belangen. Bij dergelijke conflicten is het belangrijk dat de verantwoordelijken hierin keuzes maken zodat het personeel efficiënt ingezet wordt. Als bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden vastgelegd door een omzendbrief, moet die uitgaan van een overkoepelende instantie die de naleving ervan kan afdwingen. Deze actie is moeilijk realiseerbaar vanwege de autonomie die entiteiten hebben verkregen naar aanleiding van BBB. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 15 van 49

16 3.1.4 Sensibilisering en engagement i.v.m. energiezorg Actie (uit actieplan) Trekker Betrokkenen Timing Doelgroep Bij de Vlaamse overheid IMZ VEA Continu Alle ambtenaren wordt via de bestaande Entiteit ICT-beleid kanalen op regelmatige Aankoopbeheer tijdstippen informatie rond Cel Interne energiezorg verspreid Communicatie De werknemers worden op VEA IMZ Continu Alle ambtenaren regelmatige tijdstippen Entiteit ICT-beleid gesensibiliseerd rond Aankoopbeheer energiezorg Cel Interne Communicatie Nieuw actievoorstel (uit tussentijds rapport) Organiseren van vorming van IMZ nieuwe gebruikers van het energieboekhoudingspakket (EMC-pakket) 9 Trekken van campagne Dikke-truiendag bij de Vlaamse overheid Situering IMZ AFM - Afd. Studie & Advies Communicatieverantw. Vlaamse overheid 2009 Gebouwbeheerder Gebouwverantw Alle ambtenaren Bij energiezorg zijn sensibilisering en vorming uiterst belangrijk. Voor het actieplan werd geopteerd om sensibiliseringsacties en campagnes overkoepelend te organiseren. Zo worden middelen beter benut en worden alle entiteiten ondersteund en bereikt. Op die manier kan men de eenheid binnen de Vlaamse overheid benadrukken en de mogelijkheid creëren om bijvoorbeeld het energiegebruik van vergelijkbare gebouwen te vergelijken of energiemaatregelen van verschillende entiteiten kenbaar te maken. Algemene informatie kan naar alle werknemers verspreid worden; zo blijft energiezorg onder de aandacht van iedereen. Naast sensibiliseren is het ook belangrijk om de nodige ondersteuning te voorzien o.a. onder de vorm van opleidingen en informatievoorziening (handleiding, praktische tips, instructies, technische informatie, enz.) aan de verschillende doelgroepen Resultaten Status : Acties werden uitgevoerd (eigenlijk een continue opdracht). Overzicht van uitgevoerde acties in Bijlage 3. Bespreking: Het Vlaams Energieagentschap (VEA) heeft in het verleden al heel wat sensibiliseringswerk rond de gewenste vermindering van het energieverbruik verricht met campagnes die zich in de eerste plaats tot de burger richtten, maar ook toegepast kunnen worden in een kantooromgeving. Zo vonden de affiches ook hun weg binnen de Vlaamse overheidsgebouwen. Tijdens de uitvoering van het actieplan werd door VEA en de Cel IMZ afgesproken dat de Cel IMZ de actie van sensibilisering van ambtenaren zou trekken en VEA lid zou zijn van de klankbordgroep communicatie waarin de communicatieverantwoordelijken van o.a. het Departement LNE, VMM, OVAM, interne communicatie van DAR vertegenwoordigd zijn. De Cel IMZ coördineert, bespreekt en toetst haar campagnes af met deze klankbordgroep. De Cel IMZ heeft in 2006 en 2007 een centrale campagne rond energiezorg gevoerd. Het campagnemateriaal werd ter beschikking gesteld en er werden bijkomende acties georganiseerd voor de werknemers van de Vlaamse overheid. In 2012 wil de Cel IMZ bij de Vlaamse overheid campagne voeren rond Groene ICT (Green ICT, Techniques that improve the environmental impacts of ICT or the organisation using the ICT). Deze campagne moet enerzijds Vlaamse ambtenaren bewustmaken van de mogelijkheden van milieuverantwoorde en energiezuinige ICT en hun rol hierin, en anderzijds leidinggevenden en ICT-verantwoordelijken wijzen op hun verantwoordelijkheid in een duurzaam aankoopbeleid en beheer van ICT. 9 Energy Monitoring & Controlling is een softwarepakket voor energieboekhouding dat door AFM wordt gebruikt. Zie ook Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 16 van 49

17 Het AFM sluit vooral aan bij de campagnes van de Cel IMZ en werkt structureel samen met de Cel. Het AFM organiseerde enkele infosessies voor eigen personeel en (technisch) personeel binnen de Vlaamse overheid. Het AFM verspreidde in 2009 folders met informatie van uitgevoerde projecten (vb. relighting, gebruik van glasfolie). Het informatiepunt (zie 3.1.2) zal ingezet worden om informatie (technische informatie, campagne- en sensibilisatiemateriaal ) voor de specifieke doelgroep beschikbaar te maken. In Bijlage 3 wordt een kort overzicht gegeven van de studiedagen en sensibiliseringsacties die in de periode werden georganiseerd en de campagnes die op korte termijn gepland zijn Knelpunten De impact van sensibilisatieacties meten is niet altijd evident. Zelfs als gedragsverandering aangetoond kan worden, is het niet zeker of die constant blijft. Bijgevolg is periodieke organisatie van sensibiliseringsacties en studiedagen een blijvende noodzaak (continue opdracht). Sensibiliseringsacties worden op niveau van de entiteiten georganiseerd. Energieverbruik is sterk gebonden aan gebouwgebruik. Vaak zijn in één gebouw meerdere entiteiten gehuisvest. Het is bijgevolg niet gemakkelijk om de communicatie te illustreren met energieverbruikcijfers per entiteit. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 17 van 49

18 3.2 Doelstelling 2: Energieverspilling voorkomen en energieverbruik reduceren Energiezuinige aankopen Actie (uit actieplan) Trekker Betrokkenen Timing Doelgroep Er wordt een omzendbrief opgesteld IMZ Entiteit e-government 2007 Aankopers rond energiezuinige aankopen in de Vlaamse overheid. en ICT-beheer Aankoopbeheer Aankoopdiensten entiteiten Situering Het energieverbruik kan men verlagen door in de eerste plaats overbodig energieverbruik te voorkomen. Een belangrijke actie hierin is om reeds bij aankoop (toestellen, installaties, onderhoudscontracten ) bepaalde energiecriteria op te nemen en te zoeken naar energievriendelijke alternatieven. Conform de diverse Europese initiatieven moeten milieu- en energiegebonden elementen in de toekomst ook in de bestekken opgenomen worden. Het engagement inzake aandeel groene elektriciteit wordt besproken in Om dit te concretiseren werd in de eerste generatie beheers- en managementovereenkomsten het generieke principe van duurzaam en ethisch verantwoord aankopen van producten opgenomen Resultaten: Energiezuinige aankopen Status : Aangezien acties rond duurzame aankopen (overheidsopdrachten) worden uitgevoerd in het kader van het Vlaams Actieplan Duurzame Aankopen (VR 9 juni 2009) werd beslist om geen bijkomende omzendbrief op te stellen en in dit actieplan geen specifiekere acties (rond energie) op te nemen. Bespreking: De eerste generatie beheersovereenkomsten die na de reorganisatie van de Vlaamse overheid opgemaakt werden tussen de agentschappen en de Vlaamse Regering bevatten enkele generieke principes. Om de entiteiten ertoe aan te zetten rekening te houden met duurzaamheidscriteria in overheidsopdrachten, werd de volgende generieke bepaling opgenomen: "Het agentschap zal bij de aankoop van zijn producten de in de Vlaamse overheid geldende normen m.b.t. energie- en milieuzuinigheid respecteren en waakt erover dat deze aankoopproducten in menswaardige omstandigheden werden geproduceerd (eerlijke handel). Het agentschap engageert zich om binnen de termijn van deze beheersovereenkomst de volgende projecten met het oog op dit duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeheer concreet uit te voeren: " In Bijlage 1 worden de resultaten voorgesteld (cursief aangeduid) van de doorlichting van de eerste generatie beheers- en managementovereenkomsten op dit generieke principe die uitgevoerd werd in de periode juliaugustus De omzendbrief FM/2008/1 (zie 3.1.2) vermeldt de keuze van energiezuinige informatieapparatuur. Tegen 2020 wil de Vlaamse overheid 100% duurzame overheidsopdrachten voor die productgroepen waarvoor zij duurzaamheidcriteria heeft bepaald. Om dit te bereiken zal ze 4 opeenvolgende actieplannen opmaken en uitvoeren. Op 9 juni 2009 keurde de Vlaamse Regering het eerste Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten (werkjaar ) goed. De trekker van dit actieplan is de Cel Duurzame Ontwikkeling van het Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR). Acties rond milieu-, energievriendelijke en duurzame aankopen (overheidsopdrachten) worden gecoördineerd, gerealiseerd en opgevolgd via het actieplan duurzame overheidsopdrachten. De Cel IMZ, die bij beide actieplannen betrokken is, bewaakt de nodige afstemming. Om de Vlaamse entiteiten te ondersteunen bij hun aankoopbeleid beveelt de Vlaamse overheid reeds de volgende instrumenten aan: OVAM ontwikkelde een berekeningsmodel onder de vorm van een softwarepakket dat beschikbaar is via het internet ( Organisaties kunnen hiermee testen hoe goed zij presteren op het vlak van milieuverantwoorde consumptie en productgebruik. Het softwarepakket reikt ook een lijst van criteria aan die bij bestekken kan gevoegd worden. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 18 van 49

19 Waar dat relevant was, werden ook energiecriteria opgenomen. Naast de courante apparaten zoals printers en kopieermachines, die al opgenomen zijn in de productgroep kantoormaterialen, werd een nieuwe productgroep elektronische en elektrische apparaten toegevoegd. Deze laatste wordt in 2011 geactualiseerd. Het Departement LNE subsidieert de milieukoopwijzer ( Dit instrument geeft een rangorde van criteria aan, samen met een overzicht van geschikte producten en leveranciers. Ook hier worden energiecriteria, waar relevant, opgenomen. Enkele voorbeelden zijn: verlichting, drank en dranktoestellen, rekenmachines. De federale overheid (PODDO) beheert de Gids voor Duurzame Aankopen ( met duurzaamheidscriteria voor bepaalde productgroepen. In 2010 heeft de Vlaamse overheid een samenwerking opgezet met het federale beleidsniveau om de federale en Vlaamse criteriaontwikkeling op elkaar af te stemmen. Deze samenwerking komt tegemoet aan de vraag van sectorfederaties, producenten en leveranciers om één criteriaset te ontwikkelen voor België, in plaats van een aparte voor elk bestuursniveau. Deze goede afstemming tussen overheidsniveaus is cruciaal voor producenten, leveranciers, aankopers en het brede middenveld. Dit zorgt voor duidelijkheid en maakt de afzet voor de producenten groot genoeg om hun aanbod effectief aan te passen. In de toekomst zullen de aankopers van de Vlaamse overheid (mits goedkeuring van de Vlaamse Regering) bijgevolg voor bepaalde productgroepen naar de criteria van de Gids voor Duurzame Aankopen doorverwezen worden. Op dit moment zijn in de Gids voor Duurzame Aankopen de volgende criteriasets door de stakeholders gevalideerd: voeding en catering, matrassen, kleding en textielproducten, meubelen (binnenhuis en buitenhuis), drukwerk, papierproducten, reproductieapparatuur, ICT en toners. De entiteit e-government en ICT-beheer heeft met de huidige ICT-dienstverlener van het gemeenschappelijk ICT-contract 2008 (HP-Belgacom) afspraken gemaakt over een energieen milieubewust aankoopbeleid. De producten in de Productcataloog van het ICT-contract 2008 voldoen aan milieu- en energiecriteria en zijn maximaal voorzien van een ecofiche. Bij alle toekomstige onderhandelingen met leveranciers van dit contract moet rekening gehouden worden met de vooropgestelde milieu- en energiecriteria Knelpunten In 2007 voerde VITO, in opdracht van de Cel IMZ, een onderzoek uit naar duurzaamheidscriteria in de overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. De knelpunten die VITO identificeerde, kunnen als volgt worden onderverdeeld: Knelpunten m.b.t. informatie en kennis over het opnemen van duurzame criteria in overheidsopdrachten. Het gaat hier zowel om foutieve percepties (milieuvriendelijke producten zijn duurder, niet gemakkelijk te verkrijgen ) als gebrek aan kennis (over wetgeving, juridische consequenties, milieuaspecten); Knelpunten m.b.t. beleid, zoals een gebrek aan ondersteuning van het management; Knelpunten m.b.t. draagvlak, zoals gebrek aan interesse of angst voor verandering. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 19 van 49

20 3.2.2 Energieboekhouding Actie (uit actieplan) Trekker Betrokkenen Timing Doelgroep 1. Opstellen van omzendbrief IMZ LNE-Cel Lucht met richtlijnen rond het AFM- Afd. Studie opvolgen van het energieverbruik d.m.v. een energie- VEA & Advies boekhouding in gebouwen met een oppervlakte van meer dan m² waarin de Vlaamse overheid gehuisvest is. 2. Ter beschikking stellen van het boekhoudingpakket aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid. AFM - Afd. Studie & Advies IMZ VEA LNE-Cel Lucht 2006 Gebouwverantw. Gebouwenbeheerders Najaar 2006 Nieuw actievoorstel (uit tussentijds rapport) 3. Raamcontract opmaken AFM - Afd. voor telemetrische gegevensinvoer Studie & en via Advies opdrachtencentrale ter beschikking stellen aan Vlaamse entiteiten. 4. Doorvoeren van AFM - Afd. Gebouwverantw automatisatie van submetering Studie & naar een centrale database Advies voor de grote kantoorgebouwen (onder beheer van AFM) in Brussel. 5. In nieuwe onderhoudscontracten AFM - Afd. Bij vereisten inzake Studie & nieuwe energiebudgettering opnemen. Advies aanbesteding 6. Bestaande onderhoudscontracten, AFM - Afd waar mogelijk, Studie & aanpassen met bepalingen Advies inzake energiebudgettering Situering Energieverantw. Gebouwverantw. Gebouwenbeheerders Aanspreekpunten milieuzorg 2009 Energieverantw. Gebouwverantw. Gebouwenbeheerders Het monitoren (meten + analyseren) van het energieverbruik is een eerste stap naar een bewust energiebeheer en is nodig voor de uitbouw van een energiezorgsysteem. Inzicht in het energieverbruik is immers de basis voor een adequaat energiezorgsysteem. Dit inzicht helpt om het energieverbruik te beheren en te bepalen waar, hoeveel en op welke manier het verbruik kan verminderd worden. Door het vergelijken van de verbruiksgegevens kunnen plotse wijzigingen in het verbruik snel worden opgemerkt waardoor accuraat kan worden ingegrepen. Zoals gesteld in de resolutie 343 van het Vlaams Parlement op 23 mei 2001, moet een maandelijkse energieboekhouding worden bijgehouden in de ca. 250 grootste gebouwen (> m²) en moet een jaarlijkse energieboekhouding in de overige gebouwen mogelijk worden gemaakt. Om dit project, dat nu al in verschillende gebouwen van de Vlaamse overheid loopt, verder uit te breiden, zal er een omzendbrief komen met richtlijnen voor het opvolgen van het energieverbruik door middel van een energieboekhouding in gebouwen met een oppervlakte van meer dan m² waarin de Vlaamse overheid gehuisvest is. Als de Vlaamse overheid aan energiezorg wil doen, dan is het cruciaal om in elk gebouw, waar werknemers van de Vlaamse overheid aanwezig zijn, het energieverbruik in kaart te brengen. Immers: meten is weten! De Afdeling Studie & Advies van het AFM zal hiervoor een energieboekhoudingspakket ter beschikking stellen aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid. Actieplan Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen Pagina 20 van 49