Wonen Noordwest Friesland

Transcriptie

1 Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland januari 2014 Sint Annaparochie

2 Inhoudsopgave Inleiding Doelstellingen investeringsstatuut Reikwijdte en definitie investering Goedkeuring en wijziging Leeswijzer Procedures en besluitvorming Bestuurlijke besluitvorming en protocollen Kaders voor investeringen Planning & control en beleidscyclus Planning- & Controlcyclus Projectcontrolcyclus en fasedocumenten Capaciteitstoets investeringsopgaven Investeringsprocessen Wonen Noordwest Friesland Investeringsprojecten en begroting Budgetoverschrijding & afwijking programma Uitgangspunten, randvoorwaarden voor investeringen Beoordeling individuele vastgoedinvesteringen Wonen Noordwest Friesland Financieel kader Normen t.a.v. het bewaken van de continuïteit Rendementsnormen t.a.v. investeringen Risicomanagement Partnerselectie Ondertekening Bijlage 1: Stroomschema investeringsprojecten Wonen Noordwest Friesland Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 2

3 Inleiding 1.1 Doelstellingen investeringsstatuut Sinds 2011 is de nieuwe Governancecode woningcorporaties van kracht met daarin extra aandacht voor verbindingen en risico s. Dit betekent dat iedere corporatie een toetsingskader voor investeringen, strategische samenwerkingen en verbindingen moet opstellen en ter goedkeuring voorlegt aan de RvC. Dit investeringsstatuut is een toetsingskader voor investeringen voor de bestuurder en de RvC. Het geeft de RvC inzicht in de beheersingskaders die zekerheid geven dat de bestuurder investeringsbeslissingen op een transparante manier neemt en dat deze beslissingen bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van Wonen Noordwest Friesland. Het investeringsstatuut bevat het afwegings- en toetsingskader en de onderlinge samenhang van investeringen op hoofdlijnen. Het is een toets op hoofdlijnen, wetende dat de details zijn geborgd. De details staan in de onderliggende beleidsdocumenten en richtlijnen. Doel: verantwoorden van besluitvorming Transparante en objectieve besluitvorming RvC, bestuurder en organisatie Versterken kwaliteit van besluitvorming (meetbaarheid) Zorgvuldigheid besluitvormingstraject Functie: toetsingskader Met dit toetsingskader is voor een ieder helder welke criteria worden gehanteerd. Impact investering op bedrijf en projectniveau Financiële randvoorwaarden Risicobeheersing 1.2 Reikwijdte en definitie investering Dit investeringsstatuut richt zich op de formele kaders voor vastgoedinvesteringen binnen Wonen Noordwest Friesland. Het richt zich niet op het operationele niveau van de organisatie en daarmee samenhangende proces- en werkbeschrijvingen. Daarnaast richt dit statuut zich op het vaststellen van een structuur voor bestuurlijke verantwoordelijkheid voor investeringen, d.w.z. de beslissingsbevoegdheid per type investering. Investeringen worden gedefinieerd als investeringen in vastgoed en niet-vastgoed. De accordering voor niet-vastgoed verloopt via de jaarbegroting, waarvoor separaat toestemming wordt gevraagd van de RvC en valt buiten het kader van dit investeringsstatuut. Vastgoedinvesteringen bestaan uit: Nieuwbouw Sloop/nieuwbouw Renovatie (vernieuwbouw) 1.3 Goedkeuring en wijziging Het investeringsstatuut wordt vastgesteld door de bestuurder van Wonen Noordwest Friesland en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen (RvC). De manager vastgoed is verantwoordelijk voor het initiëren van vakinhoudelijke wijzigingen of aanvullingen, de controller als het gaat om wijzigingen en aanvullingen op het gebied van governance, compliance en risicobeheersing. Het investeringsstatuut wordt in ieder geval iedere twee jaar getoetst aan de actualiteit, geëvalueerd en indien nodig aangepast. Het gewijzigde statuut wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. Na goedkeuring treedt het gewijzigde statuut in werking. Het beheer van het investeringsstatuut ligt bij de controller. Bij dit investeringsstatuut hoort een (digitale) map waarin alle onderliggende beleidsdocumenten komen. Het gaat hierbij o.a. om de jaarlijks vast te stellen rendementsdoelstellingen. Nieuwe (versies van) documenten worden Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 3

4 doorgevoerd na vaststelling door bestuurder en indien van toepassing goedkeuring door de RvC. Beheer van de map is de verantwoordelijkheid van de controller. 1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 en 3 staan de strategische kaders en de relatie met de planning & control en beleidscyclus. In hoofdstuk 4 staat het investeringsproces centraal. Welk type investeringsprojecten kent Wonen Noordwest Friesland en welk type beslisdocumenten en besluitvorming hoort daarbij. Hoofdstuk 5 gaat in op de beoordeling van de individuele vastgoedinvesteringen waarvoor het ontwikkel- en afwegingskader projecten wordt gebruikt. In de hoofdstukken 6, 7, 8 is aandacht voor het financieel kader, risicomanagement en partnerselectie. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 4

5 2 Procedures en besluitvorming 2.1 Bestuurlijke besluitvorming en protocollen De rolverdeling bij besluitvorming tussen bestuurder en RvC is vastgelegd in de volgende documenten. Besluiten dienen te voldoen aan het gestelde in deze documenten: Statuten Stichting Wonen Noordwest Friesland Bestuursreglement 1 Regeling bevoegdheden bestuurder Wonen Noordwest Friesland 1 Reglement Raad van Commissarissen Governancecode Woningcorporaties Regeling maatschappelijke verantwoording en beleidsbeïnvloeding belanghebbenden Klokkenluidersregeling 2.2 Kaders voor investeringen De uitvoering van het investeringsbeleid dient te voldoen aan vigerende wet- en regelgeving en de financiële kaders van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en door het Centraal Fonds Volkshuisvesting (CFV). Daarnaast worden bij investeringen tenminste de volgende door Wonen Noordwest Friesland vastgestelde beleidskaders en regelingen als uitgangspunt gehanteerd: Procuratieregeling Wonen Noordwest Friesland Treasurystatuut Notitie Financiële Sturing Wonen Noordwest Friesland Aanbestedingsbeleid 1 Het Bestuursreglement en de regeling bevoegdheden bestuurder Wonen Noordwest Friesland geven voorschriften voor de bestuurder voor uitoefening van zijn/haar taak, in verhouding tot de Stichting en in verhouding tot de RvC. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 5

6 3 Planning & control en beleidscyclus 3.1 Planning- & Controlcyclus In het ondernemingsplan geeft Wonen Noordwest Friesland haar visie op de toekomst en de gewenste ontwikkelingsrichting voor een periode van meerdere jaren. Het legt o.a. de algemene strategische doelstellingen vast op het gebied van projectontwikkeling en de ontwikkeling van de vastgoedportefeuille. Deze doelstellingen zijn in het strategisch voorraadbeleid (SVB) vertaald naar een portefeuillestrategie op gemeente- en dorpsniveau. Hierin staat de gewenste samenstelling van het woningbezit van Wonen Noordwest Friesland voor de toekomst. Deze samenstelling van het bezit is gebaseerd op de benodigde kernvoorraad. Het geeft de transformatieopgave weer en geeft inzicht in de benodigde woningvoorraad op dorpsniveau. Uitwerking van het ondernemingsplan en portefeuillestrategie gebeurt in respectievelijk de meerjarenbegroting, het jaarplan en de jaarbegroting. Vanuit de portefeuillestrategie worden concrete projecten geformuleerd. De projecten die staan gepland worden opgenomen in het jaarplan en financieel vertaald in de jaarbegroting en de meerjarenbegroting (komende 10 jaar). Op basis van het jaarplan en de jaarbegroting wordt de voortgang van projecten gerapporteerd in de periodieke rapportages. Deze rapportages gaan in op de lopende investeringen en over de afwijkingen ten opzichte van de in de begroting opgenomen investeringen. In het jaarverslag en de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van projecten gedurende het afgelopen jaar. 3.2 Projectcontrolcyclus en fasedocumenten De activiteiten van projectontwikkeling zijn ingebed in de Planning & Control cyclus. Hierbij wordt periodiek op projectniveau en op het niveau van de projectenportefeuille gerapporteerd. Binnen de sector Vastgoed worden daarnaast alle projecten minimaal één maal per kwartaal integraal doorgesproken. In de periodieke rapportages staat een projectenlijst met een overzicht van alle projecten. De periodieke rapportages worden ter informatie voorgelegd aan de bestuurder en RvC. Projectbeheersing gebeurt in de projectcontrolcyclus, waarbij voor investeringsprojecten met een standaard fasering en standaard procesbeschrijving wordt gewerkt. Voor elke faseovergang wordt een beslisdocument (fasedocument) opgesteld. Dit fasedocument wordt aan de bestuurder ter vaststelling voorgelegd en afhankelijk van de fase en/of het verwachte rendement ter goedkeuring aan de RvC. Wonen Noordwest Friesland werkt met een vast format voor haar fasedocumenten. Met deze gestandaardiseerde fasedocumenten is er de garantie dat er transparante, eenduidige en consistente besluitvormingsdocumenten worden voorgelegd. Bij elke fase horen checklists. 3.3 Capaciteitstoets investeringsopgaven Onderdeel van de Planning- en Controlcyclus is de capaciteitstoets. Heeft Wonen Noordwest Friesland voldoende capaciteit om de individuele investering, maar ook de totale investeringsopgave tot een succes te maken? Deze toets op organisatieniveau (totale investeringsopgave) is onderdeel van de totstandkoming van de jaarbegroting en meerjarenbegroting. Jaarlijks wordt in de Planning & Controlcyclus (begroting, financiële meerjarenraming en jaarplannen) de financiële capaciteitsplanning op organisatieniveau uitgewerkt. Hierbij wordt tevens beoordeeld of de plannen bijdragen aan de opgaaf uit het SVB. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 6

7 4 Investeringsprocessen Wonen Noordwest Friesland 4.1 Investeringsprojecten en begroting In de meerjarenbegroting is het gewenste meerjarenprogramma met investeringsprojecten opgenomen. De uitwerking in concrete projecten vindt plaats in de jaarbegroting. In de jaarbegroting is sprake van begrote bedragen. De jaarbegroting wordt door de bestuurder vastgesteld en ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. In beginsel hebben alle investeringen in de jaarbegroting als basis de status van een begroot bedrag. Dit betekent dat dit nog niet is vrijgegeven, tenzij er een investeringsbesluit is genomen. 4.2 Budgetoverschrijding & afwijking programma Voor alle vastgoedprojecten geldt dat als er sprake is van nadelige afwijkingen op een haalbaarheidsof investeringsbesluit er aanvullende besluitvorming wordt gevraagd door de manager Vastgoed aan de bestuurder. Dit is het geval bij een afwijking van: - meer dan 2,5% afwijking op het vrijgegeven projectbudget; - en/of een afwijking groter dan ; De bestuurder vraagt aanvullende goedkeuring aan de RvC bij afwijkingen van: - een afwijking groter dan ; - en/of het rendement van de investering beneden het (voor het betreffende jaar vastgestelde) gewenste rendement uitkomt. 4.3 Uitgangspunten, randvoorwaarden voor investeringen De uitgangspunten en randvoorwaarden voor het doen van investeringsvoorstellen zijn vastgelegd in diverse strategische beleidsplannen, in het bijzonder het ondernemingsplan, het SVB, de notitie kernvoorraad en het aanbestedingsbeleid. De financiële consequenties en concrete uitwerking van investeringsvoorstellen worden vastgelegd in diverse beslisdocumenten zoals de jaar- en meerjarenbegroting en de project- of fasedocumenten. Voor alle beslisdocumenten geldt dat deze vergezeld gaan van een onafhankelijke toets van de controller. De verantwoording over de voortgang van de (des)investeringsprojecten- of activiteiten wordt vastgelegd in de kwartaalrapportages, het jaarverslag en de jaarrekening. De begrote investeringen in de jaar- en meerjarenbegroting worden niet vrijgegeven, tenzij dit expliciet is vermeld per project en of activiteit. Om vervolgens budgetten vrij te kunnen geven met als doel het doen van investeringen, is per investeringsproject of activiteit goedkeuring vereist op basis van een project- of fasedocument. In het hierna volgende schema is aangegeven wie verantwoordelijk en bevoegd is om in welke (project)fase investeringsvoorstellen te doen en investeringsbesluiten te nemen. Daarnaast worden besluiten over het aangaan van overeenkomsten, zoals het verkrijgen, vervreemden en bezwaren van registergoederen of additioneel investeringsbudget apart benoemd. Deze besluiten moeten expliciet worden genomen door de bestuurder, respectievelijk de RvC, ook als ze onderdeel zijn van een breder voorstel. De volgende verantwoordelijkheden respectievelijk bevoegdheden worden onderscheiden bij het opstellen, vaststellen en goedkeuren van de diverse beleids-, beslis- en verantwoordingsdocumenten: O = opstellen beslisdocumenten A = (recht op en verplicht tot) adviseren over beslisdocumenten V = vaststellen (en wijzigen) van beslisdocumenten G = goedkeuren van beslisdocumenten I = (recht op) informatie beslisdocumenten Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 7

8 Documenten Onderdeel 1 toelichting Vwrd. MT-lid Strategische beleidsplannen Jaar- en meerjarenbegroting Besluit Verkrijging, Vervreemding Bezwaring In het bijzonder het ondernemingsplan, portefeuille strategie, onderhoudsbeleidsplan en inkoopbeleidsplan. Groot onderhoud, renovatie, vernieuwbouw, sloop /nieuwbouw van vastgoed in eigendom. Beslisdocument, - of onderdeel van een beslisdocument-, met als doel sluiten of wijzigen van overeenkomsten door bestuurder voor verkrijgen, vervreemden of bezwaren van één of meerdere registergoederen. MT/controller Bestuur 0 A V G 0 A V G 0 A V G RVC Route van investeringsvoorstellen en investeringsprojecten Idee of Besluit vrijgeven budget (binnen mandaat MT aanbieding lid) voor onderzoek of verkenning investering investeringsvoorstel of aanbieding van een registergoed. Fasedocument Besluit overschrijding budget of aanpassing programma Kwartaalrapportage Haalbaarheidsfase, besluit vrijgeven budget voor Ontwerpfase (Haalbaarheidsbesluit) Ontwerpfase, besluit vrijgeven budget voor Realisatiefasefase (Investeringsbesluit) 0 A V/G 0 A V/G I/G 0 A V/G I/G Realisatiefase, besluit wijzigen vrij te geven 0 A V/G I/G budget tijdens de realisatiefase (aangepast Investeringsbesluit) Evaluatie; Evaluatie project 0 A V/G - Nazorgfase (afsluiten project) 0 A V/G - In aanvulling op een eerder goedgekeurd 0 A V G beslisdocument met als doel het vrijgeven van extra investeringsbudget en of wijzigen van een programma of bestemming wanneer het mandaat van de bestuurder wordt overschreden. Betreft sturings- en verantwoordingsinformatie over alle investeringsprojecten- of activiteiten en wordt getoetst aan de goedgekeurde project- of fasedocumenten. 0 A V/G I Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 8

9 Samenvattend; de rol van de RvC bij investeringen: Formulering van uitgangspunten en randvoorwaarden: Jaarbegroting: eenmaal per jaar, goedkeuring RvC. De RvC keurt de jaarbegroting goed en daarmee ook de zogenaamde projecten opgenomen in de jaarbegroting en de op de begroting opgenomen initiatieffase van projectdocumenten Meerjarenbegroting: tweemaal per jaar, goedkeuring RvC. Goedkeuring van het Investeringsstatuut: initieel en bij elke herziening Financieel kader Wonen Noordwest Friesland, rendementseisen bij investeringsprojecten: eenmaal per jaar: goedkeuring RvC. Investeringsvoorstellen / fasedocumenten: Fasedocument: beslisdocument onafhankelijk toets van controller, op verzoek ter informatie aan RvC Besluit overschrijding budget of aanpassing programma: goedkeuring RvC. In aanvulling op een eerder goedgekeurd beslisdocument met als doel het vrijgeven van extra investeringsbudget en of wijzigen van een programma of bestemming wanneer het mandaat van de bestuurder wordt overschreden, zoals vastgelegd in paragraaf 4.2. Besluit Verkrijging, Vervreemding, Bezwaring registergoederen: goedkeuring RvC. Fasedocumenten specifieke projecten: op verzoek ter informatie aan RvC. Verantwoordingsdocumenten: Periodieke rapportage: Minimaal 3 maal per jaar, ter informatie, met daarin een overzicht van alle lopende investeringsprojecten. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 9

10 5 Beoordeling individuele vastgoedinvesteringen Wonen Noordwest Friesland Wonen Noordwest Friesland hanteert voor de beoordeling van de projecten in haar projectenportefeuille een afwegingskader. Dit afwegingskader is ook de basis voor de beoordeling door de bestuurder en de RvC. Het wordt bij ieder projectvoorstel (fasedocument) toegepast. Hieronder een kort overzicht van de thema s in het ontwikkel- en afwegingskader. Ontwikkel en afwegingskader vastgoedprojecten 1. Volkshuisvestelijk / maatschappelijk belang Doelgroep Huurniveau 2. Ontwerp/kwaliteitsaspecten Ontwerp / plattegrond / architectuur / stedenbouw Onderhoudsaspecten / onderhoudskosten 3. Financiën Stichtingskosten Opname in jaarbegroting / meerjarenbegroting Onrendabele top / gewenst rendement (o.b.v. de IRR) Fiscale aspecten 4. Beleidskader Conform aanbestedingsbeleid 5. Planning 6. Risico s 7. Conclusie Bij een projectvoorstel wordt een toelichting gegeven op de individuele onderdelen, waarna een conclusie wordt getrokken over het geheel met een voorstel over de ontwikkeling. Onderdeel van het ontwikkel- en afwegingskader is de financiële toets met een berekening van het verwachte rendement t.o.v. het gewenste rendement. Het kader hiervoor is beschreven in hoofdstuk 6. Als een project niet voldoet aan het gewenste rendement kan toch worden voorgesteld het project doorgang te laten vinden. Dit wordt beoordeeld aan de hand van de volgende kwalitatieve vragen: 1. Is er een risico dat de financiële continuïteit in gevaar komt als wordt afgeweken van het gewenste rendement? 2. Wordt er met het project een volkshuisvestelijk probleem opgelost? En zo ja, hoe ernstig is dat volkshuisvestelijk probleem op de korte en lange termijn? 3. Is de plek waar het project komt aantrekkelijk? Naarmate de locatie minder aantrekkelijk is zou je er minder graag moeten willen bouwen. 4. Past het project binnen de marktscore strategie van het Strategisch Voorraad Beleid? 5. Heeft het project toegevoegde waarde voor de omgeving of lokale samenleving. Maakt het bijvoorbeeld deel uit van een omvangrijker project dat door het niet meedoen gevaar loopt? 6. Heeft het project een bijzonder karakter? Grensverleggend op enigerlei wijze? Bijvoorbeeld op het gebied van energiebesparing, bijzondere technieken of methoden etc. 7. Betreft het een project dat flexibel is in te zetten voor verschillende doelgroepen? Hoe meer flexibel hoe gunstiger het voor de toekomstige exploitatie is. Op basis van de beantwoording van de kwalitatieve vragen wordt vastgesteld wat het gewenste rendement van het specifieke projectvoorstel is, wat vervolgens ter goedkeuring aan de Raad van Commssarissen wordt voorgelegd. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 10

11 6 Financieel kader Doelstelling van het Financieel Kader van Wonen Noordwest Friesland is het waarborgen van de financiële continuïteit van Wonen Noordwest Friesland op korte en lange termijn. Om hieraan te voldoen is er een aantal criteria opgesteld waarmee bereikt wordt dat Wonen Noordwest Friesland ook daadwerkelijk financieel gezond blijft. Wonen Noordwest Friesland zorgt er met haar Financieel kader voor dat het financiële beleid zodanig wordt ingericht dat er grip ontstaat op de financiële sturing. Ook wil Wonen Noordwest Friesland adequaat in kunnen spelen op veranderende omstandigheden, of deze nu door externe of interne aangelegenheden worden veroorzaakt. Het denken in kasstromen speelt een belangrijke rol in de sector zo ook bij Wonen Noordwest Friesland. Dit speelt onder meer een rol in de regelgeving van het WSW, waarbij een positieve operationele kasstroom (inclusief een aflossingsfictie) een voorwaarde is om voor geborgde financiering in aanmerking te komen. Om de financiële positie en de continuïteit van Wonen Noordwest Friesland goed te kunnen volgen hanteert Wonen Noordwest Friesland diverse parameters / kengetallen die inzicht geven in onze positie. Daarbij wordt ook altijd een norm aangegeven, zodat getoetst kan worden of de positie van Wonen Noordwest Friesland solide is. Los van het ontwikkel en afwegingskader voor projecten, waarin ook een financiële toets is opgenomen, zal een investering, bezien in het geheel van Wonen Noordwest Friesland, moeten voldoen aan het Financieel kader. 6.1 Normen t.a.v. het bewaken van de continuïteit Om de continuïteit te beoordelen worden de volgende kengetallen gebruikt: Positieve operationele kasstroom met een aflossingfictie van 2% (kasstroom) Dit kengetal wordt gemeten aan de hand van de meerjarenbegroting. Een positieve operationele kasstroom is van belang, omdat daarmee wordt voorkomen dat geleend moet worden voor de reguliere exploitatie. Daarnaast wordt het bezit (in theorie) minder waard, waardoor ook de leningportefeuille afgelost moet kunnen worden. Interest Coverage Ratio (ICR, rentedekkingsgraad) (mate waarin de rente kan worden betaald uit de operationele kasstroom) van minimaal 1,4 Ook dit kengetal wordt gemeten aan de hand van de meerjarenbegroting. De ICR is een indicator van de mate waarin de rente-uitgaven drukken op de operationele kasstroom. Het zegt dus ook iets over de leningportefeuille. De norm van 1,4 geeft aan dat 40% van de operationele kasstroom gebruikt kan worden voor andere zaken dan het betalen van de rente. Loan to Value (LTV, verhouding tussen de leningen en de waarde van het onderliggende bezit gemeten in bedrijfswaarde) van maximaal 70% De Loan to Value is een vermogensnorm en wordt bepaald aan de hand van de jaarrekening. Deze norm is gebaseerd op de gebruikelijke norm van 75% met een afslag voor de terugkoopverplichting van woningen verkocht onder voorwaarden (Koopgarantportefeuille). Hiermee wordt rekening gehouden met het risico dat (een deel van) deze woningen moeten worden teruggekocht zonder dat de woningen weer verkocht kunnen worden. Een gezonde vermogensontwikkeling is een voorwaarde voor continuïteit. Met het vermogen moeten risico s kunnen worden opgevangen. Maar dat is niet het enige. De omvang van het vermogen in verhouding tot de schulden is mede bepalend voor de gemiddelde vermogenskostenvoet en daarmee voor de normstelling voor het benodigde rendement van individuele investeringsvoorstellen. Op basis van het nieuwe beoordelingskader van het WSW per ultimo 2013 en de wens om aan de normen van het WSW te voldoen om het benodigde faciliteringsvolume veilig te stellen, zijn hieraan een 2-tal ratio s toegevoegd: Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 11

12 Debt Service Coverage Ratio (DSCR, mate waarin de rente en aflossing kunnen worden betaald uit de operationele kasstroom) van minimaal 1,0 Dit kengetal wordt ook gemeten aan de hand van de meerjarenbegroting. Hierbij wordt gerekend met de formule die wordt gehanteerd door het WSW. Het WSW gaat hierbij uit van een scenario waarin de exploitatie wordt beëindigd, waardoor de geplande onderhoudsuitgaven in de meerjarenbegroting worden vervangen door een norm voor minimaal onderhoud. De aflossing wordt daarnaast bepaald aan de hand van de restant looptijd. Dekkingsratio (geborgde leningen t.o.v. de WOZ waarde van het bezit) van maximaal 0,5 Dit kengetal wordt gemeten aan de hand van de jaarrekening. 6.2 Rendementsnormen t.a.v. investeringen Wonen Noordwest Friesland onderscheidt de volgende soorten vastgoed: Sociale huur (DAEB) Zorgvastgoed (DAEB) Maatschappelijk vastgoed (DAEB) Dure huur (niet-daeb) Bedrijfsmatig vastgoed (niet-daeb) Voor het bepalen van de minimale normrendementen per soort vastgoed gaan we uit van de berekening van de Weighted Average Cost of Capital (WACC, gemiddelde vermogenskostenvoet). De WACC wordt als volgt bepaald: WACC = (EV/TV * Re) + (VV/TV * Rd * (1 0,25 (VPB)) Re = Rd = Lange termijn inflatie (2%) + eventueel opslag Rente 20-jaars fixelening NWB + risico opslag Er is geen intentie om niet-daeb vastgoed te ontwikkelen. T.a.v. de categorieën Dure huur en Bedrijfsmatig vastgoed zijn derhalve geen normen gesteld. Mocht het in specifieke gevallen toch wenselijk zijn om niet-daeb vastgoed te ontwikkelen dan zal op dat moment een separaat voorstel worden gedaan wat aan de Raad van Commissarissen voorgelegd zal worden. In het te behalen rendement zal dan tevens rekening worden gehouden met een risico-opslag. Sociale huur Wonen Noordwest Friesland is alleen bereid eigen vermogen in te zetten voor de categorie Sociale huur. In verband met de borging door het WSW wordt bij het bepalen van het rendement geen rekening gehouden met een risico-opslag. Zorgvastgoed / Maatschappelijk vastgoed (DAEB / geborgd) Wonen Noordwest Friesland acht zorgvastgoed en maatschappelijk vastgoed van een iets lager belang dan sociale huur. Daarom is het uitgangspunt dat dit type vastgoed volledig wordt gefinancierd met vreemd vermogen. I.v.m. borging door het WSW wordt ook bij zorgvastgoed en maatschappelijk vastgoed geen risico-opslag berekend. In de minimale rendementen voor sociale huur en zorg- en maatschappelijk vastgoed is geen opslag opgenomen om winst te maken en extra vermogen op te bouwen. De (positieve) vermogenspositie geeft hier ultimo 2013 geen aanleiding toe. Als dit vanuit de organisatie wel noodzakelijk wordt geacht, dan zal dit t.z.t. worden meegenomen in het jaarlijks vast te stellen voorstel omtrent de normrendementen. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 12

13 7 Risicomanagement Het risicomanagement bij investeringsbeslissingen is een onderdeel van het totale risicomanagement. Bij investeringsbeslissingen worden voornamelijk operationele risico s beschreven. Naast de operationele risico s wordt 2 maal per jaar aan de bestuurder en de RvC gerapporteerd over alle risico s. Hierin zijn ook tactische en strategische risico s beschreven en zijn beheersmaatregelen benoemd. Wonen Noordwest Friesland kent financiële risico s en imagorisico s. Bij investeringen gaat het om de volgende risico s: Operationele risico s De risicoanalyse is onderdeel van het ontwikkel- en afwegingskader vastgoedprojecten. Daarmee zijn de risicoanalyse en -management onderdeel van de integrale afweging of een project in een bepaalde fase wel of niet door kan gaan. Het gaat om het inzichtelijk maken en beheersen van de belangrijkste risico s van individuele investeringsprojecten. Elke projectfase wordt afgesloten met een beslisdocument met daarin een risicoanalyse. In de analyse wordt het risico gescoord op impact en kans dat een risico zich voordoet. Daarnaast worden de consequenties en bijbehorende beheersingsmaatregelen inzichtelijk gemaakt. Tactische risico s Het tactische risicomanagement behelst het inzichtelijk maken en beheersen van de belangrijkste risico s van de totale projectenportefeuille van Wonen Noordwest Friesland, zoals de nieuwbouwportefeuille en de portefeuille van renovatie- en groot onderhoudsprojecten. De belangrijkste risico s worden benoemd inclusief de beheersingsmaatregelen. Strategische risico s Het gaat om het inzichtelijk maken en beheersen van de belangrijkste risico s voor de strategische bedrijfs- en investeringsdoelstellingen. Zoals de transformatieopgave van de hele vastgoedportefeuille in relatie tot het waarborgen van de financiële continuïteit en financierbaarheid van Wonen Noordwest Friesland. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 13

14 8 Partnerselectie Op diverse niveaus werkt Wonen Noordwest Friesland samen met partners om haar doelstellingen te realiseren. De volgende documenten dienen daarbij als randvoorwaarde: verbindingenstatuut (nog vast te stellen), aanbestedingsbeleid en integriteitscode. Strategische samenwerkingen en verbindingen Wonen Noordwest Friesland kan voor het realiseren van haar ambities een (strategische) samenwerking met derden aangaan. Dit kan zijn in de vorm van een samenwerkingsovereenkomst of een VOF of een BV/CV (deelname in een rechtspersoon of juridische entiteit). Wonen Noordwest Friesland is hier terughoudend in. Wonen Noordwest Friesland heeft nog geen verbindingen. Het kader voor het aangaan van verbindingen wordt vastgelegd in een verbindingenstatuut. Aanbestedingsselectie Wonen Noordwest Friesland heeft het aanbestedingsbeleid voor onderhoud en projectontwikkeling vastgelegd in het beleidsdocument Aanbestedingsbeleid Wonen Noordwest Friesland: Transparant, integer en marktconform. De aanbestedingsselectie is de basis voor integer en transparant werken. Integriteitscode De integriteitcode is een handelingskader voor iedereen die optreedt namens Wonen Noordwest Friesland. Dus medewerkers, bestuur, Raad van Commissarissen, maar ook voor bedrijven en instanties die werken in opdracht van Wonen Noordwest Friesland. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 14

15 9 Ondertekening Het Investeringsstatuut heeft de status van een bestuursbesluit en dient door de RvC te worden goedgekeurd. Het statuut wordt jaarlijks getoetst aan de actualiteit en, indien nodig, gewijzigd. Vastgesteld Goedgekeurd Datum Naam Functie Handtekening Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 15

16 10 Bijlage 1: Stroomschema investeringsprojecten Wonen Noordwest Friesland Projecten worden doorlopen aan de hand van onderstaand processchema. Er zijn aparte procedures voor de verschillende fasen. Voor de detailbeschrijving van de subprocessen wordt verwezen naar het procedurehandboek. Mogelijkheid (kans) Besluiten Projectenbureau Haalbaarheidsfa se MT-besluit haalbaarheid Ontwerpfase MT-investerings besluit Realisatiefase MT Vaststellen projectevaluatie Projectevaluatie Project is gerealiseerd en afgerond Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 16

17 Beschrijving projectenprocedure Procedurehouder Manager Vastgoed Algemeen Deze procedure beschrijft de procesgang met betrekking tot het realiseren van projecten (nieuwbouw, verbouw, sloop en herstructurering) gebaseerd op strategisch voorraadbeleid en aanbestedingsbeleid. Projecten betreft het realiseren van huur-, koop-en Koopgarantwoningen dan wel het grootschalig renoveren (herstructureren) van bestaande woningen. Daarnaast kan sprake zijn van zorgcomponenten of maatschappelijk vastgoed. De procesgang is uitgewerkt in 3 hoofdfasen waarbinnen sprake is van min of meer 9 stappen (subprocessen). Elke hoofdfase wordt standaard afgesloten met een Bestuursbesluit. Mits daar aanleiding voor is wordt ook tussentijds een Bestuursbesluit gevraagd bij verwachte afwijkingen op een eerder genomen Bestuursbesluit. Doelstelling proces Het efficiënt en gestructureerd uitvoeren van te ontwikkelen nieuwbouw- en herstructureringsprojecten, waarbij interne afstemming en voortgangsbewaking centraal staat. Nadere toelichting De procedure gaat uit van het ondernemingsplan, waaruit blijkt dat nieuwbouw- c.q. herstructureringsactiviteiten - afgestemd op de beoogde doelgroep - in gang dienen te worden gezet. Daarnaast doen zich in de markt mogelijkheden voor, die niet altijd ver van tevoren in beeld zijn. In het kort worden de volgende hoofdfasen met onderliggende stappen onderscheiden, telkens afgerond met een besluit: 1. Haalbaarheidsfase => Initiatief (formuleren opgave, = WAT?). => Haalbaarheid (haalbaarheidsonderzoek door Afdeling Projecten, = HOE?). Output: Bestuurs-haalbaarheidsbesluit 2. Ontwerpfase => VO (Voorlopig Ontwerp), waarin op basis van programma van eisen een voorlopig ontwerp wordt gemaakt. => DO (Definitief Ontwerp), waarin het plan in definitieve vorm verder uit wordt gewerkt. Output: Bestuurs-investeringsbesluit 3. Realisatiefase => Bestek, waarin het gedetailleerd bestek wordt uitgewerkt (in sommige gevallen wordt het noodzakelijk geacht dit vooraf aan het investeringsbesluit te doen). => Aanbesteding, met aannemersselectie op grond van openbare of onderhandse aanbesteding (of in bouwteamverband) conform het aanbestedingsbeleid. => Uitvoering, waarin voortgangsbewaking, tussentijdse interne financiële afstemming en besluiten inzake meer/minderwerk worden genomen. => Oplevering, waarin overdracht project aan afdeling Verhuur & Verkoop en de afdeling Onderhoud en afwikkeling onderhoudstermijn. => Eindafrekening, waarin de financiële afdeling het totaal overzicht financiën van het gerealiseerde project opstelt en afstemt (met de projectleider), tevens vindt er een totale projectevaluatie plaats door de projectleider. Output: Bestuursbesluit projectevaluatie Opmerkingen Besluitvorming Bij het einde van de 3 hoofdfasen, haalbaarheid, ontwerp en realisatie, is altijd een MT besluit noodzakelijk. Binnen een hoofdfase kan een extra Bestuursbesluit noodzakelijk zijn indien de feitelijke situatie afwijkt van de ruimte in een eerder genomen besluit of dat vanwege projectvoortgang een Bestuursbesluit noodzakelijk is. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 17

18 Organisatie De primaire verantwoordelijkheid voor een project ligt bij de Manager Vastgoed welke de uitvoering meestal opdraagt aan een projectleider. Voorcalculatie en opdrachten worden door de afdeling FIA geregistreerd, evenals de kostenkant (facturen). In het SG-systeem kunnen zonder gefiatteerde opdrachten geen kosten geboekt worden. Tevens is er geen vastlegging van opdrachten mogelijk zonder gefiatteerde begroting. De Manager Vastgoed rapporteert aan het MT, waarbij vooraf financiële controle wordt uitgevoerd door de bedrijfseconomisch medewerker (afstemming). Interne controle Door middel van hantering van een projectdossier en het bijhouden van een projectenadministratie wordt het traject zowel technisch als financieel intern bewaakt. Binnen de projectenadministratie, gevoerd in SG/projecten, wordt de financiële bewaking verricht. Naast de technische projectadministratie, gevoerd door de projectleider, registreert afdeling FIA de projectkosten op de door de projectleider aangegeven codering (= budgetaanduiding). Op basis van facturen en informatie van de projectleider wordt de financiële projectadministratie gevoed. Als output wordt periodiek een overzicht Begroting-Realisatie besproken tussen de projectleider en de Manager Vastgoed. Interne Controle vindt plaats door periodiek (per kwartaal) te kijken naar de begrote en verwachte stichtingskosten. Verder wordt in de kwartaalrapportage voor MT en RvC een koppeling gemaakt tussen de begrote projectkosten en de actuele prognose. Dit vormt een goede basis voor de interne controle en daarmee voor risicobeperking. Prestatie indicatoren 1. Doelstellingen Ontwikkelingsprojecten moeten passen binnen de doelstellingen van Wonen NWF: referentiekader visie en missie (ondernemingsplan, beleidsplan, SVB); vertaling in Programma van Eisen (PvE). 2. Bouwvolumes Referentiekader is het actuele ondernemingsplan (aantal bouweenheden volgens een gezamenlijke afspraak, prestatieafspraken met gemeenten, SVB). Bepaling doelgroep, huurprijs etc. Beschikbaarheid subsidies, contingenten, etc. 3. Doorlooptijd project Conform planning mede gebaseerd op het aantal werkbare dagen (bouwtijd). Onderscheid in projectvoorbereiding en projectuitvoering Gemeentelijke procedures 4. Financiële juistheid Op basis van begroting/realisatie met analyse van afwijkingen, zowel na afronding als tussentijds (op basis van projectadministratie). 5. Toegankelijkheid projectinformatie Op basis van dossiervorming. 6. Communicatie Tijdig overleg met belanghebbenden/betrokkenen (conform tijdsplanning) Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 18

19 Inhoud van Projecten Naam Uitvoerende Beschrijving Mogelijkheid (kans) (tijd) Aanleiding 1. Intern. Het vastgestelde SVB (Strategisch Voorraad Beleid). 2. Extern. De mogelijkheid biedt zich aan voor de ontwikkeling van een (nieuwbouw)project. Dit kan zijn doordat er ergens een locatie in beeld komt, bijvoorbeeld door vertrek huidige eigenaar, doordat de gemeente of een andere ontwikkelaar met een (concept)plan komt of door grondaankoop door Wonen NWF zelf (bouwlocatie). 3. Intern. Behoefte op basis van marktverkenning of leefbaarheid kan ook aanleiding geven om een project op te starten. Opmerking Projectontwikkeling en daarmee deze procedure heeft betrekking op het realiseren van nieuw bezit (nieuwbouw, eventueel voorafgegaan door sloop), of het vernieuwen van bezit (renovatie). Hiermee wordt geen planmatig- of groot onderhoud bedoeld. Daarvoor wordt verwezen naar de procedure planmatig onderhoud, inclusief grootonderhoud. Haalbaarheidsfase (subproces) Bestuursbesluit haalbaarheid (bestand) Ontwerpfase (subproces) In de haalbaarheidsfase wordt onderzocht of een zich aandienend potentieel project rijp is voor een definitief project. Middels een checklist haalbaarheidsfase wordt deze fase nader uitgewerkt. Het MT goedkeurende besluit inzake de haalbaarheid van het project betekent dat het project in een volgende fase (ontwerpfase) terecht komt en er budget is vrijgegeven voor het vervolg traject. Na de goedkeuring van het haalbaarheidsonderzoek draagt afdeling Projecten zorg voor de voorbereidingswerkzaamheden die uiteindelijk via het voorlopig ontwerp leiden tot het definitief ontwerp. Toelichting In deze fase worden op basis van de vastgestelde randvoorwaarden (PvE) onderzoeken verricht en indien noodzakelijk opdracht aan een architect verleend. Het project wordt vanaf dit moment ook financieel geregistreerd op de specifieke posten van het vastgesteld budget en bewaakt op het reeds toegekende projectnummer via SG/projecten. Onderwerpen/handelingen in deze fase zijn: Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp Planologische procedure Bestuursinvesteringsbesluit (bestand) Realisatiefase (subproces) Het in het MT definitief goedgekeurde en door de bestuurder bekrachtigde investeringsbesluit betekent dat het project in een volgende fase (realisatiefase) terecht komt en er budget is vrijgegeven voor het vervolg traject. In deze fase wordt naar aanleiding van het goedgekeurde investeringsbesluit de realisatie van het project ter hand genomen. Onderwerpen/handelingen in deze fase zijn o.a.: Bestek Aanbesteding Uitvoering Projectevaluatie (bestand) Vaststellen projectevaluatie (basis) Project is gerealiseerd en afgerond (Toestand) Bestuurder Evaluatie wordt opgesteld op basis van totaaloverzicht projectadministratie. Het totale project wordt geëvalueerd tijdens het afdelingsoverleg projecten. Mogelijke verbeteringen in het proces worden voorgesteld en na acceptatie doorgevoerd. Verder vindt er verantwoording middels de evaluatie en de opgestelde eindafrekening plaats aan het MT. In het MT wordt door de bestuurder besloten het project definitief te beëindigen. Het project is zowel technisch als financieel afgerond en overgedragen. Investeringsstatuut Wonen Noordwest Friesland 19