1 van 34. Click & Claim Gebruikershandleiding Voor werkgevers

Transcriptie

1 1 van 34 Click & Claim Gebruikershandleiding Voor werkgevers

2 Inhoudsopgave Pagina Inleiding 3 Algemeen 3 Inloggen 3 Nieuws 4 Inbox 4 Overzichten 5 Uploads 5 Werknemers 6 Werknemerdetails 7 Verzuim 7 Verzuimdetails 7 Gebruikers 8 Geautoriseerde 8 Ziekmelding 9 Bestaande werknemer ziekmelden 9 Nieuwe werknemer ziekmelden 11 Wijzig melding 13 Herstelmelding 15 Opvoeren werknemer 16 Upload 18 Upload van werknemergegevens uit een salarisadministratie 18 Upload van werknemergegevens via een Excel-bestand 18 Upload mislukt 22 Correctie upload 22 Upload hergebruiken 24 Koppelen 25 Uitgangspunten 26 Uw gegevens 27 Wachtwoord 27 Autorisaties 28 Autorisaties inregelen voor bestaande gebruiker 28 Autorisaties inregelen voor een nieuwe gebruiker 29 Handleiding 30 FAQ 30 Contact 30 Log out 30 Veel gestelde vragen 31 Vragen over inloggen 31 Vragen over de upload 31 Vragen over ziek- en hersteld melden 32 Vragen overig 33 2 van 34

3 Inleiding 1. Inleiding In deze handleiding worden alle functionaliteiten van Click & Claim uitgebreid beschreven. Deze handleiding ondersteunt zowel nieuwe- als bekende gebruikers bij het gebruik van Click & Claim. De handleiding kan gebruikt worden als naslagwerk, maar vooral om de nieuwe mogelijkheden van Click & Claim te ontdekken. emeen 2. Algemeen Click & Claim is een applicatie waarmee u eenvoudig ziek- en hersteldmeldingen kunt doorgeven aan uw arbodienst en Generali.Inloggen 3. Inloggen 1 Ga naar Click & Claim. 2 Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Bent u uw inloggegevens kwijt of vergeten? Neem dan contact op met Generali helpdeskcc@generali.nl of telefonisch tijdens kantooruren (020) van 34

4 4. Nieuws Nieuws Bij Nieuws kunt u het laatste nieuws inzien. Tevens is dit het scherm wat zichtbaar wordt na het inloggen.inbox 5. Inbox Bij Inbox kunt u de schadenota s downloaden die voor u klaar staan. 4 van 34

5 Overzichten 6. Overzichten Bij Overzichten kunt u diverse overzichten inzien. U heeft keuze uit de onderstaande overzichten. Uploads Werknemers Verzuim Gebruikers Uploads Met behulp van dit overzicht kunt u de laatste uploads inzien. Uploads welke zijn doorgestreept zijn uploads welke zijn gecorrigeerd. U kunt ook inzien of een maandelijkse upload verplicht is. Indien u het upload overzicht wilt inzien, volgt u de onderstaande stappen. 1 Toon overzicht. Uploads Klik op de button om het overzicht te tonen. 2 Filter de gegevens, indien gewenst. Werkgever Hier wordt de bedrijfsnaam vermeld. Vanaf Klik op het pijltje om de juiste datum te Tot en met Klik op het pijltje om de juiste datum te 3 Ververs uw selectie, indien u gebruik heeft gemaakt van de filter. Verversen Klik op de button om uw selectie te verversen. 4 Sorteer de lijst, indien gewenst. Upload maand / Tot en met / Uitgevoerd / Door / Werknemers Klik op één van de titels om de lijst te sorteren. Indien u klikt op het aantal werknemers, wordt u doorverwezen naar het werknemersoverzicht. 5 Exporteer het overzicht, indien gewenst. Export Klik op één van de gewenste bestandsvormen om de gegevens te exporteren. 5 van 34

6 Werknemers Met behulp van dit overzicht kunt u de geregistreerde werknemers inzien. Indien u het werknemers overzicht wilt inzien, volgt u de onderstaande stappen. 1 Toon overzicht. Werknemers Klik op de button om het overzicht te tonen. 2 Filter de gegevens, indien gewenst. Werkgever Hier wordt de bedrijfsnaam vermeld. Vanaf Klik op het pijltje om de juiste datum te Tot en met Werknemer Klik op het pijltje om de juiste datum te Typ de naam van de werknemer, indien u een bepaalde werknemer zoekt. 3 Ververs uw selectie, indien u gebruik heeft gemaakt van de filter. Verversen Klik op de button om uw selectie te verversen. 4 Sorteer de lijst, indien gewenst. Naam / Burgerservicenummer / Geboortedatum / Datum in dienst / Datum uit dienst / Ziek (geweest) Klik op één van de titels om de lijst te sorteren. Indien u klikt op de naam van de werknemer, wordt u doorverwezen naar de werknemerdetails. Indien u klikt op JA/NEE wordt u doorverwezen naar het verzuim. 5 Exporteer het overzicht, indien gewenst. Export Klik op één van de gewenste bestandsvormen om de gegevens te exporteren. 6 van 34

7 Werknemerdetails Hier worden alle details van de werknemer weergegeven. Tevens kunt u het verzuim van de werknemer inzien. LET OP! Salarisgegevens worden alleen getoond, indien u bevoegd bent om deze gegevens in te zien. Verzuim Met behulp van dit overzicht kunt u het verzuim van de werknemers inzien. Dit geeft u de mogelijkheid verzuimstatistieken te maken, waardoor u inzicht krijgt in het verzuim. Indien u het verzuim overzicht wilt inzien, volgt u de onderstaande stappen. 1 Toon overzicht. Verzuim Klik op de button om het overzicht te tonen. 2 Filter de gegevens, indien gewenst. Werkgever Hier wordt de bedrijfsnaam vermeld. Vanaf Klik op de kalender om de juiste datum te Tot en met Klik op de kalender om de juiste datum te Typ hier de naam van de werknemer, indien u een Werknemer bepaalde werknemer zoekt. 3 Ververs uw selectie, indien u gebruik heeft gemaakt van de filter. Verversen Klik op de button om uw selectie te verversen. 4 Sorteer de lijst, indien gewenst. Naam / Eerste verzuimdag / Hersteld / Aantal dagen Klik op één van de titels om de lijst te sorteren. Indien u klikt op de eerste verzuimdag van de werknemer, wordt u doorverwezen naar de verzuimdetails. 5 Exporteer het overzicht, indien gewenst. Export Klik op één van de gewenste bestandsvormen om de gegevens te exporteren. Verzuimdetails Hier worden alle details van het verzuim van de werknemer weergegeven. 7 van 34

8 Gebruikers Met behulp van dit overzicht kunt u de gebruikers inzien. Gebruikers zijn personen welke geautoriseerd zijn om Click & Claim te gebruiken. Een geblokkeerde gebruiker, is een gebruiker die niet mag inloggen. Indien u het gebruikers overzicht wilt inzien, volgt u de onderstaande stappen. 1 Toon overzicht. Gebruikers Klik op de button om het overzicht te tonen. 2 Ververs uw selectie, indien u gebruik heeft gemaakt van de filter. Werkgever Verversen Hier wordt de bedrijfsnaam vermeld. Klik op de button om uw selectie te verversen. 3 Sorteer de lijst, indien gewenst. Gebruikersnaam / Fout inlogpogingen / Wachtwoord gewijzigd / Geblokkeerd Klik op één van de titels om de lijst te sorteren. Indien u klikt op de naam van de gebruiker, wordt u doorverwezen naar de geautoriseerde. 4 Exporteer het overzicht, indien gewenst. Export Klik op één van de gewenste bestandsvormen om de gegevens te exporteren. Geautoriseerde Hier worden alle details, inclusief de autorisaties(gebruikersrechten) van de gebruiker weergegeven. 8 van 34

9 Ziekmelding 7. Ziekmelding Bij Ziekmelding kunt u de werknemer ziek melden. Tevens kunt u inzien welke ziekmeldingen er nog open staan. Bestaande werknemer ziekmelden Indien u een bestaande werknemer ziek wilt melden, volgt u de volgende stappen. 1 Zoek de betreffende werknemer. Zoek op naam Zoeken Ziek gemelde werknemers tonen Klik hier indien het om een nieuwe werknemer gaat Typ hier de naam van de werknemer. Indien u het veld leeg laat, worden alle werknemers getoond welke ziek gemeld kunnen worden. Klik op de button om de werknemer te zoeken. Indien u deze optie aanvinkt worden de ziek gemelde werknemers getoond. Indien u op deze link klikt, kunt u een nieuwe werknemer ziekmelden. 2 Open het formulier van de betreffende werknemer. Naam werknemer Klik op naam van de werknemer om het formulier te openen. 3 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. Op welke datum is hij/zij ziek geworden? * Voor hoeveel procent is deze persoon ziek? * Woonadres * Afwijkend verpleegadres * Klik op de kalender om de juiste datum te Typ hier het juiste ziektepercentage van de werknemer. Typ hier de woonadres gegevens van de werknemer. Typ hier de gegevens van het verpleegadres, indien de werknemer op een ander adres verblijft. 9 van 34

10 Is deze vrouw zwanger? (Vraag is alleen zichtbaar, indien het een vrouw betreft) Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Is er sprake van een (bedrijfs)ongeval? Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Kan de schade op een derde worden verhaald? Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Is er recht op een (vangnet) regeling van het UWV? Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Wat is de indicatie van de verzuimduur Klik op het pijltje om de juiste periode te Is er sprake van een tijdelijk contract? Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Klik vervolgens op de kalender om de juiste datum te LET OP! * = is verplicht veld. 4 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u geregistreerde gegevens worden getoond. Verder Klik op de button verder om naar het volgende scherm te gaan. 5 Maak de juiste keuze. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De ziekmelding van de betreffende werknemer is zojuist doorgevoerd. Er wordt een bevestiging gestuurd naar de arbodienst en de persoon die geregistreerd staat als ontvanger. 10 van 34

11 Nieuwe werknemer ziekmelden Indien u een nieuwe werknemer ziek wilt melden, volgt u de volgende stappen. 1 Klik op de daarvoor bestemde link. Klik hier indien het om een nieuwe werknemer gaat Klik op deze link om de werknemer-/ verzuimgegevens te registreren. 2 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. Achternaam * Initialen Voorvoegsel Typ hier de achternaam van de werknemer. Typ hier de initialen van de werknemer. Typ hier het voorvoegsel van de werknemer. Geboortedatum * Klik op de kalender om de juiste datum te Burgerservice Nummer * Telefoon * Mobiel Adres * Nr. * Postcode * Plaats * Typ hier het burgerservicenummer van de werknemer. Typ hier het telefoonnummer van de werknemer. Typ hier het mobiele nummer van de werknemer. Typ hier het adres van de werknemer. Typ hier het huisnummer van de werknemer. Typ hier de postcode van de werknemer. Typ hier de plaats van de werknemer. Geslacht* Klik op het pijltje om het juiste geslacht te Beroep Functie Typ hier het beroep van de werknemer. Typ hier de functie van de werknemer. Per wanneer is de werknemer in dienst? Klik op de kalender om de juiste datum te Wanneer eindigt het contract? Klik op de kalender om de juiste datum te Werkuren Typ hier het aantal werkuren van de werknemer. Contract type Klik op het pijltje om het juiste contract type te Maand salaris * Typ hier het maandsalaris van de werknemer. Klik vervolgens op het pijltje het jaar te om de juiste maand en 11 van 34 LET OP! * = is verplicht veld.

12 3 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u geregistreerde gegevens worden getoond. Verder Klik op de button verder om naar het volgende scherm te gaan. 4 Vink de aangeboden optie aan, indien gewenst. Ziekmelden Indien u deze optie aanvinkt wordt na het doorvoeren van de gegevens, het registratieformulier van de ziekmelding getoond. 5 Maak de juiste keuze. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De gegevens van de betreffende werknemer zijn zojuist doorgevoerd. Indien u heeft gekozen voor de optie Ziekmelden, volgt u de volgende stappen. 6 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. 7 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u geregistreerde gegevens worden getoond. Verder Klik op de button verder om naar het volgende scherm te gaan. 8 Maak de juiste keuze. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De ziekmelding van de betreffende werknemer is zojuist doorgevoerd. Er wordt een bevestiging gestuurd naar de arbodienst en de persoon die geregistreerd staat als ontvanger. 12 van 34

13 Wijzig melding 8. Wijzig melding Bij Wijzig ziekmelding kunt u het verzuim van de werknemer wijzigen. U wijzigt het verzuim bijvoorbeeld als u de werknemer gedeeltelijk hersteld wilt melden. Indien u het verzuim van de werknemer wilt wijzigen, volgt u de volgende stappen. 1 Zoek de betreffende werknemer. Naam Klik op de naam van de werknemer. 2 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. Wanneer vindt de wijziging plaats? * Klik op de kalender om de juiste datum te Voor hoeveel procent is deze persoon ziek? * Typ hier het juiste ziektepercentage van de werknemer. Wat is het ziektebeeld? Klik op het pijltje om het juiste ziektebeeld te Woonadres Afwijkend verpleegadres Typ hier de juiste woonadres gegevens van de werknemer. Typ hier de gegevens van het verpleegadres, indien de werknemer op een ander adres verblijft. Is deze vrouw zwanger? (Vraag is alleen zichtbaar, indien het een vrouw betreft) Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Is er sprake van een (bedrijfs)ongeval? Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Kan de schade op een derde worden verhaald? Is er recht op een (vangnet) regeling van het UWV? Is er sprake van arbeidstherapeutisch werken? Wat is de verwachting dat de persoon weer beter is? Klik op het pijltje Klik op het pijltje Klik op het pijltje Klik op het pijltje om het juiste antwoord te om het juiste antwoord te om het juiste antwoord te om de juiste periode te Duurdatum: Typ hier de duurdatum van de werknemer. 13 van 34

14 Is er sprake van een tijdelijk contract? Klik op het pijltje om het juiste antwoord te Klik vervolgens op de kalender om de juiste datum te LET OP! * = is verplicht veld. 3 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u geregistreerde gegevens worden getoond. Verder Klik op de button verder om naar het volgende scherm te gaan. 4 Maak de juiste keuze. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De melding van de betreffende werknemer is zojuist gewijzigd. Er wordt een bevestiging gestuurd naar de arbodienst en de persoon die geregistreerd staat als ontvanger. 14 van 34

15 9. Herstelmelding Bij Herstelmelding kunt u de werknemer hersteld melden. Indien u de werknemer hersteld wilt melden, volgt u de onderstaande stappen. 1 Zoek de betreffende werknemer. Naam Klik op de naam van de werknemer. 2 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. Op welke datum is (naam werknemer) beter geworden? Klik op de kalender om de juiste datum te Wat is de reden van de herstelmelding? Klik op het pijltje om het juiste reden te LET OP! Indien u als reden van de herstelmelding kiest voor einde dienstverband is de werknemer nog niet als zijnde uit dienst geregistreerd! 3 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u geregistreerde gegevens worden getoond. Verder Klik op de button verder om naar het volgende scherm te gaan. 4 Maak de juiste keuze. LET OP! Het is niet mogelijk om de betreffende herstelmelding op een later tijdstip te wijzigen. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De herstelmelding van de betreffende werknemer is zojuist doorgevoerd. Er wordt een bevestiging gestuurd naar de arbodienst en de persoon die geregistreerd staat als ontvanger. 15 van 34

16 Opvoeren werknemer 10. Opvoeren werknemer Bij Opvoeren werknemer kunt u de werknemer handmatig opvoeren. Indien u de werknemer handmatig wilt opvoeren, volgt u de onderstaande stappen. 1 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. Achternaam * Initialen Voorvoegsel Typ hier de achternaam van de werknemer. Typ hier de initialen van de werknemer. Typ hier het voorvoegsel van de werknemer. Geboortedatum * Klik op de kalender om de juiste datum te Burgerservicenummer * Typ hier het burgerservicenummer van de werknemer. Telefoon * Mobiel Adres * Nr. * Postcode * Plaats * Typ hier het telefoonnummer van de werknemer. Typ hier het mobiele nummer van de werknemer. Typ hier het adres van de werknemer. Typ hier het huisnummer van de werknemer. Typ hier de postcode van de werknemer. Typ hier de plaats van de werknemer. Geslacht* Klik op het pijltje om het juiste geslacht te Beroep Functie Typ hier het beroep van de werknemer. Typ hier de functie van de werknemer. Per wanneer is de werknemer in dienst? Klik op de kalender om de juiste datum te Wanneer eindigt het contract? Klik op de kalender om de juiste datum te Werkuren Typ hier het aantal uren van de werknemer. Contract type Klik op het pijltje om het juiste contract type te Maand salaris * LET OP! * = is verplicht veld. Typ hier het maandsalaris van de werknemer. Klik vervolgens op het pijltje het jaar te om de juiste maand en 16 van 34

17 2 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u geregistreerde gegevens worden getoond. Verder Klik op de button verder om naar het volgende scherm te gaan. 3 Vink de aangeboden optie aan, indien gewenst. Ziekmelden Indien u deze optie aanvinkt wordt na het doorvoeren van de gegevens, het registratieformulier van de ziekmelding getoond. 4 Maak de juiste keuze. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De gegevens van de betreffende werknemer zijn zojuist doorgevoerd. Indien u heeft gekozen voor de optie Ziekmelden, volgt u de volgende stappen. 5 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. Klik hier voor de uitleg van het registratieformulier. 6 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u geregistreerde gegevens worden getoond. Verder Klik op de button verder om naar het volgende scherm te gaan. 7 Maak de juiste keuze. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De ziekmelding van de betreffende werknemer is zojuist doorgevoerd. Er wordt een bevestiging gestuurd naar de arbodienst en de persoon die geregistreerd staat als ontvanger. LET OP! U dient de gegevens van deze werknemer, die u zojuist handmatig heeft opgevoerd, direct na de eerstvolgende upload van werknemer-/salarisgegevens te koppelen aan de gegevens uit de upload. Klik hier voor de uitleg van het koppelen van werknemers. 17 van 34

18 Upload 11. Upload Bij Upload kunt u een werknemersbestand uploaden. Voor een goede werking in Click & Claim is het essentieel dat er maandelijks een werknemersbestand wordt ge-upload. Hierdoor blijven de werknemer-/salarisgegevens up to date. LET OP! Houdt bij het uploaden rekening met de onderstaande punten: Click & Claim gaat standaard uit van 40 uur, indien het een fulltimer betreft. Click & Claim gaat standaard uit van een maandadministratie. Indien u een 4-wekenadministratie voert, verzoeken wij u om contact op te nemen met Generali. Indien de verplichte velden niet zijn gevuld, kan het werknemerssjabloon niet correct worden ingelezen. Vul de juiste gegevens in van de maand waarop de upload betrekking heeft. Het veld parttime percentage is puur informatief. Hier wordt niet mee gerekend. Het uitbetaalde bruto maandloon is exclusief toeslagen zoals vakantiegeld, 13 e maand en overwerk. Upload van werknemergegevens uit een salarisadministratie Indien u de werknemer-/salarisgegevens via een exportbestand uit een salarisadministratie wilt uploaden, volgt u de stappen welke worden beschreven in het document dat u bij de autorisati (het bericht waarin uw gebruikersnaam en uw wachtwoord is verstrekt) heeft ontvangen. Heeft u dit niet ontvangen neem dan contact op met de helpdesk. Upload van werknemergegevens via een Excel-bestand Indien u de werknemer-/salarisgegevens via een Excel-bestand wilt uploaden, volgt u de onderstaande stappen. 1 Vul het werknemersbestand in. Een voorbeeld heeft u ontvangen bij uw welkomstmail. LET OP! Houdt bij het invullen van het werknemersbestand rekening met de onderstaande punten: Verander niets aan de kolommen. Het voorbeeldbestand voldoet aan de juiste voorwaarden. Verwijder geen kolommen. Laat ze eventueel leeg. Tenzij het een verplicht veld betreft. 18 van 34

19 Omschrijving inhoud Excel bestand Kolomnaam Omschrijving Formaat Voorbeeld Verplicht Werkgever Werkgevernummer Numeriek Nee Nummer werknemer Werknemernummer Numeriek Nee Voorletters Voorletters van de werknemer Tekst Ja Voorvoegsels Voorvoegsels van de werknemer Tekst van, de, der Nee Naam Achternaam van de werknemer Tekst Ja Adres Straat waar de werknemer woonachtig is Tekst Ja Huisnummer Het huisnummer behorende bij de straat Numeriek Ja Huisnummer (toev.) Toevoeging bij het huisnummer Tekst A, II Nee Plaats Woonplaats van de werknemer behorende bij het adres Tekst Ja Postcode Postcode Numeriek Tekst 0000 XX Ja BSN Burgerservicenummer van de werknemer Numeriek Ja Man/Vrouw Geslacht van de werknemer Tekst Man/Vrouw Ja Beroep Beroep of functie van de werknemer Tekst Ja Parttime Parttime percentage Numeriek Ja Geboortedatum Geboortedatum van de werknemer Numeriek dd-mm-jjjj Ja Datum IN_dienst Datum van in dienst treden van de werknemer Numeriek dd-mm-jjjj Ja Datum UIT_dienst Datum van uit dienst treden van de werknemer Numeriek dd-mm-jjjj (verplicht indien van toepassing) Bruto maandloon Het bruto maandsalaris van de werknemer (exclusief opslagen zoals vakantiegeld en -overwerk) Numeriek Ja 19 van 34

20 2 Sla het werknemersbestand op. 3 Selecteer het juiste formaat van het bestand. LET OP! U kunt het upload formaat alleen wijzigen als u daartoe bevoegd bent. Excel : Excel formaat Klik op het pijltje om het juiste formaat te 4 Zoek het betreffende bestand. Bladeren.. Klik op de button om het juiste bestand te zoeken. 5 Upload het bestand. LET OP! De gegevens uit de upload zijn leidend. Alle werknemers die volgens Click & Claim in dienst zijn, maar niet in het upload bestand voorkomen, worden automatisch uit dienst gemeld. Indien er nog sprake is van openstaand verzuim, wordt het openstaand verzuim afgesloten. Upload Klik op de button om het bestand te uploaden. 6 Controleer de ingelezen gegevens. Alleen de eerste en laatste 10 regels van het upload bestand worden getoond. 7 Kies de juiste upload (Reguliere upload/correctie upload) Met behulp van het veld Reguliere upload kunt u de maand en het jaar selecteren waarop de upload betrekking heeft. De eerste upload geldt uiteraard voor de maand waarin de polis is ingegaan. Indien het uploaden niet juist is gegaan, kunt u met behulp van het veld Correctie upload de upload corrigeren. LET OP! Wanneer u een correctie-upload uitvoert voor een bepaalde periode komen alle perioden hierna te vervallen en moeten deze dus opnieuw ingevoerd worden. Klik hier voor een uitgebreide omschrijving omtrent een correctie upload. Reguliere upload Klik op het pijltje om de juiste maand te Correctie upload Klik op het pijltje om de juiste maand te 20 van 34

21 8 Maak de juiste keuze. Annuleren Verder Klik op de button om de upload te annuleren. Klik op de button om naar het volgende scherm te gaan. 9 Selecteer contracttype voor iedere werknemer. Hier selecteert u voor iedere werknemer het contracttype dat van toepassing is. (Bij selectie van bepaalde contracttypen wordt er extra informatie van u gevraagd.) LET OP! Voor iedere werknemer die opgevoerd wordt in Click & Claim moet er een contracttype geselecteerd worden. Het is erg belangrijk dit zorgvuldig te doen. De verschillende contracttypes hebben namelijk invloed op de verzekerde loonsom en daarmee de hoogte van de premie/schade. Standaard staat achter iedere werknemer dat dit een reguliere werknemer betreft. Geef per werknemer aan of ze eventueel vallen onder de volgende, afwijkende, categorieën: DGA Oproepkracht Overige werknemer zonder vast salaris In- en Doorstroombaan (ID-baan, Melkertbaan) Stagiair(e) Gedeeltelijke WIA/WGA of gedeeltelijke WAO er Ex-WIA/WGA of Ex-WAO er Overige arbeidsgehandicapt Wajonger Soort werknemer Klik op het pijltje om het juiste contracttype te 10 Specificeer data, indien er extra informatie wordt opgevraagd bij de selectie voor een bepaald contracttype. De informatie die wordt gevraagd is afhankelijk van het geselecteerde contracttype. Volg hiervoor de instructies op het scherm. 11 Maak de juiste keuze. Annuleren Opslaan Klik op de button om de upload te annuleren. Klik op de button om de gegevens op te slaan. De upload is zojuist opgeslagen. 21 van 34

22 Upload mislukt Middels een foutmelding wordt kenbaar gemaakt dat de upload is mislukt en de gegevens niet opgeslagen konden worden. Een upload kan onder andere mislukken, als het upload formaat niet is wat er verwacht wordt, of als de verplichte velden niet zijn ingevuld. Indien de upload mislukt is, volgt u de onderstaande stappen. 1 Annuleer de upload. Het kan zijn dat de upload automatisch geannuleerd is. Dit is afhankelijk van de soort foutmelding. Annuleren Klik op de button om de upload te annuleren. 2 Controleer het bestand. LET OP! Houdt hierbij rekening met de onderstaande punten: Is het gebruikte bestand in het juiste upload formaat? Staat het juiste upload formaat ingesteld? Het huidige ingestelde formaat is: Zijn alle verplichte velden in het bestand correct gevuld? 3 Probeer het bestand nogmaals te uploaden. Correctie upload Indien het uploaden niet correct is gegaan, kunt u een correctie upload uitvoeren. Om een correctie upload uit te voeren volgt u de onderstaande stappen. 1 Selecteer het juiste formaat van het bestand. Formaat Klik op het pijltje om het juiste formaat te 2 Zoek het betreffende bestand. Bladeren.. Klik op de button om het juiste bestand te zoeken. 3 Upload het bestand. LET OP! De gegevens uit de upload zijn leidend. Alle werknemers die volgens Click & Claim in dienst zijn, maar niet in het upload bestand voorkomen, worden automatisch uit dienst gemeld. Indien er nog sprake is van openstaand verzuim, wordt het openstaand verzuim afgesloten. Upload Klik op de button om het bestand te uploaden. 22 van 34

23 4 Controleer de ingelezen gegevens. Alleen de eerste en laatste 10 regels van het upload bestand worden getoond. 5 Kies de juiste upload: correctie upload. LET OP! Wanneer u een correctie-upload uitvoert voor een bepaalde periode komen alle perioden hierna te vervallen en moeten deze dus opnieuw ingevoerd worden. Reguliere upload Klik op het pijltje om de juiste maand te Correctie upload Klik op het pijltje om de juiste maand te 6 Maak de juiste keuze. Annuleren Verder Klik op de button om de upload te annuleren. Klik op de button om naar het volgende scherm te gaan. 7 Selecteer contracttype voor iedere werknemer. Hier selecteert u voor iedere werknemer het contracttype dat van toepassing is. (Bij selectie van bepaalde contracttypen wordt er extra informatie van u gevraagd.) LET OP! Voor iedere werknemer die opgevoerd wordt in Click & Claim moet er een contracttype geselecteerd worden. Het is erg belangrijk dit zorgvuldig te doen. De verschillende contracttypes hebben namelijk invloed op de verzekerde loonsom en daarmee de hoogte van uw premie/schade. Standaard staat achter iedere werknemer dat dit een reguliere werknemer betreft. Geef per werknemer aan of ze eventueel vallen onder de volgende, afwijkende, categorieën: DGA Oproepkracht Overige werknemer zonder vast salaris In- en Doorstroombaan (ID-baan, Melkertbaan) Stagiair(e) Gedeeltelijke WIA/WGA of gedeeltelijke WAO er Ex-WIA/WGA of Ex-WAO er Overige arbeidsgehandicapt Wajonger Soort werknemer Klik op het pijltje om het juiste contracttype te 23 van 34

24 8 Specificeer data, indien er extra informatie wordt opgevraagd bij de selectie voor een bepaald contracttype. De informatie die wordt gevraagd is afhankelijk van het geselecteerde contracttype. Volg hiervoor de instructies op het scherm. 9 Maak de juiste keuze. Annuleren Opslaan Klik op de button om de upload te annuleren. Klik op de button om de gegevens op te slaan. De upload is zojuist opgeslagen. Upload hergebruiken U kunt de laatste upload bestand hergebruiken als er geen sprake is geweest van wijzigingen in de werknemer-/salarisgegevens. Indien u de upload wilt hergebruiken, volgt u de onderstaande stappen. 1 Hergebruik de gegevens van de vorige upload. Het upload overzicht wordt getoond. Hergebruik deze gegevens Klik op de button om de voorgaande upload te hergebruiken. 2 Kies de juiste upload periode. Reguliere upload Klik op het pijltje om de juiste maand te 3 Maak de juiste keuze. Annuleren Bevestigen Klik op de button om de upload te annuleren. Klik op de button om de upload te bevestigen. De upload is zojuist hergebruikt. 24 van 34

25 Aelen 13. Koppelen Bij Koppelen kunt u gegevens van een handmatig opgevoerde werknemer en een via upload toegevoegde werknemer samenvoegen, als deze twee in werkelijkheid één en dezelfde persoon zijn. Koppelen voorkomt het dubbel voorkomen van werknemers en daarmee de kans op fouten. Deze button is alleen zichtbaar indien er werknemers gekoppeld dienen te worden. Als Click & Claim vermoedt dat twee werknemers slechts één persoon zijn, zal Click & Claim een suggestie doen voor het koppelen. Als Click & Claim geen passende ge-uploade werknemer vindt, verschijnt de tekst Geen suggesties. Selecteer een werknemer uit upload voor koppelen. Indien er werknemers gekoppeld dienen te worden, volgt u de onderstaande stappen. 1 Controleer de gegevens van de betreffende werknemer. Koppelteken Houdt u muis stil op het koppelteken om de werknemergegevens in te zien. 2 Selecteer de juiste werknemer. Selecteer werknemer uit upload voor koppelen met Naam werknemer. Klik op deze link om de werknemer te 3 Kies de betreffende werknemer waarmee gekoppeld moet worden. Naam werknemer Klik op naam van de werknemer waarmee u de huidige werknemer wilt koppelen. 4 Controleer of u de juiste werknemers heeft gekozen. 5 Koppel de werknemers. LET OP! Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Koppelen Klik op de button om de werknemers aan elkaar te koppelen. De werknemers zijn zojuist aan elkaar gekoppeld. 6 Koppel de volgende werknemer, indien nodig. Volgende werknemer koppelen Klik op deze link om de volgende werknemer te koppelen. 25 van 34

26 Uitgangspunten 14. Uitgangspunten Bij Uitgangspunten kunt u de uitgangspunten opvragen en instellen. Indien u deze uitgangspunten wilt instellen, volgt u de onderstaande stappen. LET OP! U heeft alleen zicht op de uitgangspunten die voor u van toepassing zijn. 1 Selecteer uw voorkeur per uitgangspunt. Betreffende uitgangspunt Klik op het pijltje om uw voorkeur te 2 Ga verder naar het volgende scherm. Het overzicht van de door u gewenste uitgangspunten worden getoond. Verder Klik op de button om naar het volgende scherm te gaan. 3 Maak de juiste keuze. Doorvoeren Corrigeren Klik op de button indien de gegevens doorgevoerd moeten worden. Klik op de button indien de gegevens gecorrigeerd moeten worden. De gewenste uitgangspunten zijn zojuist opgeslagen. 26 van 34

27 Uw gegevens 15. Uw gegevens Bij Uw gegevens kunt u de bedrijfsgegevens en instellingen inzien. Treden er wijzigingen op in de bedrijfsgegevens, dan kunt u de wijzigingen doorgegeven aan Generali. Wachtwoord 16. Wachtwoord Bij Wachtwoord kunt u het wachtwoord wijzigen. Indien u het wachtwoord wilt wijzigen, volgt u de onderstaande stappen. 1 Wijzig de gegevens in de betreffende velden. LET OP! Het nieuwe wachtwoord moet aan minimaal drie van de volgende vier criteria voldoen: Bevat hoofdletter Bevat vreemd teken (*&%$) Bevat cijfer (minimaal 1 karakter) Heeft minimaal 8 karakters Gebruikersnaam * Nieuw wachtwoord * Nogmaals het nieuwe wachtwoord * Typ hier de gebruikersnaam. Typ hier het nieuwe wachtwoord. Typ hier nogmaals het nieuwe wachtwoord. LET OP! * = is verplicht veld. 2 Sla de gegevens op. Opslaan Klik op de button om de gegevens op te slaan. Het wachtwoord is zojuist gewijzigd. 27 van 34

28 Autorisaties 17. Autorisaties Bij Autorisaties kunt u de autorisaties (gebruikersrechten) van een gebruiker wijzigen. Tevens kunt u een nieuwe gebruiker toevoegen. Naast een interne gebruiker, kunt u ook derden toegang verlenen tot Click & Claim. U kunt daarbij denken aan een administratiekantoor. Dit is echter alleen toegestaan als er sprake is van een zakelijke relatie. U draagt hiervoor uw eigen verantwoordelijkheid. LET OP! U kunt alleen autorisaties inregelen van gebruikers indien u daartoe bevoegd bent. U kunt uw eigen autorisaties niet zelf aanpassen. LET OP! Alle buttons in Click & Claim zijn gekoppeld aan de autorisaties. Alleen de buttons welke behoren bij uw autorisaties worden getoond. Autorisaties inregelen voor bestaande gebruiker Indien u de autorisaties wilt inregelen voor een bestaande gebruiker, volgt u de onderstaande stappen. 1 Zoek de betreffende gebruiker. LET OP! U dient de gehele gebruikersnaam in te voeren, inclusief het teken (_). Gebruikersnaam Zoek gebruiker Typ hier de gebruikersnaam van de gebruiker. Klik op de button om de gebruiker te zoeken. 2 Geef de gebruiker de gewenste autorisaties. Autorisaties Vink de gewenste autorisaties aan. 3 Maak de juiste keuze. Wijzig gegevens Ongedaan maken Klik op de button om de gegevens te wijzigen. Klik op de button om de zojuist aangevinkte autorisaties ongedaan te maken. De gewenste autorisaties zijn zojuist opgeslagen. 28 van 34

29 Autorisaties inregelen voor een nieuwe gebruiker Indien u de autorisaties wilt inregelen voor een nieuwe gebruiker, volgt u de onderstaande stappen. 1 Registreer de gegevens in de daarvoor bestemde velden. LET OP! De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn gevoelig voor het gebruik van hoofd- en kleine letters. Gebruikersnaam * Wachtwoord * Bevestiging wachtwoord * adres voor gegevens verzending Typ hier de gebruikersnaam waarmee de gebruiker kan inloggen. Typ hier het wachtwoord waarmee de gebruiker kan inloggen. Typ hier nogmaals het wachtwoord om het wachtwoord te bevestigen. Typ hier het adres waar gegevens naar verzonden kunnen worden. LET OP! * = is verplicht veld. 2 Sla de gegevens op. Opslaan Klik op de button om de gegevens op te slaan. 3 Geef de gebruiker de gewenste autorisaties. Autorisaties Vink de gewenste autorisaties aan. 4 Maak de juiste keuze. Wijzig gegevens Ongedaan maken Klik op de button om de gegevens te wijzigen. Klik op de button om de zojuist aangevinkte autorisaties ongedaan te maken. De gewenste autorisaties zijn zojuist opgeslagen. 29 van 34

30 ndleiding 18. Handleiding Bij Handleiding kunt u de elektronische versie van de handleiding inzien. 19. FAQ Bij FAQ kunt u de veel gestelde vragen bekijken. Wellicht kunnen diverse vragen middels deze FAQ lijst beantwoord worden. Contact 20. Contact Bij Contact kunt u de contactgegevens van Generali inzien. og out 21. Log out Bij Log out kunt u uitloggen. Zo voorkomt u dat een niet bevoegd persoon misbruik kan maken van Click & Claim. 1 Log u als gebruiker uit. LOG OUT Klik op de button om u uit te loggen. U bent zojuist uitgelogd. 30 van 34

31 Veel gestelde vragen 22. Veel gestelde vragen Vragen over inloggen Wat is mijn inlognaam en wachtwoord? U heeft van ons een ontvangen waarin wordt aangegeven wat uw gebruikersnaam en wachtwoord is. Indien u deze gegevens kwijt bent, kunt u contact met ons opnemen. Vragen over de upload Kan ik rechtstreeks uit mijn salarisadministratie een upload doen? Ja dat kan. U volgt hiervoor de stappen welke worden beschreven in het document dat u bij de autorisati (het bericht waarin uw gebruikersnaam en uw wachtwoord is verstrekt) heeft ontvangen. Indien u deze gegevens kwijt bent, verzoeken wij u contact op te nemen met ons. Dien ik elke maand een upload te doen, ook als mijn gegevens niet gewijzigd zijn? Om er zeker van te zijn dat de gegevens ongewijzigd zijn, kunt u elke maand de gegevens te uploaden. Het uploaden van dezelfde gegevens zien wij als een bevestiging van uw kant. Wij keren uit over het salaris wat bij hen bekend is. Het is daarom van belang dat u de gegevens van de werknemers elke maand update. Ik werk in mijn salarispakket met een fulltime salaris en het daarbij behorende parttime percentage om te bepalen hoeveel de medewerker daadwerkelijk verdient. U gebruikt het salarispakket op een andere wijze dan de wijze waarop Click & Claim hiermee om kan gaan. Hierdoor kan het door u geëxporteerde export bestand niet voor Click & Claim worden gebruikt. Wij verzoeken u om contact met ons op te nemen. Mijn salarisadministratie is gebaseerd op een 4-wekelijkse loonbetaling. Wij verzoeken u om contact met ons op te nemen. Het uploaden met een Excel-bestand geeft een foutmelding over het ontbreken van Employee initials. Als u een melding ontvangt over het ontbreken van Employee initials over een regel in het Excel-bestand die direct onder de laatste werknemer staat, kunt u dit op de volgende manier oplossen: Selecteer ruim tien lege regels die direct onder de laatste werknemer staan. De volledige rijen selecteren doet u door de getallen van de rijen aan te klikken en op deze wijze meerdere rijen te Vervolgens kiest u in het menu Wijzigen (Edit) voor Verwijderen (Delete). U slaat het bestand vervolgens op en de upload kan opnieuw gedaan worden. Indien de problemen zich blijven voordoen, verzoeken wij u contact op te nemen met ons. Vergeet niet uw polisnummer en de foutmelding te vermelden. 31 van 34

32 Het uploaden met een Excel-bestand geeft een andere foutmelding als hierboven. Controleer het bestand. Het kan namelijk zijn dat niet alle verplichte velden zijn gevuld, er een onjuist scheidingteken wordt gebruikt of er lege regels in het bestand staan. Indien de problemen zich blijven voordoen, verzoeken wij u het bestand te en naar ons. Vergeet niet uw polisnummer te vermelden. Wij zulen het bestand controleren. Na controle ontvangt u het bestand gecorrigeerd per retour met daarbij een verklaring voor de foutmelding die u heeft ontvangen. Upload met exportbestand uit mijn salarisadministratie geeft een foutmelding. Wij verzoeken u het bestand naar ons te en. Wij zullen het bestand controleren. Na controle ontvangt u het bestand gecorrigeerd per retour met daarbij een verklaring voor de foutmelding die u heeft ontvangen. In Click & Claim staat het verkeerde salarispakket. Indien de door u aangegeven koppeling met het salarispakket bestaat, kunnen wij deze anders voor u instellen. Wij verzoeken u om contact met ons op te nemen. Ik wil een upload doen over maand (.), maar ik krijg alleen voorgaande maanden te zien bij de correctie upload? De upload dient altijd uitgevoerd te worden aan het eind van de lopende maand. Dus een upload over de maand maart, dient plaats te vinden in de periode eind maart, begin april. Vragen over ziek- en hersteld melden De werknemer die ik ziek wil melden, kan ik niet vinden. Onder de button Ziekmelding kunt u in het veld Zoeken de werknemer zoeken. Indien u geen gegevens invoert, wordt er een overzicht getoond van alle werknemers die u kunt ziekmelden. Indien de werknemer die u wilt ziekmelden niet in de lijst voorkomt, kan het zijn dat de werknemer al ziek gemeld is. In dat laatste geval kunt u deze werknemer vinden onder de button Wijzig melding en onder de button Herstelmelding. Mocht de werknemer niet kunnen vinden onder deze buttons, is de werknemer nog niet bekend in Click & Claim. U kunt u deze werknemer handmatig opvoeren. Indien u de werknemer handmatig opvoert, dient u deze na de eerstvolgende upload te koppelen. Kan ik een werknemer ziekmelden als ik nog geen upload heb gedaan? U kunt een werknemer ziekmelden als u nog geen upload heeft gedaan. U dient hiervoor eerst de werknemergegevens op te voeren via de button Opv. Werknemer. Na het opvoeren van de werknemergegevens, kunt u de optie Ziekmelden aanvinken en vervolgens de werknemer ziek melden. Hoe moet ik doorgeven dat één van mijn zieke werknemers weer gedeeltelijk aan het werk gaat? Onder de button Wijzig melding treft u de ziek gemelde werknemers aan. Door op de naam van een zieke werknemer te klikken kunt u per een door u opgegeven datum een wijziging in de gegevens aanbrengen. Door het percentage ziek aan te passen kunt u aangeven voor hoeveel procent deze werknemer nog ziek is. 32 van 34

33 Ik heb een melding gedaan. Hoe weet ik zeker dat deze doorgevoerd is? Zodra u alle schermen van de melding heeft voltooid, is de melding doorgekomen. Voor uw administratie heeft u ook de mogelijkheid gekregen tot het afdrukken van de melding. Er is geen extra controle waar u dit nog een keer kunt inzien, een afdruk wordt daarom aangeraden. Eerste ziektedag te ver in het verleden, kan de melding niet doorvoeren. Wij verzoeken u het verzoek te en naar ons. Afhankelijk van de omstandigheden van het concrete geval zullen wij beoordelen of de registratie per aangegeven eerste ziektedag nog wordt gehonoreerd. Vragen overig Hoe kan het dat bepaalde buttons niet zichtbaar zijn? Alle buttons in Click & Claim zijn gekoppeld aan de autorisaties. Alleen de buttons welke behoren bij uw autorisaties worden getoond. 33 van 34

34 Uw Generali. De pensioen- en inkomensverzekeraar. Generali verzekeringsgroep Diemerhof 42 Postbus CL Diemen T I E uwgenerali@generali.nl Handelsregister Amsterdam, nrs , , , AFM nrs , , van 34