Simone Kortekaas Hoofd Collectie- & Informatiemanagement Wageningen UR Library

Transcriptie

1 Simone Kortekaas Hoofd Collectie- & Informatiemanagement Wageningen UR Library

2 OCLC Contactdag 15 oktober 2015 UKB in 2015 Simone Kortekaas Hoofd Collectie- & Informatiemanagement Wageningen UR Library

3 UKB licensing open access! benchmarking skills development innovating the national information infrastructure 205

4 UKB, agenda 2015 National information infrastructure (GII) Purchasing scientific information Digitizing collections Sustainable access to collections Promoting open access National repository infrastructure The Embedded Library Research data management Discovery tools Academic skills New competences Measuring impact 206

5

6

7

8

9 Transitie naar WorldShare

10 Managementsamenvatting van GGC, NCC/IBL en PiCarta naar vergelijkbare en uitgebreidere dienstverlening op het WorldShare Platform van OCLC

11 Waarom?

12 Waarom? 1. aansluiting met klanten 2. ketenautomatisering 3. platform voor innovatie 4. kostenbesparing Web of Science Scopus PubMed CONTENT Google (Scholar) WorldCat DISCOVERY read/publish search/find use/contribute buy Data collaborate/share Amazon, Bol MyExperiment Researchgate Mendeley Blogs

13 Ketenautomatisering metadatabeheer o FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records) o FAST (Faceted Application of Subject Terminology) o VIAF (Virtual International Authority File) collectiebeheer licentiebeheer o WorldCat knowledge base (WCKB) leveranciersbeheer

14 Innovatie linked (open) data gebruik van API s Google, Wikipedia, etc. van MARC21 naar BIBFRAME? digitaliseringsregister

15 Hoe?

16 Transitieproject 12 UB s KB OCLC 2 fases o voorbereiding o implementatie ( bouwstroom ) + proefproject WorldCat Knowledge Base i.s.m. SURFmarket 2 pakketten 1. A Basis catalogiseren op Worldshare platform NCC als virtuele collectie in WorldCat open standaarden voor maximale flexibiliteit overgang naar Worldshare ILL 2. B Optioneel link resolver (knowledge base) WorldCat Local (Discovery) licentiemanagement acquisitiemanagement (ERM) aansluiting via SURF-conext

17 Fase 1: voorbereidingen 1. Analyse huidige WorldCat / WorldShare diensten 2. Analyse OCLC Roadmap 3. Analyse lokale en nationale systemen 4. Opstellen business case voor samenwerking 5. Harmonisatie en standaardisatie 6. IT-architectuur opstellen 7. Project-roadmap & -mijlpalen vaststellen

18 Platform

19 Architectuur

20 UKB to WorldShare Platform Architectuur Contract-componenten Nationale catalogus WinIBW WebCat GGC NCC/IBL Collectio n Manager Wereldcatalogus WorldCa t Connexion Record Manager Discovery WorldCa t Local Primo LBS ILS Aleph V-Smart WMS... Summo n Discover, other New PiCarta experience WCKB SFX 360 Link, other Knowledge Base / Link resolver The world s libraries. Connected.

21 WMS / WCL LBS / WCL LBS / Summon LBS / Primo Aleph / Primo Aleph / Discover VSmart / Primo local / Primo

22

23 Fase 2: implementatie Metadata- & collectiemanagement gezamenlijke diensten inrichten training (MARC21, RDA, Record Manager) Overstap naar Worldshare per UKB-partner afstemming met lokale projecten lokale functionaliteit en diensten testen van de GGC-conversie(s) Uitleen / ILL lokale zoeksystemen aanpassen gezamenlijke migratie naar Worldshare ILL

24 Complexiteit

25 Wat ons bezig houdt lokale verschillen diensten systemen (zoekmachines, link resolver, knowledge base) moving target, moving base: lokale projecten GGC - WorldCat conversie synchronisatie auteursnummers (DAI, ISNI, ORCID) thesauri niet alle leveranciers (al) op het platform functionaliteit van Worldshare ILL gevolgen voor openbare bibliotheken

26 Waar staan we?

27 Documenten

28 Planning

29 Masterclass: Managing change at the speed of technological transformation Mary Sauer-Games Hubert Krekels Ton van Vlimmeren 15:30 16:45 uur Pandora Omdat kennis gedeeld moet worden: Ervaringen van uw collega s TU Delft gaat over naar WorldShare Management Services (Frits van Latum) Innovatie bij Openbare Bibliotheken (Peter Kok) WorldShare e-services bij de Radboud Universiteit Nijmegen (Gerard Bierens & Harm Derks) 15:30 16:45 uur Hertz Ervaringen bij OCLC: Stand van zaken E-content voor Nederlandse bibliotheken (Ellen Hartman) De SURFmarket-OCLC pilot voor het UKB (John Janssen & Pim Slot) In stappen naar WMS (Nander Lankhorst) Metadata-update: IBL, GII en metadatamanagement (Daniël van Spanje) 15:30 16:45 uur Cloud Nine

30 Omdat kennis gedeeld moet worden Ervaringen van uw collega s SM

31 Frits van Latum Manager Library Innovation TU Delft Library

32 OCLC Contactdag 15 oktober 2015 TU Delft gaat over naar WorldShare Management Services Frits van Latum Projectmanager TU Delft Library

33 TU DELFT LIBRARY

34 Context Primaire doelgroep: TU Delft Faculteiten: bijna studenten en ongeveer medewerkers (3.000 onderzoekers en docenten) Bouwkunde - Industrieel Ontwerp - Civiele Techniek - 3ME - Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica - Lucht- en ruimtevaart - Technische Natuurwetenschappen - Techniek, Beleid en Management Secundaire doelgroep Technisch Wetenschappelijk Nederland : instellingen, bedrijven, individuele externe klanten

35 TU Delft Library Bibliotheek Collecties ~100 fte * centrale Bibliotheek, faculteitsbibliotheek Bouwkunde, studieruimte faculteit Civiele Techniek (geen balie, uitleenautomaat) bijna publicaties in open opstelling en magazijn digitale objecten in repositories research data sets e-books e-journals

36 Tools tot 6 juli 2015 Discover voor eindgebruikers (eigen ontwikkeling) Aleph: traditioneel materiaal, SFX, Docutrans van EX Libris VSources: in samenwerking met TU Eindhoven (e-resources) Excel sheets, SharePoint (e-resources) Docutrans: kopie leverantie en IBL (eigen ontwikkeling) na 6 juli 2015 WorldCat Discovery WMS (Docutrans tot eind 2016)

37 WAT HOE WAAROM

38 Wat, hoe Wat: een multi-tenant cloud systeem met unified resource management in 2013 (UKB contract met OCLC over vervanging GGC en NCC/IBL door WorldShare Platform ) Hoe: Europese aanbesteding in 2014 echte keuze, contract voor 5 jaar met optie voor verlenging voor nog eens 5 jaar OCLC winnaar van de aanbesteding

39 en waarom? kostenreductie hardware, software licenties, beheer (aanzienlijke) efficiency verbetering op termijn door delen van data, keten automatisering betere dienstverlening voor klanten, en: discovery: veel meer publicaties toegankelijk beter uitgangspunt voor innovatie

40 Efficiency

41 IMPLEMENTATIE

42 Implementatie Project Implementatie Clouddiensten Library december 2014: projectplan januari juni 2015: uitvoering 2, 3, en 4 juli: transitie 6 juli: Live! 15 augustus: start communicatie studenten en medewerkers september oktober 2015: afronding

43 Implementatie Aanpak gezamenlijk project van Library, SSC ICT en OCLC projectleider en stuurgroep projectteam met deelprojectleiders voor: functionaliteit, dataconversie, ICT (koppelingen), testcoördinator, opleidingen, communicatie, werkzaamheden OCLC, en niet te vergeten: projectsecretaris early adopters en (interne) communicatie fasering: ontwerp inrichting, conversie, koppelingen tests trainingen live afronding professionele project-werkomgeving, wekelijks overleg

44 Conversie (alleen) Fysiek materiaal E-resources Transacties titelbeschrijvingen in het kader van UKB Project via GGC naar WorldCat, zo ook holdings/ites nieuwe upload uit Aleph naar GGC was noodzakelijk via aanzetten/aanmaken collecties (e-journals en e-books, pakketten) nullevering van studenten/medewerkers uit IDM systeem externe leners leentransacties en boetes (niet: besteltransacties)

45 Inrichting Grotere veranderingen e-resource management (++) shared databases (++) klantgroepen en uitleenreglement (+/-) discovery: van 2M naar 2.000M (++) EZProxy (++) websites Kleinere veranderingen plaatsing fysiek materiaal werkwijze in magazijn

46 Inrichting De meeste aandacht gaat naar: omgang met externe klanten en fysiek materiaal Wat blijft hetzelfde IBL en kopie leverantie Afrondingsfase Eind 2016 afschaffing IP authenticatie koppeling met bestelsysteem TU Delft IBL wordt ILL integratie Docutrans in WMS

47 Koppelingen Identity Management studenten en medewerkers: netid en campuskaart externen aangesloten bij SURF: Surf Conext overige externen: Onegini (OpenID via Surf Conext) Financiële systemen Websites toekomstig verzoek : koppeling met besteladministratie change : wordt gerealiseerd in de komende maanden bronnengids gemigreerd naar CMS attenderingslijsten in Discover omgezet naar WorldCat Discovery

48 Live gang Draaiboek ~ 70 activiteiten in een periode van 2 maanden omzetten zoekbox op de website, mails naar externe klanten, aanzetten redirect openurl resolver, uitzetten inloggen op Discover, mededelingen op websites, laatste conversie leengegevens, conversie boetes, lendomaten, etc, etc Transitieteam transitie, inclusief laatste conversies, in 2 dagen projectteam & Ask your Library + vast hoofdkwartier eerste week na live gang iedere dag standup meeting

49 Lessons learned WMS voldoet aan de verwachtingen Implementatie in 6 maanden kan professioneel project management is voorwaarde dankzij inzet OCLC en inzet ICT (koppelingen) en medewerkers Library In- en externe communicatie is van groot belang, gedurende alle fases van het project

50 Lessons learned Circulation balie heeft in de eerste periode veel extra werk E-resource management tweede ronde nodig om licentie-management, collection management en acquisitions (in samenhang) op orde te krijgen Bij een dergelijk project komt de hele organisatie aan de orde Workflows worden in vervolgproject, nadat voldoende ervaring met WMS is opgebouwd, opnieuw bekeken en vastgelegd

51 INNOVATIE

52 Innovatie WMS vormt een basis voor innovatie Kopie levering is nogal vorige eeuw het gaat om toegang tot wetenschappelijke informatie Attendering & Aanwinsten linked data was in Delft gebaseerd op lokale classificatiecodes (is nog uitgebreid naar e-books) maar is onhoudbaar in WorldCat hoe gaat attendering eruitzien, gebaseerd op WorldCat Discovery (en waarschijnlijk meer) vervolgproject

53 Dank voor uw aandacht Frits van Latum Projectmanager TU Delft Library

54 Peter Kok Directeur/bestuurder De Bibliotheek Midden-Brabant

55 OCLC Contactdag 15 oktober 2015 Innovatie bij openbare bibliotheken Peter Kok Directeur/bestuurder De Bibliotheek Midden-Brabant

56 De Bibliotheek Midden-Brabant

57

58 Wij maken de wereld van mensen groter Podium Werkplaats Kennis en verhalen Collectie wijk - dorp - stad

61 Leesontwikkeling

62 Lees- en taalvaardigheid

63 Digitale vaardigheden

65 Schrijftalent

66 Singer/Songwriter talent

67 Digitaal talent

69 De Kennismakerij

70 Knetters

72 Het Digilab

73 Het schrijfatelier

75 Collectie Boeken

76 De Kenniscloud

78 Ontdek de Spoorzone

79 De LocHal

80 Gerard Bierens Overall WorldShare projectmanager Radboud Universiteit Nijmegen Harm Derks Teamleider eresources & Licence Management Radboud Universiteit Nijmegen

81 Project WorldShare Transitie bij Universiteitsbibliotheek Radboud Universiteit Gerard Bierens & Harm Derks Universiteitsbibliotheek Afdeling Content en Metadata Management OCLC Contactdag

82

83 van GGC / LBS naar WorldShare / WMS

84 Lokaal WorldShare project bij UB Nijmegen Gefaseerde aanpak Fase 1: Implementatie WorldCat knowledge base en Discoverytool Fase 2: Implementatie WorldShare eservices, EZproxy en License Manager Fase 3: implementatie Record Manager (catalogiseren in WorldCat) & overstap LBS > WMS. Voorafgaand / voorwaardelijk: migratietrajecten voor EZproxy, SFX, LBS en JasperReports

85

86 Roadmap in grote lijnen Januari 2015 beginnen met het vullen van de WorldCat Knowledgebase, met behulp van Collection Manager. Medio juli 2015 over naar de Discoverytool WorldCat Discovery Services. In tweede helft 2015 implementatie hosted EZproxy en WorldShare Licence Manager. Vanaf eind 2015 starten met transitie naar catalogiseren in WorldCat, met Marc21 en Record Manager. UB Nijmegen is voornemens om in aansluiting daarop in 2016 volledig naar WMS over te stappen. Let wel: in grote mate afhankelijk van het tempo in het landelijke UKB project!

87 Fase 1: Project Implementatie WorldCat knowledge base en Discovery zoekmachine Begin 2015 van start, in september afgerond. Projectdoelen: SFX vervangen door WorldCat knowledge base Discovery zoekmachine Summon (RUQuest) vervangen door WorldCat Discovery Services

88 Voorafgaand In maart 2015 heeft de bibliotheek van de Radboud Universiteit gekozen voor WorldShare eservices voor het beheer van haar elektronische bronnen, bovenop het UKB standaard pakket voor de migratie naar het WorldShare Platform Achterliggend idee: met eservices we de systemen en processen vereenvoudigen die nodig zijn om elektronische materialen sneller aan hun gebruikers te leveren, ongeacht waar de bibliotheekgebruikers hun zoektocht beginnen Beoogd resultaat: Bibliotheek binnenstebuiten keren; gebruikers niet meer in de bibliotheekomgeving laten beginnen, maar eindigen

89 Historie 2003: implementatie SFX Knowledge Base en Link Resolver 2012: Overgang 360 Suite van ProQuest. Niet tevreden workaround SFX / GGC achterstand Requirements KB (werkgroep) - geaccordeerd door OHB Application Profile Collection Manager 2014: lancering WorldShare Platform: besluit vervanging 360 Suite door OCLC Link Resolver i.c.m. eservices (o.a. Discovery) Gefaseerde transitie naar het WorldShare Platform: Fase1: eservices; Fase 2: RecordManager; Fase 3: WMS (intentie) met optie Big Bang

90 OCLC knowledge base Grote (kwalitatief) groeiende knowledge base econtent beheer (ejournals / ebooks). Over een oplossing voor databases wordt nagedacht Vanuit SFX (geautomatiseerd) ingelezen. Controle Bij voorkeur global collections. Onderhoud collecties: OCLC i.s.m. Leveranciers (bijv. SURF) Bijwerken collecties (o.a. toevoegen content via geautomatiseerde feeds vb JSTOR / Ebrary) Standaardisering in aanlevering kwalitatieve goede metadata (KBART); uitgevers sterk adviseren (onderdeel verwervingsproces). Standaardisering van titellijsten die matcht met inhoud (collecties) KB

91 Meerwaarde OCLC KB Efficiëntie: van het bijhouden van 3 KB s (SFX / Summon / OCLC) naar 1 systeem SURFdeals opgenomen als collecties Streven naar geen lokale collecties (onderhoud komt dan nl bij bibliotheken te liggen) Global KB als integraal onderdeel WorldShare Platform Gemeenschappelijke verantwoording / idee van collectiviteit Link resolver maakt integraal onderdeel uit van de collectie management modules Minder complex voor zowel gebruikers als Back Office

92 Transitiefase Implementeer eerst EZproxy en zorg ervoor dat het bij alle leveranciers / uitgevers goed geregistreerd staat. Testfase Aansluiting Overige Campus systemen Impactanalyse vervanging SFX uitgevoerd In 3 fases: - initiële vulling; op basis van kwantiteit (scoren >90%) SFX als basis (vanaf april / mei 2015) - coverage aanpassen (?) - vulling als weerspiegeling Licenties (implementatie LicenseManager) Bèta-versie vanaf 1 / Ombouwen website (urls / libguides (centrale links) / ELO s RU test Discovery en Link Resolver (intern en extern): resultaten overwegend positief. Geen showstoppers. Vanaf 1 september 2015 live

93 Aanbevelingen Landelijk organiseren. Gemeenschappelijke criteria, al in het vroegste stadium van acquisitie. Beleid hierop ontwikkelen Werkgroep / maillijst Gemeenschappelijk ontsluiten en bijwerken hiaten KB (bijv. Kluwer) Coöperatief beheer knowledge base Benchmark koppelen aan WorldShare Platform (KB voor emedia) OCLC: sync mechanisme WorldCat met GGC!