Bestuursverslag Maart Bestuursverslag (2) concept

Transcriptie

1 Bestuursverslag 2014 Maart

2 Inleiding 2014 en de toekomst van Tresoar in vijf hoofdlijnen We mogen stellen dat de beleidsperiode tot nu toe zeer uitdagend is. In 2014, halverwege deze periode, werden enkele fundamentele ontwikkelingen zeer expliciet en zag Tresoar zich voor de taak gesteld om evenzovele fundamentele keuzes te maken. In de veelheid van taken van Tresoar zijn in 2014 enkele belangrijke hoofdlijnen aangebracht met daaraan gekoppeld de concrete te realiseren doelstellingen. De vijf hoofdlijnen die in 2014 zijn aangebracht, vormen naar onze overtuiging ook de essentiële ontwikkelingslijnen voor de toekomst op de langere termijn: 1. e-archives Vanuit zijn archiefwettelijke en historische taken heeft Tresoar in 2014 belangrijke stappen gezet in de implementatie van de digitale infrastructuur voor duurzaam beheer van digitale archieven en collecties. Binnen het verband van de landelijke regionaal-historische centra en het Nationaal Archief werkt Tresoar aan deze infrastructuur, het zogenaamde e-depot. De daadwerkelijke aansluiting vindt plaats medio 2016, maar in 2014 en 2015 worden de voorbereidingen getroffen. In 2014 zijn met de Provincie Fryslân belangrijke afspraken gemaakt over de start van het archiefwettelijk bepaalde Strategisch Informatie Overleg waarin de provincie als archiefvormer en Tresoar als fysieke en digitale archiefbewaarplaats de vraagstukken rond digitale archivering in het gehele records continuum bespreken. De ontwikkeling van het landelijke e-depot is ook van belang voor het behoud en beheer van particuliere digitale archieven. In de komende jaren zet Tresoar sterk in op het bieden van kennis en infrastructuur voor het zowel voor de overheid als voor particuliere archiefvormers steeds acutere probleem van digitale archivering in relatie tot digitale duurzaamheid. 2. Kulturele Hoofdstad 2018 In 2014 heeft Tresoar al intensief gewerkt aan de realisatie van enkele projekten in het kader van Kulturele Hoofdstad Het gaat om het projekt Jiddish Waves, de opvolger van het door Tresoar driemaal georganiseerde Jiddisch Festival, en om het omvangrijke kernproject Lân fan Taal, een multimediale presentatie rond het thema taal en literatuur in Europees perspectief. In december 2014 zijn de conceptuele werkzaamheden afgerond en in februari 2015 wordt het totale projectplan gepresenteerd en ter besluitvorming voorgelegd aan de formele projecteigenaar, de provincie Fryslân. Lân fan Taal is een project dat in de komende jaren alle aandacht zal vergen om tot realisatie te komen, maar ook na 2018 dient Tresoar zich te ontfermen over de legacy van dit projekt in de vorm van nieuwe tentoonstellings- en presentatievormen van Friese taal en literatuur. Tresoar werkt in Lân fan Taal samen met Afûk, provincie Fryslân en Kulturele Hoofdstad Materiële zorg Het behoud en beheer van de rijke archieven en collecties van Tresoar blijft natuurlijk één van de kerntaken van de organisatie. In 2014 participeerde Tresoar in het samenwerkingsverband en in de stichting die de realisatie van een nieuw Collectiecentrum inhoudelijk en procedureel heeft voorbereid. In 2015 vindt de bouw plaats. In 2015 en 2016 komt daarmee een omvangrijke interne en externe verhuisoperatie op gang. 2

3 4. Kennis en wetenschap In de afgelopen jaren heeft zich in Fryslân een bijna historisch te noemen ontwikkeling voltrokken, namelijk de terugkeer van een academische infrastructuur in de vorm van de University Campus Fryslân (UCF). Als directe voortzetting van de bibliotheek van de universiteit van Franeker en als moderne wetenschappelijke bibliotheek van Fryslân met enkele speerpunten van Europees belang (Collectie Fryslân, Buma-bibliotheek, Fuksbibliotheek, bibliotheek universiteit Franeker) is Tresoar partner in de netwerkuniversiteit UCF en vervult Tresoar ook wederom een rol als universiteitsbibliotheek. In 2014 heeft Tresoar de bibliotheekfunctie van enkele Friese kennisinstituten overgenomen (Fryske Akademy/Mercator, Museum Princessehof) en worden bibliothecaire en documentaire diensten verleend aan het samenwerkingsverband Waddenzee.nl. Binnen het samenwerkingsverband met de gemeente Leeuwarden, Stichting Leeuwarden Studiestad en UCF ontwikkelt Tresoar zijn gebouw als fysieke plek voor ontmoeting, kennis en studie. Na een omvangrijke verbouwing biedt het gebouw meer en betere faciliteiten aan de groeiende academische gemeenschap in Leeuwarden en Fryslân. Daarnaast draagt Tresoar actief bij aan de stimulering van het academisch klimaat door het organiseren van diverse activiteiten en door het uitvoeren van redactietaken voor de nieuwe website Studium Generale, waar 15 Friese kennisinstituten zich aan hebben verbonden. 5. Deltaplan Digitalisering In 2014 is onder projectleiderschap van Tresoar het grote project Firtueel Fryslân (Deltaplan Digitalisering) van de grond gekomen. Binnen het kader van het provinciale project Wurkje foar Fryslân is een bedrag van vijf miljoen euro beschikbaar gesteld om in de periode een belangrijk deel van het Friese culturele erfgoed van een veertigtal instellingen te digitaliseren, doorzoekbaar te maken en te presenteren. In 2014 is de Europese aanbesteding voorbereid en in werking gezet. Ook is een keuze gemaakt voor het uitzendbureau dat het werkvolume dat niet in de aanbesteding is opgenomen gaat invullen. Het Deltaplan is een uniek project in landelijk perspectief omdat het door alle erfgoedsectoren heen op basis van linked open data de bestanden beschikbaar gaat stellen zodat een grote mate van valorisatie door maatschappelijke en economische instellingen en bedrijven mogelijk is. Tresoar is hier een belangrijke leverancier van halfproducten die in verschillende contexten nieuwe waarde en betekenis kunnen krijgen. Op basis van het Deltaplan ontwikkelt Tresoar zich tot een belangrijke schakel in de digitale culturele infrastructuur en tot een kenniscentrum op het gebied van open linked data en dataplatformen voor het culturele veld. 3

4 Bestuurlijke structuur Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt gevormd door zeven leden: drie leden die door de Minister van OCW zijn aangewezen, drie leden aangewezen door de Provinciale Staten van Fryslân (waaronder de Gedeputeerde voor Cultuur) en één lid aangewezen door de stichting Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum (FLMD). De bestuurssamenstelling is op 31 december 2014: Namens de Provincie Fryslân: Mevr. mr. drs. J.A. de Vries Mevr. A. Toering-Schuurmans Mr. F. Doting Namens de minister van OCW: Mr. E.J. Rotshuizen Drs. J. van der Velde, voorzitter Prof. dr. P. Winsemius Namens de stichting FLMD: W. Verf Als leden van het Dagelijks Bestuur zijn aangewezen: drs. J. van der Velde, voorzitter, mevr. mr. drs. J.A. de Vries en W. Verf. De directeur staat het AB en het DB bij als secretaris. Gebruik van het Fries Tresoar kent een taalstatuut en heeft daarmee een voorbeeldfunctie voor overheidsinstellingen in de provincie. De uitgangspunten van het statuut vertalen zich ook in opleidingen voor medewerkers. Rechtmatigheidsparagraaf Volgens de richtlijnen voor de jaarverslaglegging moet er in het jaarverslag aangegeven worden hoe Tresoar waarborgt dat er voldaan wordt aan de wettelijke verplichtingen uit wet- en regelgeving die voor Tresoar van toepassing is. Voor Tresoar geldt de navolgende wet- en regelgeving: De wet op de arbeidsomstandigheden (ARBO-wet) De archiefwet De Gemeenschappelijke regeling Letterhoeke (Staatscourant, ) Ad ARBO-wet Tresoar heeft een contract met de arbodienst Maetis Ardyn. Er zijn afspraken gemaakt met de bedrijfsarts over de begeleiding van zieke medewerkers. Er wordt periodiek overlegd in het Sociaal Medisch Overleg over het verzuim en het verzuimbeleid, zo nodig schuift de bedrijfsarts hierbij aan. In 2014 is het eigen regie model ingevoerd. Ad Archiefwet De Archiefwet schrijft voor dat de archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. De archivalia van de provinciale en rijksoverheid dienen na 20 jaar overgedragen te worden aan een archiefbewaarplaats in de zin der wet. Voor de rijksorganen is Tresoar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslân. Sinds 1 januari 2013 zijn de provincies wettelijk verantwoordelijk voor hun statische archieven. Zij moeten die overbrengen naar een provinciale 4

5 archiefbewaarplaats. De provincie heeft het Tresoar als zodanig aangewezen. In 2014 is met de provinciale archivaris overleg gevoerd over het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst waarin is vastgelegd welke diensten Tresoar aan de provincie levert voor het beheer van het statische provinciaal archief. Landelijk zijn er afspraken gemaakt over de bijdrage die de provincie aan Tresoar moet betalen voor het beheer van de provinciale statische archieven, deze bijdrage is het uitgangspunt voor de vergoeding die in de dienstverleningsovereenkomst voor de geleverde diensten wordt opgenomen. Om de stukken in goede staat te bewaren heeft Tresoar 9 depots die voldoen aan de eisen die de Archiefwet stelt aan een archiefbewaarplaats. Er is een behoudsplan opgesteld voor de archiefcollectie en er is in de organisatie een conserveringsadviseur aangesteld die toezicht houdt op de depots. Tresoar heeft voor wat de acquisitie van particuliere archieven betreft een collectievormingsprofiel opgezet dat via de website is te raadplegen. Voor de archieven van de rijksoverheid wordt met het Nationaal Archief overlegd over afstemming van de acquisitie. De archieven zijn te raadplegen op de studiezaal van Tresoar. De bezoekers die originele archivalia willen raadplegen moeten zich identificeren en laten registreren in het archiefbeheerssysteem MAIS- FLEXIS. Naast persoonlijk toezicht op de studiezaal is er videobewaking aanwezig. Ad Gemeenschappelijke regeling (GR) In de planning- en controllcyclus zijn de bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling opgenomen. klachtenregeling In 2005 is er door Tresoar in klachtenregeling in gebruik genomen. In deze regeling is vastgelegd hoe er met een klacht van een bezoeker om wordt gegaan. Het hoofd bestuurlijke zaken en bedrijfsvoering is daarbij aangewezen als klachtbehandelaar. In 2014 zijn geen klachten ingediend. Weerstandsvermogen Het Dagelijks Bestuur van Tresoar heeft de wens geuit jaarlijks vanuit de exploitatie een substantieel bedrag toe te voegen aan de Algemene Reserve, teneinde financiële risico s in de toekomst op te kunnen vangen. Gedacht kan daarbij worden aan extra structurele uitgaven ten gevolge van resultaten uit cao onderhandelingen, die niet of niet voldoende gedekt worden uit de jaarlijkse indexaties van de financiële bijdrage van de partners in de Gemeenschappelijke Regeling. De weerstandscapaciteit, het financiële vermogen om tegenvallers op te kunnen vangen zal ten opzichte van 2013 stijgen met 313 tot een totaal van Een stijging van 0,01 %. De stijging is veroorzaakt door de toename van de Algemene Reserve. Risicoparagraaf Bij het ontstaan van de fusie is een voorziening in het leven geroepen om de pensioenrechten van de medewerkers van het FLMD op hetzelfde niveau te brengen als die van de medewerkers van de Provinciale Bibliotheek en het Ryksargyf. Aan het Pensioenfonds ABP en het St. Vutfonds zijn inmiddels bijdragen overgemaakt. Met de Stichting FLMD als oud werkgever van de medewerkers van het voormalige FLMD zijn afspraken gemaakt over de verrekening van deze indexeringskosten. Ruwweg komen die afspraken neer op een vergoeding van 1/3 van deze kosten door de stichting. In 2009 is de indexatie voor de jaren 2006 tot en met 2008 afgerekend. Vanaf 2010 zijn de pensioenen niet meer jaarlijkse geïndexeerd. Een verrekening is dan ook niet nodig geweest. Voor 5

6 het geval er in de toekomst wel weer een indexering zal plaatsvinden is er een voorziening gereserveerd voor deze kosten. In de zomer van 2014 is door de Belastingdienst een boekenonderzoek gedaan naar de aftrek van de aan Tresoar in rekening gebrachte omzetbelasting over het tijdvak 2009 tot en met 31 december In het kader van het boekenonderzoek is een steekproef over het boekjaar 2013 uitgevoerd. Uit de steekproef zou blijken dat de aftrek van voorbelasting te hoog is. Tresoar heeft bezwaar aangetekend tegen de uitkomst van het onderzoek. Met behulp van een belastingadviseur werkt Tresoar aan een verweerschrift. De uitkomst zal in te tweede kwartaal van 2015 bekend zijn. Verbonden partijen Een verbonden partij is een organisatie waarin Tresoar een bestuurlijk en financieel belang heeft. Uitgangspunt voor het aangaan van een dergelijke verbintenis is dat de uitvoering van het beleid van Tresoar ermee gediend moet zijn. Leden van het Dagelijks Bestuur zijn q.q. bestuursleden van de Stichting Tresoar, maar van een financieel belang is geen sprake. Bedrijfsvoering De personele organisatie is, na de plaatsing van het personeel na de fusie in 2002, in 2009 herschikt. Financiering Het leeuwendeel van de financiering van Tresoar loopt via de twee partners in de Gemeenschappelijke Regeling, nl. de provincie Fryslân en het Ministerie van OC&W. Daarnaast is Tresoar actief bezig fondsen te werven voor grote projecten, waar de financiering van de partners in de GR niet in voorziet. 6

7 Kengetallen 2014 Beheer Collecties Groei Totaal - Depotcapaciteit in m Omvang collecties in m Overheidsarchieven in m Particuliere archieven in m Letterkundige collecties in m Bibliotheekcollecties in m Verhuurde capaciteit in m Museale objecten objecten Bezoek studiezaal - Studiezaal openingsuren 1820 kantooruren, 328 buiten kantooruren - Capaciteit in werkplekken 200 (85) - Bezoekers studiezaal (41.374) - Bezoekers overige activiteiten (14.908) o Basisscholieren 1215 (4.218) o MO scholieren 1114 (784) o HBO 142 (406) o Literaire activiteiten 2800 * (4908) Uitleningen boeken (23.944) Uitleningen archivalia (11.805) Uitleningen IBL Schriftelijke inlichtingen 801 (937) () de kengetallen van 2013 * exclusief bezoekersaantallen UIT!, Explore the North, Ameland Kunstmaand, Welcome to the Village, Freeze!, Boekenbal voor lezers etc., waar Tresoar Friese literatuur programmeert. Duizenden mensen hebben deze festivals bezocht en zijn in aanraking gekomen met Friese dichters, schrijvers, kunstenaars. Digitale Bezoekers - Websites ( ) - Alle Friezen.nl (bezoekers) ( ) (pagina s) Sonttol.nl (bezoekers) (pagina s) Wiewaswie (Fryslân) (bezoekers) ( ) (pagina s) Het gebruik van de fysieke infrastructuur van Tresoar is aan verandering onderhevig. Geheel in de lijn van de afgelopen jaren is er in 2014 per saldo minder materiaal over de balie gegaan (minder boekuitleningen, meer archiefuitleningen). Ook het aantal schriftelijke inlichtingen is afgenomen. De functie van de studiezalen is aan verandering onderhevig, er zijn minder bezoekers voor raadpleging maar er is een explosieve vraag naar studieplekken door studenten van de Hogescholen en Universiteiten/UCF zodat per saldo het bezoek aan Tresoar is gestegen. 7

8 Toegang bieden tot digitale bestanden is niet meer enkel het aanbieden van deze bestanden op de website maar ook of juist vooral- het beschikbaar stellen van de (meta)data in de juiste cultuurnetwerken (cultuurdomeinen) zoals bibliotheek.nl, e-depot/apex, dans en beeld&geluid. In deze geaggregeerde hubs worden de (meta)data van instellingen bij elkaar gebracht opdat de (meta) voor recreatief en professioneel gebruik hergebruikt kunnen worden. Tresoar neemt sinds 2011 volledig deel in bibliotheek.nl, deelname aan het e-depot/apex wordt voorbereid, evenals deelname aan beeld&geluid. Het proces van collectioneren en acquireren van archieven en collecties wordt gerationaliseerd. Doordat (meta)data op steeds ruimere schaal én op een geaggregeerder niveau beschikbaar komen, wordt het mogelijk om selectie en acquisitie centraal af te handelen voor instellingen of een consortium van instellingen zoals de Plusbibliotheken. Dit betekent in ieder geval voor de bibliotheekfunctie van Tresoar dat er taken worden uitbesteed. Op deze wijze wordt er ruimte gecreëerd voor het verwerken van de toenemende stroom digitale informatie. De informatiehuishouding van de overheid wordt gedigitaliseerd. De overheden dienen in 2017 volledig digitaal te werken. De digitaal gevormde overheidsarchieven zullen voor duurzame bewaring opgeslagen worden in het zogenaamde e-depot dat het Nationaal Archief nu ontwikkelt. In het verslagjaar is een onderzoek opgestart met de Groninger Archieven en Drents Archief waarbij de vraag is of er door samenwerking en opschaling in Noordelijk verband efficiency-winst behaald kan worden in het proces van aansluiten (en aangesloten houden!) van provinciale en gemeentelijke overheden op het e-depot. In 2015 worden de resultaten bekend. De doorontwikkeling van digitalisering en automatisering binnen Tresoar kan niet bestaan zonder een stevig en samenhangend fundament van informatie-architectuur, datamanagement en ict. Een aantal jaren geleden is de sanering gestart in het aantal databases en digitale collecties met als doel het beheer en behoud ervan te vereenvoudigen en te verduurzamen. Zo is gekozen voor het introduceren van een aantal datastandaarden met de bijbehorende beheeromgevingen waarmee Tresoar zijn wettelijke en bestuurlijke taken op adequate wijze kan blijven uitvoeren. De digitale collectie wordt als één collectie beheerd en niet meer onderscheiden en afzonderlijk beheerd naar herkomst uit archief, bibliotheek of museum. Via de metadatering (het toekennen van kenmerken op basis van datamodellen) wordt aard, herkomst en functie van een digitaal object vastgelegd evenals de samenhang tussen digitale objecten onderling en van digitale objecten met het fysieke origineel indien van toepassing. Verbouwing studiezaal Tresoar heeft van april tot en met oktober een ingrijpende verbouwing doorgemaakt. Het gebouw heeft meer publieksruimten gekregen en is beter toegerust voor een nieuwe generatie bezoekers: studenten afkomstig van de Hogescholen en Universiteiten/UCF. Studieruimten, overlegruimten, plaatsen met en zonder computer: allemaal plekken om het studeren en om het samen werken aan bijvoorbeeld opdrachten aangenamer te maken. Het aantal studieplekken is gegroeid van 85 naar 200. Tresoar probeert, met het oog op de toekomst, jongere publieksgroepen te trekken en is daarom actief betrokken bij de University Campus Fryslân en Leeuwarden Studiestad. Tresoar levert met zijn vernieuwde gebouw een bijdrage aan een prettig studieklimaat en daarmee aan een aantrekkelijk woon- en leefklimaat in Leeuwarden. Een groep studenten van de Rijksuniversiteit Groningen, die Multilingualism studeert, kreeg vanaf september drie dagen in de week college in het gebouw van Tresoar. 8

9 Lunchlezingen De Culturele Onderneming en Tresoar zijn in september gestart met een serie lunchlezingen. Thema's uit cultuur en onderwijs staan centraal. De gratis bijeenkomsten beginnen om twaalf uur. Bezoekers krijgen een broodje en worden getrakteerd op lezingen van ongeveer drie kwartier. Er zijn 4 lezingen geweest met een zeer grote opkomst. Ook in 2015 gaan de lezingen door op iedere derde donderdag van de maand. Studium Generale Leeuwarden (SGL) Verschillende partijen in de Friese hoofdstad organiseren steeds meer activiteiten op het gebied van wetenschap en samenleving. Om ervoor te zorgen dat verschillende activiteiten elkaar niet overlappen en om de inwoners van Fryslân een overzicht te geven van alle activiteiten die georganiseerd worden hebben UCF en Tresoar Studium Generale Leeuwarden geïnitieerd: een gemeenschappelijke agenda. Onder het motto kennis verrijkt brengt Studium Generale Leeuwarden lezingen, debatten en symposia onder de aandacht die bijdragen aan het academisch klimaat in de hoofdstad van Fryslân. Instellingen en organisaties uit onderwijs, zorg, kunst, media en cultuur werken samen om publieksbijeenkomsten met een duidelijke wetenschappelijke component toegankelijk te maken voor een zo breed mogelijk publiek. Deze activiteiten worden door een website en digitale nieuwsbrief ondersteund. Collecties In 2014 zijn diverse collecties zoals de collectie van de Fryske Akademy/Mercator en het Fries Natuurmuseum ingehuisd in het gebouw van Tresoar en via de catalogus van Tresoar beschikbaar gekomen. Rondom een aantal zwaartepunten wordt de collectievorming anders vormgegeven. In 2014 zijn de eerste ervaringen opgedaan met het 'outsourcen' van aanschaf en bewerking van publicaties op basis van vooraf vastgestelde collectieprofielen. Ook intern zijn werkwijzen en procedures tegen het licht gehouden. In 2015 zullen de resultaten tegen het licht worden gehouden. De rol van Tresoar als kennisknooppunt in de University Campus Fryslân is versterkt door de overname van bibliotheekcollecties van kennisinstellingen als de Fryske Akademy en het Fries Natuurmuseum. Hierdoor is de collectie op het gebied van onder meer meertaligheid en waddengebied flink gegroeid. Met andere instellingen, waaronder het Fries Museum, is het overleg hierover geïnitieerd. In samenwerkingsverbanden gaat het niet alleen om overname van collecties, maar ook om het gezamenlijk ontwikkelen van nieuwe vormen van toegankelijkheid en gebruik. Medewerkers van de Fryske Akademy, Het Fries Natuurmuseum of Fries Museum geven binnen de afgesproken kaders aan welke boeken aangeschaft dienen te worden en waar deze geplaatst moeten worden, op locatie of bij Tresoar. DAM-collectie De dam- en schaakcollectie Kruijswijk en Keessen van de StadsArchief- en Bibliotheek Deventer (SAB) is in 2013 fysiek verplaatst naar het gebouw van Tresoar en heeft verdere bewerking plaatsgevonden 9

10 zoals ontdubbelen van de collectie. Dit jaar zijn ruim 1500 titels in de GGC overgeheveld van SAB Deventer naar Tresoar en daarmee ter beschikking gekomen in de catalogus van Tresoar. De tijdschriften en Russische titels in de collectie wachten nog op verdere verwerking. Bibliotheek OKS/Princessehof De bibliotheek (de keramiekcollectie) van de Ottema Kingma-Stichting is geconverteerd in 2013 en beschikbaar gekomen in de Tresoar-catalogus. Van de ruim OKS-titels zijn nu ca titels bewerkt. De lopende tijdschriften binnen de OKS-collectie zijn gecatalogiseerd en opgenomen in de collectie van Tresoar. Afgesloten abonnementen moeten nog worden ontdubbeld en verwerkt. Bibliotheek Fryske Akademy/Mercator In het kader van de samenwerking met de Fryske Akademy/Mercator zijn nieuwe titels aangeschaft, gecatalogiseerd en geplaatst op locatie bij de Fryske Akademy. In 2014 zijn officieel de bibliotheekcollecties van de Fryske Akademy en Mercator overgedragen aan Tresoar als bruikleen. Een eerste deel van de Mercator bibliotheek is in maart verhuisd naar het gebouw van Tresoar. Het tweede en laatste deel van de Mercator-bibliotheek is in oktober naar Tresoar gekomen en is geplaatst in open opstelling studiezaal t.b.v. UCF-studenten meertaligheid. Conversie van de titels zal in 2015 plaatsvinden. Dat betekent dat deze titels nog niet beschikbaar zijn via de catalogus van Tresoar. Bibliotheek Natuurmuseum De bibliotheek van het Natuurmuseum is eveneens overgebracht naar Tresoar. Deze collectie wordt in 2015 bewerkt en opgenomen in de catalogus van Tresoar. Beeldbank/Fries Foto Archief De conversie van het Fries Foto Archief is gestart in 2013 en afgerond in het verslagjaar. De conversie was noodzakelijk vanwege een stabielere performance. Na de conversie zijn de metadata gestandaardiseerd op basis van Dublin Core, één van de metadatastandaarden die Tresoar in 2013 geïntroduceerd heeft. Archieven Steeds meer instellingen, zowel bij de overheid als particulier, werken digitaal. Tresoar bereidt zich voor op de overname van hun digitale archieven. Samen met het Nationaal Archief en andere Regionale Historische Centra wordt gewerkt aan een e-depotvoorziening. Daarin kunnen de digitale (overheids)archieven worden beheerd en voor de toekomst veilig gesteld. In het kader van het innovatieprogramma Archief 2020 wordt de implementatie van het e-depot in nauwe samenwerking met het Drents Archief en de Groninger Archieven opgepakt, met het doel de kwaliteit en de efficiency te vergroten. Hierover zijn in 2014 in vier werkgroepen overleggen gevoerd en rapportages opgesteld die door het bureau Berenschot zijn verwerkt in een conceptrapportage Roots-toerisme In 2014 heeft een pilot plaatsgevonden voor het zogenaamde Roots-toerismeproject. In de 19e en 20e eeuw verlieten veel Friezen het Heitelân om elders een nieuw bestaan op te bouwen. Vroeger of later ontstaat bij veel van hun nakomelingen de behoefte op zoek te gaan naar de wortels van hun 10

11 voorouders. Wie waren deze mensen? Waar woonden zij? Wat deden ze voor de kost? Tresoar helpt bij deze persoonlijk speurtocht naar de eigen familiegeschiedenis. In april kwam een groepje Amerikaanse Friezen naar onze provincie om de geschiedenis van hùn Friese voorouders te herbeleven. Met behulp van de archieven en databases van Tresoar, is een route gemaakt waarbij een bezoek werd gebracht aan plaatsen die belangrijk zijn voor de familiehistorie. Richting 2018, als Leeuwarden/Fryslân de Culturele Hoofdstad van Europa is, zullen we de organisatorische en technische aspecten verder ontwikkelen. Tentoonstellingen In 2014 heeft Tresoar 14 verschillende tentoonstellingen georganiseerd. Allen verbeeldden in één of ander opzicht Fryslân en/of Friese cultuur. Grootste tentoonstellingsproject was Fries Design. Er is een sterke hernieuwde internationale belangstelling en waardering voor de Friese merken. In de jaren speelde Friesland een opvallende en verrassende rol in het nationale en internationale meubeldesign. Een aantal vooruitstrevende en innovatieve fabrieken en ontwerpers speelden in op de wereldwijde populariteit van het Scandinavisch design en op de stijl van het mid century modern. Zij volgden niet alleen de smaakontwikkeling, maar waren ook zelf trendsetters. Vier Friese musea hebben deze hernieuwde ontdekking van Fries Design omgezet in een tentoonstelling. Het Nationaal Vlechtmuseum te Noordwolde toonde de topstukken uit zijn collectie rotanmeubelen met een accent op de ontwerpen van Dirk van Sliedregt voor Jonkers en Rohé. Museum Joure belichtte de producten van de fabrieken van Van der Veer en Zijlstra met ontwerper A.A. Patijn. Museum Martena in Franeker liet de verfijnde en modernistische meubels van Fristho zien van o.a. Kho Liang Ie, William Watting, Inger Klingenberg en Rudolf Glatzel. Tresoar toonde meubels van hedendaagse Friese ontwerpers. Andere tentoonstellingen in 2014 waren gewijd aan Jo Vegter, HAVANK, Dam Jaarsma, Wim van der Veer, José Witteveen, 100 literaire portretten van Sjoerd de Vries, Piter Jelles, Thús yn Tresoar, Ontmoetingen, Hij, zij, mei (kalligrafie) en Beelden in Burgerschap. Festivals Ook in 2014 hebben we de Friese literatuur en poëzie naar de mensen gebracht. Jonge talentvolle schrijvers en dichters, maar ook schrijvers en dichters van de gevestigde orde hebben dankzij Tresoar kunnen optreden op festivals als Welcome to the Village, Explore the North, UIT!, Ameland Kunstmaand en het Boekenbal voor Lezers. Deze laatste werd in Leeuwarden gehouden als slotfeest van de nationale Boekenweek. In de Harmonie stonden nationale en internationale topauteurs op het podium en mochten wij Arjan Hut en Tseard Bruinja programmeren, die een waardevolle aanvulling waren op het programma. Doel is om het Frysk literaire klimaat te verbreden, nieuwe mensen in contact te brengen met Fries en Friese dichtkunst en Friese dichters een groter podium te bieden, zodat zij in contact komen met nieuwe inspiratiebronnen (talentontwikkeling). De ervaringen van de dichters zijn positief. Het publiek is enthousiast. Stuk van het Jaar Tresoar heeft de landelijke verkiezing van het archiefstuk van het jaar gewonnen met een Liefdesbrief van een Friese soldaat uit het leger van Napoleon uit Dit jaar deden bijna vijftig archiefinstellingen mee om de titel "Stuk van het Jaar" te behalen. Een landelijke publieksactiviteit die tot doel heeft om te laten zien wat voor interessante, vreemde, mooie, spannende en bijzondere archiefstukken zich in de Nederlandse archieven bevinden. Deze titel hebben we te danken aan het publiek die massaal op ons gestemd heeft. Lang leve sociale media De prijs, een wisselbeker en een foto van het winnende stuk, werd in het stadsarchief Rotterdam uitgereikt door Feyenoord-icoon Gerard Meijer. 11

12 Literair Keapmanskeunsten - Uniek openluchtevenement voor liefhebbers van muziek, cultuur en drama. In 2012 dook in de archieven van Tresoar een complete Friese opera op, gecomponeerd door de Friese musicus Martinus Schuil ( ). Schuil was in zijn tijd met zijn muziek bekend in Nederland en Europa. We mogen hem met recht de Friese Offenbach noemen, want die beroemde componist is duidelijk hoorbaar in Schuil zijn werk. De kwaliteit van de gevonden muziek was zo goed dat Tresoar en Opera Company Noord in 2014 de komische opera in de nieuwe bewerking Keapmanskeunsten op de planken bracht. Componist Tjalling Wijnstra restaureerde de partituur en toneelschrijver/dramaturg Bouke Oldenhof bewerkte de tekst. Met het professionele orkest, solisten en acteurs (onder regie van Henk Zwart) werd Openluchttheater Burgum-De Pleats het podium van vijf bruisende, eigentijdse voorstellingen van Keapmanskeunsten. Wederom heeft Tresoar publiek verrast met co-creatie. Deze activiteit was geen doorsnee-tresoar. Door nieuwe partners aan Tresoar te verbinden gaan nieuwe wegen open en laat zien dat Fryslân prachtige cultuur bezit waar we grutsk op mogen zijn. Recensies waren lovend over de productie, maar ook over de rol die Tresoar speelde (faciliterend). Lezen voor de Lijst Lezen voor de Lijst (middelbaar onderwijs) bevat sinds mei 2014 ook 32 Friestalige romans. De lijst is samengesteld door een ontwikkelgroep van leraren Fries en literatuurkenners. De projectleiding lag bij de lerarenopleiding Fries van NHL Hogeschool en Tresoar. Lezen voor de lijst is ontwikkeld aan de lerarenopleiding van de RU Groningen. De website helpt leerlingen bij hun keuze van boeken voor de leeslijst in het voortgezet onderwijs. Op de site staan Nederlandse en Duitse romans, ingedeeld naar leesniveau. Het bewust werken aan verbetering van de leescompetentie en behoud van leesplezier staan voorop. De site wordt niet alleen gebruikt door leerlingen, maar ook door ouders en bibliotheekmedewerkers en is ook erg geschikt voor leesgroepen. Leerlingen vinden bij elke titel informatie over de inhoud van het boek, de schrijver, wat aantrekkelijk en lastig is aan de roman en wat anderen ervan vonden. Er zijn ook opdrachten van verschillende niveaus. Voor leraren is er een uitgebreide didactische analyse van de moeilijkheidsgraad van het boek. Bij de selectie van de Friese titels is de nadruk gelegd op werk van na 2000 van auteurs die goed in de smaak vallen bij de leerlingen, zoals Jetske Bilker, Marga Claus, Ate Grypstra, Ferdinand de Jong, Hanneke de Jong, Auck Peanstra en Willem Schoorstra. De grote namen van de naoorlogse Friese literatuur ontbreken niet. Een aantal titels van voor 1945 is opgenomen met het oog op de eindexameneisen vwo. Het project is nog niet afgerond. Ruim twintig titels van de lijst zijn helemaal klaar, de overige volgen voor de start van het nieuwe cursusjaar. Enkele romans die niet meer leverbaar zijn zullen in het kader van het project opnieuw worden uitgegeven en ook opgenomen in de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren (dbnl). Het ligt in de bedoeling om de lijst Fries op termijn uit te breiden tot 50 titels. SWALK SWALK is de nieuwe opzet van de Moanne fan it Fryske Boek. De organisatie kiest hiermee voor een nieuwe koers, gericht op kwaliteit en diversiteit. Deze vernieuwing past helemaal in het letterenbeleid van Tresoar om de Fryske literatuur naar de mensen te brengen. Het moest spannender en laagdrempeliger voor een breder publiek hebben we geconcludeerd na een aantal jaren Moanne fan it Fryske Boek. Met SWALK gaat de Friese cultuur op tournee. Na de opening in de Blokhuispoort (Leeuwarden), voeren we met Friese artiesten op theaterskip Bald r door de provincie. 12

13 Iedere avond een programma met sterk wisselende inhoud. Daarmee kon het publiek op zoveel mogelijk verschillende manieren en plaatsen in aanraking komen met Friese cultuur. De meer traditionele onderdelen van de Moanne zijn niet verdwenen. Er was nog steeds ruimte voor literaire programma s en discussie over Fryske literatuur. Uit de evaluatie met externe partijen hebben we geconcludeerd dat nieuwe opzet succesvol was. De media waren positief en ook vanuit het veld is veel positieve respons gekregen. De leerpunten, voor uitbouw van dit reizend festivalachtige programma, zullen we toepassen in Online Tresoar In 2014 is de nieuwe website van Tresoar gelanceerd. De Tresoar website was aan vernieuwing toe, na bijna 10 jaar trouwe dienst. De oude site kon de hoeveelheid content niet meer aan en aanpassingen waren lastig met verouderde systemen. Na het analyseren (van de wensen) van de verschillende doelgroepen concludeerden wij dat de oude website van Tresoar vooral voorzag in de behoefte van onderzoekers (zoeken en vinden), maar dat de bezoekers van de site die niet concreet op zoek zijn naar iets, wel graag willen snuffelen en zich graag laten verrassen door mooie boeken, verhalen en interessante feiten. In deze behoefte is nu voorzien, er kan ontdekt worden. Zonder het invullen van een zoekterm toch verhalen lezen, verbazen over hoe iets vroeger was, herkenning vinden, nostalgie etc. Want bij elk stuk papier in het depot hoort een verhaal. Mooie verhalen, droevige verhalen, heldenverhalen, unieke verhalen, zeldzame verhalen en afschuwelijke verhalen. Het project nieuwe website bevatte niet alleen het vernieuwen van de voorkant van de site. Ook de achterkant van de site hebben we uitgebreid geanalyseerd en beoordeeld op toekomstbestendigheid. Conclusie is dat door de enorme toename van bronnen en informatie in verschillende vormen, ook kritisch gekeken moest gaan worden naar alle systemen waarin deze informatie werden aangeboden. Onderzoekers en sneupers willen via een zo n eenvoudig mogelijke manier in verschillende typen bronnen kunnen zoeken. Google is daar een mooi voorbeeld van. Deze eenvoudige manier van zoeken hebben we ook losgelaten op onze bronnen en we streven naar volledig integraal zoeken. Een hele gewaagde doelstelling die we in de eerste release van de website nog niet geheel kunnen realiseren, maar alles staat in het teken om dat wel te bereiken. Integraal zoeken betekent dat je vanaf één centrale plek op de website alle databases kan doorzoeken. Dus geen verschillende zoekvelden op verschillende pagina s meer. Een voorbeeld: Je zoekt op Troelstra en vindt zowel boeken uit de bibliotheekcatalogus, genealogische gegevens uit de diverse databases, foto s uit de beeldbank, geluids-en filmmateriaal, handschriften uit archiefinventarissen. Het Fries Fotoarchief, onze beeldbank, is inmiddels al vernieuwd, beter doorzoekbaar en meer geschikt voor enorme hoeveelheden foto s. De reacties op de nieuwe site waren wisselend. We kregen vele reactie van mensen die niets meer konden vinden omdat alles is veranderd. Met behulp van zoekinstructies hebben we deze categorie bezoekers wegwijs gemaakt op de nieuwe site, want in principe staat alles van de oude site in de nieuwe. De enthousiaste reacties zijn voornamelijk van mensen die het heerlijk vinden om te sneupen en niet-gericht op zoek zijn naar iets specifieks. Teleurstellend is het gebruik van het publiek van de verhalen-module. Bezoekers voelen blijkbaar een drempel om zelf verhalen te uploaden. We hadden verwacht dat men hier meer gebruik van zou maken. De verhalen die Tresoar zelf upload, worden zeer goed bekeken en gewaardeerd. In 2015 zal een stagiaire Communicatie onderzoeken of we publiek nog beter kunnen betrekken bij dit onderdeel van de site. Ondanks dat er nog verbeteringen kunnen en moeten plaatsvinden is de Tresoarwebsite in 2014 genomineerd voor de Geschiedenis Online Prijs door het publiek. Uitslag is in

14 Uit de kerngetallen zou opgemaakt kunnen worden dat het bezoek aan de website dramatisch gedaald zou zijn. De oorzaak is dat met de nieuwe website bezoekers in veel gevallen directe doorgeleid worden naar de bibliotheekcatalogus (OCLC) of de digitale archiefinventarissen (archieven.nl). OCLC en de beheerder van archieven.nl zijn niet in staat om de cijfers van het bezoek aan specifiek Tresoar-bestanden te leveren. Sonttolproject Ook met het Sonttolproject heeft Tresoar hoge ogen gegooid. Het project Sonttolregisters Online, een initiatief van Tresoar en de Rijksuniversiteit Groningen, was door een jury van Research Data Netherlands (RDN) genomineerd voor de Dataprijs voor de humaniora en sociale wetenschappen. Research Data Netherlands is een nationale coalitie van dataarchieven met als doel het bevorderen van de duurzame archivering en het hergebruik van onderzoeksdata. De prijs hebben we niet gewonnen, maar de nominatie beschouwen we als een groot compliment. Op zoek naar Friese identiteit In het kader van het streven om Friese taal en literatuur te plaatsen in een Europees en meertalig perspectief, heeft Tresoar in 2014 een meerjarig internationaal programma ontwikkeld dat er op gericht is een uitwisseling tot stand te brengen tussen Friese en buitenlandse kunstenaars en schrijvers. In 2014 zijn 5 Friese kunstenaars enkele weken naar IJsland gereisd, waar zij diverse contacten hebben gelegd met IJslandse collega s en waar zij nieuw werk hebben ontwikkeld. Kern van het project is dat kunstenaars reflecteren op de betekenis van Fryslân en Friese cultuur en die wel of niet verwerken in hun eigen oeuvre. De eerste resultaten van het project zijn te zien geweest tijdens het festival Explore the North, waar 1500 bezoekers kennis namen van de werken van Grytsje Schaaf, Tryntsje Nauta, Heleen Haijtema, Grytsje Klijnstra en José Witteveen. In 2015 vindt een uitgebreide expositie plaats in galerie Het Melklokaal te Heerenveen en wordt een boek gepubliceerd. Het project laat zien hoe literatuur en beeldende kunst zich met elkaar vermengen en hoe Friese literatuur in geheel nieuwe contexten zichtbaar wordt. Social Media Tresoar gebruikt de social media voor promotie van de eigen activiteiten, laagdrempelige cultuuroverdracht en als communicatiekanaal met het publiek. De groeiende aanhang voor Tresoar heeft zich in 2014 doorgezet. Het aantal volgers en vrienden groeit per dag. De interactie met het publiek is verbeterd. Tresoar zendt niet alleen boodschappen naar publiek, maar reageert op vragen en betrekt ook belangstellenden bij vraagstukken. Ook reageert het Webcareteam van Tresoar op minder positieve berichten uit het veld, voorheen werden die genegeerd. Bedrijfsvoering ICT De bestaande dienstverlening aan collega-instellingen binnen Kultuernet is gecontinueerd. Er zijn gesprekken gaande met enkele collega s die mogelijk ook willen aansluiten. In 2014 is een begin gemaakt met een onderzoek naar de mogelijkheden van een Client Management System (CMS). Dit programma maakt het mogelijk diverse bestanden met gegevens van bezoekers en relaties te koppelen zodat er een eenvoudiger invoer ontstaat (de gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden, maar zijn in de diverse systemen te raadplegen). In de loop van 2014 is begonnen met het ombouwen van systemen om de koppeling via het CMS mogelijk te maken. 14

15 In 2014 is de firewall vernieuwd om ongewenste bezoeken aan de servers van Tresoar te voorkomen. De bescherming van de data-omgeving blijft een punt van voortdurende zorg. In verband met de verbouwing van de serverruimte moesten de servers tijdelijk elders ondergebracht worden. In goede samenwerking met onze collega s van het Fries Museum zijn de servers van Tresoar ondergebracht in de serverruimte van het museum. De verwachting is dat begin 2015 de serverruimte weer geschikt zal zijn om de servers weer in eigen huis te plaatsen. Personeel en Organisatie Ziekteverzuim In 2014 lag het percentage medewerkers dat niet inzetbaar was door verzuim op 5,9 %. De afgelopen jaren scoorde Tresoar in vergelijking met het landelijk gemiddelde goed. Voor het eerst in 5 jaar is dit nu niet het geval. Een mogelijk oorzaak kan zijn dat de gemiddelde leeftijd van de Tresoarmedewerkers hoog is, waardoor het risico op verzuim hoger is. De medewerkers melden zich gemiddeld 1,2 keer ziek, dit is een daling ten opzichte van vorig jaar toen de medewerkers zich gemiddeld 2 keer ziek melden. Formatie Tresoar kent een formatie van 53,3 fte, hiervan was in ,8 fte bezet. De formatie van 51,8 fte werd ingevuld door 63 medewerkers. Personeelsverloop In 2014 bedroeg de uitstroom 1,6 %, te weten één medewerker. Dit cijfer is gelijk aan dat van In 2014 was er geen instroom van nieuwe medewerkers en vond er geen doorstroom plaats van medewerkers naar een andere functie of afdeling plaats. 15