De ins en outs van Thamen. vrijwilligerswijzer

Transcriptie

1 De ins en outs van Thamen vrijwilligerswijzer 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Vrijwilligersbeleid 3 Verenigingsstructuur 4 Vrijwilligersbeleidsplan 5 Taakomschrijving 2

3 1 Inleiding Aan alle leden en ouders van jeugdleden. Een sportvereniging bestaat uit mensen. Mensen die sporten, maar ook mensen die training geven, materiaal klaarzetten, voor het onderhoud zorgen, de wedstrijdschema s in elkaar draaien, de kantine bevoorraden en voor de bezetting daarvan zorgen en.., en.., en. Daarbij is er nog een bestuur die het geheel in de gaten moet houden. Al deze mensen samen zorgen ervoor dat de vereniging draait. En als die mensen dat met plezier doen merkt de hele vereniging dat. Alles loopt op rolletjes. Kortom, deze groep is goed gehumeurd en gemotiveerd aan de slag voor hun vereniging. Een sportvereniging bestaat niet alleen uit het werk dat gedaan moet worden, maar vooral uit de VRIJWILLIGERS die dit doen. Zonder VRIJWILLIGERS kan geen vereniging bestaan, c.q. er bij Thamen geen honk- of softbal worden gespeeld. Helaas heeft Thamen, zoals bij vele verenigingen, een tekort aan vrijwilligers. Wij hebben altijd wel vacatures in het bestuur of diverse commissies. Daar waar geen vacature is kunnen wij altijd wel een extra handje gebruiken. Het beoogde doel van deze vrijwilligersbeleid is om leden en ouders van jeugdleden warm te maken voor vrijwilligerswerk. Hierdoor kunnen vacatures ingevuld worden en bij vertrekkende vrijwilligers nieuwe worden ingezet. Misschien vraagt u zich af: Ik? Vrijwilliger? Ja, waarom niet? Vrijwilligerswerk is leuk, gezellig en sociaal. Het is een verbreding van uw levenservaring, u blijft actief betrokken, u onderhoud sociale contacten, u kunt nieuwe vaardigheden leren, en uw eigen creativiteit kwijt. Ook leert u de vereniging en haar leden beter kennen en krijgt u sociale erkenning. Kortom er zitten alleen maar positieve kanten aan vrijwilligerswerk. In deze vrijwilligerswijzer kunt u dan ook lezen wat ons beleid is ten opzichte van de vrijwilligers van Thamen. Ook staan de taakomschrijvingen van de diverse commissies hierin vermeld. De taakomschrijving van de te besteden tijd, geldt alleen voor de commissieleden. Voor leden en ouders van jeugdleden om eens een keer bij te springen, geldt alleen een gedeelte van de taak. De hoeveelheid tijd die u erin wilt steken kunt u overleggen met de vrijwilligerscommissie. Achter in deze Ins en Outs staan de verzekeringvoorwaarden die gelden voor alle sporters en vrijwilligers die voor de vereniging actief zijn. VELE HANDEN MAKEN LICHT WERK 3

4 2 Vrijwilligersbeleid In 1996 heeft het NOC*NSF onderzoek gedaan bij een groot aantal verenigingen om een inventarisatie te kunnen maken van de grootste zorgen van sportverenigingen. Hierbij kwam het tekort aan kader op de derde plaats. Na het tekort aan financiële middelen, door o.a. stijgende accommodatielasten en bondsafdrachten, was het verloop en de vergrijzing van leden een punt van zorg. De dalende belangstelling om vrijwilligerswerk te doen en een afname van de zelfwerkzaamheid van leden kwam op de derde plaats van de zorgentop. Oorzaken vrijwilligerstekort Wat zijn nu de oorzaken voor het vrijwilligerstekort? Op de eerste plaats de toename van het vrijetijdsaanbod. Wij kunnen steeds meer vormen van vrijetijdsbesteding doen. De tijd om aan vrijwilligerswerk te doen kan hierdoor afnemen. Daarbij gedragen mensen zich steeds vaker als kritische consument die waar voor zijn geld eist. De vereniging wordt steeds vaker gezien als aanbieder van sport en minder als iets waar je een band mee hebt. En juist die verenigingsband (ledenbetrokkenheid) mag toch wel als voorwaarden worden beschouwd voor een mogelijke inzet als vrijwilliger in een vereniging. Hiermee hangt de opkomst van de commerciële aanbieders samen, waar vrijwilligerstaken als het ware kunnen worden afgekocht. Daarnaast zijn er een aantal ontwikkelingen binnen de sportvereniging zelf. Steeds vaker moeten verenigingen onderhoudstaken van de gemeente overnemen i.v.m. privatisering. Ook de overheid verwacht steeds meer van de sport. De sport als middel om maatschappelijke doelen te realiseren. Sportverenigingen zouden een bijdrage moeten leveren aan de activering van ouderen, het van de straat houden van jongeren en de integratie van allochtonen. Steeds meer verenigingen staan open voor de nieuwe taak (verantwoordelijkheid) maar het e.e.a. legt wel een grote druk op de vrijwilligers in de vereniging. Tenslotte is er een enorme toename van wet- en regelgeving waar sportverenigingen aan moeten voldoen. Bijvoorbeeld de milieuwetgeving, de ARBO-wetgeving en de hygiënecode waar uitbaters van sportkantines mee moeten werken. Dit vraagt een toename van deskundigheid van het kader in het algemeen, en van het bestuur in het bijzonder. 4

5 Samenvattend kan met uit het voorgaande twee soorten vrijwilligersproblematiek opmaken: - Kwantitatieve vrijwilligersproblematiek, waarbij de nadruk ligt op het tekort van het aantal vrijwilligers; - Kwalitatieve vrijwilligersproblematiek, waarbij het gaat om het gebrek aan kennis en kunde die vereist is om een bepaalde functie te kunnen uitvoeren. Vrijwilligers en de toekomst van sportverenigingen Gezien al deze ontwikkelingen is het zinvol stil te staan bij de toekomst van de sportverenigingen. Er zijn een tweetal scenario s denkbaar waarlangs ontwikkelingen plaatsvinden. De ene is die van verdergaande professionalisering. Sportverenigingen ontwikkelen zich in de richting van service-organisaties. De vereniging probeert zoveel mogelijk aan te sluiten bij de wensen van haar (potentiële) leden. De vereniging gaat de concurrentie aan met commerciële aanbieders. Trainers en begeleiders zijn professioneel en het bestuur wordt meer management. Verenigingen gaan werken met beleidsplannen, concurrentieanalyses e.d. Een andere mogelijkheid benadrukt juist het vrijwillige karakter en de eigen identiteit. Hier gaat men de concurrentie met andere aanbieders niet aan. De vereniging is er louter voor het plezier van haar leden. We zien veel recreantenclubs die op deze lijn zitten. Hier is eerder sprake van een gesloten organisatie. Waarschijnlijk volgen de meeste verenigingen in de toekomst hierin een soort middenweg. Dit betekent toch dat er hogere eisen aan verenigingen gesteld moeten gaan worden. Het lijkt namelijk onvermijdelijk dat de meeste verenigingen toch, gezien de huidige problemen, in enige mate moeten professionaliseren. Professionaliseren betekent in dit geval niet het werken met professionele arbeidskrachten, maar wel meer gebruik maken van managementtechnieken, meer marktgericht gaan denken. Rond vrijwilligersproblematiek zou dit het ontwikkelen van een goed vrijwilligersbeleid betekenen. (Bron: NKS) 5

6 3 Verenigingsstructuur / Organigram Dagelijks Bestuur Algemene Leden Vergadering Vrijwilligerscommissie Kascommissie Voorzitter H.S.V.Thamen Secretaris Penningmeester Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Algemene Zaken Financiele Zaken Wedstrijd Zaken Technische Zaken Facilitaire Zaken Ledenadmininstratie Kantine Kasbeheer Wedstrijd secretariaat Website Sponsor & Fondswerving Materiaal Commissie Technische Commissie TC TC Coördinatoren: Coördinatoren: Softbal Softbal Dames Dames Jeugd Jeugd Honkbal Honkbal Senioren Senioren en en Junioren Junioren Honkbal Honkbal Aspiranten Aspiranten en en Puppillen Puppillen (Beeball) (Beeball) Softbal Softbal Heren Heren Kantine Commissie coördinatie coördinatie kantinediensten kantinediensten inkoop inkoop kantine kantine Commissie IEB IEB Kleding HB HB PC PC & Scouting Opstallen Commissie Ledenwerving Scheidsrechters Terrein Commissie Veldconsul Veldconsul Toernooien 6

7 4 Vrijwilligersbeleidsplan 1. Werving van vrijwilligers De vereniging wil aantrekkelijk zijn voor haar leden, vrijwilligers en bezoekers. Om die kwaliteit te kunnen bieden is zij in belangrijke mate afhankelijk van vrijwilligers. Zij moet over voldoende vrijwilligers kunnen beschikken. De vrijwilligerscommissie bereiden in overleg met het bestuur de werving voor. Werving Onder de leden en ouders van jeugdleden zal een inventarisatie gehouden worden. Uit deze inventarisatie zal blijken welke taak leden of ouders van jeugdleden, willen doen in een commissie of als vrijwilliger. Gestreefd wordt dat iedereen die heeft aangegeven vrijwilligerswerk te willen doen, binnen enkele weken benaderd wordt door de vrijwilligerscommissie of bestuur. 2 Begeleiden van vrijwilligers Begeleiding van vrijwilligers en het voortgangsgesprek De begeleiding van vrijwilligers kan taakgericht plaatsvinden. Taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding splitst zich toe op vergroting van de deskundigheid van de vrijwilligers. De taakgerichte deskundigheidsbevordering kan afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband georganiseerd worden. De vereniging biedt deze coaching aan de vrijwilligers. Deze begeleiding wordt op verzoek van vrijwilligers dan wel op initiatief van de vrijwilligerscomissie aangeboden. Gedacht kan worden score-cursus, coach-, trainer- of scheidsrechtercursus, EHBO en Sociale Hygiëne. Het attentiebeleid Om de betrokkenheid bij de vereniging en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken, kan er een attentiebeleid gevoerd worden. Het attentiebeleid behelst onder meer faciliteiten, waarvan vrijwilligers gebruik kunnen maken. Bijvoorbeeld: Medewerkersavond: een informele bijeenkomst voor alle vrijwilligers en bestuursleden. Deze ontvangen daarvoor een uitnodiging. Nieuwjaarsreceptie de vrijwilligers kunnen de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie bezoeken. Zij worden hiervoor schriftelijk uitgenodigd. Overige faciliteiten alle vrijwilligers kunnen gebruik maken van de algemeen toegankelijke faciliteiten van de vereniging 7

8 Vergoedingen Eventuele vergoedingen worden in overleg met het bestuur bepaalt. Verzekeringen Vrijwilligers lopen risico s tijdens hun werkzaamheden. Zij kunnen schade aanrichten of zelf bij een ongeluk of ongeval betrokken raken. Elke vrijwilliger wordt erop geattendeerd dat de organisatie niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen die ten behoeve van de vrijwilligers zijn afgesloten. Het bestuur of de vrijwilligerscommissie zijn het aanspreekpunt voor vrijwilligers aangaande verzekeringskwesties. De vereniging heeft een collectieve ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering, via de KNBSB, bij Nationale Nederlanden. De voorwaarden van deze verzekering kunt u vinden op de site van de Koninklijke Nederlandse Baseball en Softball Bond. onder collectieve verzekeringen. Rechten en Plichten Vrijwilligerswerk gebeurt op vrijwillige basis, maar is geen vrijblijvend werk. 8

9 5 functie en taakomschrijvingen Voorzitter taken: - voorzitten en algemene leiding dagelijks bestuur (DB) (incl. vergaderingen ) - voorzitten Algemene Leden Vergadering (ALV) - communicatie van en naar Gemeente - bewaken uitvoering genomen besluiten ALV - afleggen verantwoording aan leden over uitvoering beleid - voorbereiden agenda ALV en vergadering DB (i.c.m. secretaris) - inbreng en bewaking van algemene wettelijke verplichtingen - zorg dragen dat er geen eenmansacties ontstaan en dat bij DB-vergaderingen alle punten besproken worden en niet alleen problemen - onderhoud contacten met de KNBSB - inbreng bondsverplichtingen - beoordelen functioneren van bestuur en individuele bestuursleden - beheren beleidsplan en toezien op de uitvoering daarvan - beheren jaarplanning van de bestuursleden bevoegdheden: Tekeningbevoegdheid voor: - contracten van leden/coaches - aankopen/uitgaven (> ,-) i.c.m. penningmeester - afsluiten langdurige overeenkomsten in overeenstemming met DB - altijd tekeningbevoegd bij afwezigheid andere bestuursleden Benodigde tijd: 3 uur per week. Secretaris Taken: - bepalen algemeen communicatiebeleid - bewaken communicatiebeleid - voorbereiden agenda ALV en vergaderingen DB (i.c.m. voorzitter) - zorgdragen voor jaarverslag en notulen, incl. verspreiding naar leden - verzorgen communicatie met het bestuur ( en vereniging) - beheren van het verenigingsarchief - maximaliseren samenwerking clubblad, website, PR en Externe communicatie - distribueren van inkomende en verzorgen van uitgaande stukken benodigde tijd: 3 uur per week. 9

10 Penningmeester Taken: - opstellen, ontwikkelen financieel beleid/ meerjaren begroting - - financiële visie ontwikkelen - Voeren financieel beheer/beleid, inclusief verantwoording afleggen tijdens ALV - Beheren vermogen van de vereniging - Verzorgen van volledige inzage in financiële huishouding t.b.v. kascontrolecommissie - Bewaken van inning contributies en betalingen - Bijhouden van inkomsten en uitgave zodat op ieder moment inzicht verkregen kan worden in baten en lasten van de vereniging - Uitvoeren betalingen via bank/giro/contact uit de verenigingskas - Overleg/vergadering kantinecommissie - Externe werkzaamheden (bijv. gemeenteraadsvergaderingen) - Maandelijkse bestuursvergadering Bevoegdheden: - aankopen/uitgaven tot 1.000,- - aankopen/uitgaven van ,- of meer i.c.m. voorzitter - vice voorzitter benodigde tijd: 5 uur per week. Bestuurslid Taken: - Bepalen/bijhouden overkoepelend technisch beleid o Indeling teams o Initiëren specialistische trainingen o Planning zaal- en veldtraining o Opleiding technisch kader - benoemen (en ontheffen) coaches/trainers, in overeenstemming met DB - volgen van ontwikkelingen vanuit de bond m.b.t. speltechnische zaken - maandelijks overleg met wedstrijdsecretariaat - maandelijkse TC-vergaderingen - maandelijkse bestuursvergaderingen - bezoeken van diverse wedstrijden van diverse teams gedurende het seizoen - toezicht houden op de juiste uitvoering van de statuten en huishoudelijk reglement Bevoegdheden: - aannemen/benoemen betaalde coaches/trainers, in overeenstemming met DB - tekeningbevoegdheid voor contracteren van leden/coaches i.c.m. de voorzitter Benodigde tijd: 4 uur per week. 10

11 Commissie IEB - vergroten naambekendheid HSV Thamen - verzorgen van de persberichten o.a. in streekbladen Benodigde tijd: 2 uur per week. Jeugdcommissie - Peilt wensen, behoeften en ideeën van jeugdleden - Organiseer sport- en nevenactiviteiten voor en samen met jeugdleden Benodigde tijd: 5 uur per maand. Kantinecommissie - regelt de barbezetting bij toernooien en wedstrijden - doet de inkoop van alle producten die aan de bar verkocht worden - zorgt voor het schoonhouden van de keuken, kantine en toiletten - meldt storingen of mankementen aan de onderhoudscomissie Benodigde tijd: 4 uur per week alleen tijdens seizoen. Kantine Kasbeheer - zorgt voor kleine kas voor wedstrijden Benodigde tijd: 1,5 uur per week gedurende seizoen. Kantinemedewerker - verzorgt de barverkopen tijdens trainingen of wedstrijden - zorgt voor thee of limonade tijdens jeugdwedstrijden ( 1 x per team) - zorgt dat toiletpapier, en papieren handdoekjes op toiletten aanwezig zijn. Benodigde tijd: 4 uur per dienst alleen tijdens seizoen. Kascontrolecommissie - controleert de door de penningmeester opgestelde jaarrekening een paar weken voor de voorjaarsvergadering (ALV) - controleert de ontwerpbegroting een paar weken voor de najaarsvergadering (ALV) - brengt verslag uit van haar bevindingen aan de ALV benodigde tijd: 4 uur per jaar. Kleding beheerder - houdt bij in welke maten kleding voorradig is, en koopt deze indien nodig in. - bepaald samen met het bestuur de clubkleding (logo s kleur e.d.) Benodigde tijd: 3 uur per maand. 11

12 Ledenadministratie - het verwerken van mutaties in het ledenbestand van de vereniging - doorgeven van mutaties in het ledenbestand aan de KNBSB - periodiek controleren bondsoverzicht versus Thamen-administratie of gegevens nog juist zijn (voor- en najaar) - distribueren van actuele ledenlijst benodigde tijd: 1 uur per week; periodieke controle: 2 x 2 uur per jaar. Ledenwerving - binnen halen van nieuwe leden (conform beleid en binnen de mogelijkheden van de vereniging) benodigde tijd: 4 uur per maand. Materiaalcommissie - alle teams voorzien van noodzakelijk en betrouwbaar spelmateriaal jaarlijks inventariseren van status materiaal en verbruik materiaal per team - materiaal (laten) repareren of waarnodig vervangen - jaarlijkse rapportage van kosten per team - bepalen budget voor volgend seizoen - tijdens seizoen teams voorzien van (wedstrijd)ballen - opstellen jaarplanning (i.s.m. Hoofd Algemene zaken) - sleutelbeheer materiaalkasten - beheer EHBO-materiaal Benodigde tijd: 1 uur per week. Opstallencommissie - zorgt voor het onderhoud en schoonhouden van de accommodatie en de omliggende terreinen. - uitvoeren of begeleiden van renovaties of verbouwingen. - Doet voorstellen voor investeringen in renovaties, vervangen technische installaties of vervangen van duurzaam onderhoudsmateriaal. - Stelt jaarlijks een begroting op voor haar geplande werkzaamheden. - Algemeen sleutel beheer Benodigde tijd: 5 uur per werk Scheidsrechterscoördinator - scheidsrechters regelen en indelen voor wedstrijden - vroegtijdig deze lijst publiceren voor leden - vermelden op de website Benodigde tijd: 2 uur per week tijdens het seizoen. 12

13 Scheidsrechter - het leiden van een honk- of softbalthuiswedstrijd Benodigde tijd: 2-3 uur per wedstrijd. Scoorder - het bijhouden van een wedstrijd in het scoreboek d.m.v. geldende tekens tijdens alle wedstrijden van een bepaald team - doorgeven uitslag binnen 24 uur bij het wedstrijdsecretariaat - correct invullen wedstrijdformulier en deze bij het wedstrijdsecretariaat aanleveren Benodigde tijd: 2-3 uur per wedstrijd. Sponsorcommissie & Fondswerving - behouden van huidige sponsors, adverteerder en donateurs - werven van nieuwe sponsors, adverteerders en donateurs - aandacht schenken aan bezoekende sponsor en adverteerders - het verzorgen van interne activiteiten voor leden waaruit financiële middelen voor de vereniging worden gerealiseerd (grote clubactie, sponsorloop etc.) Benodigde tijd: 2 uur per week. Teambegeleider - organiseren van voldoende spelers bij de wedstrijden - regelt vervoer voor uitwedstrijden - organiseren van het uitleggen van het veld bij thuiswedstrijden eigen team; (wordt bij voorkeur niet gedaan door de coach) - ontvangst van de bondsscheidsrechter - signaleren en eventueel escaleren van problemen van organisatorische aard naar de TC - organiseren van kantinebezetting en eventuele ruil van ouders - vervaardiging van adressenlijst en belsysteem van het team - correcte afhandeling van scorekaarten. Eventueel uit te besteden aan de vaste scoorder. - belt of t spelers wanneer training of wedstrijd vervalt. Benodigde tijd: 4 uur per week (3 uur bijwonen wedstrijden; 1 uur buiten wedstrijden om. Technische commissie - opzetten/onderhouden van het speltechnische beleid - behartigen van speltechnische zaken/evenementen - werven en begeleiden van coaches en trainers - opstellen begroting speltechnische zaken - contacten onderhouden met KNBSB en cluster - organiseren speltechnische opleidingen 13

14 - aanspreekpunt voor alle speltechnische zaken - organiseren van clinics op scholen en verzorgen van de Jeugd Activiteiten Pas Benodigde tijd: 2 uur per week. TC Coördinatoren - zoeken/aanstellen en begeleiden van coaches/trainers/begeleiders en scorers - aanspreekpunt voor coaches/trainers en begeleiders/scorers - teamindeling maken i.o.m. coaches/trainers - wijzigingen reglementen/spelregels doorgeven aan coaches/trainers - bezoeken van wedstrijden en trainingen - organiseren van nabesprekingen teams - ondersteunen/invoeren van gewenste structuur bijv. scouting en evaluatie etc. Benodigde tijd: 2 uur per week. Terrein Commissie - zorgt voor het onderhoud van de velden - stelt een jaarplanning op voor het veldonderhoud - onderhoud samen met een bestuurslid (voorzitter) contact inzake veldonderhoud. Benodigde tijd: 5 uur per week. Toernooicommissie - actief organiseren en/of begeleiden van (jeugd)toernooien - ondersteunen van teams die zelf een toernooi organiseren Benodigde tijd: 4 uur per maand. Trainer / coach - coachen en begeleiden van een bepaald team bij alle wedstrijden - bijbrengen technieken en spelsituaties tijdens trainingen - conditie op peil brengen/houden van teamleden Benodigde tijd: 2 8 uur per week afhankelijk van klasse. Veldconsul - beoordelen of het veld op wedstrijddagen bespeelbaar is en indien niet-bespeelbaar dit te melden aan het wedstrijdsecretariaat - dit oordeel te vellen volgens de normen van de bond voor de te volgen minimale eisen waaraan het veld moet voldoen Benodigde tijd: 12 uur per jaar (afhankelijk van het weer). Website - het bijhouden en actualiseren van onze website Benodigde tijd: 2 uur per week. 14

15 Wedstrijdsecretariaat - verwerkt en controleert de wedstrijdformulieren - geeft binnen 24 uur de uitslagen van de thuiswedstrijden door aan de KNBSB - verzorgt op de Thamen-website alles wat onder wedstrijden staat - verzorgt oefenwedstrijden en uitnodigingen voor toernooien - bereid de competitie-indeling voor - bereid het competitie-programma voor - heeft contact met veldconsul over wel/niet doorgaan van wedstrijden en informeert coaches/begeleiders/scheidsrechters - verzet afgelaste wedstrijden in overleg met coaches en andere verenigingen Benodigde tijd: 6 tot 8 uur per week in het seizoen; 2 uur per week buiten het seizoen. 15