2 Helpdesk:

Transcriptie

1 Basishandleiding

2 2 Helpdesk:

3 Inhoudsopgave 1 Welkomstscherm 4 2 Ondersteuning 5 3 SnelStart gebruiksklaar maken 7 o.a.: Installatie van de software 7 Uw licentie activeren (Extra, Licentiebeheer) 7 Administratie aanmaken, openen en back-up 8 Instellingen 9 4 Onderhoudsvensters 13 o.a.: Gegevens invoeren, wijzigen en zoeken in onderhoudsvensters 14 Onderhoud, Klanten/Leveranciers 15 Onderhoud, Artikelen 15 Onderhoud, Artikelomzetgroepen 16 Onderhoud, Grootboekrekeningen 17 Onderhoud, Grootboekrubrieken (Vanaf SnelStart Boek 3) 18 Onderhoud, Btw-tarieven 19 Onderhoud, Landen 20 5 Verkoopsjablonen en opmaak 21 o.a.: De opbouw van het Verkoopsjablonenvenster 21 De opbouw van het opmaakvenster 22 Uw eigen logo plaatsen 22 6 Verkooporders en facturen 23 o.a.: Een verkoopfactuur maken 23 Elektronisch factureren 24 7 Boekhouden 27 o.a.: Een inkoopfactuur maken en als betaald boeken 29 Inlezen UBL-bestanden 30 De jaarafsluiting 32 Btw-aangifte met SnelStart 33 Bankieren 35 8 Aanmaningen 37 9 Periode uitwisseling 40 Bijlage A: Gebruikersbeheer 41 Bijlage B: Prijzen inclusief of exclusief btw 42 Ruimte voor aantekeningen 3 Helpdesk:

4 1. Welkomstscherm Wanneer u SnelStart voor de eerste keer opstart wordt een welkomstscherm getoond. Figuur 1: het Welkomstscherm In dit scherm vindt u verschillende mogelijkheden om u te helpen bij het opzetten van uw administratie. Linksboven bevindt zich een administratiekeuze. U kunt indien gewenst het venster uitschakelen door het aanvinken van de optie Venster niet meer tonen. U kunt het scherm altijd tonen of verbergen door de optie in het menu Administratie aan of uit te vinken. Figuur 2: Optie Welkomstscherm tonen bij opstarten in menu Administratie 4 Helpdesk:

5 2. Ondersteuning Serviceverlening Door het afsluiten van een service-abonnement kunt u gebruik maken van de ondersteuning van de helpdesk. U profiteert van de volgende voordelen: - Gratis gebruikmaken van de helpdesk. - Gratis updates (te downloaden via internet of aan te vragen bij de helpdesk). - Periode uitwisseling met accountant/boekhouder mogelijk. - Profiteren van kortingacties. - Tegen verschilprijs inruilen naar uitgebreidere programma s. - 20% korting op cursussen. - Toegang tot alle mogelijkheden van Mijn SnelStart (24 uur per dag, maandag tot en met zaterdag). Vormen van ondersteuning Handleiding In deze handleiding vindt u uitleg over de basis van SnelStart Nota 1 t/m 3 en SnelStart Boek 1 t/m 3. Voor meer informatie over het pakket kunt u in de SnelStart Help kijken. SnelStart Help Via het menu Help (F1) kunt u in het programma ondersteuning krijgen. Ook kunt u tijdens het werken in SnelStart op de toets F1 drukken om de help-informatie op te vragen over het onderdeel waar u mee bezig bent. In het linker kader in het help-venster vindt u een inhoudsopgave, index en uitgebreide zoekfunctie. Als u in het linker kader een onderwerp selecteert, wordt in het rechter kader de uitleg over het geselecteerde onderwerp getoond. Figuur 3: het Helpmenu Veelgestelde vragen Rechts in het venster kunt u gebruik maken van Veelgestelde vragen. Na het invullen van één of meerdere trefwoorden kunt u via [Enter] de zoekopdracht starten. U komt dan op de ondersteuningspagina van SnelStart terecht. Figuur 4: Veelgestelde vragen 5 Helpdesk:

6 2. Ondersteuning Via het internet Op kunt u ondersteuning krijgen via de ondersteuningspagina en via Mijn SnelStart. Ook kunt u uw vraag per (helpdesk@snelstart.nl) aan ons verzenden. Figuur 5: SnelStart!Help Telefonisch U kunt ons op werkdagen tussen 9.00 en uur bellen ( ) met uw vraag of opmerking. SnelStart informatie Bij de menu-optie Help, Info vindt u informatie over SnelStart. Figuur 6: het Informatievenster Links staan de contactgegevens van SnelStart. Rechts staan de gegevens van uw licentie, het programma en de administratie die u geopend heeft. 6 Helpdesk:

7 3. SnelStart gebruiksklaar maken Installatie van de software Het SnelStart programma wordt geleverd als download. De installatie hiervan wordt automatisch opgestart nadat u de cd in het cd-rom station van uw computer heeft geplaatst. Een update op cd installeert u op dezelfde manier. Wordt het installatie-programma niet automatisch opgestart voer dan de onderstaande stappen uit: - Plaats de SnelStart cd in het cd-rom station; - Als het installatieprogramma niet gelijk opstart selecteer Deze computer of open de Windows verkenner ; - Dubbelklik in het geopende venster op het pictogram van het cd rom station; - Klik in de map SnelStart\V10 dubbel op het programma Setup.exe Uw licentie activeren (Extra, Licentiebeheer) U activeert uw licentie door in het kader Bediening de Licentiehouder en de Licentiecode in te voeren. Klik daarna op de knop OK om SnelStart te openen. U vindt de licentiegegevens op Figuur 7: Licentiebeheer Demonstratieversie in het originele pakket In een geregistreerd pakket kunt u een demonstratieversie van het pakket uitproberen. Wij adviseren u om via Administratie, Kopiëren geopende administratie een kopie-administratie aan te maken als u in de demonstratieversie een aantal opties wilt uitproberen. U activeert de demonstratiestand via het venster Extra, Licentiebeheer. Zorg dat u naderhand de Originele versie weer activeert. 7 Helpdesk:

8 3. SnelStart gebruiksklaar maken Administratie aanmaken, openen en back-up Om met SnelStart te kunnen factureren en/of boekhouden moet er minstens één administratie aangemaakt zijn. U kiest hiervoor het menu Administratie. In het menu Administratie kiest u voor Nieuw... om een nieuwe administratie aan te maken. Figuur 8: het venster Nieuwe administratie aanmaken - In de mappenlijst selecteert u de map waarin de administratie moet worden opgeslagen, kies hier de map C:\Snelstart\Administraties. - Links onderin bij Map: ziet u welke map geselecteerd is; - Rechts onderin bij Administratienaam: geeft u de administratienaam aan. - Met de knop Nieuw wordt de nieuwe administratie aangemaakt. Een administratie selecteren en openen Via het menu Administratie, Openen opent u een administratie. Selecteer in de mappenlijst de juiste administratiemap en dubbelklik op de gewenste administratie in de bestandenlijst of klik op de administratie en open deze daarna met de knop Openen of met [Enter]. Een back-up (veiligheidskopie) van de administratie maken Via de optie Administratie, Back-up kunt u op bijna elk gewenst medium een back-up (veiligheidskopie) van uw administratie(s) maken. Voor het maken van de back-up volgt u de stappen in de vensters. Maak met regelmaat een back-up. Beperkingen bij back-up naar cd Een back-up naar cd werkt alléén als u vanuit de Windows Verkenner de cd brander rechtstreeks kunt aanroepen. Lukt dit niet maak de back-up dan bijvoorbeeld op uw Bureaublad en zet deze vervolgens via de software van de cd-brander op cd. 8 Helpdesk:

9 3. SnelStart gebruiksklaar maken Herstelpunten U kunt automatisch herstelpunten aan laten maken door deze optie te selecteren in het menu Administratie. Deze herstelpunten worden in dezelfde map geplaatst als uw administratie. Let op! Een herstelpunt is geen back-up. Indien de administratie verwijderd wordt, worden ook alle herstelpunten die bij die administratie horen verwijderd. Instellingen Via Extra, Instellingen opent u het venster waar u een aantal gegevens in dient te voeren die nodig zijn voor het juist functioneren van SnelStart. Welke velden u in kunt voeren is afhankelijk van het pakket waarmee u werkt. Tip! Klik pas op de knop Opslaan als u alle instellingen hebt opgegeven; met deze knop slaat u niet alleen de instellingen op, maar sluit u ook het venster. Tabblad Bedrijfsgegevens In het tabblad Bedrijfsgegevens kunt u uw bedrijfsgegevens vermelden. De bedrijfsgegevens worden automatisch geplaatst in de opmaken van SnelStart Nota. Figuur 9: het tabblad Bedrijfsgegeven van Extra, Instellingen 9 Helpdesk:

10 3. SnelStart gebruiksklaar maken Tabblad Boekhouding In het tabblad Boekhouding geeft u aan in welk boekjaar u wilt factureren en/of boekhouden en in welke maand het boekjaar begint. Dit is van invloed op de invoer van facturen en/of boekingen en de berekening van de btw-aangifte. De Map UBL bestanden is nodig voor het inlezen van UBL bestanden in de boekhouding. De overige invoervelden van dit kader zijn alleen beschikbaar als er een SnelStart Boek pakket is geactiveerd en zijn van belang voor het goed functioneren van het boekhoudpakket van SnelStart. Figuur 10: het tabblad Boekhouding van Extra, Instellingen Tabblad Orders Het tabblad Orders is alleen beschikbaar als er een SnelStart Nota pakket is geactiveerd en bevat de instellingen voor order invoer en facturering. Voor de duidelijkheid adviseren wij een ordernummerreeks te gebruiken die afwijkt van de factuurnummerreeks. In het kader Elektronisch factureren is er een kader bijgekomen. Hier vult u de gegevens in welke ook in uw programma ingesteld staan. De gegevens voor de SMTP-server kunt u daar ook vinden. Om te controleren of de instellingen juist zijn kunt u kiezen voor Test versturen. Figuur 11: het tabblad Orders van Extra, Instellingen bij SnelStart Nota 3 10 Helpdesk:

11 3. SnelStart gebruiksklaar maken Voorraadcontrole bij orderinvoer Vinkt u deze optie aan, dan krijgt u in het venster Verkopen bij het afdrukken van een pakbon of factuur een melding zodra de voorraad onder het bij Onderhoud, Artikelen opgegeven minimum komt. Tabblad Artikelen Het tabblad Artikelen is alleen beschikbaar als er een SnelStart Nota pakket is geactiveerd. Figuur 12: het tabblad Artikelen van Extra, Instellingen bij SnelStart Nota Prijsnotatie in het artikelenbestand U geeft hier aan of de prijzen in het artikelenbestand in- of exclusief btw zijn. Klik op de pijlknop om de keuzelijst te openen en selecteer de gewenste instelling. Tip! Wij raden aan in het artikelenbestand prijzen exclusief btw te gebruiken. Bij wijzigingen in het btw tarief hoeft u dan de artikelprijzen niet aan te passen. U hoeft alleen het btw-tarief in Onderhoud, Btw-tarieven aan te passen. Soort artikelcode, Lengte Standaard gaat SnelStart uit van een numerieke artikelcode van maximaal 10 posities. Het grootste nummer dat u hierbij kunt gebruiken is: Kies Cijfers en letters voor een combinatie van cijfers en letters of als u bij een numerieke artikelcode onvoldoende posities ter beschikking heeft. U kunt dan ook leestekens en spaties in de artikelcode opnemen. Voor een artikelcode met cijfers en letters kunt u maximaal 255 posities gebruiken. Tip! Het zoeken aan de hand van een trefwoord vervalt als de artikelcode alfanumeriek is, daarom adviseren wij u om de artikelcode alleen alfanumeriek te maken als dit noodzakelijk is. U kunt een numerieke code altijd omzetten naar alfanumeriek, andersom echter niet altijd: als er artikelen aanwezig zijn met letters, leestekens of spaties in de artikelcode dan kan het artikelbestand niet meer worden omgezet naar numeriek. Ook verwijderde artikelen die nog in de historie gebruikt worden, zijn hiervoor bepalend. 11 Helpdesk:

12 3. SnelStart gebruiksklaar maken Decimalen in artikelprijzen Standaard is het gebruik van 2 decimalen geactiveerd. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u hier een keuze maken. Als u het aantal decimalen wijzigt wordt dit overal in SnelStart doorgevoerd, ook bij de bestaande artikelkaarten in Onderhoud, Artikelen. Decimalen in artikel aantallen Standaard is voor het veld Aantal van het verkopenvenster het gebruik van 2 decimalen geactiveerd. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u hier een keuze maken tussen minimaal 1 decimaal en maximaal 4 decimalen. Dagboek Voorraadverschillen U geeft hier op in welk dagboek de voorraadverschillen geboekt moeten worden die u invoert bij Programma, Voorraadmutaties. 12 Helpdesk:

13 4. Onderhoudsvensters In de onderhoudsvensters houdt u de gegevens van onder andere klanten, artikelen, leveranciers en grootboekrekeningen bij. U kunt ze overal in SnelStart gebruiken. U kunt de klantgegevens bijvoorbeeld gebruiken voor uw facturen, aanmaningen en het uitwisselen van gegevens met uw bankierpakket. De lijst die aan de linkerkant in het venster wordt getoond, kan aan en uitgezet worden door dubbel te klikken op de blauwe balk. Voor meer informatie zie SnelStart!Help (F1). Opbouw van een onderhoudsvenster Figuur 13: het klantenvenster met links de lijst met klanten De hoofdgegevens Bovenin het venster, staat het sleutelveld. Bij de klantkaart is dat het veld Klantcode. Daaronder vindt u de hoofdgegevens van de kaart, bijvoorbeeld de velden met de NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) van de klant. Kaders of tabbladen met specifieke gegevens Onder de hoofdgegevens staan de overige gegevens in kaders of op tabbladen. 13 Helpdesk:

14 4. Onderhoudsvensters Kaders of tabbladen met specifieke gegevens Onder de hoofdgegevens staan de overige gegevens in kaders of op tabbladen. Lijst met sleutelvelden Links in het venster kan een lijst met ingevoerde gegevens getoond worden. Bijvoorbeeld de klantnummers en namen. U toont of verbergt de lijst door in de balk (met de omschrijving van het sleutelveld) bovenin het venster te klikken. Links naar onderhoudsvensters Als de omschrijving van een veld blauw en onderstreept is, dan is het een link naar een onderhoudsvenster waar u de betreffende gegevens kunt aanpassen. Land (zie bijvoorbeeld Figuur 13) is een link naar Onderhoud, Landen. Gegevens invoeren, wijzigen en zoeken in onderhoudsvenster Hier wordt beschreven hoe u gegevens invoert, wijzigt en verwijderd in de onderhoudsvensters en hoe u een specifieke kaart kunt opzoeken. Nieuwe kaarten invoeren Klik op de knop Nieuw, zodat SnelStart het eerste vrije nummer in het sleutelveld plaatst. Voer de gewenste gegevens in en klik op Opslaan. Kaarten zoeken Het sleutelveld is ook een zoekveld. Klik op het vergrootglas zoekvenster te openen. of gebruik de toets combinatie [Alt+Z], om het Diverse trefwoorden opgeven U kunt diverse trefwoorden ingeven door achter elk trefwoord een slash / te typen, bijvoorbeeld Jansen/Rotterdam. Kaart zoeken bij numerieke sleutelvelden Alleen numerieke sleutelvelden zijn toegestaan, behalve bij artikelkaarten. Bij numerieke sleutelvelden kunt u meteen een trefwoord intypen. Bij artikelkaarten kunt u alléén zoeken met het vergrootglas of met [Alt+Z]. Kaarten wijzigen Wilt u een kaart wijzigen, voer dan de code (bijvoorbeeld een artikelcode) van de te wijzigen kaart in het sleutelveld in. De gegevens van de betreffende kaart worden getoond en kunnen gewijzigd worden. Sla de wijziging op. Vanaf SnelStart Nota 2 en SnelStart Boek 2 kunt u de sleutelvelden wijzigen. Kaarten verwijderen Wilt u een kaart verwijderen, voer dan de code van de te verwijderen kaart in het sleutelveld in. De gegevens van de betreffende kaart worden getoond. Klik vervolgens op de knop Verwijder. Let op! U kunt kaarten waarvan de gegevens elders in het programma gebruikt worden, zoals klanten waar nog facturen van openstaan, niet verwijderen. Als u een kaart verwijderd en er is géén historie van die kaart, dan wordt de kaart definitief verwijderd, anders wordt hij op non-actief gesteld. De informatie blijft dan op de achtergrond aanwezig voor de historische gegevens. 14 Helpdesk:

15 4. Onderhoudsvensters Onderhoud, Klanten/Leveranciers Met Onderhoud, Klanten/Leveranciers opent u het klanten- of leveranciersvenster. U kunt de gegevens onder andere gebruiken voor facturering en het beheren van openstaande posten. De werking van de vensters klanten en leveranciers is gelijk. De hoofdgegevens en de aanvullende gegevens De velden spreken voor zich en kunnen ingevuld worden. Wilt u toch aanvullende informatie kijk dan in de SnelStart!Help. Tabblad Financieel Als u kiest voor het tabblad Financieel, wordt de omzet exclusief btw van dit boekjaar en het openstaande saldo berekend aan de hand van de factuurhistorie. U kunt de historie van meerdere boekjaren bekijken door op het tabblad het andere boekjaar aan te klikken. In de grafiek wordt de omzet per maand getoond. Tabblad Artikelhistorie (in SnelStart Nota) Op dit tabblad kunt u een gedetailleerde historie van alle artikelmutaties van de betreffende klant/leverancier op het beeldscherm bekijken. Voer de gewenste gegevens in en klik op Vul de lijst. Onderhoud, Artikelen Met Onderhoud, Artikelen opent u het artikelvenster waarin u artikelgegevens kunt invoeren, verwijderen of wijzigen. Vanaf SnelStart Nota 2 kunt de voorraad bijhouden, een besteladvieslijst afdrukken en de artikelcode wijzigen. Soorten artikelcodes U kunt kiezen uit twee soorten artikelcodes: numeriek of alfanumeriek (cijfers en letters). De keuze die u maakt is bepalend voor de zoekmogelijkheden. Standaard gaat SnelStart uit van een numerieke artikelcode. U kunt dit wijzigen bij Extra, Instellingen, tabblad Artikelen. De hoofgegevens van het artikelvenster De hoofdgegevens zijn de Artikelcode en de Omschrijving. Figuur 14: het artikelvenster 15 Helpdesk:

16 4. Onderhoudsvensters Tabblad Algemeen Op het tabblad Algemeen voert u de algemene artikelgegevens in zoals de prijs, de artikelomzetgroep en het al dan niet controleren van de voorraad. Bij Extra, Instellingen, tabblad Artikelen wordt bepaald of de artikelprijzen in- óf exclusief btw zijn. De inkoopprijs wordt gebruikt op standaard overzichten zoals prijslijsten, inkoopwaardelijsten en dergelijke. De omzetgroep bepaalt op welke grootboekrekening(en) de omzet geboekt moet worden. Kies de omzetgroep dus zorgvuldig. Levert u artikelen aan buitenlandse klanten, dan bepaalt SnelStart aan de hand van de landcode en het btw-nummer van de klant hoe de omzet geboekt moet worden. Voer bij de Eenheid de eenheid in waarin u het artikel levert. De eenheid, bijvoorbeeld stuks, kilo of baal, is alleen van belang wanneer u deze op de factuur wilt vermelden. De Voorraadcontrole is beschikbaar vanaf SnelStart Nota 2. De beginvoorraad en andere voorraadmutaties voert u in met Programma, Voorraadmutaties. De voorraad wordt tijdens het afdrukken van een factuur bijgewerkt. Geef bij Minimumvoorraad aan welke voorraad er minimaal aanwezig dient te zijn. Dit veld is informatief en wordt gebruikt voor de besteladvieslijst. In het veld Huidige voorraad wordt de voorraad weergegeven die in totaal beschikbaar is. Er kunnen ook artikelen gereserveerd zijn, dit ziet u bij de velden Aantal in order en Aantal in offerte (vanaf SnelStart Nota 3). Tabblad Financieel Als u kiest voor het tabblad Financieel worden de omzet (exclusief btw) en de verkochte aantallen berekend aan de hand van de factuurhistorie. In de grafiek worden de omzetsaldi per maand getoond. Tabblad Artikelhistorie (vanaf SnelStart Nota 3) Het tabblad Artikelhistorie geeft de historie van alle mutaties van het betreffende artikel weer. Bij levering aan een klant wordt in de kolom Aantal het aantal met een minteken vermeld omdat het aantal artikelen afneemt door de levering. Onderhoud, Artikelomzetgroepen Met Onderhoud, Artikelomzetgroepen opent u het venster waarin u omzetgroepen kunt invoeren, wijzigen of verwijderen. Let op! Voordat u artikelomzetgroepen kunt invoeren of wijzigen moeten de benodigde grootboekrekeningen met de juiste rekeningfunctie aangemaakt zijn bij Onderhoud, Grootboekrekeningen. De artikelomzetgroep bepaalt op welke grootboekrekening(en) de omzet geboekt moet worden. In SnelStart Nota 1 en 2 kunt u alléén de aanwezige vier artikelomzetgroepen (voor elk btw-tarief één) aanpassen. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u artikelomzetgroepen toevoegen en verwijderen. 16 Helpdesk:

17 4. Onderhoudsvensters Figuur 15: het artikelomzetgroepenvenster Om een nieuwe artikelomzetgroepenkaart aan te maken, klikt u op de knop Nieuw. U kunt zelf geen nummer invoeren in het veld Nummer, dit wordt automatisch gegenereerd. Het invullen van de juiste omzetrekeningen is van groot belang. Deze is bepalend voor het boeken van omzet en de btw en dus voor de btw-aangifte. In het kader Artikelen worden de artikelen getoond die gekoppeld zijn aan deze artikelomzetgroep. U kunt hier géén artikelen toevoegen of verwijderen; dit kan alleen in het artikelvenster. Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u de margeregeling toepassen voor de verkoop van gebruikte goederen. Zie SnelStart!Help voor een uitgebreide beschrijving van de margeregeling bij de verkoop van gebruikte goederen. Onderhoud, Grootboekrekeningen Met Onderhoud, Grootboekrekeningen (vanaf SnelStart Boek 1 en SnelStart Nota 3) opent u het venster waarin u grootboekrekeningen kunt invoeren, wijzigen of verwijderen. Om het de starter wat makkelijker te maken zijn de meest gebruikte grootboek- rekeningen al aangemaakt. Via Overzicht, Grootboekrekeningen, Ingevoerde grootboekrekeningen kunt u deze bekijken. U kunt dit schema aanpassen aan het schema van uw boekhouder of volgens uw eigen inzichten. Tip! Werkt uw accountant ook met SnelStart? Mogelijk heeft hij al een administratie met een basisschema wat u kunt gebruiken. Informeer hiernaar voordat u de overige gegevens gaat invoeren. Het bestand kan namelijk niet aan uw administratie toegevoegd worden. U kunt grootboekrekeningen waarop in het lopende boekjaar al geboekt is, pas verwijderen als het boekjaar is afgesloten. Op de achtergrond blijven deze echter bestaan in verband met de historie van de afgelopen jaren. 17 Helpdesk:

18 4. Onderhoudsvensters De hoofdgegevens van het grootboekrekeningenvenster Het bovenste gedeelte van het venster bevat de hoofdgegevens. Vanaf SnelStart Nota 2 kunt u het rekeningnummer wijzigen. Figuur 16: de hoofdgegevens van het grootboekrekeningenvenster De Functie die u bij de grootboekrekening instelt is bepalend voor de werking van het boekhoudvenster en voor de btw-aangifte. De functies 4 (dagboek Verkoop), 5 (dagboek Inkoop), 8 (dagboek Balans) 21 t/m 23 (Af te dragen btw) en 41 t/m 43 (Te vorderen btw) kunt u één keer gebruiken. De keuzelijst Rubriek is beschikbaar vanaf SnelStart!Boek 3 en word gebruikt om de kolommenbalans te rubriceren en subtotalen per rubriek af te drukken. Tabblad Saldo verloop (vanaf SnelStart Boek 3) Figuur 17: het tabblad Saldo verloop Onderhoud, Grootboekrubrieken (vanaf SnelStart Boek 3) De grootboekrubrieken worden gebruikt om de kolommenbalans te rubriceren en met subtotalen per rubriek af te drukken. Door de grootboekrekeningen in de gewenste mappen/subrubrieken te slepen, kunt u zelf de indeling van de kolommenbalans bepalen. 18 Helpdesk:

19 4. Onderhoudsvensters Figuur 18: het venster Grootboekrubrieken Onderhoud, Btw-tarieven Via Onderhoud, Btw-tarieven opent u het venster waarin u de percentages van de btw tarieven kunt wijzigen en/of verwijderen. Na een wijziging van het btw-percentage kunnen er nog niet gefactureerde orders zijn waarbij het oude tarief nog gehanteerd is. Als u zo n verkooporder oproept, wordt de vraag gesteld of het nieuwe tarief hierop van toepassing moet zijn. Figuur 19: het venster Onderhoud, Btw-tarieven 19 Helpdesk:

20 4. Onderhoudsvensters Onderhoud, Landen Met Onderhoud, Landen opent u het landenvenster, waarin u landen kunt toevoegen of veranderen. De gegevens van Nederland kunt u niet veranderen. Figuur 20: het venster Onderhoud, Landen 20 Helpdesk:

21 5. Verkoopsjablonen en opmaak Via het menu Onderhoud, Verkoopsjablonen maakt u de instellingen voor sjablonen en regelt u de opmaak van de beschikbare orderformulieren. Figuur 21: het verkoopsjablonenvenster bij SnelStart Nota 3 De opbouw van het Verkoopsjablonenvenster In SnelStart Nota 1 is één sjabloon mogelijk met alleen de opmaak Factuur. Vanaf SnelStart Nota 2 kunt u nieuwe sjablonen aanmaken. Vanaf SnelStart Nota 3 heeft u bij elk sjabloon twee opmaken, de Factuur en de Offerte. Vanaf SnelStart Nota 2 heeft u het tabblad Extra hoofdingaven, extra regelingaven. U kunt hiermee zelf velden aanmaken die u in de kop (hoofdingaven) en artikelregels (regelingaven) van uw factuur kunt opnemen. Vanaf SnelStart Nota 2 heeft u de mogelijkheid om berichtteksten in te stellen voor het elektronisch versturen van facturen. Veiligheidsmaatregelen Wij adviseren u regelmatig de wijzigingen op te slaan met Bestand, Opslaan. Brengt u een wijziging aan die niet het gewenste effect heeft of uw opmaak zelfs helemaal verminkt, dan kunt u deze ongedaan maken met de knop Laatste bewerking ongedaan maken. 21 Helpdesk:

22 5. Verkoopsjablonen en opmaak Een opmaak kopiëren en/of aanpassen Voor het aanpassen van een opmaak selecteert u eerst de juiste sjabloon en vervolgens selecteert u in het kader Opmaak, de opmaak Factuur of Offerte. Klik daarna op de knop Opmaak wijzigen. Is er nog geen opmaak voor het betreffende orderformulier aangemaakt gebruik dan de knop Opmaak kopiëren. Vervolgens kunt u de optie Basis-/voorbeeldopmaken aanvinken. Tot slot klikt u de gewenste opmaak aan waardoor de knop Kopieer opmaak actief word en u de opmaak kunt kopiëren. De opbouw van het opmaakvenster Figuur 22: de groepen in het opmaakvenster Het invoeren van uw bedrijfsgegevens In de beginkop linksboven, beginnend met fldinstellingenbedrijfsnaam, staan gegevensvelden om uw adresgegevens te plaatsen. Deze worden automatisch gevuld, nadat u de gegevens heeft ingevoerd bij Extra, Instellingen. Uw eigen logo plaatsen Klik met de rechtermuisknop op het logo in de beginkop om het menu te openen. Kies in het menu de optie Plaatje laden en blader naar de locatie waar uw logo staat. Het is mogelijk om de Undo of Redo knop te gebruiken, om een stap terug of vooruit te gaan. Optie help in menubalk In de opmaak kunt u rechtstreeks de Help aanpassen van een opmaak. oproepen. Daar kunt u meer informatie lezen over het maken en 22 Helpdesk:

23 6. Verkooporders en facturen Dit hoofdstuk behandelt het maken van verkooporders en facturen. Om een nieuwe factuur te maken voert u de onderstaande stappen uit. Gebruik hiervoor het voorbeeldbedrijf (Administratie, Openen (of naam wijzigen) ). Een verkoopfactuur maken Klik op de knop Verkopen. Het venster verkopen wordt geopend. Opent u het venster voor de eerste keer, dan worden eerst de sjablonen geladen. De cursor staat bovenin het venster bij Klanten. Figuur 23: het venster Verkopen met meerdere sjablonen (vanaf SnelStart Nota 2) Voer de volgende gegevens in: - Klanten: Klik op de knop Nieuw links onder in het venster. De cursor wordt nu in de eerste regel in het kader Orderregels gezet. - Artikelcode: 1 - Druk op [Tab] om naar het veld Omschrijving te gaan. Wijzig de omschrijving in: Eerste factuur - Druk op [Tab] om naar het veld Aantal te gaan. Aantal: 1 - Druk op [Tab] om naar het veld Verkoopprijs te gaan. Verkoopprijs: 25,00 - De orderregel is nu compleet. U hoeft u de overige gegevens niet aan te passen. Wilt u een andere verkoopprijs hanteren of een kortingspercentage invullen, dan kan dat door de betreffende gegevens te wijzigen. - Rechtsboven in het venster ziet u de factuurtotalen. Bekijk de bedragen. Druk op de knop Factuur om de factuur af te drukken. 23 Helpdesk:

24 6. Verkooporders en facturen Elektronisch factureren Vanaf SnelStart Nota 2 is het mogelijk om offertes, bevestigingen en facturen per te versturen. Bij de klantgegevens, bovenaan het scherm, wordt ook het adres weergegeven. Wanneer u nu op de knop Factuur klikt krijgt u het onderstaande menu te zien. Figuur 24: een factuur Afdrukken, en of Voorbeeld tonen U kunt de factuur per verzenden. Dit wordt gedaan in de nieuwe UBL-standaard. Een UBL-document is door uw klanten in te lezen wanneer zijn/haar pakket UBL ondersteunt. U krijgt een melding wanneer er bij de klant geen btw-nummer is ingegeven. Let op! In een UBL-bestand kan geen factuurkorting worden gegeven. Om de korting toch te kunnen verwerken wordt in SnelStart de factuurkorting als regelkorting verwerkt. Meer informatie over het instellen van de gegevens kunt u onder het kopje Instellingen nalezen. Zodra een factuur via de verstuurd is, komt er in het kader Sjabloon een envelopje te staan, bij facturen die op papier worden afgedrukt is dit een papiertje. Bijwerken van de voorraad en financiële verwerking Nadat u een factuur of pakbon heeft afgedrukt, wordt de voorraad bijgewerkt. Zodra u een factuur maakt, wordt de order financieel verwerkt en als u een SnelStart Boek pakket heeft automatisch geboekt in het dagboek Verkoop. Financiële verwerking na wijzigen of verwijderen factuur Na het wijzigen of verwijderen van een factuur worden alle financiële gegevens met betrekking tot deze factuur in de boekhouding aangepast. Als er geen pakbon is, wordt ook de voorraad bijgewerkt. Ook wordt na het verwijderen de factuurnummering aangepast zodat een nieuwe factuur het nummer van de verwijderde factuur krijgt en de reeks factuurnummers ononderbroken blijft. De Belastingdienst accepteert namelijk niet dat er een factuurnummer ontbreekt. De bedieningsknoppen van het verkopenvenster Op de knoppenbalk onderin het verkopenvenster staan de knoppen waarmee de ingevoerde gegevens verwerkt kunnen worden. Welke knoppen er getoond worden is onder andere afhankelijk van het geregistreerde pakket, de gebruikersrechten (SnelStart Plus) en van de wijzigmodus (aan of uit). De meeste knoppen spreken voor zich. Onderstaand vindt u uitleg over de knoppen Kopieer. de knop Kopieer. Met de pijlknop - Kopieer naar nieuwe factuur - Kopieer naar creditfactuur opent u het vervolgmenu met de mogelijkheden: Een bestaande order of factuur wijzigen of verwijderen Met de knop Verkopen opent u het verkopenvenster waarin u bestaande facturen en eventueel bestaande verkooporders kunt wijzigen. - Vanaf SnelStart Nota 1 kunt u de facturen wijzigen of verwijderen (alleen de laatst gemaakte factuur) mits er nog geen betaling op gedaan is. - Vanaf SnelStart Nota 3 kunt u ook de verkooporders wijzigen of verwijderen. 24 Helpdesk:

25 6. Verkooporders en facturen Orders of facturen verwijderen U kunt elke order uit de map Orders verwijderen. Van de facturen kunt u alleen de laatst gemaakte factuur verwijderen, mits er nog geen betaling op gedaan is. Selecteer de laatst gemaakte factuur in de submap Openstaande facturen van de map Facturen en klik op de knop Verwijder. Voordat de factuur daadwerkelijk verwijderd wordt, moet u dat bevestigen. Moet u veel facturen verwijderen om bij één specifieke factuur te komen dan is het maken van een creditfactuur veelal eenvoudiger en sneller. Let op! Als de knop Verwijder niet te gebruiken is, kan het zijn dat u niet de laatste factuur geselecteerd heeft of dat er reeds een deelbetaling op de factuur gedaan is. In beide gevallen is het niet mogelijk om de factuur te verwijderen. Betalingshistorie orders en facturen Vanaf SnelStart Nota 3 wordt in het kader Betalingshistorie informatie getoond over betalingen van orders en facturen. Orders of facturen bekijken in het orderarchief Het orderarchief is vanaf SnelStart Nota 2 beschikbaar. U opent deze via Overzicht, Orderarchief. In het archief wordt van elk afgedrukt verkoopformulier een kopie van de laatste afdruk bewaard. Tabblad beheer (vanaf SnelStart Nota 3) Met de knop Tabbladen opent u het venster Orderinvoer tabblad beheer, waarin u aangeeft welk kader/tabblad u waar in het verkoopvenster wilt tonen. Figuur 25: het venster Orderinvoer tabblad beheer - Tabblad: In deze kolom staan alle kaders/tabbladen die voor u beschikbaar zijn. Welke tabbladen dat zijn hangt af van pakketten welke u hebt. - Locatie: In deze kolom staat de locatie van het tabblad vermeld. U wijzigt deze door bij het betreffende kader op de locatie te klikken. U kunt dan met de pijlknop de keuzelijst openen en een andere optie selecteren. Met de optie Ontzichtbaar zorgt u dat het betreffende kader niet getoond wordt, u kunt hiermee bijvoorbeeld de Klantmemo verbergen. - Omhoog en Omlaag: Met de knoppen Omhoog/Omlaag kunt u het geselecteerde kader, omhoog of omlaag verplaatsen in het verkoopvenster. - Standaard: Met de knop Standaard worden de standaard locaties teruggezet. 25 Helpdesk: