Beleidsplan PR & Communicatie

Transcriptie

1 Onderdeel van het algemene beleidsplan vv Hooglanderveen Voetbalvereniging Hooglanderveen betrokken, met oog voor ontwikkeling op ieders niveau

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Introductie... 3 Communicatie... 4 De boodschap... 5 De middelen... 6 De doelgroepen... 8 Matrix... 9 Huisstijl Werkzaamheden PR & Communicatie De komende jaren

3 Introductie De vereniging is bezig met het opstellen van een algemeen beleidsplan. Om dit breed gedragen te krijgen is er na de ALV van 2012 een werkgroep ingesteld die het benodigde vooronderzoek gedaan heeft. Deze werkgroep bestond uit enthousiaste ouders, leden, sponsoren en bestuursleden. Uit dit vooronderzoek kwamen een aantal speerpunten naar voren waar de vereniging zich op moest richten om tot een algemeen beleidsplan te komen. Deze speerpunten waren technisch beleid, financiën, sponsoring/geldwerving, vrijwilligers en communicatie. Door de groei van de vereniging en de verandering in de maatschappij met betrekking tot de wijze van communicatie wil de vereniging het contact met de leden, sponsoren en andere geïnteresseerden niet verliezen. Daarnaast kan een slechte communicatie meer schade berokkenen dan gewenst. Dit beleidsplan is onderdeel van het Algemene Beleidsplan dat voortgekomen is uit diverse deelbeleidsplannen, waaronder dus dit beleidsplan. Andere deelbeleidsplannen zijn onder andere het financiële, het technische, het sponsor- en geldwervings- en het vrijwilligersbeleidsplan De uitvoering van het huidige communicatiebeleid is veelal in handen van voornamelijk één persoon en dat is niet wenselijk. De website ligt in zijn handen, de uitgifte van het clubblad en de social media. Op een aantal vlakken wordt hij hierbij in meer of mindere mate geassisteerd. Om de verenigingsambitie goed te kunnen ondersteunen zal de komende jaren versterking moeten komen in dit onderdeel en dient er geprofessionaliseerd te worden. Het communicatieplan valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur (als onderdeel van het Algemene Beleidsplan van de vereniging), de voorzitter van de PR & Communicatiecommissie heeft de taak het communicatieplan te maken, te volgen en het up to date te houden. Wat is nu communicatie. Kort gezegd: Alles. Alles wat men zegt en ziet en zelfs alleen maar voelt. In de context van dit beleidsplan gaat het om alles wat wij als voetbalvereniging communiceren naar onze doelgroepen. Wat communiceren we -de boodschap- op welke manier -de middelen- naar wie -de doelgroep-. Hoe we dat nu doen en hoe we dat zien in de toekomst, dat is de doel van dit beleidsplan. Allemaal gericht om onze hogere doelen, vastgelegd in het algemene beleidsplan, te bereiken en in lijn met onze statuten en visie. Hooglanderveen, 21 september

4 Communicatie Het gehele communicatieverhaal bestaat uit een drietal belangrijke componenten. 1. De boodschap (de informatie) 2. De middelen (de media) 3. De doelgroep In dit beleidsplan zullen bovenstaande componenten kort beschreven worden en uiteindelijk zal duidelijk moeten zijn welke boodschap we via welk middel aan welke doelgroep willen communiceren. Ook zal aangegeven moeten worden hoe doelgroepen met de vereniging contact kunnen hebben, hoe kunnen zij reageren, vragen stellen op ontwikkelingen rond de vereniging. 4

5 De boodschap Welke boodschap(pen) willen wij als voetbalvereniging naar buiten brengen? Uiteraard is hier onderscheid in te brengen in interne (oa leden en vrijwilligers) en externe (oa pers, omwonenden en gemeente) partijen die wij als vereniging van een boodschap willen voorzien. Dat is een veelheid van boodschappen, de belangrijkste zullen hier onder genoemd worden: Het wedstrijdprogramma inclusief uitslagen en standen Teaminformatie, trainingsinformatie, spelers en begeleiding Advertenties van sponsoren Contactgegevens van belangrijke vrijwilligers op sleutelposities Kantinelijsten Agenda van evenementen en activiteiten van de vereniging Laatste nieuws Achtergronden van activiteiten of de vereniging Cultuur, gedragsregels Extern zullen er op minder frequente basis nieuwsberichten verstuurd worden over: Nieuwe sponsor die gepresenteerd worden Belangrijk evenement dat plaatsvindt op ons complex Indien nodig een reactie op gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen Ad hoc 5

6 De middelen Het publiek is op diverse manieren te bereiken. De voetbalvereniging gebruikt de volgende middelen: Website De Dribbelaar NoppenNewz Social Media Deze middelen zijn niet uitputtend en zijn gedurende de jaren mogelijk aan verandering onderhevig. Dat zie je aan de toenemende digitalisering van informatie(verstrekking) en het verdwijnen, enige jaren geleden, van de Goal, het informatieblaadje van de senioren. Kijk je naar een tien jaar geleden, zag de wijze van informeren er anders uit. Veel informatie ging via blaadjes als Dribbelaar en Goal. De laatste nieuwtjes, informatie, wedstrijden, scheidsrechters en verslagen van wedstrijden. De website had een bescheiden rol, digitale informatie überhaupt. De KNVB stuurde ook alle informatie per brief. Dit is de afgelopen jaren fors veranderd. Brieven van papier zijn een zeldzaamheid, bijna alles gaat per mail. Door smartphones is informatie snel beschikbaar, op elke plek, op elk moment. De vv Hooglanderveen wil hier op een verstandige manier op inspringen en inhaken. De website heeft in juli 2014 een update gehad. Deels uit noodzaak, deels uit vernieuwing. De site wordt dagelijks bijgehouden. De Dribbelaar bestaat al 40 jaar en verschijnt wekelijks. Het is een zwart-wit informatieblaadje dat via wordt verstuurd naar leden en geïnteresseerden. Een beperkt aantal wordt nog bezorgd of bij het informatiebord in het clubhuis neergelegd en De Dribbelaar wordt ook op de website geplaatst. De NoppenNewz verschijnt 4 keer per jaar en aan het begin van het jaar is er een bewaarnummer. Het is een full colour blad van rond de 16 pagina s. Elk uniek huisadres van leden alsmede elke sponsor ontvangt de NoppenNewz thuis. 6

7 De Social Media waar de vereniging sinds enige jaren gebruik van maakt zijn Facebook en Twitter. Dit zijn media waar op een snelle manier al dan niet met foto s informatie gedeeld kan worden. wordt veelal door trainers-leiders gebruikt voor communicatie naar de spelers. Ook in geval van belangrijke zaken, zoals de Algemene Leden Vergadering, gebruikt de vereniging (lees bestuur) de als communicatie. Dit middel wordt sporadisch ingezet omdat het beeld bestaat dat teveel vanuit de vereniging een averechts effect heeft (lees: als spam gezien kan worden en snel weggegooid wordt). Berichten richting de pers zullen veelal per verstuurd worden, op deze manier wordt snel een aantal media bereikt. 7

8 De doelgroepen De eerder genoemde informatie willen wij als vereniging via de diverse beschikbare middelen bij de diverse doelgroepen terecht laten komen. Als doelgroepen onderscheiden wij: De leden De leiders en trainers Het bestuur De kantinevrijwilligers Overige vrijwilligers Pers Gemeente Ouders Sponsoren Omwonenden Collega verenigingen Volgers (Twitter), likers (Facebook) en gewone volgers (geïnteresseerden) van de vereniging 8

9 Matrix Hier komt een matrix met daarin welke boodschappen via welke middelen en aan welke doelgroepen verspreid worden. Website Dribbelaar NoppenNewz Social Media De leden x x x x x De leiders en trainers x x x x x Het bestuur x x De kantinevrijwilligers x x x Overige vrijwilligers x x x Pers x x x Gemeente x x Ouders x x x x Sponsoren x x x Omwonenden x x Collega verenigingen x x x Volgers x x Matrix 2 (moet ik er nog landscape zien in te plakken) 9

10 Huisstijl Om een uniforme en herkenbare wijze van communicatie te bewaren moet er zoveel mogelijk gebruik gemaakt worde van eenzelfde gebruik van logo s, mailuitingen Er zal een vv Hooglanderveen huisstijl ontwikkeld moeten worden. Een huisstijl die in alle officiële uitingen naar voren moet komen waardoor snel herkenbaar is dat een uiting afkomstig is van de voetbalvereniging Hooglanderveen. In de communicatie van leiders en trainers naar spelers is dit van minder van belang, omdat een te grote groep voorzien moet worden van logo s, handtekeningen etc. Voor uitingen vanuit het bestuur of andere geledingen, naar externe partijen waarin een verenigingsstandpunt of officiële uiting (bijv. persbericht) is het wel van belang dat hiervoor zoveel mogelijk uniform gecommuniceerd wordt. De vereniging heeft een logo dat bestaat uit 2 voetballertjes in de kleur blauw strijdend om de bal, zie hieronder. Om de spelertjes staat in dezelfde kleur blauw de verenigingsnaam vv Hooglanderveen. Dit logo wordt ook gebruikt in drukwerk, hiervan is een officieel.epg bestand beschikbaar dat beschikbaar is voor drukwerk van oa. shirts en reclameborden. Zoveel mogelijk zal dit logo in uitingen gebruikt moeten worden. In voorkomende gevallen kan een logo gebruikt worden zonder de verenigingsnaam, zoals rechts. In dat geval zal in de rest van de uiting duidelijk moeten zijn dat dit een logo is van vv Hooglanderveen. Wel moeten alle logo s een gelijke kleurstelling hebben, dat is nu nog niet het geval. Als voorbeeld kan genomen worden de koptekst van dit beleidsplan of de hieronder geplaatste -handtekening. Marco Burm Bestuurslid / Commissie PR & Communicatie pr-communicatie@vvhooglanderveen.nl voetbalvereniging Hooglanderveen Heideweg 57, 3829 BD Hooglanderveen Volg voetbalvereniging Hooglanderveen via 10

11 Ook voor communicatie-uitingen via brief of rapporten zal het uniforme gebruik van logo s en opmaak een streven zijn. Momenteel wordt er standaard briefpapier gebruikt met een groot logo van de spelertjes zonder tekst rechtsboven. Onderin staan gegevens als adres en bankgegevens alsmede het KvK inschrijvingsnummer. Komende tijd zal bekeken moeten worden of dit aangehouden wordt of dat een modernisering toegepast wordt. De voorpagina van een rapport of verslag bestaat uit de titel, eventueel subtitel, een foto van het clubgebouw (een tekening ten tijde van de nieuwbouw, zie links) met daaronder het logo. Als ondertitel wordt gebruikt de tekst: voetbalvereniging Hooglanderveen een club met ambities Geen kop- en voetteksten op de voorpagina. Alles gecentreerd op de pagina. De vervolgpagina s van een brief, rapport of verslag hebben als koptekst onderstaande lay out. Rechts de spelertjes uit het logo, links de naam van de vereniging en een blauwe lijn daaronder. voetbalvereniging Hooglanderveen In de voettekst staat links de naam van het document en rechts de paginanummering. Lettergebruik zal niet geformaliseerd worden. Dit in verband met de vele personen, vrijwilligers, die hiermee zullen werken. Voorkeur is Arial met als lettergrootte 10 of 11. Dit is het meest gebruikte lettertype ter wereld. 11

12 Werkzaamheden PR & Communicatie De Commissie PR & Communicatie heeft een aantal werkzaamheden die zij ongoing uitvoert. Het beheer van de website valt hieronder. De Commissie is verantwoordelijk voor een up to date website. Hierop moet de laatste informatie staan en de Commissie is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. Wel is zij hierbij in grote mate afhankelijk van andere Commissies. Deze andere Commissies zijn namelijk verantwoordelijk voor de inhoud van onderdelen die onder hen vallen. De Commissie PR & Communicatie voert wijzigingen uit op initiatief van collega Commissies en vraagt op regelmatige basis of er onderdelen van de website aangepast moeten worden met recentere gegevens. Nieuwsberichten worden aangeleverd door Commissies of het bestuur of zij vragen of de Commissie PR & Communicatie hiervoor een artikel te schrijven. Naast leden van de Commissie PR & Communicatie hebben nog een paar mensen toegang tot het plaatsen van artikelen op de website. Voornamelijk van het Cluster Voetbalzaken. Zij kunnen snel artikelen plaatsen die betrekking hebben op wedstrijdzaken. Dit kan vaak sneller nodig zijn dan de Commissie PR & Communicatie kan leveren. De website moet een bron zijn met informatie voor leden en alle andere geïnteresseerden die daar alles kunnen vinden over de vereniging. De Dribbelaar wordt samengesteld door de secretaris van het Cluster Voetbalzaken maar valt onder PR & Communicatie. Laatste nieuws met betrekking tot wedstrijdzaken zijn het hoofdbestanddeel van dit wekelijkse blad. De NoppenNewz is het clubblad van de vereniging. PR & Communicatie is verantwoordelijk voor de inhoud en zorgt voor het vaststellen en halen van deadlines zodat de NoppenNewz tijdig verschijnt en bij leden en sponsoren op de mat ligt. NoppenNewz moet 4 keer per jaar verschijnen. Daarnaast verschijnt aan het begin van het jaar een bewaarnummer. Social Media is een gebied waar de vereniging relatief weinig ervaring heeft. We maken er gebruik van om met leden en andere volgers te communiceren, maar het is een gebied waar veel meer uit gehaald kan worden. Facebook en Twitter kunnen door de vereniging effectiever ingezet worden. Dat is een uitdaging voor de komende jaren. Indien de omstandigheden hiertoe aanleiding geven zal er een bericht naar media verstuurd worden door de Commissie PR & Communicatie. Dit zijn lokale bladen alsmede het meer landelijk verschijnende AD. Dit is voornamelijk om de vereniging onder de aandacht te 12

13 brengen bij gebeurtenissen (denk aan nieuwe sponsoren, beslissing om trainer te wisselen etc.) of om uitleg te geven aan gebeurtenissen. In principe is de voorzitter van de Commissie eerste aanspreekpunt voor de pers. Echter zullen spelers en trainers van de eerste selectie vaak eerst aangesproken worden. We zijn de vereniging er niet naar om dit te stroomlijnen. In geval van incidenten en calamiteiten waar contact met de pers nodig is, zal dit wel via de voorzitter PR & Communicatie lopen. Dit zal, indien nodig, ook aan betrokkenen en leden gecommuniceerd worden. 13

14 De komende jaren De wereld staat niet stil. Ook de voetbalwereld niet. Ontwikkelingen gaan soms snel. Als vereniging moet je ooit mee. In sommige gevallen gedwongen (denk aan de ontwikkelingen van het doorgeven van uitslagen. Sinds 2014 kan dit alleen nog maar digitaal. Tot daarvoor ging dat nog met papier), in sommige gevallen bepaal je dat zelf. Hoe noodzakelijk vind je als vereniging een website, social media, een uitslagenpodium. Je kunt als vereniging zeggen dat je dat zelf niet wilt (of kunt) faciliteren, een ander levert die informatie wel, dus ik hoef me er niet druk om te maken. Dat is niet de instelling die wij als vv Hooglanderveen hebben. Alle informatie die onze vereniging en haar leden en overige betrokkenen aangaat is voor ons en hen belangrijk en willen wij zelf doorgeven aan hen. Daarom up to date standen en wedstrijdinformatie op onze site, ondanks dat iedereen die via voetbal.nl, de uitslagenpagina van de KNVB ook kan raadplegen. Door mensen naar onze website te trekken, worden we ook aantrekkelijk voor sponsoren, ook een belangrijk onderdeel van onze inkomsten. Sponsoren kun je ook aantrekken door advertentieruimte te verkopen in diverse middelen. Voor dit onderdeel is de Sponsor en Geldwerving Commissie verantwoordelijk en kan/moet gefaciliteerd worden door PR. Datzelfde geldt voor NoppenNewz. Achtergrondinformatie over leden, de organisatie. Zit iemand daar op te wachten? Ja, zijn wij van mening. We zijn niet meer de dorpsvereniging van weleer, mensen kennen elkaar niet allemaal meer. Op deze manier leren alle nieuwe betrokkenen bij onze vereniging de mensen die de vereniging mogelijk maken en houden toch kennen. Mensen betrekken bij de vereniging is een belangrijk onderdeel van het verenigingsleven en het trekt nieuwe mensen en sponsoren en geïnteresseerden naar de vereniging. Door een consequente, goede communicatie en informatieverstrekking naar onze doelgroepen willen wij een vereniging zijn die zich onderscheidt van andere verenigingen en op die manier aantrekkelijk zijn voor nieuwe leden, vrijwilligers, sponsoren en andere betrokkenen. Hierbij moet ook gedacht worden aan de digitale interactie van leden, betrokkenen met de vereniging. Verandering van informatieverstrekking kan betekenen dat vertrouwde informatiekanalen aangepast worden of zelfs verdwijnen omdat er geen toegevoegde waarde meer is. Dat betekent dus dat wij zoveel als mogelijk zullen doen om straks in de toekomst in de vaart der volkeren mee te gaan. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn, zullen wij kijken of wij deze kunnen toepassen. Ook al bestaan we straks 70 jaar en meer, we willen graag een moderne vereniging zijn. Meegegaan en dus werkend met moderne middelen en moderne wijze van communicatie en toch ook niet die mensen vergeten die die laatste stap in de vooruitgang niet kunnen maken. 14

15 Voorbeelden van vernieuwing zullen vooral op het digitale vlak liggen. Informatieverstrekking zal mogelijk veel meer geïntegreerd worden met de website dan informatie verstrekt op diverse wijzes. Via nieuwsbrieven of social media. Op deze manier worden vanuit één punt diverse kanalen bediend op een eenduidige herkenbare manier. Dit betekent ook dat de PR & Communicatie commissie groter moet worden en niet teveel steunend op één of twee mensen. Zij kunnen niet van alles verstand hebben. Er zullen de komende periode dan ook op diverse vlakken mensen met verstand van zaken geworven moeten worden. Iemand met verstand van communicatie (in de brede zin des woords), iemand met verstand van clubbladen, opmaak, teksten etc. Iemand met verstand van websiteontwikkeling. Gelukkig zijn die stappen al heel voorzichtig gemaakt. Vandaar dat mogelijk op korte termijn dit beleidsplan PR & Communicatie al achterhaald is en gemoderniseerd kan worden. Maar dat is ook weer het mooie van een beleidsplan, de tijd kan haar achterhalen. Een plan dat regelmatig aangepast wordt aan omstandigheden leeft, dat heeft de aandacht en dat is wat de PR & Communicatie van de vereniging nodig heeft. Dat geldt voor dit onderdeel, maar zeker voor de andere onderdelen en dat heeft als uiteindelijk gevolg een levend algemeen beleidsplan, een levende vereniging, klaar voor de toekomst. 15