Holas Ledenadministratie. De steun en toeverlaat voor uw vereniging of organisatie

Transcriptie

1 Holas Ledenadministratie De steun en toeverlaat voor uw vereniging of organisatie

2 Ontstaan Kenmerken Functies Demo Beginnen met Holas systeem eisen agenda 2

3 Oorsprong: Sociëteit De Vereeniging te Utrecht Van 150 naar 500+ leden Handmatig uitnodigen voor maaltijden, lezingen, activiteiten Plak-en-knipwerk Smoelenboek website (mei 2003) Dat wil ik ook voor mijn club/vereniging/etc Ontstaan 3

4 Al deze vragen en wensen zijn gebundeld Leidde tot definitie standaard oplossing en degelijk bouw (platform, database) Een combinatie van verenigings ervaring en professionele aanpak. Launching customer: Jong MKB Nederland (circa 800 leden) Start: voorjaar 2006 Nu: ruim 1500 gebruikers Ontstaan 2 4

5 Gericht op core business van een vereniging: Leden binden: ledenboek, activiteiten, disputen, mededelingenbord/vergaderstukken/archief Leden werven: actuele externe presentatie met o.a. agenda en bestuurssamenstelling Aanmeld formulier Ontlasten bestuur: zelfwerkzaamheid leden, delegeren taken, handig gereedschap bv. Excel export actuele ledenbestand Eenvoudig in gebruik Snel in de lucht (< 2 weken) Betrouwbaar en veilig Vormgeving aanpasbaar: eigen gezicht Website inpasbaar in bestaande website Kenmerken 5

6 Instelbare teksten Belangrijke mededeling Attentie signalen Functies: startpagina besloten 6

7 Functies: ledenboek 7

8 Gegevens door lid zelf aan te vullen en te wijzigen Privé gegevens wel/niet zichtbaar Doorzoekbaar Functies: ledenboek 8

9 Overzicht komende activiteiten Heb ik al gereageerd? Functies: agenda 9

10 Overzicht: Relevante details Inschrijving Deelnemerslijst (met foto s) Eventuele betaling Functies: agenda > activiteit 10

11 Mailings naar: Iedereen die nog niet reageerde Allen die inschreven (handig bij laatste wijziging) Allen op de wachtlijst Link komt direct uit op inschrijfpagina met details Functies: activiteit > mailing 11

12 Per commissie/groep Wel/niet beveiligd (bijvoorbeeld: vertrouwelijke bestuurs documenten) Met of zonder documenten (Word, pdf, ) Doorzoekbaar Gelezen/niet gelezen icoon Melding op startpagina bij nieuwe mededelingen Functies: mededelingenbord 12

13 Interne agenda Per activiteit te bepalen Nb: let op layout! externe agenda Functies: externe agenda 13

14 Externe presentatie Interne presentatie Ook bestuur/commissies/clubs extern zichtbaar Selectief NB: layout! Functies: externe organisatie 14

15 Betalingen d.m.v. eenmalige incasso s T.b.v. contributie, deelname aan activiteiten Minimum of vast bedrag Inzenden z.g. Clieop bestand naar bank Verwerken storno s en uitzonderingen Eenvoud en gemak voor de penningmeester en de leden! Functies: betalingen/incasso 15

16 Nadat de organisator de activiteit heeft gemaakt, vult de penningmeester de betaalgegevens in. De incasso kan ook los staan van een activiteit, bijvoorbeeld de contributie. Voorbeeld: Incasso 16

17 Incasso: overzicht voor penningmeester 17

18 Incasso: ledenformulier 18

19 Delegeren: Organisatoren Voorzitters clubs Secretaris Penningmeester Webmaster(s) NB: normaal slechts één functie! Functies: beheer 19

20 Holas.nl/leden Demo 20

21 Inventarisatie Groepen/commissies Teksten interne/externe gegevens Integreren in bestaande website Vormgeving (stylesheets) iframes, webservices Importeren ledenbestand (Excel) Invullen eerste activiteiten, bestuur etc. Uitleg leden, bijvoorbeeld d.m.v. mailing Aan de slag! Beginnen met holas 21

22 Reeds bestaande website: Buitenkant (extern) automatisch toevoegen wisselende gegevens bijvoorbeeld bestuur, agenda aanbrengen links naar besloten deel aanmeld formulier Voorbeeld: Stichting Gastheerschap & Cultuur. Bestuurssamenstelling extern zichtbaar, gegevens altijd actueel. Integratie Holas in bestaande website 22

23 Voorbeeld: Jong MKB Nederland: Elke afdeling kan bepalen welke activiteiten in de centrale agenda zichtbaar zijn. Leden kunnen zich hier inschrijven, belangstellenden zich aanmelden Voorbeelden integratie 23

24 Voorbeeld: he Customer Connection. Aanmelden, agenda, inschrijven. Links: pop-up met details van de activiteit. Conclusie: veelzijdige mogelijkheden voor integratie met bestaande website! 24

25 Holas: een web toepassing Dienstverlening, dus geen pakket installatie ( Software as a Service ) Vanaf (vrijwel) elke PC, en overal te gebruiken Gezamenlijk profiteren van investeringen en onderhoud (backups) Snel in de lucht Heldere kostenstructuur: Minimale opstartkosten (afhankelijk wensen) 0,50 per lid per maand excl. BTW Geen andere/extra kosten Software 25

26 Holas is ontwikkeld door, en een dienst van: Encoin Consultants bv Kleine Geertekerkhof 1a 3511XG Utrecht Ingeschreven bij de KvK te Utrecht onder nr Versie: 26 januari 2009 colofon 26