Fact sheets voor de webshop gebruiker. Papyrus eservices

Transcriptie

1 Fact sheets voor de webshop gebruiker Papyrus eservices

2 P A P Y R U S E - S E R V I C E S Fact sheets voor de webshopgebruiker Papyrus Belgium Internationalelaan 55 / Brussel +32 (0) eservices.be@papyrus.com Papyrus is een vooraanstaande leverancier van grafische, verpakkingsproducten en supplies. Wij willen toonaangevend blijven zodat ook u en uw bedrijf in pole position staan. Voorraad Grafisch/Karton/Envel./ T: +32 (0) E: stock.be@papyrus.com Fabricatie Grafisch/Karton/Verpakking T: +32 (0) E: fab.be@papyrus.com Enveloppen fabricatie T: +32 (0) E: env.be@papyrus.com Viscom Media T: +32 (0) E: viscom.be@papyrus.com Viscom Hard- & Software T: +32 (0) E: order.xlgraphics@papyrus.com Stalen T: +32 (0) E: samples.be@papyrus.com Andere diensten T: +32 (0) Support ecommerce E: eservices.be@papyrus.com De gegevens op de schermafbeeldingen zijn fictief en eigen aan een demo account. Aan de prijzen die vermeld zijn op de voorbeelden kunnen geen voorwaarden ontleend worden; ze zijn danig opgesteld om onderscheid te kunnen maken in demo situaties en hebben verder geen enkele waarde.

3 Inhoudstafel Toegang tot de site... 3 Webshop registratie... 4 Aanloggen... 5 Paswoord vergeten Snel een product vinden... 7 Googliaans zoeken... 8 Assortiment navigator Snel toevoegen Voorraad / prijs opvragen Uw aankoop afsluiten Orderlijn Bestelinformatie en Leveringsdatum Leveringsadres Kosten Onvoldoende voorraad Versnijden van papier... 17

4 1 Toegang tot de site Om toegang te krijgen tot onze webshop heeft U de keuze tussen de Papyrus portaal site of een directe url. Portaal site: Kies Belgium uit de landenlijst en kies uit het menu welke taal u wil gebruiken. 1 Papyrus portaal site Door gebruik te maken van een directe url spaart u vooral tijd uit, telkens opnieuw wanneer u onze site wil consulteren. In de address bar van uw browser tik u Wanneer de site geladen is, kan u deze bewaren als Favoriet om nadien nóg sneller toegang te krijgen. Uw gebruikersregistratie is taalgebonden Indien u zich registreert in de Nederlandstalige shop, kan u uw gebruikersaccount niet gebruiken in een anderstalige webshop. Indien u zich bij de registratie vergist, stuurt u een naar eservices.be@papyrus.com met het verzoek uw registratie aan een andere shop te koppelen. 3-

5 2 Webshop registratie Iedere werknemer van een Papyrus klant kan zich registreren. De registratie moet wel verwerkt worden door de klantendienst van Papyrus vooraleer u kan bestellen en prijzen of voorraden zien. Klik de link aan om het registratieformulier te openen. De verplichte zones zullen rood oplichten bij de aanvang. 1. Vul uw persoons- en bedrijfsgegevens in. 2. Kies zélf uw gebruikerscode 3. Kies uw paswoord: tussen 6 en 24 karakters, verplicht met een mix van hoofd- en kleine letters. 4. Tik eventueel een bijkomend bericht voor onze klantendienst Nieuwe klanten worden verzocht hier hun BTW nummer op te geven!! 5. Bepaal of u wil bestellen of alleen maar gegevens consulteren. U kan deze optie nadien zelf niet meer veranderen. 6. Indien u zich als kopende klant registreert, consulteer onze verkoopsvoorwaarden en vink de optie bevestigend aan. 7. Indien u een gebruiker bent in een bedrijf dat reeds klant is bij Papyrus, geef hier uw klantencode in. (vermeld op iedere factuur of levernota) 8. Bevestig de gegevens van uw registratie door de optie Wijziging opslaan te kiezen. Alleen bedrijven met een BTW registratie of overheden kunnen zich als klant registreren 4-

6 3 Aanloggen U kan zonder aan te loggen door onze cataloog bladeren. Maar op het moment dat u informatie wil opvragen die klantgebonden is, zal het systeem u vragen naar uw gebruikerscode en paswoord. 1. Geef uw eigen gebruikerscode op. 2. Geef het door uzelf gekozen paswoord op (paswoord vergeten, zie fact sheet 4). 3. Vink desgewenst aan dat uw login informatie moet gememoriseerd worden tijdens de sessie zodat u snel kan heraanloggen. 4. Bevestig uw logon door de link Inloggen aan te klikken. Na een periode van inactiviteit zal uw sessie om veiligheidsredenen automatisch afgesloten worden. Om opnieuw voorraden of prijzen te zien, of om een product aan te kopen, zal u zich opnieuw moeten aanmelden. Onmiddellijk na uw registratie kan u, zelfs in het geval uw bedrijf reeds klant is bij Papyrus, nog geen prijzen zien of producten aankopen. U kan pas transacties uitvoeren nadat u van onze klantendienst een bericht heeft ontvangen dat uw gebruikerscode werd gekoppeld in ons erp systeem. U kan wel producten opzoeken! Voor gebruikers van een bedrijf dat nog niet als klant werd geregistreerd, neemt de activering iets meer tijd in beslag door de checklist die Papyrus als ISO 9001:2008 gecertifieerd bedrijf moet afwerken. 5-

7 4 Paswoord vergeten. Door het overaanbod aan paswoorden, overkomt het zelfs de besten onder ons om er soms eentje te vergeten. Geen probleem. De paswoord reminder helpt je uit de nood. 1. Geef eerst je geregistreerd adres op. Als er op hetzelfde adres méér dan 1 gebruikerscode werd geregistreerd, zal je ook die code moeten opgeven 2. Klik op de knop Herinner Mij Je zal een Reminder ontvangen. 1. Je krijgt een nieuw éénmalig paswoord. 2. Klik op de link Klik hier om in te loggen waardoor je direct naar de pagina gestuurd wordt om uw paswoord opnieuw te personaliseren. Omdat Papyrus beveiliging serieus neemt, zal je niet zomaar je oude paswoord kunnen heropvissen. Je zal wel een nieuw paswoord moeten bedenken omdat ons systeem uw historische keuzes onthoud zodat niemand ongemerkt even uw gebruikerscode kan lenen. 3. Indien je deze mail ongevraagd toegestuurd krijgt, stuurt ons best een berichtje op het opgegeven adres. Paswoorden moeten tussen de 6 en 24 karakters lang zijn. U moet ook een mix van hoofd- en kleine letters gebruiken. Maak uw paswoord niet té complex, maar ook niet té eenvoudig. Verwerk bij voorkeur ook een cijfer in uw code. 6-

8 5 Snel een product vinden Papyrus eservices laat u toe om met enkele clicks een product uit ons gamma van duizenden producten te filteren. Snel een product te vinden, hangt evenwel ook een beetje af van de omstandigheden, nl. of u al dan niet een concreet idee heeft van wat u zoekt. Om een product te zoeken en te bestellen zijn er 3 manieren: B E S T E L O P 3 M A N I E R E N Via zoekveld Via Assortiment Zoekveld. Papyrus eservices is volledig geïndexeerd waardoor u heel snel door het volledige assortiment kan zoeken. Wanneer u een zoekterm begint te typen zal ons systeem al na 2 characters beginnen zoeken wat overeenstemt met uw opgave. Snel toevoegen Assortiment navigator. Wie niet zo direct vertrouwd is met het assortiment, kan handig door ons productaanbod navigeren door in het hoofdmenu Assortiment te kiezen waarna het volledige gamma op overzichtelijk wijze per productcategorie wordt voorgesteld. Snel toevoegen. Rechtstreeks via de bestelpallet artikelen op basis van artikelnummer toevoegen aan de pallet. Wie uit zijn calculatiepakket een lijst krijgt met artikelnummers, zal het snelst werken door Snel toevoegen te gebruiken. Wie min of meer een goed idee heeft van wat hij zoekt, kan via het zoekveld producten opzoeken. Wie naar een offset papier zoekt, gaat best via de Assortiment navigator. Immers, offset als zoekterm gebruiken, zou té veel resultaten opleveren. Dat is net alsof je in Google naar papier zoeken. Van iedere bestelling ontvangt u een bevestiging per op adres dat in uw gebruikersprofiel werd geregistreerd of naar een specifiek opgegeven adres. 7-

9 5.1 Googliaans zoeken Begin een zoekterm in te tikken en ons systeem begint de producten uit te filteren. Maar zoals in Google zullen gevatte zoektermen een beter resultaat opleveren dan de meer algemene woorden. Papier, gestreken, offset, enz als zoekterm komen zo vaak voor dat het zoekresultaat van deze woorden op zich nauwelijks bruikbaar is. Wie evenwel vrij concreet is en bepaalde keuzes zoals productnaam en gramgewicht en/of kleur combineert, krijgt wel een werkbaar resultaat. 1. Tik uw zoekterm(en) in. Het systeem doorzoekt de volledige database. 2. Niet alle artikelen die voldoen worden getoond maar de meest waarschijnlijke. U heeft evenwel de mogelijkheid in bovenstaand voorbeeld alle producten te tonen die voldoen aan het zoekcriterium. Om u een idee te geven van de effectiviteit wordt ook het aantal hits opgegeven (19 hier). Wie dus een resultaat krijgt met meer dan 50 bijv weet op voorhand dat een specifiekere zoekterm gewenst is. 3. Wijzig eventueel het gewenste aantal en klik op het Herbereken icoon om de nieuwe prijs te kennen. 4. Gebruik de iconen om dit artikel toe te voegen aan uw bestelpallet, aan uw favorieten of om de prijs-en voorraad fiche te consulteren (van waaruit u eveneens het artikel kan toevoegen aan uw bestelpallet). 5. Indien u het Voeg toe aan uw bestelpallet gebruikte, zal de pallet onmiddellijk aangepast worden 8-

10 In het productoverzicht kan u meteen ook de hoeveelheid wijzigen en onmiddellijk uw prijs herberekenen door op het Vraag uw nettoprijs op/refresh icoon te klikken. Net zoals in Google kan men ook hier iets té precies zijn waardoor men géén resultaat krijgt. Als men niet zeker is van een zoekterm, is het soms beter maar een deel van de term in te tikken, maar toch voldoende om zaken uit te sluiten die niets vandoen hebben met uw intentie. (sil kan zowel silver, silber maar in dit geval ook silk) Wanneer men een vrij algemene zoekterm (bijv Gmund als merknaam) opgeeft, zullen producten teruggevonden worden in verschillende productcategorieën. Onder het zoekresultaat wordt in dat geval een lijst getoond van de betrokken categorieën zodat men gerichter kan navigeren. Men krijgt in dit geval 3 navigatiemogelijkheden aangereikt: 1. Toon een langere lijst van producten die overeenstemmen met het zoekresultaat (of misschien beter: verfijn uw zoekterm zodat het resultaat concreter wordt) 2. Toon alle productgroepen. Hoover met de muiscursor over een product groep om in een tooltip de korte definitie te zien. Ook de productcategoriëen worden getoond zodat men vanuit deze selectie naar de volledige groep kan navigeren. 3. Open een productlijst van een specifieke groep waarin de zoekterm voorkomt. 9-

11 5.2 Assortiment navigator Een goed overzicht is al de helft van het werk. Onze assortiment navigator is dus heel overzichtelijk. Tijdens het verfijnen van uw opzoeking in de categorieën blijft u het overzicht houden waar u zich bevindt in de catalogus. U krijgt bij iedere productgroep een korte toelichting. Het aanklikken van een productnaam opent de product informatiefiche en de artikellijst, van waaruit u direct een artikel kan toevoegen aan uw bestelpallet. U vindt er voor vele producten ook een handige beschikbaarheidsmatrix voor formaat, gramgewicht en verpakkingsconditie. 10 -

12 5.3 Snel toevoegen Gebruikers die uit hun eigen erp systeem een lijst van aan te kopen producten krijgen, kunnen zeer snel hun aankopen uitvoeren door de functie Snel toevoegen te gebruiken. Tijdens het toevoegen van artikels zal zowel de beschikbaarheid, de minimale verkoopsconditie als de prijs geverifiëerd worden. Men houdt ook ten allen tijde de controle over zijn aankopen om aantallen te wijzigen. Klik op pallet icoon om toegang te krijgen tot uw bestelpallet. 1. Voeg uw artikel, ev. eenheidscode en orderlijn info toe. 2. Klik op het icoon 3. Wijzig ev. hoeveelheid 4. Hier heeft u 2 keuzes: (1) Bevestig uw keuze en sluit de pallet om iets anders op te zoeken. (2) Bewaar de pallet en ga verder met de aankoopprocedure door naar de kassa te gaan. Optioneel 5. U kan ook een orderlijn verwijderen. 6. U kan de volledige bestelpallet omzetten in een bestellijst om de inhoud op een later tijdstip te gebruiken of om als bestellijst te bewaren. 7. Maak de pallet leeg zonder aan te kopen om opnieuw te beginnen. 11 -

13 6 Voorraad / prijs opvragen Vanuit elke artikellijst kan u onmiddellijk de voorraad en de prijs opvragen met het icoon. Ook binnen dit scherm kan u uw bestelling nog bijsturen. 1. Indien u de hoeveelheid aanpast (ofwel door het aantal, ofwel door de eenheidscode te wijzigen) verschijnt de knop Berekenen. Indien u hierop klikt wordt uw prijs herberekend in functie van de nieuwe hoeveelheid. Herberekenen is niet strikt noodzakelijk. Wanneer u het product toevoegd aan uw bestelpallet, wordt dit sowieso gedaan. 2. Klik op het icoon om het product met de vermelde hoeveelheid toe te voegen aan de bestelpallet. 3. Optioneel: Klik op het icoon om het product toe te voegen aan een bestaande of nieuw aan te maken bestellijst. Door in een actief venster met de muiscursor over het artikelnummer, naam of omschrijving te hooveren krijgt u de tooltip met de product omschrijving 12 -

14 7 Uw aankoop afsluiten Om de producten aan te kopen, moet men de bestelpallet aanbieden bij de kassa. Vooraleer de aankoop wordt afgerond, doet het systeem een laatste validatie op voorraadniveau. U activeert de aankoop door ofwel vanuit de bestelpallet die optie Bewaar en naar de kassa te kiezen of door in het hoofdscherm de knop Bestellen te gebruiken. Orderlijn In dit bestelscherm kan u zowel bijkomende informatie per orderlijn als algemene informatie (levering) voor het volledige order doorgeven. 13 -

15 1. Vooraleer men een order kan afhandelen moet men de foutmeldingen wegwerken die tijdens de validatie werden vastgesteld. Door het icoon aan te klikken opent men een venster met de mogelijkheden die Papyrus u kan aanbieden om de foutmelding op te heffen (zie topic 8). 2. Men kan een opmerking per orderlijn opgeven. U kan bijv. uw eigen jobnummer of een eigen klantenreferentie meegeven door Opmerking aan te klikken. 3. U kan een snij-instructie meegeven door Versnijden aan te klikken (zie topic 9). 4. U kan bijkomende informatie over het product zien door het icoon aan te klikken. U maakt het orderscherm opnieuw overzichtelijker door de bijkomende productinformatie te verbergen met het icoon. 5. Zelfs nu nog kan u de bestelhoeveelheid van een orderlijn wijzigen door op het te klikken. Een wijziging bevestig je door het aan te klikken. 6. Overzicht van de orderkosten (totalisatie) Bestelinformatie en Leveringsdatum 1. Geef desgewenst uw eigen order informatie in. 2. Ten behoeve van uw boekhoudafdeling, kan u ook factuurvermeldingen meegeven. 3. Wij hebben voor ieder bedrijf de openingsuren VM en NM per dag geregistreerd. In het geval u bij uitzondering toch andere informatie wil doorgeven, doet u dat hier. Een nieuwe lijn = Shift + Enter 4. Wie zelf zijn goederen komt afhalen in onze magazijnen te Halle- Lembeek of Mechelen, vinkt Afhaling aan. Uiteraard wordt er dan geen transportbijdrage aangerekend. 14 -

16 Zelfs bij een afhaling moet u een bevestiging van uw bestelling afwachten zodat hoeveelheid en datum kunnen gegarandeerd worden. 5. Men kan een bestelling plaatsen voor een datum in de toekomst. U moet de datum uit de kalender kiezen (intikken is niet mogelijk). Leveringsadres Het gebruikelijke afleveradres dat bij Papyrus geregistreerd staat, wordt standaard gebruikt. U kan wél meerdere vaste afleveradressen hebben. Buiten de geregistreerde afleveradressen kan u ook een ander alternatief afleveradres opgegeven per bestelling. 1. Kies de optie Ander afleveradres 2. Geef het afleveradres in 3. Bevestig uw ingave Kosten Vooraleer u de bestelling verder afwerkt, vermelden wij u ook duidelijk alle toegevoegde orderkosten en -bijdrages, samen met de totale waarde van de bestelling. Niettegenstaande bijvoorbeeld een bijdrage voor kleine orders op uw bestelling kan aangerekend zijn voor bestellingen die onder de minimum bestelwaarde limiet vallen, zal deze bijdrage toch niet op uw factuur staan als u een tweede bestelling heeft toegevoegd aan een eerdere nog openstaande bestelling (zgn. samenvoeging van orders, merge order) en zodoende de minimum bestelwaarde overstijgt. 15 -

17 Onvoldoende voorraad 8 In de laatste fase van uw order wordt de gevraagde voorraad een laatste maal gevalideerd. Wat s middags nog voorradig was, kan immers uitverkocht zijn tegen de avond. Per orderlijn kan u een validatiefoutmelding krijgen. U moet voor iedere lijn afzonderlijk een beslissing nemen. De lijnen met een validatiefout herkent u aan rode waarschuwings icoon. In de hoofding wordt gemeld wat u voor wanneer en hoeveel heeft gevraagd. Voor het betrokken artikel worden een aantal alternatieven voorgesteld in functie van de overige lijnen van de bestelling en de (voorziene) beschikbaarheden. 1. Kies een alternatief uit (1) een eerstvolgende leverdatum voor de volledige hoeveelheid (2) een deelevering van 250 vel op de vroegst mogelijke datum of (3) verwijder het artikel uit de bestelling zodat u de overige orderlijnen kan verwerken. 2. Bevestig uw keuze De aangeboden opties kunnen afwijken van het schermvoorbeeld als gevolg van beschikbaarheden of specificaties van het product. 16 -

18 9 Versnijden van papier Papyrus heeft een professioneel uitgerust snij-atelier om flexibel in te spelen op iedere snijopdracht. U kan het snijformaat en de kostprijs van de versnijding berekenen door in de bestelling op de orderlijn de optie Versnijden aan te klikken. Nadat u de snijopdracht heeft bevestigd zal op uw besteloverzicht een snijlijn voor de betrokken orderlijn vermeld worden. U kan een snijlijn veranderen of zelfs verwijderen door op de snijlijn informatie te klikken zodat het snijscherm geopend wordt. Voor het verwijderen van de snijlijn vinkt u de optie Verwijder snijopdracht aan. Vergeet wel niet te bevestigen. 17 -