VISUAL THINKING & VERANDERTRAJECTEN

Transcriptie

1 VISUAL THINKING & VERANDERTRAJECTEN Monica Rivas Smits juni 2017

2 Op een middag... zitten tien medewerkers van een grote verzekeraar om de tafel. De organisatie heeft een nieuwe strategie ontwikkeld vol met mooie, abstracte kernwaarden zoals grensverleggend, klantgericht, marktgericht en innovatief. Deze woorden geven aan naar waar de organisatie naar toe wil. Echter, al snel blijkt dat de aanwezige medewerkers verschillende interpretaties hebben van deze kernwaarden. Hoe los je dit op? Visual thinking is een praktische oplossing om abstracte termen concreet te maken. In dit geval kreeg elke medewerker een vel papier en zwarte marker met de vraag: teken de term grensverleggend. Één medewerker tekende een letterlijke weergave: een auto die naar het buitenland rijdt. Een andere medewerker tekende een astronaut op de maan. Volgens hem is het bedrijf al grensverleggend bezig geweest en is de maan een metafoor die laat zien hoe ver ze zijn gekomen. Eén derde medewerker tekende een brug tussen twee bergen. Volgens haar is de organisatie net onderweg. Het is duidelijk: de getekende beelden lagen mijlenver uiteen. Er ontstond een interessante discussie tussen de tien medewerkers. Het leek alsof iedereen op één lijn zat in taal, maar in beeld kwamen er verschillende interpretaties naar boven drijven. Dit zorgde voor een ware eye opener bij de medewerkers. Want als deze tien medewerkers al hun eigen betekenis geven aan het begrip, hoe zit het dan met de rest van de organisatie en de klanten? Kortom, het tekenen van de term zorgde voor inzicht, draagvlak en discussie. En al snel werd duidelijk: deze grensverleggende verzekeringsmaatschappij gaat verder dan België, ze richt zich op de maan en daar voorbij! Een dergelijke workshop waarbij visual thinking wordt ingezet om een volgende stap in een verandertraject te zetten, zie je steeds vaker. Maar wat is visual thinking eigenlijk? En wat is de kracht hiervan voor verandertrajecten? Op deze vragen geeft dit artikel antwoord op. Scène-instelling

3 Wat is visual thinking? Pionier in visual thinking Dan Roam geeft de volgende uitleg: visual thinking means taking advantage of our innate ability to see both with our eyes and with our mind s eye in order to discover ideas that are otherwise invisible, develop those ideas quickly and intuitively, and then share those ideas with other people in a way that they simply get [1]. Veel mensen zijn ervan overtuigd dat ze niet kunnen tekenen en daardoor niet visueel kunnen denken. Dit is echter een vergissing. Om het voorbeeld van de verzekeraar erbij te nemen, visual thinking gaat eigenlijk niet zozeer om het tekenen van een astronaut op de maan of een brug tussen twee bergen, maar om de achterliggende gedachten en uiteindelijk de discussie die deze losmaken. Visual thinking is niet een specifieke soort talent zoals zingen of tekenen. Visual thinking is iets intuïtiefs. Ter illustratie: we snappen allemaal dat het slecht gaat met de filiaal wanneer er een rode vlag is en goed gaat wanneer er een een groene vlag is. Ook begrijpt iedereen dat een omhoog wijzende pijl betekent dat er een toename heeft plaats gevonden. Deze beelden laten zien dat net als bij elke taal, de visuele taal een alfabet en grammatica heeft die heel makkelijk te begrijpen is. De visuele taal bestaat namelijk uit verschillende basisvormen: een driehoek, vierkant, cirkel, lijn, punt, pijl en een krabbel. Daarnaast volgt de visuele taal dezelfde leesrichting als de verbale taal: van boven naar beneden en van links naar rechts. Dit maakt de visuele taal iets intuïtiefs dat iedereen kan aanleren [2]. [1] Roam, D The Back of the Napkin: Solving problems and selling ideas with pictures. New York, NY: The Penguin Group. [2] Westra, S., Terugblik voorproefje visueel communiceren. Getting the picture blog, [blog] 9 Februari Beschikbaar op: < goo.gl/qsa1yp > Achtergrond informatie

4 Met andere woorden, visual thinking is een manier van denken met tekenen als middel en niet als een doel op zich. Bovendien is het een vaardigheid die bij iedereen is aangeboren. Maar waarom zou je eigenlijk visueel gaan denken? Welke voordelen levert het op voor verandertrajecten in een bedrijf? Om dat goed te kunnen beantwoorden, moeten we eerst eens kijken waar veranderingen vaak mis gaan. Waarom falen verandertrajecten? Verandertrajecten zijn lastig voor organisaties. Uit onderzoek is gebleken dat meer dan de helft van alle verandertrajecten hun oorspronkelijke doelen uiteindelijk niet bereiken. Echter, een studie van Sioo heeft geobserveerd dat de algemeen geaccepteerde visie is dat 70% van verandertrajecten mislukken [3]. Maar is dat inderdaad wel zo? Volgens deze studie is dit cijfer erg afhankelijk van wat gemeten wordt en hoe hoog de lat wordt gelegd. Er zijn type projecten die meer vatbaar lijken voor succes dan andere. Zo is het opzetten van een volledig nieuwe activiteit het type verandering met veruit de hoogste slagingskans. Fusies, IT-projecten en cultuurverandering zijn verandertrajecten met verhoogd risico op falen. Één van de voornaamste reden waarom de verschillende typen verandertrajecten mislukken is het onvermogen van organisaties om hun werknemers in het veranderproces te betrekken [4]. Vaak wordt de rol en potentie van medewerkers niet centraal gesteld en wordt er eerst aan de organisatie in zijn geheel gedacht, hierna pas de werknemers. Zo gaat bij het implementeren van een nieuw IT-systeem de meeste aandacht naar het technische aspect hiervan, maar wordt het effect dat zo n systeem heeft op de werkdag van medewerkers vaak minder nauwkeurig bekeken. Ook uit een interview met veranderdeskundige en visual thinker Mark Jones bleek dat veranderingen, zoals de implementatie van een nieuw IT-systeem of het herontwerpen van een product, geen duurzame resultaten zal opleveren als de werknemers van het bedrijf niet actief in het veranderproces betrokken zijn. Volgens Mark Jones is het daarom raadzaam om minimaal 10 procent van de begroting te besteden aan de menselijke dimensie van het veranderingstraject. [3] Sioo, Mislukt 70% van de verandertrajecten?. [pdf] Sioo. Beschrikbaar op: <goo.gl/w6sjwt> [4] Keller et al., The Inconvenient Truth About Change Management. [pdf] McKinsey&Company. Beschrikbaar op: < <goo.gl/1l9yuw> Achtergrond informatie

5 Kortom, betrokken medewerkers zijn van cruciaal belang voor een succesvolle verandering. Maar hoe zorg je voor die betrokkenheid? Visuele hulpmiddelen blijken hierbij zeer effectief te zijn. Wat is de kracht van visual thinking voor verandertrajecten van bedrijven? 1 Visual thinking leidt tot meer interactie met medewerkers waardoor ze een beter overzicht krijgen van het verandertraject. Iedereen die wel eens een verandertraject is ondergaan komt het vast bekend voor een periode waarin je ontelbaar veel mails, nieuwsbrieven en notulen ontvangt. Een verandertraject wordt vaak getypeerd met een overload aan informatie en gebrek aan overzicht. Vooral waar het gaat om verandertrajecten die meerdere maanden in beslag nemen en op meerdere vlakken verandering bekijken. Daarnaast voelen medewerkers zich vaak niet in het veranderprocess betrokken, ze denken dit geldt vast niet voor mij of mij wordt er niks gevraagd. Dit gebrek aan eenheid bemoeilijkt de verandering enorm. Hoe kan je de mederwerkers in het veranderprocess De kracht van visual thinking

6 betrekken? en hoe kun je deze berg aan informatie overzichtelijk maken voor de werknemers? Gebruik visuele middelen en ontwerp in co-creatie een overzichtelijk proces. Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn Confucius Een voorbeeld hiervan is Mindmapping. Een Mindmap is een hulpmiddel dat alle gerelateerde elementen van een dergelijke verandering (ideeën, informatie en werknemers) in een oogopslag inzichtelijk maakt. Mindmapping maakt gebruik van associatie, beeld, symboliek, kleur, compositie en ruimte. Een Mindmap geeft het beste resultaat als het in co-creatie gemaakt wordt omdat het de medewerkers op een actieve manier in het veranderproces betrekt. discussiëren op de inhoud van deze periode. In korte tijd werd de geschiedenis van dit instituut voor iedereen inzichtelijk gemaakt. Kortom, door visuele tools in een verandertraject in te zetten creëer je helderheid en betrek je de groep bij het proces. We hebben laten zien hoe je een overzicht rond een thema door de implementatie van een visual thinking middel kan creëren. Maar dit hoeft niet te betekenen dat hiermee de inhoud ook helder wordt. Hoe zorgt visual thinking voor begrip rond het veranderproces? Zo werd het Nederlands Jeugdinstituut gevraagd om de transformatie van hun sector sinds 1945 te presenteren. Door een MindMap in co-creatie te maken had het instituut de volledige tijdlijn van 1945 tot heden gemaakt. Eerst werden de belangrijkste jaren van deze periode geïdentificeerd en met post-its ingevuld, eenmaal toen de medewerkers deze mijlpalen voor zich hadden, konden ze door De kracht van visual thinking

7 2 Visual thinking leidt tot meer kennis en begrip van belangrijke concepten. Bedrijven creëren vakjargon die vaak wordt gebruikt maar niet door iedereen op dezelfde manier geïnterpreteerd wordt. Helemaal als het gaat om verandering vliegen de abstracte termen je om de oren; flexibel, innovatief, creatief Een verandering wordt moeilijk als de medewerkers de inhoud van de nieuwe visie niet begrijpen. Of, nog vervelender, medewerkers denken het te begrijpen, maar eigenlijk een verschillende interpretatie van het woord hebben. Visual thinking heeft hier een oplossing voor: de betekenis van de concepten uittekenen. Tekeningen helpen heel goed om abstracte termen naar begrijpelijke, bruikbare informatie te transformeren. We begonnen dit artikel met het voorbeeld van een verzekeraar die een nieuwe strategie aan het ontwikkelen was gebaseerd op enkele abstracte kernwaarden. Toen de medewerkers hun persoonlijke interpretatie van het kernwoord grensverleggend moesten tekenen was het duidelijk: ze hadden allemaal een andere interpretatie van die kernwaarde. De discussie die hierop volgde heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat de groep een gezamenlijke betekenis van het begrip grensverleggend had. Dit voorbeeld laat zien dat door abstracte begrippen te visualiseren de verschillende interpretaties voor heel het team zichtbaar worden. Een tekening is een middel om draagvlak te creëren. Door abstracte termen te tekenen ontstaat er meer discussie, begrip en kennis waardoor de medewerkers de verandering vanuit hetzelfde perspectief bekijken. De kracht van visual thinking

8 3 Door een visuele aanpak wordt informatie beter onthouden. Informatie onthouden is heel belangrijk bij verandering. Als de nieuwe werkwijze effectief wil zijn moeten de medewerkers die ook goed onthouden. Uit studies blijkt dat visuele informatie veel makkelijker te onthouden is dan tekstuele informatie omdat hersenen visuele informatie keer sneller verwerken dan tekst. Visuals helpen mensen snel en eenvoudig nieuwe ideeën en informatie toe te eigenen. Uit een onderzoek van de professor Paul Lester blijkt dat mensen 10% onthouden van wat ze horen, 20% van wat ze lezen en maar liefst 80% van wat zien en doen [5]. Het is wetenschappelijk bewezen: visuals zoals tekeningen, krabbels, en afbeeldingen resoneren dieper dan alleen tekst. Waarom is dat zo? Een studie van University of Waterloo [6] laat zien dat als je concepten tekent, er automatische herhalingen tijdens het denkproces ontstaan waardoor het concept beter begrepen wordt en langer blijft hangen in het geheugen. Dit proces wordt het draw effect genoemd en bestaat uit vier delen. Stel, iemand zegt het woord flexibel. Je moet dan eerst bedenken welke fysieke kenmerken dat woord heeft (1). Vervolgens bedenk je een visueel beeld bij dit kenmerk, bijvoorbeeld rubber (2). Dan moet je dit beeld nog op papier krijgen, daarbij gebruik je je motoriek om het te tekenen (3). Vervolgens zie je een beeld van het woord, die in je hoofd wordt opgeslagen (4). Het draw effect bestaat uit vier verschillende elementen: observeren, visualiseren, tekenen en zien. Met andere woorden, door te tekenen is het brein op meerdere manieren actief, waardoor het concept beter wordt onthouden. Integendeel, als je één woord schrijft gebeuren die verschillende interacties niet, waardoor het concept ook minder goed wordt onthouden. [5] Lester, P Syntactic Theory of Communication. [online] Beschikbaar op: <goo.gl/ngi7zz> [6] Wammes et. al, The drawing effect: Evidence for reliable and robust memory benefits in free recall. The Quarterly Journal of Experimental Psychology, 69:9, De kracht van visual thinking

9 Waarom moet je aan de slag met visual thinking in een verandertraject? Overzicht Visual thinking is een manier van denken waar tekenen een middel is en niet één doel op zich. De meerwaarde van visual thinking bij verandertrajecten is daarom een combinatie tussen het creëren van (1) overzicht en betrokkenheid, (2) begrip en (3) de informatie beter onthouden. Ten eerste, door visuele tools in een verandertraject in te zetten creëer je overzicht en betrek je de medewerkers bij het proces. Ten tweede, concepten tekenen leidt tot begrip van belangrijke concepten, waardoor de medewerkers de verandering vanaf hetzelfde perspectief beogen. Ten derde, door een visuele aanpak wordt informatie beter onthouden. Als de nieuwe werkwijze effectief wil zijn moeten de medewerkers die ook goed onthouden. Deze drie elementen creëren samen meer betrokkenheid tussen het verandertraject en de medewerkers. Bovendien, staan deze drie krachten niet los van elkaar. Integendeel, ze versterken elkaar. Begrip Herinneren De voornaamste reden waarom de verschillende type verandertrajecten mislukken is het onvermogen van organisaties om hun werknemers in het veranderproces te betrekken. Echter, betrokken medewerkers zijn van cruciaal belang voor een succesvolle verandering. Visual thinking is zeer effectief om deze betrokkenheid te creëren. Door de medewerkers in het verandertraject te betrekken vergroot je niet enkel de slagingskans van het veranderingstraject, maar zullen ook onnodige kosten en tijd worden bespaard. Conclusie

10 Meer weten? gtp.nl/contact facebook.com/visualconsultancy instagram.com/gettingthepicture Adresgegevens Getting the picture B.V. Keizersgracht DV Amsterdam