Gebruikers handleiding. Versie december 2014

Transcriptie

1 Ant FlorE Gebruikers handleiding Versie december 2014

2

3 Ant-FlorE - Ontvangen van orders van kopers - Ontvangen van orders van aanbodsbanken - Verwerken op PC, mobiele telefoon of tablet - Automatisch versturen van order-response berichten naar de koper - Klaarzetten van aanvoerbrieven in Ant-EAB - Maken van raaplijsten, van verwerkte orders Copyright AntEater B.V. 's-hertogenbosch, alle rechten voorbehouden Versie 2.60

4 Inhoudsopgave Algemeen Demo 1.2 Wat is er nieuw Installatie Ant-EAB 2.2 Ant-FlorE Hoofdvenster Afbreken signalering 3.2 Netwerk 3.3 Orderresponse-berichten 3.4 Foutmelding 3.5 Map keuze 3.6 De groepenlijst Werkmap De orderlijst 4.2 Doorlopen van de orders 4.3 Bekijken als 4.4 Verwerken van de orders Wijziging-formulier Gegevens van de order 5.2 Accepteren order 5.3 Tegenvoorstel order 5.4 Akkoord na overleg order 5.5 Afwijzen order 5.6 Gezien 5.7 Opnieuw wijzigen order Browservenster... order 6.1 Order of response 6.2 Printen 6.3 Werkmap Raaplijst Weergave 7.2 Printen 7.3 Voorbeeld Archief Weergave 8.2 Verwijderen uit archief 8.3 Orders terugzetten Prullenbak Weergave 9.2 Orders verwijderen Order afhandelen Order wordt ontvangen 10.2 Signalering afbreken 10.3 Order afhandelen 10.4 Verwerken Ant-FlorE... Mobiel 11.1 Inloggen 11.2 Orderoverzicht-scherm 11.3 Order-scherm 11.4 Order-wijzigscherm 11.5 Order mobiel afhandelen Instellingen... Instellingen:... algemeen 13.1 Map waarin Ant-EAB geïnstalleerd is 13.2 Archief 13.3 Wijziging toestaan voor 13.4 Standaard veiling

5 Niet controleren op 13.6 Exporteren van een aanvoerbrief-export (ttx) 13.7 Orders verwerken Instellingen:... signalering 14.1 Melding van binnengekomen orders 14.2 Signalering via speakers 14.3 Signalering via SMS 14.4 Signalering via Signalering testen Instellingen:... Ant-FlorE Mobiel 15.1 Mobiele-server login 15.2 Stuur bij een server-error een bericht via Server-berichtscherm Instellingen:... raaplijst 16.1 Raaplijst naar archief Instellingen:... orderregel Signalering... van orders Netwerk Toegang

6 1 Algemeen Ant-FlorE is een module die hoort bij Ant-EAB. De functies zijn: Ontvangen van orders van kopers en aanbodsbanken Verwerken van binnenkomende orders Versturen van de order-response Klaarzetten van de aanvoerbrieven in Ant-EAB Maken van raaplijsten Signalering van binnengekomen orders kan zowel via PC-speaker, SMS als gebeuren. Het systeem is order georiënteerd. Er zijn echter diverse manieren van het groeperen van orders voorzien, om de verwerking te vergemakkelijken. De meeste hoofdstukken zijn gewijd aan de verschillende schermen in het programma. Voor een stapvoor-stap beschrijving van het afhandelen van een order verwijzen we naar het hoofdstuk order afhandelen. 1.1 Demo Via het hoofdmenu kan gekozen worden voor Demo > Laad demo-orders. Er worden dan drie voorbeeldorders geladen. U kunt hiermee experimenteren. Als u op verwerken klikt zullen de responseberichten niet verstuurd worden, maar wel geëxporteerd naar Ant-EAB. De verschillen met het normale gebruik zijn: Er wordt niet gecontroleerd op afleverdatum Oude berichten worden niet automatisch uit het archief verwijderd. Responseberichten worden niet verstuurd Wat is er nieuw Iedere wijziging van het programma wordt bijgehouden in de update-log, hierin kunt u eenvoudig zien wat er verandert is. De update-log kunt u openen via Ant-EAB, ga naar Update en kies voor Bekijk updatelog. Installatie Bij installatie moeten zowel in Ant-EAB als in Ant-FlorE enkele instellingen gedaan worden. 2.1 Ant-EAB De FlorEcom module heeft een bepaalde minimum versie van Ant-EAB nodig. Deze dient geïnstalleerd te zijn, en éénmaal gestart. Als de versie van Ant-EAB te laag is, geeft de module aan welke versie nodig is. Voer de sleutel in met florecom-rechten bij Instellingen > Bedrijf > Aanvoerdercodes. Ga hierna naar Instellingen > Voorkeuren, en zet een vinkje in Berichtenverkeer > FlorEcom bij 'Automatisch zenden en ontvangen'. 1

7 Pas eventueel de intervaltijd aan Ant-FlorE Voer de instellingen uit zoals beschreven bij Instellingen: algemeen. Hoofdvenster Het venster is van boven naar beneden opgedeeld in drie delen, met de volgende functies: 1. Bovenste deel: 2. Middendeel: 3. Onderste deel: keuze van map, groepering van orders, weergave van de status. selectie van een order, verplaatsen of verwijderen van orders weergave/wijzigen van een order, tonen van een raaplijst. Hieronder wordt het bovenste deel van het scherm, dat voor alle mappen gelijk is, beschreven. Het middendeel bevat altijd een orderlijst, maar kan voor de verschillende mappen verschillende functies hebben. Daarom wordt dit deel bij het hoofdstukje over de betreffende map toegelicht. Het bovenste deel van het hoofdscherm ziet er als volgt uit: 3.1 Afbreken signalering Als een order binnenkomt wordt dat gesignaleerd. Het kleine knopje dient om de signalering die aangeeft dat een order binnengekomen is, uit te schakelen. 3.2 Netwerk Regelt de toegang bij gebruik op het netwerk. Zie hiervoor Netwerk 3.3 Orderresponse-berichten Als dit symbool zichtbaar is, staan er orderresponse-berichten klaar voor AntEAB om verzonden te worden. Normaal verdwijnt dit symbool na enkele minuten nadat de berichten verzonden zijn. Ant-EAB moet daarvoor wel goed ingesteld zijn, en het verkeer moet goed functioneren. 3.4 Foutmelding Als u dit ziet is er een order binnengekomen die niet verwerkt kon worden. Als het bericht van een oude versie was, is het verwijderd, was er al een order met hetzelfde ordernummer aanwezig, dan is het nieuwe bericht naar de prullenbak verplaatst. Door te klikken op het symbool krijgt u een lijstje van de orders die niet verwerkt konden worden. 2

8 3.5 Map keuze Afhankelijk van de status van een order zal hij naar een bepaalde map verplaatst worden. Door een map te kiezen, worden de orders van die map getoond. Werkmap: Hierin staan alle orders die nog niet verwerkt zijn. Zie Werkmap. Raaplijst: orders die akkoord gegeven zijn worden naar deze map verplaatst. Van hieruit kan een raaplijst geprint worden. Zie Raaplijst. Archief: Hierin staan de afgehandelde orders van de laatste dagen, zowel de regels die akkoord waren, als de regels die afgewezen zijn. Zie Archief. Prullenbak: Hierin staan alle orders die door u verwijderd zijn, of door het programma niet verwerkt konden worden omdat het ordernummer reeds bestond. Zie Prullenbak. 3.6 De groepenlijst In de groepenlijst kunnen de orders van een bepaalde map worden opgedeeld in verschillende groepen. De groepen worden als regels in de groepenlijst rechts in het scherm weergegeven. Door te klikken op een bepaalde regel kan deze groep geselecteerd worden voor weergave in de orderlijst eronder. In een groepregel is te zien hoeveel orders hij bevat en hoeveel er nog niet afgehandeld zijn. In bovenstaand voorbeeld is te zien dat er voor productcode 11 twee orders zijn en dat er één is afgehandeld. Voor productcode 2 zijn dat 5 orders, waarvan er 2 zijn afgehandeld. Het sterretje op de groepregel geeft aan dat nog niet alle orders van deze groep afgehandeld zijn. Dit kan alleen voorkomen in de werkmap (en de prullenbak). U kunt steeds schakelen tussen de verschillende groepsindelingen. Misschien wilt u op een bepaald moment alles met een bepaalde productcode rapen, en op een ander moment juist alles voor een bepaalde afleverlocatie. Als u bij groeperen kiest voor "niets", dan worden alle orders in één groep weergegeven. In de orderlijst ziet u dan alle orders die in de map zitten. Zie verder het hoofdstuk over de werkmap voor een beschrijving van de orderlijst, en het hoofdstuk over de verschillende mappen voor een beschrijving van de map en wat u met die map kunt doen. 4 Werkmap Nieuwe orders komen normaal gesproken in de werkmap terecht. Als er een serieus probleem is met een order, kan hij echter verwijderd worden, of in de prullenbak belanden. Zie voor een beschrijving van het bovendeel van het scherm Hoofdvenster, b.v. voor het selecteren van de werkmap, of een uitleg over groeperen van orders. Hieronder ziet u een afbeelding van het middendeel, met de orderlijst: 3

9 4.1 De orderlijst In de orderlijst wordt een samenvatting van de orders weergegeven, één regel per order. Hierin is te zien wat de leverdatum/tijd is, hoeveel tijd verstreken is sinds het binnenkomen van de order, wat de status is van de orders, via welke veiling geleverd wordt, etc. Het is hier beschreven voor de werkmap, maar voor de andere mappen is de weergave/werking identiek. Welke gegevens getoond worden stelt u in bij Instellingen: orderregel. Van links naar rechts is de betekenis van de velden uit bovenstaand voorbeeld: 1. Unieke identificatie voor de order, samengesteld uit de EAN code van koper of bemiddelaar, het ordernummer, en eventueel een statuscode als het een annulering of voorlopige order betreft. Ingeval van een herhaalorder bevat het ook de verkoper-referentie. 2. Syntaxfout indicatie. Als hier 'E!' staat zat er een syntaxfout in het orderbericht. De fout kan bekeken worden door hierop te klikken. 3. Indien een order een reactie is op een tegenvoorstel wordt hier order van een aanbodsbank wordt hier getoond. getoond. Als het gaat om een 4. Status van de order De status van de order kan zijn: De order is nog niet behandeld Afgewezen De order is afgewezen Akkoord De order is akkoord Tegenvoorstel Er is een tegenvoorstel gedaan Na overleg De order is na overleg aangepast en geaccordeerd 5. Berichtdatum en tijd 6. Tijd die verstreken is vanaf de berichtdatum. Volgens de FlorEcom specificaties moet een order binnen 30 minuten afgehandeld zijn. Voor berichten in het archief geeft het, het tijdsverschil tussen de order en de response weer. 7. Leverdatum en tijd 8. Veiling via welke de bestelling afgehandeld wordt. In Ant-EAB zal een veilingbrief van deze veiling gebruikt worden. 9. Kopernaam 4

10 4.2 Doorlopen van de orders Met de pijltjes naast de orders kunt u makkelijk door de orders lopen. Met het bovenste pijltje gaat u een order naar boven en met het onderste pijltje gaat u een order naar beneden. 4.3 Bekijken als Hiermee wordt bepaald hoe een order weergegeven wordt. Formulier: De order wordt als formulier weergegeven. Gegevens van de order kunnen hierin aangepast of aangevuld worden. Zie ook order afhandelen. Browser: De order wordt weergegeven in een web-browser. Alle gegevens worden overzichtelijk weergegeven, en de order kan afgedrukt, afgewezen of geaccepteerd worden. Zie ook Browservenster order. 4.4 Verwerken van de orders Klik op de knop 'Groep verwerken' om de afgehandelde orders te verwerken, zodat de orderresponse-berichten verstuurd worden, en de partijen in de verzendlijst van Ant-EAB gezet worden. Sommige aanbodsbanken hanteren een leverplicht. Deze orders staan automatisch op 'Akkoord' en worden verwerkt wanneer u op de knop 'Groep verwerken' drukt. Deze orders kunt u ook één-voor-één verwerken middels de knop 'Gezien', zie Wijziging-formulier. Als u ingesteld heeft dat orders automatisch verwerkt moeten worden, is deze knop niet zichtbaar. Zie ook Instellingen: algemeen 5 Wijziging-formulier Het 'Wijziging-formulier' is zichtbaar als in het Hoofdvenster bij 'Bekijken als' voor 'Formulier' gekozen is. Het kan alleen opgeroepen worden in de werkmap. 5.1 Gegevens van de order Bovenaan het formulier wordt wat algemene informatie weergegeven: Betekenis van de velden: Ord. koper Ordernummer van de koper Ord. agent Ordernummer van bemiddelaar Mijn ref. Uw eigen ordernummer, deze wordt door Ant-FlorE automatisch toegekend Levering Leverdatum/tijd Levering Leverdatum/tijd Kopernr. Kopernummer van de koper op de veiling via welke afgerekend wordt. Als dit '0' is, betekent dit dat op deze veiling geen kopernummer bekend is in de codelijst 5

11 Naar van Ant-EAB Geeft aan wat de eindbestemming zal worden op de aanvoerbrief. Als u klikt op het knopje, kunt u alle wijzigingen in de order ongedaan maken. Als er een status ingesteld was wordt dit ongedaan gemaakt. Als u klikt op het knopje gaat de geselecteerde order naar de prullenbak. Let op: Deze functie is alleen bedoeld voor uitzonderlijke gevallen. Wijs een order af door op de knop "Wijs af" te klikken. Links in het scherm staan de betrokken partijen. Er zal altijd een koper, afleverlocatie, en verkoper aanwezig zijn. Komt een order via het bemiddelingsbureau tot stand, dan zal ook een bemiddelaar aanwezig zijn. Als er meer dan drie partijen betrokken zijn, zal niet alle informatie op het scherm passen. U kunt dan scrollen, of de browser-weergave kiezen. Bovenin een schermpje staat de omschrijving zoals deze in de codelijst staat. Er kunnen maximaal twee contactpersonen per betrokken partij in het bericht staan. Met het knopje vóór de contactpersoon-gegevens kan geschakeld worden tussen persoon1 en persoon2. Als er slechts één contactpersoon is, is de '1' grijs, en kan niet geschakeld worden. De overige gegevens van een order worden samen in onderstaand blok weergegeven: In dit scherm kunnen order-gegevens gewijzigd of aangevuld worden. Er wordt hier met kleur gewerkt. De kleuren hebben de volgende betekenissen: Zwarte tekst: Kan niet gewijzigd worden. Blauwe tekst: Dit is een gegeven dat gewijzigd kan worden. Rode tekst: Dit veld is gewijzigd. Geel vlak: Hier is het nodig om gegevens aan te vullen. Dit is met name van toepassing voor belading. 6

12 Groene tekst: Veld was leeg in order, is nu aangevuld. Rode achtergrond: Ongeldige tekens in het veld. In dit voorbeeld moet er een getal ingevuld worden, en 'x' is dan niet toegestaan. Door met de muis boven een gewijzigd veld te gaan staan, wordt de oorspronkelijke waarde in een hint weergegeven: 5.2 Accepteren order Door op 'Acc.' rechtsonder te klikken wordt de order geaccepteerd. Eerst wordt nog wel een controle gedaan op de geldigheid van bepaalde velden. Ook mogen er geen belangrijke wijzigingen gedaan zijn, dit zou namelijk moeten resulteren in een tegenvoorstel. 5.3 Tegenvoorstel order Door op 'Tegenv.' te klikken kan een tegenvoorstel gedaan worden. Eerst moeten de wijzigingen gedaan zijn. Ook hier wordt een controle gedaan op geldigheid van bepaalde velden, en of er inderdaad een wijziging gedaan is. 5.4 Akkoord na overleg order Soms kunt of wilt u wel leveren, maar niet precies volgens de order. U kunt dan direct met de koper overleggen, en als u het met de koper eens wordt over een aangepaste order, kunt u de afgesproken wijzigingen doen, en op het knopje 'Overl.' klikken. Hiermee is de order bevestigd met wijzigingen, u ontvangt geen nieuwe bestelling van de koper, zoals bij een tegenvoorstel wel het geval kan zijn. 5.5 Afwijzen order Door op 'Wijs af' te klikken kan de regel afgewezen worden. Een voorwaarde hiervoor is dat in het commentaar van de order een reden opgegeven is. 5.6 Gezien Orders van aanbodsbanken waar u leverplicht heeft zijn al akkoord en een antwoord is niet meer nodig. Middels de knop 'Gezien' kunt u een order van de aanbodsbank verwerken. Zodra u op 'Gezien' klikt wordt de order direct klaargezet in Ant-EAB. 5.7 Opnieuw wijzigen order Na het instellen van de status, kan een order niet meer gewijzigd worden. Wilt u toch nog wijzigen, dan klikt u op het knopje status opnieuw in. 6 Hierna kunt u weer wijzigen. Na het doen van de wijzigingen stelt u de Browservenster order In de werkmap kunt u kiezen tussen formulier-weergave en browser-weergave. In alle andere mappen wordt een order altijd in de browser-weergave getoond. In alle mappen behalve de werkmap kan in de browser-weergave alleen informatie bekeken of afgedrukt worden. 6.1 Order of response Het hangt af van de map of de originele order-informatie (order) getoond wordt, of de informatie die u uiteindelijk bevestigd heeft (response). In onderstaande tabel is dit aangegeven: Werkmap Raaplijst Archief 7 response response order/response naar keuze

13 Prullenbak order/response naar keuze 6.2 Printen Klik op het printerknopje in het scherm om een afdruk van het browservenster te maken. 6.3 Werkmap Als de werkmap geselecteerd is, worden onderstaande knopjes boven het browservenster getoond: De knopjes "Wijs af" en "Accepteer" hebben dezelfde functie als de corresponderen knopjes in de formulierweergave. Klikt u op "Wijzig", dan wordt omgeschakeld naar de formulier-weergave, alwaar u uw wijzigen kunt doen. Met het knopje "Gezien" verwerkt u orders van aanbodsbanken die al akkoord zijn. 7 Raaplijst Door in het hoofdvenster bij 'Map' te kiezen voor 'Raaplijst' kunt u de raaplijst in beeld brengen. U kunt naar wens een raaplijst maken van alle geaccepteerde orders, of van één groep. Zie voor een uitleg over groeperen het Hoofdvenster. 8

14 7.1 9 Weergave Bij 'Toon' geeft u aan wat er getoond moet worden in de raaplijst.

15 Raap alles Raap 1 groep Orderdetails Orders komen in de raaplijst terug. orders kunnen wel gegroepeerd zijn. De orders in de geselecteerde groep staan in de raaplijst. Is niet bedoeld om een raaplijst te printen, maar om de details van een bepaalde order te kunnen bekijken. De orders die in de raaplijst weergegeven worden zijn dezelfde die naar het archief verplaatst zullen worden als u op het knopje onder de keuzelijst klikt. Het opschrift van het knopje verandert mee met de weergave. In dit geval is het 'Alles->archief', en zullen alle orders in de raaplijst naar het archief verplaatst worden als u hierop klikt. Voor het automatisch leegmaken van de raaplijst, zie Instellingen: raaplijst. Groepenlijst Als u een groep selecteert in de groepenlijst, en de weergave was 'Raap alles', dan wordt de weergave omgeschakeld naar 'Raap 1 groep'. Orderlijst Als u een order selecteert in de orderlijst, wordt de weergave omgeschakeld naar 'Orderdetails' 7.2 Printen U kunt de raaplijst afdrukken door op het printerknopje in het scherm te klikken. 7.3 Voorbeeld Hieronder ziet u een voorbeeld van een raaplijst. In dit geval is bij 'Tonen' geselecteerd: 'Raap alles', en is er bij 'Groeperen op' gekozen voor 'Afleverdatum': 8 Archief Het archief brengt u in beeld door in het hoofdvenster als map "Archief" te selecteren. Net als in andere mappen kan er gegroepeerd worden, zie voor een uitleg Hoofdvenster. Alle orders die afgewezen worden belanden direct in het archief. Vanuit de raaplijst kunnen orders ook doorgezet worden naar het archief. 10

16 8.1 Weergave Orders worden altijd in de browser-weergave getoond. Wel kan gekozen worden om de informatie uit de order, dan wel uit de response weer te geven: De orders in het archief kunnen ook gefilerd worden. Dit doet u door één van de verschillende statussen te selecteren uit de lijst. U kunt kiezen voor Akkoord, Na overleg, Tegenvoorstel en Afgewezen. Met "Alles" worden alle orders in het archief getoond. 8.2 Verwijderen uit archief Orders kunnen automatisch uit het archief verwijderd worden. Hoeveel dagen orders bewaard blijven hangt af van de instelling bij Instellingen: algemeen. Het archief kan compleet leeggemaakt worden door op het knopje "Archief leegmaken" te klikken. Orders die uit het archief verwijderd worden belanden niet in de prullenbak, maar zijn voorgoed uit het systeem verdwenen. 8.3 Orders terugzetten Met de knop 9 kunt u geaccepteerde orders nog terugzetten naar de raaplijst. Prullenbak U kunt in de prullenbak kijken door als map "Prullenbak" te selecteren in het hoofdvenster. Ook hier heeft u de standaard mogelijkheden van groeperen van orders, en selecteren van orders, zie Hoofdvenster. 9.1 Weergave Orders worden altijd in de browser-weergave getoond. Wel kan gekozen worden om de informatie uit de order, dan wel uit de response weer te geven: 9.2 Orders verwijderen De prullenbak kan leeggemaakt worden door op het knopje "Prullenbak legen" te klikken. De orders zijn dan voorgoed uit het systeem verwijderd. 10 Order afhandelen Het verwerken van een order gaat volgens de volgende stappen: 11

17 10.1 Order wordt ontvangen Het is hiervoor nodig dat Ant-EAB actief is, en dat de instellingen gedaan zijn (zie Instellingen: algemeen). Ant-EAB kijkt regelmatig of er berichten zijn, is dit het geval dan worden de orderberichten doorgegeven aan Ant-FlorE. De binnengekomen orders verschijnen in de orderlijst in het Hoofdvenster. Ze zullen alleen zichtbaar zijn als bij 'Map' in het Hoofdvenster 'Werkmap' gekozen is. Zodra een order binnenkomt start de signalering. Indien Ant-FlorE Mobiel is ingeschakeld zal de order ook op de Ant-FlorE Mobiel server geplaatst worden en zichtbaar worden op uw mobiele telefoon of tablet Signalering afbreken Als de signalering niet meer nodig is, kunt u deze afbreken door op het scherm te drukken. knopje links boven in het 10.3 Order afhandelen De order dient binnen 30 minuten na binnenkomst afgehandeld te worden. U kunt een order op twee manieren verwerken. Dit kan in Ant-FlorE of mobiel. Voor de mobiele afhandeling zie AntFlorE Mobiel: Order mobiel afhandelen. Afhandeling in Ant-FlorE kan op vier manieren: 1. Afwijzen 2. Tegenvoorstel doen 3. Bevestigen na Overleg 4. Bevestigen, eventueel na aanvulling van gegevens. Ongewijzigd bevestigen en afwijzen kan ook vanuit het Browser scherm. Aanvullen, wijzigen, overleggen en tegenvoorstel doen kan alleen vanuit het Wijziging-formulier. Zie voor een uitleg hierover de betreffende hoofdstukken Verwerken Klik op de knop 'Groep verwerken' in het Hoofdvenster om de orders te verwerken. Alle orders die afgehandeld zijn worden nu verwerkt. Dit houdt het volgende in: 1. Er wordt een order-response bericht naar de besteller gestuurd. 2. Er worden aanvoerbrieven in de verzendlijst van Ant-EAB geplaatst. 3. Geaccepteerde orders worden verplaatst naar de raaplijst, afgewezen regels naar het archief. Als alle orders verwerkt zijn is de Werkmap dus leeg. Als u bij de instellingen heeft gekozen orders na afhandeling automatisch te verwerken, is de knop 'Groep verwerken' niet zichtbaar. Zodra u een order afgehandeld heeft wordt hij dan verwerkt, en verdwijnt uit de werkmap. Let op: Ant-EAB moet actief zijn, anders zullen de order-response berichten niet verstuurd worden. 11 Ant-FlorE Mobiel Het is mogelijk om orders mobiel af te handelen op bijvoorbeeld uw mobiele telefoon of tablet. Hiervoor moet u zich eerst aanmelden bij AntEater, waarna u een gebruikersnaam en wachtwoord krijgt. Hiervoor moet u eerst Ant-FlorE instellen zodat Ant-FlorE en Ant-FlorE Mobiel samenwerken. Zie Instellingen: AntFlorE Mobiel. Als er nieuwe orders in Ant-FlorE binnenkomen, zullen de orders ook naar de Ant-FlorE Mobiel server worden gestuurd. Deze orders zijn hierna mobiel te bekijken en te verwerken via de website: antfloremobiel.sipo.nl. 12

18 Ant-FlorE controleert elke 15 seconden of er mobiel verwerkte orders klaarstaan. Deze orders worden door Ant-FlorE binnengehaald en verwerkt. Website Ant-FlorE Mobiel: De mobiele-server is ontworpen om orders op één mobiel te verwerken. Als er met meerdere mobielen tegelijk gewerkt wordt, kunnen er onduidelijke situaties ontstaan. De gegevens van de ene mobiel worden niet meteen geupdate op de andere mobiel waardoor veranderingen verloren kunnen gaan Inloggen Elke dag, of wanneer er uitgelogd wordt, moet er opnieuw ingelogd worden. Op uw mobiel ziet u het onderstaande scherm. Gebruikersnaam: Vul hier de gebruikersnaam in die u van AntEater heeft ontvangen Wachtwoord: Vul hier het wachtwoord in die u van AntEater heeft ontvangen 11.2 Orderoverzicht-scherm Het orderoverzicht-scherm geeft een lijst van orders waar de gebruiker een keus uit kan maken. Deze pagina update elke 30 seconden automatisch het overzicht. Als er op 'Open', 'Gesloten' of 'Alles' wordt gedrukt, wordt het overzicht meteen geüpdate. U kunt een order bekijken door op de order te drukken. 13

19 Meldingen Hier worden meldingen die van Ant-FlorE afkomstig zijn weergegeven. Door op het kruisje te drukken wordt de melding verwijderd. 14

20 Orderoverzicht Het orderoverzicht kan op drie manieren worden weergegeven: Open Gesloten Alles Geeft een overzicht van alle openstaande orders. In de getoonde lijst staat de oudste order bovenaan en de nieuwste order onderaan. Geeft een overzicht van alle afgehandelde orders. De orders worden gerangschikt op de verwerkingsstatus zodat de order die al wel mobiel is verwerkt, maar nog niet geheel door Ant-FlorE is verwerkt, bovenaan staan. Geeft een overzicht van alle orders, zowel de open als gesloten orders. In de getoonde lijst staat de nieuwste order bovenaan en de oudste order onderaan. Verzonden orders met een leverdatum ouder dan 2 dagen worden niet meer mobiel getoond. Deze kunt u in Ant-FlorE bekijken. Verwerkingsstatus Een nieuwe order Deze order is in behandeling De order is niet verwerkt omdat er een fout in de order zit. Druk op de order om de foutmelding te zien Deze order is gesloten, maar is nog niet verwerkt door Ant-FlorE Deze order is gesloten en verwerkt door Ant-FlorE, maar er is nog geen orderresponse verzonden Deze order is geheel verwerkt en de orderresponse is verzonden De status van deze order is onbekend en kan mobiel niet meer aangepast worden. De order stond niet meer in Ant-FlorE terwijl de order nog open stond in Ant-FlorE Mobiel. Dit zou kunnen voorkomen na een storing Orderstatus Deze order is nog niet afgehandeld Deze order is geaccepteerd Deze order is afgewezen Deze order is na overleg geaccepteerd Er is een tegenvoorstel gedaan voor deze order Uitloggen Verwerken Hiermee sluit u Ant-FlorE Mobiel. Het inlogscherm zal weer worden getoond. Hiermee zet u de mobiel afgehandelde orders klaar om door Ant-FlorE te worden verwerkt. Deze knop is alleen zichtbaar als er orders zijn die mobiel zijn afgehandeld, maar nog niet verwerkt zijn door Ant-FlorE Mobiel Order-scherm Het order-scherm geeft informatie over een gekozen order. Hiermee kunt u een al behandelde order nogmaals inzien. Orders die nog niet zijn verwerkt, kunnen opnieuw worden behandeld door op de knop "Open" te drukken. In dit scherm wordt met kleur gewerkt. Zwarte tekst: Dit is de waarde zoals deze in de originele order is binnengekomen Groene tekst: Dit is een waarde die is aangepast t.o.v. de originele order Nieuw 15 De order is nog niet behandeld

21 Geaccepteerd Na overleg Tegenvoorstel Afgewezen Demo Onbekend De order is geaccepteerd De order is na overleg aangepast en geaccepteerd De order is aangepast en er is een tegenvoorstel gedaan De order is afgewezen Dit is een demo-voorbeeldorder die in Ant-FlorE geladen kan worden om mee te experimenteren. Zie Algemeen: Demo. De status van deze order is onbekend en kan mobiel niet meer aangepast worden. De order stond niet meer in Ant-FlorE terwijl de order nog open stond in Ant-FlorE Mobiel. Dit zou kunnen voorkomen na een storing Druk op 'Open' om de order opnieuw te bewerken. 16

22 11.4 Order-wijzigscherm In het order-wijzigscherm wordt opgegeven of een order geaccepteerd wordt (eventueel na overleg) of afgewezen. Vanuit hier kan ook een tegenvoorstel worden gedaan. Bepaalde velden kunnen hier worden aangepast in verband met een overleg of tegenvoorstel. Acc. Overl. Tegenv. Wijs af Org Accepteren Na overleg Tegenvoorstel Afwijzen Originele order De order wordt zonder wijzigingen geaccepteerd De order wordt met wijzigingen geaccepteerd Er wordt een tegenvoorstel gedaan met de wijzigingen in de order De order wordt afgewezen Maakt alle wijzigingen in de order ongedaan. De Org knop is alleen zichtbaar als een order opnieuw wordt geopend na een aanpassing. De volgende velden kunnen voor een 'Na overleg' en 'Tegenvoorstel' worden aangepast: Prijs Stuks/Eenh. Fust Opmerking1 en Order mobiel afhandelen Zorg dat in Ant-FlorE de Mobiele-server is ingeschakeld. Zie: Instellingen: Ant-FlorE Mobiel. Als er nieuwe orders zijn binnengekomen staan deze in het Open en Alles overzicht. Kies de order die u wilt afhandelen Kies voor Accepteren, Afwijzen of maak wijzigingen en kies voor Na overleg of Tegenvoorstel Handel eventueel een volgende order af Druk op Verwerken Binnen één minuut moeten de orders als verzonden staan in het Gesloten en Alles overzicht of met een foutmelding in het Open en Alles overzicht. 17

23 Indien bij de order blijft staan, is er een probleem tussen Ant-FlorE en Ant-FlorE Mobiel. Kijk in Ant-FlorE of er een melding in het Server-berichtscherm staat. Zie Server-berichtscherm. Herstart eventueel Ant-FlorE en kijk of de orders nu wel worden verwerkt. Als de orders nog steeds niet wordt verwerkt, handel dan zelf de orders af in Ant-FlorE. Neem eventueel contact op met AntEater als het probleem zich voor langere tijd voordoet. 12 Instellingen Bij "Instellingen" in het hoofdmenu vindt u alle instellingen die nodig zijn om het programma goed te gebruiken. Deze instellingen zijn verdeeld in vijf onderwerpen: Algemeen, Signalering, Ant-FlorE Mobiel, Raaplijst en Order. Er is gekozen om de instellingen te splitsen in centrale en lokale instellingen. De centrale instellingen zijn voor de server en de werkstations gelijk, de lokale instellingen kunnen per werkstation worden ingesteld. De centrale instellingen zijn in oranje weergegeven, de lokale in het zwart. De instellingen zijn opgeslagen in de map User\Settings van Ant-FlorE, in Windows XP normaal opgeslagen onder C:\Program Files\AntEater\FlorE en in Windows Vista en hoger onder C: \Gebruikers\Openbaar\AntEater\FlorE. Zie ook: Instellingen: algemeen, Instellingen: signalering, Instellingen: Ant-FlorE Mobiel, Instellingen: raaplijst, Instellingen: orderregel en Netwerk 18

24 13 Instellingen: algemeen In de instellingendialoog is er een tabblad met instellingen die betrekking hebben op het algemene gebruik van Ant-FlorE. U roept dit scherm op door in het hoofdmenu op Instellingen > Algemeen te klikken. Hieronder is dit scherm weergegeven: De volgende instellingen kunnen worden gedaan: 13.1 Map waarin Ant-EAB geïnstalleerd is Hier kan de map waar Ant-EAB in geïnstalleerd is, worden gekozen. Klik op om te bladeren in de mappen van de computer. Als de eerste keer gestart wordt stel Ant-FlorE zelf een pad in, waarbij er vanuit gegaan wordt dat Ant-EAB en Ant-FlorE beiden onder dezelfde map geïnstalleerd zijn (standaard: C:\Program files\anteater). Zo nodig kunt u deze instelling aanpassen Archief Stel hier het aantal dagen in dat de orders en response berichten bewaard moeten blijven in het archief Wijziging toestaan voor Hier stelt u in welke wijzigingen toegestaan zijn zonder dat er een tegenorder nodig is Standaard veiling Als uit het bericht niet blijkt via welke veiling de order afgerekend moet worden, kan hier ingesteld worden welke veiling daarvoor gekozen zal worden Niet controleren op Hier kunt u instellen dat er niet op lege beladingsvelden gecontroleerd moet worden. 19

25 13.6 Exporteren van een aanvoerbrief-export (ttx) Als u een order bevestigt, wordt automatisch een export-bestand aangemaakt voor Ant-EAB, met daarin de aanvoerbrieven die gemaakt moeten worden voor deze order. Door hier een map in te stellen wordt een extra kopie hiervan in de aangeven map gezet. Deze functie alleen gebruiken als u de brieven wilt exporteren naar een ander programma dan Ant-EAB. Hier kunt u ook onderdrukken dat de orders naar Ant-EAB geëxporteerd worden, dit doet u door "uitvoer naar AntEAB onderdrukken" te selecteren Orders verwerken Hiermee bepaalt u of een order direct verwerkt wordt zodra de status ingesteld wordt (b.v. 'geaccepteerd', of 'afgewezen'). Als u niet kiest voor automatische verwerking, blijven de orders in de werkmap staan, totdat de groep waarin ze zitten verwerkt wordt door op de knop "Groep verwerken" te klikken. Dit geeft u de mogelijkheid orders nog even te controleren voordat de responses definitief de deur uit gaan. Orders van aanbodsbanken met de status 'Akkoord' worden nooit automatisch verwerkt. Voor het verwerken van deze orders maakt u gebruik van de knop 'Groep verwerken' of 'Gezien'. 14 Instellingen: signalering In de instellingendialoog is er een tabblad met instellingen die betrekking hebben op de manier waarop binnengekomen orders onder uw aandacht gebracht worden. U roept dit scherm op door in het hoofdmenu op Instellingen > Signalering te klikken. Hieronder is dit scherm weergegeven. De volgende instellingen kunnen gedaan worden: 20

26 14.1 Melding van binnengekomen orders Er kan een eigen signaleringsschema gemaakt worden, waarbij vrij gekozen kan worden uit de beschikbare meldingsmethoden. Per regel stelt u een actie in. De duur is alleen van belang voor de 'attentie'. In de 'Na'-kolom wordt ingesteld hoelang gewacht wordt voordat de actie gestart wordt Signalering via speakers Kies een geluidsbestand voor het attentiesignaal d.m.v. het Kies een geluidsbestand voor het alarmsignaal. -knopje. Met de test-knopjes kunnen de gekozen bestanden afgespeeld worden t.b.v. een test. Pas zo nodig het signalerings-schema aan bij 'melding van binnengekomen orders'. Het schema kan naar willekeur uitgebreid worden met acties. Met de Test-knop onderaan het scherm kan het schema afgespeeld worden bij wijze van test Signalering via SMS Ant-FlorE kan een SMS versturen via een zogenaamde SMS gateway. Als provider hebben wij gekozen voor Mollie, zie voor meer informatie. U dient eerst voor een account bij deze provider te zorgen. Vervolgens kunt uw gebruikersnaam en wachtwoord hier instellen. Het vinkje bij 'Inschakelen' moet vervolgens ook gezet worden. Dit vinkje biedt de mogelijkheid om tijdelijk de SMS functie uit te schakelen, zonder dat het schema gewijzigd hoeft te worden. De SMS berichten kunnen alleen naar een mobiel telefoonnummer verzonden worden. Het versturen van een gesproken SMS naar een vastnummer is op het moment van schrijven niet meer mogelijk bij de bij ons bekende providers. Mollie ondersteunt verschillende gateways, oftewel routes, die de berichten afleggen voordat ze bij u aankomen. Op de website van Mollie kunt u de precieze prijzen terug vinden. In Ant-FlorE kunt u uit twee gateways kiezen nl.: 2 Goedkoop Dit is de goedkoopste manier voor het versturen van de SMS-berichten. Bij Mollie heet dit Basic 1 Betrouwbaar Deze gateway is duurder maar betrouwbaarder. Bij Mollie heet dit Business Signalering via Ant-FlorE kan bij het binnenkomen van nieuwe orders een versturen. U kunt onder de tab ' ' uw adres instellen. Het vinkje bij 'Inschakelen' moet vervolgens ook gezet worden. Dit vinkje biedt de mogelijkheid om tijdelijk de functie uit te schakelen, zonder dat het schema gewijzigd hoeft te worden. Het onderwerp van de geeft aan hoeveel nieuwe orders er binnen zijn gekomen. De belangrijkste informatie van de order(s) staat in de . U kunt eenvoudig testen of u op het ingestelde adres een ontvangt van Ant-FlorE. Als u op 'Stuur een test ' klikt wordt er een 'FlorEcom Testbericht' verstuurd. Als u hierbij geen foutmeldingen krijgt, kunt u vervolgens kijken of u de heeft binnengekregen in uw eigen mailprogramma. 21

27 14.5 Signalering testen U kunt het schema testen door op de knop 'Test' te drukken, het testen kunt u afbreken door op 'Stop' te klikken. Als een SMS succesvol verstuurd is wordt het schema afgebroken. Treedt er een probleem op met het versturen van de SMS, dan zal het schema verder doorlopen worden. De oorzaak van het probleem kunt u zien als u op 'venster/sms log' klikt in het menu van het hoofdvenster. Zie ook het hoofdstuk Signalering van orders 15 Instellingen: Ant-FlorE Mobiel In de instellingendialoog is er een tabblad met de instellingen die betrekking hebben op de mobiele afhandeling van binnengekomen orders. U roept dit scherm op door in het hoofdmenu op Instellingen > Ant-FlorE Mobiel te klikken. Hieronder is het scherm weergegeven. De volgende instellingen kunnen gedaan worden: 15.1 Mobiele-server login U kunt uw orders ook mobiel afhandelen. Het is belangrijk dat in Ant-EAB bij 'Instellingen > Bedrijf' het klantnummer is ingevuld en u dient zich voor Ant-FlorE Mobiel eerst aan te melden bij AntEater. Hierna kunt u hier uw gebruikersnaam voor Ant-FlorE Mobiel invullen. Het vinkje bij 'Inschakelen' moet vervolgens ook gezet worden. Dit vinkje bepaalt of Ant-FlorE met Ant-FlorE Mobiel communiceert. Als het vinkje aanstaat, worden nieuw ontvangen orders ook op de Ant-FlorE Mobiel server geplaatst. Tevens worden de mobiel afgehandelde orders ook in Ant-FlorE verwerkt. Als het vinkje uitstaat, dan kunt u uw orders alleen met Ant-FlorE zelf verwerken. 22

28 15.2 Stuur bij een server-error een bericht via... Stel hier in of u een bericht wilt ontvangen via en/of SMS als de Ant-FlorE Mobiel server door een storing onbereikbaar is. De SMS gegevens en het adres zijn gelijk aan de ingestelde gegevens bij instellingen: Signalering. Als bij de signalering geen vinkje staat bij Inschakelen, wordt het server-error bericht toch verzonden. Als Ant-FlorE detecteert dat de Ant-FlorE Mobiel server onbereikbaar is, zal er een of SMS verstuurd worden zodat u weet dat er tijdelijk geen nieuwe orders mobiel binnenkomen. Orders komen dan alleen binnen in Ant-FlorE, waar ze ook afgehandeld moeten worden. Als er weer nieuwe orders mobiel binnenkomen, dan is de Ant-FlorE Mobiel server weer bereikbaar en kunnen orders weer mobiel afgehandeld worden Server-berichtscherm Door het vinkje bij 'Zichtbaar' aan te zetten, wordt er onderin Ant-FlorE een schermpje getoond waarin meldingen met betrekking tot Ant-FlorE Mobiel worden getoond. Rechts van het berichtenscherm heeft u boven een knopje om oude meldingen in het berichtenscherm te wissen. Onder staat een telefoontje die via een animatie met straalkringen aangeeft dat Ant-FlorE nog communiceert met Ant-FlorE Mobiel. Als er geen orders meer in AntFlorE Mobiel staan die nog afgehandeld moeten worden zal Ant-FlorE de communicatie stoppen en stopt ook de animatie van dit telefoontje. Indien het telefoontje niet animeert, maar er staan nog wel af te handelen orders in Ant-FlorE Mobiel, dan is er een storing. Kijk in het Server-berichtenscherm of deze storing gemeld staat. Herstart eventueel Ant-FlorE en kijk of het telefoontje weer animeert. Als de orders op uw mobiel nog steeds niet worden verwerkt door Ant-FlorE, handel dan zelf de orders af in Ant-FlorE en neem contact op met AntEater. 23

29 16 Instellingen: raaplijst In de instellingendialoog is er een tabblad met instellingen die betrekking hebben op de raaplijst. U roept dit scherm op door in het hoofdmenu op Instellingen > Raaplijst te klikken. Hieronder is dit scherm weergegeven. De linker lijst toont de gegevens waaruit gekozen kan worden in het grijs, de rechter lijst geeft aan welke geselecteerd zijn in het zwart. Ook de volgorde van de gegevens is instelbaar. De knoppen hebben de volgende functie: Toevoegen, kies eerst een gegeven uit de linker lijst Verwijderen, kies eerst een gegeven uit de rechter lijst. Verplaats naar omhoog, selecteer eerst een gegeven uit de rechter lijst Verplaats naar omlaag, selecteer eerst een gegeven uit de rechter lijst Alles toevoegen aan rechter lijst Alles verwijderen uit de rechter lijst 24

30 16.1 Raaplijst naar archief Hier stelt u in hoeveel dagen de orders in de raaplijst bewaard moeten blijven. Als u '0' instelt zullen de orders altijd bewaard blijven. Zie Instellingen: algemeen voor het automatisch leegmaken van het archief. 17 Instellingen: orderregel In de instellingendialoog is een tabblad met instellingen die betrekking hebben op de gegevens die getoond worden in de order. U roept dit scherm op door in het hoofdmenu op Instellingen > Orderregel te klikken. Hieronder is dit scherm weergegeven. U kunt zelf bepalen welke gegevens in de order getoond worden. Behalve de gekozen gegevens worden altijd het Order-id en de eventuele error-status weergegeven. De linker lijst toont de gegevens waaruit gekozen kan worden, de rechter lijst geeft aan welke geselecteerd zijn. Ook de volgorde van de gegevens is instelbaar. Zie Instellingen: raaplijst voor een uitleg over de knoppen tussen de kolommen. 18 Signalering van orders Als er een order binnenkomt wordt de signalering gestart. Bij Instellingen > Signalering kan een schema samengesteld worden. Op dit moment kan gekozen worden uit de volgende acties: Attentiesignaal over de PC-speakers afspelen. Alarm over de PC-speakers starten Alarm beëindigen. SMS versturen versturen 25

31 Voor elke actie kan ingesteld worden hoe lang het, na de voorgaande actie, duurt voor de actie gestart wordt. In het Hoofdvenster is een knopje aanwezig om de signalering af te breken. Als het alarm actief is zal het rood/geel knipperen: Ook wordt in de taakbalk, in het balkje van Ant-FlorE, afwisselend de tekst 'Ant-FlorE', en 'Alarm' getoond. Zie Instellingen: signalering voor de instellingen. 19 Netwerk Het is mogelijk om Ant-FlorE op een netwerk te gebruikten, maar op een bepaald moment heeft slechts één werkstation rechten om iets met een order te doen. In de browser-weergave kunnen de orders wel op elk systeem bekeken worden Toegang In het Hoofdvenster is een slotje zichtbaar:. Als het groen is heeft u toegang, is het rood, heeft u geen toegang. Als u geen toegang heeft kunt u klikken op het slotje om toegang te vragen. Wordt dit op het andere werkstation toegestaan, dan heeft u vanaf dat moment toegang. Bij systeemproblemen kan toegang geforceerd worden via het het hoofdmenu: Bestand > Toegang forceren De gebruikersnaam voor het netwerk kan in Ant-EAB veranderd worden. Zie hiervoor de help van AntEAB. 26

32 AntEater B.V. Kruisstraat 45A 5211 DT s-hertogenbosch Tel: Fax: Internet: