Titel: Effectief sturen met financiële aspecten in spraak communicatie-infrastructuren Auteur: Maarten Oberman

Transcriptie

1 Titel: Effectief sturen met financiële aspecten in spraak communicatie-infrastructuren Auteur: Maarten Oberman In vele gevallen wordt een keuze van een communicatie-infrastructuur voornamelijk bepaald door de financiën. In dat kader valt dan de keuze op de goedkoopste. Dat wil niet zeggen dat dat ook de keuze voor de beste prijs-prestatieverhouding is, dat wil al helemaal niet zeggen dat dat de leuze is voor de jaarlijks laagste lasten. Goedkoop hoeft zeker geen duurkoop te zijn, maar alleen de laagste prijs is een armzalige overweging. Hetzelfde geldt voor de prijsaspecten bij levensduur verlengende acties voor een communicatie-infrastructuur, zoals het doorvoeren van een (al dan niet vrijwillige) upgrade. Natuurlijk is in de keuze voor een volgende communicatie-infrastructuur in vergelijk met een levensduur verlengende actie niet alles in geld uit te drukken. Wat is bijvoorbeeld het effect van echt nieuwe functionaliteit, of van een hechte vast-mobiel integratie. Maar ook wat is het effect van het samenvoegen van spraak en dataverkeer in een all IP netwerk waar bij de afzonderlijke netwerken gesaneerd worden naar 1 gemeenschappelijk netwerk, of het locatie ongebonden kunnen werken. Wel zijn er in dat soort omstandigheden vele zaken goed te kwantificeren, het kan dan bijvoorbeeld gaan om investeringsaspecten als aanschaf, upgrade kosten, inbedrijfstellingskosten, beheerskosten, maar ook zijn van belang gewijzigde exploitatiekosten als het vervangen van vaste toestellen. Iets wat in een mobiele omgeving een veel zwaardere kostenpost is dan in een vaste toestel omgeving. In de overgang naar een andere technologische infrastructuur zijn ook de gebruikskosten aan verandering onderhevig en zijn dus van invloed op het financiële plaatje van een TCO berekening. De TCO berekening is in principe verschillend voor veel organisaties. Dat komt omdat de TCO voor een belangrijk deel bepaald wordt door het verschil van beoogd eindplaatje minus de huidige situatie. Beide zijn voor organisaties verschillend. Een generieke business case is dus niet te maken. In de praktijk zijn er natuurlijk kengetallen om tot een eerste indicatie te komen of iets zin heeft. Bepalend zal echter de detaillering van kosten en exploitatiecomponenten zijn. Op hoofdlijnen zijn de volgende kostencomponenten te onderkennen: Investeringen Initiële en uitbreidingen van het systeem Additionele apparatuur t.b.v. nieuwe functionaliteit Vervanging van defecte apparatuur die buiten het onderhoudscontract valt 1

2 Vervanging van apparatuur die weliswaar binnen het onderhoudscontract valt maar door ondeskundig handelen, of door gevolgen van buiten af niet meer te herstellen is. Exploitatiekosten Onderhoudscontract op systeem Netlijn abonnementen tikkenkosten efficiënter gebruik van tariefstructuren in de gesprekskostenstructuur kapotte of zoek geraakte toestellen Het gaat bij reductie van kosten in de telecommunicatie-infrastructuur alleen om lopende kosten en investeringen (bijvoorbeeld uitbreidingen), datgene wat gedaan is, is gepasseerd. In de praktijk blijkt dat forse besparingen te realiseren zijn tijdens de levensduur van een systeem door een scherpe analyse van de gesprekskosten, zowel qua provider als qua inrichting. Bijvoorbeeld wanneer er communicatie van vast naar mobiel plaats vindt via een koppeling, is dat goedkoper dan losse communicatie. Voorts kan IP koppeling met het openbare net goedkoper zijn dan ISDN 30, als is het alleen maar omdat het niet onder OPTA regelingen valt. Ook routeren via een eigen net om van een interlokaal gesprek een lokaal getarifeerd gesprek te maken kan kostenvoordelen hebben. Voorts blijkt in de praktijk dat er vaak zaken afgenomen door een communicatie infrastructuur waar in de loop der jaren geen nut meer voor is. Bijvoorbeeld kloppen aantallen netlijnen en het gebruik, wat de echte dimensionering inmiddels moeten zijn. Investeren in upgrading van al oude communicatie-infrastructuren Upgrading betekent in veel gevallen dat 80% oud blijft en dat de andere 20% en de software vernieuwend wordt. Wat rest zijn diverse antieke onderdelen in het systeem met een relatief hoog storingspatroon. Ook is de kennis ervan binnenkort bij de leverancier en producent niet meer aanwezig. Het op die manier oprekken van de levensduur is na zoveel jaar meestal ook volstrekt financieel zinloos, omdat de afschrijftermijn, die met een upgrade samenhangt, erg kort geworden is en dus sterk kostenverhogend werkt voor het totaal. In de praktijk betekent dit dat het financieel gezien weinig zin heeft om systemen nog te upgraden als zij over de helft van de technische levensduur heen zijn. Er zijn ook leveranciers die verplichten dat er een upgrade in het systeem gezet moet worden vanwege de onderhoudssituatie. In feite moet de klant dus investeren in de onderhoudspositie van de leverancier. Wanneer de upgrade-kosten tegen de TCO situatie afgezet wordt is het na 2 2

3 verplichte upgrades zinvol om een nieuw systeem aan te schaffen inplaats van met de upgrade hype van de leverancier mee te doen. Uitbreidingen en kosten Bij de aanvang van het gebruik van een systeem ligt het zwaartepunt op de functionaliteit en mogelijkheden, alsmede de manier waarop de functies aansluiten op de werkwijze van een organisatie en haar werknemers. In de loop van de levensduur van het systeem zou de aandacht moeten verschuiven naar de financiële exploitatie van de infrastructuur. Daar is een aantal redenen voor: Aanschaf van uitbreidingen veel later na de aanschaf is in de praktijk twee tot drie keer zo duur als de aanschaf van een complete nieuwe infrastructuur, althans teruggerekend op poortbasis. Voorts worden ook systeemdelen door leveranciers, vaak vrij onverwachts, uit het onderhoud genomen. Bij defect raken van deze delen kan de klant betalen. Dat worden dan dure componenten die in enkelvoud aangeschaft worden, met alle enkelstuks prijsconsequenties van dien en wederom zo n korte afschrijftermijn ten opzichte van de initiële aanschaf. Op dit punt is er eigenlijk aandacht nodig voor de tweedehands markt, die zelfs in het licht van een TCO beschouwing vaak toch zeer competitief te werk gaat met tweedehands materiaal en deskundigheid. Deze, en andere aspecten, maken dat de TCO van oude systemen omhoog gejaagd gaat worden door uitbreidingen, upgrading, latere vervanging van toestellen en dergelijke. In veel gevallen zal compleet nieuw aanschaffen goedkoper zijn, dan aan het einde van de levensduur er geld in te pompen. Dit soort financiële levensloop berekeningen zijn, mits ervaring met het type infrastructuur, goed te maken. Als volgende invloedfactor bij de financiële en TCO gebaseerde overwegingen moet nog meegnomen worden dat aanschaf van VoIP infrastructuren over het algemeen goedkoper zijn dan de PABX gebaseerde infrastructuren. Voor het geval het vergelijk beperkt wordt tot puur de aanschaf geldt dit zonder meer, als in greenfield of structurele renovatie omgevingen de bekabeling aspecten meegenomen wordt, wordt het verschil nog groter. Als kostenpost bij een verdere uitbreiding van het vergelijk zou nog kunnen horen dat de LAN WAN infrastructuur geschikt moet zijn voor VoIP. Dit is echter al meer dan 5 jaar bekend en daarom zouden de LAN/WAN s er eigen aan moeten voldoen Op basis van kengetallen is onderstaande tabel tot stand gekomen. 3

4 VoIP offerte analyse *) PABX offertes onderwerp opmerking VoIP lokaal gevoed, PABX via UPS door poort+toestel centralisatie volgende generatie zal korter mee gaan afschrijving 8 10 daarom 8 jaar afschrijving gemiddeld per jaar gemiddeld per jaar exc rente onderhoud per jaar onderhoud op basis markt cijfers per poort per jaar gemiddeld totaal per jaar verschil ten gunste van IPT per jaar 15 ratio PBX/IP 1,6 Het beheer van een VoIP infrastructuur vergt door de vereenvoudigde wijze van verhuizingen minder beheerinspanning. In de TDM omgeving wordt rekening gehouden met 1 beheerder per 1000 gebruikers, in de VoIP omgeving met 1 beheerder per 3000 tot 5000 gebruikers. Kosten posten die veelal aan de aandacht ontsnappen Licenties De koppeling tussen IP toestel en voiceprocessing wordt begeleid door software licenties. De leverancier hoeft dus geen toestelkaart meer te produceren. Het verdwijnen van de toestelkaart heeft dus tot gevolg dat VoIP systemen goedkoper (kunnen) zijn dan TDM PBX systemen. Echter in de praktijk probeert de leverancier aan elke (deel) functie. gebruikersrechten te hangen, zodat bij een verandering in het functioneel gebruik weer licentierechten gevraagd kunnen worden. Dat kan, wanneer dat bij de selectie van een infrastructuur niet voldoende uitonderhandeld is, een forse kostenpost worden. VoIP aansluitingen waar nog een ethernet aansluiting is Bij de invoering van een VoIP systeem wordt er vrijwel altijd van uitgegaan dat de zelfde fysieke aansluiting gebruikt wordt als voor de pc aansluiting. Er zijn echter in een organisatie diverse punten waar wel telefoon moet komen, maar waar geen datacom of pc aansluiting is, het gaat dan om vergaderzalen, ArBo aansluiting in grotere complexen liften etc. Analoge aansluitingen In een VoIP omgeving moet iets extra s gebeuren om een analoge aansluiting te creëren. Dat kan een lokale conversie zijn, of een centrale conversie. Dat maakt in alle gevallen de analoge aansluiting duurder, 4

5 omdat er een extra slag nodig is, daarnaast, afhankelijk van de oplossing kan het oude PABX kabelnet nog nodig zijn. Aansluitingen die verder weg zijn dan 100 meter van de laatste SER Ethernet aansluitingen komen grofweg nooit verder dan 100 meter van de laatste SER vandaan. Er zijn alternatieven zoals long haule ethernet om verder dan die 100 meter te komen. Veelal is dit een goedkopere oplossing dan het in stand houden van het oude PABX kabelnet, echter de datacom-leverancier zal wel dit soort toepassingen moeten ondersteunen. Voorgaand is een aantal overwegingen gegeven vanuit de financiële keuze-intentie. Praktisch gesproken zijn de volgende keuzevrijheden mogelijk 1. (Bijna) niets doen a. Het huidige systeem continueren en er dus zo min mogelijk aan doen ( sterfhuisconstructie.) b. Aankoppelen van een VoIP infrastructuur, die functioneel geïntegreerd is met bestaande infrastructuur en tegelijkertijd een upgrade of migratie van de spraakcommunicatie-infrastructuur implementeren. 2. alles doen a. Integraal vervangen van de huidige telefonie-infrastructuur door een nieuwe te kopen, of b. Vervangen van de huidige telefonie infrastructuur door contracten af te sluiten op basis van dienstverlening, (managed service) Voor elk van de mogelijkheden is een TCO bepaling haalbaar en ook noodzakelijk om tot en financieel afgewogen keuze te komen. Om tot een gefundeerde keuze te komen is het noodzakelijk om criteria, waaraan de nieuwe situatie moet voldoen nader te beschouwen. Deze kunnen onder andere zijn: verbetering van de bereikbaarheid, vergroten van flexibiliteit en schaalbaarheid, vergroten van de functionaliteit en de integratie hiervan met de datacommunicatieomgeving, b.v. met MS Outlook, aanwezigheid informatie etc., verbeteren van de beveiliging, betrouwbaarheid en continuïteit van de dienstverlening en de kwaliteit van de datacommunicatietransportomgeving. Maar het kan ook zijn, verlaging van de jaarlijkse kosten. Hoe gek het ook klinkt, de praktijk heeft uitgewezen dat niets doen niet altijd de goedkoopste oplossing is. Dat wordt dan bijvoorbeeld veroorzaakt door een antiek, niet gerenoveerd onderhoudscontract, defecte toestellen die niet meer geleverd worden, 5

6 maar wel die mooie nieuwe, alleen moet dan ook de toestelkaart nog vervangen worden tegen enkelstuksprijzen. Conclusie Een TCO berekening is cruciaal in de effectieve planning van een communicatie-infrastructuur. In het algemeen zal daaraan vooraf moeten gaan een stabiele visie op de ontwikkeling van de globale communicatieinfrastructuur en functionele omgeving die men voor ogen heeft. Daarnaast moeten ook andere financieel getinte condities meegerekend worden. In feite wordt daarmee het globale concept voor de volgende infrastructuur vastgelegd. Op basis van de TCO zal dan het selectieproces ingezet kunnen worden. 6