Workshop risicobeheer in projectmanagement

Transcriptie

1 Workshop risicobeheer in projectmanagement

2 Workshop risicobeheer Doel van deze workshop Succesvollere projecten! Meerwaarde goede risicobeheersing. Wetenhoe met je team hiermeeaande slag tegaan.

3 Wat is eenrisico? Interne of externegebeurtenissendie het realiserenvan de projectdoelstellingenkunnenverstoren. Bvb. door het verstorenvan de scope, timing, het budget, HR Ook niet benutten van kansen kan een risico zijn.

4 Wat is risicobeheer?

5 Wat is risicobeheer? Het identificeren, beoordelen en beheersen van risico s om op die manier de kans op een succesvol project te verhogen identificeren beoordelen beheersen risico bepalen impact waarschijnlijkheid bestaande acties nieuwe acties

6 Thema s organisatiebeheersing(vo)

7 1 identificeren Risico bepalen Oefening: Welke risico s ervaren jullie in de praktijk?

8 2 beoordelen impact waarschijnlijkheid veranderbaarheid Risico-appetijt of risicoacceptatiegraad Hoeveel risico je bereid bent te nemen om je objectieven te halen? Wanneer ga je maatregelen treffen om risico te verminderen?

9 Risico-appetijtof risicoacceptatiegraad: hoeveel risico willen we nemen? 1. Avers: volledigontwijkenvan risicoenonzekerheidis eensleutelobjectiefvoorde organisatie. vb ziekenhuis, raketlancering 2. Minimaal: voorkeur voor ultra-veilige opties die low-risk zijn, maar mogelijk ook maar een beperkte beloning opleveren 3. Voorzichtig: voorkeur voor veilige opties die een vrij laag risico inhouden en mogelijk slechts een beperkte beloning opleveren. 4. Open: bereidom allemogelijkeoptiesteoverwegenendie tekiezendie het meestekansbiedtop het behalenvan de beoogderesultatenmet eengoedereturn on investment, zelfs als de risico s al wat groter zijn. 5. Op zoeknaarrisico: enthousiastom innovatieftezijnendie optiestekiezendie mogelijk de hoogste beloning opleveren, ondanks de grotere risico s. vb VDAB labo nieuwe dienstverlening

10 3 beheersen Kans vermijden Kans vermnderen Impact verkleinen Risicooverdragenof transfereren Kansenimpact accepteren Niet gokken Niet brandbare materialen Extra slot installeren Motorkledij dragen Preventieve maatregelen: kans verlagen Repressieve maatregelen: impact verkleinen Verzekering afsluiten Resultaatsverbintenis Regen bij event Risicoregister dynamisch proces!!!

11 Impact-waarschijnlijkheidsmatrix(score) Impact Ernstig (5-4) Grote wijziging binnen scope. Doelstelling wordt niet behaald. Budget valt weg. Project gaat zwaar over budget. Belangrijke medewerker(s) valt uit. Medewerkers doen niet wat van hen verwacht wordt. Project moet maanden sneller opgeleverd worden. Project gaat fors overtijd (maanden). Matig (3-2) Matige wijziging binnen scope. Doelstelling kan nog behaald worden. Je krijgt-1000 dan verwacht. Budget wordt overschreden( ). Medewerker(s) krijgt (neemt) niet vooropgestelde tijd om mee te werken.. Project moet paar weken sneller opgeleverd worden. Project loopt paar weken uit. Klein (1-0) Kleine wijziging binnen scope. Doelstelling wordt behaald. Je krijgt minder Medewerker(s) valt budget dan verwacht. voor korte tijd uit. Budget wordt paar 100 overschreden. Project moet paar dagen sneller opgeleverd worden. Project loopt paar dagen uit. Waarschijnlijkheid: grote kans (5-4), kleine kans (3-2), kans vrijwel onbestaande (1-0) Oefening: werk voor je risico s een risicoplan uit

12

13 Risicobeheer met je projectteam Verantwoordelijkheid van elk projectteamlid Getrokken door de projectleider PDCA-cyclus(plan-do-check-act)! Continu en dynamisch proces Van in het begin meenemenin de opstartvan je project

14 Risicobeheer met je projectteam Stap 1: projectleider voorbereiden Wat is het enwelkevoordelengeefthet voorhet project enprojectleider? Wat wordt er van jou verwacht m.b.t. risicobeheer? Welke ondersteuningsmateriaal is er intern / extern? Wat is je basis? Risico-appetijt, samenwerking stuurgroep, risicobudget, Uitwerkenstappenplan. Opvolging stappenplan bepalen. 14

15 Risicobeheer met je projectteam Stap 2: Teamsessie Projectstappenoverlopen-blancobrainstorm (1 risico per post-it) Post-its onderbrengen onder de thema s van organisatiebeheersing Thema sdie totaalnietaanbod kwamen, zekernietsvergeten? Nog zakenaante vullen? Eersteprioriteringin aanpakvan de risico s, op basis van ruweinschatting, buikgevoel... Dan elk risico op zich bekijken: correcte, ondubbelzinnige beschrijving

16 Risicobeheer met je projectteam Stap 3: Nieuwe risico s identificeren: In volgende specifieke groepssessie(s) gedaan worden Kanookbvbeenvast onderdeelvan de projectvergaderingwordenaanratio van bvb. 2 per keer of zo + overlopen stavaza actiepunten. Stap 4: Opvolging acties(pdca!) Idealiter elke projectoverleg vast item de agenda (via risico- eigenaars) Sowieso elke 3 maanden(of andere periodiciteit) Afspraak: als er iets groots verandert in het project, signaleren en effect op de risico s besprekenin het team. Rapporteren of escaleren aan stuurgroep: impact / beslissingen 16