KEEO VOOR EENHEDEN INFOVOORMIDDAG EENHEIDSONDERSTEUNING 13/09/2014. Contactpersoon FOS4U:

Transcriptie

1 KEEO VOOR EENHEDEN INFOVOORMIDDAG EENHEIDSONDERSTEUNING 13/09/2014 Contactpersoon FOS4U:

2

3

4

5

6 Info - Tabblad 1 - Home/Binnenweg Je krijgt de mogelijkheden: Binnenweg Bladwijzers Statistieken Actiepunten Tips Nieuws Binnenweg Je krijgt de mogelijkheid om info op te vragen over personen, actieve evenementen en betalingsenveloppes. Zoek je iemand specifiek via Voornaam en Naam, dan start je onder het tabblad Personen een filter. Het is altijd mogelijk om onder Personen deze filter uit te zetten. Daarnaast kan je in de Binnenweg ook een nieuwe persoon of evenement toevoegen. 1 P a g e

7 Info - Tabblad 1 - Home/Bladwijzers Op iedere pagina kan je een bladwijzer aanmaken via het tabblad: Je maakt hierdoor een snelkoppeling naar deze pagina. Wil je bijvoorbeeld een snelkoppeling maken naar jouw eigen persoonlijke fiche, dan ga je als volgt te werk: 1. Ga naar je persoonlijke fiche. 2. Klik op het tabblad Bladwijzers. 3. Geef het een naam, bvb. Dit ben ik. 4. De locatie waar deze snelkoppeling naar verwijst staat normaliter automatisch ingevuld. 5. Klik op Opslaan (of Annuleren indien je je hebt vergist). 6. De bladwijzer werd aangemaakt. Vanaf nu kan je deze bladwijzer steeds op het scherm terugvinden: links op de homepagina of rechts op andere pagina's. Niet te vergeten: Indien je iets aan het bewerken bent en je klikt op een bestaande bladwijzer, dan worden deze bewerkingen ongedaan gemaakt. Wil je de bladwijzer verwijderen? Klik dan op het rode kruisje dat je achter iedere bladwijzer kan terugvinden. 2 P a g e

8 Info - Tabblad 1 - Home/Statistieken Op de homepagina zie je een grafiek met het ledenaantal van jouw eenheid. Per maand zie je een finaal cijfer (bolletje) met het aantal leden die er op dat moment verzekerd zijn. Het beeld dat jullie hier op de homepagina krijgen vinden jullie ook terug onder het tabblad Statistieken. Spijtig genoeg werkt dit nog niet naar behoren. 3 P a g e

9 Info - Tabblad 1 - Home/Actiepunten Zoals het titeltje het zegt, de punten die hieronder vermeld staan, zetten aan tot actie. Het zijn de volgende: onvolledige profielen gemarkeerde profielen p. zonder verzekering p. met verval proefverz. < 2w p. met verval proefverz. < 1w verlopen evenementen op te volgen betalingsenveloppen Wanneer je op één van deze actiepunten klikt krijg je een lijst van de personen/evenementen/betalingsenveloppes waarvan sprake is. We overlopen de meldingen even in het kort: onvolledige profielen Hier zie je de persoonlijke fiches waarbij niet alle gegevens die nodig zijn voor de verzekering werden ingevuld. gemarkeerde profielen Je kan bij iedere persoon naar het einde toe van de persoonlijke fiche aanduiden of hij/zij mag gemarkeerd worden als onvolledig. p. zonder verzekering Een tijdje geleden hebben deze leden een proefverzekering toegekend gekregen, maar de 4 aaneensluitende weken op proef zijn voorbij. p. met verval proefverz. < 2w Over minder dan 2 weken vervalt de proefverzekering van deze leden. p. met verval proefverz. < 1w Over minder dan 1 week vervalt de proefverzekering van deze leden. verlopen evenementen Hier krijg je de evenementen (bvb. een kamp) te zien die je hebt geregistreerd, maar die ondertussen zijn afgelopen. op te volgen betalingsenveloppen Hier vind je de betalingsenveloppes die door het Landelijk Secretariaat van FOS Open Scouting vzw nog moeten worden goedgekeurd. 4 P a g e

10 Info - Tabblad 1 - Home/Tips en nieuws Tips Af en toe worden door het Landelijk Secretariaat van FOS Open Scouting vzw tips toegevoegd over hoe je met Keeo moet werken of waar zich nog een probleem voordoet. Naarmate Keeo meer aan de verwachtingen zal voldoen zal Tips samen met de Keeo-facebook-pagina als voornaamste contactmedium tussen Landelijk Secretariaat en de eenheden worden gebruikt. Heb je een leuk idee voor een tip, geef dit gerust door via keeo@fos.be. Nieuws Zoals je wel al hebt gezien vind je in Keeo een waslijst aan nieuwtjes. Misschien zelfs iets over jouw eigen eenheid! Alle nieuwsberichten die op fosopenscouting.be worden gepost komen ook hier terecht. Onderaan deze lijst vind je ook een snelkoppeling naar de FOS-website. 5 P a g e

11 Info - Tabblad 2 Personen/Weergeven Wanneer je rechtstreeks op het tabblad Personen klikt krijg je automatisch een overzicht van personen. Je kan dit ook door naar het tabblad Personen te gaan en in het uitklapmenu voor Personen weergeven te kiezen. Onder Kies een optie bevindt zich een dropdownlist. Je kan er volgende acties kiezen en voor geselecteerde personen uitvoeren: Archiveren, Functie toevoegen, Functie verwijderen, Verzekering toevoegen en Inschrijven voor een evenement. Het personenoverzicht dat je krijgt bestaat uit rijen en kolommen. De rijen worden bepaald door de filtermogelijkheden die je kiest (cf. volgende info); de kolommen kan je bepalen via de knop Kies kolommen (rechts op de pagina). Hierbij krijg je een overzicht van de kolomkoppen die je kan aan- of uitvinken: Verkeerslicht, Stamnummer, Familienaam, Voornaam, Geboortedatum, Eenheid, Geslacht, , Registratiedatum, Adres, Gemeente, Telefoonnummer, Gsmnummer, Eenheidnummer en Vervaldatum verzekering. Wanneer het overzicht wordt weergegeven, zijn er 5 mogelijkheden om deze te exporteren: De adressen worden via deze knop geëxporteerd naar Notepad, Word, Excel of dergelijk. Je hoeft deze hierna enkel te selecteren en plakken in een mailprogramma. Etiketten: Hiermee exporteer je etiketten met formaat 70mm op 42,30mm (21/vel). Heb je leden die op eenzelfde adres wonen dan worden hun gegevens samengevoegd tot 1 etiket. Hierbij worden alle voornamen ook nog eens vermeld. Pdf: Wil je een pdf-export van de kolommen die nu zichtbaar zijn dan klik je op deze knop en kan je de pdf opslaan of afdrukken. Printoverzicht: Hiermee krijg je een overzicht van de leden op de huidige internetpagina. Deze kan je dan onmiddellijk afdrukken. CSV-export: Wanneer je voor deze export kiest dan exporteer je alle gegevens van de leden die werden aangevinkt in CSV. Dit is een aanpasbaar bestand en kan je opslaan als bvb. een Excel-bestand. Naast het kiezen van kolommen en het bepalen van de rijen via filters kan je ervoor kiezen om enkel specifieke leden te exporteren. Dit doe je door: hen één voor één aan te vinken in de 1 e kolom op de overzichtspagina, of een specifieke selectie te kiezen, nl. Alles, Deze Pagina of Geen. Deze keuze vind je links van de dropdownlist Kies een optie terug. Heb je niemand aangevinkt dan wordt automatisch voor Alles gekozen. 6 P a g e

12 Info - Tabblad 2 Personen/Filter De filtermodule bestaat uit 2 grote blokken namelijk Bewaarde filters en Nieuwe filter. Bij het instellen van een nieuwe filter kan je uit volgende criteria kiezen: Standaard: Hierin geef je aan of je een actief/gearchiveerd lid zoekt en of hij/zij een verzekering (vlaggenkleur) heeft lopen of niet. Je kan ervoor kiezen om zowel gearchiveerde als niet-gearchiveerde personen te zien door Alle personen aan te duiden. Wil je zowel alle verzekerden als niet-verzekerden zien dan hoef je geen vlag aan te vinken. Extra: Je kan hier gemakkelijk specifieke criteria instellen. Dit doe je door onder Ik wens te filteren op: aan de rechterkant van het scherm te kiezen voor de criteria die je nodig hebt: Personen, Adres, Functie, Eenheid, Evenement, Attest, Verzekering, Profile, Structuur en Extra. Je voegt een criterium toe door op het groene bolletje met wit plusteken te klikken. Eens je de nieuwe filter hebt ingesteld kan je klikken op Filter toepassen voor een aangepast personenoverzicht. Is het overzicht naar wens en denk je deze vaak nodig te hebben? Dan kan je deze filter een naam geven en opslaan bij het tabblad filter onder het blok Nieuwe filter. Hierbij krijg je de optie om de filter als Openbare filter op te slaan waardoor iedereen binnen de eenheid er gebruik kan van maken. Duid je niets aan dan wordt de filter opgeslagen als Private filter en ben jij de enige die deze op een later tijdstip kan gebruiken. Zo n bewaarde filter kan je steeds toepassen, bewerken of verwijderen. Bij het toepassen opent Keeo een aangepast personenoverzicht volgens de voorkeuren die je bij het opslaan hebt ingesteld. Wil je van die filter eerst een criterium toevoegen/aanpassen/verwijderen dan kan je eerst nog op bewerken klikken. Hiermee creëer je een nieuwe filter die je onder een andere naam kan opslaan. Heb je de bewaarde filter niet meer nodig dan kan je deze steeds verwijderen. Heb je te veel zoekcriteria en wil je terug van nul beginnen dan klik je op Reset filter. 7 P a g e

13 Info - Tabblad 2 - Personen/Toevoegen of archiveren Je kan een nieuwe persoonlijke fiche aanmaken via Personen Weergeven +Nieuwe persoon toevoegen of nog sneller via Personen Nieuwe persoon toevoegen. In een persoonlijke fiche kan je volgende gegevens bijhouden: - Familienaam - Voornaam - Geslacht - Geboortedatum - Registratiedatum - Totem - Voortotem - Afbeelding - - Voedingsvereisten - Opmerkingen - Telefoon-, gsm- & faxnummer - Facebook-profiel - Hoofdadres - Eventueel extra aangemaakte velden (zie Info Tabblad 8 en 9 Statistieken & Admin ) Heb je dit ingevuld (sommige velden zijn niet verplicht) dan klik je op opslaan. Je krijgt de opgeslagen fiche te zien van de persoon die je net hebt toegevoegd. Hij/zij kan nu een nationale functie (of tak) toegekend krijgen (zie volgend onderdeeltje), waarna je nogmaals op opslaan klikt. Om een persoon te archiveren klik je in het personenoverzicht op het rode bolletje met witte X of selecteer je deze persoon en kies je Archiveren in de dropdownlist. 8 P a g e

14 Info - Tabblad 2 - Personen/Functie toevoegen of archiveren Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid aan deze persoon om een functie: toe te voegen, de historiek ervan te bekijken, of te archiveren. Dit is zowel nationale als lokale functies van toepassing. Je archiveert de huidige functie door op het rode bolletje met de witte X te klikken. Waarna je op Functie toevoegen klikt en de nieuwe functie hierop aanduid. Je kan dit ook voor een groep mensen in 1 keer doen door onder het tabje Personen de gewenste leden links aan te vinken en onder Kies een optie op Functie toevoegen te klikken. De oude functie kan je bij x-aantal personen tegelijk archiveren door in dezelfde lijst voor Functie verwijderen te kiezen. Zolang je de oude functie niet hebt gearchiveerd is deze van tel bij bvb. het ophalen van een ledenlijst van een specifieke tak. 9 P a g e

15 Info - Tabblad 2 - Personen/Verzekering toekennen Pas nadat je een persoon een nationale functie hebt toegekend kan je hem/haar ook een verzekering toekennen (proefverzekering /standaardverzekering/somverzekering) via de volgende opties: - Je kan de persoonlijke fiche bewerken via het potloodje, vervolgens rechts een verzekering toevoegen en op opslaan klikken. - Ofwel kan je in het personenoverzicht de juiste persoon aanvinken. Vervolgens kies je bij Kies een optie voor Verzekering toevoegen. Je duidt in beide gevallen aan welke verzekering je wil toekennen en vanaf wanneer deze van start mag gaan. Klik dan op Toevoegen. Noot: de kolom Statusvlag Bij het starten van een nieuw scoutsjaar op 1 september worden alle leden automatisch door Keeo als lopend lid aangeduid (oranje vlaggetje) in het personenoverzicht*. Dit betekent dat ze vorig jaar lid waren en dat we een betaling voor het komende jaar verwachten. In afwachting blijven deze leden uiteraard verzekerd tot 31 december van het huidige jaar. Is tegen 15 december de betaling van het lidgeld voor het komende jaar niet doorgegeven krijgen ze vanaf 1 januari een rood vlaggetje. Ontvangen we het lidgeld wel tijdig dan krijgen ze na verwerking een groen vlaggetje *Momenteel is dit nog niet het geval; hieraan wordt gewerkt! 10 P a g e

16 Info - Tabblad 2 - Personen/Keeo-login & profiel toekennen of verwijderen Om toegang te krijgen tot Keeo heb je een login en profiel nodig. In 2013 werden deze toegekend aan iedere EL & ES van de eenheid die gekend was op het Landelijk Secretariaat. Vanaf 2014 kunnen deze echter door ieder lid met eenheid-schrijfrechten aan andere leden van de eenheid worden toegekend. Om een login toe te kennen zoek je de persoon op en gaat naar de personenfiche. Vul er tweemaal een wachtwoord in en vink de optie aan om een mail te sturen met de logingegevens. Zorg er eerst voor dat het adres is ingevuld! Een gebruiker kan op dezelfde manier ook zijn eigen paswoord wijzigen. Vervolgens dien je nog een Keeo-profiel toe te kennen. Hiertoe klik je aan de rechterzijde van de personenfiche op profiel toevoegen. Kies voor eenheidschrijfrechten als je wil dat de persoon aanpassingen aan je ledenbestand kan doorvoeren. Kies voor eenheid-leesrechten als de persoon enkel mag lezen. Gebruikers kunnen enkel het eigen profiel zien. Om een profiel te verwijderen klik je op het rode bolletje met de witte X. Nieuwe leidingploeg? Contacteer de vorige leiding en vraag deze je een Keeologin en -profiel toe te kennen. Vervolgens kan de nieuwe eenheidsleiding de oude profielen verwijderen. 11 P a g e

17 Info - Tabblad 2 Personen/Uit archief halen & Van een andere eenheid? Een persoon uit het archief halen Het kan zijn dat bij het zoeken naar een lid hij/zij in het archief blijkt te zitten. Dit heeft als gevolg dat je hem/haar geen functie kan geven, noch een verzekering kan toekennen. Behoort het lid tot de actieve leden van jouw eenheid dan moet je hem/haar eerst uit het archief halen. Onder de kolom Acties in het personenoverzicht zie je de volgende acties: Kijken naar/lezen van de persoonlijke fiche (vergrootglas) Bewerken van de persoonlijke fiche (potloodje) Persoon uit archief halen (groene pijl) Door op het laatste icoontje te klikken haal je hem/haar uit het archief. Eens dit werd uitgevoerd verandert dit icoontje naar: Persoon in archief plaatsen (rode bol met een wit kruisje) Door hierop te klikken plaats je het lid (terug) in het archief. Een persoon van een andere eenheid? Wanneer je een nieuw lid toevoegt aan Keeo en hij/zij zou reeds bij een andere eenheid aangesloten zijn dan krijg je hier een melding van. Mail dan gerust naar keeo@fos.be met de naam van de persoon die je graag wil toevoegen aan jouw eenheid. Het Landelijk Secretariaat probeert dan zo snel mogelijk hem/haar over te zetten. 12 P a g e

18 Info - Tabblad 3 Functies/Weergeven & Uit archief halen Een functie weergeven Wanneer je op het tabblad Functies klikt of met de muis over het tabblad gaat en in het uitklapmenu voor Functies weergeven kiest, dan krijg je een overzicht van alle functies die je tot op heden zelf hebt aangemaakt. Deze functies worden de Lokale functies genoemd en zijn enkel van toepassing binnen de eigen eenheid. Let wel! Wil je iemand een verzekering toekennen, dan moet hij/zij eerst een FOS-functie krijgen, dus geen Lokale functie. Net als bij Personen Weergeven krijg je de mogelijkheid om kolommen (on)zichtbaar te maken, specifieke rijen van Lokale functies te selecteren en ook een overzicht te exporteren. Er zijn wel minder exportmogelijkheden dan onder Personen, met name Pdf, Printoverzicht en CSV. Een functie uit het archief halen Hier vind je ook een gelijkenis terug met Personen Weergeven. Een Lokale functie uit het archief halen kan je doen door naar het tabblad Functies te gaan en in het uitklapmenu te kiezen voor Functie uit archief halen. Wanneer je hierop klikt, krijg je een overzicht van alle Lokale functies die in het verleden werden gearchiveerd. Onder de kolom Acties krijg je de volgende opties: Kijken naar/lezen van de functie (vergrootglas) Bewerken van de functie (potloodje) Persoon uit archief halen (groene pijl) Door op het laatste icoontje te klikken haal je deze Lokale functie uit het archief. Eens dit werd uitgevoerd, verandert dit icoontje naar: Functie in archief plaatsen (rode bol met een wit kruisje) Door hierop te klikken plaats je de Lokale functie (terug) in het archief. Je krijgt nog de mededeling dat bij alle leden die deze Lokale functie hebben de functie zal worden gearchiveerd in hun persoonlijke fiche. 13 P a g e

19 Info - Tabblad 3 Functies/Toevoegen Zoals in het vorige deel werd vermeld zijn deze lokale functies eigen aan de eenheid. Je beslist zelf wat je aanmaakt naast de nationale functies die FOS Open Scouting reeds standaard heeft ingesteld. Vergeet niet dat indien je iemand enkel de Lokale functie toekent hij/zij niet kan worden verzekerd. Hier is een FOS-functie voor nodig. Een Lokale functie toevoegen, doe je door over het tabblad Functies te gaan en te klikken op Functie toevoegen. Ofwel klik je onmiddellijk op het tabblad Functies en boven het overzicht van de reeds gemaakte Lokale functies klik je op Nieuwe functie toevoegen. Eens de functiefiche werd geopend krijg je verschillende velden die je naar eigen keuze kan instellen. Hierna hoef je enkel op Opslaan te klikken om de Lokale functie te bewaren, of Annuleren indien je de pagina zonder opslaan wil afsluiten. De verschillende velden in de fiche zijn: - Naam: Geef de nieuwe Lokale functie een logische naam. De naam is zichtbaar bij het toekennen van de functie aan jouw leden. - Rank: Dit is het niveau waar de functie in zal terecht komen (bvb. Welp = 2, Welpenleid(st)er = 20 etc.). - Afkorting: Deze zie je enkel bij het gebruik van filters onder het tabblad Personen. - Nummer: Naast Rank heb je ook een Nummer dat bepaalt waartoe een functie behoord. Wil je aanduiden dat je met leiding bezig bent dan gebruik je nummer 20; leden krijgen de nummers 1 tot en met 6, bvb: o Welp: Rank = 2 Nummer = 2 o Welpenleid(st)er: Rank = 20 Nummer = 20 o Stamleid(st)er: Rank = 60 Nummer = 20 - Plaats in FOS-structuur: Hier staat steeds de eigen eenheid vermeld. Ook vanuit Nationaal kunnen functies worden aangemaakt. Maar deze zijn dan zichtbaar voor alle eenheden. - FOS-functie: Dit staat steeds op Neen aangezien je een Lokale functie aanmaakt. - Combineerbaar: Op Nationaal staat dit bvb. bij de Bevers/Zeehonden tem Seniors op Ja. Je kan namelijk niet én Bever/Zeehond én Welp zijn. Door Ja aan te duiden dwing je af om voor 1 van deze 2 functies te kiezen. - Uniek per eenheid: Mag er maar 1 iemand deze functie krijgen binnen de eenheid? Of iedereen? - Enkel toewijsbaar door Nationaal: Dit staat automatisch op Neen aangezien het hier over een Lokale functie gaat. 14 P a g e

20 Info - Tabblad 4 Eenheden/Weergeven Zoals jullie wel weten heeft FOS Open Scouting niet één eenheid maar een vijftigtal. Wanneer je op het 4 e tabblad klikt krijg je een overzicht van deze eenheden samen met meer info per eenheid. In dit overzicht kan je de beschikbare info (on)zichtbaar maken door rechts bovenaan op de knop Kies kolommen te klikken. Een pop-up opent zich waarin je het volgende kan aan- of afvinken: - Nummer: Officiële eenheidsnummer, erkend door FOS Open Scouting. - Naam: Officiële naam van de eenheid, erkend door FOS Open Scouting. - Stad: De stad/gemeente waar de eenheid door het lokaal bestuur erkend werd. - Algemeen adres van de eenheid/eenheidsleiding. - Creatiedatum: Wanneer is de eenheid ontstaan? - Daskleur: Kleur van de das. - Adres: Straatnaam en huisnummer van het lokaal/de lokalen. - Gemeente: Postcode en gemeente van het lokaal/de lokalen. De eenheid kiest er zelf voor of ze deze informatie invult. Net als bij het personenoverzicht krijg je de mogelijkheid om info te exporteren, nl. als Pdf-bestand, printoverzicht en CSV-bestand. Daarnaast heb je onder de kolom Acties de mogelijkheid om een overzicht van de leden te krijgen (mannetje met groene pijl), uitgebreidere info van de eenheid te zien (vergrootglas) of deze info aan te passen (potloodje). De Acties zijn ENKEL actief voor de eenheid/eenheden waar je rechten op hebt gekregen. Aan de opmerkzamen: de eenheid Goudvis is geen officiële eenheid van FOS Open Scouting. Dit is een eenheid die gecreëerd werd om in Keeo te kunnen testen, oefenen en fouten uit te zoeken. 15 P a g e

21 Info - Tabblad 4 Eenheden/Aanpassen Je kan enkel jouw eigen eenheid aanpassen. Ga in het eenhedenoverzicht op zoek naar jouw eigen eenheid. Je zal zien dat enkel daar het potloodje, onder Acties, geen foutmelding geeft (zoals bij het klikken op andere eenheden het geval is) maar in de plaats de eenheidsfiche opent. Eens je hierop hebt geklikt kan je volgende aanpassingen uitvoeren: - Naam: Officiële naam van de eenheid, erkend door FOS Open Scouting. - Nummer: Officiële eenheidsnummer, erkend door FOS Open Scouting. - Stad: De stad/gemeente waar de eenheid door het lokaal bestuur erkend werd. - Creatiedatum: Wanneer is de eenheid ontstaan? - Daskleur: Kleur van de das. - Logo: Indien de eenheid er één heeft kan je deze hier uploaden. - Website: Een verwijzing naar de website van de eenheid. - Beschrijving: Je kan hier meer uitleg geven over de eenheid. - Flickr link: Een verwijzing naar de flickrpagina van de eenheid. - Algemeen adres van de eenheid/eenheidsleiding. We gaan er wel van uit dat bepaalde informatie onveranderlijk blijft, zoals eenheidsnaam- & nummer, daskleur etc. Rechts op de pagina kan je contactgegevens van de eenheid specifiëren door te klikken op Adres toevoegen, waarna een pop-up verschijnt. Eens je al het nodige hebt ingevuld klik je op Toevoegen en hierna op Opslaan onderaan de pagina. De contactgegevens zijn: - Titel: Je geeft deze contactinfo een duidelijke titel. De info die reeds werden ingevoerd kreeg de titel Lokaal. - Adres: Straatnaam & huisnummer en postcode & gemeente - Land: BE (België) - Soort adres: Je kan aanvinken of het een Hoofdadres is en/of een Correspondentieadres. Dit laatste dient onder meer voor verzendingen. Je kan bvb. het Lokaal aanduiden als Hoofdadres en een ander adres opgeven, met bvb. de adresgegevens van de EL, als Correspondentieadres. - Contactnummers: Gsm-nummer, telefoonnummer & faxnummer P a g e

22 Info - Tabblad 5 - Evenementen/Weergeven & Uit archief halen Het evenement weergeven Wil je nagaan welke evenementen worden/werden georganiseerd dan kan je een overzicht krijgen door op het tabblad Evenementen te klikken of door met de muis over hetzelfde tabblad te gaan en te kiezen voor Evenementen weergeven. Dit overzicht bestaat uit evenementen die (nog) niet werden gearchiveerd, zowel van de eenheid als van Nationaal. Hier kan je, net als bij Personen en Functies, filteren, exporteren, kolommen kiezen en acties uitvoeren. De belangrijkste actie is het bekijken van de deelnemerslijst (mannetje met groene pijl). Ook bij Nationale evenementen krijg je door hierop te klikken een overzicht van de leden van jouw eenheid die zich hiervoor hebben ingeschreven. In de deelnemerslijst zie je duidelijk hoeveel de leden moeten betalen voor het evenement. Je krijgt hierbij de mogelijkheid om aan te duiden: - Betaald op: Dollarbriefje (datum van vandaag) - Geannuleerd op: Rode bolletje met wit minnetje (datum van vandaag) - Eventuele terugbetaling (of annuleringskosten): Combinatie van het bovenstaande (datum van vandaag) In de deelnemerslijst zie je onder de kolom Acties ook een vergrootglas waarmee je de deelnamegegevens van een specifiek lid kan zien. Hierbij krijg je nog de kans om opmerkingen te noteren. Het evenement uit het archief halen Een andere mogelijke actie, in het overzicht, betreft het archiveren (rode bol met wit kruisje). Hiermee haal je jouw evenement uit het actieve evenementenoverzicht. Bij de volgende fiche, Evenementen toevoegen, zal je zien dat er ook een mogelijkheid is om een archiefdatum toe te kennen aan jouw evenement, zodat je dit niet langer handmatig moet doen. Eens het evenement werd gearchiveerd kan je deze ook steeds uit het archief halen. Hiervoor ga je met jouw muis over het tabblad Evenementen en duid je aan Uit archief halen (groene pijl). Het evenement staat nu terug in het overzicht. 17 P a g e

23 Info - Tabblad 5 - Evenementen/Toevoegen Iedere eenheid plant jaarlijks wel eens een evenement. Met Keeo kan je de inschrijvingen gemakkelijk beheren. Hiervoor moet je eerst een evenement aanmaken; dit doe je door over het tabblad Evenementen te gaan en te klikken op Evenementen toevoegen, ofwel door onmiddellijk op het tabblad Evenementen te klikken en boven het overzicht van de al bestaande evenementen te kiezen voor Nieuw evenement toevoegen. Een pop-up wordt geopend met de volgende velden (de vetgedrukte zijn verplicht): - Naam: Geef het evenement een logische naam, bvb. Zomerkamp Code: Laat je dit blanco, dan creëert Keeo automatisch een willekeurige code. Vul je deze zelf in, zorg dan voor een logische code, bvb. ZK Beschrijving: Je kan hier een omschrijving geven van het evenement. - Delegeer inschrijvingen?: Standaard op Ja, zo laten staan. - Sub-eenheden toelaten?: Standaard op Nee, zo laten staan. - Start- & einddatum: Wanneer zal het evenement plaatsvinden? - Annulatiekost: Standaard op 0.00 euro (geen komma!). Zijn er geen annulatiekosten dan mag het bedrag op 0 blijven staan. - Annulatiekost vanaf: Je geeft aan vanaf welke datum bovenstaande annulatiekost van toepassing is. Is deze niet van toepassing, dan laat je dit veld gewoon blanco. - Inschrijvingsstatus: o Niet mogelijk : Het evenement werd aangemaakt, maar men kan zich nog niet inschrijven. o o Mogelijk (standaard): Men kan zich inschrijven. Afgesloten : Het evenement is voorbij, men kan zich niet meer inschrijven. - Zichtbaarheid: Het evenement is voor iedereen zichtbaar (standaard) of verborgen. - Online inschrijfbaar?: Standaard op Ja, zo laten staan. - Gearchiveerd?: Standaard op Nee. Indien je Ja aanduidt kan je het evenement, na het opslaan, terugvinden in het archief. - Archiveringsdatum: Je kan er voor zorgen dat een evenement automatisch op een bepaalde datum wordt gearchiveerd. - Gepubliceerd?: Standaard op Ja, zo laten staan. - Logo: Je kan een afbeelding uploaden. - Flickr link: Hierin plaats je de link naar een flickr-account. - Facebook groep: Hierin plaats je de link naar een facebook-account. - Adresgegevens: Rechts bovenaan. Je kan hierin specifiëren waar het evenement zal doorgaan. - Prijscategorieën: Rechts bovenaan. Je kan verschillende prijscategorieën aanduiden, bvb. medewerkers = euro en deelnemers = euro (geen komma s!). Bij de categorie die je het meest zal gebruiken vink je bij het creëren ervan aan Standaard. Deze categorie wordt dan bij het toevoegen van deelnemers steeds als eerste voorgesteld. Een lid toevoegen als deelnemer aan een evenement kan je via Inschrijven voor een evenement in de dropdownlist in het personenoverzicht. 18 P a g e

24 Info - Tabblad 6 - Betalingen Wanneer je een verzekering aan een lid toekent (zie Info Tabblad 2 Personen/Toevoegen ) creëer je een betalingsenveloppe. Deze wordt dan zichtbaar onder het tabblad Betalingen. Iedere betalingsenveloppe krijgt een status toegekend. Deze bepaalt welke acties je kan uitvoeren. Er zijn 3 statussen: Open: De betalingsenveloppe werd gecreëerd, maar meer niet. De leden die hierin werden aangeduid zijn (nog) niet verzekerd. Verzonden: Je hebt de betalingsenveloppe naar het Landelijk Secretariaat verzonden. De verzekering werd aangevraagd. Voldaan: Het Landelijk Secretariaat heeft de betaling die met de enveloppe overeenstemt ontvangen en de leden in de enveloppe zijn verzekerd. Om een open enveloppe te verzenden klik je op het slotje met de groene pijl. Zolang je deze actie niet hebt uitgevoerd worden de leden die je een verzekering toekent nog toegevoegd aan deze enveloppe. Eens afgesloten zal je bij een volgende toekenning van een verzekering een nieuwe enveloppe creëren. Wil je nog iets doorgeven aan het Landelijk Secretariaat dan kan je zowel bij open als verzonden enveloppes nog een opmerking toevoegen. Hiervoor klik je onder Acties op het formuliertje. Je krijgt een overzicht van alle leden die je een verzekering hebt toegekend. Onderaan deze lijst zie je een opmerkingenveld. Typ de opmerking die je wilt doorgeven en klik hierna op Opslaan. Je zal zien dat de opmerking aan de enveloppe wordt toegevoegd met hierbij jouw naam en het tijdstip. Wil je de opmerking toch niet opslaan dan kan je steeds op Annuleren klikken. Een opgeslagen opmerking kan je niet meer verwijderen. Ook vanuit het Landelijk Secretariaat kan een opmerking worden toegevoegd. Dus zou je oude betalingsenveloppes hebben staan en is iets niet in orde kan dit zo aan je kenbaar worden gemaakt. De laatste 2 acties zijn enkel voor de verzonden en voldane enveloppes, namelijk mail en print. Wanneer je op mail klikt verstuur je de inhoud van de desbetreffende enveloppe naar jouw adres. (Controleer het adres in jouw persoonlijke fiche voordat je de mail verstuurt.) Het printicoontje zorgt ervoor dat je een printvriendelijke versie krijgt van de betalingsenveloppe. Je hoeft, na het klikken op het printertje, enkel nog Ctrl + p indrukken en je kan de enveloppe afdrukken op de printer naar keuze. Eens een (correcte) betaling werd uitgevoerd en werd verwerkt op het Landelijk Secretariaat wordt de betalingsenveloppe afgesloten en krijgt deze de status voldaan. De leden krijgen nu een groene statusvlag. Net als bij de andere tabbladen, kan je hier ook een export uitvoeren, namelijk Pdf, printer en CSV. Alle drie exporteren ze de rijen die je hebt aangevinkt, dus NIET de inhoud van die betaalenveloppes. Daarnaast kan je ook kiezen welke kolommen er zichtbaar dienen te zijn: Factuurnummer, Factuurdatum, Eenheid en/of Status. 19 P a g e

25 Info - Tabblad 7 - Attesten Geen kaas van gegeten? Meer informatie hierrond vind je op de FOS-website: Attesten die worden uitgereikt via FOS kunnen worden toegevoegd vanuit het Landelijk Secretariaat. Behalen jullie binnen de eenheid attesten via een andere weg dan kan je deze via dit tabblad aanmaken. Voor de duidelijkheid: Op dit tabblad kan je geen attesten toekennen aan leden; hiervoor moet je naar het tabblad Personen gaan. Doorgaans heeft een ontvangen attest een uniek nummer waardoor het in Keeo niet mogelijk is om een attest aan meerdere personen in één keer toe te kennen. Je gaat hiervoor via het potloodje naar de persoonlijke fiche en klikte op de rechterzijde op Attest toevoegen. Er komt een pop-up waar je de volgende velden kan invullen: Kies attest: Hier kan je (voorlopig) enkel de eigen gemaakte attesten selecteren. Datum: Datum van vandaag staat ingevuld. Behaald op: Wanneer werd het attest behaald/uitgereikt? Attest Nr.: Wat is het unieke nummer van het attest? Opmerking: Hier geef je eventuele opmerkingen aan. Hierna kan je klikken op Attest toekennen of op Annuleren indien je je hebt vergist. Na Attest toekennen moet je het profiel nog eens opslaan om deze aanpassing definitief uit te voeren. Een attest creëren onder het tabblad Attesten doe je als volgt: Je klikt op het tabblad Attesten. Onder Attesten: overzicht klik je op: Nieuw attest toevoegen Je krijgt velden waarvan deze met een verplicht zijn. Je geeft in: o Naam: Geef het een logische naam. o o Attesttype: Je kan kiezen uit Jeugdwerk, Vloot of Andere. Beschikbaar vanaf: Datum vanaf wanneer het attest beschikbaar is. Beschikbaar tot: Tot welke datum zal dit attest beschikbaar blijven? Klik op Opslaan indien je dit attest wil bewaren of op Annuleren indien je dit attest toch niet wil behouden. Hierna kom je weer in het attestenoverzicht. Je kan, net als onder enkele andere tabbladen, acties uitvoeren op de attesten die je zelf hebt aangemaakt. Dit gaat niet bij Nationale attesten. De mogelijke acties zijn: Bekijken (vergrootglas), Bewerken (potloodje) en Archiveren (rode bol met wit kruis). Eens je een attest hebt gearchiveerd kan je dit (voorlopig) niet terug activeren. De gegevens van deze attesten kan je ook exporteren via Pdf, printer of CSV. De kolommen die zichtbaar zijn kan je aanpassen via Kies kolommen. De mogelijke kolommen zijn: Naam, Type, Beschikbaar vanaf, Beschikbaar tot en Nationaal attest. 20 P a g e

26 Info - Tabblad 8 en 9 Statistieken & Admin Statistieken Onder het tabblad Statistieken krijg je een overzicht met tabbladen waarin verschillende statistieken worden bijgehouden. Bij sommige van deze tabbladen heb je de mogelijkheid om aan de hand van gekozen data nieuwe statistieken te genereren. Je vult hiervoor bovenaan de pagina de gewenste data in en je klikt op opslaan. Ben je fout, dan klik je gewoon op Annuleren. Exporteren van de cijfers van het geopende tabblad kan steeds in CSV. Een overzicht van de tabbladen: - Evolutie ledenaantal: aantal leden verzekerd per maand. - Huidige situatie - Historiek: over de jaren heen het aantal leden. - Per eenheid: niet voor jou van toepassing. - Per functie - Per geboortejaar - Per verzekering Spijtig genoeg zijn de gegevens in dit tabblad nog niet 100% accuraat. Admin Het laatste tabblad heeft als naam Admin. Hieronder kan je extra velden creëren die je in de persoonlijke fiches (via tabblad Personen ) van jouw leden kan invullen/aanduiden. Voor een overzicht klik je rechtstreeks op het tabblad Admin of ga je met de muis over het tabblad Admin en klik je in het uitklapmenu op Extra velden voor personen. Je krijgt een overzicht van de reeds bestaande aangemaakte velden. Deze velden kan je bewerken (potloodje) of archiveren (rood bolletje met witte kruis). Onthoud hierbij dat de archivering niet meer ongedaan kan worden gemaakt. De info die in de persoonlijke fiches werd bijgehouden wordt dan gewist. Daarnaast kan je nog een CSV-export uitvoeren. Om een veld toe te voegen klik je boven het overzicht op Veld toevoegen. Je krijgt een nieuwe pagina waarbij je het volgende kan invullen: - Naam: Geef het nieuwe veld een duidelijke naam. - Type: Je kan kiezen tussen tekstinvoer (je typt tekst in het veld) of keuzelijst (je duidt aan wat past). - Opties: Enkel nodig bij een keuzelijst. Per lijn die je schrijft creëer je een optie die kan gekozen worden (voor verschillende lijnen, druk op Enter ). Noteer je één lijn bij het type Tekstinvoer dan wordt dit als een standaardtekst gebruikt in de persoonlijke fiche. Klik op 'Opslaan' om het veld te creëren of op 'Annuleren' om het ongedaan te maken. 21 P a g e