VERO-Count Contacten.

Transcriptie

1 VERO-Count Contacten

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 2 VOOR U CONTACTEN GEBRUIKT... 3 INTERNE VEREISTEN... 3 Versie... 3 Activatie... 3 CONTACTEN KOPPELEN AAN DE KLANT... 4 CONTACT KOPPELEN AAN EEN DOCUMENT... 6 OVERZICHT CONTACTEN... 8 SELECTEREN... 8 RAADPLEGEN... 9 WIJZIGEN... 9 CREATIE... 9 KOPIËREN CONTACTEN... 9 INGAVE CONTACT AUTOMATISCHE UPDATE GEBRUIK CONTACTEN DOCUMENT LAY-OUT Instellen WORDMERGE Instellen MAILING Instellen INSTELLINGEN Instellen E-INVOICE Instellen CONTACTGEGEVENS NUTTIGE INFORMATIE VERO-Contacten 1

3 Inleiding Deze handleiding bespreekt de Contacten. Het is nu mogelijk om aan de klanten (resp. leveranciers) en hun bijhorende documenten, contacten te koppelen. Deze contacten zorgen ervoor dat u efficiënter en gerichter kunt communiceren met uw klant (resp. leverancier). Voorbeeld: de contact, waar u uw offerte naar verstuurt, is waarschijnlijk niet dezelfde contactpersoon waar u uw aanmaning naar verzendt. Volgende zaken worden behandeld in deze handleiding Contacten: Contacten koppelen aan de klant (resp. leverancier) Contact koppelen aan een document Overzicht Contacten Ingave Contact Gebruik van Contacten o o o o de documentlay-out bij het versturen van een bij het versturen van een e-invoice bij het versturen van een Worddocument via Mailings of Wordmerge VERO-Contacten 2

4 Voor u Contacten gebruikt Er werd gekozen om de contacten op een eenduidige manier aan te pakken. Ongeacht het type van het document of de entiteit (klanten en/of leverancier), zal het koppelen van een contact op dezelfde manier gebeuren. Interne vereisten Versie U moet beschikken over een minimale versie van de VERO-software (Kluwer) namelijk VNG versie 80 (VERO VNG herfstversie 2013). Wanneer u echter beschikt over VERO-React, Pandora of Cocoon, dan hebt u een uitgebreidere contactenfiche ter beschikking en is de onderstaande handleiding niet van toepassing voor u. Activatie De Contacten kunt u gebruiken in bovengenoemde versie van de VERO software. U moet dus als gebruiker geen acties uitvoeren om dit te activeren. VERO-Contacten 3

5 > Bestand > Klanten > Klantenfiche Contacten koppelen aan de klant Via het aanklikken van de knop klant. krijgt u een overzicht van de reeds gekoppelde contacten aan deze Vervolgens kunt u alle contacten van de klant selecteren, raadplegen, wijzigen en creëren. In het hoofdstuk met betrekking tot Overzicht Contacten wordt dit verder verduidelijkt. VERO-Contacten 4

6 Contactpersoon 1 blijft de voorkeurscontact. Zo wordt bijvoorbeeld bij het aanmaken van een document, nog steeds Contactpersoon 1 voorgesteld, maar is er nu meer informatie beschikbaar met betrekking tot de contact. Dezelfde functionaliteit zoals besproken werd voor de klantfiche vindt u ook terug in de leveranciersfiche. Bij het Dumpen en het loaden zullen enkel de contacten van dat dossier worden geselecteerd. VERO-Contacten 5

7 Contact koppelen aan een document VERO-Admin > Document > Aan alle documenten 1 kunt u een contact koppelen. Zoals reeds eerder werd vermeld, zal bij de aanmaak van een document, de voorkeurscontact van de klant (resp. leverancier) genomen worden. U kunt eventueel een ander contact selecteren en deze koppelen aan het document. Bij het doorboeken of overbrengen naar een ander document worden steeds de contacten overgenomen van het oorspronkelijk document. 2 1 Behalve vrachtbrieven 2 Uitzondering: wanneer u een reservatie doorboekt naar een bestelling leverancier dan worden de contacten niet overgenomen. VERO-Contacten 6

8 De contacten die zullen voorgesteld worden bij het overzicht van de contacten zullen steeds deze zijn van de klant, tenzij er een facturatieklant gekoppeld wordt aan het document. Er kan dus slechts één contact gekoppeld worden aan één document. Samentrekken. Het zal steeds mogelijk zijn om documenten van een zelfde klant maar met verschillende contacten samen te trekken. De contactgegevens van het meest recentste document worden overgenomen. Groeperen tijdens het doorboeken 3 van documenten met verschillende contacten is steeds mogelijk. Ook hier worden de contactgegevens van het meest recente document overgenomen. Geblokkeerde contacten zullen steeds afgedrukt kunnen worden voor een historisch document. Geblokkeerde contacten zullen echter niet meer toegevoegd kunnen worden aan een nieuw document. 3 Dit geldt ook voor het aanmaken van een verzamelfactuur indien u gebruik maakt van de kassa. VERO-Contacten 7

9 Overzicht Contacten Via dit scherm is het mogelijk om alle contacten van de klant (resp. leverancier) te selecteren, te raadplegen, te wijzigen en te creëren. Selecteren Als u een contact aanklikt en bevestigt, dan selecteert u de desbetreffende contact om over te nemen. 1. De velden die overgenomen worden van de contactfiche zijn de Contactpersoon en de Telefoon voor de klant en de leverancier (zie hoofdstuk Ingave Contact). 2. Voor de documenten wordt enkel het veld Contactpersoon overgenomen. U kunt via de kolom Geblokkeerd nagaan of deze klant gebruikt kan worden. Geblokkeerde contacten kunt u immers niet selecteren. VERO-Contacten 8

10 Raadplegen Als u een contact aanklikt en vervolgens wijzigt raadplegen. (dubbelklikken), kunt u de basisgegevens Met Ctrl+Alt+K kunt u de kolommen van het overzicht contacten eventueel uitbreiden voor extra informatie. Wijzigen Via het selecteren van de klant en het drukken op de Wijzigen-knop ( de bestaande contactinformatie aanpassen. ) (of dubbelklikken), kunt u Creatie Via de Creëren-knop ( ) maakt u een nieuwe contact aan en start u de contactfiche op. Kopiëren contacten Via de Kopiëren-knop ( ) maakt u een nieuw contact aan op basis van een bestaand contact. VERO-Contacten 9

11 We nemen de informatie van een reeds bestaande contact over. VERO-Contacten 10

12 Ingave Contact In de contactenfiche kunt u terecht voor de ingave van uw contactinformatie. We staan stil bij enkele velden die onze speciale aandacht genieten: Taal van een contact wordt bij de creatie overgenomen van de gekoppelde entiteit. Dit betekent dat bij die creatie van een contact voor een Nederlandstalige klant, de taal van deze contact ook Nederlands zal zijn. Als u de Postcode en Gemeente invult, dan worden het bijhorende land, de taal en het netnummer voorgesteld in de contactenfiche. Net zoals in de klantenfiche kunt u ervoor kiezen om de postcode of gemeente niet te laten controleren (Optie > Algemeen > Vooraf bestaande postcode. VERO-Contacten 11

13 U kunt via de kolom Geblokkeerd nagaan of deze contact gebruikt kan worden. Geblokkeerde contacten kunt u immers niet selecteren. Bijgevolg kunt u geen contacten schrappen (deze contacten kunnen echter wel nog gekoppeld zijn aan oude documenten). Als we kiezen voor het kopiëren van een bestaande contact ( ) nemen we deze gegevens over van een reeds bestaande contact met uitzondering van de contactcode, de datum en de aanmaak van de gebruiker. VERO-Contacten 12

14 Automatische update VERO-Count > Utilities > Automatische update > Klanten (resp. VERO-Count > Utilities > Automatische update > Leveranciers). Het zal mogelijk zijn om via een automatische update van de klantenfiche (resp. leveranciersfiche), de Contactpersoon 1 (en Tel-contact-1) en de Contactpersoon 2 (en de Telefoon-2) van de klant aan te maken als Contact. VERO-Contacten 13

15 Document Lay-out VERO-Admin > Utilities > Documentlay-out Gebruik Contacten Voor alle documentlay-outs waarvoor u voorheen de klantengegevens (resp. leveranciersgegevens) kon selecteren, kunt u nu de contactgegevens aanduiden en deze aan de lay-out toevoegen. Via het bovenvermelde menupunt kunt u de lay-out aanpassen. Instellen U kunt steeds een overzicht van de contactgegevens (cfr. Contactgegevens) raadplegen voor het toevoegen van de gewenste velden. Indien u historisch en niet openstaande documenten wenst af te drukken (globaal of individueel) zult u steeds manueel een contactpersoon moeten koppelen aan het document (cfr. Contact koppelen aan een document). VERO-Contacten 14

16 Wordmerge Voor de Wordmerge, i.e. klanten- en contactgegevens koppelen aan een Word document, zullen steeds de gegevens van de voorkeurscontact (voorbeeld: contactpersoon-1) worden genomen uit de klantenfiche (resp. leveranciersfiche). Instellen U moet vooreerst enkel de voorkeurscontact inbrengen in de klantenfiche (resp. leveranciersfiche). Het instellen van een voorkeurscontact wordt behandeld in het hoofdstuk Contacten koppelen aan de klant Natuurlijk moeten ook de Word-templates aangepast worden om te kunnen werken met de vernieuwde informatie van de contact. Deze informatie voor het instellen van de Wordmerge vindt u terug in de VERO-Word Mailmerge Setup (VERO-Count > Modules > VERO-Word Mailmerge > VERO-Word Merge Setup). VERO-Contacten 15

17 Mailing Indien u beschikt over de Mail module kunt u ook de contactgegevens toevoegen aan uw mailings. Instellen Net zoals bij de Wordmerge moet u de voorkeurscontact inbrengen of wijzigen in de klantenfiche (resp. leveranciersfiche). Het instellen van een voorkeurscontact wordt behandeld in het hoofdstuk Contacten koppelen aan de klant De lay-out van de ASCII File zal aangepast moeten worden voor de contactgegevens dat u wenst te exporteren (VERO-Count > Modules > VERO-Mail > ASCII File Lay-out Manager). Natuurlijk moeten ook de Word-template(s) aangepast worden om te kunnen werken met de vernieuwde informatie van de contact. VERO-Contacten 16

18 instellingen U kunt het document en naar de contactpersoon van het document. Dit moet natuurlijk eenmalig ingesteld worden Instellen Indien u historisch en niet openstaande documenten wenst te verzenden (globaal of individueel) zult u steeds manueel een contactpersoon moeten koppelen aan het document (cfr. Contact koppelen aan een document). Door het configureren van hoe u een wenst te versturen vanuit een documentnummerreeks, kunt u bepalen naar welk adres uit de contactgegevens u het document wenst te versturen. Voor de rappels verwijzen we naar de instellingen van de aanmaningen. VERO-Contacten 17

19 e-invoice U kunt een e-invoice en naar de contactpersoon van de factuur. Tevens kunt u de lay-out van de bijgeleverde PDF aanpassen (cfr. Document Lay-out). Het exporterende UBL-formaat is echter aangepast voor de naam van de contactpersoon en de telefoon van de contactpersoon. Instellen Aanpassen van de Algemene opties voor e-invoice 4. Aanpassen van de individuele klantenfiche. Aanpassen van de PDF lay-out voor de gegevens uit de contactenfiche (cfr. Document Lay-out). 4 Dit veld omvat de uit de Contactenfiche. VERO-Contacten 18

20 Contactgegevens Er werd ervoor gekozen om alle velden van de contacten 5 beschikbaar te stellen. Het toewijzen of toevoegen van deze velden is vaak een eenmalige instelling waarbij onderstaande tabel u zal helpen bij de configuratie. Label Nederlands Omschrijving Voorbeeld Aanspreking 1 Contact Code Titel Naam Naam 2 Voornaam Adres Postcode Gemeente Landcode Taalcode Telefoon 1 Telefoon 2 Telefoon 3 Dit veld omvat de Aanspreking uit de Contactenfiche. Dit veld is de Code (Contact Code) uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Titel uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Contactpersoon uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Naam 2 uit de Contactenfiche 6. Dit veld omvat de Voornaam uit de Contactenfiche. Dit veld omvat het Adres in de Contactenfiche 7. Dit veld omvat de Postcode uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Gemeente uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Landcode uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Taalcode uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Telefoon uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Mobile uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Tel. Privé uit de Contactenfiche. Zijne Majesteit Koning Filip van Saksen Coburg VERO Filip Koninklijk Paleisstraat BRUSSEL 002 N VERO-React gebruikt immers ook deze contacten. Er zullen dus meer velden ter beschikking worden gesteld dan er gebruikt zullen worden indien u enkel beschikt over de contactpersonen. 6 U kunt dit eventueel gebruiken om de naam van de klant in bij te houden. 7 Bij het adres in de contactenfiche is het steeds zinvol om het nummer (de postbus) toe te voegen. VERO-Contacten 19

21 Telefoon 4 Fax 1 Fax Website 1 Datum laatste wijziging Gewijzigd door Dit veld omvat de Mob. Privé» uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Fax uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Fax Privé uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Privé uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Website uit de Contactenfiche. Dit veld omvat de Datum laatste wijziging uit de contactfiche. Dit veld omvat de Gebruiker uit de contactfiche koning@paleis.be filip.vansaksencoburg@hotmail.be 02/09/13 Jourik VERO-Contacten 20

22 Nuttige informatie Service Center, your service Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze Support portal op Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Kluwer software opvolgen voor al uw producten. MyFAQ Ga naar Geef rechts boven op deze pagina naast MyServices, uw klantnummer en paswoord in en klik op de blauwe pijl. Klik vervolgens op de link Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van kunt u een antwoord vinden op de meest uiteenlopende vragen van de door u gebruikte programma's. U verkrijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten: MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. MyUpdate: update uw software via het internet en beschik zo steeds over de laatste versie. MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. MyTrainingCredits: raadpleeg de status van uw opleidingspakketten Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven). Aanvraag remote interventie: verstuur een aanvraag om een interventie van op afstand te laten uitvoeren. Service Desk Voor zowel inhoudelijke als technische vragen kunt u ook terecht bij onze Service Desk medewerkers. Zij staan elke werkdag tot uw dienst en dit van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. U kunt hen bereiken op het telefoonnummer U selecteert de gewenste optie en geeft vervolgens uw klantnummer in. Belt u buiten de kantooruren of zijn de lijnen bezet, registreer dan uw vraag of probleem via onze Support portal op of laat een boodschap na met uw klantnummer, naam en telefoonnummer. Wij bellen u dan gegarandeerd op. VERO-Contacten 21

23 Interventies en opleidingen Ons Interventie & Training Team komt graag bij u langs voor installatie, implementatie, opleiding en technische bijstand. Een groot deel van deze activiteiten komt ook in aanmerking voor een interventie op afstand. Op de pagina Aanvraag remote (interventie op afstand) van onze website vindt u hier de nodige informatie over en kunt u rechtstreeks uw aanvraag registreren. Sommige opleidingen worden niet via groepscursussen aangeboden door de specificiteit van bepaalde programma s en modules (bv. Budgetten, Analytische module). Wenst u toch een opleiding over een van die specifieke programma s of modules, dan kan dit steeds bij u ter plaatse. Consulteer onze Product Catalogue op voor een volledig overzicht van onze producten en de nodige informatie wat betreft vereiste en aanbevolen opleidingen, systeemvereisten e.d. Wenst u meer informatie over onze groepsopleidingen, dan kunt u steeds terecht op Onder de titel Service (rechts) vindt u het onderdeel Opleidingen. U vindt daar de cursuskalender en inhoud van de groepsopleiding terug en u kunt er uzelf en uw collega s inschrijven. Voor meer info of een afspraak belt u gerust naar Na de taalkeuze selecteert u 4 Interventie & Training Team. Evaluatieformulier Onze groepsopleidingen worden periodiek geëvalueerd en bijgeschaafd waar nodig. Deze evaluatie gebeurt mede op basis van de door u ingevulde evaluatieformulieren. Wij zouden u dan ook willen vragen om het elektronische formulier in te vullen. U vindt het icoontje terug op het bureaublad nadat u alle programma s hebt afgesloten. Kmo-Portefeuille (vroeger BEA) Kmo-Portefeuille (vroeger BEA of Budget voor Economisch Advies) is de naam voor de geïntegreerde subsidiemaatregel waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid de ondernemerschapsbevorderende diensten zoals opleiding, advies, kennis en mentorschap kunnen inkopen. Kluwer software is erkend als opleidingsverstrekker voor Kmo-Portefeuille. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website Ondernemend Vlaanderen Qfor Kluwer software is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op VERO-Contacten 22