Handleiding carpool.be registratie, matching & fiscale tool

Transcriptie

1 2014 Handleiding carpool.be registratie, matching & fiscale tool Met deze handleiding helpen wij jou om onze website te gebruiken. We doorlopen met jou de registratie, de matching en het gebruik van de fiscale tool.

2 1 Inhoudstafel 1 Registratie op carpool.be Inschrijving Profiel Matching Een rit aanmaken Carpoolers vinden Jouw account op carpool.be Mijn profiel Mijn ritten Mijn berichten Mijn fiscaal voordeel Afmelden Switchen tussen de publieke site en je werkgeversomgeving De fiscale tool Voorwaarden Toegang tot de fiscale tool Carpoolgewoontes Gecarpoolde kilometers registreren De fiscale fiche... 23

3 2 Inleiding Beste carpooler, Om jou te ondersteunen bij het carpoolen, en om jou te helpen het fiscaal voordeel voor carpoolers te bekomen, hebben wij de website ontworpen. Je kan er terecht voor alle info m.b.t. carpoolen, maar ook om een carpoolpartner te vinden én om jouw fiscaal voordeel te verkrijgen. Je leest er alles over in deze handleiding! Heb je nog vragen waar deze handleiding of onze site geen antwoord op bieden? Neem dan contact op met jouw mobiliteitscoördinator, of stuur ons een mailtje via! We wensen jou alvast veel carpoolplezier! Het hele Taxistop-team Contact :

4 3 1 Registratie op carpool.be 1.1 Inschrijving Surf naar de link van jouw werkgever binnen carpool.be. Je vindt deze link op het intranet of in de carpoolinfo die jou ter beschikking wordt gesteld door jouw werkgever. Indien je de link niet kent of terugvindt, contacteer dan jouw carpoolverantwoordelijke. Een voorbeeld van een dergelijke link: naambedrijf.carpool.be Zie je op de homepage van carpool.be de naam en het logo van jouw werkgever verschijnen? Dan ben je zeker dat je bent ingelogd op de pagina van jouw werkgever! [We illustreren de verschillende te volgen stappen met een fictief bedrijf, genaamd Demo. De link van bedrijf Demo binnen carpool.be is demo.carpool.be ] BEN JE AL GEREGISTREERD ALS GEBRUIKER? Meld je dan aan met en paswoord. Opgelet: controleer goed of je wel inlogt via de pagina van jouw werkgever, indien die aangesloten is.

5 4 BEN JE EEN NIEUWE GEBRUIKER? Dan heb je verschillende mogelijkheden. 1. Je kan ervoor kiezen om je te registreren via je Facebook- of Google-account, indien deze mogelijkheid geactiveerd werd door jouw werkgever. Nadat je op het logo van jouw keuze hebt geklikt, wordt je toestemming gevraagd om bepaalde gegevens over te nemen. Wanneer je op ok klikt, ben je ingelogd bij carpool.be. 2. Je kan je ook registreren via je adres, door op de knop Nieuwe gebruiker te klikken. Vul je mailadres in, en duid aan dat je op de hoogte bent van de privacy policy, door het vakje aan te vinken. Klik vervolgens op Account aanmaken. Je zal nu een nieuwe mail in je mailbox ontvangen. Activeer je account door de link in de mail aan te klikken. Je kan dan een paswoord naar keuze opgeven, en je aanmelden. 1.2 Profiel Nu wordt je gevraagd om je persoonlijke gegevens aan te vullen. Door op het plus-teken te klikken, kan je meerdere adressen ingeven (professioneel of privé) zodat je overal toegang kan krijgen tot jouw profiel en jouw berichten. Je kan ook meerdere telefoonnummers invoeren (GSM, thuis en werk). In een volgende stap zal je zelf kunnen aangeven of deze gegevens zichtbaar mogen zijn voor andere gebruikers op carpool.be.

6 5 Bij Fiscale kalender kan je aangeven dat je van de fiscale tool gebruik wenst te maken om het fiscale voordeel te ontvangen. Bovendien aanvaard je zo ook het carpoolreglement van jouw werkgever. Door op Carpoolreglement te klikken, kan je het reglement openen en doorlezen. Opgelet! Indien jouw werkgever geen aansluiting heeft op de fiscale tool, zal je het onderdeel Fiscale kalender niet zien verschijnen.

7 6 Vink het vakje Ik wens de fiscale tool te gebruiken enkel aan indien je al een carpooler hebt gevonden en je dus geen rit meer hoeft in te geven om een carpooler te zoeken. Indien je het vakje ik wil de fiscale kalender gebruiken aanvinkt, zal je automatisch worden doorverwezen naar de fiscale tool, nadat je jouw profiel hebt aangevuld. Het gebruik van de fiscale tool wordt uitgelegd in punt 4 van deze handleiding Indien je dit vakje niet aanvinkt, word je na het aanvullen van jouw profiel doorverwezen naar de pagina waar je jouw rit kan ingeven en een carpoolpartner kan zoeken. Als jouw bedrijf is aangesloten op de fiscale tool, kan je achteraf het vakje ik wil de fiscale kalender gebruiken nog steeds aanvinken, zodat je kan genieten van de fiscale voordelen verbonden aan carpoolen. Verder kan je ook aangeven hoe vaak je een reminder wil ontvangen. Deze reminder herinnert je eraan dat je jouw gecarpoolde kilometers tijdig dient in te voeren. Nadat je al jouw gegevens hebt ingevuld, klik je op Opslaan. Hiermee is jouw registratie voltooid, en heb je een profiel aangemaakt op carpool.be.

8 7 2 Matching 2.1 Een rit aanmaken Nu je bent geregistreerd, kan je de rit of ritten ingeven voor dewelke je wilt carpoolen. 1. Duid aan of je wilt carpoolen als chauffeur of als passagier. Of misschien wil je wel gewoon afwisselend chauffeur en passagier zijn. 2. Voer je vertrekadres en bestemming in (in het kader van woon-werkverkeer is dit meestal je thuisadres en het adres van je werkplaats) 3. Wanneer je op het vergrootglas klikt, zal een nieuw venster openen waarin verschillende adressen of mogelijkheden worden opgelijst. De mogelijkheden worden gegroepeerd onder verschillende icoontjes:

9 8 Laatst gezocht Favorieten Werklocaties Carpoolparkings Stations Luchthavens 4. Als jouw bedrijf meerdere sites of locaties heeft, zal je een lijst te zien krijgen van al deze sites, met adres. Je kan jouw werklocatie makkelijk terugvinden. Ofwel kan je ze gewoon in de lijst zoeken door te scrollen, ofwel voer je in de balk Zoeken de naam, gemeente, het adres... in. 5. Duid aan met welke frequentie je wenst te carpoolen : a. Regelmatig Je kan aanduiden op welke dagen van de week het voor jou past om te carpoolen en je kan zelfs per dag je werkuren toevoegen.

10 9 b. Eenmalig Zoek je carpoolers voor een eenmalige verplaatsing, binnen of buiten het werk? Kan je door een staking de trein niet nemen en wil je andere pendelaars helpen door hen de lege plaatsen in je wagen aan te bieden? Dan kan je een carpooltraject aanmaken dat enkel geldig is voor die ene bewuste datum. c. Onregelmatig Zijn jouw verplaatsingen heel onregelmatig en kan je daarom geen regelmatige ritten invoeren? Geen probleem! Vink gewoon onregelmatig aan en beslis zelf wanneer je carpoolt en hoe je afspreekt! NB : Welke frequentie je ook kiest, als chauffeur zal je altijd moeten aangeven hoeveel vrije plaatsen je hebt in de wagen. Belangrijk om weten is ook dat je rit automatisch 6 maanden geldig is (dit geldt uiteraard niet voor de eenmalige trajecten). Na 6 maanden zal je een boodschap van ons ontvangen waarin we je vragen of je rit nog actief moet blijven. 6. Indien nodig kan je extra info geven bij jouw rit. (Voorbeeld: onderweg zet ik mijn dochter af op school, of graag neem ik ook mijn plooifiets mee in de koffer ). 7. Vergeet tot slot jouw rit niet op te slaan!

11 10 Vervolgens krijg je een overzicht van jouw rit te zien : Je zal zien dat we voor jou de kostprijs van je rit berekenen, voor één passagier en een enkel traject. Belangrijk om weten: het voorgestelde tarief wordt berekend op basis van de norm van 0.08 per kilometer en per persoon. De chauffeur mag in het totaal (dus van alle passagiers) immers niet meer dan 0.34 per kilometer ontvangen. We willen hierbij benadrukken dat dit een advies is, en dat dit tarief dus helemaal niet verplicht dient overgenomen te worden. De meeste carpoolers rijden immers afwisselend als chauffeur en passagier, zodat er helemaal geen vergoeding dient betaald te worden. Via het keuzemenu onder Mijn rit kan je jouw rit bekijken zoals anderen die zien. - Bedrijf, ingelogd toont je rit zoals jouw collega s hem zien wanneer ze zijn ingelogd via de bedrijfslink. - Bedrijf, niet ingelogd toont jouw rit zoals jouw collega s hem zien wanneer ze niet zijn ingelogd. - Wanneer je Publiek, ingelogd aanvinkt, zie je jouw rit zoals iedereen die is ingelogd hem kan zien. - Publiek, niet ingelogd geeft jouw rit weer zoals niet-ingelogde bezoekers hem zien.

12 11 Bovenaan, bij Privacy instellingen, kan je de zichtbaarheid van je persoonlijke gegevens aanpassen. Je zal een nieuw venster zien verschijnen waar je opties kan aanof afvinken. Vergeet niet op Verzenden te klikken om je instelingen te bevestigen. Uiteraard kan je jouw rit op elk moment aanpassen via Rit wijzigen (bovenaan, naast Privacy Instellingen). 2.2 Carpoolers vinden Je kan jouw rit delen op Facebook en op Twitter. Misschien vind je daar wel iemand om mee samen te rijden. Maar uiteraard kan je ook carpoolers vinden dankzij de matchingsoftware van carpool.be! Door op Zoeken te klikken, start je de zoektocht naar carpoolers die overeen komen met jouw rit. Je krijgt dan een lijst met ideale partners voor de rit die jij hebt geregistreerd. De lijst toont de ritten van potentiële carpoolers, die overeenstemmen met jouw rit. Behalve plaats en uur van vertrek en aankomst zie je ook dat bij elke rit een aantal kleine vierkantjes worden weergegeven. Deze duiden aan in welke mate de rit voldoet aan jouw wensen ( 4 vierkantjes = jullie ritten komen perfect overeen).

13 12 Selecteer de rit die jou het meest aanspreekt door erop te klikken. Je zal details te zien krijgen over je potentiële carpoolpartner. Op de kaart krijg je bovendien een combinatie te zien van jullie 2 ritten.

14 13 Indien je dat wenst, kan je contact opnemen met deze persoon om concrete afspraken te maken over de rit. Dat kan telefonisch, indien het telefoonnummer van jouw potentiële carpoolpartner zichtbaar is. Contact opnemen kan echter ook via het interne berichtensysteem. Dit systeem stuurt automatisch een mail naar de bewuste persoon zodat die op de hoogte is van het feit dat hij/zij een bericht heeft ontvangen.

15 14 3 Jouw account op carpool.be Om jouw account te beheren en de verschillende opties te zien, klik je in het zijmenu links op Meer. Dit kan vanop de homepage, of vanop elke andere pagina binnen de website. Let wel, om toegang te krijgen tot alle menu s, is het belangrijk dat je bent ingelogd via de link van jouw werkgever binnen carpool.be. Behalve de verschillende opties links, zie je in het centrale gedeelte ook de mogelijkheid om je wachtwoord te wijzigen of om je account te verwijderen. 3.1 Mijn profiel Via Mijn profiel kan je de persoonlijke gegevens bekijken die je bij je registratie hebt opgegeven. Je kan deze gegevens uiteraard ook wijzigen. Vergeet na het wijzigen niet op Opslaan te klikken, zodat je wijzigingen niet verloren gaan. Bij Mijn profiel kan je jouw profielfoto of avatar wijzigen. Wanneer je op de foto klikt, verschijnt een pop-up venster. Daar kan je een avatar uploadlogo aan te klikken. kiezen, of een eigen foto uploaden door het

16 Mijn ritten Bij Mijn ritten kan je jouw geregistreerde ritten wijzigen of verwijderen. Je vindt er al jouw geregistreerde ritten terug. Je kan kiezen om ze allemaal te bekijken, of enkel degene die actief zijn op dit moment. Je kan ook de ritten bekijken die in jouw archief zitten (wanneer je bijvoorbeeld oude ritten opnieuw wil activeren). Uiteraard kan je ook steeds een nieuwe rit invoeren. Bovendien heb je vanop deze pagina de mogelijkheid om gegevens aan te passen : Rit wijzigen Preview zoekertje 3.3 Mijn berichten Wanneer je niet langer carpoolers zoekt, kan je je rit volledig of gedeeltelijk annuleren Carpoolers zoeken voor jouw advertentie Hier kan je de berichten lezen die geïnteresseerde carpoolers jou sturen, of die jij naar andere potentiële carpoolers stuurt. Wanneer iemand jou een bericht stuurt, zal je hiervan verwittigd worden via . Door te surfen naar het berichtenmenu op carpool.be kan je het bericht lezen en beantwoorden. Jullie kunnen uiteraard ook telefonisch verder afspreken.

17 Mijn fiscaal voordeel Dit gedeelte is enkel toegankelijk voor werknemers van bedrijven die zijn aangesloten op onze fiscale tool. Bovendien mag je niet vergeten in je persoonlijk profiel het vakje Ik wil de fiscale kalender gebruiken aan te vinken, onder de rubriek fiscale kalender. Voor meer info, zie punt 4 van deze handleiding. 3.5 Afmelden Voordat je carpool.be afsluit, kan je uitloggen door op Afmelden te klikken. 3.6 Switchen tussen de publieke site en je werkgeversomgeving Vanaf je je voor de 2 e keer aanmeldt, zal je zien dat bovenaan rechts jouw naam en profielfoto verschijnt. Wanneer je hierover met je computermuis beweegt, verschijnen er 2 extra opties. - Enerzijds kan je je vanaf dit menu gemakkelijk afmelden.

18 17 - Anderzijds laat het menu ook toe om te switchen tussen de publieke site en je werkgeversomgeving binnen carpool.be. Dit kan nuttig zijn wanneer je een rit wenst te registreren die volledig buiten jouw werkcontext valt, bijvoorbeeld wanneer je naar een concert gaat en carpoolers kan meenemen, of wanneer je op reis vertrekt en een lift richting luchthaven zoekt.

19 18 4 De fiscale tool 4.1 Voorwaarden Om te kunnen genieten van het fiscale voordeel waar je als carpooler recht op hebt, dien je gebruik te maken van de fiscale tool binnen carpool.be. Om toegang te krijgen tot de fiscale tool, moet je rekening houden met 3 dingen: - Je moet een woon-werkvergoeding ontvangen van je werkgever. Wie geen woonwerkvergoeding ontvangt, kan deze uiteraard ook niet fiscaal vrijgesteld krijgen. - Jouw werkgever moet aangesloten zijn bij carpool.be en moet het gebruik van de fiscale tool activeren. - Je moet inloggen vanop de pagina van jouw werkgever binnen carpool.be, via de link die door jouw werkgever werd ter beschikking gesteld. Vervolgens kan je overgaan naar het registreren van jouw gecarpoolde kilometers, op voorwaarde dat: - Je een carpoolpartner hebt gevonden; - Je een verklaring op eer hebt ondertekend (papieren document dat ter beschikking wordt gesteld door uw mobiliteitscoördinator); - Je effectief carpoolt. 4.2 Toegang tot de fiscale tool Om toegang te krijgen tot de fiscale tool, bestaan er 2 mogelijkheden: 1. Je werd direct naar de fiscale tool doorgestuurd nadat je het vakje Ik wil de fiscale kalender gebruiken hebt aangevinkt bij het aanvullen van jouw persoonlijke gegevens voor jouw profiel. Je had immers al een carpoolpartner voor jouw registratie op carpool.be. 2. Wanneer je je carpoolpartner hebt gevonden nadat je je hebt geregistreerd op carpool.be, moet je opnieuw naar jouw persoonlijk profiel gaan. Daar kan je, onder Fiscale kalender aanduiden dat je van de fiscale tool gebruik wenst te maken. Vergeet deze aanpassing niet te bevestigen door op Opslaan te klikken. Vervolgens klik je door naar voordeel, een nieuwe optie die in je menu zal verschenen zijn. 4.3 Carpoolgewoontes Mijn fiscaal Je komt op onderstaande pagina terecht. Omdat je jouw carpoolgegevens nog niet hebt ingevoerd, is de kalender leeg en bevindt jouw status zich op niet carpoolen.

20 19 Je kan de nodige gegevens invoeren aan de hand van carpoolgewoontes die je zelf kan creëren. Om dit te doen, klik je op het plus-teken. Je krijgt een aantal invulvelden te zien met betrekking tot de rit die jij en jouw carpoolpartner samen afleggen. Je kan voor deze rit een template aanmaken, zodat je deze gegevens niet elke keer opnieuw dient in te vullen. Geef jouw template een naam. Als je van deze template jouw standaardtemplate wilt maken (omdat dit de rit is die je het meest aflegt), dan kan je default template aanvinken.

21 20 Vul het aantal gecarpoolde kilometers heen en terug in. Dit is dus het aantal kilometers dat jullie samen afleggen, afhankelijk van het punt waar jullie afspreken en waar jullie opnieuw uit elkaar gaan. Indien je het aantal kilometers niet kent, kan je dit ook gewoon via de kaart berekenen. Je geeft jullie gezamelijke vertrekpunt in en het punt waar jullie opnieuw uit elkaar gaan. Vervolgens klik je op de knop Toepassen. Wanneer je carpoolt, is het niet ongewoon dat je bepaalde dagen of gedurende een bepaalde periode niet systematisch carpoolt met dezelfde persoon en/of over dezelfde afstand. Taxistop heeft hiermee rekening gehouden, en heeft de mogelijkheid voorzien om verschillende carpooltemplates in te geven. We geven een voorbeeld: Elke dag van de week, behalve op maandag, carpool ik met Angelo. De ene week is Angelo chauffeur, en ik carpoolpassagier. Deze template heb ik Angelo rijdt genoemd. De andere week wisselen we en ben ik chauffeur. Mijn tweede template krijgt de naam Ik rij. Een derde template krijgt de naam Carpoolen met Julie. Op sommige maandagen carpool ik namelijk met Julie. We hebben afgesproken dat ik dan rij. Het traject verschilt met dat van mijn andere templates.

22 21 Vergeet nooit de nieuwe templates of wijzigingen op te slaan! 4.4 Gecarpoolde kilometers registreren Om jouw gecarpoolde kilometers te registreren in de kalender, selecteer je eerst de template die van toepassing is. Vervolgens kan je kiezen of je de kalender per week of per maand wil invullen, door bovenaan op Maand of Week te klikken. Je kan een hele week/maand in één keer vullen met de geselecteerde template door op Vul week of Vul maand te klikken. Je kan ook dag per dag vullen met de geselecteerde template door de bewuste dag in de kalender aan te klikken. Bovenaan de pagina staat de kalendermaand (of week) aangegeven. Je kan verspringen van maand (of week) door op de pijltjes te klikken. Nuttig om weten is dat je de kalender tot 3 maanden in de toekomst kan invullen. Om één van je andere templates te selecteren, klik je op het pijltje naast de naam van de huidige geselecteerde template. Je zal jouw verschillende templates zien verschijnen. Je klikt gewoon de template van jouw keuze aan, en gaat verder met het invullen van de kalender.

23 22 Vergeet niet op Opslaan te klikken nadat je de kalender hebt ingevuld! Pas dan zullen jouw gecarpoolde kilometers geregistreerd zijn. Wanneer je de kalender hebt ingevuld, zal je zien dat we verschillende kleuren gebruiken om je carpoolgedrag aan te duiden: - De donkergrijze vakjes: o De voorgaande dagen. Je kan je gecarpoolde kilometers enkel voor vandaag en voor de toekomst ingeven. Je kan dus je gecarpoolde kilometers voor gisteren niet meer gaan invoeren. Hou hiermee rekening wanneer je carpoolt! Indien je van het fiscaal voordeel wil kunnen genieten, moet jouw werkgever immers kunnen controleren of je daadwerkelijk carpoolt. Enkel op deze manier zal de fiscus jouw fiscaal voordeel kunnen toekennen. Omwille van deze reden hebben we ook de mogelijkheid voorzien om een herinneringsmail te ontvangen ( zie punt 1.2 profiel) o De dagen die verder dan 3 maand in toekomst liggen. - De lichtgrijze vakjes zijn de dagen die zijn ingevuld met de standaardtemplate Niet carpoolen. Ze kunen je helpen als reminder, wanneer je uitzonderlijk een dag niet carpoolt omdat jouw carpoolpartner bvb een dagje verlof heeft. - De witte vakjes zijn de dagen die niet werden aangeduid als gecarpoolde dagen, ofwel omdat ze geen deel uitmaken van één van jouw templates, ofwel omdat ze werden gedeletet omwille van bepaalde redenen. - De blauwe vakjes zijn de dagen waarop je carpoolt als chauffeur. - De groene vakjes zijn de dagen waarop je carpoolt als passagier. Je kan een ingevoerde datum uiteraard wijzigen, door op de eerder geselecteerde datum te klikken. Er verschijnt dan een pop-up venster waar je de gegevens kan aanpassen.

24 23 Indien je een dag uitzonderlijk niet hebt kunnen carpoolen terwijl je in de kalender wel had aangegeven te carpoolen, kan je dit simpelweg aanpassen door op de vuilnisbak te klikken. 4.5 De fiscale fiche Voordat je jouw belastingsaangifte dient in te vullen, zal je van carpool.be een fiscale fiche ontvangen waarop de vrijstelling waar jij recht op hebt, staat uitgerekend. Dit bedrag wordt berekend op basis van het aantal gecarpoolde kilometers die je in de loop van het jaar hebt ingegeven in jouw fiscale kalender. Om jouw belastingsaangifte correct in te vullen en ervoor te zorgen dat je de volledige vrijstelling op het woon-werkverkeer aanvraagt waar je recht op hebt, verwijzen we jou graag door naar onze fiscale handleiding. Deze kan je downloaden via carpool.be of je kan ze aanvragen bij jouw carpoolcoördinator.