Jaarverslag jaar 2012

Transcriptie

1 Jaarverslag jaar 2012 SIGMA THUISBEGELEIDING Capaciteit: 16 gezinnen Doelgroep: Gezinnen met kinderen tussen 0 en 18 jaar uit de regio Gent-Eeklo Inrichtende macht: Martens Sotteau v.z.w. Meerhoutstraat Oostakker Adresgegevens: Meerhoutstraat Oostakker Tel. 09/ GSM 0490/ Sigma.thuisbegeleiding@martens-sotteau.be

2 1 Inleiding Eind september 2011 diende de organisatie in opvolging van de oproep van de Vlaamse overheid tot uitbreiding van het ambulante aanbod, een aanvraag in tot herschikking en uitbreiding. Er werd een uitbreiding gevraagd met 16 plaatsen gezinsbegeleiding. Begin december 2011 verkreeg de inrichtende macht positief advies. Het werkjaar 2012 startte dan ook met de selectie en aanwerving van een verantwoordelijke en 3 contextbegeleiders voor de nieuwe werkvorm thuisbegeleiding. De dienst thuisbegeleiding ging feitelijk van start op 1 mei Personeelsgegevens 1.1. Algemene diensten Directie: Flip Maertens Voor de administratieve en logistieke ondersteuning van Sigma Thuisbegeleiding doen we een beroep op de medewerkers verbonden aan de v.z.w Thuisbegeleiding Leen Vierstraete Verantwoordelijke dienst 80% Sarah Calle Gezinsbegeleider 80% Talitha Goethijn Gezinsbegeleidster 80% (tot 08/12/12) Mieke Haentjens Gezinsbegeleidster 80% 1.3. Raad van bestuur Luc Schollaert, voorzitter sedert april 2009, gewezen directeur V.S.P.W Gent Norbert Coorevits, gewezen inspecteur hoger onderwijs Hilde Van Gasse, docent V.S.P.W. Gent Hilde Mestdagh, psychologe revalidatiecentrum Jacques Adriaens, gewezen directeur revalidatiecentrum Marc Lambrecht, boekhouder

3 3 Gebruikersgegevens 3.1 Begeleide jongeren 1 Spreiding geslacht (per dossier) Geslacht Procenten Mannelijk 8 45 Vrouwelijk Totaal Spreiding leeftijd bij start begeleiding Leeftijdscategorie Totaal 18 3 Spreiding leeftijd op einde periode Leeftijdscategorie Totaal 18 4 Etnische origine (per dossier) Land België 16 Polen 1 Slovakije 1 Totaal

4 5 Etnische orgine (per unieke jongere) Land België 16 Polen 1 Slovakije 1 Totaal 18 6 Verblijfplaats bij toekenning Verblijfplaats CKG 1 Gezin 14 Pleeggezin 1 residentiële opvang BJB 2 Totaal 18 7 Verblijfsadres Gemeente DEINZE 1 GENT 8 LOVENDEGEM 2 MALDEGEM 1 OOSTERZELE 1 SINT-AMANDSBERG 1 SINT-DEIJS-WESTREM 1 WAARSCHOOT 1 WONDELGEM 1 ZELZATE 1 Totaal

5 3.2 Gezinssituatie 1 Gezinssituatie Gezinssituatie Eénoudergezin moeder 5 Nieuw samengesteld gezin 8 Gescheiden ouderschap/ begeleiding in 2 contexten 3 Kerngezin 2 Eénoudergezin vader - Totaal 18 2 Gezinsgrootte Gezinsgrootte Procenten 1 kind 2 gezinnen 11,1 2 kinderen 5 gezinnen 27,7 3 kinderen 3 gezinnen 16,6 4 kinderen 2 gezinnen 11,1 5 en meer kinderen 6 gezinnen 33,3 Totaal Bereikte kinderen/jongeren 1 Bereikte kinderen/jongeren volgens leeftijd 3 jaar jaar jaar jaar jaar 5 18 jaar 2 Totaal 63 1 Enkel de kinderen/jongeren die in het gezin wonen worden in rekening gebracht

6 3.3 Verwijzing en begeleiding 1 Verwijzingsgrond voor opgestarte dossiers Verwijzingsgrond Volledig jaar 2012 Volledig jaar 2011 POS 18 0 Totaal Spreiding verwijzende instantie Instantie Volledig jaar 2012 Volledig jaar 2011 CBJ Gent-Eeklo 11 0 SDJ Gent 7 0 Totaal Opgestarte en afgesloten begeleidingen begeleidingen opgestart: 18 gezinnen begeleidingen afgesloten: 3 gezinnen Spreiding volgens verwijzende instantie Instantie CBJ Gent-Eeklo 2 SDJ Gent 1 Totaal 3 4 Bezettingsgraad Gemiddelde bezetting op jaarbasis: 66.35% Gemiddelde bezetting maandoverzicht: Mei juni juli augustus september oktober november december 1.01% 29.17% 53.43% 81.85% 88.13% 90.12% 93.95% 93.95% 5 Spreiding van de begeleidingsduur voor afgesloten begeleidingen Duur 0-3 maanden 2 3 tot 6 maand 1 Totaal

7 6 Reden van einde begeleiding (afgesloten begeleidingen) Reden Aanbod blijkt niet geschikt (meer aangepast aanbod is aangewezen) Begeleiding gaat over op broer / zus 1 Totaal Samenwerking met andere instanties Sector Instantie Administratie en Financiën OCMW 4 Schuldbemiddeling 1 Gezondheidssector Artsen 1 Centrum Geestelijke Gezondsheidszorg Kinder- of jeugdpsychiater 3 Privé therapeut 3 Psychiatrisch ziekenhuis 2 Huisvestingssector Sociale huisvesting 1 Onderwijs CLB 4 School 13 Welzijnssector AWW 3 BJB - Andere 1 BJB - Pleegzorg 1 Gezinszorg 2 Kind & Gezin 1 VAPH 3 Vertrouwenscentrum

8 3.4 Enkele vaststellingen De keuze werd gemaakt de opstart van begeleidingen te spreiden in de tijd. Vier plaatsen werden opengesteld vanaf 22 mei, opnieuw vier plaatsen werden opengesteld vanaf 29 mei. Vervolgens was het de bedoeling geleidelijk aan plaatsen vrij te geven aan wachtbeheer om zodoende tegen begin september onze capaciteit zo goed mogelijk te benutten. De toewijzing van de dossiers voor de vrijgegeven plaatsen vanuit wachtbeheer verliep vlot. De contacten met de verwijzers en het plannen van een intake vroeg echter meer tijd. Eind mei waren er slechts 3 begeleidingen opgestart, in de loop van de maand juni nog eens 3. Vermoedelijk heeft deze vertraging meerdere oorzaken. We denken hierbij aan het moeilijk bereikbaar zijn van een aantal gezinnen, personeelswissels bij de verwijzers, de vakantieperiode die voor de deur stond,. De doelstelling om vier maanden na de start van de dienst op een bezetting te draaien van minimaal 80% werd gehaald (cfr. bezettingspercentage september 2013: %) Ongeveer 1/3 van de gezinnen werden doorverwezen vanuit de Jeugdrechtbank. 2/3 van de gezinnen werd doorverwezen vanuit het C.B.J. Meer dan de helft van de jongeren, wiens gezin voor thuisbegeleiding wordt aangemeld zijn bij de start van de begeleiding jonger dan 13 (56.6 %). Jongeren tussen 13 en 16 vormen een vrij grote groep (44.4%). In 2012 kregen we geen doorverwijzingen voor jongeren ouder dan 16 jaar. Thuisbegeleiding voorziet een integrale begeleiding van de gezinnen die bij de dienst worden aangemeld. Concreet betekent dit dat we ook de andere inwonende kinderen en jongeren betrekken bij de begeleiding. Voor de 18 gezinnen voor wie de dienst het afgelopen jaar een begeleiding opstartte, bereikten we in totaal 63 kinderen en jongeren. Van deze groep kinderen en jongeren is 65.1 % jonger dan 13 jaar. Slechts een beperkt aantal van de kinderen en de jongeren woont bij de beide ouders (11.1%). Veelal bieden we begeleiding aan in éénouder en nieuwsamengestelde gezinnen. In drie dossiers werken we in de beide contexten waarin het kind / de jongere vertoeft en wordt een begeleiding aangeboden zowel in het gezin van vader als in het gezin van moeder. Deze begeleidingen zijn vrij intensief. In één derde van de gezinnen bedraagt het aantal thuis wonende kinderen 5 of meer. We stellen vast dat de helft van de gezinnen woonachtig zijn in Groot Gent. Voor heel wat begeleidingen dienden we aanzienlijk wat tijd en middelen te investeren in de verplaatsingen. In 3 gezinnen werd de begeleiding beëindigd in Voor één van deze werd de begeleiding gecontinueerd op naam van een ander thuiswonend kind, wat een kleine vertekening geeft van deze cijfers. Gezien de recente opstart van de dienst en het feit dat begeleidingen op het eind van het werkjaar maximaal 7 maand lopend waren, kunnen we alsnog geen uitspraken doen voor wat betreft een gemiddelde duur van een begeleiding

9 4 VTO 4.1 Meerdaagse opleidingen Ik ben verontrust. En jij? Deskundigheidbevordering handelen in verontrustende situaties. (2 halve dagen + 2 dagen) Integrale jeugdhulp regio OostVlaanderen. Basisopleiding Mobiele begeleiding (6 dagen) Informant Beeldend werken met kinderen en gezinnen Op stap met klein duimpje (3 dagen) Informant Intensieve Pedagogische Thuisbegeleiding (Volledig team 3 dagen) VraagKracht OostVlaanderen als pilootregio in een vernieuwd jeugdhulplandschap. Integrale Jeugdhulpverlening (2 dagen) Integrale Jeugdhulp OostVlaanderen 4.2 Studiedagen voordrachten Luister naar mij! Tussen koesteren en kaderen Voordracht Lut Celie De Bleekweide. Ondersteuningscentrum voor Ouders Debatlunch Inspiratiedag Narratieve benadering Interactie Academie. Zullen we in de toekomst praten met smileys? Jeugdzorg De Brug, 15 jaar Meeander, Marbol De context in een gedwongen context Actorenvergadering Introductiesessie project Mediatrain 4.3 Infovergaderingen Infomoment G.G.Z. GentEeklo Infomoment werken met Tolken (Tolk en vertaalservice Gent) Voorstelling OutReaching Sleidinge (volledig team) Voorstelling budgetmap C.A.W. Gent Open Deur OOOC Zonnelied, Ronse Werkbezoek: o Intern de v.z.w.: Dagcentrum Letha (2 medewerkers) Dagcentrum De Pedaal (2 medewerkers) o Extern: De Cocon (2 medewerkers) C.A.B. Infomoment Vrijetijdsparticipatie Feedback over de werking van het Centraal Wachtbeheer voor het ambulant en mobiel aanbod BJB van GentEeklo en de verwijzende instanties. Registratie: Bijeenkomst i.f.v het gebruik van het Grobjournaal

10 5 Kwaliteitsbeleid en planning 5.1 Thema s opstart sigma thuisbegeleiding 1. Infrastructuur De dienst thuisbegeleiding vond een onderkomen op het terrein van het begeleidingstehuis. Een grote vergaderruimte werd ingericht als bureauruimte. Er werd voor geopteerd alle medewerkers een gemeenschappelijke werkplek te bieden. Deze keuze maakt dat er meer mogelijkheid is tot informeel overleg en uitwisseling van leren. De nodige voorzieningen werden getroffen om de werkplaats praktisch en comfortabel in te richten. De burelen werden geïnstalleerd. Er werd een verbinding met de interne server gemaakt, elk van de medewerkers beschikt over een eigen desktop/laptop. Telefoonlijnen werden voorzien (2 buitenlijnen, 1 GSM). Elk van de gezinsbegeleiders beschikt over een werkgsm. 2. Informatica 2.1. Algemeen De voorziene infrastructuur laat toe dat zowel het bijhouden van de dossiers als alle registraties digitaal gebeuren. Daarnaast wordt ook gebruik gemaakt van gedeelde digitale agenda s wat het mogelijk maakt steeds accurate en duidelijke informatie te verschaffen over de bereikbaarheid van de individuele medewerkers Registraties BinC Aangezien het gebruik van BinC nog niet geïntegreerd is in de werking (doelstellingen worden er overgenomen uit de handelingsplannen en evolutieverslagen de handelingsplannen en evolutieverslagen worden alsnog niet uit de BinCregistratie getrokken) wordt het gebruik van BinC momenteel nog beleefd als een administratieve verplichting. We stelden ook vast dat de toepassing van BinC voor het trekken van een rapport met cijfers voor jaarverslag weinig tot niet bruikbaar was. De cijfers bleken niet te kloppen, een aantal begeleidingen telden dubbel, Ambulant GROBjournaal Voor de registratie van de begeleidingscontacten, zijn we van bij de start van de dienst aan de slag gegaan met een versie van het GROBjournaal. Dit geeft ons de mogelijkheid de nodige cijfergegevens te extraheren i.f.v. onze kwaliteitsbewaking. Een nieuwe versie van dit programma, waar enige aanpassingen in gebeurden, wordt in de loop van 2013 geïmplementeerd in de werking

11 3. Kwaliteitshandboek Gezien we ervoor opteerden op relatief korte tijd een kwalitatieve hulpverlening te kunnen bieden aan de gezinnen die werden toevertrouwd aan Sigma thuisbegeleiding, hebben we ervoor geopteerd voorrang te geven aan het uitschrijven van de procedures die betrekking hebben op de organisatie van hulp en dienstverlening. Volgende procedures werden reeds uitgewerkt: Het onthalen van gebruikers Werken met een handelingsplan (opstellen, evalueren, bijsturen) Overdracht in de hulp en dienstverlening Het afsluiten van hulp en dienstverlening In functie van deze procedures werden volgende documenten en sjablonen ontworpen: informatiefolder Sigma Thuisbegeleiding aanmeldingsformulier sjabloon voor intakegesprek inlichtingsfiche gezin registratiefiche hulpverleningscontacten gezin sjabloon handelingsplan sjabloon evolutieverslag sjabloon eindverslag Verder zijn ook de procedures uitgewerkt die verband houden met Gebruikersinformatie : met name Afspraken in het omgaan met gevoelige informatie Samenstelling en gebruik van het dossier Omgaan met klachten en suggesties Procedure voor het beheer van documenten In functie van deze procedures werden volgende documenten ontworpen: Privacydocument ouders Privacydocument jongere Procedure toegang tot het dossier Document samenstelling dossier Formulier Klacht Een actieplan werd opgesteld voor de verdere uitwerking en bijsturing van het kwaliteitshandboek

12 6 Samenwerking, uitwisseling en deelname aan overleg In functie van de uitbouw van de dienst en de regionale afstemming: Regio overleg diensten thuisbegeleiding In functie van begeleidingsopdrachten deden we een beroep op volgende diensten: Psychiater aan huis ( diagnostiek en gemotiveerde doorverwijzing van een jongere) Vakantieparticipatie Vrijetijdsparticipatie stad Gent Vrijetijdsparticipatie Tolk en Vertaalservice Gent In individuele dossiers werkten we samen met tal van diensten en scholen. 7 Plannen voor het werkjaar Plannen over de gehele organisatie 1.1. Experimenteel Modulair Kader De concretisering van het experimentele kader zal gebeuren door middel van verder informatieverstrekking; het afsluiten van een convenant ; de deelname aan overleg en intervisie. Er zal dus in 2013 heel wat geïnvesteerd worden in de implementatie van het EMK, al is nu nog niet helemaal duidelijk wat er allemaal verwacht wordt. We denken zelf aan : de uitbouw van een aangepaste overleg en communicatiestructuur, nu de opdeling van een organisatie in afzonderlijke voorzieningen wegvalt en alles op moduleniveau wordt georganiseerd. een visie op de organisatie naar aanleiding van de het nieuwe kader en de nieuwe mogelijkheden. het implementeren van een systeem om de financiële middelen continu te kunnen opvolgen. Gezien de enveloppefinanciering zal dit anders en nauwkeuriger dienen te gebeuren dan vroeger. De personeelsinzet zal eventueel dienen bijgestuurd in functie van de enveloppe. de concrete invulling binnen onze organisatie van de module crisisopname voor maximaal 14 dagen. het voldoen aan de aangekondigde registratieverplichtingen in het kader van het EMK. Allicht zal daarvoor nog één en ander dienen aangepast te worden in de huidige registraties. We hopen ook op duidelijkheid en een serieuze afslanking van de registraties in Binc

13 het concretiseren van een intervisiesysteem voor contextbegeleiders over de werkvormen heen. het opmaken van één structuur voor één jaarverslag 2013 over de organisatie ( in plaats van per voorziening) 1.2. Integrale Jeugdhulpverlening Het is voorzien dat OostVlaanderen in het voorjaar 2013 als pilootregio in de integrale jeugdhulpverlening stapt. We zien het als een voordeel om daarin te kunnen functioneren als EMK voorziening. Allicht zullen we met onze regio vanuit het EMK onmiddellijk kunnen doorstarten in integrale en zullen een aantal tussenstappen (misschien ) niet nodig zijn. Alles hangt af van het moment dat de regelgeving definitief is goedgekeurd en of alles reeds voldoende is uitgewerkt in de uitvoeringsbesluiten. We zullen in 2013 hoe dan ook moeten inzetten op : het uitschrijven en invoeren van de nodige modules of typemodules het aanpassen van onze eigen procedures met in het bijzonder de wijze van toeleiding ; het omgaan met maatschappelijke noodzaak ; het hanteren van de rechtstreekse toegang naar het parket en in sommige situaties : de afwezigheid van een consulent. het aanpassen van onze website en onthaalbrochures in functie van de nieuwe regelgeving Tevredenheid medewerkers Het nagaan van de tevredenheid onder medewerkers staat om de 5 jaar op het programma. In het najaar van 2013 wordt een herafname van de VEVAVK vragenlijst gepland in samenwerking met Vocaconsult uit Heverlee Uitvoering kwaliteitsdecreet De concrete uitvoering van het nieuwe kwaliteitsdecreet voor de voorzieningen binnen Jongerenwelzijn zal medio 2013 afgewerkt zijn. Najaar 2013 zullen we in kaart brengen wat dit betekent voor onze organisatie en in kaart brengen wat dient te gebeuren. 2. Accenten voor sigma Uit het project mediatrain de nodige conclusies weerhouden m.b.t. het veiligheidsplan Uitwerking en evaluatie van procedures o Evaluatie procedures organisatie van de hulp en dienstverlening o Procedure uitwerken voor de evaluatie van de hulp en dienstverlening: Meten van tevredenheid bij gebruikers Meten van tevredenheid bij verwijzende instantie o Onthaalbrochure ontwerpen voor ouders, kinderen en jongeren o Uitwerking werkwijze archivering dossiers

14 Beleidslijn concretiseren rond aanbod en opvolging van stages V.T.O.beleid: opleidingsplan medewerkers Mediatheek verder uitbouwen Registratie GROBjournaal: