Don t do. the dso! Thema creditmanagement

Transcriptie

1 Don t do the dso! De bijdrage van creditmanagers aan de managementrapportage wordt in Nederland vanouds overheerst door drie performance indicatoren: de dso, de aging list en de omvang van de afschrijving op dubieuze debiteuren. Een enkele keer wordt hier een vierde kengetal aan toegevoegd: de resultaten van de acties per aanmaanfase. Zoekt u andere indicatoren, dan vindt u hier een tweetal alternatieven die niet alleen als eyecatcher in de rapportage kunnen worden opgenomen, maar die bovendien relatief eenvoudig én op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier inzicht geven in de performance van het creditmanagement: de s w d s o en de winstverdampingmatrix. Daarnaast wordt duidelijk waarom enkele bekende varianten van de dso tot verkeerde conclusies kunnen leiden. 20 april 2011 tijdschrift Controlling

2 Tekst:Jean Gieskens Drs. Jean Gieskens AC CCM QT is hoofddocent aan de VVCM opleidingen en docent aan diverse hogescholen en universiteiten in Nederland en Vlaanderen Creditmanagement: performance indicatoren (1) De days sales outstanding (ds o) kent evenveel alternatieve berekeningswijzen als er creditmanagers zijn. De meest gehanteerde variant is de average accounts receivable (a a r) die in Nederland bekend staat onder de naam gemiddelde krediettermijn debiteuren en soms ook wel wordt aangeduid als de gemiddelde omlooptijd debiteuren. In beide Nederlandse benamingen van de ratio komt het tijdsaspect expliciet naar voren in de woorden termijn en omlooptijd. Deze ratio wordt dan ook uitgedrukt in een tijdsfactor. De meest aangewezen tijdsfactor luidt in dagen (eventueel maanden). Uit de formule blijkt dit uit de vermenigvuldigingsfactor 365. Average accounts receivable (a ar) = gemiddelde krediettermijn debiteuren = (gemiddelde debiteuren/omzet) x 365 Bij de beoordeling van de cijfers uit jaarrekeningen wordt in de ratioanalyse de ds o doorgaans berekend conform de a a r-formule. Ondanks dat de formule van deze ratio (verhoudingsgetal) eenvoudig oogt, schuilt er een rekenkundige adder in het gras. Stroomgrootheden versus voorraadgrootheden De berekening van de a a r en alle andere varianten van de dso vindt plaats aan de hand van een combinatie van voorraad- en stroomgrootheden. De post debiteuren uit de balans is een voorraadgrootheid (momentopname) en staat in de teller van de breuk. De post omzet uit de resultatenrekening is een stroomgrootheid (tijdspanne) en staat in de noemer van de breuk. Ondanks dat beide grootheden worden uitgedrukt in euro s bestaat de breuk uit grootheden van ongelijke aard. De pragmatische oplossing voor dit euvel is de berekening van een gemiddelde debiteurenstand in de teller van de a a r. Indien de ratio wordt berekend op basis van cijfers uit de jaarrekening dan bestaat Thema creditmanagement Het eerste artikel over dit thema gaat in op de varianten van wanbetaling (pag. 14). In dit tweede artikel komen alternatieve performance indicatoren aan de orde: de swdso en de winstverdampingmatrix. Daarnaast toont het artikel aan waarom enkele bekende varianten van de dso tot verkeerde conclusies kunnen leiden. In een volgende aflevering zal de tijdsmurf-indicator als derde alternatief worden gepresenteerd. De momentopname per ultimo hoeft niet representatief te zijn de gemiddelde debiteurenstand uit het rekenkundig gemiddelde van de stand per primo en ultimo. Ondanks deze pragmatische benadering blijft het bezwaar van de momentopname onverminderd van kracht. Elke organisatie kent een bedrijfsspecifieke business cyclus met periodieke fluctuaties in de omzet gedurende het kalenderjaar. De momentopname per ultimo hoeft beslist niet representatief te zijn voor de standen van deze cyclus gedurende het jaar. Ten behoeve van de interne management rapportage, waar meer informatie in wordt opgenomen dan in de externe jaarrekening, zou dan ook een (voortschrijdend) maandgemiddelde van de debiteurenstand kunnen worden genomen. Het is op dit punt waar vele varianten op de berekening van de dso zijn ontstaan, maar geen enkele tot op heden het aangetoonde bezwaar heeft overwonnen. De drie bekendste varianten op de dso die doorgaans in de management rapportage worden opgenomen zijn de dso-90, de c bdso en de s w d s o. Dso-90, cbdso en swdso Om de berekening van de hier genoemde varianten op de ds o te kunnen maken wordt eerst de aging list (ouderdomsoverzicht) van de openstaande debiteurensaldi opgesteld. Bij de opstelling van deze aging list dienen een aantal fundamentele keuzes te worden gemaakt. Hierna volgen de bekendste opties. Tijdsaspect en intervallen»» Real year: de aging list is gebaseerd op het werkelijk aantal dagen in het betreffende jaar en daarmee op het werkelijk aantal dagen per maand. Deze variant is bewerkelijk omwille van de onregelmatige tijdsintervallen. Dit euvel wordt in de meeste erp- en creditmanagementsoftwarepakketten echter opgelost voor de gebruiker.»» Homogene tijdsintervallen: de aging list is gebaseerd op maanden van 30 dagen en daarmee jaren van 360 dagen. Deze variant stamt uit de periode dat pc s nog niet op elk bureau stonden en er omwille van de eenvoud nog werd gerekend met enkelvoudige intrest. Ook de debiteurenbeheerder die spreadsheets gebruikt in plaats van creditmanagementsoftware zal vaak voor deze tijdsintervallen kiezen.»» Functionele tijdsintervallen: de aging list is gebaseerd op de aanmaningsfasen binnen de organisatie en verloopt dus niet gelijk met het kalenderjaar. tijdschrift Controlling april

3 Brackets: 1 mnd = 30 dagen: (1 jaar = 360 dagen) Geprognosticeerde gemiddelde debiteurbetalingen en standen Bracket 1 Bracket 2 [current] [bucket 1] 0 < < 61 Figuur 1. Aging list met geprognosticeerd gemiddeld betalingsgedrag en eindstanden naar brackets Bracket 3 [bucket 2] 61 < 91 Bracket 4 [bucket 3] 91 < 121 % betaling per maand : 50% 25% 15% 10% % betaling cumulatief : 50% 75% 90% 100% % openstaand : 50% 25% 10% 0% Maand Omzet Aging list: AR brackets () Bracket 1 Bracket 2 [current] [bucket 1] 0 < < 61 Figuur 2. Aging list met geprognosticeerde debiteurensaldi per maandeinde (brackets) Bracket 3 [bucket 2] 61 < 91 Deb. Sº Jan Feb Mrt Apr Mei Jun , ,5 Jul Aug , ,5 Sep Performance indicators creditmanagement: DSO, CBDSO en SWDSO Maand Omzet Deb. Sº DSO-90 CBDSO SWDSO SWDSO index Jan Feb Mrt % Apr % Mei % Jun , % Jul % Aug , % Sep % Figuur 3. Performance indicatoren creditmanagement Ontvangstmoment betalingen De debiteurensaldi die in de aging list zijn opgenomen vertegenwoordigen de saldi per ultimo periode. Voor het moment waarop de betalingen van de debiteuren worden ontvangen dient echter nog een keuze te worden gemaakt. Voor de berekening van bijna alle varianten van de dso wordt uitgegaan van gelijkmatig gespreide ontvangsten over de dagen per maand. Deze zienswijze is natuurlijk weinig realistisch; er is veeleer een trend naar zo laat mogelijk betalen (zie ook artikel over wanbetaling op pagina 14). De werking van de hier genoemde varianten op de ds o wordt geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld (zie figuren). Bij het opstellen van de aging list is in het voorbeeld gekozen voor de meest voorkomende modus operandi: homogene tijdsintervallen met gespreide ontvangsten uit hoofde van debiteurenbetalingen. In figuur 1 wordt de aging list weergegeven met daarin het gemiddeld betalingsgedrag door debiteuren, uitgedrukt als een percentage van de oorspronkelijke maandomzet (regel 1). Deze gemiddelde percentages zijn tot stand gekomen op basis van ervaringen uit het verleden. Het is uiteraard de bedoeling dat de door de creditmanager ondernomen repressieve acties (aanmanen) maar zeker ook de preventieve acties (creditrating) in de nabije toekomst resulteren in een mitigerend effect op deze percentages. In de tweede regel van de tabel wordt per maandeinde de cumulatieve stand van de ontvangen debiteurenbetalingen uitgedrukt als percentage van de oorspronkelijke maandomzet. De derde regel ten slotte geeft de achterstand (overdue) per maandeinde als percentage van de oorspronkelijke maandomzet. Voorts wordt de aging list opgesteld met de gerealiseerde omzetcijfers op maandbasis (eerste kolom figuur 2). Op basis van de gemiddelde percentages uit figuur 1 worden de verwachte debiteurensaldi per maandeinde geprognosticeerd voor de onderscheiden brackets (figuur 2). De laatste kolom geeft de debiteurenstand per maandeinde weer. Op basis van de cijfers uit figuur 2 kunnen de diverse varianten van de ds o worden berekend. In figuur 3 zijn dit de ds o-90, de c bds o en de s w d s o. 22 april 2011 tijdschrift Controlling

4 Berekening dso -90 De ds o wordt in het voorbeeld berekend als rekenkundig gemiddelde over een periode van 90 dagen (kwartaal; postfix 90). De reden voor de gemiddelde debiteurenberekening over drie maanden wordt gevormd door het betalingsgedrag van de debiteuren; aan het einde van de 4e bracket staat er immers géén debiteurensaldo meer open van de omzet van vier maanden geleden. dso -90 = debiteurensaldo t 3 /((omzet t 3 + omzet t 2 + omzet t 1 )/3) x 30 dagen Uit figuur 3 blijkt dat de ds o die conform de ds o-90 wordt berekend sterk schommelt met de omzet. Een hogere maandomzet doet de uitkomst van de ds o stijgen (oranje cel in derde kolom). Dit zou kunnen leiden tot een slechte beoordeling van de performance van de creditmanager terwijl de afdeling sales beslist niet rouwig zal zijn met deze omzetstijging. Een lagere maandomzet daarentegen doet de uitkomst van de ds o dalen (groene cel in derde kolom). De berekening van de ds o conform de hier geschetste wijze ontlokt aan menig creditmanager de uitspraak: De beste manier om de ds o te laten dalen is te stoppen met verkopen! Berekening bcdso Een variant op de ds o-calculatie die enigszins rekening zou houden met schommelingen in de hoogte van de omzet zou de Backcount ds o (b c ds o) zijn. In de basis ziet de formule van de b c ds o er als volgt uit: bc dso = 30 dagen + ((debiteurensaldo t 3 - omzet t 3 )/omzet t 2 ) x 30 dagen Uit de uitkomsten in kolom 4 van figuur 3 blijkt echter dat er in het geheel geen demping van de schommelingen in de uitkomsten optreedt. In tegendeel; de schommelingen van de b c ds o-uitkomsten in het hier getoonde rekenvoorbeeld worden zelfs groter (zie oranje en groene cel in kolom 4). De toepassing van deze methode leidt enkel tot lagere schommelingen bij latere betalingen, maar leidt juist tot grotere schommelingen bij tijdige betalingen. Tijdige betalingen door debiteuren worden zodoende gediscrimineerd ten gunste van late betalingen! Daarenboven is de formule niet solide; een negatieve uitkomst is mogelijk bij een incidenteel hoge omzet. Dit effect kan bovendien nog eens worden versterkt wanneer niet met homogene tijdsintervallen van 30 dagen maar met het werkelijke aantal dagen per maand wordt gerekend. Omwille van deze tekortkomingen zijn er vele additionele rekenregels aan de b c ds o toegevoegd. Dit laat echter onverlet dat de hier geschetste kritiekpunten onverminderd van kracht blijven. Het is een illusie te kunnen sturen op een gemiddelde of op gecomprimeerde getallen Berekening s w d s o De volgende variant op de d s o is de s w d s o: de sales weighted d s o. In tegenstelling tot de voorgaande varianten van de d s o is er slechts één manier om de s w d s o te berekenen. Dit maakt de s w d s o geschikt als benchmark en daarmee de vergelijkbaarheid tussen verschillende bedrijven onderling mogelijk. Voor de berekening van de s w d s o wordt een andere calculatie doorlopen dan hiervoor gebeurde bij de d s o en de b c d s o. Uit figuur 1 dienen de openstaande debiteurensaldi per maandeinde te worden opgeteld (percentages uit onderste regel). In casu leidt dit tot de volgende calculatie: 50% + 25% + 10% + 0% = 85%. De som van de percentages wordt de s w d s o -index genoemd. De s w d s o -index kan voorts worden omgerekend naar een aantal dagen waarbij 30 dagen gelijk is aan 100 procent. In casu leidt dit tot: 85% x 30 dagen = 26 dagen (afgerond) ofwel 0,85 maand. Deze maatstaf wordt niet beïnvloed door schommelingen in de hoogte van de maandomzetten (zie figuur 3). Omwille van het onderzoek naar de impact van schommelende maandomzetten op de hoogte van de d s o is in dit voorbeeld het geprognosticeerde betalingsgedrag constant gehouden op het vooraf berekende gemiddelde. Het is uiteraard de taak van de creditmanager om de werkelijke s w d s o te laten zakken door de ontvangsten van debiteurenbetalingen in de tijd naar voren te halen. De s w d s o heeft onder credit managers het predicaat zuivere maatstaf gekregen omdat deze performance indicator niet wordt beïnvloed door fluctuaties in de maandomzet. Toch is enige terughoudendheid geboden bij het gebruik van deze maatstaf. Ten onrechte wordt uitgegaan van de voorveronderstelling dat ontvangsten van debiteurenbetalingen vloeiend over de maand zullen binnenstromen. De praktijk leert echter dat met name in het eerste bracket (current bracket) debiteuren op het laatste moment betalen. Deze regel wordt bovendien nog eens herhaald vlak voor of na de hierop volgende tijdstippen van aanmaning. De impact van de voorveronderstelling van gemiddelde ontvangsten leidt in het voorbeeld tot een geflatteerde uitkomst (s w d s o = 26). De uitkomst zou per abuis kunnen worden geïnterpreteerd als: gemiddeld wordt er na 26 dagen betaald. Bezwaren tegen de dso, cbdso en s w d s o als performance indicator De vertaling van het woord performance indicator kan enigszins misleidend zijn. De beste vertaling naar het Nederlands is letterlijk: prestatie indicator. Een prestatie indicator is een meetvariabele waaraan een norm is gekoppeld. Naast de letterlijke vertaling komen echter ook interpretaties voor in termen van: meetvariabele, kenge- tijdschrift Controlling april

5 - Intrest % - - Netto winstmarge - 10% 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 6% % % % % % % % % % % Figuur 4. Winstverdampingmatrix: aantal dagen waarin de nettowinst verdampt tal of stuurvariabele. De eerste twee begrippen zijn weliswaar niet helemaal correct maar wel redelijk neutraal qua betekenis. Daarentegen suggereert de term stuurvariabele dat er op basis van de gemeten waarde kan worden gestuurd. In géén van de in dit artikel behandelde performance indicatoren is dit het geval. Het is een illusie van creditmanagers om te kunnen sturen op een gemiddelde (dso, cbdso en swdso) of op gecomprimeerde getallen (aging list). Het blijft dus bij meten. Daarbij geniet een adequaat opgestelde aging list de voorkeur. Omwille van vergelijking van de performance binnen de branche kan de s w d s o worden gebruikt. Er is echter maar één indicator die een uniforme vergelijking tussen de performance van bedrijven toestaat: de wanbetalingfactor. Dit is immers de enige indicator die berekend wordt op basis van netto contante waarden van cashflows uit hoofde van debiteurenontvangsten. De berekening van deze indicator staat in Tijdschrift Controlling 2010, aflevering 4. Een Download de calculatiemodellen De figuren van de calculatiemodellen die in dit artikel worden getoond zijn als spreadsheets te downloaden van de site: eenvoudige, doch effectieve manier om de impact van de rentestand op de openstaande vorderingen aan te kunnen tonen is de winstverdampingmatrix. Winstverdamping De winstverdampingmatrix geeft bij benadering het aantal dagen aan waarin de nettowinstmarge verdampt bij een gegeven rentestand. De winstverdampingmatrix is gebaseerd op de days to break-even ratio: Days to break-even = (nettowinst/omzet)/rentepercentage x 360 De matrix is een benadering van de realiteit omdat deze is gebaseerd op enkelvoudige interest. Toch kan de opname van de matrix in de creditmanagement rapportage als eye-opener van dienst zijn. Meer lezen De wanbetalingsfactor: een krachtige prestatie indicator, drs. J.H. Gieskens, Tijdschrift Controlling 2010, afl. 4, Kluwer. Wanbetalingtypologie, drs. J.H. Gieskens, Tijdschrift Controlling 2011, afl. 4, Kluwer. advertentie ad VVCM 180x63mm algemeen.indd :17 24 april 2011 tijdschrift Controlling