Excel 2016 start standaard met een overzichtsscherm. U kunt daarin klikken op eerder geopende documenten of een nieuw document aanmaken.

Transcriptie

1 Excel starten Excel 2016 start standaard met een overzichtsscherm. U kunt daarin klikken op eerder geopende documenten of een nieuw document aanmaken. Excel openen gaat in elke Windows-versie anders. In Windows 7 klikt u op de knop Starten > Alle programma's > Microsoft Office 2016 > Excel In Windows 8.1 klikt u linksonder op het Startscherm op de witte pijl. Het overzicht van alle apps opent, hier klikt u onder Microsoft Office 2016 op Excel In Windows 10 klikt u op Starten > Alle apps > Excel Excel opent en u ziet het overzichtsscherm van Excel. Links staan eerder geopende documenten. Een Excel-document wordt een werkmap genoemd. Wilt u met een nieuw document beginnen, klik dan op Lege werkmap. U ziet daarna een leeg werkblad onderverdeeld in zogenaamde cellen.

2 Een bestaand document openen U kunt in Excel gemakkelijk bestaande documenten openen. Nadat u Excel hebt gestart, kunt u aan de linkerkant van het overzichtsscherm een bestaand document openen. Klik op Andere Werkmappen openen. Hebt u al een document geopend, dan klikt u op Bestand. In beide gevallen gaat u nu op de volgende manier verder: Klik op Bladeren. Blader in de Verkenner naar het bestand dat u wilt openen en klik het aan. Klik tot slot op Openen.

3 Het Lint Via het zogeheten Lint vindt u de diverse opmaak- en rekenopties. Wie Excel start, ziet een leeg rekenblad met daarboven allerlei knoppen en menu's. De knoppen en menu's zijn gerangschikt in een zogenaamd Lint. In het Lint staan verschillende tabbladen, zoals 'Start' en 'Invoegen'. En in die tabbladen vindt u weer groepen, zoals 'Klembord' en 'Lettertype' op het tabblad Start. Het Lint kan zich aanpassen aan de taak die u op dat moment uitvoert. Standaard staat 'Start' geselecteerd. Met de knoppen op het Lint activeert u de opties die u voor het rekenen en de opmaak van de cellen en rekenbladen nodig hebt. Bij veel knoppen (bijvoorbeeld onder 'Plakken' op het tabblad 'Start') ziet u een klein pijltje staan. Klikt u hierop, dan komen er meer opties in dezelfde categorie tevoorschijn.

4 Werkbladen Elk Excel-document bevat ten minste één werkblad. U kunt zelf werkbladen toevoegen of verwijderen en ze een naam geven. Elk blad met cellen heet een werkblad. De Engelse term spreadsheet wordt ook wel gebruikt. Als u een nieuw document aanmaakt, een werkmap, dan krijgt u één leeg werkblad voor u om mee van start te gaan. Het werkblad heeft de standaardnaam 'Blad1'. Naam werkblad veranderen U kunt de naam van een werkblad veranderen. Dubbelklik op de naam van het werkblad. De naam wordt geselecteerd. Typ een naam. Druk op de Enter-toets. Het werkblad heeft nu een andere naam. Tip: Vindt u het lastig om te dubbelklikken op de naam, dan kunt u ook met uw rechtermuisknop klikken op de naam en vervolgens klikken op Naam wijzigen.

5 Werkblad toevoegen Een nieuw werkblad kan handig zijn wanneer u gegevens in hetzelfde document van elkaar wilt scheiden. Klik op het plusteken, rechts van het bestaande werkblad. Er verschijnt een nieuw werkblad. Standaard is de naam 'Blad2'. Excel telt gewoon door, dus het derde heet standaard 'Blad3', enzovoort. Wijzig de naam zoals hierboven omschreven. Werkblad verwijderen Een overbodig werkblad verwijdert u. Bedenk wel voordat u een werkblad verwijdert, dat u ook de gegevens verwijdert die op het werkblad staan. Klik met de rechtermuisknop op het werkblad dat u wilt verwijderen. Klik op Verwijderen.

6 Kolommen en rijen Een werkblad in Excel bestaat uit kolommen, aangegeven door letters, en rijen, aangegeven door cijfers. Op het punt waar een rij en kolom elkaar kruisen, vindt u een cel. Het vakje waar een kolom en een rij samenkomen, heet een cel. U kunt met de pijltjestoetsen navigeren door de cellen. Klik in de eerste cel linksboven. Dit is cel A1, hij bevindt zich namelijk in kolom A en rij 1. Met de pijltjestoetsen op uw toetsenbord kunt u nu telkens op een andere cel gaan staan, deze cel is dan geselecteerd. Met de pijltjestoets naar rechts gaat u bijvoorbeeld naar cel B1. Drukt u vervolgens op de pijl naar beneden, dan staat u in cel B2. Rijen en kolommen kunt u hoger of breder maken. Hiermee verandert u de grootte van de bijbehorende cellen. Selecteer een kolom door te klikken op de letter erboven, of selecteer een rij door te klikken op een getal aan de linkerkant. Zet de muisaanwijzer op de rechter zijrand (bij een kolom) of de onderrand (bij een rij). Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis om de hoogte of breedte aan te passen.

7 Laat de muisknop los als het formaat naar uw zin is. Later in de cursus, bij 'Opmaak en weergave', leert u hoe u de grootte van meerdere rijen en kolommen tegelijk kunt aanpassen zodat ze passen bij de inhoud van uw werkblad.

8 Opslaan Sla nieuwe Excel-documenten direct op en doe dit ook tussentijds, terwijl u eraan werkt. Als u een nieuw document hebt aangemaakt, dan is het belangrijk om dit direct op te slaan. Klik daarvoor in het menu op Bestand. Klik daarna op Opslaan als. Klik op Bladeren en blader naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Typ een naam voor het document en klik op Opslaan. Documenten waar u aan werkt kunt u tussentijds opslaan. Klik in het menu op Bestand. Klik daarna op Opslaan. Een andere en snellere optie voor tussentijds opslaan is via de sneltoets Ctrl+S.

9 Afsluiten Bent u klaar met een document, dan sluit u het af. Of sluit het programma Excel in zijn geheel. Als u klaar bent, kunt u het document sluiten. Klik in het menu op Bestand. Klik daarna op Sluiten. Het document wordt dan afgesloten. Wilt u het hele programma afsluiten, dan klikt u rechtsboven op het kruisje.

10 Inleiding Niet alle getallen zijn gelijk. Een geldbedrag is iets anders dan een percentage. Daarom is het belangrijk dat u dit goed leert instellen in Excel. Met Excel kunt u allerlei soorten gegevens bijhouden die voornamelijk bestaan uit getallen. Denk aan percentages, data, telefoonnummers, bedragen, etc. U kunt cellen waar die getallen in staan zo instellen dat ze goed worden genoteerd. Bijvoorbeeld als geldbedrag met een euroteken ervoor. Bovendien bepaalt u zelf hoe het getal wordt weergeven. Met twee of misschien wel meer decimalen achter de komma. In de onderdelen hierna bespreken we de belangrijkste opties. U vindt ze allemaal op het tabblad Start.

11 Percentages Geef aan dat een getal in een cel een percentage is. Excel wordt vaak gebruikt om percentages mee te berekenen. Een percentage geeft u als volgt weer: Klik op de cel waar het percentage in komt. Halverwege het Lint, ziet u 'Getal' staan. Dit noemen we de groep 'Getal'. Klik in deze groep op het pijltje naast 'Standaard'. In het uitklapmenu dat verschijnt, klikt u op Percentage. Typ een getal in de cel, bijvoorbeeld '37'. Druk op Enter. U ziet nu dat het getal in de cel weergegeven wordt als 37%. Het kan zijn dat u meerdere cijfers achter de komma ziet staan, bijvoorbeeld 37,00%. Volg de onderstaande stappen om de cijfers achter te komma te verwijderen. Klik op de cel met het percentage.

12 Klik op het lint in de groep 'Getal' op het pictogram met de drie nullen en het pijltje naar rechts. Deze knop heet 'Minder decimalen'. Een decimaal verdwijnt. Klik nogmaals op de knop om het laatste decimaal ook te verwijderen.

13 Datums Leer hoe u met datums omgaat in Excel. Getallen kunnen ook een datum voorstellen. U gebruikt ze bijvoorbeeld als u de meterstanden bijhoudt en graag de datums van de opnames wilt gebruiken. Of als u een huishoudboekje bijhoudt en de datums van uitgaven wilt noteren. Typt u een datum, dan herkent Excel dit. Typ de datum dan wel als 'dag-maand-jaar', dus bijvoorbeeld ' ' (zonder de aanhalingstekens). U kunt de wijze waarop u de datum ziet in de cel, aanpassen. Selecteer de cel met de datum. Klik halverwege het Lint, in de groep 'Getal', op het pijltje naast 'Datum'. Klik nu op Korte datumnotatie of Lange datumnotatie. Wilt u meer opties? Klik in het uitklapmenu op Meer getalnotaties en kies uit het overzicht de notatie die u wenst. Als u later wilt rekenen met datums, dan is de weergave niet belangrijk. Het maakt dus niet uit of er ' ' of '11 november 2014' staat. Zolang Excel maar weet dat het een datum is,

14 kan het programma er prima mee rekenen. Bijvoorbeeld het aantal dagen tussen twee datums bepalen.

15 Geldbedragen Een getal in een cel kan ook een bedrag zijn. Dit bedrag kunt u met de juiste valuta weergeven. Op de volgende manier kunt u aangeven dat een getal een bedrag is: Typ een getal in een cel, bijvoorbeeld '10,75'. Druk op Enter. Selecteer de cel door erop te klikken. Halverwege het Lint, in de groep 'Getal', ziet u het pictogram 'Financiële getalnotatie':. Klik op het pictogram en het getal in de cel is nu weergegeven als eurobedrag. Wilt u andere valuta, bijvoorbeeld Britse Pond? Klik op het pijltje naast 'Financiële getalnotatie' en u ziet meer opties. Klik bijvoorbeeld op Britse Pond. Standaard zet Excel twee decimalen achter een bedrag. U kunt dit naar wens aanpassen. Dit behandelen wij bij 'Decimalen', het volgende onderdeel in de cursus.

16 Decimalen Stel in hoeveel cijfers achter de komma u ziet. De cijfers die u achter de komma ziet, heten decimalen. U kunt zelf bepalen hoeveel decimalen er zichtbaar zijn. In het Lint ziet u in de groep 'Getal' de pictogrammen 'Meer decimalen' en 'Minder decimalen'. Als u daarop klikt, wordt het aantal cijfers achter de komma in de geselecteerde cel meer of minder. Overigens is de weergave niet van invloed op de nauwkeurigheid van de berekening. Een voorbeeld: In een cel staat het getal 0,158. Vervolgens stelt u in dat er slechts één decimaal, dus één cijfer achter de komma, moet worden weergegeven. In de cel ziet u dan '0,2' staan. Gaat u een berekening uitvoeren met het getal in de cel, dan wordt er gerekend met het getal '0,158'. Bij 'Rekenen', verderop in de cursus, leert u berekeningen uitvoeren met de getallen in cellen.

17 Grote getallen Maak duizendtallen beter leesbaar met een punt na elk duizendtal. Om grote getallen beter leesbaar te maken, staat er vaak een punt na elk duizendtal. Bijvoorbeeld ' mensen, op dat hele kleine stukje aarde.' In Excel kunt u grote getallen ook op die manier weergeven. Typ een groot getal in een cel, bijvoorbeeld ' '. Druk op Enter. Selecteer de cel door erop te klikken. In de groep 'Getal' staat het pictogram 'Duizendtalnotatie':. Klik daarop en Excel voegt een punt in na elk duizendtal. Hebt u eerder aangegeven dat het getal in een cel een geldbedrag is, dan wordt de duizendtalnotatie automatisch toegepast.

18 Optellen Laat Excel getallen bij elkaar optellen. U kunt Excel getallen bij elkaar laten optellen. Daarvoor gebruikt u het plusteken '+'. Voer bijvoorbeeld in een cel het volgende in: '=1+1' en druk op de Enter-toets. In de cel staat nu de uitkomst, te weten '2'. Zoals u ziet moet u ook het teken '=' typen. Met '=' start u elke berekening. Gebruikt u dit niet, dan zal er gewoon '1+1' in de cel staan. Natuurlijk hebt u Excel niet nodig om dit rekensommetje te maken. Interessanter wordt het wanneer u Excel automatisch laat rekenen met de inhoud van cellen. Typ in cel A1 het getal 1 en druk op Enter. Typ in cel B1 het getal 1 en druk op Enter. Typ nu in cel C1 '=A1+B1' (zonder de aanhalingstekens) en druk op Enter. U laat nu Excel de getallen in beide cellen bij elkaar optellen. Heel handig: verandert u nu het getal in cel A1 of B1, dan verandert de uitkomst in C1 automatisch. Op deze manier kunt u Excel dus laten rekenen.

19 Aftrekken Laat Excel getallen van elkaar aftrekken. U kunt Excel getallen van elkaar laten aftrekken. Daarvoor gebruikt u het minteken '-'. Voer bijvoorbeeld in een cel het volgende in: '=2-1' en druk op de Enter-toets. In de cel staat nu de uitkomst, te weten '1' Wat twee min een is, weet u natuurlijk wel, maar u kunt ook hier Excel weer laten rekenen met de getallen in meerdere cellen. Typ in cel A1 het getal 2 en druk op Enter. Typ in cel B1 het getal 1 en druk op Enter. Typ nu in cel C1 '=A1-B1' (zonder de aanhalingstekens) en druk op Enter. U laat nu Excel de getallen in beide cellen van elkaar aftrekken en als u het getal in cel A1 of cel B1 aanpast, verandert de uitkomst in cel C1 automatisch.

20 Vermenigvuldigen Laat Excel getallen met elkaar vermenigvuldigen. In de onderdelen hiervoor hebt u al gezien hoe u de inhoud van cellen bij elkaar kunt optellen of aftrekken. Vermenigvuldigen is uiteraard ook mogelijk. Hiervoor gebruikt u het sterretje '*'. Voer bijvoorbeeld in een cel het volgende in: '=2*5' en druk op de Enter-toets. In de cel staat nu de uitkomst, te weten '10'. Wilt u nu de inhoud van twee cellen met elkaar vermenigvuldigen, dan doet u dat als volgt: Typ in cel A1 het getal 2 en druk op Enter. Typ in cel B1 het getal 5 en druk op Enter. Typ nu in cel C1 '=A1*B1' (zonder de aanhalingstekens) en druk op Enter. Als u in cel A1 of B1 een ander getal invoert verandert de uitkomst in C1 automatisch.

21 Delen Laat Excel getallen op elkaar delen. U kunt Excel getallen op elkaar delen. Daarvoor gebruikt u de schuine streep '/'. Voer bijvoorbeeld in een cel het volgende in: '=10/2' en druk op de Enter-toets. In de cel staat nu de uitkomst, te weten '5'. Laat Excel zelf de inhoud van twee cellen als volgt door elkaar delen: Typ in cel A1 het getal 10 en druk op Enter. Typ in cel B1 het getal 2 en druk op Enter. Typ nu in cel C1 '=A1/B1' (zonder de aanhalingstekens) en druk op Enter. Net als bij de voorgaande rekensommetjes zal de uitkomst in cel C1 automatisch veranderen als het getal in cel A1 of B1 wordt aangepast.

22 Bewerkingsvolgorde Zorg ervoor dat u een berekeningen in de juiste volgorde laat uitvoeren, zodat de uitkomst ook klopt. Kent u het nog, 'meneer Van Dalen wacht op antwoord?' Dit is het oude ezelsbruggetje om te onthouden in welke volgorde berekeningen werden uitgevoerd. Wel, we hebben slecht nieuws en goed nieuws. Het slechte nieuws is dat dit ezelsbruggetje niet meer klopt. Het goede nieuws is dat de volgorde waarin een berekening plaatsvindt niet echt ingewikkeld is. De bewerkingsvolgorde is als volgt: eerst machtsverheffen en worteltrekken, daarna vermenigvuldigen en delen en daarna optellen en aftrekken. En als u zeker wilt zijn van uw zaak gebruikt u haakjes in de formule. Alles tussen de haakjes wordt eerst berekend in Excel. Bijvoorbeeld: (5*2)+(20/4) wordt (10)+(5)=15. Genoteerd in een cel kan die berekening er als volgt uitzien: =(B1*B2)+(C10/D10).

23 Functies: wat zijn dat? U hoeft niet alle berekeningen zelf te typen. Excel helpt u een handje met zogenaamde functies. Al dat rekenen is natuurlijk wat Excel zo handig maakt. Maar als u alle berekeningen zelf in moet voeren levert het nog steeds aardig wat werk op. Gelukkig heeft Excel verschillende mogelijkheden om standaardzaken uit te rekenen. U doet dit met behulp van functies. Dat zijn standaardberekeningen die u laat uitvoeren over een bereik. Bereik houdt in: de cellen die u zelf selecteert. Er zijn verschillende functies, bijvoorbeeld de functie SOM om iets op te tellen. Voor elke functie gaat u op dezelfde manier te werk. Hieronder ziet u hoe dat globaal gaat, in de onderdelen hierna bespreken we drie specifieke functies. Selecteer een cel door erop te klikken. Dit wordt de cel waarin de uitkomst wordt weergegeven. Klik nu op Functie invoegen. U vindt deze knop tussen het Lint en het werkblad. Het dialoogvenster 'Functie invoegen' opent. Hierin kunt u tal van functies kiezen. Selecteer er een en klik op OK. Afhankelijk van de gekozen functie geeft u nog wat zaken op, zoals een celbereik. Daarna klikt u op OK. De uitkomst wordt nu getoond.

24 In de volgende onderdelen gaan we met de functies SOM, GEMIDDELDE en ALS aan de slag. Het wordt dan wat concreter.

25 De functie SOM Laat Excel getallen bij elkaar optellen met de functie SOM. De functie SOM telt de getallen in uw selectie bij elkaar op. Om dit te oefenen hebben we een oefenwerkmap voor u. U zet deze op uw computer door op de link te klikken. Op het tabblad 'Kantine' van het oefenbestand ziet u de prijs van frisdrank en bier in een kantine. Onder 'Aantal' is ingevuld hoeveel er verkocht is. U hebt geleerd hoe u moet vermenigvuldigen: als u daarmee wilt oefenen maakt u de cellen D4 en D5 leeg en plaatst u daarin uw eigen berekening. Nu concentreren we ons op het totaalbedrag. U berekent dit door de getallen die in kolom D staan bij elkaar op te tellen. Het zijn er in ons voorbeeld twee: dat kunt u ook wel uit het hoofd. Maar stelt u zich voor dat u zesentwintig totalen ziet. Dan is het prettig dat u Excel het rekenwerk kunt laten doen. U laat Excel alle getallen als volgt bij elkaar optellen: Klik op cel D6. Klik nu op Functie invoegen Klik in het venster op SOM. Klik daarna op OK. In het volgende venster kunt u aangeven welke cellen bij elkaar opgeteld moeten worden. U ziet dat Excel automatisch voor het bereik D4:D5 kiest omdat Excel doorheeft dat daar getallen in staan. Het is in dit geval niet nodig, maar wilt u een ander bereik, klik dan rechts van D4:D5 op. U kunt nu zelf een selectie maken. Klik daarvoor in de eerste, gewenste cel en sleep (met de muis ingedrukt) over de rest van de cellen. Als alle gewenste cellen zijn geselecteerd laat u de muisknop los. Klik op OK.

26 U ziet in cel D6 nu het bedrag staan en in de formulebalk de bijbehorende formule.

27 De functie GEMIDDELDE Laat Excel het gemiddelde van een reeks getallen bepalen met de functie GEMIDDELDE. Met de functie GEMIDDELDE laat u Excel het gemiddelde van een selectie berekenen. Om dit te oefenen gaat u verder in de oefenwerkmap die u ook in het vorige onderdeel hebt gebruikt. Klik eventueel eerst op het tabblad Kantine, onder in Excel. Klik op cel B7 en klik op de knop Functie invoegen Klik in het venster op GEMIDDELDE. Klik daarna op OK. In het volgende venster kunt u aangeven over welke cellen u het gemiddelde wilt berekenen. U ziet dat Excel automatisch voor het bereik B4:B6 kiest omdat Excel doorheeft dat daar getallen in staan. Het is in dit geval niet nodig, maar wilt u een ander bereik, klik dan rechts van B4:B6 op. U kunt nu zelf een selectie maken. Klik daarvoor in de eerste, gewenste cel en sleep (met de muis ingedrukt) over de rest van de cellen. Als alle gewenste cellen zijn geselecteerd laat u de muisknop los. Klik op OK. In cel B7 ziet u nu het gemiddelde.

28 De functie ALS Met de functie ALS kunt u een bepaalde voorwaarde controleren. De ALS-functie controleert of er aan een voorwaarde is voldaan. Bijvoorbeeld of er winst of verlies is gemaakt. Als aan de voorwaarde wordt voldaan, komt er een bepaald antwoord in de aangegeven cel. In dit geval zou dat 'winst' zijn. Wordt er niet voldaan aan de voorwaarde, dan komt er een ander antwoord. In dit geval 'verlies'. U kunt zelf de voorwaarde en de mogelijke antwoorden invullen. Om dit te oefenen gaat u weer verder in de oefenwerkmap. U gaat kijken of er winst of verlies wordt gemaakt in de kantine. Klik eventueel eerst op het tabblad Kantine, onder in Excel. Klik op cel D11. Klik op de knop Functie invoegen. Klik in het venster op ALS. Klik daarna op OK. In het volgende venster bepaalt u wat de functie moet doen. In dit voorbeeld willen we weten of de kantine winst of verlies maakt. Winst wil zeggen dat de inkomsten groter zijn dan de uitgaven. De totale inkomsten staan in cel D6; de totale uitgaven in cel D10. Als het bedrag in D6 groter is dan dat in D10 is er sprake van winst. Klik in het veld 'Logische test'. Klik daarna op cel D6. U ziet deze verschijnen in het veld 'Logische test'. Als u niet in het veld kunt klikken, klik dan bovenin het venster 'Functieargumenten' en verplaats het venster door de muis ingedrukt te houden en te verslepen. Toets het groter-dan-teken in (Shift + >). Klik nu op cel D10. Nu staat er in het veld 'Logische test' het volgende: D6>D10. Oftewel er wordt gekeken of het bedrag in D6 groter is dan in D10. Als dat waar is, hebben we winst, is het niet waar dan hebben we verlies. Klik in het veld 'Waarde-als-waar' en typ hier 'Winst' (zonder aanhalingstekens).

29 Klik in het veld 'Waarde-als-onwaar' en typ daar 'Verlies' (zonder aanhalingstekens). Klik op OK. In de D11 ziet u nu staan 'Winst'. U weet dat de kantine winst heeft gemaakt. Het mooie van deze functie is dat hij de controle altijd blijft uitvoeren. Wanneer de bedragen in D6 (de totale inkomsten) en D10 (de totale uitgaven) veranderen, ziet u in één oogopslag of er nog steeds winst wordt gedraaid, of dat de kantine op verlies staat. Hoeveel winst of verlies U wilt natuurlijk ook weten hoeveel winst of verlies er wordt gemaakt. Dit kunt u laten tonen in cel C11. Klik op cel C11. Typ de berekening '=D6-D10' (zonder aanhalingstekens). Druk op Enter.

30 Een grafiek maken Maak een grafiek van de gegevens in een tabel. Wanneer u titels in de eerste rij en de eerste kolom zet, met daarbij behorende gegevens in de cellen, dan hebt u een tabel. De gegevens in tabelvorm, kunt u ook weergeven in een grafiek. Dit kunt u oefenen in de oefenwerkmap. Hebt u deze nog niet op uw computer gezet, download het bestand dan door op de link te klikken. Klik in de oefenwerkmap op het tabblad Grafiek (onder in beeld). U ziet de maanden van het jaar en de gemiddelde temperaturen in die maanden. Selecteer de hele tabel. Dat doet u door de linkermuisknop ingedrukt te houden op cel A1 en dan de muisaanwijzer te slepen naar het einde van de tabel. Dat is cel M4 in het oefenbestand. Op cel M4 laat u de muisknop los. Klik in het Lint op het tabblad Invoegen. Klik in de groep 'Grafiek' op Aanbevolen grafieken. U ziet nu een selectie van grafieken waarvan het programma denkt dat ze geschikt zijn voor uw tabel. Klik links op een grafiek en u ziet rechts in het deelvenster een voorbeeld. Hebt u een geschikte grafiek geselecteerd, klik dan op OK. De grafiek staat nu op het werkblad. In het volgende onderdeel leert u hoe u de grafiek verplaatst naar een eigen werkblad.

31 Een grafiek verplaatsen Verplaats een grafiek naar een eigen werkblad. U hebt hiervoor gezien dat een grafiek standaard verschijnt op het werkblad waar ook de gegevens staan. U kunt de grafiek eenvoudig verplaatsen naar een eigen werkblad. Om dit te oefenen gaat u verder met de oefenwerkmap en de grafiek die u gemaakt hebt. Klik met de rechtermuisknop op een lege (witte) plek in de grafiek. In het menu dat verschijnt, klikt u op Grafiek verplaatsen.

32 Selecteer Nieuw blad. Standaard heeft het blad de naam 'Grafiek 1'. Pas deze naam aan als u dat wilt en klik daarna op OK. Uw grafiek staat nu op een apart werkblad.

33 Een grafiek aanpassen Een standaardgrafiek is naar wens aan te passen. Excel biedt tal van mogelijkheden om een standaardgrafiek aan te passen. Het maakt daarbij niet uit of uw grafiek op een eigen werkblad staat of in een werkblad met de gegevens erbij. We nemen weer de grafiek die u in in het vorige onderdeel hebt verplaatst als uitgangspunt. Selecteer de grafiek door erop te klikken. Rechts boven de grafiek verschijnen drie pictogrammen. Klik op het pictogram van de plus. U kunt hier de verschillende elementen van een grafiek tonen of juist onzichtbaar maken. Ook kunt u de positie aanpassen. Haal bijvoorbeeld het vinkje voor 'Legenda' weg door erop te klikken. De legenda verdwijnt. Zet er nu weer een vinkje voor door erop te klikken. De legenda verschijnt rechts. Verplaats de legenda door op het pijltje naast 'Legenda' te klikken (dit verschijnt als u er met de muis overheen gaat) en kies vervolgens een positie, klik bijvoorbeeld op Onder. Klik op het pictogram van het kwastje. Nu kunt u de stijl van de grafiek aanpassen. Klik boven in dit venster op Kleur om ook de kleur van de verschillende elementen te wijzigen.

34 Klik op het pictogram van het filter. Bij 'waarden' kunt u er voor kiezen bepaalde waarden (tijdelijk) uit te schakelen. Laat de vinkjes bijvoorbeeld alleen staan bij de maanden maart, juni, september en december. Klik daarvoor op de andere maanden zodat het vinkje ervoor verdwijnt en klik tot slot op Toepassen. U ziet nu een grafiek met de temperaturen tijdens de seizoenswisselingen, lente (maart), zomer (juni), herfst (september) en winter (december).

35 Rijhoogte en kolombreedte instellen Zoals u eerder hebt gezien bestaan rekenbladen uit verticale kolommen en horizontale rijen. Deze hebben een standaard hoogte en breedte. Beide zijn natuurlijk aan te passen. Kolombreedte instellen U kunt op verschillende manieren de kolombreedte aanpassen. Handmatig de breedte van één kolom aanpassen Zet de muisaanwijzer op de rand van een kolom. Wilt u bijvoorbeeld kolom B breder of smaller maken, zet de muisaanwijzer dan rechts van de letter B op de rand. De aanwijzer verandert in een kruis met twee pijltjes. Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis om de breedte aan te passen. Laat de muisknop los als het formaat naar uw zin is. Automatisch de breedte van één kolom aanpassen Zet de muisaanwijzer op de rand van een kolom. De aanwijzer verandert in een kruis met twee pijltjes. Dubbelklik nu met de muis. De breedte wordt nu zodanig aangepast dat de het langste woord of getal uit de kolom precies in de cel past. Verschillende kolommen tegelijk aanpassen Selecteer meerdere kolommen naast elkaar waarvan u de breedte wilt aanpassen. Klik daarvoor op de letter van de eerste kolom die u wilt aanpassen. Houd vervolgens de muisknop ingedrukt en beweeg de muis naar rechts tot de laatste kolom die u wilt aanpassen. U ziet dat de kolommen geselecteerd zijn. Laat de muisknop los. Nu hebt u twee opties: Alle kolommen dezelfde breedte: ga te werk zoals hierboven beschreven bij 'handmatig aanpassen'. Het lijkt trouwens alsof u de breedte van één kolom aanpast, maar zodra u de muisknop loslaat zijn alle kolommen even breed. Passende kolommen: ga te werk zoals hierboven beschreven bij 'automatisch aanpassen'. Elke kolom krijgt dan de breedte van het langste woord of getal in diezelfde kolom.

36 Rijhoogte instellen U kunt op verschillende manieren de rijhoogte aanpassen. Handmatig de hoogte van één rij aanpassen Zet de muisaanwijzer op de rand van een rij. Wilt u bijvoorbeeld rij 1 hoger of lager maken, zet de muisaanwijzer dan onder het cijfer 1 op de rand. De aanwijzer verandert in een kruis met twee pijltjes. Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis om de hoogte aan te passen. Laat de muisknop los als het formaat naar uw zin is. Verschillende rijen tegelijk aanpassen Selecteer meerdere rijen waarvan u de hoogte wilt aanpassen. Klik daarvoor op het cijfer van de eerste rij die u wilt aanpassen. Houd vervolgens de muisknop ingedrukt en beweeg de muis naar onder tot de laatste rij die u wilt aanpassen. U ziet dat de rijen geselecteerd zijn. Laat de muisknop los. Zet de muisaanwijzer op de rand van één van de geselecteerde rijen. De aanwijzer verandert in een kruis met twee pijltjes. Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis om de hoogte aan te passen. Het lijkt nu alsof u de breedte van één rij aanpast, maar laat de muisknop los en u ziet dat alle geselecteerde rijen even hoog zijn.

37 Kolommen en rijen toevoegen of verwijderen Zowel kolommen als rijen kunt u naar wens invoegen of verwijderen. Het kan gebeuren dat u een bestaand overzicht wilt aanpassen. U wilt bijvoorbeeld een rij of kolom ergens tussen plaatsen, of juist weghalen. Dat is in Excel geen probleem. En handig om te weten: uw bestaande berekeningen worden automatisch aangepast. Wij geven u een voorbeeld om bovenstaande uit te leggen. U telt bijvoorbeeld de getallen die in kolom A staan op bij kolom B. De uitkomsten staan in kolom C. Stel dat u tussen kolom A en B een nieuwe kolom invoegt, dan wordt de nieuwe kolom nu kolom B. De oude B-kolom wordt C etc. Excel zorgt er nu voor dat automatisch de getallen uit kolom A en kolom C bij elkaar worden opgeteld. De uitkomst komt dan in kolom D. Een kolom toevoegen Een kolom voegt Excel altijd links van een geselecteerde kolom toe. Dus als u een kolom wilt toevoegen tussen kolom A en kolom B, doet u het volgende: Klik met de rechtermuisknop op de letter boven de kolom. De 'B' in dit voorbeeld.

38 Klik in het uitklapmenu op Invoegen. Verschillende kolommen tegelijk toevoegen Stel u wilt vier kolommen toevoegen tussen kolom A en kolom B. Selecteer vier kolommen gerekend vanaf kolom B. Dus u selecteert kolom B, C, D en E. Dit doet u door met uw linkermuisknop te klikken op de B, en de linkermuisknop ingedrukt te houden terwijl u de muis verplaatst naar kolom E. Daar laat u de muisknop los. Klik met de rechtermuisknop op de selectie. Klik in het uitklapmenu op Invoegen. Een rij toevoegen Een rij voegt Excel altijd toe boven een bestaande rij. Dus als u een rij wilt toevoegen tussen rij 1 en rij 2, doet u het volgende:

39 Klik met de rechtermuisknop op de cijfer naast de rij. De '2' in dit voorbeeld. Klik in het uitklapmenu op Invoegen. Verschillende rijen tegelijk toevoegen Stel u wilt drie rijen toevoegen tussen rij 1 en rij 2. Selecteer drie rijen gerekend vanaf rij 2. Dus u selecteert rij 2,3 en 4. Klik met de rechtermuisknop op de selectie. Klik in het uitklapmenu op Invoegen. Verwijderen Een kolom, rij of meerdere kolommen of rijen verwijderen is erg eenvoudig. Let wel op dat u natuurlijk geen kolom of rij verwijdert waarop informatie staat die nodig is voor een berekening. Selecteer de kolom(men) of rij(en). Klik met de rechtermuisknop op de selectie. Klik in het uitklapmenu op Verwijderen. Ook is het mogelijk de selectie te verwijderen met een druk op de Delete-toets.

40 Rijen en kolommen vastzetten In de eerste rij of kolom zet u vaak titels. Zet deze vast zodat ze in beeld blijven als u door het werkblad scrollt. Wanneer u langere overzichten maakt in Excel lukt het niet meer om alle informatie tegelijk in beeld te hebben. U moet dan scrollen. Handige titels die verklaren wat er in een rij of kolom staat, kunnen dan weer uit beeld raken. Dat is de reden dat u in Excel rijen of kolommen vast kunt zetten. De eerste rij vastzetten Als u de eerste rij vastzet kunt u naar beneden scrollen zonder dat deze rij uit beeld verdwijnt. U doet dit als volgt: Klik op het tabblad Beeld. Klik in de groep 'Venster' op Blokkeren. Klik daarna op Bovenste rij blokkeren. De eerste kolom vastzetten Als u de eerste kolom vastzet, kunt u naar rechts scrollen zonder dat de kolom uit beeld verdwijnt. Dit doet u als volgt: Klik op het tabblad Beeld. Klik in de groep 'Venster' op Blokkeren. Klik daarna op Eerste kolom blokkeren. Zowel rij als kolom vastzetten Wat als u informatie in beeld wilt houden die zowel in een rij als in een kolom staat? Of meerdere onder of naast elkaar? We laten dit zien aan de hand van een voorbeeld. Stel u zou een kalender maken in Excel. Op de eerste rij plaatst u de jaartallen; 2015, 2016, 2017, enzovoorts. In de rij daaronder plaatst u per jaar de twaalf maanden. De eerste kolom reserveert u voor de dagen (1 tot en met 31). U hebt zo een heel basale kalender en natuurlijk wilt u de jaren, maanden en dagen steeds in beeld houden. In zo'n geval doet u het volgende: Klik met de muis op cel B3. Selecteer het tabblad Beeld. Klik in de groep 'Venster' op Blokkeren.

41 Klik daarna op Titels blokkeren. Wat deze optie doet is het volgende: alle kolommen links van de geselecteerde cel en alle rijen daarboven worden vastgezet. Precies wat u wilt! Alle blokkeringen opheffen Geeft het vastzetten niet het gewenste resultaat, verwijder dan de blokkering. Selecteer het tabblad Beeld. Klik onder 'Venster' op Blokkeren. Klik daarna op Titelblokkering opheffen.

42 Samenvoegen In Excel kunnen cellen worden samengevoegd. Dat geeft een mooiere vormgeving. Neem weer de kalender uit het vorige onderdeel als uitgangspunt. Op de eerste rij staan de jaartallen; 2015, 2016, 2017, enzovoorts. In de rij daaronder staan per jaar de twaalf maanden. In de eerste kolom staan van boven naar beneden de dagen (1 tot en met 31). U plaatst '2015' in cel B1 en ' 2016' in cel N1. In cel B2 zet u 'januari', in cel B3 'februari', enzovoorts. U eindigt dan met 'december' in cel M2. Wilt u dit geheel netjes opmaken, dan kunt u de cellen B1 tot en met M1 samenvoegen. Het jaartal 2015 staat dan in één grote cel. Verder kunt u de tekst in deze cel centreren: het jaartal 2015 staat dan precies in het midden boven de maanden. U doet dat als volgt: Selecteer de cellen die u wilt samenvoegen. Dit doet u door te klikken op cel B1 en de linkermuisknop vast te houden terwijl u de muis naar cel M1 sleept. Daarna laat u de muisknop los. Zorg dat het tabblad 'Start' is geselecteerd. Klik in de groep 'Uitlijning' op Samenvoegen en centreren.

43 Standaard opmaakopties Elke cel in Excel kunt u verder opmaken. U verandert bijvoorbeeld gemakkelijk het lettertype, of de kleur van cellen. Cellen kunt u naar wens opmaken. Voor alles geldt: als u eerst een selectie maakt die een aantal cellen bevat, dan wordt de opmaak op die hele selectie toegepast. U vindt de meest gangbare opmaakopties op het tabblad 'Start', in de groep 'Lettertype'. U ziet een standaardlettertype ('Calibri') en -grootte ('11') die u naar wens kunt aanpassen. U klikt daarvoor op het pijltje rechts ernaast. Er zijn knoppen voor Vet (B), Cursief (I) en onderstreept (U). U klikt erop om de inhoud van een of meerdere cellen aan te passen. Cellen een zichtbare rand geven doet u via het pijtlje rechts naast het vierkante blokje met stippellijnen. De achtergrondkleur wijzigt u via het pijltje rechts naast de verfpot. De letterkleur past u aan via het pijltje rechts naast de rood onderstreepte 'A'. Klik op het kleine pijltje ( ) naast 'Lettertype' en het venster 'Celeigenschappen' verschijnt. Hier vindt u nog veel meer opmaakopties. Het geselecteerde tabblad 'Lettertype' bevat de eerder genoemde tekstopmaakopties, behalve de rand. De opties daarvoor vindt u in het tabblad 'Rand'. Het tabblad 'Getal' bevat opties die besproken zijn bij 'Getalnotatie', eerder in de cursus. Het tabblad 'Uitlijning' bevat opties waarmee u tekst nauwkeurig kunt uitlijnen. Zowel horizontaal als verticaal. Het tabblad 'Rand' bevat opmaakopties voor de randen van cellen. Het tabblad 'Opvulling' laat opties zien waarmee u de achtergrond van een selectie kunt instellen. Het tabblad 'Bescherming' bevat een optie waarmee cellen vergrendeld kunnen worden, zodat de inhoud niet verwijderd kan worden.

44 Voorwaardelijke opmaak Voorwaardelijke opmaak bepaalt hoe een cel eruit komt te zien aan de hand van een bepaalde voorwaarde. Met 'Voorwaardelijke opmaak' kunt u cellen van een andere opmaak voorzien. De inhoud van de cellen moet dan aan een bepaalde voorwaarde voldoen. U kunt bijvoorbeeld alle negatieve getallen rood maken. Dit doet u als volgt: Klik op de cel waarop u voorwaardelijke opmaak wilt toepassen. Wilt u meerdere cellen selecteren, houdt dan de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u deze cellen aanklikt. Klik in het Lint op de knop Voorwaardelijke opmaak. U vindt deze knop op het tabblad Start, in de groep 'Stijlen'. Ga met de muisaanwijzer over Markeringsregels voor cellen. Klik op Kleiner dan. Vul in het linkervak '0' in. In het rechtervak bepaalt u de opmaak. Standaard staat hier 'Lichtrode opvulling met donkerrode tekst', maar u kunt natuurlijk een andere optie kiezen. Klik daarvoor op het pijltje, rechts in het vak, en een uitklapmenu opent. Klik op Aangepaste indeling als u de opmaak zelf wilt bepalen (klik bij 'Lettertype' onder 'Tekenstijl' bijvoorbeeld op Vet en klik in het uitklapmenu bij 'Kleur' op de kleur 'rood'. Nadat u de opmaak hebt vastgesteld klikt u op OK). Klik daarna nogmaals op OK. Hoe voorwaardelijke opmaak werkt wordt u snel duidelijk als u het onderstaande filmpje bekijkt. De video is opgenomen in Excel 2013, maar de stappen zijn in Excel 2016 gelijk.

45 Afdrukken Print een Excel-werkblad zoals u het wilt hebben. Het kan lastig zijn om uw mooi opgemaakte werkblad goed af te drukken. U ziet namelijk niet direct wat er op het printpapier past. Om te voorkomen dat er pagina's uit de printer rollen waar u niets aan hebt, kunt u drie dingen doen. Voordat we deze drie opties bespreken, is het handig om te weten hoe uw document eruitziet als u het zou printen zonder iets aan de instellingen te veranderen. Past het toevallig wel precies op het printpapier, dan hoeft u natuurlijk niets aan de instellingen te veranderen. U controleert dit als volgt: Zorg dat u het Excel-werkblad dat u wilt printen hebt geopend. Selecteer het tabblad Beeld en klik in de groep 'Werkmapweergaven' op Paginaeindevoorbeeld. Een blauwe stippellijn geeft aan welk deel van het werkblad op één A4 past. U ziet nu hoeveel pagina's u nodig hebt om de huidige tabel af te drukken. Past het deel dat u wilt afdrukken niet goed op het printpapier? Dan kunt u een van de volgende drie instellingen gebruiken om het wel passend te maken. Pagina-indeling van staand naar liggend Standaard staat uw pagina-indeling ingesteld op 'staand'. Hebt u een brede tabel, dan passen waarschijnlijk de laatste kolommen niet op het printpapier. Door de pagina-indeling aan te passen van staand naar liggend kan het zijn dat de tabel wel past. Dit doet u zo. Klik op het tabblad Pagina-indeling. Klik vervolgens in de groep 'Pagina-instelling' op Afdrukstand en kies daar voor Liggend. Kijk bij Pagina-eindevoorbeeld (zie boven) of het veranderen van de pagina-indeling het gewenste effect heeft gehad. Als dit het geval is, kunt u het werkblad nu afdrukken. De breedte en/of hoogte aanpassen U kunt ook de gehele tabel verkleinen, zodat deze wel op één pagina past. U past de hoogte en breedte als volgt aan. Klik op het tabblad Pagina-indeling. In de groep 'Aanpassen aan pagina' kunt u nu de breedte en/of de hoogte aanpassen. Klik op het pijltje achter 'Breedte' en klik vervolgens op 1 pagina. Klik nu op het pijltje achter 'Hoogte' en klik weer op 1 pagina.

46 Er is nu een gesloten blauwe rand om uw tabel geplaatst. Dit betekent dat uw tabel op 1 pagina wordt afgedrukt. In de groep 'Aanpassen aan pagina' kunt u achter 'Schaal' zien hoeveel de tabel is verkleind. Mocht de tekst na het printen niet meer goed leesbaar zijn, dan kunt u altijd achter 'Breedte' en/of 'Hoogte' aangeven dat de tabel over meerdere pagina's geprint kan worden. Gedeelte van de tabel afdrukken Het is ook mogelijk om slechts een gedeelte van de tabel af te drukken. Dit doet u door het afdrukbereik te bepalen: Selecteer het deel van het werkblad dat u wilt afdrukken. Klik onder 'Pagina-instelling' op Afdrukbereik. Klik vervolgens op Afdrukbereik bepalen. Om het gedeelte dat u hebt geselecteerd, ziet u nu een groene lijn staan. Alles binnen deze groene lijn wordt afgedrukt. Bovenstaande stappen worden duidelijk voorgedaan in onderstaande video. Deze video is opgenomen in Excel 2013, maar de stappen zijn in Excel 2016 gelijk.