Agenda adviesgroep Informatievoorziening 13 oktober 2017

Transcriptie

1 Agenda adviesgrep Infrmatievrziening 13 ktber 2017 Onderwerp: AVG en de impact ervan p gemeenten Transparantie en verantwrding zijn belangrijke uitgangspunten van de AVG. Gemeenten leggen verantwrding af ver het gebruik van persnsgegevens. Dr een privacybeleid en -reglement te publiceren maakt de gemeente duidelijk p welke manier zij met persnsgegevens mgaat en welke uitgangspunten daarbij aan de basis liggen. Del van de bijeenkmst: een advies van de Adviesgrep Infrmatievrziening aan KING ver de impact van AVG p gemeenten en GEMMA. Aanwezig: Brenda de Graaf, Casper Ficke, Eelc Htting, Iv van Zitteren, Ellen van der Steen, Patrick Castenmiller, Paul Stkkermans, Rb Heimering, Tm Franzel, The Peters, Grtmaker, Nachet Luchahi Afwezig: Marten Alberts Te gast: Anita van Nieuwenbrg 1. Opening The pent de vergadering. Martin is verhinderd. Nachet is iets verlaat. The heet Anita welkm vr het nderwerp AVG. Terugblik agendapunten adviezen/lsse eindjes vrige adviesgrepen Advies ver delarchitectuur is gereed. Dit wrdt aan het eind van de vergadering besprken. Clud strategie en infrastructuur: vrstel m het p te nemen in de uitwerking van GGI. Aandachtspunt: dan wel breder dan enkel het gezamenlijke deel uitwerken; MVO is ng steeds in beweging. Referentiearchitectuur is gereed en kan rndgestuurd wrden (actie ); Veel leden van deze grep zijn lid gewrden van de expertgrepen rndm GGI; Punten rndm standaardisatieaanpak zijn meegenmen in lpende beweging. Zie k de rndgestuurde visie p Applicatielandschap en standaarden uit de regiegrep van vrige maand; De Radmap is beschikbaar p de website. Het wrdt wellicht elders gepsitineerd, want de term DA2020 zal in 2018 gaan verdwijnen; Cllectivisering en de mgevingswet: er is een rapprt ver de kansen vr cllectivisering in de mgevingswet in de maak. Dit is ver circa een maand gereed m te delen (actie The). Rndm infrmatiebeveiliging is er al (vr)werk gedaan maar daar ligt ng wel werk. Actiepunt: cmmuniceer nu alvast wat er beschikbaar is en wat er ng gaat kmen, want het zit mmenteel erg verstpt. (Actie /The). 1

2 2. Presentatie AVG en de impact ervan p gemeenten Anita van Nieuwenbrg geeft een stappenplan vr de implementatie van de AVG (zie presentatie). Er zijn reeds ndersteuningsprducten ntwikkeld, waar gemeenten gebruik van kunnen maken. Dit ndersteuningsaanbd wrdt de kmende maanden ng uitgebreid met a: - Specifieke maatregelen vr Privacy&Security by Design/Default - Mapping van de BIG/Privacy/ENSIA 3. Blik vanuit gemeenten: waar zit de behefte van gemeenten t.a.v. GEMMA? Patrick geeft vanuit het perspectief van de gemeente Hrn een krte inleiding ver he hij aankijkt tegen het privacy-vraagstuk (zie presentatie). Hij geeft aan dat er in Hrn een prjectpdracht is pgesteld, met als speerpunt: z weinig mgelijk inbreuk maken p de privacy van de burger. In augustus 2015 is het prjectvrstel gedgekeurd, echter is nit een prjectleider (lees: een trekker vr deze pdracht) aangesteld. Deze prjectpdracht is wel een gede vedingsbdem geweest m actief met dit nderwerp binnen de gemeente aan de slag te gaan. Een psitief effect is dat de uitvering van beveiliging en privacy nu bij interne beheersing is belegd. Een actie vanuit de afdeling interne beheersing: IB heeft vral ingezet p Tetsing en bewustwrding. Draagvlak is ng wel een aandachtspunt. Het vlgende vrbeeld geeft aan he we werken: Na sluitingstijd hebben zij een rnde gedaan. Bij de afdeling Persneelszaken ntdekte zijn een pen kast met vertruwelijke (persns)gegevens. Hier is een ft van gemaakt en deze is gedeeld met de medewerkers. Het interventie team kwam laptps tegen die niet pgebrgen waren, die zijn vervlgens pgebrgen in een geslten kast. De betrkken medewerkers zijn hiervan p de hgte gebracht. Ok is er in 1 dag een snelle inventarisatie in 1 dag gemaakt van de gegevens die in systemen en p netwerkschijven te vinden is. Om te zrgen vr een breder draagvlak wrdt er vr het structurele tch rganisatiebreed een prject gestart, waarbij de verantwrdelijkheid vr het vullen van de inventarisatie bij de teams zelf wrdt gelegd. Prducten die dr de rganisatie zijn ntwikkeld en geïmplementeerd: Privacy statement, hanteerbare PIA en een bewerkingsvereenkmst. Tekmstvisie gemeente Hrn Vanaf het 3 e kwartaal 2017 zijn teams van gemeente Hrn in staat m aan de slag te gaan met de AVG. In de PwerPint presentatie van Patrick staan een aantal handvatten vr de implementatie van de AVG. Hiernaast heeft hij k randvrwaarden pgesteld. Bijvrbeeld: vanaf Q1 van 2018 dient de directie en het strategisch team actief te sturen p de vrtgang implementatie AVG. De adviesgrep is het ver eens dat we met de huidige architectuur niet (vlledig) kunnen aansluiten p de vrwaarden van de AVG. 4. Discussievragen Lgging en mnitring: he past dat in de architectuur? Welke verbindingen met GEMMA hebben we ndig? 2

3 Lgging en mnitring Het verzek aan de grep m na te denken ver het nderstaande: Wat is lgging (geef een definitie)? Waar ga je een lgging-cmpnent plaatsen? Wat is het tijdspad? He ntsluit je de gegevens, zwel vr intern als extern gebruik? Wie gaat de gegevens mnitren? Dit is mmenteel niet centraal geregeld? KING vert een impactanalyse uit p de AVG. Deze analyse is eind dit jaar beschikbaar. In GEMMA 2 staat reeds een lgging cmpnent en een autrisatie cmpnent, waarmee wij deze gegevens kunnen aanbieden. Dit nderdeel is ng niet vlledig uitgewerkt. De vraag is: waar zu dit cmpnent zich meten bevinden? En wat meten deze cmpnenten kunnen den? Eelc stelt vr m deze bij services te plaatsen. The zegt dat we het fundamenteel ged meten inregelen. Anita geeft aan dat p mijnverheid.nl een inzage-functie beschikbaar is met welke gegevens in de BRP zijn vastgelegd. The vraagt aan de grep: wat hebben wij ndig m deze vertaalslag te maken? Eelc geeft aan dat m.b.v. user cases er na gegaan kan wrden welke functinele eisen t.b.v. lgging er ndig zijn. Je met hierbij wel de services specifiëren. De huidige applicaties zijn nu uitsluitend ingeregeld m gegevens te synchrniseren maar wrden niet getriggerd (lees: een bericht gestuurd) als er vertruwelijke gegevens wrden geraadpleegd. Het datagebruik met gelgd wrden. De vraag die centraal staat: Wat legt de AVG daadwerkelijk p? Welke relatie heeft de AVG met de huidige (bedrijfs)prcessen in nze business? Legitimering waarm lgging ndzakelijk is: Wat is lgging? Semantisch nagaan wat er reeds is vastgelegd en wat je graag wil vastleggen Welke centrale kppelvlakken meten aangebracht wrden De drbelasting bij het aanbieden van services/ diensten Fraude en privacy Kwaliteitsverbetering Tweespr: he gaan we dat uitwerken In de huidige GEMMA het lgging cmpnent uitwerken Nieuwe architectuur ntwikkelen en uitrllen, dus niet vrvertalen naar ude situatie De keuze valt p nummer 2. Dus: de uitwerking vindt plaats in het gegevenslandschap (= nieuwe landschap). Daarbij dienen we eveneens in te grijpen in de huidige sftware architectuur. Er met een extra plateau gecreëerd wrden m in hgere snelheid de veranderingen dr te kunnen veren. 3

4 Welke verbindingen met GEMMA hebben we ndig? Tijdens de AVG-presentatie werd de vraag gesteld waarm in het register van verwerkingen de referentiecmpnenten en applicatiefuncties als uitgangspunt zijn gehanteerd, en f we niet beter hadden aan kunnen sluiten p de business-functies. Er wrdt vr nu gecnstateerd dat de businessfuncties ng niet vldende zijn uitgewerkt hiervr.. Gecnstateerd wrdt dat de huidige uitwerking vldende is vr dit mment. 5. Vervlg en nderwerpen vlgende keer (14:30u-14:45u) a. Maken van afspraken m te kmen tt een advies Het advies dat Tm, Ellen en Brenda hebben pgesteld n.a.v. de Adviesgrep van is gereed en is wellicht een mi vertrekpunt vr de TSO. Iedereen is akkrd met de inhud. Brenda neemt het advies mee naar Chris, als lid van de Taskfrce, m infrmeel te tetsen f het ged leesbaar is en f het daadwerkelijk een handig middel is vr Taskfrce werkzaamheden. (Actie Brenda) The licht het advies te bij Ingrid en vraagt waar dit advies met landen. (Actie The) 6. Agenda vlgende sessie + inventariseren nderwerpen Onderwerp: Duurzame tegankelijkheid met als hulpmiddel archiveren by design, incl. ntwikkelingen als e- dept. Advies: Op welke wijze kunnen we GEMMA inrichten m duurzame tegankelijkheid te rganiseren Eelc geeft aan dat een cllega (Michiel Simns) prima als spreker vr de vlgende bijeenkmst uitgendigd kan wrden. De grep heeft behefte aan cntext vr duurzame tegankelijkheid. legt deze vraag bij André Plat neer. Deze gaat er mee aan de slag. André Plat mag Rb en Patrick benaderen vr de vrbereiding. deelt de cntactgegevens met hem. (Actie ) Eelc stuurt de cntactgegevens van Michiel Simns naar dr. (Actie Eelc) Actielijst Nummer Actie Eigenaar Afgehandeld? KING maakt PvA vr infrastructuur laag GEMMA. Dit pnemen in het jaarplan Maken aanzet in kaart brengen verleggrepen Jan Maessen en Eelc verbinden vr cmmunicatie The The en Eelc KING Lpt. Terugkppeling vr 15/7 dr The Onderdeel van (brede) presentatie in dit verleg 8/9. Vlgende keer p de agenda (4/10) 4

5 Wim Bakkeren pdrachtfrmulering vr KING m samenwerkingsverbanden beter te ndersteunen in GEMMA en stemt deze af met de adviesgrep. Daarin wrdt geadviseerd een aantal use cases uit te werken. Wim en de leden/ Nachet Lpt Er kmt een nderzek naar een verheidsmachtigingenregister en een prject. Zdra meer bekend is zal dit terugkppelen in dit verleg Uitndigingen adviesgrep vanaf september als Outlk-uitndiging sturen Uitzeken he we het pstellen van een pdracht vr het pstellen van een delarchitectuur p de technische laag kunnen frmuleren. Lpt Nachet Afgernd (2017) The penstaand Vertrekpunten/materiaal vr referentiearchitectuur p technisch niveau + cntactpersnen aanleveren. Allen penstaand Stavaza kenbaar maken rndm WKPP / Wet Kenbaarheid Publiekrecht Beperkingen The? Is de handreiking* (raamwerk) van Brenda tereikend, eventueel aanvullen met TOGAF (eerste fase) Vrzet advies delarchitectuur GEMMA centraal p hfdlijnen (scpe uitbreiden), pstellen en in het MT inbrengen (The ) Referentiearchitectuur MVO rndsturen Rapprt ver de kansen vr cllectivisering in de mgevingswet rndsturen Cmmuniceren ver wat reeds beschikbaar is rndm infrmatiebeveiliging en wat er ng gaat kmen, want het zit mmenteel erg verstpt Infrmeel bespreken advies met Chris als lid van de Taskfrce m te tetsen p leesbaarheid en bruikbaarheid Telichten advies adviesgrep bij Ingrid en vragen waar het met landen Cntactgegevens Michiel Simns met delen i.h.k.v. de vlgende Adviesgrep. Brenda/Casper/allen Ellen / Brenda / Tm / The Brenda The Eelc Afgernd Afgernd 5

6 Cntactgegevens Rb en Patrick delen met André Plat. 6