Notulen algemene leden vergadering

Transcriptie

1 Notulen algemene leden vergadering Aanwezig Afgemeld Datum :Lisette, Nick, Ealse, Jolanda, Jasper, Sander, Finnerieke, Jeroen, Jorrit, Luc, Rosanne, Meerten, Elsa, Froukje, Helga, Baudy, Marcel E., Manon, Jeroen, Jody, Lucas : Bart, Marcel M., Enne, Annemarie, Frank, Berry, Youri, Marc P, Amir, Herman, Anderz, Frank L. : 9 Juni 2017 kantine scouting Burmania Opening vergadering Vaststellen agenda De agenda is zonder toevoegingen vastgesteld. Notulen vorige ALV De notulen waren niet meegezonden bij de uitnodiging. Ze staan op de website. De aanwezigen gaan deze thuis terug lezen en mochten ze er nog een vraag/opmerking hebben dan mailen ze dat naar de secretaris. In principe akkoord wat betreft de notulen van de vorige ALV. Financiën april 2016 maart 2017 Ealse legt de financiën van het afgelopen jaar uit. Het afgelopen jaar hebben we minder kosten gemaakt aan contributie aan de Bond en we hebben meer inkomsten behaald door de actie : Bouw ons nieuwe honk. Dat zorgt ervoor dat het resultaat hoger is geworden dan er begroot was. Er komen wat vragen bij de leden vandaan: Baudy vraagt nav de hoogte van gas/elektra of de boiler niet nagekeken kan worden. In zijn belevenis is hij oud en hierdoor wellicht ook minder zuinig. Daarnaast zijn de douches ook niet erg warm. Dit laten we nog een keer nakijken. Wel hebben we net en ketelonderhoud gehad en daar kwam uit dat de boiler helemaal nog niet zo oud is en volgens bv sport nog heel wat jaren mee kan. Sander vraagt wat het kleedkamergebruik door Leovardia was in 2015 en of het klopt dat we dat jaar geen huur hebben ontvangen voor gebruik van de kleedboxen. Dat laatste klopt inderdaad. Dit heeft het bestuur geprobeerd te achterhalen, maar BV sport wijst naar Leovardia en Leovardia wijs naar BV sport. Hier kom je dan niet uit. Er is in ieder geval

2 geen kleedkamergebruik geregistreerd bij bv sport of bij ons wedstrijdsecretariaat. Dit is tevens de reden dat we de sloten op de kleedruimtes hebben veranderd. Zo kunnen we goed inzichtelijk krijgen wie wat wanneer gebruikt. Sander oppert nog dat we misschien juridische stappen kunnen zetten. Het bestuur zal dit bespreken en de mogelijkheden bekijken. Lisette geeft aan dat we Leovardia om een tegemoetkoming kunnen vragen voor het gebruik van de kleedkamers v.w.b. het seizoen en Sander geeft ook nog aan dat dat hij klaar is met het gedrag van bepaalde leden van Leovardia. Hij is bang dat het eerdaags zal escaleren. Zoals afgelopen week weer fietsen en scooters voor onze materiaalhokken. We begrijpen dat helemaal en zijn veel in overleg met Leovardia over deze zaken. Leovardia heeft materialen gekocht voor afscheiding zodat er niet meer fietsen en scooters geplaatst kunnen worden. Dit zal eind Juli klaar zijn. En dan zal het probleem wellicht verholpen zijn. Update 13/06/2017: Leovardia zal de paaltjes en kettingen in de 2 e en 3 e week van Juli plaatsen. Marcel E. en Andrez hebben de kascontrole dit jaar gedaan. Aangezien Marcel dit nu 2 x heeft gedaan is er weer iemand anders aan de beurt. Aangezien niemand anders zich aanbiedt, geeft Baudy aan het nog wel een keer te willen doen. Dit dan nog één keer met Andrez. Het netto-resultaat over is 1.863,44. Bij akkoord van de leden reserveren we dit voor de nieuwe kantine. Alle aanwezigen geven unaniem akkoord! Korte terugblik 2016/2017 Jolanda: Afgelopen jaar is er veel gebeurt. Bestuurslid TC uit het bestuur. Dit wordt opgevangen door Marcel M. Hij zit niet in bestuur maar regelt wel allerlei zaken omtrent de teams/velden/materialen. Sluiting kantine. Aanbod van de gemeente voor een nieuwe kantine. Vele acties (bitjes, t-shirts, onderzetters, snoepzakjes) om geld in te zamelen om dit te verwezenlijken. Wat niet bij dit boekjaar hoort maar wel zeker een vermelding waard is, is natuurlijk de super Poeisz-actie en de opbrengst van die geweldige Koningsdag!!!! Congres KNBSB bezocht, bijzondere ervaring. Cluster Noord vergaderingen bezocht, kaderoverleg opgezet en staat in de agenda eens per 3 mnden. Audio systeem is aangeschaft, de hoodies zijn eindelijk ontvangen en uitgedeeld bij de jeugd. Nieuwe uitgebreide EHBO koffer aangescjaft. Klaverjassen seizoen in de Singelstraat gehouden, goed alternatief! Het bestuur heeft een start gemaakt en gaat in deze samenstelling het volgende boekjaar in. Elsa (met input van Annemarie): Halloween Party in kantine Leovardia, Nieuwjaarsborrel in de Walrus allemaal leuk. Samenstelling feest commissie nu door Annie en Annemarie.

3 Elsa: komen meer dames dit seizoen, we hopen op volgend seizoen dat we weer een eigen team hebben voor de competitie. Nick: Er zijn clinics gegeven op Friese poort. Als er vraag is naar clinics dan graag doorverwijzen naar Nick en/of Annemarie. Manon geeft aan dat zij ook graag wil helpen bij het geven van clinics. Tevens loopt Nick even de teams langs qua aantallen in de teams. Baudy doet verslag van de klusjesdag. Deze is erg goed bezocht. Catering werd verzorgd door Annemarie, Baudy en Marcel M. hebben de organisatie en coördinatie voor hun rekening genomen. Er moeten nu alleen nog wat deuren van de kleedruimtes geverfd worden, maar hier gaan ze mensen voor benaderen om hier in mee te helpen. Ook willen ze nog graag planken ophangen in de dug-out bij de heren. Hiervoor heeft bv sport toestemming gegeven. Ze gaan op zoek naar handige mannen. Update juni 2017: Uit de gebruikersovereenkomst met bv sport blijkt dat het verven van de deuren voor hun rekening komt. Lisette zal dit opnemen met bv sport. Frank afwezig maar had nog een stukje gestuurd naar Lisette die het stukje voorleest: Net als de voorgaande jaren ben ik zeer tevreden over de inzet van onze scheidsrechters bij de wedstrijden. Iedereen komt zijn afspraak na en wedstrijden kunnen altijd op tijd aanvangen. Wel is de spoeling dun aan het worden. De lijst is een stuk kleiner aan het worden. Gelukkig zijn er aantal nieuwe scheidsrechters bij gekomen maar zijn lastig inzetbaar aangezien de wedstrijden van pupillen vlak voor hun eigen wedstrijd staat gepland. Misschien volgend jaar anders indelen? Maar dat heeft mogelijk andere consequenties. Wat betreft de indeling jeugd: er zal hoogst waarschijnlijk volgend jaar geen voorronde gespeeld worden bij aspiranten en junioren. Andere verenigingen vinden dit ook geen meerwaarde voor het noorden. Begroting 2017/2018 Deze wordt stap voor stap besproken. Komt een correctie wat betreft kleedkamers, er zit namelijk wel een school in onze kleedkamers. Bv sport heeft steeds een anders verhaal. We gaan een afspraak maken met bv sport om ze goed alles helder te krijgen. Baudy vraagt nog of er in de begroting nog een slagkooinet van 500 kan worden opgenomen. Deze is namelijk erg aan vervanging toe. Froukje vraagt zich af of de kleding voor de beeballers ook in de post kleding is meegenomen want dit is wel nodig.

4 Marcel E. vraagt zich of hoe het kan dat de zaalhuur zo hoog is. Ealse legt uit dat dit komt door de huur van de sporthal voor h1 en h2. Een sporthal is fors duurder dan een gymzaal. We, het bestuur, heeft gehoord dat h2 aanwezig was, dit is natuurlijk erg jammer. Baudy vult wel aan dat dit met name komt door het late tijdstip waarop ze een zaal hebben gekregen. Hij stelt tevens voor dat als h1 en h2 meebetalen aan de hal, de kosten ook gedrukt worden en wellicht de opkomst ook groter is. Goed idee! Jasper vraag waarom er een post is opgenomen voor het onderhoud van de kantine, terwijl de kantine dicht zit. Ealse legt uit dat onder het kopje onderhoud kantine ook de kosten voor het onderhoud van de kleedkamers vallen. Vandaar dat hij nog op de begroting staat. De post Verzekering is hoger dan vorig jaar i.v.m. nieuwe kantine. Daarnaast heeft het bestuur een aansprakelijkheidsverzekering afgesloiten voor het bestuur. Het bestuur is hoofdelijk aansprakelijk als er wat gebeurt. Hier zit je al bestuurslid niet op te wachten dus hebben we dit ingedekt met een verzekering. De begroting wordt unaniem akkoord bevonden. Rondvraag Lisette vraagt of iemand weet waar de tossmachine is, we willen namelijk eerst goed bekijken/conroleren wat er aan scheelt alvorens er wordt besloten een nieuwe aan te schaffen. Baudy vermoedt dat hij bij iemand thuis staat. Het bestuur zal de vraag in de verschillende groepsapps uitzetten. Familiedag gaat dit jaar niet door i.v.m. het wedstrijdschema, er zijn helaas geen weekenden beschikbaar. Wel zal de evenementencommissie een BBQ organiseren op 14 juli. Lisette: Benadrukt nog eens hoe afhankelijk de vereniging is van vrijwilligers. Het zijn veelal dezelfde mensen die altijd klaar staan om te helpen. Het is van groot belang dat er een grotere betrokkenheid komt vanuit de leden / ouders van de jeugd om het onderhoud, maar ook het organiseren van evenementen goed op te kunnen pakken. Door te weinig hulp is bijvoorbeeld onze aanwezigheid op het jaarlijkse schoolslagbaltoernooi niet doorgegaan. Jorrit: Hoeveel geld moeten we nog binnen halen voor de nieuwe kantine? Antw van Ealse: Het was 3000 maar door een een openstaande factuur en dus een misrekening wordt het We hebben op advies van de gemeente nog naar stichting Weeshuis g d om dit laatste gat te dichten. We hopen hier eind Juli antwoord op te krijgen.

5 Jorrit: waarom geen mobiele verkoopkar gebruikt dit seizoen?? Helga en Froukje geven aan dit best te willen doen. Baudy geeft aan dat er om meerdere redenen gekozen is om dit niet te doen. Zo wordt er wat over en weer gepraat, opties gedaan. Jolanda meldt dat we er inderdaad voor gekozen hebben om het dit jaar niet te doen en dat we het voor nu bij deze beslissing houden. Sander vraagt wanneer er meer vooruitgang is wat betreft de nieuwe kantine. Vervolgens vertelt het bestuur over de vergaderingen met de gemeente en dat er achter de schermen een hoop gebeurd, maar dat dit niet altijd zichtbaar is voor de leden. Jolanda en Ealse geven aan dat binnen 2 weken de vergunning aangevraagd zal worden bij de gemeente. Update 14/06/2017: De vergunning is aangevraagd. Jeroen D vraagt waarom ons hek op slot zit, terwijl de hekken van Leovardia altijd open staan. Ons hek afsluiten heeft dan weinig zin. Wellicht handiger om ons hek dan ook open te laten. Lisette vult aan dat Leovardia de hekken niet afsluit aangezien iedereen nu gewoon tussen het groen bij onze oude kantine door kan lopen. Besloten dat ons hek vanaf nu open blijft, in ieder geval totdat onze nieuwe kantine er staat. Lisette geeft aan dat Leovardia een hekwerk heeft gekregen van bv sport dat na het plaatsen van onze nieuwe kantine mogelijk gebruikt kan worden om straks het gat te dichten tussen het hekwerk van Leovardia en het huidige hekwerk van NS. Leovardia wil ook graag naar een situatie dat alles goed dicht is, omdat ook zij veel schade hebben door vandalisme. Een gemeenschappelijk doel dus. Sluiting