Instructie. Samenvoegen Facturen

Transcriptie

1 Instructie Samenvoegen Facturen 14 april 2015

2 Inhoud 1 Inleiding Doelgroep Gerelateerde documenten Facturen... 3 Carta - Samenvoegen Gevorderd.docx Pagina 2

3 1 Inleiding Carta is een uitgebreid pakket voor cursusadministratie en eventbeheer. Dit document maakt onderdeel uit van een set van instructiedocumenten, die elk een specifiek onderdeel van Carta beschrijven en toelichten. In dit document wordt uitgelegd wat samenvoegen is, en hoe dit door u gebruikt kan worden om de communicatie vanuit Carta in te richten. 1.1 Doelgroep Profiel doelgroep: Kennis van samenvoegen Introductiecursus Carta gevolgd Cursus Carta Samenvoegen Basis gevold Kennis na afloop van deze instructie Kennis van het samenvoegen van facturen Kan zelfstandig factuursjablonen aanpassen 1.2 Gerelateerde documenten Dit document maakt een onderdeel uit van de Carta Instructie documenten. Meer informatie over deze documenten vindt u in het document: Overzicht Carta Instructie 2 Facturen Ook voor het maken van Facturen wordt door Carta gebruik gemaakt van sjablonen. Op die manier bent u flexibel in uw lay-out en kan de lay-out eenvoudig in Word worden aangepast. Voor facturen wordt gebruik gemaakt van het gegevensbestand Carta_Factuur.docx. Dit bestand kan worden aangemaakt via de knop [Samenvoegen] in de factuurmodule. Figuur 1 Knop samenvoegen in factuurmodule Doorloop de wizard en kies weer in de laatste stap: Alleen Word Samenvoegbestand aanmaken. We openen Word, maken weer een nieuw leeg bestand aan en koppelen vervolgens het gegevensbestand Carta_Factuur.docx aan dit sjabloon. (Zie hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. voor meer uitleg over dit proces). Belangrijk is, dat in het gegevensbestand factuurregels staan. Elk record in het gegevensbestand is een factuurregel. Het gegevensbestand van een factuur waarop 3 factuurregels komen te staan bestaat dus uit 3 records en een velnamenrij. Een factuur is, los van alle vaste informatie als koptekst, voettekst met rekeningnummer en dergelijke en bedrijfslogo als volgt opgebouwd: Carta - Samenvoegen Gevorderd.docx Pagina 3

4 Koptekst met o.a. factuurnummer, factuurdatum Factuurregels Totaal In het sjabloon staan Factuurregels. Daarom moeten we na elke regel naar het volgende record in het gegevensbestand. Hiervoor wordt in Word de speciale samenvoegcode [Volgende Record] gebruikt. Figuur 2 Speciale samenvoegcode: Volgende record Met de eerder opgedane kennis kunnen we nu het volgende sjabloon maken: Datum: «DatumFactuur» Nummer: «Factuurnummer» Omschrijving «FactuurRegel» Totaal: Bedrag «BedragBrutoTekst» Sla het bestand op als Mijn Factuur.docx in de map Factuur\Facturen in de sjablonenfolder van Carta. We kunnen deze factuur nu als standaard in Carta instellen via het menu [beheer] => [opties]. Carta - Samenvoegen Gevorderd.docx Pagina 4

5 Figuur 3 Instellen standaard factuur sjabloon Dit sjabloon zit nu achter 2 knoppen in de factuurmodule. De knop meerdere facturen afdrukken En de knop [Afdrukken] Als u dit nu echter uitprobeert zult u opmerken dat er iets niet helemaal in orde is op de factuur. Het totaalbedrag blijft leeg. Het staat wel in het gegevensbestand, maar blijkbaar is de waarde niet meer beschikbaar op het moment dat het in het sjabloon nodig is. Dit komt omdat we op dan al voorbij het laatste record in het bestand zijn. Volgens afspraak zijn alle samenvoegvelden dan leeg. Dit lossen we als volgt op. Aan het begin van het sjabloon slaan we de waarde op, om die waarde aan het eind van het document te kunnen gebruiken. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan omdat die functionaliteit ver weggestopt is in Word. Hier volgen de stappen om dit voor elkaar te krijgen. - Selecteer alle tekst in het document met CTRL-A - Druk op Alt-F9. U ziet nu de speciale veldcodes. De accolades die u ziet geven aan dat een Word-veld begint. Dit zijn speciale accolades, maar ze zijn niet eenvoudig te onderscheiden van gewone accolades. - Selecteer de tekst { MERGEFIELD BedragBrutoTekst }. Als u achter de laatste accolade gaat staan en pijltje naar links indrukt met de Shift toets ingedrukt, zult u merken dat Word u helpt om het hele veld in 1 keer te selecteren. - Druk op Ctrl-C - Gebruik de muis om de tekst binnen de { } aan te passen en vervang de tekst door TOTAAL - Op de plek waar het totaal moet komen staat nu: { TOTAAL } - Druk op Ctrl-Home en vervolgens op Ctrl-V - Gebruik de muis om binnen de { } Accolades wijzigingen te kunnen maken. Vervang de tekst MERGEFIELD door SET TOTAAL en selecteer alleen de tekst BedragBrutoTekst. Druk op Ctrl-V. Carta - Samenvoegen Gevorderd.docx Pagina 5

6 - Als u dit goed heeft gedaan staat er nu aan het begin van het document: o { SET TOTAAL { MERGEFIELD BedragBrutoTekst } } - Selecteer weer alle tekst in het document met CTRL-A en druk op Alt-F9 om de veldcodes te verbergen. Als dit te ingewikkeld is, kunt u ook gebruik maken van de meegeleverde factuursjablonen. Hou er wel rekening mee dat deze veldcodes belangrijk zijn en voorkom dat deze per abuis overschreden worden. Als u gebruik maakt van Ctrl-A gevolgd door Alt- F9 om de andere veldweergave te activeren, is de kans dat u deze velden overschrijft het kleinst. Carta - Samenvoegen Gevorderd.docx Pagina 6