Hoofdstuk 4: Financieel verslag Interim-Bestuur

Transcriptie

1 Hoofdstuk 4: Financieel verslag Interim-Bestuur In dit hoofdstuk wordt de financiële situatie van S.v. Communiqué uiteengezet. In de eerste paragraaf wordt de bijdrage van de opleiding weergegeven. Vervolgens wordt aan de hand van de balans op 31 augustus 2014 de financiële situatie van het half jaar van het Interim-Bestuur toegelicht. Daarna worden met de resultatenrekening alle gemaakte kosten en baten besproken. Het financieel verslag bespreekt de periode tot september 2014, daarna is het boekjaar gesloten. 4.1 Bijdrage van de opleiding Bijdrage opleiding Interim-Bestuur Halfjaarverslag Bestuur 2013 Huisvesting 8.617, ,00 Computers 617,10 0,00 Bijdrage Impuls 1.709, ,01 Xerox drukkosten 675, ,69 Telefoonkosten 284,27 429,65 Kosten ouderdag eerstejaars 842,11 61,90 Kosten introductiekamp 4.597,35 0,00 Representatie/vergaderkosten 656,00 874,91 Totaal , ,44 Tabel 4.1: Bijdrage van de opleiding De opleiding betaalt allerlei posten voor S.v. Communiqué die niet in de boekhouding worden opgenomen, omdat deze direct betaald worden door de opleiding. Hierboven staat een overzicht van de kosten die de opleiding in de periode februari tot het moment van schrijven voor S.v. Communiqué heeft betaald. Daarnaast staat de bijdrage die het Bestuur 2013 het eerste half jaar heeft ontvangen. Het grootste verschil zit in de huisvesting die nu per maand wordt betaalt en de Xerox drukkosten. In de kosten voor de ouderdag en het introkamp zitten ook verschillen doordat de bedragen bij het maken van het verslag van het Bestuur 2013 nog niet allemaal binnen waren. 4.2 De balans In tabel 4.2 staat de balans van S.v. Communiqué op 1 januari 2014 en in tabel 4.3 staat die van 31 augustus Na de balansen wordt uitgelegd waar alle bedragen vandaag komen. Activa Passiva Debiteuren 3.134,93 Crediteuren 141,16 Liquide middelen Eigen vermogen ,97 Algemeen Courant 1.588,89 Reservering Almanak 700,00 Algemene kas 538,53 Borrelkas 259,79 Spaarrekening ,66 Reservering Lustrum 2.000,00 Te ontvangen bedragen 2.544,43 Vooruit betaalde bedragen - Te betalen bedragen 7.682,66 Vooruit ontvangen bedragen 350,00 Negatief resultaat 2.707,56 Totaal ,79 Totaal ,79

2 Tabel 4.2: De balans van S.v. Communiqué op 1 januari 2014 Activa Passiva Debiteuren 4.243,76 Crediteuren 892,05 Liquide middelen Eigen vermogen ,81 Algemeen Courant 1.268,22 Reservering Almanak 900,00 Algemene kas 734,90 Borrelkas 339,80 Reservering Lustrum 2.000,00 Spaarrekening ,66 Te betalen bedragen 2.280,51 Te ontvangen bedragen 4.148,82 Vooruit ontvangen bedragen 125,00 Vooruit betaalde bedragen 12,50 Positief resultaat 2.073,29 Totaal ,66 Totaal ,66 Tabel 4.3: De balans van S.v. Communiqué op 31 augustus De debetzijde Debiteuren Debiteur Bedrag Studentfiets 750,00 PDS 290,00 Shooters 102,17 Dimense 67,42 Universiteit Twente 3.034,17 Totaal 4.243,76 Tabel 4.4: Debiteuren In tabel 4.4 staat een overzicht van alle debiteuren van S.v. Communiqué. Op het moment van schrijven waren deze bedragen al wel gefactureerd, maar nog niet ontvangen. Het betreft in het geval van Studentfiets, Promotioneel Drukwerk Service (PDS, waarvan nog 100,- voor het Bestuur 2013) en Shooters sponsoren en daarnaast nog een bedrag van Dimensie voor de Decentrale Onderwijsprijs, en een bedrag van de Universiteit Twente voor kosten die zijn gemaakt voor het introductiekamp. Liquide middelen De liquide middelen bestaan uit verschillende posten. In totaal staat de post van liquide middelen op ,80. Hieronder worden deze toegelicht. Op 31 augustus stond er op de betaalrekening van S.v. Communiqué een bedrag van 1.268,22 en op de spaarrekening een bedrag van ,66. Het bedrag op de betaalrekening wordt altijd tussen de 1.00,00 en de 2.000,00 gehouden. In de algemene kas zit op dit moment 734,90. Hiervan zit nog 290,12 in de kas voor budget dat besteedt kan worden bij Webprint. Naast dit bedrag zit er nog 444,78 aan contant geld in de algemene kas. De borrelkas bevatte op 31 augustus 339,80.

3 Te ontvangen bedragen Post Bedrag Sponsoring Rabobank 625,00 Sponsoring Hillenaar 205,00 Voorgeschoten kosten ALW 17,40 Voorgeschoten kosten lipdub 16,42 Verenigingsweekend Student Union 50,00 Contributie Interim-Bestuur 2.000,00 Subsidie opleiding 1.135,00 Totaal 4.148,82 Tabel 4.5: Te ontvangen bedragen In totaal staat er een bedrag van 4.148,82 open op bedragen die nog ontvangen moeten worden. Het gaat hierbij om nog te ontvangen sponsoring van Rabobank en Hillenaar. De voorgeschoten kosten van het ALW staat ook nog deels open, herinneringen hiervoor zijn verstuurd. Hetzelfde geldt voor de voorgeschoten kosten van de lipdub voor het lustrum. De kosten voor het verenigingsweekend waar het Interim-Bestuur naartoe is geweest zijn gefactureerd aan S.v. Communiqué. Deze kosten worden door de bestuurders zelf betaald. Op 31 augustus hadden twee bestuurders nog niet betaald waardoor deze post nog op 50,00 staat. Het Interim-Bestuur heeft recht op de helft van de jaarlijkse subsidie van de opleiding. Deze subsidie wordt altijd in oktober geïnd. Het gaat hierbij om een bedrag van 1.135,00. Daarnaast ontvangt het Interim- Bestuur nog een gedeelte van de contributie die aankomend collegejaar wordt geïnd. Dit is een bedrag van 2.000,00. Vooruit betaalde bedragen Post Diverse abonnementen en contributie 12,50 Tabel 4.6: Vooruit betaalde bedragen Het Interim-Bestuur heeft de kosten van de WESP-server voor het volledige jaar betaald. Hierdoor zijn 12,50 aan kosten gemaakt die voor rekening van het Bestuur 2014/2015 zijn.

4 4.2.2 De credetzijde Crediteuren Crediteur Bedrag C1000 (Kosten CWic-In) 656,10 Graphic Improvements 235,95 Totaal 892,05 Tabel 4.7: Crediteuren In de balans staan de volgende Crediteuren. Het gaat hierbij om een tweetal facturen die vooruit betaald zijn voor de CWic-In. Eigen vermogen Het eigen vermogen staat op 31 augustus 2014 op ,81. Reservering Almanak Zoals in ons beleidsplan staat, komt er 200,00 van onze begroting bij de reservering voor de almanak. Hierdoor komt de reservering van de almanak op een bedrag van 900,00 te staan. Reservering Lustrum De reservering voor het lustrum staat nog steeds op 2.000,00. Te betalen bedragen Post Bedrag Cadeau Bestuur 2014/ ,51 CWic-In deelnemersgeld 1.600,00 Sponsoring Hillenaar 110,00 Diverse abonnementen en Contributies 100,00 Ledenuitje 450,00 Totaal 2.280,51 Tabel 4.8: Te betalen bedragen In tabel 4.8 is te zien dat er nog een totaal aan 2.430,51 betaalt moet worden. Posten die nog open staan sinds begin van het boekjaar zijn de borrelmuntjes, het cadeau Bestuur 2014/2015 en het deelnemersgeld van CWic-In van vorig jaar. Het Bestuur 2013 heeft nieuwe borrelmuntjes begroot, deze moeten nog besteld worden. Het cadeau voor het Kandidaat-Bestuur zal betaald worden wanneer deze officieel is overhandigt aan het nieuwe Bestuur, dus in het nieuwe boekjaar. De 1.600,00 deelnemersgeld van de CWic-In mogen we voor rente op onze spaarrekening laten staan totdat de opleiding het geld terug wilt. Ideefiks heeft nog recht op 110,00 van de Hillenaar sponsoring in de Rubix, maar heeft tot op dit moment nog niet gereageerd of een factuur gestuurd. Volgens de kwart-alv zijn de overgebleven kosten van de Batavierenrace voor het organiseren van een vervangend ledenuitje. Hierdoor is 450,00 overgebleven. Als laatste heeft S.v. Communiqué nog een aantal abonnementen en contributies lopen die betaalt moeten worden. Deze kosten komen neer op 100,00 volgens de begroting.

5 Vooruit ontvangen bedragen Crediteur Bedrag Shooters 125,00 Tabel 4.9: Vooruit ontvangen bedragen In tabel 4.9 is te zien dat er al een bedrag van 125,00 aan sponsoring van de Shooters is ontvangen voor het Bestuur 2014/2015. Positief resultaat Het positief resultaat van 2.073,29 komt doordat er minder geld is uitgegeven dan er binnen is gekomen. Dit heeft er vooral mee te maken dat geen Impuls is uitgegeven. Het bedrag dat begroot stond voor de Impuls ( 2.000,00) is niet uitgegeven. Daarnaast heeft geen enkele commissie het bedrag uitgegeven wat ervoor begroot stond. De Borrelcie en eerstejaarscie hebben zelfs een kleine winst gemaakt. Daar staat tegenover dat er aan de abonnementen en contributie meer is uitgegeven, net als aan de representatiekosten.

6 4.3 De resultatenrekening Baten Begroot Resultaat Lasten Begroot Resultaat Bijdrage opleiding Algemeen Subsidie 1.135, ,00 Bankkosten 140,00 128,67 Subtotaal opleiding 1.135, ,00 Bestuurswissel 150,00 150,00 Diverse abonnementen 170,00 182,50 Contributie Kamerbenodigdheden 250,00 177,09 Contributie leden 2.000, ,00 Kantoorbenodigdheden 50,00 45,76 Contributie begunstigers 0,00 0,00 Reiskosten 25,00 0,00 Subtotaal contributie 2.000, ,00 Representatie 330,00 393,31 Verenigingskleding 550,00 556,10 Sponsoring Subtotaal algemeen 1.665, ,43 Algemene sponsoring 1.300, ,52 Hoofdsponsor Rabobank 750,00 750,00 Commissies Subtotaal sponsoring 2.050, ,52 Almanak 200,00 200,00 Borrelcommissie 25,00-6,30 Overig Competentiecommissie 100,00 45,24 Rente 90,00 92,58 CW Activiteitencommissie 50,00 43,77 Resultaat boekenverkoop 150,00 121,16 Eerstejaarscommissie 50,00-15,00 Vrijgevallen kosten Batavierenrace 0,00 200,00 Impulscommissie Subtotaal overig 240,00 413,74 Drukkosten 2.000,00 0,00 Sportcommissie Batavierenrace 650,00 650,00 StAf-toernooi 100,00 110,00 Netwerkcommissie 50,00 0,00 Student Overleg Communicatie 100,00 87,68 Eenmalige Pre-Master activiteit 60,00 0,00 Subtotaal commissies 3.385, , Baten Onvoorziene kosten 375,00 0,00 Winst ,29 Winst ,15 Totaal 5.425, ,26 Totaal 5.425, ,26 Bijdrage van de opleiding Elk jaar draagt de opleiding een vast bedrag bij aan S.v. Communiqué. Normaal gesproken ontvangt S.v. Communiqué deze subsidie in oktober. Contributie Tijdens de periode van het Interim-Bestuur is er geen contributie betaald door de leden. Tijdens de wissel- ALV is besloten dat er wel recht is op een bedrag van van de contributie van het collegejaar 2014/2015. De contributie wordt in december 2014 geïnd.

7 Sponsoring Sponsoring Begroot Resultaat Rabobank 750,00 750,00 NewCom 225,00 225,00 Bedrijvendagen 200,00 200,00 Joblicatie 35,00 35,35 Outdoor Advertising 205,00 205,00 Beijaard 200,00 227,17 Aspen Valley 50,00 60,00 PDS 190,00 190,00 Totaal 2.050, ,52 Tabel: 4.11: Sponsoring van het Interim-Bestuur In tabel 4.11 staat de sponsoring zoals begroot is door het Interim-Bestuur en het resultaat van de sponsoring. Zoals te zien valt heeft het Interim-Bestuur geen nieuwe sponsoring weten te vinden. Hierdoor mist er van de begrote 2.050,00 ongeveer 200,00. Het totale sponsorbedrag komt dan uit op 1.892,52. Overige baten Rente Op het moment van schrijven staat de rente staat op een percentage van 0,7%. We hebben met de begroting rekening gehouden dat er weinig inkomsten vanuit de rente zou komen. In totaal staat de opgebouwde rente op het moment van schrijven op 92,58. Resultaat boekenverkoop Boekenverkoop Begroot Resultaat Kwartiel 3 100,00 88,96 Kwartiel 4 50,00 32,20 Totaal 150,00 121,16 Tabel 4.12: Overzicht boekenverkoop In de periode van het Interim-Bestuur is er tweemaal een boekenverkoop geweest. De opbrengsten van de boekenverkoop is te zien in tabel Het resultaat van de boekenverkoop staat op 121,16. Vrijgevallen kosten Batavierenrace Op de kalv is besloten om het sponsorgat dat ontstaat in eerste instantie op te vullen met geld uit het potje van de Batavierenrace. Hierdoor is in totaal 200,- van de batavierenrace vrijgevallen om het gat te dekken dat is ontstaan op de post van sponsoring.

8 4.5 De lasten Algemeen Bankkosten De bankkosten over het eerste halfjaar zijn te vinden in tabel In de eerste twee kwartalen van 2014 is er voor een bedrag van 128,67 aan bankkosten gemaakt. Bankkosten Begroot Resultaat Kwartaal 1 70,00 62,99 Kwartaal 2 70,00 65,68 Totaal 140,00 128,67 Tabel 4.13: Overzicht bankkosten Bestuurswissel Omdat er geen constitutieborrel is geweest na de wissel-alv is deze post een stuk lager uitgevallen dan voorgaande besturen. Tijdens de wisselborrel in café de Shooters is er wel voor 150,00 aan drank betaald door het Interim-Bestuur waardoor deze post op 150,00 is uitgekomen. Diverse abonnementen en contributie Post Begroot Resultaat WESP Server 10,00 12,50 Lidmaatschap OS 60,00 70,00 Service abonnement Informer 55,00 55,00 Dropbox 40,00 40,00 Domeinkosten 5,00 5,00 Totaal 170,00 182,50 Tabel 4.14: Overzicht diverse abonnementen en contributie S.v. Communiqué heeft verschillende abonnementen en contributies die ze verschuldigd is. Hierboven staat het overzicht van de te betalen contributies en abonnementen. Hiervan moeten nog een aantal bedragen betaald worden, deze zijn terug te vinden in te betalen bedragen. Deze post is overschreven wat te maken heeft met het lidmaatschap van het Overleg Studieverenigingen en de WESP server die duurder zijn geworden. Kamerbenodigdheden Opbrengsten Kosten Verkoop etenswaren + opbrengst printen 465,75 Kosten etenswaren 491,75 Bijdrage van S.v. Communiqué 177,09 Koffie, thee, vaatwastabletten etc. 151,09 Totaal 642,84 642,84 Tabel 4.15: Overzicht opbrengsten en kosten kamerbenodigdheden Hierboven is een overzicht van de kosten kamerbenodigdheden. Het Interim-Bestuur heeft geprobeerd ten alle tijden genoeg koffie en thee aan te kunnen bieden aan haar leden. Daarnaast hebben we ook snoep en koeken verkocht. Wat verder te zien valt uit bovenstaande tabel is dat er meer kosten gemaakt zijn voor etenswaren dan er binnen is gekomen aan verkoop. Dit heeft er waarschijnlijk mee te maken dat

9 er mensen zijn die niet betalen voor snoep en koeken uit de snackkast. De post kamerbenodigdheden komt uit op Reiskosten De reiskosten die waren begroot voor de commissaris Externe Betrekkingen zijn niet gebruikt. Hierdoor blijft deze post op 0,00 staan. Representatie Representatie Begroot Resultaat Constitutie- en visitekaartjes 100,00 214,17 Kosten bestuursdeelname interne activiteiten 30,00 0,00 Lunches 30,00 45,37 Overig 20,00 22,80 Promotiemateriaal 0,00 0,00 Relatiegeschenken en bedankjes 100,00 65,58 Rozen voor uitreikingen 50,00 45,39 Totaal 330,00 393,31 Tabel 4.16: Overzicht representatiekosten Zoals in tabel 4.15 te zien is, zijn er allerlei kosten gemaakt voor de representatie van S.v. Communiqué. Voor de constitutie- en visitekaartjes is in totaal 214,17 uitgegeven. Het begrote bedrag is hiermee flink overschreden wat te maken heeft met de visitekaartjes die gedrukt zijn voor het Interim-Bestuur. Door miscommunicatie tussen de Penningmeester en commissaris Externe Betrekkingen, en onduidelijkheden bij de drukker zijn de visitekaartjes besteld en is hiervoor een flink bedrag betaald. Het Interim-Bestuur heeft afgezien van kosten voor bestuursdeelname aan interne activiteiten, waardoor deze post op 0,00 is blijven staan. Voor een bestuursinteresselunch, de kwart-alv en de wissel-alv is een lunch verzorgd door het Interim- Bestuur. Hiervoor is in totaal 45,37 uitgegeven. Voor relatiegeschenken en bedankjes is in totaal 65,58 uitgegeven. Dit zijn voornamelijk kosten die gemaakt zijn door het Interim-Bestuur om andere besturen te leren kennen. Tijdens de periode van het Interim-Bestuur is er één bacheloruitreiking, en één pre-masteruitreiking geweest waar rozen voor zijn gehaald. De post rozen voor uitreikingen komt uit op een bedrag van 45,39. Onder overige representatiekosten is 22,80 uitgegeven. Dit zijn kosten gemaakt voor het kennismaken met het OS en de GW besturen en voor het terugbetalen van de organisatie van de cantus tijdens het ALW. In totaal is er op de post representatiekosten 361,56 uitgegeven. Dit is meer dan begroot, wat vooral komt door de visitekaartjes die besteld zijn.

10 Verenigingskleding Verenigingskleding Begroot Resultaat Bestuurstkleding Bestuurspakken 400,00 409,30 Overige en opdruk 100,00 96,80 Commissiekleding 50,00 50,00 Totaal 550,00 556,10 Tabel 4.17: Overzicht verenigingskleding In totaal is er 556,10 uitgegeven op de post verenigingskleding. Dit is ongeveer hetzelfde bedrag als begroot. Commissies Almanakcommissie Zoals in het beleidsplan staat, reserveert het Interim-Bestuur een bedrag van 200,00 voor de almanak die in het lustrumjaar zal worden uitgegeven. Borrelcommissie In totaal heeft de borrelcommissie een winst gemaakt van 6,30. Op enkele borrels is winst gemaakt doordat de kosten van een muntje en de kosten van de frisdrank bij de Shooters niet gelijk is. Voor een glas frisdrank moesten we 1,00 aan de Shooters betalen terwijl een muntje 1,20 kost. Het Interim- Bestuur raadt het Bestuur 2014/2015 aan om te kijken of er iets met de muntprijs gedaan kan worden zodat er geen winst meer gemaakt wordt op de borrels of dat er met de winst iets gedaan wordt om de borrels aantrekkelijker te maken. Competentiecommissie Voor de Competenciecommissie is voor de periode van het Interim-Bestuur 100,00 begroot. Mede doordat er een aantal activiteiten niet zijn doorgegaan, is er maar 45,24 uitgegeven. Dit betreft de promotie voor de Yakult excursie die uiteindelijk door te weinig animo niet doorging, en een bedankje voor de Photoshop workshop die ook niet doorging. CW Activiteitencommissie Op het moment van schrijven heeft de CWaccie 43,77 uitgegeven. Dit zijn kosten gemaakt voor de Wie is de mol?-activiteit. De commissie heeft het eerste drankje na de activiteit betaald. Op de twee feesten die de CWaccie heeft georganiseerd het afgelopen half jaar is winst gemaakt. Uiteindelijk is er ongeveer evenveel uitgegeven als begroot. Eerstejaarscommissie De eerstejaarscommissie heeft in de periode van het Interim-Bestuur een Swingo georganiseerd. Op deze activiteit is 15,00 winst gemaakt. Daarnaast heeft de eerstejaarscommissie ook de ouderdag georganiseerd, deze is volledig door de opleiding betaald. Impulscommissie De Impuls 1 en 2 staan nog op de begroting van het Bestuur 2013/2014. Hierdoor zijn er geen kosten gemaakt voor de Impuls. Deze kosten gaan ook niet komen, omdat de Impuls die onder de begroting van het Interim-Bestuur vallen niet meer uitgegeven gaan worden.

11 Netwerkcommissie Doordat de netwerkcommissie mee heeft gedaan met het evenement Peoples Business hoefde er geen kosten gemaakt worden voor de netwerkborrel. Hierdoor is er geen geld uitgegeven door de netwerkcommissie. Sportcommissie Zoals in de kalv besproken is de Batavierenrace voor S.v. Communiqué niet doorgegaan. Hierdoor zal er in eerste instantie 200,00 gebruikt worden om het sponsorgat te vullen en met het overgebleven geld zal er een activiteit worden opgezet voor alle leden. S.v. Communiqué heeft wel meegedaan met het StAf-toernooi en het mini StAf-toernooi voor vrouwen. Hierdoor is er van de begrote 100,00 uiteindelijk een bedrag van 110,00 uitgegeven. Student Overleg Communicatie Het Student Overleg Communicatie (SOCOM) heeft van het begrote bedrag van 100,00 in totaal 87,68 uitgegeven. Deze kosten bestaan uit de prijzen, boodschappen en bloemen voor de Decentrale Onderwijsprijs. Eenmalige pre-master activiteit Op het moment van schrijven is er nog geen eenmalige pre-master activiteit geweest. Hierdoor is er momenteel nog geen geld uitgegeven aan deze post. Winst 2013 Door gemaakte schattingen bij het invoeren van de te betalen bedragen en de te ontvangen bedragen voor het jaar 2014 is er een bedrag van 619,15 overgebleven. Dit is nog winst voor het jaar Het gaat hierbij om de twee impulsen waar minder aan uit is gegeven dan geschat, en er is niet rekening gehouden met inkomsten vanuit de Shooters uit het sponsorcontract.