Eerste rapportage verscherpt toezicht. De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

Transcriptie

1 De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder Eerste rapportage verscherpt toezicht Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

2 Auteur: Dhr. J.H.G.M. Huys R03/19, oktober 2003 ISSN ISBN Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

3 Voorwoord Uit bestuurlijk onderhoud tussen het gemeentebestuur van Den Helder en de Inspectie Werk en Inkomen, medio 2002, bleek dat het gemeentebestuur de Algemene bijstandswet en de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers op onderdelen niet goed uitvoert en onvoldoende inzicht heeft in de omvang en de aard van de tekortkomingen. Ik heb daarom besloten om verscherpt toezicht toe te passen ten aanzien van het gemeentebestuur van Den Helder. Dit houdt onder andere in dat het gemeentebestuur per kwartaal aan IWI verantwoordingsinformatie levert en zich inspant om de tekortkomingen in de uitvoering op te heffen. Belangrijke aandachtspunten bij dit onderzoek zijn de verantwoordingsinformatie over het eerste kwartaal 2003 van het gemeentebestuur met betrekking tot de kwaliteit van de uitvoering en de betrouwbaarheid van de sturingsinformatie over dat kwartaal. Het voorliggende rapport verscherpt toezicht is het resultaat van dit onderzoek en bevat een oordeel van de inspectie. Doel van deze rapportage is inzicht te verschaffen in de voortgang die Den Helder boekt bij het opheffen van de tekortkomingen. Mr. L.H.J. Kokhuis Inspecteur-generaal Werk en Inkomen 3 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

4 4 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

5 Inhoud 1 Inleiding 7 2 Bevindingen Single audit eerste kwartaal Het ontbreken van sturing en het afwezig zijn van beheersinstrumenten Jaarplan Conclusie en oordeel 11 4 Reactie gemeentebestuur Den Helder 13 Lijst van afkortingen 14 Publicaties van de Inspectie Werk en Inkomen 15 5 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

6 6 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

7 1 Inleiding De uitvoering van de Algemene bijstandswet (Abw) en de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw) in Den Helder is op onderdelen niet op orde. Sinds 1 januari 1996 vertoont de uitvoering in Den Helder tekortkomingen ten aanzien van het tijdig en volledig uitvoeren van heronderzoeken, beëindigingsonderzoeken en debiteurenonderzoeken. Heronderzoeken moeten worden uitgevoerd om vast te stellen of iemand nog steeds recht heeft op de juiste bijstandsuitkering. Beëindigingsonderzoeken brengen de financiële consequenties in beeld bij beëindiging van een uitkering. Bij debiteurenonderzoeken wordt nagegaan of de debiteur aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Op 30 juni 1999 liep een zogeheten verbetertraject af. Tijdens dat verbetertraject kreeg het gemeentebestuur van Den Helder de gelegenheid om de uitvoering duurzaam volledig op orde te brengen. Na afloop van het verbetertraject bleek het gemeentebestuur zich te hebben gehouden aan de afgesproken inspanningsverplichtingen. Uit een zogeheten duurzaamheidstoets, medio 2000, bleek echter dat het gemeentebestuur er niet volledig in was geslaagd de tekortkomingen structureel op te lossen. Over de tweede helft van het uitvoeringsjaar 1999 en over het uitvoeringsjaar 2000 is een financiële maatregel opgelegd op grond van het niet tijdig voldoen aan de uitvoering van heronderzoeken en beëindigingsonderzoeken. Verwacht wordt dat over de uitvoeringsjaren 2001 en 2002 ook een maatregel zal volgen. Op initiatief van het gemeentebestuur van Den Helder vond op 19 juni 2002 een bestuurlijk onderhoud plaats met de Inspectie Werk en Inkomen (IWI). Daarbij heeft het gemeentebestuur gemeld dat de uitvoering van de Abw cum annexis tekortschiet. Het gemeentebestuur geeft aan dat zij de werkprocessen niet beheerst. Het ontbreekt het gemeentebestuur aan juiste en betrouwbare managementinformatie en er bestaan achterstanden. De gemeenteraad heeft op 5 juni 2002 ingestemd met een voorstel van het college om euro uit te trekken voor genomen en te nemen maatregelen. Op 8 oktober 2002 is voor de uitvoering in 2003 door de gemeenteraad ingestemd met een nieuw krediet van euro. In opdracht van het gemeentebestuur heeft een extern bureau medio juli 2002 een onderzoeksrapport uitgebracht over de situatie bij de sociale dienst Den Helder. Het beeld dat uit het rapport naar voren komt, is een organisatie die door het langdurig ontbreken van sturing en afwezig zijn van beheersinstrumenten gebukt gaat onder een toenemende belasting en in ernstige problemen is geraakt voor wat betreft de kwantitatieve en kwalitatieve resultaten. Het externe bureau brengt vervolgens in oktober 2002 een verbeterprogramma uit met de naam Strategisch Visie Document De bedoeling is om jaarlijks een plan op te stellen met daarin jaarlijks te realiseren verbeteracties. Het jaar 2003 is gericht op rechtmatigheid, 2004 op doelmatigheid, 2005 op de klant en 2006 op een integrale dienstverlening. Iedere verbeteractie moet duurzaam verankerd worden in de organisatie. In het kader van het verscherpt toezichtregime is aan Den Helder gevraagd zich per kwartaal te verantwoorden. De verantwoordingsinformatie die Den Helder per kwartaal aan IWI levert, wordt gecertificeerd door een accountant. Ten aanzien van de geleverde informatie stelt IWI geen eigen onderzoek in. 7 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

8 8 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

9 2 Bevindingen 2.1 Single audit eerste kwartaal 2003 Een externe accountant heeft single audit werkzaamheden uitgevoerd en daarover een rapport uitgebracht. Dat rapport geeft een beeld van de uitvoering in het eerste kwartaal van De werkzaamheden bestonden voornamelijk uit dossieronderzoek en waren gericht op het kunnen rapporteren over de kwaliteit van de uitgevoerde aanvraag-, her-, debiteuren-, beëindigings- en boeteonderzoeken. Elk besluit in het kader van de Abw kent een aantal wettelijk vastgelegde onderdelen (aspecten) waaraan het moet voldoen. De rapportage is opgesteld volgens deze aspectenmethode. De resultaten zijn als volgt: Tekortkomingen in percentages Toelaatbare tekortkomingen in percentages Aanvraag levensonderhoud Abw recht op uitkering 1 5 onderzoeksverplichting gemeente opleggen en handhaven verplichtingen administratie 1 15 Heronderzoek Abw recht op uitkering 3 5 onderzoeksverplichting gemeente 8 15 opleggen en handhaven verplichtingen administratie 6 15 Beëindigingsonderzoek Abw recht op uitkering 2 5 onderzoeksverplichting gemeente 9 15 opleggen en handhaven verplichtingen 9 15 administratie Vaststellen terugvordering invulling aan terugvorderingsverplichting 12 5 kwaliteitseisen schriftelijk besluit 6 nvt administratie 8 15 Vaststellen verhaal invulling verhaalsverplichting 0 5 kwaliteitseisen schriftelijk besluit 0 nvt administratie 4 15 Beheer debiteuren terugvordering en verhaal beheer terugvordering en verhaal 3 15 incassoactiviteiten 10 5 administratie 6 15 Heronderzoek Ioaw recht op uitkering 20 5 onderzoeksverplichting gemeente opleggen en handhaven verplichtingen administratie 0 15 Beëindigingsonderzoek Ioaw recht op uitkering 0 5 onderzoeksverplichting gemeente opleggen en handhaven verplichtingen 0 15 administratie Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

10 Overschrijding van de toelaatbare foutfractie in het kader van het maatregelenbeleid vindt plaats op de onderdelen: heronderzoek Abw opleggen en handhaven verplichtingen; vaststellen terugvordering invulling geven aan terugvorderingsverplichting; beheer debiteuren incassoactiviteiten; heronderzoek Ioaw. Bij de heronderzoeken Ioaw gaat het hier om slechts één dossier. 2.2 Het ontbreken van sturing en het afwezig zijn van beheersinstrumenten Het ontbreken van sturing en het afwezig zijn van beheersinstrumenten zijn twee knelpunten die het gemeentebestuur van Den Helder in de tweede helft van het jaar 2002 heeft aangepakt. Er is een nieuwe organisatieopzet en een herschikking van hoofd- en deelfuncties van de afdeling sociale zaken tot stand gekomen. Managementleden zijn, behoudens het hoofd van de afdeling sociale zaken, benoemd. Werving en selectie voor de functie van hoofd van de afdeling loopt al meer dan een half jaar. Medio april 2003 is een controller benoemd. Hoewel dit een gemeentebrede functie betreft, wordt de controller voorlopig alleen bij de afdeling sociale zaken ingezet. Tijdens bestuurlijk overleg is bevestigd dat alle werkprocessen zijn geactualiseerd, beoordeeld op onderlinge samenhang en beschreven. Voorzien is in het schrijven van werkinstructies en de implementatie daarvan. Om de cyclus van planning en control te kunnen invoeren is onder meer gestart met de ontwikkeling van managementrapportage. Ondertussen zijn rapportages over oktober 2002 tot en met april 2003 uitgebracht. De inhoud van de maandelijkse managementrapportages bestaat vooralsnog uit cijfers en bevat geen analyses. In het rapport van de accountant over de single audit werkzaamheden eerste kwartaal 2003, maakt deze de opmerking dat het werkbeheersingssysteem nog niet zo actueel is dat het bestand van dossiers van belanghebbenden een goede basis vormt voor het uitzetten van de onderzoeksplanning. Het jaarplan 2003 van de gemeente is met name gericht op het op orde brengen en houden van de bedrijfsprocessen. De doelen liggen vooral op het gebied van de rechtmatigheid waarbij normstellingen uit het wettelijk kader de basis vormen. 2.3 Jaarplan 2003 De bedoeling van het verbeterprogramma is om jaarlijks een plan op te stellen met daarin de te realiseren verbeteracties. Het jaarplan 2003 van de gemeente is nog niet vastgesteld door de gemeenteraad. Het plan is in hoofdzaak gericht op het op orde brengen en houden van de bedrijfsprocessen. De doelen liggen vooral op het gebied van de rechtmatigheid waarbij normstellingen uit het wettelijk kader de basis vormen. Aan de gemeenteraad wordt voor het jaar 2003 een bedrag van euro aan extra middelen gevraagd. Daartoe behoort een bedrag van euro voor het verschuiven van de betaaldatum en voor het opschonen van de debiteurenadministratie euro. Verwacht wordt dat de totale kosten van de opschoningsoperatie euro bedragen inclusief afboekingen. Het huidige saldo debiteuren bedraagt euro. 10 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

11 3 Conclusie en oordeel Op basis van het voorgaande concludeert de inspectie dat de uitvoering van de Abw en Ioaw door de gemeente Den Helder na afloop van het eerste kwartaal 2003 niet op orde is. In kwalitatief opzicht bestaat met betrekking tot de uitvoering een overschrijding van de toelaatbare foutfractie op de onderdelen: heronderzoek Abw opleggen en handhaven verplichtingen; vaststellen terugvordering invulling geven aan terugvorderingsverplichting; beheer debiteuren incassoactiviteiten. Een groot probleem is dat de managementinformatie van de gemeente Den Helder niet volledig is. Daardoor is een goede sturing op het uitvoeringsproces niet mogelijk en bestaat er geen inzicht in het bereiken van een belangrijk doel, een rechtmatige uitvoering in Zorgwekkend is ook dat het jaarplan 2003 met de daaraan gekoppelde financiering, nog niet is vastgesteld. De inspectie acht het daarom noodzakelijk de situatie in Den Helder nauwlettend te blijven volgen. De inspectie laat zich dan ook door het gemeentebestuur van Den Helder per kwartaal informeren over de voortgang in het opheffen van de tekortkomingen in de uitvoering. In volgende rapporten verscherpt toezicht zal de inspectie de mate van voortgang beschrijven en voorzien van een oordeel. 11 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

12 12 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

13 4 Reactie gemeentebestuur Den Helder De inspectie hecht grote waarde aan hoor en wederhoor. Daarom legt IWI al haar conceptrapportages voor aan de betrokken uitvoeringsinstanties en kiest de inspectie ervoor de kern van deze reactie op te nemen in het rapport. Dat is ook gebeurd bij dit rapport. Hierna volgt de reactie van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder en het commentaar daarop van IWI. Het college kan zich verenigen met de bevindingen en conclusies zoals die in het rapport verwoord zijn. Het wordt evenwel als een gemis ervaren dat de inspectie in de rapportage geen relatie heeft gelegd met de verantwoording over het jaar 2001 en geen melding heeft gemaakt van positieve ontwikkelingen. IWI is van mening, nu het om een eerste rapportage in het kader van verscherpt toezicht gaat, dat pas in een volgende rapportage een beeld gegeven kan worden over ontwikkelingen. Basis voor deze rapporten vormen de door een accountant gecertificeerde kwartaalrapporten welke met ingang van het eerste kwartaal 2003 worden uitgebracht. 13 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

14 Lijst van afkortingen Abw Ioaw IWI Algemene bijstandswet Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers Inspectie Werk en Inkomen 14 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

15 Publicaties van de Inspectie Werk en Inkomen 2003 R03/19 De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder Eerste rapportage verscherpt toezicht R03/18 Vreemdelingen en arbeid Het vergunningenbeleid van CWI R03/17 Certificatie- en keuringsinstellingen op het gebied van arbeidsomstandigheden in 2002 R03/16 Elfde tot en met dertiende voortgangsrapportage inzake de realisatie bestuurlijke afspraken met Amsterdam R03/15 Afspraken Centra voor Werk en Inkomen met de gemeenten Hoorn en Zaanstad R03/14 De inschakeling van een private partij bij de uitvoering van de Algemene bijstandswet door de gemeente Maarssen Eindrapportage Jaarplan 2004 R03/13 Indicatiestelling sociale werkvoorziening Een onderzoek naar de kwaliteit van het indicatiestellingproces R03/12 Afhandeling openstaande posten Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen Eindrapport R03/11 Gemeentelijke eindejaarsuitkeringen aan minima in 2002 R03/10 Gemeentelijk beleid en handhaving van de bijstandswetgeving bij woonwagenbewoners Loenen en de intake van bijstandsaanvragen R03/09 Facetten van handhaving van de Algemene bijstandswet Monitor van bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik door gemeenten 2001 R03/08 De decentrale aansturing van de Sociale Verzekeringsbank R03/07 Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemers verzekeringen Jaarverslag 2002 R03/06 De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Amsterdam Stand van zaken eerste kwartaal 2003 R03/05 De uitvoering van onderzoeken in het kader van de Algemene bijstandswet door de gemeente Rotterdam in 2002 Toetsingskader instellingen persoonscertificatie in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet en enkele andere wetten R03/04 De uitvoering van de Algemene bijstandswet door gemeenten in 2001 Quick scan R03/03 Opzet financieel beheer Centrale organisatie werk en inkomen Review van het KPMG-rapport Risicoanalyse financieel beheer CWI R03/02 Onderzoek toepassing Werkloosheidswet bij SHB Havenpool Rotterdam BV R03/01 De ketens van werk en inkomen Een verkennend onderzoek naar de keten van werk en inkomen vanuit cliëntperspectief 2002 R02/29 De praktijk van het aanbesteden Een onderzoek naar de uitvoering van de aanbestedingsprocedure r eïntegratiecontracten 2002 van UWV R02/28 Rechtmatigheidsverklaring AWBZ-geldstromen en uitvoeringskosten R02/27 Bijzondere bijstand in geval van detentie Onderzoek naar beleid en uitvoering van gemeenten in 2001 R02/26 De Sociale Verzekeringsbank in verandering Tussenrapportage over de voortgang van de reorganisatie van het hoofdkantoor en de veranderingen in het systeem van sturing en beheersing 15 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

16 R02/25 De inschakeling van een private partij bij de uitvoering van de Algemene bijstandswet door de gemeente Maarssen Nulmeting R02/24 De uitvoering van de Algemene bijstandswet door de gemeente Haarlem R02/23 Toetreding van sociale werkvoorzieningsbedrijven tot de reïntegratiemarkt R02/22 Debiteuren in de Algemene bijstandswet Een onderzoek naar de gemeentelijke uitvoering R02/21 Vormgeving van cliëntenparticipatie: een tussenbalans R02/20 Betrouwbaarheid samenloopapplicatie Vervolgrapportage R02/19 Rechtmatigheidsverklaring Wsw-besparingen 2001 R02/18 Jaarrekening Ctsv 2001 R02/17 CWI en ontslagzaken De toets aan de herplaatsingsverplichting van werkgevers bij ontslagvergunningvoor oudere werknemers R02/16 Rechtmatigheidsverklaring ontvangsten betreffende de premies Ziekenfondswet 2001 R02/15 Gemeentelijk ontheffingenbeleid Een onderzoek naar de uitvoeringspraktijk van gemeenten rond het verlenen van ontheffingen van arbeidsverplichtingen aan bijstandsgerechtigden R02/14 De uitvoering van de Algemene bijstandswet door de gemeente Almelo Verdiepend onderzoek R02/13 CWIntake Onderzoek naar de beëindiging van het CWI-automatiseringsproject R02/12 Vrijlatingsbepalingen en premiebeleid Een onderzoek naar de verordeningen inzake vrijlatingsbepalingen en premiebeleid van vijftig gemeenten R02/11 Het functioneren van de samenloopapplicatie Een inventariserend onderzoek naar de betrouwbaarheid van de samenloopapplicatie van het Inlichtingenbureau medio 2002 R02/10 Alles op tafel De samenwerking tussen opsporingsdiensten voor de sociale verzekeringen en het Openbaar Ministerie R02/09 Afhandeling openstaande posten UWV Gak Eindrapport R02/08 Jaarverslag toezicht gemeenten en zelfstandige bestuursorganen 2001 Meerjarenplan en Jaarplan 2003 Jaarplan 2002 R02/07 De sociale verzekeringen in 2001 Naast dit rapport is een aantal katernen uitgebracht die dieper ingaan op de behandelde toezichtthema s - Handhaving werknemers- en volksverzekeringen - ICT werknemers- en volksverzekeringen - Financiële rechtmatigheid en verbetertraject werknemersverzekeringen - Sociaal medisch handelen werknemersverzekeringen - Werkbelasting werknemersverzekeringen - Volksverzekeringen R02/06 Financiële scheiding publiek en privaat bij uitvoeringsinstellingen Zesde vervolgrapportage ontvlechting R02/05 Geschikt of ongeschikt De rol van arbeidsdeskundigen bij de WAO-beoordeling R02/04 Invoering van de euro bij uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen Eindrapportage R02/03 Gegevensbeheer 2000 R02/02 Uitvoering werknemersverzekeringen Stand van zaken rechtmatigheid eerste halfjaar 2001 R02/01 Implementatie wet SUWI bij gemeenten Tweede onderzoek naar de gemeentelijke voorbereidingen op de nieuwe Structuur Werk en Inkomen 16 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

17 U kunt deze publicaties opvragen bij: Afdeling Communicatie Prinses Beatrixlaan AL Den Haag Postbus AN Den Haag Telefoon (070) Fax (070) Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder

18 18 Inspectie Werk en Inkomen De uitvoering van de Algemene bijstandswet in Den Helder