Vertrouwelijk. Gemeente Enschede. 15 januari Offerte medium stress test voor de Raad/Rekeningencommissie

Transcriptie

1 Vertrouwelijk Gemeente Enschede 15 januari 2013 Offerte medium stress test voor de Raad/Rekeningencommissie

2 Inhoudsopgave Aanleiding 1 Opdrachtformulering en aanpak 2 Projectteam 6 Planning en kostenraming 6 Verantwoordelijkheden gemeente Enschede 8 Bevestiging 9 Bijlagen Flyer stress test Algemene leveringsvoorwaarden Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede

3 Aanleiding De financiële situatie van uw gemeente staat enorm onder druk. Het weerstandsvermogen is afnemende, de financiële risico s voor uw gemeente nemen steeds meer toe, decentralisaties komen eraan en er is sprake van afnemende inkomende geldstromen vanuit het Rijk en andere overheden. Ook het bedrijfsleven investeert beduidend minder. Voorts zijn er enorme veranderingen op komst vanwege toenemende nieuwe samenwerkingsverbanden, waarbij het verantwoordelijke toezicht bij uw raad en het college blijven. Goed toezicht is derhalve enorm belangrijk. Ook de verantwoordelijkheid van de raad op het gebied van toezicht is sterk vergroot door de nieuwe wet Revitalisering generiek toezicht die per 1 oktober 2012 in werking is getreden. Deze wet gaat ervan uit dat de raad als enige de wettelijke medebewindstaken zelf controleert. De provincie is nog de enige verticale toezichthouder. Het College van uw gemeente heeft samen met uw raad verschillende maatregelen genomen om de financiële situatie onder controle te hebben. Er is onder meer een spaarprogramma afgesproken. Dit spaarprogramma is in de begroting 2013 opgenomen. Tevens vindt momenteel een Rekenkameronderzoek plaats naar de Verbonden partijen van uw gemeente. Gezien deze situatie wil uw raad door het college op een transparante wijze worden geïnformeerd over de financiële situatie, over de risico s en over de beschikbare financiële ruimte. Uw raad de Rekeningencommissie heeft een grote behoefte om zijn controlerende functie voor wat betreft de financiële huishouding te verbeteren en vraagt hiervoor extra handreikingen. Handreikingen die de Rekeningencommissie helpen om de toezichtfunctie op een verantwoorde en harmonieuze wijze uit te kunnen voeren. Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 1

4 Opdrachtformulering en aanpak Opdrachtformulering U heeft ons gevraagd een voorstel te doen op welke wijze wij de Rekeningencommissie en de raad kunnen helpen bij het geven van handreikingen om het financiële toezicht te bevorderen. Opdrachtformulering U heeft ons gevraagd de volgende opdracht uit te voeren: Voer een medium stresstest uit (conform de eerste en 2 e fase van de stress test flyer, zie bijgevoegd) en geef aan welke financiële/risico verwonderpunten er zijn (fase 1). Breng daarnaast de verwonderpunten op financieel terrein inzake het spaarprogramma uit de meerjarenbegroting 2013, alsmede die voor de gesloten systemen in kaart. De onder de opdracht vallende gesloten systemen zijn het grondbedrijf, het vastgoed, het personeel en de verbonden partijen. Rapporteer de verwonderpunten omtrent bovenstaande aan de Rekeningencommissie (fase 2). Pas nadat de uitkomsten van fase 1 zijn besproken met de Rekeningencommissie op 28 januari 2013 zal door u definitief worden besloten of fase 2 nog wordt uitgevoerd. Randvoorwaarde Het onderzoek gaat alleen uit de informatie die binnen uw gemeente beschikbaar is. Mocht informatie niet beschikbaar zijn die wel belangrijk is dan nemen wij dat in onze rapportage op als een verwonderpunt. Toelichting stress test Bij een medium stresstest wordt een documentstudie en benchmark uitgevoerd en vindt een verdieping van de financiële positie door interviews plaats. Wij hebben in overleg met de heer Jongedijk en mevrouw Lutjan afgesproken de gemeente Enschede in de benchmark te vergelijken met de gemeenten Nijmegen, Tilburg, Apeldoorn en Venlo. Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 2

5 Aanpak Fasen onderzoek Onze werkzaamheden zullen uit 2 delen bestaan: Fase 1 Uitvoeren van de stress test en het formuleren van de verwonderpunten. Fase 2 Uitvoeren van het onderzoek naar de verwonderpunten op financieel en risicomanagement terrein op het gebied van het spaarprogramma en de gesloten systemen van het vastgoed, de grondexploitatie, het personeel en de verbonden partijen. Fase 1: De medium stress test Via een compact onderzoek brengen wij de financiële flexibiliteit snel voor u in beeld: De Ernst & Young stresstest voor gemeenten. In de vorm van een presentatie brengen wij compact in beeld hoe het met de financiële flexibiliteit van uw gemeente is gesteld. Waaruit bestaat de medium stress test? Wij betrekken vijf hoofdonderwerpen in de stress test. Deze zijn: 1 Reserves en weerstandsvermogen 2 Voorzieningen en garantstellingen 3 Grondexploitatie 4 Schuldpositie 5 Meerjarenbegroting Wij brengen belangrijke indicatoren van deze 5 hoofdthema s in perspectief. De indicatoren gebruiken wij om een indicatie te geven van de financiële flexibiliteit van uw gemeente. Per thema geven wij een oordeel over de financiële flexibiliteit. Deze kan hoog, voldoende, beperkt, onvoldoende of geen zijn. Wij vergelijken met vier door u opgegeven gemeenten en wij vergelijken de jaarlijkse ontwikkeling van de indicatoren binnen uw gemeente. Wij beoordelen de financiële ontwikkelingen vanuit de afgelopen jaren en voor de komende jaren. Wij gebruiken hiervoor onder meer de jaarstukken 2011 en de begrotingen , alsmede de prognoses voor de grondexploitaties. De periode die wij bezien betreft de afgelopen 4 en de komende 4 jaren. Voor de interpretatie en verificatie van de gegevens houden wij enkele interviews met kernfunctionarissen van uw gemeente. Daarbij denken wij aan de wethouder, de concerncontroller of diens vervanger en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de jaarrekening, de begroting en grondexploitatie. Wij geven u een duidelijk overzicht van de financiële flexibiliteit van uw gemeente, in één oogopslag. Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 3

6 Wat is het resultaat van de medium stress test? Het resultaat van de stress test is een panklare presentatie die top down aangeeft hoe de financiële flexibiliteit van de gemeente Enschede ervoor staat ten opzichte van de door u opgegeven gemeenten. Daarnaast formuleren wij onze verwonderpunten, voor zover deze uit de stress test naar voren komen. Wij bespreken de concept rapportage uiterlijk 24 januari 2013 met de griffier en de medewerkster van de raadsgriffie en presenteren de uitkomsten in de Rekeningencommissie op 28 januari Uitvoering van de medium stress test Wij stellen voor het onderzoek als volgt uit te voeren: 1 Het bestuderen van de jaarstukken en onderliggende stukken van de gemeente Enschede vanuit de afgelopen 4 jaren en tevens die van de 4 door u opgegeven gemeenten. 2 Het verwerken van de verzamelde informatie voor de benchmark in de rapportage. 3 Het houden van interviews met enkele financiële functionarissen ten behoeve van de analyse van de benchmark gegevens. 4 Het analyseren van de benchmark gegevens en de interviews. 5 Het formuleren van de verwonderpunten vanuit de stress test in de rapportage. 6 Het voorbespreken van de resultaten van ons onderzoek met de griffier en de raadsmedewerkster. 7 Het toelichten van de resultaten in de Rekeningencommissie op 28 januari Fase 2: Onderzoek spaarprogramma en gesloten systemen Wat en hoe? Wij stellen voor een quick scan onderzoek uit te voeren naar de financiële risico s in: 1 Het spaarprogramma 2 Het vastgoed 3 Het grondbedrijf 4 Het personeel 5 De verbonden partijen Doel van deze quick scan is om verwonderpunten te formuleren voor de Rekeningencommissie. Verwonderpunten zijn punten die ons opvallen en waarvan het belangrijk is dat de Rekeningencommissie hierop antwoord krijgt va het College. Deze verwonderpunten gaan over het feit of u als raad voldoende wordt geïnformeerd omtrent financiële resultaten en de doelstellingen en risico s en of deze voldoende in beeld zijn bij het College. Wij kijken hierbij met name de aanwezige stress (zwaar weer scenario s) die intern voor de vijf onderwerpen is berekend, alsmede naar de samenhang van de vijf gesloten systemen. Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 4

7 De aard van ons onderzoek is een quick scan. Een quick scan betekent dat wij richtinggevend onderzoek doen op een hoog aggregatieniveau en dat wij geen detailinformatie beoordelen, maar naar de grote lijnen kijken. Het resultaat van het onderzoek Het resultaat van het onderzoek is een presentatie van verwonderpunten over de financiële risico s die wij onderkennen op de vijf gebieden. Uitvoering van het onderzoek Wij stellen voor het onderzoek als volgt uit te voeren: 1 Bestuderen van beschikbaar materiaal (ook vanuit onze accountantscontrole en de afstemming hiervan), alsmede de recente uitkomsten van recente onderzoeken op de 5 terreinen, waaronder het Rekenkameronderzoek en de voortgangsrapportages omtrent het spaarprogramma. 2 Het houden van interviews met 1 of meer Raadsleden, de wethouder Financiën en het financieel management, zowel op concernniveau, als op de onderscheiden deelgebieden. Wij schatten 8 interviews. 3 Het uitvoeren van een analyse op de resultaten van de documentenstudie en de interviews 4 Het opstellen van een rapportage in de vorm van een presentatie van de verwonderpunten vanuit het oogpunt van de raad van de vijf onderkende deelgebieden. 5 Het voorbespreken van de resultaten van ons onderzoek met de griffier en de raadsmedewerkster. 6 Het toelichten van de resultaten in de Rekeningencommissie in april/mei Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 5

8 Projectteam De werkzaamheden worden uitgevoerd door drs. Maarten van Lokven, samen met 1 of meerdere assistenten. Maarten (1962) is senior manager Public Finance en heeft zeer veel ervaring (29 jaar ). Hij is in die hoedanigheid gespecialiseerd in onder meer de financiële adviesdienstverlening aan gemeenten, in het bijzonder stress testen en financiële onderzoeken. Hij heeft zeer ruime en brede ervaring met de gemeentelijke financiële dienstverlening, zowel vanuit de advisering als vanuit de accountancyfunctie. Ook heeft hij een zeer brede en lange ervaring met de advisering aan gemeenteraden en raadsleden. Hij heeft onder meer de procesbegeleiding gedaan voor het City Marketingonderzoek voor uw gemeente. Hij kent uw organisatie en u kent hem. Hij is een no nonsens onderzoeker die weet wat van ons wordt verwacht en adequaat met u communiceert. De opdracht zal worden uitgevoerd onder eindverantwoordelijkheid van de heer R.H. (Reinier) Gosselink RA, director Public Finance in nauwe samenspraak met het controleteam onder leiding van drs. John Drost RA. Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 6

9 Planning en kostenraming Planning De planning van de uitvoering van de werkzaamheden is als volgt: Fase 1 Onderzoekswerkzaamheden: Uiterlijk 24 januari 2013 Rapportage medium stress test: 25 januari 2013 Bespreken rapportage met RC: 28 januari 2013 Fase 2 Onderzoekswerkzaamheden: April/Mei 2013 Rapportage: Uiterlijk mei 2013 Bespreken rapportage Mei 2013/in overleg te bepalen De kosten voor het uitvoeren van de medium stress test (fase 1) bedraagt De kosten voor het uitvoeren van fase 2 ramen wij op ( per onderwerp). De genoemde bedragen zijn exclusief btw, maar inclusief reis,- verblijf en secretariaatskosten). De vergoeding van onze werkzaamheden is gebaseerd op de aan de opdracht bestede uren en de in de offerte en ons contract voor de accountantsdiensten geldende tarieven. Door u wordt pas besloten de opdracht te verstrekken voor het uitvoeren van fase 2 als de uitkomsten van fase 1 zijn besproken. Op onze werkzaamheden (categorie overige onderzoeken) zijn de algemene voorwaarden voor non assurance van Ernst & Young van toepassing, welke voorwaarden als bijlage bij deze opdrachtbrief zijn gevoegd. Wij attenderen u erop dat de aard van de hiervoor beschreven uit te voeren werkzaamheden inhoudt dat op de genoemde financiële informatie geen accountantscontrole zal worden toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht zal worden uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van dit cijfermateriaal kan worden ontleend. Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 7

10 Verantwoordelijkheden gemeente Enschede Beschikbaarheid informatie Voor een efficiënte uitvoering van de opdracht is het noodzakelijk dat u zorg draagt voor de beschikbaarheid van alle voor ons onderzoek benodigde informatie, correspondentie en bestanden. In overleg met u zal tijdens het onderzoek worden bepaald welke informatie dit betreft. Beschikbaarheid personeel Eveneens gaan wij ervan uit dat u ervoor zorg draagt dat de verantwoordelijke functionarissen volledig en tijdig ter beschikking staan voor het uitwisselen van deze informatie en voor het maken van afspraken in overleg met ons. Tevens willen wij aangeven dat wij, indien noodzakelijk, een beroep doen op één of meerdere van uw medewerkers en hun specifieke kennis. Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 8

11 Bevestiging U ontvangt deze opdrachtbevestiging in tweevoud. Als blijk van uw instemming met deze opdrachtbevestiging verzoeken wij u een exemplaar te ondertekenen en aan ons terug te sturen. Het origineel van de brief kunt u behouden voor uw archief. Zodra wij het door u getekende exemplaar van de brief hebben terugontvangen, zullen wij contact met u opnemen om afspraken te maken over de aanvang van onze werkzaamheden. Tenslotte vermelden wij nog dat deze opdrachtbevestiging van kracht blijft totdat de opdracht wordt beëindigd of gewijzigd, dan wel door een andere wordt vervangen. Wij zien met vertrouwen uit naar een prettige samenwerking. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP R. H. Gosselink RA Voor akkoord: Gemeente Enschede namens deze De heer drs. R.M. Jongedijk MBA Raadsgriffier Datum:.. januari 2013 Alle rechten voorbehouden - Ernst & Young Stresstest voor gemeente Enschede 9