Digitale verslaglegging van raadsvergaderingen (vaststellen 11*^ begrotingswijziging 2011) A.A.M.M. Heijmans

Transcriptie

1 DERNHKZIS Raadsvergadering: Agendapunt: Onderwerp: Portefeuillehouder: 7 juli 2011 Registratieken merk: v/2011/ Digitale verslaglegging van raadsvergaderingen (vaststellen 11*^ begrotingswijziging 2011) A.A.M.M. Heijmans Aan: De raad van de gemeente Bemheze Heesch, 6 juni 2011 Samenvatting Op dit moment worden raadsvergaderingen opgenomen door een cameraploeg en live uitgezonden op WanTV, is er een verslaggever aanwezig die verslag doet van de'vergadering en worden notulen en een beknopte besluitenlijst gemaakt. Voorgesteld wordt de raadsvergaderingen voortaan op te nemen met vaste, digitale camera's en deze beelden Uve tiit te zenden via internet. Deze beelden zijn ook achteraf raadpleegbaar en doorzoekbaar op onderwerp, spreker, fractie etc. De besluitenlijst blijft behouden. De notulen komen echter te vervallen en ook de cameraploeg maakt geen opnamen meer. Wel wordt voorgesteld gedurende een overgangs-zproe^eriode van eenjaar de digitale beelden uit te zenden op WanTV en een verslaggever interviews te laten verzorgen. Met het (live) uitzenden van beeld en geluid via internet (hierna 'ipebcasting') in combinatie met het laten vervallen van de notulen en de live Tv-uitzending zoals nu het geval is, kunnen de volgende doelstellingen worden bereikt: De (informatie over) bestuurlijke besluitvorming is op een betere en meer laagdrempelige wijze toegankelijk; Groter bereik (meer mensen); Kostenbesparing; Beperking papierstroom (kosten- en milieuaspect). Inleiding/Probleemstelling Aan de openbaarheid van raadsvergaderingen en het betrekken van inwoners bij het besluitvormingsproces kan op diverse manieren gehoor worden gegeven. Dit voorstel gaat in op de huidige situatie voor wat betreft de verslaglegging van gemeenteraadsvergaderingen waarna vervolgens wordt toegelicht waarom een andere wijze van verslaglegging bij kan dragen aan toegankelijke, laagdrempelige informatievoorziening en vergroting van inzicht in de besluitvorming van de gemeenteraad, een groter bereik, kostenbesparing en beperking papierstroom.

2 Toelichting Huidige situatie» Uve Tv-uitzending inclusief verslaggever via plaatselijke Tv-zender WanTV; ^ notulen; «besluitenlijst; " geluidsopname. Op dit moment worden de raadsvergaderingen hve uitgezonden op WanTV. Tevens is er een reporter aanwezig die verslag doet van de vergadering en korte vraaggesprekken houdt met voomamehjk raadsleden. Er worden ook aparte geluidsopnamen gemaakt. Deze geluidsopnamen worden bewaard en kunnen worden opgevraagd (door iedereen) of nageluisterd in de raadsleeskamer (raads- en burgerieden). Van de raadsvergaderingen worden verder notulen en een beknopte besluitenlijst gemaakt. De notulen en de besluiteiihjst zijn toegankehjk via de website van de gemeente. Doorgaans wonen 10 tot 15 personen een raadsvergadering bij. De bezoekers zijn in de meeste gevallen direct belanghebbenden, achterbanleden vanfiracties en/of ambtenaren. Wanneer onderwerpen als een integraal dorpsontwikkelingsplan (idop), verkeersproef't Dorp of golfbaan De Hooge Vorssel op de agenda staan, dan Hgt het bezoekersaantal beduidend hoger (25 tot zelfs > 100). Voorstel nieuwe situatie H hve intemetuitzending via digitale camera's ('webcasting'); s geïndexeerde uitzending achteraf via internet ('webcasting'); H besluitenhjst; " geluidsopname. Webcasting De drempel om raadsvergaderingen via internet te bekijken (Hve of achteraf is lager dan het daadwerkehjk bijwonen van een raadsvergadering. Daar komt bij dat in veei gevallen iemand slechts geïnteresseerd is in één of enkele agendapunt(en). Het gericht kijken (Hve of achteraf) naar de behandeling van dat agendapunt zal doorgaans de voorkeur genieten boven het bijwonen van de hele dan wel een groot gedeelte van de raadsvergadering. Door het uitzenden van raadsvergaderingen via internet is de bestuurhjke besluitvorming toegankelijk voor iedereen. Op een laagdrempehge wijze kunnen inwoners, raadsleden, achterbanleden, ambtenaren en andere belangsteuenden zelf bepalen waar en wanneer zij de uitzending (of een deel) van een raadsvergadering bekijken. De raadsvergaderingen zijn immers Hve en achteraf raadpleegbaar. Het systeem beschikt over uitgebreide zoekmogehjkheden op vergaderdamm, onderwerp, spreker, fractie etc. De beschikbare documenten (raadsvoorstellen, -besluiten en bijlagen) worden gekoppeld aan het betreffende agendapunt en kurmen tijdens het kijken/luisteren eenvoudig worden geopend. Daarnaast is het mogelijk om via de webcast een poü of enquête te houden. Hieronder treft u een schematisch overzicht aan met de voor- en nadelen van webcasting.

3 koppeling documenten mogehjk Uve en achteraf raadpleegbaar met uitgebreide zoekmogelijkheden (spreker, onderwerp, fractie, datum etc.) voor iedereen toegankelijk (inwoners, raadsleden, achterbanleden, ambtenaren, pers en geïnteresseerden van buiten de gemeente etc.) waar ook ter wereld ook inwoners in buitengebied zonder kabelaansluiting kunnen raadsvergadering zien 'knip' per agendapunt archieffiinctie interactie mogelijk (bijv. poll of enquête) besparingsmogelijkheden papierbesparing (geen notulen meer) = kostenbesparing en goed voor muieu investeringen nodig (met name camera's, encoder) mogelijk verhes huidige tv-kijkers geen notulen meer beelden digitale camera's minder levendig (één camerapositie per spreker) Besluitenlijst en notulen Wettelijk is bepaald (artikel 23, hd 5 Gemeentewet) dat van een raadsvergadering een besluiten- Hjst wordt opgesteld en dat deze openbaar wordt gemaakt. Het is niet verphcht om notulen van openbare raadsvergaderingen te maken. Voorgesteld wordt de besluitenhjsten zoals die nu ook al van raadsvergaderingen worden gemaakt, te blijven hanteren zodat wordt voldaan aan de voornoemde wettehjke bepaling. Tevens wordt voorgesteld de notulen (uitgebreid verslag) te laten vervallen. ^ In het reglement van orde van de gemeenteraad zijn twee artikelen opgenomen over de notulen van openbare en besloten vergaderingen (artikel 19 respectieveujk 46). Indien wordt besloten de notulen te laten vervallen, zal het reglement van orde hierop moeten worden aangepast. Voorgesteld wordt dit te doen bij een algemene actualisatie van het reglement van orde. Tv-uitzending / verslaggever Indien gekozen wordt voor het webcasten van de raadsvergaderingen, dan is het aannemelijk dat de Hve tv-uitzendingen van de raadsvergadering op WanTV niet op de huidige manier (volledige uitzending beelden cameraploeg) wordt voortgezet. Zou hiermee wel worden doorgegaan, dan wordt het voordeel van kostenbesparing volledig teniet gedaan. Het is mogehjk ervoor te kiezen een compilatie uit te laten zenden. Ook hiermee zijn hoge kosten gemoeid en wordt de doelstelling van kostenbesparing niet gehaald. Overigens kan de BOS op grond van vrije nieuwsgaring ook op eigen initiatief aandacht besteden aan het politieke nieuws.

4 Het is mogelijk om de digitale beelden (beelden vaste camera's raadszaal) ook op Tv (WanTV) uit te zenden. De kosten hiervoor bedragen 2.700, per jaar voor het gebruik van de zendfrequentie en eermiaüge kosten van circa 850, voor een technische koppeling. Ook al is het de vraag of het aantrekkelijk is de statische beelden (in principe één camerapositie per spreker) van een raadsvergadering op Tv te bekijken, wordt voorgesteld gedurende een jaar van deze mogelijkheid gebruik te maken en na eenjaar te bezien of hieraan vervolg wordt gegeven. De huidige wijze waarop de vergaderingen op Tv van commentaar worden voorzien, aangevuld met interviews, geeft 'kleur' aan de toch wat eentonige beelden. Dit geldt des te meer in het geval van uitzending van digitale beelden (één camerapositie per spreker). In het verlengde van het voorstel om gedurende een overgangs Zproefperiode van een jaar de digitale beelden integraal uit te zenden op Tv, wordt dan ook voorgesteld een verslaggever interviews en samenvattingen te laten verzorgen van de raadsvergaderingen voor de periode van eenjaar en na eenjaar te overwegen of hiermee wel of niet wordt doorgegaan. aanpak De griffie heeft een aantal wensen en eisen geformuleerd als het gaat om de fonctionahteiten van het systeem voor de gebruiker. Daarnaast is in overleg met medew^erkers van ICT, communicatie en facilitaire dienstverlening gekeken naar overige zaken als technische randvoorwaarden, wette Ujke bepalingen (bijvoorbeeld archiefwet), digitale dienstverlening etc. Zo is het belangrijk dat het systeem voor webcasting aansluit op de systemen waar wij als gemeente al mee werken, zoals Verseon (het document management systeem) en Simbri (internet, intranet). Tevens zal in overleg met ICT worden gekeken naar de technische vereisten van de benodigde camera's ten behoeve van het cameravolgsysteem. planning Streefdatum implementatie: november 2011 Hierbij moet worden opgemerkt dat dit mede afhankelijk is van de levertijden en mogeujkheden tot installatie etc. van leveranciers. leveranciers, Een groeiend aantal gemeenten en provincies zendt vergaderingen uit via internet. Op de overheidsmarkt beweegt zich een aantal leveranciers met grotendeels vergeujkbare mogelijkheden. Op basis van de vereiste functionaliteiten is een aantal leveranciers benaderd en is hun aanbod vergeleken. Twee bedrijven zijn reeds op gesprek geweest en hebben een presentatie verzorgd. Enkele gemeenten / provincies die vergaderingen al via internet uitzenden: Gemeente Oss (Company Webcast) Gemeente Boxmeer (Company Webcast) Provincie Noord Brabant v^^ww. brabant.nl (GemeenteOplossingen) Gemeente Renkum (GemeenteOplossingen) Gemeente Nijmegen (Notubiz) Gemeente TeyUngen v^^ww. teylingen. nl (Notubiz) Voor het opnemen van de digitale beelden zijn camera's nodig. De kosten hiervoor zijn afhankehjk van met name het verschil in beeldkwaliteit.

5 Nadat een besluit is genomen over voorliggend voorstel, wordt een en ander nader uitgewerkt en kan op basis van vergelijking een keuze worden gemaakt uit de leveranciers. Vanzelfiprekend zal het kostenaspect een belangrijke rol spelen, maar ook de gebruiksvriendelijkheid, de fiincdonaliteiten, de technische mogelijkheden en service spelen een rol bij de uiteindelijke keuze. Consequenties personele Er wordt gekozen voor hosting bij de webcastleverancier. Dit houdt in dat de beelden worden opgeslagen op de server van de leverancier en dat de computercapaciteit van de gemeente niet hoeft worden uitgebreid en dat medewerkers van ICT niet extra worden belast. De voorbereiding van de webcast zorgt voor een beperkte uitbreiding van taken bij de griffie. Ook tijdens en na afloop van de vergadering moet een aantal handelingen worden verricht. Het laten vervallen van de notulen (controle notulen door griffie en contacten met het notulistenbureau) zal niet volledig opwegen tegen de uitbreiding van taken. juridische De aanbesteding moet voldoen aan het gemeenteüjk aanbestedingsbeleid. Afwijken is enkel mogehjk als dit goed gemotiveerd gebeurt en na overleg met de inkóopadviseur. De Gemeentewet bepaalt (artikel 16) dat de raad een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Van een besloten raadsvergadering moet een verslag worden gemaakt (artikel 23, Hd 4), maar de wet bevat geen verplichting om van een openbare vergadering een verslag te maken. Wel is bepaald (artikel 23, lid 5 Gemeentewet) dat er van een raadsvergadering een besluitenlijst wordt opgesteld en dat deze openbaar wordt gemaakt. In het huidige reglement van orde van de gemeenteraad zijn bepalingen over notulen van raadsvergaderingen opgenomen (artikel 19 en 46). Indien wordt besloten de notulen te laten vervallen, zal het reglement van orde hierop moeten worden aangepast. Voorgesteld w^ordt dit te doen bij een algemene actualisatie van het reglement van orde. Openbare raadsvergaderingen dragen bij aan het inzicht in overheidshandelen (Wet openbaarheid'.van bestuur). Het kunnen bekijken van live- of archiefbeelden van vergaderingen via internet maakt dit nog eenvoudiger, zeker als bijbehorende stukken raadpleegbaar zijn en het systeem beschikt over een goede zoekfiinctie. De Archiefwet bepaalt dat het opslaan van digitale informatie moet voldoen aan bepaalde eisen van duurzaamheid. Tevens zijn hierin bepalingen opgenomen over de toegankelijkheid van archieven. Het te kiezen systeem moet voldoen aan de wettelijke vereisten. De griffie zorgt voor de voorbereidingen van de uitzendingen en de noodzakelijke acties tijdens en na afloop van de vergadering. ICT / facilitaire dienstverlening ondersteunt de griffie zo nodig. financiële In de begroting 2011 zijn de volgende budgetten beschikbaar voor de digitale verslaglegging van raadsvergaderingen: - Incidenteel ,- - Strucmreel 7.617,-

6 Er heeft met vaststelling van de begroting 2011 een verlaging van ,- plaatsgevonden van het structurele budget met het oog op de invoering van de digitale verslaglegging. Deze verlaging was gebaseerd op aannames. De uit dit voorstel voortvloeiende kosten bedragen: Investering Structureel Incidenteel Intemetuitzendingen Verslaggever (1 jaar) Proe^eriode tv~uitzending digitale beelden incl. koppeling Additionele producten (microfoonsysteem/dms) Investering camera's (kapitaallasten o.b.v. 5 jaar) Aanschaf encoder Aanpassing infrastructuur , , , , , , , ,- Totaal 9.000, ,- Beschikbaar in begroting ,- Tekort 1.383, ,- Om de omschakeling naar digitale verslaglegging mogelijk maken is een aanvullend budget noodzakelijk van 1.383,- structureel en 5.050,- incidenteel. Wij stellen u voor het structureel aanvullend budget van 1.383,- te verwerken in de begroting 2012 en het incidenteel aanvullende budget ten laste te brengen van de reserve nog nader te bestemmen. Omdat met vaststelling van de begroting 2011 reeds vooruitgelopen is op digitale verslaglegging, de budgetten hierop zijn aangepast en de invoering pas realiseerbaar is eind 2011 verwachten we een overschrijding op het budget We zullen u hierover in de 2" bestuursrapportage rapporteren. Communicatie Raad/commissies: Op 4 januari 2011 is een presentatie over digitale verslaglegging gehouden. Mede op basis van de reacties van de aanwezigen is dit voorstel tot stand gekomen. Het notulistenbureau en de BOS zijn reeds aan het begin van het traject op de hoogte gesteld van de mogelijke wijziging voor wat betreft de verslaglegging van raadsvergaderingen. Zij worden ook in kermis gesteld van dit voorstel en worden van de uiteindelijke besluitvorming op de hoogte gebracht. Het is gebruikelijk dat raadsvergaderingen worden aangekondigd in de Bemhezer en op de website van de gemeente. In het geval dat wordt gekozen voor webcasting, zal tevens worden aangegeven dat de raadsvergaderingen via internet Uve te volgen zijn en ook achteraf raadpleegbaar zijn. In de beginperiode zal extra aandacht worden besteed aan de publiciteit rondom webcasting.

7 Evaluatie Eenjaar na implementatie volgt een evaluatie. Daarbij zal ook de mogelijkheid en eventuele wenselijkheid voor het webcasten van commissievergaderingen worden meegenom.en. Voorstel Gelet op het voorgaande stellen wij u voor: 1. Raadsvergaderingen voortaan Hve uit te zenden via internet ('webcasting'); 2. Schriftehjke verslaglegging van raadsvergaderingen te beperken tot beknopte besiuiteiüijsten en daarmee de notulen te laten vervallen; 3. De beelden van de raadsvergaderingen digitaal op te slaan in een webarchief en gedurende vier jaren beschikbaar te stellen via de website (beelden bhjven te allen tijde opvraagbaar); 4. Geen gebruik meer te maken van een cameraploeg die de raadsvergaderingen filmt en daarmee te stoppen met het live uitzenden van deze beelden op WanTV; 5. Gedurende een proe:^eriode van één jaar: a. De digitale beelden (vaste camera's) van raadsvergaderingen Hve uit te zenden via WanTV; b. Een verslaggever interviews en samenvattingen te laten verzorgen. 6. Eenjaar na ingebruikname het systeem te evalueren en (mede) op bas:^ van deze evaluatie te beslissen of sprake zal zijn van continuering van hetgeen onder 5a en 5b is voorgesteld; 7. Opdracht te geven om webcasting en de daarvoor benodigde voorzieningen aan te besteden conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 8. Het structureel aanvullende budget van 1.383,- te verwerken in de begroting 2012 en het incidenteel aanvullende budget van ten laste te brengen van de reserve nog nader te bestemmen. De griffier, J.H.M, van den Oever Bijlagen: Ter inzage (op de raadsleeskamer, niet digitaal beschikbaar): - docum.eneatie webcastleveranciers