Financieel Verslag Studiekring Vrij Onderzoek Academiejaar

Transcriptie

1 Financieel Verslag Studiekring Vrij Onderzoek Academiejaar In het financieel verslag verstrekt Studiekring Vrij Onderzoek een overzicht van de door haar gemaakte kosten van het academiejaar In het verslag wordt eerst kort het verschil tussen een academiejaar en een boekjaar uitgeweid, dit om misverstanden te vermijden. Vervolgens worden de kosten verbonden aan activiteiten gefinancierd met de PKC opgelijst. Het tweede gedeelte zal bestaan uit een overzicht van de kosten gefinancierd vanuit de PKC rekening. Deze cijferweergave wordt gecategoriseerd op de volgende manier: eerst alle doorlopende kosten vervolgens zijn de kosten gerangschikt volgens datum van uitgave. Hierna volgen de gelden van UVV en OSB. Als laatste wordt kort de interne kas toegelicht. Voor verdere verantwoording en verduidelijking van het gespendeerde budget wordt verwezen naar het moreel verslag van waarin een uitgebreide uitleg van de gegeven activiteiten wordt voorgesteld. Een korte verduidelijking Sinds het academiejaar wordt in de inleiding van het financieel verslag het onderscheid tussen boek-en academiejaren gemaakt om misverstanden hierrond te voorkomen. Een boekhoudkundig jaar loopt over 12 maanden, en elke juridische entiteit heeft de mogelijkheid om de start van zo een boekhoudkundig jaar zelf te bepalen. De VUB koos daarbij klassiek voor een gewoon kalenderjaar, van 1 januari tot 31 december dus. Een academiejaar loopt uiteraard van midden september, tot midden september. Dit onderscheid heeft als gevolg dat de middelen van een bestuur bestaan uit twee delen. In dit geval het tweede deel van het boekjaar 2016, en het eerste deel van het boekjaar Het is aan elk bestuur om erop toe te zien dat het beschikbaar budget van het boekjaar, dat begint in het tweede semester, niet volledig maar slechts voor het proportionele deel wordt aangesproken. Wordt over die grens heen gegaan, dan spreekt dat bestuur voortijdig het budget van het daarop volgende academiejaar aan. Dat kan het bestuur dat hen opvolgt in de problemen brengen. Kosten gefinancierd door de PKC In dit deel worden enkel de activiteiten opgenomen die kosten met zich meebrachten. In het morele verslag kunt u de volledige lijst en bespreking van activiteiten vinden. Ook de werkingskosten zoals promo en duurzame aankopen worden hierin vermeld.

2 Boekjaar 2016 Datum Activiteit/doel Omschrijving Bedrag in 01/06/2016- Abonnement Groene Tijdschrift ter aanvulling bibliotheek /11/2016 Amsterdammer 8x ontvangen (10.80 per tijdschrift). 26/09/2016- Promotie van Flyers, posters gedrukt bij crazy copy /12/2016 activiteiten center voor alle activiteiten van 1 ste semester. 26/09/ /12/2016 Versnapering vergaderingen Frisdrank en snacks voor tijdens de vergaderingen van Vrij Onderzoek /06/2016 Treinreis Naar locatie om gratis meubelen voor 4.20 lokaal te bezichtigen 20/09/2016 Kantoorartikelen Multomappen /10/2016 Maken stempel Benodigdheden voor het maken van 2.27 een VO stempel 05/10/2016 Kick-Off Benodigdheden voor de VO stand op de kick-off Etterbeek 20/10/2016 Pizzadebat Debatavond waarbij VO gratis pizza voorziet 24/10/2016 Kampvuur Benodigdheden om een kampvuur te maken/houden. 28/10/2016 Kantoorartikelen Modem om lokaal van wifi te voorzien 08/11/2016 Kantoorartikelen Computer en boxen /11/2016 Promotiemateriaal Stickers /11/2016 Filmavonden Aanschaf meerdere films voor filmavonden 11/11/2016 Kantoorartikelen Van usb naar hdmi en vga kabels /11/2016 Vrije nacht 1 ste ronde aanschaffen decoratie vrije nacht 14/11/2016 Vrije Nacht Verzendkosten condooms promotiemateriaal Vrije Nacht 14/11/2016 Bijzondere algemene Pizza s voor de uitgehongerde vergadering aanwezigen 22/11/2016 Cantus Kaarsen /11/2016 Cadeau Aan de heren van infradesk na hulp met internet 22/11/2016 Cantus Emmer /11/2016 Promotiemateriaal Pennen en aanstekers ter promotie /11/2016 Cantus Codices /11/2016 Kantoorartikelen Plakspullen /12/2016 Cadeau Voor sprekers /12/2016 Cantus Huur voor BSG en gebruikte bekers Totaal

3 * De hierboven genoemde data zijn de daadwerkelijke verrekeningsdata. Boekjaar 2017 Door miscommunicatie tussen de vorige penning en de huidige penning was er in boekjaar 2016 meer geld over dan uitgegeven. Toen bleek dat er nog geld over was van 2016 was het te laat om de facturen nog door te kunnen voeren. Een aantal facturen uit 2016 zijn hierdoor doorgevoerd in Datum Activiteit/doel Omschrijving Bedrag in 16/01/2017- Abonnement Groene Tijdschrift ter aanvulling /04/2016 Amsterdammer bibliotheek 6x 16/01/ /06/2017 Promotiemateriaal Flyers en poster gedrukt bij ccc * /06/2016 Website VO Kosten behoud website VO /10/2016, 07/11/ /03/2017 Promotie facebook Kosten voor boosten facebook evenementen /11/2016 Activiteitbenodigdheden Polaroidcamera, hoesje en film voor activiteiten 01/12/ Studentendebat Cuba debat loungebar /12/2016 Debat waarom noem je Vervoer Jolien Verspoels van mij een hoer? het panelgesprek 16/12/2016 Telefoniekosten Vergoeding deel telefoniekosten bestuur 28/02/2017 Filmavonden Popcorn filmavonden /02/ Filmavond Merchants of Doubt loungebar /03/2016 Pizzadebat Gratis pizza voor tijdens debat /03/2017 Kantoorbenodigdheden Printerinkt en papier /03/ Filmavond Persepolis loungebar /03/2017 VO Weekend De studiekring levert een kleine bijdrage aan het weekend van de kring 15/03/2017 Promotiemateriaal Betaling 2 de deel pennen en aanstekers /04/ Vrije Nacht Rekening huur enz. BSG /04/ Vrije Nacht Dj s /04/2017 Vrije Nacht Extra artikelen voor TD: frituursnacks, frituurvet, frisdrank; siroop, cava, sauzen. 25/04/2017 Website VO Kosten voor behoud website VO 25/04/2017 Filmavonden Popcorn voor filmavonden /05/2017 Filmavond Girl interrupted 65,06

4 Totaal 2543,35 1 Facturen moeten nog ontvangen worden en staan dus nog niet op de pkc vermeld. 2 Datum facturatie, facturen ontvangen op 08/05/2017. * nog aan te passen na ontvangst facturen. Van het bedrag van 4325 is nog 1781,65 over. Subsidie van demens.nu (UVV) Dit jaar is er, zoals vele jaren voordien, subsidie aangevraagd en toegekend door demens.nu voor de Vrije Dag (28/03/2017). De subsidie bedroeg 610. De subsidies zijn gebruik voor promotiemateriaal en de spreker. Geld van de oud-leden, verkregen via het OSB Dit jaar is geen aanspraak gemaakt op het oud-leden geld. Wel zijn er onderhandelingen bezig om de donatieprocedure aan te passen waardoor een oud-lid kan storten naar zijn eigen achting en niet enkel een vast bedrag kan doneren. Interne Kas van de Studiekring Om de leden een zo aangenaam mogelijk werkingsjaar te kunnen bieden, voorzien wij vanuit de interne kas de mogelijkheid om aan een zeer kleine prijs pintjes tijden te vergadering te kopen. Andere winsten worden gemaakt op activiteiten met de verkoop van pinten. Dit jaar is er ook winst behaald op de Vrije Nacht. Alle winsten gemaakt door de studiekring worden volledig gespendeerd aan het jaarlijkse bestuursweekend. Besluit Het bestuursjaar kende vanuit de financiële kant een moeilijke start. Dit kwam vanwege beperkte toegang tot informatie over het financiële aspect van het voorgaande jaar. Dit resulteerde in onduidelijkheid over het nog te spenderen budget voor Het nog te besteden budget werd gecontroleerd bij PKC maar om de een of andere duistere reden is dit toch niet correct gebleken. Deze twee zaken hebben er toe geleid dat in boekjaar 2016 niet al het te besteden geld is uitgegeven. Terwijl er nog genoeg bonnen waren om dit aan te vullen. Deze facturen van 2016 zijn hierdoor op boekjaar 2017 komen te vallen. Met het grote budget wat nog resteerde van boekjaar 2016 konden grote langdurige aankopen gedaan worden. Dit budget kwam voort uit het feit dat een aantal evenementen werden afgelast door de aanslagen en terreurdreiging. Hieronder vallen een nieuwe computer, boxen en modem. Tevens werd er geïnvesteerd in promotiemateriaal in de vorm van stickers, pennen en aanstekers. Normaliter werd er enkel promotie gemaakt voor evenementen aan de hand van flyers en posters. Dit jaar is besloten te experimenteren met het boosten van evenementen op

5 facebook. Gebleken is dat deze manier van promotie zeer vruchtvol is. Door de promotie op facebook is ons bereik groter geworden. Daarom wordt er aangeraden aan de komende generatie om dit door te zetten. De bekendheid van Studiekring Vrij Onderzoek blijft groeien. Ook in Jette blijft de delegatie bestaan. Vanuit Jette wordt de vraag gesteld een groter budget vrij te stellen om activiteiten te kunnen voorzien. Om het niveau aan te kunnen houden, en te verbeteren, is een groter budget nodig. Dit zodat de studiekring op beide locaties evenementen kan verwezenlijken die een zo groot mogelijk bereik behalen. De gedachte van het vrije onderzoek moet blijven worden aangekaart! Sarah Marsman Penningmeester Studiekring Vrij Onderzoek