Commissie ROTARY Samen Sterk

Transcriptie

1 Commissie ROTARY Samen Sterk Aanbevelingen op clubniveau Aanbevelingen op regionaalen districtniveau Eerste rapport, versie 1.2 Februari "Cooperation is the keynote of happy community life" Paul Harris Betrokkenheid Betrouwbaarheid Beschikbaarheid

2 INHOUD Ten Geleide 3 Aanbevelingen op clubniveau LOCATIE A 01 De plaats van samenkomst 5 BESTUUR A 02 Het hebben van bekwame bestuurders 7 A 03 Continuïteit in beleid. 9 A 04 Informatie voor iedere Rotarian 11 A 05 Hoe houden we de club aantrekkelijk? 13 BIJEENKOMSTEN A 06 Reguliere clubavonden 15 A 07 Speciale clubavonden 17 A 08 Voordrachten en excursies 19 A 09 Firesides 21 LIDMAATSCHAP A 10 Het aantrekken van nieuwe leden. 23 A 11 De installatie van een nieuw lid 25 A 12 Opvang van nieuwe leden 27 A 13 Attendance 29 A.14 De partner van de Rotarian 31 A 15 Het aanhouden van een Register per lid inzake Rotary activiteiten 33 A 16 Uitdragen van de Rotary doelstellingen 35 A 17 Club van actieve beroepsbeoefenaars. 37 FINANCIEN A 18 De Rotarian en de contributie 39 GEDRAG A 19 Rotarians met financiële problemen 41 A 20 Zijn mede Rotarians potentiële klanten? 43 A 21 Hoe te handelen bij Rotaryleden die in opspraak komen. 45 SAMENWERKING DERDEN A 22 Samenwerking met andere serviceorganisaties. 47 A 23 De Rotaryclub en PR 49 AVENUES A 24 Vocational Service 51 A 25 The Four Way Test 53 A 26 Community Service 55 A 27 International Service 57 A 28 New Generations (Jeugd) 59 Aanbevelingen op regionaal- en districtniveau B 01 Het officiële Gouverneursbezoek 61 B 01 Districts bulletin 63 B 02 Het afstemmen van het aantal Rotaryclubs op de behoefte van potentiële leden. 65 B 03 Politiek en religie 67 B 04 Trainingen voor succesvol projectmanagement. 69 B 05 Het beter benutten van het enorme potentieel aan kennis en kunde binnen Rotary. 71 B 06 Maatschappelijke betrokkenheid. 73 B 07 Het oprichten van een professioneel centrum. 75 B 08 Samenwerking Nederlandse Rotary districten 77 Bijlage: Declaration for Rotarians in Businesses and Professions (COL, 1989) 78 2

3 Ten Geleide Inleiding Op het eerste oog zit Rotary niet zo moeilijk in elkaar. Een club bestaat uit gemiddeld 40 leden, die wekelijks bij elkaar komen. Bij deze bijeenkomst wordt in de regel gegeten. Bij iedere bijeenkomst worden er inleidingen gehouden, behalve als de bijeenkomst aan clubzaken is gewijd. Rotary is primair een serviceclub te weten een organisatie die probeert via projecten service te verrichten aan personen en organisaties die aan hulp behoefte hebben. Ieder Rotarylid weet na een paar maanden lid zijn wat de organisatie ongeveer inhoudt en daardoor hebben we in Nederland ongeveer personen die uit eigen ervaring kunnen vertellen wat het betekent Rotarylid te zijn. Hoewel het allemaal zo simpel lijkt, worden clubs in hun bestaan regelmatig geconfronteerd met situaties die niet zo makkelijk oplosbaar zijn als ze op het eerste oog lijken. Stel een club zoekt nieuwe leden. Als de club een paar veelbelovende nieuwe leden aanneemt zonder te duidelijk te letten op het niveau van inbreng, dan kun je achteraf de vraag stellen of er verstandig is gehandeld. Indien een club een onevenwichtige leden samenstelling heeft, dan kan het jaren duren voordat die fout gecorrigeerd is. Een goed ledenbeleid vraagt veel aandacht, maar dit geldt voor vrijwel alle onderwerpen binnen Rotary. Iets niet goed doen gaat haast vanzelf; iets goed doen vraagt veel overleg, enthousiasme en volharding. We maken deel uit van een internationale organisatie. Daardoor kunnen we niet alles doen en laten wat we graag zouden willen. We hebben ons de vraag te stellen wat wel en niet is toegestaan. Het zal dan blijken dat de regels meer mogelijkheden bieden, dan we op voorhand hadden gedacht. Ook weten we dat het onverstandig is het wiel iedere keer opnieuw uit te vinden. Om die reden is het prettig te weten hoe andere Rotaryclubs met een bepaalde problematiek zijn omgegaan en wat daarvan te leren valt. Dit rapport is een poging om het Rotary lid dat geïnteresseerd is in de vraag hoe deze zijn club zo goed mogelijk kan dienen, te helpen met het beschrijven van een aantal knelpunten waarmee deze te maken kan krijgen. Avenues Op het gebied van de verschillende avenues zijn er landelijke commissies die de informatie op dit specifieke terrein verzamelen, bundelen en aan de clubs ter beschikking stellen. De commissie RSS wil om deze reden aan de avenues niet al te veel aandacht geven, behoudens een aantal aanbevelingen van algemene aard. Manual of Procedure (MOP) Binnen Rotary worden de belangrijkste besluiten, aanbevelingen, etc. vastgelegd in de zogenaamde MOP (Manual of Procedure A Reference Manual for Rotary Leaders 2004). Dit boek is een must voor iedereen die iets wil weten over de Rotary organisatie. Dit boek zal regelmatig worden aangehaald bij de aanbevelingen die in dit document zijn gegeven. In tegenstelling tot wat algemeen wordt gedacht, is het lezen van deze manual zeer de moeite waard. 3

4 Council on Legislation (COL) Het hoogste orgaan binnen Rotary is de COL, die iedere twee jaren bijeenkomst. Ieder Rotary district is gerechtigd twee vertegenwoordigers te sturen. Bronnen Bij de samenstelling van dit rapport is gebruik gemaakt van al het materiaal dat de laatste jaren is vervaardigd. Het zijn met name documenten, die gemaakt zijn naar aanleiding van het eeuwfeest van Rotary International in 2005, die zowel terugblikken als aanbevelingen doen met betrekking tot de toekomst. Van al deze publicaties willen wij in het bijzonder de volgende publicaties noemen, die ook in dit rapport worden aangehaald Rapport van de Wergroep Vocational Service 2000 en de toekomst. Vision rapport Rotary 100 jaar Stilstand of Vernieuwing. Een onderzoek naar de positie en mogelijkheden van Rotary in Nederland (april 2004). Auteur: K. Claassen. 96 pagina s. Het rapport ontleent zijn naam aan de Vision Group, waarvan Claassen de voorzitter was. Het rapport is in beperkte mate verkrijgbaar bij de RAN. Er is ook een digitale versie, die verkrijgbaar is bij de auteur Een digitale samenvatting van het Vision rapport (9 pagina s). is eveneens verkrijgbaar bij de auteur Motivaction enquête In april 2005 heeft Drs. Frits Spangenberg op de multidistrictsconferentie - ter viering van het 100 jarig bestaan van Rotary - de resultaten bekend gemaakt van de enquête van zijn bureau, waartoe het Gouverneursberaad opdracht had gegeven. Er is een digitale versie beschikbaar (sales@bnt-holland.nl). Commissie Samen Sterk Dit rapport is vastgesteld door de commissie in de volgende samenstelling: D1550 C. van Rossum (Cees) RC Helmond D1560 J.A. Dinklo RC Apeldoorn-Noord D1570 J. Willink (Jan) RC Soest-Baarn D1580 C.W.D. van Gruting (Kees) RC Bloemendaal D1590 J. Hemminga (Jan), secretaris RC Heerenveen D1600 J.L. Meerburg (Hans) RC Rijnwoude D1610 J.W.G. van Reijsen (Hans) RC Zwijndrecht-Waal en Devel E.J. Hendriks (Jan), voorzitter RC Hoogeveen Waarnemer GB N.J.D. André de La Porte (Norbert) RC Utrecht-Kromme Rijn Waarnemer GB Eindredactie De heer C.W.D. van Gruting is opgetreden als eindredacteur. 4

5 Aanbevelingen op clubniveau A 01 De plaats van samenkomst Gewenste situatie Een locatie die voldoet aan een aantal specifieke eisen voor de wekelijkse samenkomst van een Rotaryclub. Bestaan hierover binnen Rotary regels? MOP pagina16: Club Name and Locality Each club is organized and exists in a locality. RI may recognize as a locality any reasonable extent of territory where there are sufficient business and professional persons actively engaged in service to society whose offices or places of business or places of residence are so contiguous to one another as will enable them to function as a club. The text of the standard Rotary club constitution, insofar as it relates to the name and locality of a specific club, is completed by the club with the approval of the RI Board. Subsequent changes are subject to the approval of the RI Board. Each provisional club shall adopt a name that will identify it with its locality and shall insert in its constitution the name chosen, subject to the approval of RI. When so approved, the name shall not be changed except by the mutual consent of RI and the club. De MOP stelt geen eisen aan de plaats van samenkomst. De MOP stelt wel dat de club moet samenkomen in een gelegenheid in het geografische gebied als genoemd in de naam van de club. Dit is niet alleen van belang opdat er een band kan ontstaan van de betreffende Rotaryclub en de omgeving (belangrijk voor projecten), maar ook om het Rotaryleden van andere clubs het makkelijk te maken de club te kunnen bezoeken. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Rotaryclubs dienen bij oprichting een naam te kiezen. Hierbij laten zij zich leiden door verschillende principes, waaronder de locatie van samenkomst. Er doet zich soms het probleem voor dat in de geografische naam als opgegeven in de naam van de Rotaryclub vermeldt geen geschikte vergaderruimte (meer) aanwezig is. Deze problemen zijn te verhelpen door in de naam niet een te beperkt geografische gebied op te nemen. Belemmering De vergaderlocatie moet voldoen aan verschillende eisen. In de regel zal er bij de betreffende locatie ook worden gegeten en moeten er mogelijkheden zijn om er lezingen te houden. Deze bijeenkomsten moeten plaats vinden in een aparte zaal, zodat de bijeenkomsten niet toegankelijk zijn voor derden. Soms is het moeilijk een goede locatie te vinden. Soms blijkt de locatie bij wijziging van eigenaar niet langer een geschikte plaats te zijn. Aanbeveling De besturen van Rotaryclubs wordt aangeraden om de paar jaar na te gaan of het locatie waar de wekelijkse bijeenkomst plaatsvindt nog steeds aansluit bij de behoefte van de club en of de zaal waar de bijeenkomsten plaatsvinden optimaal wordt afgestemd qua indeling op de wensen die samenhangen met de soort bijeenkomsten. 5

6 Toelichting Vaak wordt er onvoldoende aandacht gegeven aan de inrichting van de zaal van samenkomst. Het verdient aanbeveling de opstelling van tafels en stoelen aan te passen aan de soort bijeenkomst. Bij het houden van lezingen is vaak een ander opstelling gewenst dan bij bijvoorbeeld clubzaken. Besturen moeten er zorg voor dragen dat niet steeds dezelfde personen aan dezelfde tafeltjes gaan zitten om kliekjessfeer te vermijden. Ook is het gewenst dat jonge leden niet altijd bij elkaar gaan zitten. 6

7 A 02 Het hebben van bekwame bestuurders Aanbevelingen op clubniveau Gewenste situatie Bekwame bestuurders op voor Rotary belangrijke bestuursposten. Bestaan hierover binnen Rotary regels? De MOP vermeldt op pag. 3 de volgende taak van een Rotary Club: Develop leaders capable of serving in Rotary beyond the club level. Het lijkt wat onlogisch om deze taak aan Rotary Clubs op te dragen. Verder geeft het MOP (pag. 5) de mogelijkheid dat bestuursleden voor 2 jaren worden benoemd. Langere periodes worden onwenselijk gevonden. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Binnen de Rotaryclubs is het gebruikelijk dat voorzitters een ambtstermijn van een jaar vervullen. De nieuwe voorzitter wordt meestal door het zittende bestuur voorgedragen en vervolgens benoemd. Sommige clubs hanteren de regel dat iedereen in principe eenmaal voorzitter kan zijn en wel in volgorde waarop de leden zijn toegetreden. Het is binnen Rotary een ongeschreven regel dat een voorzitter zijn eigen bestuur mag samenstellen inclusief de voorzitters van de verschillende avenues. Belemmering Niet alle Rotaryleden hebben voldoende tijd of beschikken over voldoende bestuurlijke ervaring om topfuncties bij Rotary te vervullen. Aanbeveling Een Rotarylid kan gevraagd worden om langer dan een jaar voorzitter van hun Rotaryclub te zijn, dan wel die functie vaker te vervullen. Toelichting Binnen de Rotary is het de regel dat een wereldpresident en een Gouverneur deze functie een jaar lang vervullen en niet herbenoemd kunnen worden. Hoewel een voorzitter van een Rotaryclub voor een langere periode dan een jaar benoemd kan worden, is het min of meer traditie dat een voorzitter in de regel een jaar aanblijft. Deze traditie heeft zowel voordelen als nadelen. Zoals bij iedere groep is het aantal personen dat over voldoende bestuurlijke ervaring beschikken beperkt. Om die reden is het aan te bevelen om goede kandidaten langer of meerdere malen een belangrijke functie te laten vervullen. Een periode van langer dan 2 jaar is echter niet aan te bevelen. De functies van secretaris en penningmeester worden vaak een aantal jaren door dezelfde persoon bekleed, de overige functies wisselen jaarlijks. 7

8 8

9 Aanbevelingen op clubniveau A 03 Continuïteit in beleid. Gewenste situatie Een meerjarenbeleid dat de steun heeft van de club en dat door ieder nieuw bestuur als basis van beleid wordt beschouwd tot het moment waarop het wederom voor een aantal jaren wordt vastgesteld. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP spreekt over de wens om met projecten te komen die binnen het bestuursjaar worden opgestart en worden gerealiseerd. Deze regel gaat uit van de gedachte dat in de regel een voorzitter slechts een jaar in functie is. Binnen RI is de gedachte van de noodzaak van meerjarenplanning nog onvoldoende uitgewerkt. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Rotaryclubs kennen vrijwel geen documenten waarin t.a.v. een of meer aspecten van de club een meerjarenbeleid is beschreven. Men kan hoogstens spreken van niet beschreven gewoontes, die min of meer automatisch door de besturen van Rotaryclub in acht worden genomen. Men kan stellen dat iedere nieuwe bestuur opereert binnen de grenzen die de club hen geeft. Het lijkt het er op alsof de grenzen waarbinnen een bestuur werkt de laatste jaren zijn vergroot, doordat de clubleden al blij zijn dat iemand bestuurstaken wil uitvoeren en men het daardoor de bestuursleden niet moeilijk willen maken. In zo n situatie moet men er dus niet over vallen als hier en daar een foutje wordt gemaakt. In zo n cultuur is het goed mogelijk dat een beleidslijn, die in een bepaald jaar is omarmd geen uitvoering meer krijgt in het daaropvolgende jaar. Belemmering Het opstellen van een meerjarenplan vergt veel tijd van alle betrokkenen. Deze tijd is in steeds mindere mate aanwezig. Vaak zijn de meningen binnen een club sterk verdeeld en is het moeilijk tot een eensluidende visie te komen. Aanbeveling Het opstellen van een meerjarenplan, waarin alle belangrijke punten van de club aan de orde komen. Een dergelijk plan dient te gelden voor een periode van minimaal 3 jaren en dient de steun te hebben van de club. Nieuwe besturen dienen een dergelijk plan als uitgangspunt van beleid te hanteren. Naast een meerjarenplan dient ook de bestuurlijke continuïteit te worden gewaarborgd. Hierin kan bijv. een commissie van oud-voorzitters een rol spelen. Het is wenselijk om bij het kiezen van clubthema s aansluiting te zoeken bij de internationale thema s alsmede het eigen meerjarenplan en deze thema s niet ieder jaar te wijzigen. Toelichting Bij de Commissie Samen Sterk kunnen voorbeelden van meerjarenplannen worden aangevraagd. 9

10 10

11 Aanbevelingen op clubniveau A 04 Informatie voor iedere Rotarian Gewenste situatie Rotaryleden die goed geïnformeerd zijn over wat zich binnen Rotary afspeelt op regionaal, district en (inter-) nationaal niveau. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP stelt dat ieder lid geabonneerd moet zijn op de Engelstalige Rotarian, dan wel op een qua opzet vervangend blad in een andere taal. Ook zijn Gouverneurs verplicht hun maandberichten rond te sturen. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Een Nederlandse Rotarian ontvangt de weekverslagen van zijn eigen club, de maandberichten van de Gouverneur en het Nederlandstalige blad Rotarian. Mogelijk informeert het bestuur hem op clubavonden ook over RBC bijeenkomsten, projecten met andere clubs en over andere regionale- en districtbijeenkomsten. Belemmering De hoeveelheid informatie die een doorsnee Rotarian te lezen heeft is veel. Dit heeft als gevolg dat veel Rotarians slechts een gedeelte van alle informatie lezen, dan wel veel informatie terzijde schuiven. Aanbeveling Iedere club benoemt een Reader met als taak uit alle informatie die bij een Rotaryclub binnenkomt een selectie te maken en deze kort te noemen op de maandelijkse clubbijeenkomst gewijd aan clubzaken. Het is aan te bevelen dat de voorzitter in een soort van maandbrief zijn clubleden op de hoogte houdt van alle zaken die hij/zij belangrijk vindt om de clubleden te laten weten. Toelichting Wij leven in een tijd waarin de mogelijkheden van informatie uitwisseling geweldig zijn toegenomen. Deze nieuwe situatie dwingt ons na te gaan hoe wij hiermee moeten omgaan. De informatie die binnen Rotary aanwezig is, is enorm en zal in de toekomst alleen maar blijven toenemen. Het is niet realistisch er langer van uit te gaan dat iedere Rotarian deze informatie zal bekijken. Er dienen structurele maatregelen te worden getroffen om dit probleem op te lossen. Naast een Reader die informeert over de ontwikkelingen buiten de club, kan een voorzitter hetzelfde doen met de informatie die hem en het bestuur bereikt. 11

12 12

13 A 05 Hoe houden we de club aantrekkelijk? Aanbevelingen op clubniveau Gewenste situatie Een situatie waarbij de Rotaryclub aantrekkelijk wordt gevonden door alle categorieën leden evenals door de personen in het gebied waar de club is gevestigd. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Dit is geen onderwerp waarover in de MOP regels zijn te vinden. Wel zijn er in de MOP veel teksten te vinden waarin melding wordt gemaakt van activiteiten waarvan het wenselijk is dat Rotaryclubs en individuele Rotarians deze uitvoeren. Wordt hieraan gevolg gegeven voldaan dan is de kans groot dat hierdoor een een dergelijk club aantrekkelijk blijft. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? De indruk bestaat dat Rotaryclubs vaak moeite hebben om openlijk in de club de vraag aan de orde te stellen of de club aantrekkelijk is en mogelijk meer aantrekkelijk kan worden gemaakt. Een belangrijk gegeven hierbij is de samenstelling van het ledenbestand, dan niet zo makkelijk valt te wijzigen. Verder zal de beantwoording van de vraag een sterke persoonlijke inkleuring kennen. De vraag of de club aantrekkelijk is, is vooral van belang bij jonge leden. Vinden zij de club aantrekkelijk dan is er een grote kans dat dit ook door de nieuwe leden zo beleefd zal worden en zit men op de goede weg. Omgekeerd dient bij een negatief antwoord onderzoek te worden gedaan naar het waarom en passende maatregelen worden genomen. Belemmering Veel Rotaryclubs functioneren al jarenlang op dezelfde manier en zijn naar binnen gekeerd, d.w.z. ze staan niet open voor de maatschappelijke ontwikkelingen die om hen heen plaatsvinden. Zij vinden het moeilijk om te veranderen en kunnen dat niet op eigen kracht. Aanbeveling Het is wenselijk om een hoofdstuk in het meerjarenplan te wijden aan het aantrekkelijk houden cq maken van de eigen Rotaryclub. Hierbij speelt een rol a. Het imago van de club. Een belangrijk voorwaarde bij fundraising en het krijgen van nieuwe leden van voldoende hoog niveau. b. De samenstelling van de club c. De plaats van samenkomst d. Kwalitatief goede projecten e. Goed en afwisselend programma van de clubbijeenkomsten. Toelichting Over alle onderwerpen in de aanbeveling zijn er specifieke aanbevelingen. Bij de keuze van projecten is het verstandig zoveel als mogelijk in te haken op: a. bestaande projecten in regio of het district, zoals zoals Water en Alfabetisering b. internationale Rotarythema s en gebruik te maken te maken van de hiervoor bestaande werkgroepen. 13

14 14

15 Aanbevelingen op clubniveau A 06 Reguliere clubavonden Gewenste situatie Het houden van wekelijkse clubbijeenkomsten conform de Rotary regels. Bestaan hierover binnen Rotary regels? MOP pagina 238 Cancellation. The board may cancel a regular meeting if it falls on a legal holiday or in case of the death of a club member, or of an epidemic or of a disaster affecting the whole community, or of an armed conflict in the community which endangers the lives of the club members. The board may cancel not more than four regular meetings in a year for causes not otherwise specified herein provided that this club does not fail to meet for more than three consecutive meetings. Het MOP stelt dus dat er een wekelijkse bijeenkomst moet zijn. Slechts bij hoge uitzondering kan een bijeenkomst niet doorgaan. Vindt een bijeenkomst niet plaats op het adres als vermeld in het ledenboek, dan dient op het reguliere adres bekend te zijn waar de betreffende club die avond bijeenkomt met het oog op mogelijke bezoeken van Rotarians van andere clubs. Rotary International experimenteert met twee projecten om na te gaan of wijzigingen van de bestaande regels de attractiviteit van Rotary doen verhogen. In dit kader is het mogelijk af te wijken van de regel van wekelijkse bijeenkomsten. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Rotaryclubs komen wekelijks bijeen en hebben dus een grote evaring met dit soort bijeenkomsten. Toch worden soms niet alle regels die RI stelt hierbij in acht genomen, zoals a. clubs die een vijfde bijeenkomst in de maand stelselmatig niet door laten gaan. b. clubs die met zomerreces gaan In de zomertijd is de opkomst van de leden om vakantieredenen in de regel laag. Een aantal Rotaryclubs beleggen in die tijd gemeenschappelijke bijeenkomsten met andere Rotaryclubs. Dit bevordert de onderlinge saamhorigheid en leidt vaak tot plezierige bijeenkomsten. Belemmering Voor jonge Rotary leden is het soms moeilijk, zo niet onmogelijk regelmatig de bijeenkomsten te kunnen bijwonen. Zie de aanbeveling betreffende Attendance. Aanbeveling Binnen het gegeven dat bij Rotary er in principe altijd een bijeenkomst dient te zijn, moeten Rotarybesturen zoeken naar oplossingen, die er voor zorgen dat er altijd bijeenkomsten zijn met een goede opkomst en een volledig programma 15

16 Toelichting Levensbericht Een groot aantal Rotaryclubs kennen het levensbericht. Dat is een bijeenkomst waarin een Rotarian beschrijft wat er in zijn/haar leven tot nu toe is voorgevallen. Anders dan het beroepspraatje dat je houdt als inkomend lid, gaat het hierbij om meer persoonlijke zaken als opvoeding, studie, huwelijk, levens opvatting, etc. Het levensbericht wordt in de regel gehouden door Rotarians aan het einde van hun professionele loopbaan. Een uitzondering vormen Rotaryclubs waarbij een inkomend voorzitter zijn levensverhaal houdt alvorens te worden geïnstalleerd. Het is gebruikelijk dat bij dit soort bijeenkomsten ieder lid aanwezig probeert te zijn en dat er niet genotuleerd wordt. 16

17 Aanbevelingen op clubniveau A 07 Speciale clubavonden Gewenste situatie Het houden van speciale bijeenkomsten ter afwisseling van de wekelijkse bijeenkomsten. Het is voor de club van groot belang dat in het bijzonder dit soort avonden succesvol verlopen. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP heeft hierover geen regels. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Iedere club kent speciale bijeenkomsten, zoals a. nieuwjaarsbijeenkomst b. jaarlijkse feestavond (ladies night) c. presidential evening d. lustra Belemmering Voor zover er bij dit soort bijeenkomsten er oud leden, weduwen, partners, zieken en kinderen worden uitgenodigd kunnen zich tal van logistieke problemen voordoen, die de aandacht vragen. Sommige personen hebben vervoersproblemen, bij oudleden en weduwen is het de vraag of de adresgegevens nog steeds correct zijn en of zij de uitnodiging wel hebben ontvangen, gasten moeten bekend zijn met de rijroute, etc. Deze praktische zaken vragen aandacht naast de inhoudelijke zaken, waarnaar de aandacht in de regel het meest na uitgaat. Aanbeveling Het is aan te bevelen dat bij het houden van speciale bijeenkomsten er een aparte commissie is die zich bezighoudt met de logistiek van de avond. Toelichting Het slagen van speciale bijeenkomsten is vaak gelegen in de aandacht die wordt gegeven aan zogenaamde details. De dankbaarheid van degenen die met enige aandacht en hulp toch de bijeenkomsten kunnen bijwonen, is vaak groot en waarom zou die service niet gegeven worden als het woord service al in ons vaandel staat en het bovendien gaat om mensen die sterk bij het wel en wee van onze club betrokken zijn! 17

18 18

19 Aanbevelingen op clubniveau A 08 Voordrachten en excursies Gewenste situatie Een evenwichtige mix van voordrachten en excursies op de wekelijkse bijeenkomsten van Rotaryclubs. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP geeft in deze geen regels of aanbevelingen. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? De Rotarybijeenkomsten kent een vaste structuur, met als belangrijkste onderdelen (1) opening met mededelingen, (2) eten en (3) voordracht of clubzaken. Binnen Rotaryclubs wordt aan het hoofdmenu van de wekelijkse bijeenkomst, de voordracht, in de regel veel aandacht gegeven. In veel clubs is de programmacommissaris na de voorzitter vaak de belangrijkste persoon. Belemmering Sommige Rotaryclubs kunnen door hun geografische ligging minder makkelijk aan goede sprekers komen. Regionaal overleg met andere Rotaryclubs kan uitkomst bieden. Het aanleggen van een regionale sprekerspool kan hierbij helpen. De vaste structuur van de Rotary bijeenkomsten kent naast voordelen ook nadelen. De bijeenkomsten missen vaak een verrassingselement en kunnen daardoor hun aantrekkelijkheid verliezen. Door regelmatig kleine wijzigingen aan te brengen kan de levendigheid worden bevorderd. Aanbeveling Het verdient aanbeveling dat de programmacommissaris in nauw overleg met het bestuur het programma vast stelt. Er dient gestreefd te worden naar een evenwichtig programma met een duidelijke Rotary signatuur. Een goed programma dient de inleiding te zijn van nieuwe plannen en projecten. Toelichting Hoofd voordracht Aandachtspunten voor een goed programma: - evenwichtige mix van eigen sprekers als gastsprekers - evenwichtige mix in onderwerpen - bedrijfsbezoeken - aandacht voor Rotary onderwerpen, waarin vooral het Vocational element in de voordrachten belangrijk is Een regelmatige peiling bij de leden naar de waardering van het programma is een goede graadmeter voor de betrokkenheid en dient als input voor het programma voor de volgende periode. Voordrachten door eigen leden De clubleden kunnen op de volgende manieren meer inhoud geven aan clubvoordrachten over beroepsaspecten of ontwikkelingen in de maatschappij: duidelijk maken wat de eigen betrokkenheid van de inleider met het onderwerp is. het bespreekbaar maken van morele vraagstukken en ethische dilemma s. het betrekken van de Four Way test in de voordracht. 19

20 Praatjes Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door het houden van zogenaamde. 2 minuten praatjes. Deze kunnen gaan over: - de belangrijkste gebeurtenissen van de week - een belangrijke uitspraak - persoonlijke mededelingen - etc. Deze praatjes bevorderen de participatie van de leden en haken duidelijk in op de actualiteit. Door de verscheidenheid aan classificaties is er vrijwel altijd wel een lid aanwezig, die voor een goede toelichting kan zorgen. Buitenstaanders Van de mogelijkheid om niet Rotarians een bijeenkomst te laten bijwonen (anders dan als kandidaat lid) wordt vaak onvoldoende gebruik gemaakt. Het MOP zegt hierover op pagina 11 het volgende: Guests Clubs should make a special effort to urge individual members to invite guests to weekly club meetings at which especially interesting programs are scheduled in order that non-rotarian members of the community may be better informed about the function of the club and its aims and objects. Except for members of the news media or members of other clubs, permanent guests of a club or member of the club are discouraged. Clubs also are encouraged to welcome guests, including visiting Rotarians and their spouses, at their club meetings. While clubs hold discretionary authority in allowing the attendance of such guests, such practice can enhance public awareness of club service, fellowship, and the possible recruitment of new members. Clubs are encouraged to invite students at universities and other schools to be guests at club meetings. This is an opportunity for them to become familiar with the ideals and principles of Rotary. 20

21 Aanbevelingen op clubniveau A 09 Firesides Gewenste situatie Het houden van firesides, t.w. het samenkomen in kleine groepjes van ca. 6 personen. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP zegt niets over firesides. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? In de meeste clubs worden er firesides gehouden (2-6 maal per jaar). Het woord geeft aan dat het de gedachte is dat men in kleine groepjes aan de haard spreekt over een bepaald onderwerp. In veel gevallen vindt er een bijeenkomst plaats bij een der leden thuis (in de regel de chaser van die groep voor dat jaar) en een tweede bijeenkomst wordt op een andere wijze ingevuld. Het bestuurslid dat is belast met de organisatie van de firesides dient er op toe te zien dat de samenstelling van de fireside groepen per jaar wijzigt. Belemmering Firesides vinden bij de meeste Rotary clubs plaats en zijn zeer in trek. Als belemmerde factor kan worden genoemd het tijdsbeslag als de bijeenkomsten regelmatig worden gehouden (meer dan bijv. 2 maal/jaar). Aanbeveling Gebruik firesides om specifieke onderwerpen in kleine groepjes te bespreken. Dat kunnen algemene thema s zijn, maar kunnen ook club specifieke onderwerpen. Toelichting De betrokkenheid bij internationale problemen wordt vergroot door naast Rotary onderwerpen lokale en (inter-) nationale thema s (bijv. Europa) bij Firesides aan de orde te stellen. Het houden van firesides is van groot belang, omdat het de mogelijkheid om in kleine groepjes te kunnen discussiëren. Daarnaast is het mogelijk om kennis te kunnen maken van de huiselijke omgeving van de individuele leden. Voor de versteviging van de persoonlijke banden zijn deze bijeenkomsten zeer geschikt. Het is wenselijk als er per bijeenkomst een verslag wordt opgesteld dat op een clubbijeenkomst wordt besproken 21

22 22

23 Aanbevelingen op clubniveau A 10 Het aantrekken van nieuwe leden Gewenste situatie Een goede club kent enthousiaste leden die zich willen inzetten voor de Rotary doelstellingen. Bij een goede club is er sprake van een evenwichtige leeftijdsopbouw en een ruim aantal classificaties uit de verschillende sectoren van de samenleving. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP (pag. 14 en 15) geeft uitgebreid aandacht aan het ledenbeleid. Het bevat geen punten die anders zijn dan die welke in Nederland algemeen gebruikelijk zijn. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? In het algemeen hebben clubs een weinig doordachte aanpak. Belemmering Van bestaande leden vallen eigenschappen als leeftijd en classificatie niet meer te veranderen. Ook is het moeilijk om leden met weinig gemeenschapzin om te vormen tot fanatieke Rotaryleden. Dit betekent dat het beleid inzake het aantrekken van nieuwe leden het belangrijkste stuurmoment is voor het krijgen van goede leden. Aanbeveling Voor het aantrekken van nieuwe leden dient elke Rotaryclub over een meerjarenplan te beschikken, waarin staat beschreven hoeveel leden de club maximaal dient te hebben en de behoefte aan nieuwe leden op basis hiervan en het te verwachte verloop. In het plan moet verder aandacht worden gegeven aan: Ontbrekende classificaties die men graag vervuld wilt zien. Wensen over eigenschappen die men graag wil aantreffen bij nieuwe kandidaten. In het verleden getoonde belangstelling voor maatschappelijke problemen door vrijwilligerswerk dient een vereiste te zijn. Dit alles dient om na te gaan of van het nieuwe lid betrokkenheid door inzet bij Rotary mag worden verwacht. Wensen ten aanzien van de leeftijd van de kandidaten. Wensen voor het verhogen van het aantal vrouwelijke leden. Wensen voor het verhogen van het aantal allochtone leden. Wensen voor leden die binding hebben met de plaats waar de Rotaryclub is gevestigd. Een kandidaat dient een goede reputatie te hebben in het bijzonder, doch niet uitsluitend in zijn of haar beroep. Een kandidaat dient een waardige vertegenwoordiger te zijn van zijn of haar beroep. Een kandidaat moet invloed kunnen uitoefenen in zijn/ haar beroepssfeer. Een kandidaat dient de doelstellingen van Rotary alsmede de Declaration 1989 voor professionals expliciet te onderschrijven evenals de kernwaarde van Rotary in Nederland te weten: Betrokkenheid, Betrouwbaarheid en Beschikbaarheid. 23

24 Toelichting Bij het aantrekken van nieuwe leden is het raadzaam eerst een profiel op te stellen van het type lid waarnaar de club op zoek is en wordt vervolgens een beleid uitgestippeld om leden met dat profiel te lokaliseren en te vragen. Dit voorkomt veel problemen op termijn. Vanuit een andere gezichtshoek bekeken. Een club waarvan de leden voldoen aan de hierboven genoemde eisen is ook aantrekkelijk voor jonge beroepsbeoefenaars om lid van te worden. MOP pagina 8 Membership of Younger Persons Clubs should remember the importance of seeking out younger persons, including past Rotaractors, Group Study Exchange participants, and other Foundation alumni, who are qualified for membership. Clubs are also encouraged to find ways and means of increasing the appeal of membership to the growing number of young men and women who are occupying positions of responsibility in businesses and professions. RI doet een oproep om bij het aannemen van nieuwe leden aandacht te geven aan jongeren, die al een relatie met Rotary hebben.

25 Aanbevelingen op clubniveau A 11 De installatie van een nieuw lid Gewenste situatie Een waardige ceremonie bij de installatie van nieuwe leden. Bestaan hierover binnen Rotary regels? MOP pagina15: Induction of New Members Clubs are encouraged to hold a ceremony of induction for new members. (RCP ) It is recommended that each club develop its own procedures for a dignified and meaningful induction ceremony. Clubs may wish to consider the following: New Member Induction Presided over by the club president with involvement of the new member s counselor and/or sponsor The spouse of the new member may be invited if appropriate A photo for posting in the meeting room and for inclusion in the club bulletin may be provided Ceremony Welcome to Rotary (brief explanation about Rotary and its scope and responsibilities of member or charge) Short biography of new member Presentation of Rotary material Presentation of pin, membership card, club roster Announcement of assignment to club committee Counselor/sponsor remarks New member response Club response (welcome to member.. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Er bestaan verschillende procedures binnen Rotaryclubs bij het installeren van nieuwe leden. Vrij gebruikelijk is dat de voorstellers een Laudatum uitspreken over het te installeren lid. Ook is het gebruikelijk een roll call te houden. Sommige clubs doen iets extra s in de zin van het geven van documentatie en het noemen van de doeleinden van Rotary. De regel van het MOB inzake het uitnodigen van de partner wordt niet gevolgd. Belemmering Deze zijn er bij dit onderwerp niet. Aanbeveling Bij de installatie is het gewenst dat de voorzitter van de club nog eens duidelijk uiteen zet wat de doelstellingen van Rotary zijn en wat er van het nieuwe lid wordt verwacht. Toelichting Hoe zeer het installeren van een nieuw lid als een belangrijke aangelegenheid wordt beschouwd, wordt bij de meeste installaties niet de mogelijkheid benut er nog eens op te wijzen wat het lidmaatschap van Rotary inhoudt en dat met het opspelden van het speldje geen eindpunt betekent in de zin van iets bereikt te hebben, maar eerder het begin inluidt van een nieuwe periode waarin het lid moet proberen te leven en te handelen volgens de idealen die voor Rotary leden gelden 25

26 26

27 Aanbevelingen op clubniveau A 12 Opvang van nieuwe leden Gewenste situatie Het opvangen van nieuwe leden op een zodanige wijze dat zij op korte termijn zich thuis voelen in de club Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP stelt dat het geven van training aan nieuwe leden een taak is van de Gouverneur. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Voor nieuwe leden zijn er in principe twee soorten trainingen. A. Training binnen de club Het woord training is een zwaar woord voor wat voor nieuwe leden wordt georganiseerd. Veelal krijgt het nieuwe lid veel informatie over Rotary op het moment dat hij gevraagd wordt om lid te worden. Nadat hij lid is geworden is het bij een aantal clubs gebruikelijk om met de nieuwe leden een aparte avond te hebben, waarop een van de oudere leden voorlichting geeft. Dit heeft vrijwel altijd alleen betrekking op het eigen clubleven. B. Training via het district Het is gebruikelijk dat door het district eenmaal per jaar een bijeenkomst wordt gehouden voor alle nieuwe leden van het district. Op deze bijeenkomst wordt in het bijzonder aandacht gegeven aan de Rotary organisatie, zoals die regionaal en op districtniveau werkt. Belemmering Gezien het geringe aantal leden dat jaarlijks lid wordt, schiet de training op clubniveau er nog wel eens bij in. Dat is jammer, omdat uit statistisch onderzoek blijkt dat veel nieuwe leden afhaken in de eerste twee jaren van lid zijn. Een goede opvang (en training) kunnen helpen dit vertrek te doen verminderen Aanbeveling Een Rotaryclub dient een plan te zijn voor de opvang van nieuwe leden. Het is wenselijk als ieder nieuw lid een mentor krijgt aangewezen. Naast training is het aan te bevelen aan jonge leden te betrekken bij clubavonden en projecten, opdat zij snel kunnen integreren. De training zou naast kennisoverdracht er ook toe moeten dienen na te gaan op welke wijze de unieke eigenschappen van het nieuwe lid zouden kunnen worden ingezet voor Rotary. Toelichting Gezien de moeite die het kost om nieuwe leden te werven, valt het op dat clubs in de regel relatief weinig doen om nieuwe leden te behouden. Vaak denkt men dat de nieuwe leden weinig aandacht nodig hebben. Dat is onjuist. In de regel voelen nieuwe leden zich pas na vele jaren thuis in een club.

28 28

29 Aanbevelingen op clubniveau A 13 Attendance Gewenste situatie Clubs waarvan de leden een hoge attendance hebben. Bestaan hierover binnen Rotary regels? MOP pagina 7 Attendance Attendance requirements are set forth in the standard Rotary club constitution. Without placing undue emphasis on 100 percent attendance, club leaders are encouraged to emphasize to club members and prospective members: 1) The value and significance of regular attendance 2) The 60 percent attendance rule 3) The importance to the club and the community of active participation by each member in all club activities, insofar as possible. Clubs are encouraged to provide members opportunities for attendance make-up in the area, particularly at clubs which may hold meetings at other times of the day which may be more convenient to members with attendance problems. Methods in which absences at a regular club meeting may be made up can be found in the standard Rotary club constitution. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Het merendeel van de clubs houden de attendance regel in ere, maar men spreekt in de regel niet of nauwelijks leden er op aan die een langere tijd duidelijk onder de norm blijven. Nieuwe Rotaryclubs experimenteren met de aangepaste attendance regel, omdat vooral bij jonge leden (in leeftijd) de norm moeilijk te realiseren is. Belemmering In vrijwel alle sectoren van onze samenleving nemen de afgelopen jaren functies en beroepen in zwaarte toe, waardoor niet alleen op de werkdagen, maar vaak ook in de avonden en in de weekeinden moet worden gewerkt. In gezinnen waarbij beide partners een baan hebben, is er in de regel minder tijd voor het bijwonen van de wekelijkse clubbijeenkomst. Aanbeveling Van Rotarians wordt verwacht dat zij actief zijn binnen hun club door daar vaak te komen en actief aan projecten deel te nemen. Om die reden is het vastleggen van de attendance gegevens belangrijk. Leden met een lage attendance moeten daarop kunnen worden aangesproken. Het MOP staat het toe om aan leden die om structurele redenen moeite hebben om aan de attendance norm te voldoen dispensatie te verlenen. De attendance regel moet, op deze wijze toegepast, onverkort van kracht blijven. Er kan een beter gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om andere dan clubbijeenkomsten te laten meetellen voor de attendance, zoals Fireside bijeenkomsten, regionale- en districtbijeenkomsten, etc. 29

30 Toelichting De attendance regeling staat onder druk, voornamelijk door de hoge werkdruk bij jonge beroepsbeoefenaren. Om die reden wordt de wens geuit de attendance regel minder strikt toe te passen Dit voorstel is in strijd met de regels van Rotary International en kan, nog los van dit formele argument, een aantal consequenties tot gevolg hebben die moeilijk vallen te overzien. De commissie is van oordeel dat door goed gebruik te maken van bestaande Rotary regels, het merendeel van de genoemde problemen goed kunnen worden opgelost. De dispensatie regeling kan worden opgevat als een regeling waarbij men het makkelijk maakt voor personen met een lage attendance om niet aan Rotary activiteiten deel te nemen zonder hierop te worden aangesproken. Dat is niet juist. De persoon in kwestie moet een geldige reden hebben om (tijdelijk) een lage attendance te hebben. Door het geven van dispensatie verklaart het bestuur deze reden als valide. Wijziging van het tijdstip van bijeenkomen Tot ca. 20 jaar geleden was het gebruikelijk dat Rotarybijeenkomsten gehouden werden tijdens de lunch. Men sprak van lunchclubs i.t.t. avondclubs, t.w. clubs die om ca uur bijeenkomen. De laatste soort clubs zijn snel in aantal toegenomen omdat daarmee de clubs ook toegankelijk worden voor forensen. Inmiddels zijn er weer andere ontwikkelingen aan de gang. Zo zijn er ontbijtclubs, die de dag beginnen met een Rotary bijeenkomst. Ook is er de late avondclub, die pas begint om ca. 9 uur of later als het fileleed achter de rug is en het Rotarylid nog thuis de maaltijd met zijn/haar partner heeft kunnen genieten. Bij deze clubs blijven de kosten laag, doordat er niet wordt gegeten. Twee wekelijkse bijeenkomsten Ook gaan er stemmen op die, mede gezien de hoge belasting van jeugdige leden, er voor pleiten om de clubbijeenkomsten maar eenmaal in de twee weken te houden. RI heeft in het jaar 2000 Rotaryclubs (max. 2 per land) uitgenodigd om deel te nemen aan een pilot project met als doel: a. Vereenvoudigde structuur van de club b. Het omlaag brengen van de gemiddelde leeftijd c. Behoud, zo mogelijk uitbreiding van het ledental. Aan deze pilot projecten hebben in Nederland meegedaan: a. RC Assen-Noord en de b. RC Roermond Maas er Roer. Ze zijn tevreden over de uitkomst van hun project. 30

31 Aanbevelingen op clubniveau A 14 De partner van de Rotarian Gewenste situatie Een Rotarian komt graag naar de Rotary bijeenkomsten als zijn of haar partner ook sympathie voor Rotary heeft Bestaan hierover binnen Rotary regels? MOP pagina 10: Relatives of Rotarians All Rotary clubs and Rotarians should take into account the spouses and families of Rotary club members when planning activities. These individuals contribute to the service objectives and fellowship that derive from association with a Rotary club. Many clubs are privileged to have committees or other associations composed of relatives of Rotarians cooperating with and supporting them in service and other Rotary club activities. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Er bestaat bij de meeste Rotaryclubs geen vaste procedure om partners van nieuwe leden te begeleiden. Zij kunnen bij hun eerste komst bij een Rotary bijeenkomst speciaal welkom worden geheten, maar daar blijft het in de regel bij. Een andere categorie vormt de groep van zieke partners en weduwes/weduwnaars van overleden Rotarians. Vooral de laatste groep krijgt vaak te weinig aandacht. Nog weinig Rotaryclubs voeren in dit verband een actief beleid. Ons drukke bestaan verhindert vaak om aan de partners van (oud-)leden veel aandacht te geven. Aanbeveling Het is aan te bevelen om aan de partner van vooral nieuwe Rotarians aandacht te geven. Dit kan gebeuren door de partner: a. uit te nodigen voor een speciale bijeenkomst en ze te informeren over de basis beginselen van Rotary. b. te introduceren bij de andere Rotarians bij de eerste keer dat zij als partner een Rotary bijeenkomst bijwonen c. te betrekken bij Rotary projecten d. Ze uit te nodigen voor de speciale bijeenkomsten van de club, in het bijzonder lustra e. Aandacht te geven bij ziekte en andere belangrijke momenten Het maken van lijst met alle adresgegevens van partners onder vermelding van hun eventuele beroep, hobby s, kinderen, etc. Toelichting De relaties binnen huwelijken zijn de laatste tientallen jaren enorm gewijzigd. Binnen het huishouden hebben man en vrouwe beiden belangrijke taken te vervullen. Dit betekent dat een Rotarian niet zonder instemming van zijn partner op een goede wijze binnen Rotary actief kan zijn. Hoewel geen officieel onderdeel van Rotary, kan de voorlichting ook betrekking hebben tot Innerwheel, de club waarvan vrouwen van Rotarians lid kunnen worden en die tot een zelfstandige organisatie is uitgegroeid en waarmee nauwe banden bestaan. 31

32 32

33 Aanbevelingen op clubniveau A 15 Het aanhouden van een Register per lid inzake Rotary activiteiten. Gewenste situatie Het hebben van inzicht over de mate waarin ieder individueel lid actief is binnen Rotary. Een club functioneert in de regel het best als alle leden hieraan op enig moment een substantiële bijdrage geven. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP stelt op pag. 9 dat het een taak is van RI om gegevens over individuele leden te verzamelen met het doel om mensen te kunnen selecteren voor belangrijke Rotary functies. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Globaal is binnen een Rotaryclub wel bekend wie wat heeft gedaan binnen Rotary in de afgelopen jaren. Verder teruggaan in het verleden geeft al gauw problemen. Belemmering Een dergelijk register dient jaarlijks te worden bijgehouden en vraagt tijd van de secretaris alsmede de plicht dit register door de jaren heen te bewaren. Aanbeveling Het is aan te bevelen dat er binnen een club een register (database) wordt bijgehouden van werkzaamheden die jaarlijks door de leden voor Rotary worden verricht. Dit register kan helpen om te realiseren dat de taken binnen de club gelijkelijk over de leden wordt verdeeld en niet steeds dezelfde personen hiermee belast worden. Zo n register is ook van belang om op terug te kunnen vallen bij jubilea, het nemen van afscheid, overlijden, etc. Door zo n register op de website te plaatsen is de kans op zoekraken klein en kunnende leden zelf meehelpen het up-todate te houden. Toelichting Het hebben van een register maakt het makkelijker om leden die belangrijke werkzaamheden hebben verricht tijdelijk te ontzien en leden die langere tijd aan de zijlijn hebben gestaan te vragen bepaalde taken te gaan verrichten. 33

34 34

35 A 16 Uitdragen van de Rotary doelstellingen Aanbevelingen op clubniveau Gewenste situatie Iedere Rotarian dient een ambassadeur van de Rotary principes te zijn. Bestaan hierover binnen Rotary regels? MOP pagina 76: Because they who serve must act, Rotary is not merely a state of mind, nor Rotary philosophy merely subjective, but must translate itself into objective activity; and the individual Rotarian and the Rotary club must put the theory of service into practice. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Deze tekst in Nederland nauwelijks bekend en wordt daarom weinig gebruikt. Een probleem met de aangehaalde tekst is niet de grondgedachte, maar de vraag hoe deze declaratie in de praktijk toe te passen. Belemmering De ruimte om de Rotary principes te kunnen uitdragen hangt in sterke mate af van de soort classificatie die wordt vervuld. Er zijn wel algemene, maar geen specifieke regels, t.a.v. het verlenen van service. Dit geeft een grote interpretatie ruimte. Aanbeveling Binnen een club dient regelmatig aandacht te worden gevraagd aan de vraag hoe we als Rotarians inhoud kunnen geven aan onze doelstellingen op een wijze die past bij deze tijd en het karakter van de betreffende Rotaryclub. De kernwaarden hierbij zijn: Betrokkenheid, Betrouwbaarheid en Beschikbaarheid (Vision Rapport). Toelichting Om als Rotarian te kunnen functioneren is het voor deze belangrijk te weten wat in deze van hem/haar wordt verwacht en hoe deze taak het beste kan worden vervuld. De eigen club is de meest voor de handliggende plaats om deze vaardigheden te leren door hierover met elkaar te praten alsook om projecten te starten. Het vriendennetwerk is daarmee dus geen doel op zichzelf, maar een voorwaarde om de service gedachte beter te kunnen uitdragen. Om dit soort moeilijke discussies binnen de club goed te doen verlopen, dienen de leden een open houding te tonen en de discussieleider er begrip voor op te brengen dat idealen op veel verschillende manieren kunnen worden gerealiseerd en dat sommige personen meer of makkelijker iets kunnen bijdragen dan anderen. 35

36 Zijn ethische discussies binnen Rotary er in het kader van een soort Studium Generale of zijn het discussies die ons moeten helpen moreel beter te kunnen functioneren in de maatschappij? In de enquête (Bureau Motivaction) zijn er een aantal vragen gesteld die hierop betrekking hebben: a. Vraag: Dient Rotary een voorbeeldfunctie te vervullen?. 86% van de respondenten is het deze vraag eens. b. Vraag: Heeft Rotary anno 2004 een maatschappelijke rol? 76% van de respondenten is het met deze vraag eens. c. Vraag: Moet Rotary met versterkte kracht de morele verwildering of het verlies van waarden en normen aanpakken? 79% van de respondenten is het met deze vraag eens. d. Vraag: Een Rotarian dient zich bewust te zijn van de morele grondslagen van zijn denken en handelen. 98% van de respondenten is het met deze vraag eens. 36

37 A 17 Club van actieve beroepsbeoefenaars Aanbevelingen op clubniveau Gewenste situatie De Rotaryclub bestaat voornamelijk uit actieve beroepsbeoefenaars. Bestaan hierover binnen Rotary regels? Het MOP stelt dat alleen personen met een classificatie lid van een Rotary club kunnen worden. Impliciet wordt hiermee gesteld dat alleen actieve beroepsbeoefenaren lid van een Rotaryclub kunnen worden die bovendien leidende functies vervullen. Hoe gaan Rotaryclubs hier in het algemeen mee om? Rotaryclubs hebben in het algemeen geen antwoord op het probleem dat Rotaryleden op een bepaald moment met pensioen gaan en lid blijven van Rotary. Er is geen enkele regel die een lid belemmert langer lid te zijn. Het hangt dus af van het betreffende lid op welke moment hij of zij wil bedanken. Het is thans voor Rotaryclubs ook niet aantrekkelijk om gepensioneerden te bewegen om hun lidmaatschap op te zeggen omdat dergelijke leden vaak pas na hun pensionnering tijd hebben om bestuurstaken te vervullen. Het probleem met gepensioneerden zit hem veelal niet in de eerste 5 tot 10 jaar na pensionnering. Men heeft dan veelal nog voldoende vakkennis om op te kunnen teren en men kan voor de club nog van nut zijn; in de regel gaan deze voordelen niet op als de leden langer dan 5 tot 10 jaar gepensioneerd zijn. De bestuurders van Rotaryclubs weten in de regel geen ander oplossing te bedenken voor de vergrijzing dan het aantrekken van leden met een zodanig jonge leeftijd zodat de gemiddelde leeftijd niet te hoog komt te liggen. (De gemiddelde leeftijd van Rotarians is 56 jaar). Belemmering Er zijn geen regelingen binnen Rotary over het moment waarop het lidmaatschap van een lid eindigt nadat deze is gestopt met werken. Aanbeveling Rotary moet een club zijn van overwegend actieve beroeps beoefenaars. Hiertoe dient iedere club een actief beleid te voeren. Leden zouden kunnen worden verzocht hun plaats af te staan aan een jonge vertegenwoordiger van zijn of haar beroepsgroep: - 5 jaar na pensionering dan wel - 5 jaar na vervulling van een belangrijke bestuursfunctie bij Rotary en/of een andere maatschappelijke functie. Een dergelijk beleid maakt het mogelijk om actieve gepensioneerden nog een tijdlang voor de club te behouden. Er zijn andere spelregels mogelijk. Alle partijen zijn echter gebaat bij het hebben van heldere afspraken. Het ontbreken ervan is onwenselijk. Toelichting Rotary is in het leven geroepen als een club van actieve beroepsbeoefenaars. Daarmee wordt de vraag actueel hoe om te gaan met personen die gepensioneerd worden? 37