Delfshaven Wijkprogrammering. Helpdesk niveau 3 - Medewerkers

Transcriptie

1 Delfshaven Wijkprogrammering Helpdesk niveau 3 - Medewerkers

2 Inloggen in Dit is het inlogscherm van de wijkprogrammering. Als eerste valt op dat de tekst niveau 3 en medewerker groot in beeld staat. Dit betekent dat u gaat inloggen op niveau 3. Op niveau 1 en niveau 2 gaat u niet werken, dus we behandelen nu alleen niveau 3, die van de medewerker. We hebben het systeem eenvoudig gemaakt, veel computer-ervaring heeft u hierbij niet nodig. Op niveau 2 is voor u een inlogcode aangemaakt waarmee u straks het systeem binnen kunt. Van uw organisatie heeft u het internetadres en de inlogcode gekregen. Die gaan we nu invoeren en we klikken op de knop versturen. Werkblad Vervolgens komen we op het werkblad uit. Hierop zijn alle opties van handelingen, die voor u op niveau 3 mogelijk zijn, terug te vinden. De werkwijze is eenvoudig. Zodra er op een optie wordt geklikt, opent er een vervolgpagina. Vul daarop de gegevens in en sla de webpagina op. Na elke handeling komt u altijd terug op dit werkblad. Zo kunt u binnen enkele minuten een aantal wijzigingen uitvoeren. U ziet hier de onderdelen activiteiten en locaties staan. Deze ziet u alleen als uw organisatie die twee taken aan u heeft gegeven. Organiseert u alleen activiteiten, dan ziet u de optie locaties niet op uw werkblad staan. Bent u alleen beheerder van een accommodatie, dan ziet u juist de optie activiteiten niet op uw werkblad staan. We gaan nu stap voor stap alle onderdelen uitleggen.

3 Activiteit aanmaken We gaan nu een activiteit aanmaken. Op het werkblad ziet u onder het kopje activiteiten twee tekstlinkjes staan. De eerste is om een nieuwe activiteit aan te maken en de tweede is om een activiteit te bewerken. Als u een activiteit heeft aangemaakt en per ongeluk een tekstfoutje of toch een andere foto erbij geplaatst moet worden, dan kan dat altijd via de tekstlink een activiteit bewerken hersteld worden. We klikken nu op de tekstlink activiteit aanmaken (Ga naar de volgende pagina)

4 Bovenaan de pagina ziet u altijd een icoon staan met de letter i. Dit is de korte uitleg wat u op die pagina kunt doen. We klikken het uitklapmenu kies een locatie open. We zien een rij van locaties waar u een activiteit kunt gaan organiseren en we kiezen nu de locatie uit. Er verschijnt er een kalender op de pagina. Het is de bedoeling dat u nu de datum gaat aanklikken wanneer uw activiteit gaat plaatsvinden. Zodra u een datum heeft gekozen ziet u de datum rechts van de kalender verschijnen. Als de activiteit ook nog op een andere dag plaatsvindt, kunt u nog een datum aanklikken. Zo kunt u per maand, in 1x een aantal de zelfde activiteiten invoeren. Als u per ongeluk een verkeerde datum heeft gekozen kunt u die weghalen door op de optie verwijderen te klikken. Wacht even tot de datum is verdwenen voordat u verder gaat. We klikken op de tekstlink Volgende stap: gegevens activiteit invoeren. Dit is de pagina waar de gegevens van de activiteit ingevoerd moeten gaan worden. Voordat we beginnen, kijken we eerst aan de rechterkant in het grijze vak of er op die dag al activiteit binnen deze accommodatie is ingevoerd. Met deze informatie kunt u zelf bepalen of uw activiteit naast een andere activiteit past. Zo kan bijvoorbeeld een streetdance-cursus met harde muziek niet zomaar op het zelfde moment naast een stille yogales worden gehouden. Maar als u zeker weet dat ze geen last van elkaar zullen hebben, kunt u wel de activiteit invoeren. De informatie in het grijze vlak is bedoeld zodat u erover na kunt denken en zelf kunt bepalen wat verstandig is. Het systeem wijkprogrammering is ontwikkeld om u te helpen bij het publiceren van activiteiten en zal nooit iets voor u controleren of bepalen. Het blijft mensenwerk! We gaan nu stap voor stap de invulvelden behandelen.

5 Als eerst zien we het invulveld met de tekst kopieer activiteit van. Dit is handig als u al eerder een activiteit heeft aangemaakt die u weer wilt herhalen. Het voordeel daarvan is dat u niet alles opnieuw hoeft in te typen. Zodra u een oude activiteit kiest worden de tekstvelden gevuld met teksten. Eventueel kunt u hier extra informatie of wijzigingen in aanbrengen. Let op: Bij deze kopieerfunctie wordt niet de foto van de vorige keer meegenomen, die moet u wel opnieuw plaatsen. Hoe dat gaat leggen we straks uit. Sommige invulvelden hebben een sterretje, dit zijn verplichte invulvelden. Als een invulveld wordt vergeten, dan kunt u de gegevens van dit formulier niet publiceren en wordt de activiteit niet zichtbaar binnen website van de wijkprogrammering. Bij kies thema kunt u kiezen welk thema het best bij uw activiteit past. Bezoekers van de website kunnen ook zoeken op thema s en het is dus belangrijke informatie om uw activiteit te kunnen vinden. Bij aanvang en einde moet u de uren en minuten invullen. Bijvoorbeeld t/m uur. De eindtijd is ook belangrijk als informatie. Zo kunnen de bezoekers van de website zien hoe laat de kinderen opgehaald moeten worden of hoe laat het vervoer op maat voor de deur moet staan. Bij doelgroep kunt u aanklikken voor wie de activiteit bedoeld is. Als het voor iedereen geschikt is kiest u voor de optie mannen en vrouwen en daarna voor alle leeftijden. Bij leeftijden kunt u ook meerdere opties kiezen als de leeftijdsgroep breder is. Bij kosten deelname kunt u een bedrag of een tekst zoals gratis invullen. Vergeet niet aan te geven of het kosten zijn per keer of voor een reeks zijn. Hier moet iets gekozen worden, anders wordt de activiteit niet gepubliceerd.

6 We gaan nu de omschrijving van uw activiteit invullen. Binnen de tekstvelden kunt u gaan typen. Ook is het mogelijk om een tekst te plakken. U gaat naar het tekstdocument en trek vervolgens met de linkermuisknop ingedrukt over de tekst, klik vervolgens op de rechtermuisknop en kies kopiëren. Daarna gaat u terug naar het invulveld en klik even daarin en vervolgens kunt u met de rechtermuisknop kiezen voor plakken. Naast dat de teksten binnen de website zichtbaar worden, zullen deze teksten ook door het systeem gebruikt worden posters en flyers te laten genereren. Hoe dat gaat wordt later uit gelegd. Bewoners kunnen zoeken op alle losse woorden binnen de gehele website. Dus als u een goede omschrijving van uw activiteit invoert, wordt uw activiteit ook sneller gevonden. Naast de invulvelden ziet u een getal staan die voor u bijhoudt hoeveel lettertekens er nog ingevoerd mogen worden. Omdat de tekst ook op een poster moet passen kunt u een vast aantal lettertekens invoegen. Bij titel vullen we in wat de naam van de activiteit is. Bij korte omschrijving vult u een korte omschrijving van de activiteit in. Deze tekst is binnen de website altijd te zien in overzichten van activiteiten en is kan de nieuwsgierigheid van de bezoeker prikkelen. De kans is dan groot dat ze erop klikken om meer informatie over de activiteit te lezen. Bij omschrijving kunt u meer vertellen en extra reclame maken voor uw activiteit. Hier kunt u dieper op de activiteit ingaan en de bewoner enthousiast maken om aan uw activiteit te gaan deelnemen. Bij foto kunt u via de knop bladeren op uw eigen computer zoeken naar een aantrekkelijke foto of afbeelding die bij uw activiteit past. Plak nooit het

7 logo van uw organisatie hierin, die komt namelijk altijd automatisch bij elke activiteit te staan. Een aantrekkelijke foto past altijd een beetje bij de tekst, zoals een schommel als het over een speeltuin gaat. Er hoeven dus niet altijd mensen op te staan. Het is handig om een speciaal mapje op uw computer aan te maken en daarin vooraf de foto s die u wilt gaan gebruiken in te bewaren. U hoeft dan alleen bij het plaatsen van de eerste foto naar uw fotomapje te zoeken. Bij de tweede foto zal direct het zelfde mapje openklappen. Klik op de foto die u bij de activiteit wilt plaatsen en vervolgens op de bevestigingsknop. Nu ziet u het adres van uw foto in het tekstveld staan, dit betekend dat u de keus heeft gemaakt. Straks gaan we de gegevens van dit formulier opslaan en wordt de foto vanuit uw computer verstuurd naar de website. Onderweg wordt de foto automatisch verkleind naar het juiste formaat. Als de foto groot is kan dat soms wel 30 seconde duren. Bij bijzonderheden is het niet verplicht om iets in te vullen. Dit onderdeel heeft een bijzondere functie binnen de website van de wijkprogrammering. U kunt hiervan gebruik maken om een activiteit die op de website staat, op een later moment te voorzien van extra informatie. Bijvoorbeeld dat door het slechte weer het pleinvoetbal verplaatst is naar een gymzaal of doordat de begeleider vandaag ziek is geworden de activiteit niet door kan gaan. U kunt dan hier invullen of een activiteit is veranderd of helemaal is komen te vervallen. Daarnaast kunt u hierover ook nog extra tekst en uitleggen geven. Deze tekst komt met duidelijke rode letters bij de activiteit op de website te staan. In het tekstveld daaronder kunt u het internetadres typen, of plakken, naar een webpagina met meer informatie van uw activiteit. Binnen dit systeem kunt u ook per project een multimedia webpagina maken, die noemen we project- of verslagpagina. Hierin kunt u een fotoboek en een you tube-filmpje toevoegen. Het internetadres van die pagina kunt u kopiëren en plakken in dit tekstveld. Bij de activiteit komt dan de link naar de promotiepagina te staan. Hoe u een promotiepagina maakt leggen we straks even uit. Als laatste kunt u aangeven of uw eigen pasfoto bij de activiteit gepubliceerd moet worden. Dit kan handig zijn als ouders willen weten wie de begeleider van de activiteit is. Wanneer bewoners het gezicht achter een activiteit leren kennen kan dat vertrouwen opwekken en bent u makkelijker herkenbaar en aanspreekbaar. Nu we alles hebben ingevuld kijken we nog even of we geen verplichte invulvelden zijn vergeten en klikken dan op de knop versturen. Vanaf dit moment worden de teksten en de foto naar de website verstuurd. Zodra dit versturen klaar is komt u automatisch terug op het werkblad en ziet u bovenaan de pagina in groene letters staan dat het succesvol is verlopen. Vanaf dit moment is uw activiteit op de website gepubliceerd. Mocht u nog iets willen veranderen aan de activiteit dan kan dat via de tekstlink activiteit bewerken op het eerste wekblad. Klik hierop en kies vervolgens de datum van de activiteit. Daar ziet u dan de activiteit staan die u kunt gaan bewerken en opnieuw publiceren.

8 Locatie en accomodatie De medewerkers die alleen activiteiten organiseren kunnen dit onderdeel overslaan. Zij vinden dit onderdeel niet op hun werkblad terug. Beheerders van accommodaties krijgen wel met dit onderdeel te maken. Als beheerder van een accommodatie, kunt u informatie hierover publiceren op de website. Mensen die op zoek zijn naar een geschikte ruimte kunnen via de website wijkprogrammering zoeken met zoeksleutels. Zo kan men zoeken op de aanwezigheid van een douche of keuken, maar ook naar een locatie die geschikt is voor voetbal. Om deze informatie te kunnen vinden moet u eerst zoeksleutels koppelen aan uw locaties. Dit klinkt ingewikkeld, maar is het niet. Dat gaan we straks even uitleggen. Voordat u aan de slag gaat is het belangrijk om de twee begrippen accommodatie en locatie te begrijpen. Een accommodatie is een gebouw met een adres en postcode. Een accomodatie kan ook een afsluitbaar buitengebied zijn, bijvoorbeeld een sportterrein. Een locatie kan een vergaderzaal, danszaal, voetbalveld of de zandbak zijn. Een locatie is altijd een onderdeel van een accommodatie. ACCOMODATIE = wijkgebouw de Krakeling LOCATIE = de danszaal van wijkgebouw de Krakeling De algemene buitenruimten vallen onder de verantwoording van de overheid. Deze accommodaties zijn ook ingevoerd in het systeem en uw organisatie kan aangeven daarvan gebruik te willen maken. Dat kunt u aanvragen via de deelgemeente. Het aanmaken van een eigen accommodatie is al door uw organisatie (op niveau 2) gedaan. Uw taak is het invoeren van locaties binnen een accommodatie. We gaan nu laten zien hoe een locatie aangemaakt kan worden. Via de tekstlink nieuwe locatie aanmaken komen we op dit formulier uit.

9 Een locatie binnen een accomodatie aanmaken Als eerste stap kiezen we vanuit dit uitklapmenu de accommodatie waar we een locatie aan gaan toevoegen. Als tweede stap gaan we de naam van de locatie invullen en geven aan of het een binnen of buitenlocatie is. In sommige gevallen is het binnen en buiten, dan kan die optie aangevinkt worden. Bij het uitklapmenu soort vloer/ondergrond kiest u de optie die de locatie heeft. De afmeting van de vloer mag een inschatting zijn, u hoeft niet alles precies op te meten. Bij kosten per dagdeel kunt u een bedrag of bijvoorbeeld de tekst gratis invullen. Bij het onderdeel faciliteiten en geschikt voor vindt u de zoeksleutels waarop een locatie door bewoners en andere organisaties gevonden kan worden. Zodra via de website met de zoeksleutel geschikt voor voetballen wordt gezocht, komen alleen die locaties in het overzicht terug. Blijkt een belangrijke zoeksleutel hier niet tussen te staan, dan kan niveau 1- de deelgemeente, die voor u aanmaken. Bij bijzonderheden van de locatie kunnen omschrijvingen worden toegevoegd. Bijvoorbeeld: de ruimte heeft veel ramen of de ruimte ligt aan een rustige binnenplaats. Maar ook aanvullende informatie zoals: De ruimte is geschikt om zonder overlast harde muziek te kunnen draaien. In dit tekstvak kunt u extra reclame maken voor het gebruik van deze locatie. Zodra alle informatie is ingevuld, controleren we nog even of de verplichte velden, die met een sterretje, niet zijn vergeten. Als laatste stap klikken we op de knop versturen en komen weer terug op het werkblad. De groene tekst bovenaan de pagina geeft aan dat de ingevulde gegevens vanaf nu in het systeem staan. Blijkt er toch nog een foutje te zijn gemaakt bij het aanmaken van een locatie, dan kan dat altijd nog worden aangepast via de tekstlink locatie bewerken op het werkblad.

10 Smoelenboek Het smoelenboek is bedoeld voor intern gebruik. De medewerkers en organisaties die binnen uw gebied werkzaam zijn, kunnen wanneer ze zijn ingelogd daar gebruik van maken. Het kan de samenwerking tussen de professionals van de verschillende organisaties bevorderen. Medewerkers komen elkaar in het werkveld regelmatig tegen en kennen elkaar van gezicht, maar naam en telefoonnummers zijn niet altijd bekend. Zo kan men de medewerkergegevens van de eigen organisatie en die van andere organisaties binnen dit gebied raadplegen. De pasfoto is opgeslagen in het afgeschermde deel van het systeem en kan niet door onbevoegden bekeken worden. Wel kan een medewerker bij het publiceren van een activiteit zelf bepalen of bij die activiteit een eigen pasfoto wordt toegevoegd. Standaard staat deze toepassing uit. Posters en Flyers De tijd die u besteedt aan het invullen van de activiteiten binnen de wijkprogrammering, kunt besparen bij het maken van posters en flyers. Dit kost namelijk niet veel tijd, alleen maar een paar muisklikjes. Het systeem genereert automatisch alle gegevens die u heeft ingevoerd en zet dat direct klaar om te printen of een pdf van te maken. We klikken nu op de tekstlink poster of flyer maken van een activiteit. Een overzicht van komende activiteiten komt in beeld. Daarachter staan twee opties, maak poster en maak flyers. Zodra u daarop klikt gaat er een nieuwe pagina open en wordt alle informatie van de activiteit die op de website staat, zoals teksten, adresgegevens, logo en foto op de poster geplaatst. Wanneer u de optie flyers maken kiest, worden er automatisch 4 flyers op een a4 gezet. Zodra de poster of flyer zichtbaar is kunt u deze printen op papier.

11 Verslag- en promotiepagina Een leuk onderdeel van de wijkprogrammering is dat u van een activiteit een speciale multimediapagina kunt maken. Het kan worden gebruikt als een promotiepagina van de activiteit of als een soort verslag van een activiteit die heeft plaatsgevonden. Op zo n aparte webpagina kunt u een filmpje van de videowebsite You Tube toevoegen, maar ook een klein fotoboekje met 10 foto s aanmaken. Daarnaast kan er natuurlijk ook een stuk tekst worden toegevoegd. Deze promotiepagina s hebben een eigen internetadres en kunnen dus ook vanuit ander websites gelinkt worden. De webpagina s zijn bedoeld om reclame te maken van een bepaalde activiteit, maar ook om reclame te maken van de organisatie waar u voor werkt. Sommige kleine organisaties of projecten hebben zelf geen website, die kunnen dit dan ook gaan gebruiken. We klikken nu op de tekstlink Een verslag- of promotiepagina maken van een activiteit op het werkblad en zien dan een overzicht van uw activiteiten. Omdat u verslagen kunt maken van activiteiten die al hebben plaatsgevonden kan deze lijst op den duur lang worden, maar in het begin staan er maar een paar activiteiten in en is de lijst nog kort. Aan de rechterkant ziet u de tekstlink webpagina aanmaken staan en daarnaast bewerken. Hiermee kunt u de pagina aanmaken of op een later moment aanpassen. We klikken nu op de link webpagina aanmaken en komen uit op dit eenvoudige formulier. Als eerst kiest u of het een verslag- of een promotiepagina gaat worden. Standaard staat de optie verslagpagina aan. Daarna kunt u de titel van de pagina intypen. U ziet dat letters binnen dit tekstveld groot zijn en zo komt het ook op de webpagina te staan. Daaronder kunt u de rest van de tekst typen of inplakken. Bij het onderdeel Kies hier kleurencombinatie webpagina: kunt u een combinatie van kleuren kiezen die bij het onderwerp of doelgroep past.

12 Bij Foto s kiezen voor fotoboek kunt u bladeren op uw computer en de foto s kiezen. Maximaal kunnen er 10 ingevoegd worden. Bij het versturen van de foto s vanuit uw computer naar de website worden de foto s automatisch verkleind. Maar als de foto s groot van formaat zijn kan het versturen en het verkleinen meer dan een minuut duren. Heeft u een filmpje op You Tube staan dan kunt u het filmpje ook in deze webpagina plakken. We zullen nu even voordoen hoe dat toegepast kan worden. Om deze handeling te doen moeten we twee webpagina s ter gelijkertijd open hebben staan. In de meeste browser kan dat met de tabbladen die bovenaan te vinden zijn. We klikken erop en een lege pagina wordt geopend. We typen nu het adres in van youtube en zoeken naar het filmpje dat we gaan gebruiken. Dit is de webpagina waar het filmpje staat. Onder het filmpje staat de knop insluiten. Klik daarop en er komen meer mogelijkheden in beeld. Als eerst valt op de codetekst die blauw geactiveerd is, die gaan we straks kopiëren. Als eerste gaan we naar eigen smaak de mediaspeler aanpassen. We zien de optie Gerelateerde video s eraan toevoegen. Als dit wordt aangevinkt krijgt u aan het eind van de video linkjes te zien naar andere video s over dit onderwerp. Bij Rand weergeven kunt u een rand om het videobeeld aanzetten, maar dat is niet nodig. Bij Privacymodus inschakelen kunt u bepalen of men op het filmpje kan klikken om naar de website van You Tube te gaan. Als laatste stap kunt u de kleur van de mediaspeler nog aanpassen door hier een kleur te kiezen. Een beeldformaat hoeft niet gekozen te worden, die staat standaard goed. Nu we alles naar eigen smaak hebben aangegeven gaan we het stukje code kopiëren. Klik een keer met de muis in het vak waar de code staat en kies met de rechter muisknop de optie kopiëren. Nu staat de code in het tijdelijk geheugen van uw computer en gaan we terug naar de wijkprogrammering. We klikken op het tabblad van de browser waar de wijkprogrammering staat en klikken met de linkermuisknop onderaan de pagina in het tekstveld. We klikken met de rechtermuisknop en kiezen plakken. Nu staat de code op de juiste plek. Zodra we op de knop publiceer de webpagina klikken, wordt uw nieuwe webpagina aangemaakt en is het op de website terug te vinden onder de knop verslagen en nieuwtjes. Van zo n zelfgemaakte verslagpagina kunt u het internetadres in de adresbalk overnemen en als reclamepagina gebruiken bij een andere activiteit die u gaat aanmaken of als een link op Twitter. Wanneer u extra promotie nodig heeft voor een festival of een activiteit, is dit een handig en snel hulpmiddel om reclame mee te maken.

13 Mijn gegevens Binnen de wijkprogrammering kunt u zelf aangeven of uw gegevens gepubliceerd worden op de website. Als we nu even op de tekstlink mijn werkschema klikken komen we op dit formulier uit. U kunt zelf aangeven wanneer mensen contact met u kunnen opnemen. Dit kunt u elk moment aanpassen en alle collega s die zijn ingelogd kunnen dan uw werktijden zien. Als u Mijn werktijden ook weergeven op de website aanvinkt, komen die gegevens ook bij uw activiteit te staan. De bewoners weten dan precies wanneer ze contact met u kunnen opnemen. Dit geldt ook voor de optie Mijn mobiele telefoonnummer. Wie het nummer mag zien kunt u ook zelf bepalen. We klikken even op de tekstlink en komen op dit formulier uit. Het eerste tekstvak is voor het mobiele nummer. Typ het nummer zonder tussenruimte of streepjes in dit vak. Wanneer u een nieuw nummer heeft gekregen kunt u dat elk moment hier veranderen. Heeft u geen mobiel voor zakelijk gebruik, dan kunt u hier een sterretje * typen. Alleen in het afgeschermde smoelenboek komt uw mobiele nummer terug. Maar als u Dit nummer ook op de website vermelden aanvinkt, wordt het zichtbaar voor de bewoners die de website bezoeken. Om de gegevens op te slaan klikken we op de knop versturen en komen we terug op uw werkblad. Als u klaar bent met het invoeren van de gegevens, kunt u uitloggen door op de optie uitloggen te klikken. Alles wordt dan veilig afgesloten en zijn alle handelingen afgerond.