samenwerkingsovereenkomst

Transcriptie

1 samenwerkingsovereenkomst

2

3 1. inleiding anleiding voor een nieuwe samenwerking(sovereenkomst) In 2013 concludeerden we dat de samenwerking tussen Progressie 1 en Woonvisie aan vernieuwing toe is. Een veranderende omgeving zorgt ervoor dat de traditionele vormen van participatie en de traditionele structuur van overleggen steeds minder voldoen. Onze omgeving verandert naar een participatiesamenleving, een samenleving waarin burgerkracht centraal staat. Overheden, bedrijven en organisaties gaan in die veranderende samenleving anders om met hun burgers en klanten, want burgers en klanten willen ook op een andere manier betrokken zijn. Dat geldt ook voor woningcorporaties en hun huurders. Goede woningen in een prettige woonomgeving en een passende dienstverlening worden vooral bereikt als corporaties en huurders met elkaar in gesprek zijn en bewoners echt betrokken raken bij hun omgeving. Woonvisie en Progressie stelden apart van elkaar een visie op die weergeeft hoe zij participatie zien en brachten die visies vervolgens samen. Progressie en Woonvisie zien vrijwel dezelfde toekomst als het gaat om bewonersparticipatie. Vanuit dit gezamenlijke beeld over participatievormen, het actief ophalen van meningen en goede ideeën bij bewoners en het vormen van beleid is deze samenwerkingsovereenkomst ontstaan. Visie In de afgelopen jaren hebben corporaties veel voor de huurders gedaan. De kennis en kunde om de juiste keuzes te maken over het vastgoed was en is ruimschoots aanwezig. Maar daarbij is veelal vanuit het eigen perspectief van de corporatie gekeken naar wat goed was. Of dit ook voor bewoners de beste oplossing was, werd maar in beperkte mate duidelijk. Hierin is een verandering gaande. Bewoners zijn mondiger en kritischer geworden. Kennis is dichterbij gekomen en beter en sneller toepasbaar. We zien steeds meer zelforganisatie van bewoners ontstaan, waarin mensen niet afwachten, maar zelf tot oplossingen komen. Woonvisie wil die creativiteit van haar bewoners aanboren en ondersteunen om te komen tot nieuwe, betere, en werkzame oplossingen. Oplossingen die leefbaarheid in de leefomgeving vergroten en bijdragen aan de grote vraagstukken die er voor bewoners werkelijk toe doen. Inhoud In deze samenwerkingsovereenkomst wordt beschreven wat participatie voor Woonvisie en Progressie betekent, welke plek het overleg tussen Woonvisie en Progressie hierin heeft, welke onderscheiden verantwoordelijkheden beide partijen hebben en hoe het overleg, de advisering en de beleidsvorming gestalte krijgen. De overeenkomst biedt ons eerder een raamwerk dan in detail uitgewerkte afspraken. Daardoor ontstaat ruimte om een goede samenwerkingsrelatie op te bouwen en in te spelen op wat op ons afkomt. 1 Stichting Bewonersraad Progressie samenwerkingsovereenkomst, 1 juli 2014 pag. 3 van 9

4 2. het kader Belang en doelstellingen participatie Participeren is deelnemen aan iets, ergens een aandeel in hebben. Iedere deelnemer heeft daarbij een toegevoegde waarde: kennis, connecties, vaardigheden of middelen die bijdragen aan een gezamenlijk resultaat. Woonvisie werkt aan tevreden en betrokken huurders en een goed woningaanbod in een prettige woonomgeving, heeft oog voor verschillende doelgroepen met een nadruk op de laagste inkomens en zorg voor duurzaamheid en is een sterke organisatie. Inbreng van belanghouders is wezenlijk om de sterke punten te behouden en het beleid nog verder te verbeteren. Woonvisie kan het beste werken aan een goed aanbod van woningen en diensten als zij in contact blijft met de klant. Participatie draagt bij aan: - Een goede relatie tussen Woonvisie en haar huurders, met duidelijke communicatie, invloed en wederzijds begrip - Een betere kwaliteit van beleid door het benutten van beschikbare kennis, ervaring en creativiteit van belanghebbenden - Draagvlak voor en legitimiteit van beleid door aansluiting bij door bewoners ervaren problemen en hun behoeften, ideeën en mogelijkheden - ctieve betrokkenheid van alle belanghebbenden bij de uitvoering van het beleid Onderscheiden rollen Binnen een samenwerkingsrelatie zijn vaak verschillende rollen en verantwoordelijkheden te onderscheiden. De relatie tussen overheden, bedrijven of organisaties en hun klanten, en dus ook de relatie tussen Woonvisie en haar huurders(vertegenwoordiging), kent een zekere afhankelijkheid. De participatieladder is een veelgebruikt instrument om de daarmee samenhangende niveaus van invloed weer te geven. De ladder kent de treden informeren, raadplegen/meepraten, adviseren, coproduceren en meebeslissen, waarbij het informeren van een burger of klant gelijk staat aan niet of nauwelijks invloed kunnen uitoefenen en meebeslissen een gelijkwaardige rol en verantwoordelijkheid inhoudt. Het initiatief voor overleg zal vanuit deze onderscheiden rollen vaker vanuit Woonvisie komen, maar is zeker niet beperkt tot deze partij. In de samenwerking zal altijd duidelijk moeten zijn welke vorm van en trede op de participatieladder van toepassing is. Plaats van Progressie binnen de participatie Progressie is de eerste en hoogste vertegenwoordiging van alle huurders van Woonvisie. Progressie behartigt de belangen en verwoordt de stem van de huurders in de totstandkoming van beleid. In de samenwerking tussen Woonvisie en Progressie ligt de nadruk inhoudelijk op algemeen beleid en, als het gaat om invloed, op advisering. Woonvisie is en blijft verantwoordelijk voor het vaststellen en uitvoeren van beleid, maar doet dat niet zonder de huurders een stem te geven. Plaats en rol van bewonerscommissies binnen de participatie Bewonerscommissies vormen binnen de participatie bij Woonvisie een waardevolle overlegvorm. Met de bewonerscommissies wordt overlegd, meestal in de vorm van informeren en raadplegen/meepraten, over tal van onderwerpen die de woningen en/of de directe woonomgeving aangaan. Representativiteit is een belangrijk aandachtspunt bij commissies. samenwerkingsovereenkomst, 1 juli 2014 pag. 4 van 9

5 Progressie geeft zelf vorm aan haar relatie met de bewonerscommissies. Progressie ziet zichzelf daarin vooral als verbinder en bron van kennis en inspiratie. Plaats van overige groepen, stakeholders en individuen binnen de participatie Inspringen op dat wat er leeft in een wijk of buurt vraagt een flexibel omgaan met participatie. Bewoners weten zelf vaak het beste wat aandacht verdient in hun woonomgeving en kunnen daarmee ook goed aan de slag. Woonvisie wil dit ondernemend bewonerschap opsporen en ruimte geven. De organisatievorm waarin dit of andersoortig contact met bewoners plaatsvindt, moet passen bij het thema of het initiatief dat speelt. Los van de vaste samenwerkingsrelaties zijn er daarbij vele vormen mogelijk: klankbordgroep, nieuwsbrieven, themabijeenkomst, bewonersinitiatief, wijkoverleg, enquête, zelfbeheer van gemeenschappelijke ruimten, buurtactiviteit, enzovoorts. De variatie in vormen brengt met zich mee dat participatie hier alle treden van de participatieladder kan omvatten. Ook ten aanzien van individuele bewoners en groepen anders dan bewonerscommissies ziet Progressie een verbindende en ondersteunende rol voor zich weggelegd. samenwerkingsovereenkomst, 1 juli 2014 pag. 5 van 9

6 3. de samenwerking Reikwijdte van de samenwerkingsovereenkomst In dit hoofdstuk liggen de afspraken vast voor de samenwerking tussen Woonvisie en Progressie. De relatie tussen Woonvisie en bewonerscommissies, andere groepen, stakeholders, individuele huurders, kopers en woningzoekenden wordt omschreven in het participatiebeleid van Woonvisie. De relatie tussen Progressie en bewonerscommissies, andere groepen, stakeholders, individuele huurders, kopers en woningzoekenden wordt beschreven in het huishoudelijk reglement van Progressie. Woonvisie en Progressie werken samen op alle punten van beleid waarop de Wet op het overleg huurders verhuurder dat voorschrijft en daarnaast op gezamenlijk afgesproken onderwerpen. De lijst met onderwerpen voor het overleg is opgenomen als bijlage 1. Een schematische weergave van de participatie bij Woonvisie is opgenomen als bijlage 2. Verwachtingen van Woonvisie richting Progressie Progressie is voor Woonvisie de belangrijkste vertegenwoordiging van alle huurders. Woonvisie verwacht dan ook dat Progressie de vertegenwoordiging van de huurders en vervolgens het verantwoording afleggen richting de huurders goed vorm geeft. Dat Progressie breed contact met de huurders heeft, is voor Woonvisie een vanzelfsprekendheid. Woonvisie verwacht dat Progressie binnen de leden of in een kring eromheen die kennis en kunde verzamelt die nodig is om op het niveau van algemeen beleid een gelijkwaardige gesprekspartner te zijn. Woonvisie adviseert Progressie gericht te werken aan een samenstelling met algemene en op onderwerp gespecialiseerde leden en hecht daar meer aan dan aan een afvaardigingsstructuur. Verwachtingen van Progressie richting Woonvisie Progressie heeft als missie het bewaken dat huurders van Woonvisie in Ridderkerk en lbrandswaard een betaalbare, energiezuinige, veilige en kwalitatief goede woning kunnen huren. Progressie vertolkt het geluid van de huurders en wil door de samenwerking met Woonvisie breed gedragen beleid tot stand brengen dat aan deze missie invulling geeft. Progressie verwacht van Woonvisie dat zij daartoe voldoende kansen krijgt. Dat betekent ruimte voor het nemen van initiatieven en doen van voorstellen, een vroegtijdige betrokkenheid bij zowel de agendabepaling als in beleidsvorming en tijd, en zo nodig ook ondersteuning, voor het adviseren. Verwachtingen over de samenwerking Woonvisie en Progressie rekenen op een constructieve en vruchtbare samenwerking. Wij verwachten van onszelf en de ander: - Een open, eerlijke en transparante houding: Het succes van samenwerking is voor een groot deel afhankelijk van het beschikken over dezelfde informatie. Daarom communiceren we open, eerlijk, volledig, tijdig en transparant. - Verbindende communicatie: We leven in een tijd waarin de nadruk ligt op zenden en overtuigen. Wij gaan niet uit van eigen gelijk en verschillen in inzicht, maar in de mogelijkheden die de combinatie van onze inzichten brengt. - Een samenwerking gebaseerd op gelijkwaardigheid: We respecteren elkaars kennis, vaardigheden en belangen en nemen onze eigen, onderscheiden, verantwoordelijkheid voor ons aandeel in het resultaat. We spreken elkaar aan op die verantwoordelijkheid, maar nemen hem niet over. We vertrouwen en respecteren elkaar. samenwerkingsovereenkomst, 1 juli 2014 pag. 6 van 9

7 - fspraak is afspraak: We komen onze afspraken en toezeggingen na en we kunnen ervan op aan dat afspraken en toezeggingen worden nagekomen. Wanneer het door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk is om hieraan te voldoen, dan wordt dit tijdig en gemotiveerd meegedeeld. - Een constructief kritische houding: We leren van de ervaringen van afgeronde projecten en processen, zowel van de fouten als van de successen. We spreken elkaar op een positieve manier aan op gemaakte fouten. - Oog voor de eigen professionaliteit: We zorgen ervoor dat we de juiste kennis, competenties en ervaring in huis hebben om de rol te kunnen spelen die van ons wordt verwacht. - Inspanning voor gezamenlijke doelen en resultaten: We verbinden ons aan de te behalen resultaten en staan open voor ideeën, initiatieven, wensen en behoeften van de ander. Concrete afspraken Met de onderstaande afspraken zorgen we voor een kader om tot doeltreffende vertegenwoordiging te komen van de belangen van huurders in de bedrijfsvoering en beleidsvorming van Woonvisie. De overeenkomst: 1. De samenwerking tussen Progressie en Woonvisie is een exclusieve. Woonvisie gaat geen soortgelijke overeenkomst aan met andere bewonersorganisaties, tenzij op strategisch niveau geen goed overleg (meer) te voeren is met Progressie. 2. De samenwerkingsovereenkomst tussen Progressie en Woonvisie is niet van invloed op de bestaande rechten en plichten tussen verhuurder en individuele huurders. Vertegenwoordiging huurdersbelang door Progressie: 3. De samenstelling van Progressie is zodanig dat een goede vertegenwoordiging van huurders plaatsvindt en voldoende kennis en kunde aanwezig is om op het niveau van algemeen beleid te adviseren. In een huishoudelijk reglement legt Progressie vast hoe de gewenste samenstelling tot stand komt en behouden wordt. Het huishoudelijk reglement omschrijft ook de werkwijze van Progressie. 4. Progressie heeft een dagelijks bestuur, dat voor Woonvisie het eerste aanspreekpunt is. 5. lle huurders van de woningen of wooncomplexen van Woonvisie hebben de mogelijkheid zich bij een bewonersorganisatie aan te sluiten. 6. Progressie informeert de huurders minimaal eenmaal per jaar over haar activiteiten van het afgelopen jaar en over de manier waarop huurders invloed kunnen uitoefenen op de activiteiten van Progressie en het beleid van Woonvisie. Progressie organiseert daartoe een jaarvergadering/jaarlijkse bijeenkomst voor huurders en maakt gebruik van kanalen als de website(s) en Woonvizier. Overleg tussen Woonvisie en Progressie: 7. Progressie en Woonvisie voeren overleg over onderwerpen van beleid en beheer die het algemene belang betreffen. Er wordt in ieder geval overleg gevoerd, en door Woonvisie om advies of instemming gevraagd, over de onderwerpen die zijn opgenomen in bijlage 1 van deze samenwerkingsovereenkomst. 8. Progressie en Woonvisie overleggen minimaal vier maal per jaar en verder zo vaak als nodig. 9. Bij de overlegvergadering zijn namens Progressie zoveel mogelijk, maar minimaal twee derde van het totaalaantal, leden aanwezig en namens Woonvisie de directeur-bestuurder en de manager Wonen of hun plaatsvervangers. Beide partijen kunnen zich laten bijstaan door (extern) deskundigen. samenwerkingsovereenkomst, 1 juli 2014 pag. 7 van 9

8 10. Het versturen van de agenda (en stukken), het voorzitterschap en de verslaglegging van de overlegvergaderingen worden verzorgd door Woonvisie. De agenda wordt in overleg bepaald en minimaal twee weken voor de vergaderdatum verzonden. 11. Tijdens de eerste vergadering van het jaar wordt, aan de hand van de begroting en jaarplanning van Woonvisie en de jaarplanning van Progressie, besproken welke onderwerpen in het lopende jaar aan de orde komen en door Woonvisie ter advisering aan Progressie worden voorgelegd. Hieruit wordt een gezamenlijke jaarplanning (in hoofdlijnen) opgesteld. dvies en informatiedeling: 12. Woonvisie betrekt Progressie vroegtijdig bij de onderwerpen waarover overleg gevoerd wordt. Per onderwerp stellen Woonvisie en Progressie het tijdpad en de vorm van overleg en advisering vast. Voor Progressie advies uitbrengt, is er minimaal ruimte voor één overlegmoment. Progressie heeft, conform de Wet op het overleg huurders verhuurder, zes weken de tijd voor het uitbrengen van een schriftelijk advies. 13. Progressie en Woonvisie delen in het overlegtraject alle relevante informatie met elkaar. lleen als het bedrijfsbelang zich verzet tegen verstrekking van informatie, hoeft Woonvisie zich hier niet aan te houden. Tijdens het overleg- en adviestraject wordt gedeelde informatie door beide partijen vertrouwelijk behandeld. 14. ls Woonvisie een advies van Progressie niet of niet geheel volgt, worden de redenen hiervoor binnen twee weken na ontvangst van het advies aan Progressie meegedeeld. Faciliteiten voor Progressie: 15. Woonvisie stelt middelen beschikbaar aan Progressie om haar, binnen deze samenwerkingsovereenkomst verlangde, activiteiten uit te voeren en de benodigde deskundigheid te behouden of te verwerven. Progressie dient daarvoor jaarlijks een begroting in en verantwoordt zich achteraf over de besteding ervan. De begroting van Progressie omvat niet meer dan de kostenposten zoals omschreven in bijlage 3. Wordt de begroting door Woonvisie niet goedgekeurd, dan vindt overleg plaats. Progressie wordt daarnaast ondersteund met faciliteiten als een vergaderruimte en kopieermogelijkheden. Raad van commissarissen: 16. Progressie is bevoegd een bindende voordracht te doen voor de benoeming van twee leden van de raad van commissarissen van Woonvisie. Progressie onderhoudt contact met deze leden van de raad van commissarissen door hen op de hoogte te houden van met Woonvisie besproken onderwerpen en hen geregeld uit te nodigen voor het bijwonen van eigen vergaderingen. Klachtencommissie: 17. Progressie is ook bevoegd een bindende voordracht te doen voor de benoeming van twee leden van de Klachtencommissie, waarvan één plaatsvervangend lid. Evaluatie en geschillen: 18. De samenwerking tussen Progressie en Woonvisie wordt jaarlijks geëvalueerd. Deze overeenkomst wordt gewijzigd als beide partijen het eens zijn over de noodzaak en inhoud van de wijzigingen. 19. Geschillen over de inhoud en uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst kunnen worden voorgelegd aan de Huurcommissie in een WOHV-procedure. samenwerkingsovereenkomst, 1 juli 2014 pag. 8 van 9

9 4. de ondertekening Woonvisie. van den Bosch directeur-bestuurder datum Progressie. Noorlander voorzitter datum samenwerkingsovereenkomst, 1 juli 2014 pag. 9 van 9

10 bijlage 1. onderwerpen voor het overleg tussen Woonvisie en Progressie Organisatie a. algemene strategie De strategische visie van Woonvisie beschrijft de langetermijndoelstellingen en uitgangspunten voor beleid. Progressie is voor Woonvisie een van de belangrijkste belanghouders in het verzamelen van input en het voorleggen van de gekozen strategie. M- b. voorstel tot fusie Bij een voorstel tot fusie van Woonvisie heeft Progressie een in de wet vastgelegde rol. c. de werking van de klachtencommissie De Klachtencommissie behandelt klachten over de werkwijze en dienstverlening van Woonvisie. Twee leden van de commissie zijn door Progressie benoemd. Progressie ontvangt informatie over de werking van de klachtencommissie en heeft instemmingsrecht over het reglement. -I d. prestatieafspraken met de gemeente(n) Woonvisie heeft prestatieafspraken met de gemeenten waarin zij werkzaam is. Hierin komen o.a. woningmarktopgaven, investeringen, woonruimtebemiddeling en inspanningen t.b.v. leefbaarheid en zorg aan de orde. De afspraken worden gemiddeld eens per vijf jaar vernieuwd. Met Progressie wordt de inhoudsopgave besproken en worden de te maken afspraken ter advisering voorgelegd voor zover de onderwerpen adviesonderwerpen tussen Woonvisie en Progressie betreffen. M- e. participatiebeleid De wijze waarop Woonvisie haar huurders betrekt, is beschreven in het participatiebeleid. De samenwerking met Progressie vormt hiervan een onderdeel. Progressie heeft instemmingsrecht over de samenwerkingsovereenkomst tussen Woonvisie en Progressie en adviseert over het algemene participatiebeleid. -I (Woning)voorraad f. sloop, renovatie, verwerving en vervreemding van woongelegenheden Niet alleen de toe- of afname van de omvang van de voorraad en het strategisch voorraadbeleid zijn adviesonderwerpen, ook het hiermee samenhangende beleid. Te denken valt bijvoorbeeld aan het verkoopbeleid.

11 g. herstructurering van buurten en wijken an de orde komt het algemene kader voor de aanpak van herstructurering, zoals het basis sociaal plan. h. huisvesting voor bijzondere doelgroepen (ouderen, gehandicapten, zorg) Woonvisie informeert Progressie over nieuwe initiatieven en projecten. M- Wonen i. algemene huurovereenkomst en voorwaarden In de huurovereenkomst en algemene voorwaarden worden de rechten en plichten tussen verhuurder en huurder vastgelegd. Progressie adviseert over wijzigingen. j. toewijzings- en verhuurbeleid Het beleid van woningtoewijzing volgt voor een belangrijk deel uit regionale verordeningen. De reactie van Woonvisie op wijzigingsvoorstellen daarin wordt ter advisering aan Progressie voorgelegd. Het eigen beleid van Woonvisie over toewijzing en verhuur is een volwaardig bespreek- en adviesonderwerp. k. huurprijzenbeleid Het algemene beleid voor het vaststellen van (streef)huurprijzen en het huurbeleid voor het lopende jaar zijn onderwerpen waarover het advies van Progressie gevraagd wordt. l. servicekostenbeleid Progressie heeft instemmingsrecht over de algemene uitgangspunten, de samenstelling van het servicepakket, de bijkomende kosten en de procedure van afrekenen. I m. in stand houden/treffen van voorzieningen aan woongelegenheden of in de woonomgeving Progressie adviseert over het beleid en de begroting van onderhoud en woningverbetering, zoals o.a. opgenomen in de meerjarenonderhoudsbegroting. n. leefbaarheidsbeleid Het advies van Progressie wordt gevraagd over uitgangspunten en samenwerkingsverbanden. Daarnaast kan Progressie hierin een belangrijke spreekbuis zijn van ontwikkelingen in de wijken.

12 o. samenstelling, kwaliteit en prijs van het dienstenpakket Nieuwe vormen van dienstverlening en wijzigingen in de huidige dienstverlening worden met Progressie besproken. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om de invulling van een nieuwe dienstverleningslocatie, het bieden van extra diensten, belangrijke wijzigingen in de bereikbaarheid en het anders organiseren van onderhoud. Toelichting: M = meepraten = gekwalificeerd adviesrecht I = instemmingsrecht Progressie ontvangt daarnaast van Woonvisie minimaal de volgende informatie: Begroting Jaarverslag Kwartaalrapportages Jaarrapportage woonruimteverdeling Visitatierapport

13 bijlage 2. schematische weergave participatie bij Woonvisie

14 bijlage 3. door Woonvisie aan Progressie te vergoeden kosten Progressie dient jaarlijks een begroting in voor (maximaal) de volgende kostenposten (zie afspraak 15): a. vaste vergoeding leden b. kosten scholing c. kosten organisatie/teambuilding/professionalisering d. kosten externe ondersteuning e. secretariaatskosten f. representatiekosten g. kosten website h. kosten informeren huurders (jaarlijkse bijeenkomst e.d.)