NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN 24 JANUARI 2011

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN 24 JANUARI 2011 Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: Claude Vanwelden, burgemeester; Eliane Spinc le, Noël Hoogstoel, Dirk Vanluchene, Ann Cosaert, Isabelle Degezelle, Dirk Desmet, schepenen; Marc Doutreluingne, Stephaan Dendoncker, Willy Bulcaen, Yvan Nys, Gerard Amelynck, Sabine Poleyn, Marc Claeys, Yves Goemaere, Marc Desloovere, Andres Vandenborre, Bart Dewaele, Eric Francoys, Christine Desmet, Greet Lateur, Luc Vanassche, Antoon D'Haene, Veerle Servayge, Marie-Therese Callens, Ghislain Blomme, raadsleden; Jan Vanlangenhove, gemeentesecretaris Peter Verniers, raadslid; Jan Vanlangenhove, gemeentesecretaris afwezig voor 7. (Cfm art van het GD - raadslid A. Vandenborre vervangt de secretaris) De Burgemeester opent de vergadering om uur. De verslagen van de Gemeenteraadszittingen van 20 en 21 december worden met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. Vooraleer de agenda aan te vangen geeft de Burgemeester-voorzitter melding van: Het schrijven dd van raadslid Gerard Amelynck die, namens Gemeentebelangen vraagt om volgend punt aan de agenda toe te voegen: Gemeentelijk leegstandregister (bedrijfs)gebouwen en woningen de gemeente als inventarisbeheerder. De raad verklaart zich EENPARIG akkoord om dit punt te behandelen onder agendapunt V1 in openbare zitting. Conform artikel 22 van het gemeentedecreet werd aan de raadsleden een aanvullende agenda bezorgd. Conform artikel 200 van het gemeentedecreet geeft de burgemeester melding van: Het verslag der algemene vergadering dd van de seniorenraad Zwevegem Het verslag der algemene vergadering dd van de jeugdraad Zwevegem

2 1. Goedkeuring eindafrekening omtrent de afgesloten kaderovereenkomst voor fiscale en juridische bijstand voor het beheer van onroerend patrimonium van de gemeente in de aanloop naar een Autonoom Gemeentebedrijf. Bevoegdheid Gemeentedecreet art. 43. Juridische grond - Besluit van de gemeenteraad van 22 februari 2010 betreffende voorstel tot het afsluiten van een kaderovereenkomst voor fiscale en juridische bijstand voor het beheer van onroerend patrimonium van de gemeente. - Beslissing van het schepencollege van 10 maart 2010 betreffende toewijzing van de opdracht voor het afsluiten van een kaderovereenkomst voor fiscale en juridische bijstand voor het beheer van onroerend patrimonium van de gemeente. - Besluit van de gemeenteraad van 27 september 2010 betreffende oprichten van een autonoom gemeentebedrijf kennisname motiveringsverslag en goedkeuren ontwerp van statuten. Adviezen, machtigingen, akkoorden, Visum van de financieel beheerder conform artikel 94 1 en artikel van het gemeentedecreet. Motivering De opdracht voor het afsluiten van een kaderovereenkomst voor fiscale en juridische bijstand voor het beheer van onroerend patrimonium van de gemeente werd na raadpleging van meerdere dienstverleners toegewezen aan PricewaterhouseCoopers, Woluwedal 18 te 1932 Sint-Stevens-Woluwe tegen een mandagprijs van euro, BTW exclusief. De uitvoering van deze opdracht werd beperkt tot een maximum bedrag van euro, BTW exclusief of euro, BTW inclusief. De nodige kredieten voor deze uitgaven werden oorspronkelijk voorzien onder het artikel 104/ van het budget Door de structuur van het inmiddels opgericht Autonoom Gemeentebedrijf en de ingewikkelde opstartfase was meer begeleiding nodig dan oorspronkelijk ingeschat. De materie rond de BTW-diensten ter realisatie van significante BTW-besparingen en de opmaak van de aanvraag tot akkoord aan de BTW-administratie en de daaraan gekoppelde besprekingen en vergaderingen met alle betrokken partijen, zijn ingewikkeld. De meeruitgaven bedragen aldus 74,5 % ten overstaan van de oorspronkelijke gunning. De meerkost weegt op tegen de recuperatie van de BTW op het ingebracht onroerend goed, met name de polyvalente zaal (heden : fuifzaal). Financiële gevolgen Overzicht Budgetjaar Budgetartikel Raming incl. btw /122-48/ ,50 euro BESLUIT Met 21 stemmen voor (Claude Vanwelden, Eliane Spinc le, Noël Hoogstoel, Dirk Vanluchene, Ann Cosaert, Isabelle Degezelle, Dirk Desmet, Stephaan Dendoncker, Willy Bulcaen, Sabine Poleyn, Marc Claeys, Yves Goemaere, Marc Desloovere, Andres Vandenborre, Bart Dewaele, Eric Francoys, Christine Desmet, Greet Lateur, Veerle Servayge, Marie-Therese Callens, Ghislain Blomme) en 5 stemmen tegen (Marc Doutreluingne, Yvan Nys, Gerard Amelynck, Luc Vanassche, Antoon D'Haene)

3 Motivatie stemgedrag fractie Gemeentebelangen: 74% meeruitgaven is het bewijs dat de oorspronkelijke gunning en raming niet correct was, de bijkomende uitleg is niet overtuigend. Artikel 1 De eindafrekening omtrent de afgesloten kaderovereenkomst voor fiscale en juridische bijstand voor het beheer van onroerend patrimonium van de gemeente in de aanloop naar een Autonoom Gemeentebedrijf wordt goedgekeurd ten bedrage van ,00 euro, BTW exclusief of ,50 euro BTW inclusief. Artikel 2 De meeruitgaven van 74,5 % ten overstaan van de oorspronkelijke gunning worden goedgekeurd. Artikel 3 De nodige kredieten voor deze uitgave zijn voorzien onder artikel 10402/122-48/2010 van het budget Goedkeuren kadercontract - samenwerkingsovereenkomst voor de verkoop van onroerende goederen (objectieve makelaardij) met de confederatie van immobiliënberoepen (CIBNET). Bevoegdheid Gemeentedecreet van 15 juli 2005 artikels 42,43 en 57 en artikels 248 tot en met 269. Juridische grond - Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen artikels 1, 2 en 3. - Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 17 1 en 2,1 a. - Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 3, 2. - Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken en de bijlage (Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken). - Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur artikels 2,3 en 4. - Ministeriële Omzendbrief VR 2004/26 van 4 juni 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. - Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het Gemeentedecreet van 15 juli Ministeriële Omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het Gemeentedecreet van 15 juli Omzendbrief BB 2010/02 betreffende de vervreemding van onroerende goederen door provincies, gemeenten, OCMW s en besturen van erkende erediensten procedure. Verwijzingsdocumenten - Kadercontract samenwerkingsovereenkomst voor de verkoop van onroerende goederen (objectieve makelaardij) met de confederatie van immobiliënberoepen (CIBnet). - CIBnet-CODEX. Motivering

4 De gemeentediensten zitten op vandaag verspreid in diverse locaties over het volledige grondgebied van onze gemeente. Het is voor de burger absoluut opportuun dat de gemeentelijke dienstverlening zich situeert op één locatie, vlot bereikbaar en voorzien van voldoende parkeergelegenheid. De centralisatie van de diensten zal ongetwijfeld een positieve invloed hebben op de samenwerking tussen de gemeentediensten en de integratie van de dienstverlening zal bevorderen. Het College van burgemeester en schepenen heeft de uitdrukkelijke intentie om een Nieuw Administratief Centrum te realiseren. Er werd dus overgegaan tot de aankoop van het volledige gebied van de kantorenzone gelegen ex- Bekaertsite Blokkestraat te Zwevegem aan de Intercommunale Leiedal, dit in het kader van de realisatie van een Nieuw Administratief Centrum. Met het oog op de centralisatie van de gemeentediensten in het Gemeentepunt, Blokkestraat 29 te 8550 Zwevegem zullen er heel wat gebouwen eigendom van de gemeente Zwevegem vrij komen en te koop gesteld worden. Deze financiële middelen kunnen uiteraard aangewend worden voor het uitvoeren van de saneringswerkzaamheden aan het Gemeentepunt. Het CIBnet is een onafhankelijke vzw, die als een bemiddelaar optreedt tussen de overheid en de kopers om onroerend patrimonium voor de overheid te verkopen en beroep doet op de marktverspreiding van het CIB, maar door de onafhankelijkheid tevens beroep doet op CIB niet-leden en notarissen, waardoor een groot potentieel aan kopers wordt bereikt. Het CIBnet organiseert enkel het systeem van geobjectiveerde verkoop en verkoopt niet zelf. Het CIBnet rekent zijn commissie aan de koper. De gemiddelde verkoopsommen kunnen gemiddeld 30 à 35% hoger liggen dan de bedragen vastgelegd in het schattingsverslag. Hierdoor is het aangewezen om met CIBnet een kadercontract af te sluiten. In het kader van deze overeenkomst zal CIBnet het nodige doen om alle gemeentelijke onroerende goederen te verkopen, die in het kader van de centralisatie van de gemeentediensten naar het Gemeentepunt zullen vrij komen, alsook de gemeenschapshuizen van de diverse deelgemeenten. BESLUIT Met 21 stemmen voor (Claude Vanwelden, Eliane Spinc le, Noël Hoogstoel, Dirk Vanluchene, Ann Cosaert, Isabelle Degezelle, Dirk Desmet, Stephaan Dendoncker, Willy Bulcaen, Sabine Poleyn, Marc Claeys, Yves Goemaere, Marc Desloovere, Andres Vandenborre, Bart Dewaele, Eric Francoys, Christine Desmet, Greet Lateur, Veerle Servayge, Marie-Therese Callens, Ghislain Blomme) en 5 stemmen tegen (Marc Doutreluingne, Yvan Nys, Gerard Amelynck, Luc Vanassche, Antoon D'Haene) Motivatie stemgedrag fractie Gemeentebelangen: de verkoop via CIBnet is nutteloos (men kan beroep doen op het comité tot aankoop en de plaatselijke notarissen), kostelijk en ten nadele van de gemeentelijke vrije beroepen. Artikel 1 Principieel akkoord te gaan om samen te werken met CIBnet voor de verkoop van de gemeentelijke onroerende goederen. Artikel 2 De kaderovereenkomst/samenwerkingsovereenkomst voor de verkoop van onroerende goederen (objectieve makelaardij) met de confederatie van immobiliënberoepen (CIBnet), als bijlage aan dit besluit, wordt goedgekeurd.

5 Artikel 3 Het College van burgemeester en schepenen wordt met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 4 Een voor eensluidend verklaard afschrift van onderhavige gemeenteraadsbeslissing ter kennisgeving over te maken aan het net van de Confederatie van Immobiliënberoepen voor België, vzw, Zijpstraat 77 A te 9308 AALST (Hofstade). 3. Goedkeuring Rio Act - takenpakket 2011 in kader van de overeenkomst voor de uitbouw en het beheer van het gemeentelijk rioleringsstelsel van de gemeente Zwevegem. Bevoegdheid Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42 en 43 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad. Juridische grond - Besluit van de gemeenteraad van 18 december 2006 betreffende goedkeuring van de overeenkomst tussen de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (afgekort VMW) en de gemeente Zwevegem, betreffende de sanering van het door de VMW aan haar abonnees geleverde water. - Besluit van de gemeenteraad van 17 december 2007 betreffende goedkeuring van de aanpassing van bijlage 1 van bovenvermelde overeenkomst conform art. 6 bis 3 van het decreet van 24 mei 2002 betreffende water voor menselijke aanwending. - Besluit van de gemeenteraad van 14 juli 2008 betreffende goedkeuring overeenkomst tussen de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening en de gemeente Zwevegem betreffende de uitbouw, het onderhoud en het beheer van het gemeentelijke rioleringsstelsel van de gemeente Zwevegem, met als bijlage de mogelijke takenlijst met voorwaarden en prijsvorming die per dienstjaar ter goedkeuring aan de gemeenteraad zal voorgelegd worden. - Besluit van de gemeenteraad van 26 januari 2009 betreffende goedkeuring Rio Act takenpakket Besluit van de gemeenteraad van 23 maart 2009 betreffende vaststelling gemeentelijk subsidiereglement voor afkoppeling en scheiding van hemelwater en huishoudelijk afvalwater op privaat domein. - Besluit van de gemeenteraad van 31 mei 2010 betreffende goedkeuring Rio Act takenpakket 2010 inclusief de bijlage bij het takenpakket scheiding op perceelsniveau. Verwijzingsdocumenten Het voorgestelde takenpakket voor 2011, zoals in bijlage bij besluit. Adviezen, machtigingen, akkoorden, Visum van de financieel beheerder conform artikel 94 1 en artikel van het gemeentedecreet. Motivering Het takenpakket 2011 omvat volgende samengevatte ramingen : Inventarisatie v/h bestaande rioleringsstelsel Visie voor de uitbouw v/h rioleringsstelsel Visie voor onderhoud, beheer en renovatie v/h Opmaken riooldatabank Up to date houden databank / model bestaande toestand Beken en grachtenbeheersplan Voortzetting takenpakket 2009 en Voortzetting takenpakket 2010 Model bestaande toestand 0 Model ontworpen toestand 0 Strategische & risico analyse Te voorzien in een later takenpakket

6 rioleringsstelsel Rollend investerings en onderhoudsprogramma Coördinatie en realisatie v/h investerings en onderhoudsprogramma Dagelijks beheer v/h rioleringsstelsel Investerings en onderhoudsprogramma hydraulisch / structureel Investeringen : projectmanagement + werftoezicht en afkoppelingsdeskundige 5 projecten : Voortzetting takenpakket 2009 Per project Harelbeekstraat (GIP W209070) Coördinatie en bouw 10 IBA s Blokkestraat (GIP W206010) Stedestraat (GIP W207156) Stokerijstraat (GIP W208097) Exploitatie hydraulische structuren (IBA s) Exploitatie riool (nieuwe huisaansluitingen op bestaande rioleringen) Ten laste van de aanvrager. Klantencontactcenter Hydraulische adviezen algemeen Coördinatie en Inclusief risicovergoeding 2 % en management v/h Rio Act boekhoudkundige dienstverlening takenpakket De reële prestaties van het voorgestelde takenpakket zullen maandelijks aangerekend worden tegen volgende uurtarieven : ondersteunend medewerker 45,80 senior ondersteunend en junior medewerker 70,13 senior medewerker 88,65 De coördinatie en realisatie van het investering en onderhoudsprogramma zal maar worden aangewend in functie van de uitvoeringsdatum van deze werken en dus niet noodzakelijk in dienstjaar 2011 van toepassing zijn. Financiële gevolgen Overzicht Budgetjaar Budgetartikel Raming incl. btw / en 482/ Zie detail Detail Firma Rio Act (Aquafin en VMW) BESLUIT Offerte incl. btw Zie detail Met 21 stemmen voor (Claude Vanwelden, Eliane Spinc le, Noël Hoogstoel, Dirk Vanluchene, Ann Cosaert, Isabelle Degezelle, Dirk Desmet, Stephaan Dendoncker, Willy Bulcaen, Sabine Poleyn, Marc Claeys, Yves Goemaere, Marc Desloovere, Andres Vandenborre, Bart Dewaele, Eric Francoys, Christine Desmet, Greet Lateur, Veerle Servayge, Marie-Therese Callens, Ghislain Blomme) en 5 onthoudingen (Marc Doutreluingne, Yvan Nys, Gerard Amelynck, Luc Vanassche, Antoon D'Haene) Artikel 1

7 Het Rio Act takenpakket 2011 wordt goedgekeurd in kader van de overeenkomst voor de uitbouw en het beheer van het gemeentelijk rioleringsstelsel van de gemeente Zwevegem, zoals in bijlage bij dit besluit, zijnde volgende samengevatte ramingen : Artikel 2 Inventarisatie v/h bestaande rioleringsstelsel Visie voor de uitbouw v/h rioleringsstelsel Visie voor onderhoud, beheer en renovatie v/h rioleringsstelsel Rollend investerings en onderhoudsprogramma Coördinatie en realisatie v/h investerings en onderhoudsprogramma Dagelijks beheer v/h rioleringsstelsel Opmaken riooldatabank Up to date houden databank / model bestaande toestand Beken en grachtenbeheersplan Voortzetting takenpakket 2009 en Voortzetting takenpakket 2010 Model bestaande toestand 0 Model ontworpen toestand 0 Strategische & risico analyse Investerings en onderhoudsprogramma hydraulisch / structureel Investeringen : projectmanagement + werftoezicht en afkoppelingsdeskundige 5 projecten : Te voorzien in een later takenpakket Voortzetting takenpakket 2009 Per project Harelbeekstraat (GIP W209070) Coördinatie en bouw 10 IBA s Blokkestraat (GIP W206010) Stedestraat (GIP W207156) Stokerijstraat (GIP W208097) Exploitatie hydraulische structuren (IBA s) Exploitatie riool (nieuwe huisaansluitingen op bestaande rioleringen) Ten laste van de aanvrager. Klantencontactcenter Hydraulische adviezen algemeen Coördinatie en Inclusief risicovergoeding 2 % en management v/h Rio Act boekhoudkundige dienstverlening takenpakket De nodige kredieten worden aangewezen onder budgetartikels 421/ en 482/ van de buitengewone dienst van het budget Artikel 3 Het college van burgemeester en schepenen zal belast worden met de uitvoering van dit besluit. Artikel 4 Een afschrift van dit besluit zal aan de VMW en Aquafin worden overgemaakt. 4. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze: Aankoop van 6 variabele borden "zone 30" op zonne-energie. Bevoegdheid Gemeentedecreet van 15 juli, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 42 en 43.

8 Juridische grond - Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 17, 2, 1 a (limiet van ,00 excl. btw niet overschreden) - Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, artikel Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, artikel 3, 1 - De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen Verwijzingsdocumenten -Het bijzonder bestek met nr. 2011/026 opgesteld door de Dienst Patrimonium. Motivering Door te kiezen voor variabele borden in schoolomgevingen is het effect op de rijstijl beduidend hoger dan als men kiest voor een permanente zone 30. Hierdoor moeten er dergelijke borden worden aangekocht. Financiële gevolgen Overzicht Budgetjaar Budgetartikel Raming incl. btw / ,50 EUR Gunningprocedure Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij aanvang van de procedure. BESLUIT EENPARIG Artikel 1 De opdracht tot aankoop van 6 variabele borden zone 30 op zonne-energie (bestek 2011/06) wordt goedgekeurd met een totale raming ,50 EUR BTW incl. Artikel 2 De opdracht wordt gegund bij middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij aanvang van de procedure. Artikel 3 De nodige kredieten worden aangewezen onder het artikel 423/ van het budget Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze: aanstelling ontwerper renovatie sporthal. Goedkeuring erelooncontract. Bevoegdheid Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 42 en 43. Juridische grond - Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, artikel a - Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, artikel Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, artikel 3 2

9 Verwijzingsdocumenten - Het bijzonder bestek met nr. 2011/027 opgesteld door de Dienst Patrimonium. - Het erelooncontract nr. 2011/001. Motivering De gemeente Zwevegem heeft plannen om de sporthal (Sportpunt 2) te renoveren. Het totale project omvat de renovatie van de sportvloer, leveren en plaatsen van nieuwe tribunes, leveren en plaatsen nieuwe trappen en vluchtwegen en de renovatie van het schrijnwerk. Gezien de complexiteit van de renovatie is het aangewezen om voor dit project een ontwerper aan te stellen die zal instaan voor het opmaken van een lastenboek en het aanbestedingsdossier en voor het opvolgen van de werken. De totale kostprijs van de werken worden geraamd op EURO BTW incl. Financiële gevolgen Overzicht Budgetjaar Budgetartikel Raming incl. btw / EUR Gunningprocedure Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij aanvang van de procedure. BESLUIT EENPARIG Artikel 1: De opdracht tot het aanstellen van een ontwerper voor de renovatie van de sporthal (bestek 2011/027) wordt goedgekeurd met een totale raming van EUR BTW incl. Artikel 2 De opdracht wordt gegund bij middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij aanvang van de procedure. Artikel 3 Het ontwerp van erelooncontract, toegevoegd als bijlage aan dit besluit, wordt goedgekeurd. Artikel 4 De nodige kredieten worden aangewezen onder het artikel 764/ van het budget Goedkeuring toelating tot het renoveren van de overdekte zittribune en aanhorigheden bij het hoofdvoetbalterrein in Zwevegem met toekenning van bijzondere investeringstoelagen. Bevoegdheid Gemeentedecreet inzonderheid artikels 57 en 58 Juridische grond - Besluit van de gemeenteraad van 21 december 2010 betreffende goedkeuring van het budget 2011, inzonderheid van de buitengewone dienst. Verwijzingsdocumenten Ontwerp van overeenkomst Toelating tot het renoveren van de overdekte zittribune en aanhorigheden bij het hoofdvoetbalterrein in Zwevegem Sportpunt 5 met toekenning van bijzondere investeringstoelagen. Situering

10 Sedert december 2009 is de zittribune bij het hoofdvoetbalterrein in Zwevegem wegens veiligheidsredenen afgesloten voor elk gebruik. De tribune is onherstelbaar en dient volledig vervangen te worden. De hoofdgebruiker met exploitatieverantwoordelijkheid, de vzw Zwevegem Sport, is bereid om hiervoor als bouwheer op te treden mits met de eigenaar, de gemeente Zwevegem, een overeenkomst kan afgesloten worden omtrent de financiering van het project en het te realiseren bouwprogramma. Het is de bedoeling dat er een zittribune gerealiseerd wordt met een 180 plaatsen. Binnen de overeenkomst zouden naast de nieuwbouw ook een aantal andere werkzaamheden uitgevoerd worden zoals ondermeer de afbraak van de onveilige tribunes, de inrichting van afsluitbare bergingen onder de nieuwbouwtribune, de aanleg van omgeving, het afsluiten van de publieke staanzone voor het bestaande cafetaria, het vervangen van de buitenoproepgeluidsinstallatie, Adviezen, machtigingen, akkoorden, Visum van de financieel beheerder conform artikel 94 1 en artikel van het gemeentedecreet. Motivering De vzw Zwevegem Sport is bereid om bouwheer op te treden voor deze werkzaamheden wanneer zij hiertoe toestemming krijgen van de gemeenteraad. Voor een goede gang van zaken dient hiervoor een overeenkomst te worden afgesloten tussen de gemeente Zwevegem en de vzw Zwevegem Sport. In deze overeenkomst wordt o.a. geregeld dat er een doorgeeflening zal gegeven worden ten bedrage van max EUR voor de financiering van de werkzaamheden en dat de gemeente Zwevegem hiervoor een jaarlijkse buitengewone investeringstoelage zal toekennen aan vzw Zwevegem Sport ter compensatie van het afbetaalde kapitaal en intresten. Financiële gevolgen Overzicht Budgetjaar Budgetartikel Raming incl. btw / EUR BESLUIT EENPARIG Artikel 1 Er wordt toelating gegeven aan de vzw Zwevegem Sport tot het renoveren van de overdekte zittribune en aanhorigheden bij het hoofdvoetbalterrein te Zwevegem. Artikel 2 Vzw Zwevegem Sport krijgt een doorgeeflening van maximaal ,- euro voor de gedeeltelijke financiering van voormeld renovatieproject. Artikel 3 Vzw Zwevegem Sport krijgt een jaarlijkse bijzondere investeringstoelage ten belope van de betaalde kapitaalsaflossingen en intresten en dit gedurende de volledige looptijd van de doorgeeflening. Artikel 4 De overeenkomst in bijlage tussen de gemeente Zwevegem en de vzw Zwevegem Sport waarin de voorwaarden opgenomen zijn van de toelating tot renoveren, van de toekenning van de doorgeeflening en van de compenserende buitengewone investeringstoelage wordt goedgekeurd. 7. Goedkeuring functiebeschrijving gemeentesecretaris en financieel beheerder Bevoegdheid - Gemeentedecreet artikel betreffende de bevoegdheid van de gemeenteraad tot het vaststellen van de rechtspositieregeling

11 - Besluit van de gemeenteraad van 15 december 2008, zoals tot op heden gewijzigd, betreffende de rechtspositieregeling artikel 31 houdende het vaststellen van de functiebeschrijving van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder door de gemeenteraad Juridische grond - Besluit van de gemeenteraad van 15 december 2008, zoals tot op heden gewijzigd, betreffende de rechtspositieregeling artikel 31 houdende het vaststellen van de functiebeschrijving van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder door de gemeenteraad Verwijzingsdocumenten - Besluit van het college van burgemeester van 21 oktober 2009 betreffende de goedkeuring van het klassiek diversiteitsplan - Verslag van het Hoog Overlegcomité dd. 10 december 2010 Motivering Een van de actiepunten binnen het klassiek diversiteitsplan was de opmaak van functieprofielen. De reden waarom dit als actiepunt opgenomen werd in het klassiek diversiteitsplan was: 1. Actualisering van de voorgaande functieprofielen 2. Opmaken van meer uniforme functieprofielen per niveau 3. Opmaken van meer uniforme functieprofielen gemeente/ocmw In de rechtspositieregeling wordt in artikel 31 bepaald dat de functiebeschrijvingen van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder dienen vastgesteld te worden door de gemeenteraad. Deze functiebeschrijving dient als basis voor selectie en evaluatie van de decretale graden. BESLUIT EENPARIG Enig artikel De functiebeschrijving van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder, toegevoegd in bijlage, wordt goedgekeurd. FUNCTIEBESCHRIJVING FINANCIEEL BEHEERDER Functiebenaming Financieel beheerder Decretale graad Relaties Intern: Relatie met de burgemeester, de schepenen en de leden van de gemeenteraad Relatie met de gemeentesecretaris Relatie met de leden van het managementteam en de diensthoofden Relatie met alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie Extern: Relatie met de burger Relatie met andere gemeente- en stadsdiensten Relatie met OCMW en toezichthoudende overheid Relatie met allerlei administratieve diensten Relatie met financiële instellingen Basisdoelstelling

12 Leiden van de activiteiten van de gemeentelijke financiële dienst teneinde steeds een correcte weergave van de financiële situatie van de gemeente te kunnen geven en bij te dragen tot een effectief, efficiënt en zuinig bestuur. Resultaatsgebieden Voorbereiden van het strategisch beleid Dit omvat onder meer volgende taken: Opmaken van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de financiële nota van budget en budgetwijziging(en), op basis van de prioriteiten van het college en in overleg met het managementteam Opmaken van het budget, het financiële luik van de jaarlijkse beleidsnota Deelnemen aan budgetbesprekingen met het college van burgemeester en schepenen Coachen en begeleiden van de medewerkers van de dienst Dit omvat ondermeer volgende taken: Formuleren van de taken, rollen, opdrachten en verantwoordelijkheden per medewerker Bepalen van doelstellingen per medewerker volgens functieniveau Delegeren van bevoegdheden naar de directe medewerkers Opvolgen en evalueren van de resultaatsgebieden en competenties Helpen en stimuleren van de medewerkers bij het uitvoeren van moeilijke taken Zorgen voor een goede interne communicatie binnen de dienst Instaan voor de financiële werkingsprocesselgsprocess v

13 Dit omvat ondermeer volgende taken: Opzetten van het intern controlesysteem, na overleg met het managementteam Preventief uitvoeren van een aantal controletaken Uitvoeren van de decretaal voorziene rapportagetaak Opmaken van de jaarlijkse inventaris van bezittingen, vordering, schulden, en verplichtingen van het gemeentebestuur Consolideren van de gegevens van de inventarisatie met de bevindingen van de auditor Dimensies Belg zijn Lid van het managementteam Voltijdse functie Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan aangepast worden aan nieuwe situaties of organisatorische accenten binnen het bestuur. Profiel Kennis Grondige kennis van boekhouden Grondige kennis van het gemeentedecreet, het administratief recht, de wetgeving op de gemeentefinanciën, de wet betreffende de openbaarheid van het bestuur, de wet op de motiveringsplicht, overheidsopdrachten Grondige kennis van de structuur en werking van het bestuur Grondige kennis van Microsoft Office Grondige kennis van de software van toepassing op de dienst Vaardigheden Leidinggevend vaardig Besluitvaardig Communicatief vaardig Organisatorisch vaardig Pc-vaardig Attitudes Resultaatgerichtheid Probleemoplossend vermogen Stressbestendig Klantgerichtheid Zelfstandigheid Initiatief nemen Flexibiliteit Leerbereidheid FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTESECRETARIS Functiebenaming Gemeentesecretaris Decretale graad Relaties Intern: Relatie met de burgemeester, de schepenen en de leden van de gemeenteraad Relatie met de financieel beheerder Relatie met de leden van het managementteam Geeft leiding aan de diensthoofden Relatie met alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie Extern:

14 Relatie met de burger Relatie met andere gemeente- en stadsdiensten Relatie met OCMW en toezichthoudende overheid Relatie met allerlei administratieve diensten Basisdoelstelling Leiden (plannen, organiseren, opvolgen, coördineren en evalueren) van de gemeentelijke organisatie teneinde het gemeentebestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate dienstverlening aan de burger te verzekeren Fungeren als schakel tussen de politieke beleidsorganen en het personeel teneinde een optimaal gemeentebeleid tot stand te brengen en in stand te houden Resultaatsgebieden Voorbereiden van het strategisch beleid Dit omvat onder meer volgende taken: Opmaken van een voorstel voor de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan, het voorontwerp van beleidsnota van het jaarlijks budget en de verklarende nota van budgetwijziging(en), op basis van de prioriteiten van het college en in overleg met het managementteam Voorbereiden van het operationele beleid Dit omvat onder meer volgende taken: Opstellen en voorbereiden van de agenda van de gemeenteraad en college Voorbereiden van alle dossiers voor de gemeenteraad en college Bijwonen van de zitting van de gemeenteraad en het college, desgevallend de gemeenteraadscommissies en de notulen opmaken Verslag doen van de beslissingen van de gemeenteraad en het college Bewaken van de uitvoering van de beslissingen van de gemeenteraad en het college zodat de uitvoering in overeenstemming is met de genomen beleidsbeslissingen Adviseren op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak Dit omvat onder meer volgende taken: De gemeenteraad en het college wijzen op de gevolgen van hun beslissingen zowel op juridisch, financieel en organisatorisch vlak als op het vlak van personeel Formuleren van voorstellen of adviezen om het gemeentebeleid te verbeteren Stimuleren van de leden van het managementteam om, vanuit hun ervaring met beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren in lijn met de eventuele bestuursakkoorden en/of beleidsnota s Antwoorden op bestuurlijke, juridische en financiële vraagstukken eventueel in overleg met de leidinggevenden, de financieel beheerder en de specifieke deskundigen Uitvoeren en evalueren van het beleid Dit omvat onder meer volgende taken: Leiden en structureren van de organisatie Leiden van het managementteam, diensthoofden en andere directe medewerkers. Op elkaar afstemmen van de werking van de verschillende afdelingen en de uitvoering van dienstoverschrijdende dossiers Zorgen voor een adequate interne communicatie binnen de gemeentelijke organisatie waarbij een goede informatiedoorstroming, -uitwisseling en een maximale afstemming wordt beoogd. Instaan voor alle wettelijke, statutaire opdrachten zoals medeondertekening van briefwisseling, reglementen, verordeningen, beslissingen en akten, organisatie van de briefwisseling en het gemeentearchief Evalueren van het gemeentebeleid en eventueel bijsturen aan de hand van beleidsvoorstellen

15 Instaan voor de organisatie en de werkingsprocessen van het bestuur Dit omvat onder meer volgende taken: Opmaken en onderhandelen van een afsprakennota tussen de politieke beleidsorganen en de administratie Opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te volgen en te verbeteren In kaart brengen, op elkaar afstemmen, evalueren en bijsturen van de werkingsprocessen van de organisatie Zorgen voor de interne organisatie van de klachtenbehandeling Verantwoordelijk voor personeelsmanagement Dit omvat onder meer volgende taken: Taken in het kader van het dagelijks personeelsbeheer Opmaken van het organogram van de gemeentelijke administratie, in overleg met het managementteam Instaan voor de opmaak van de personeelsformatie en het personeelsbehoeftenplan Instaan voor de uitwerking van de rechtspositieregeling van het personeel Instaan voor de opmaak van een arbeidsreglement Instaan voor de uitwerking van adequate HR-processen Uitwerken van een geschikte organisatiecultuur en hierbij een voorbeeldfunctie vervullen. Instaan voor de uitwerking van een goede loopbaanbegeleiding van medewerkers via vorming, coaching, functionerings- en evaluatiegesprekken, Deelnemen aan de selectieprocedure van de topfuncties binnen de gemeentelijke administratie Aandacht hebben voor het welzijn op het werk Verantwoordelijk zijn voor de tuchtprocedures Verantwoordelijk voor financieel management en interne controle Dit omvat onder meer volgende taken: Beheren van de gemeentekas en eventueel delegeren van de kasverrichtingen aan één of meerdere medewerkers, na advies van de fiancieel beheerder Opvolging en nazicht van de kasregistratie Ter beschikking stellen van provisies aan medewerkers voor betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur Instaan voor de inning van geringe dagontvangsten en eventueel delegeren aan één of meerdere medewerkers Verrichten van wettelijkheids- en regelmatigheidscontroles van de uitgaven bij de uitvoering van betalingen Geven van betalingsopdrachten aan de financieel beheerder Instaan voor de uitwerking van de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Nemen van de eindverantwoordelijkheid voor het vaststellen en het bijsturen van het intern controlesysteem, na overleg met het managementteam Dimensies Belg zijn Lid van het managementteam Voltijdse functie Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan aangepast worden aan nieuwe situaties of organisatorische accenten binnen het bestuur. Profiel Kennis Grondige kennis van de rechtspositieregeling van het personeel Grondige kennis van het gemeentedecreet, het administratief recht, de wetgeving op de gemeentefinanciën, de wet betreffende de openbaarheid van het bestuur, de wet op de

16 motiveringsplicht, het decreet op de ruimtelijke ordening, de milieuwetgeving, overheidsopdrachten Grondige kennis van de structuur en werking van het bestuur Grondige kennis van Microsoft Office Grondige kennis van de software van toepassing op de dienst Vaardigheden Leidinggevend vaardig Besluitvaardig Organisatorisch vaardig Pc-vaardig Communicatief vaardig Attitudes Resultaatgerichtheid Probleemoplossend vermogen Stressbestendig Klantgerichtheid Zelfstandigheid Initiatief nemen Flexibiliteit Leerbereidheid 8. Goedkeuring van het voorcontract in het kader van het DBFM-programma Scholen van Morgen voor de realisatie van de vestiging Parkschool. Bevoegdheid Gemeentedecreet artikel 42 en 43 Juridische grond - Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen - Decreet van 26 maart 2004 betreffende openbaarheid van bestuur - Decreet van 7 juli 2006 betreffende de inhaalbeweging voor schoolinfrastructuur (DBFM-decreet) Verwijzingsdocumenten - Ontwerp van voorcontract tussen de inrichtende macht (gemeente) en de DBFM-vennootschap. Situering Op 29 mei 2009 heeft de Vlaamse Regering, overeenkomstig de wetgeving op de overheidsopdrachten, een private partner aangeduid, zijnde BNP Paribas Fortis Bank en AG Real Estate (voorheen Fortis Real Estate), voor de oprichting van de DBFM-vennootschap met als taak de uitvoering van het DBFM-programma Scholen van Morgen. Op 9 juni 2010 werd de DBFM-vennootschap DBFM Scholen van Morgen NV opgericht. Overeenkomstig artikel 6 van het DBFM-decreet behoort het tot de taak van de DBFM-venootschap om de schoolinfrastructuur aan de inrichtende macht ter beschikking te stellen op grond van een individueel DBFMcontract. De DBFM-vennootschap zal hierbij instaan voor het ontwerp, de bouw, de financiering en het onderhoud van de schoolbouwprojecten. De DBFM-vennootschap is voor de uitvoering gehouden tot het naleven en toepassen van de reglementering inzake overheidsopdrachten. De gemeente Zwevegem heeft zich kandidaat gesteld om deel uit te maken van het DBFM-programma voor wat betreft het schoolbouwproject Gemeenteschool vestiging Park. Dat schoolbouwproject Gemeenteschool vestiging Park is overeenkomstig de selectie gevoerd door de Vlaamse Overheid gerangschikt op de investeringslijst van de scholenbouwprojecten die in aanmerking komen voor het DBFM-programma.

17 Motivering De DBFM-vennootschap fungeert als een opdrachtencentrale die in naam en voor rekening van de inrichtende machten de aanbestedingsprocedure zal voeren. Hiervoor moet er een individueel DBFM-contract afgesloten worden tussen de inrichtende macht (gemeente) en de DBFM-vennootschap. Om de deelname aan het DBFM-programma verder te kunnen zetten, moet er in de eerste plaats een voorcontract worden afgesloten met de DBFM-vennootschap. Het voorcontract is bedoeld om het voortraject te regelen dat kan leiden tot het afsluiten van een individueel DBFM-contract. In het voorcontract (artikel 12) wordt bepaald dat de inrichtende macht (gemeente) een zekerheid moet stellen ter dekking van de betalingsverplichtingen. Die zekerheid werd bepaald op EUR. In het voorcontract wordt eveneens bepaald (artikel 13) dat er een eenzijdige verbintenis moet worden afgesloten tot het toekennen ten voordele van de Vlaamse Gemeenschap van een onherroepelijk hypothecair mandaat op de bouwgrond van het schoolbouwproject. BESLUIT EENPARIG Artikel 1 De deelname van de gemeente Zwevegem aan het DBFM-programma Scholen van Morgen wordt formeel bevestigd. Artikel 2 Het in bijlage bijgevoegde voorcontract met de DBFM-vennootschap voor het schoolproject Gemeenteschool vestiging Park wordt goedgekeurd en zal ter ondertekening worden voorgelegd. Artikel 3 Een eenzijdige verbintenis tot het toekennen ten voordele van de Vlaamse Gemeenschap van een onherroepelijk hypothecair mandaat op de bouwgrond van het schoolbouwproject wordt afgesloten. Artikel 4 Twee ondertekende exemplaren van het voorcontract en de eenzijdige verbintenis tot het toekennen van een hypothecair mandaat worden toegestuurd aan de DBFM-vennootschap. Artikel 5 Binnen de twee maanden na ondertekening van het voorcontract zal de inrichtende macht (gemeente) een zekerheid stellen van EUR onder de vorm van een hoofdelijke borg, bankwaarborg, gelddeposito op een geblokkeerde rekening op naam van de DBFM-vennootschap of onder de vorm van een pand op beursgenoteerde effecten. Artikel 6 Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financiële dienst van de gemeente Zwevegem alsook aan de DBFM-vennootschap. V 1. Door een raadslid aangevraagd agendapunt: "Gemeentelijk leegstandregister (bedrijfs)gebouwen en woningen de gemeente als inventarisbeheerder." In zijn brief dd waarin Raadslid Gerard Amelynck namens Gemeentebelangen vraagt om bovengenoemd punt aan de agenda toe te voegen, wordt gesteld: Toelichting. Vanaf 1 januari 2010 vervalt de gewestelijke heffing op leegstaande gebouwen en woningen. Door de inwerkingtreding van het decreet grond- en pandenbeleid is de gemeente vanaf 1 januari 2010 de inventarisbeheerder voor leegstaande woningen en gebouwen. De gemeenten zijn verplicht het

18 leegstandsregister bij te houden, ook als de gemeente geen belasting vestigt op de gebouwen en woningen die in het register worden opgenomen. Praktisch legt het Decreet Grond- en Pandenbeleid van op dat elke gemeente een register van leegstaande gebouwen en woningen bijhoudt, het leegstandsregister. In praktijk wordt het register opgesplitst in: - register van leegstaande (bedrijfs)gebouwen ; - register van leegstaande woningen. Het Besluit van de Vlaamse Regering van met betrekking tot het leegstandsregister bepaalt dat er een reglement moet opgesteld worden om de administratie toe te laten de leegstand van een gebouw of een woning te beoordelen aan de hand van objectieve indicaties. De gemeente moet dus een reglement opmaken voor de inventarisatie van leegstaande woningen en/of gebouwen. In dit reglement worden tevens de indicaties van leegstand vastgelegd en een administratieve akte uitgewerkt, die bestaat uit een beschrijvend verslag en foto s. Inhoud van het leegstandregister. Het Besluit van de Vlaamse Regering van legt de indicaties vast die als criterium kunnen genomen worden voor de opname van de woningen en bedrijfsgebouwen in het leegstandregister. - de materiële en/of fysische onmogelijkheid om het gebouw te betreden; - het langdurig aanbieden van het gebouw of van de woning als te huur of te koop ; - het ontbreken van aansluitingen op nutsvoorzieningen; - een dermate laag verbruik van de nutsvoorzieningen dat een gebruik in overeenstemming met de functie van het gebouw kan worden uitgesloten; - de vermindering van het kadastraal inkomen overeenkomstig artikel 15 van het wetboek van de Inkomstenbelasting 1992; - het ontbreken van een inschrijving in het bevolkingsregister op het adres van de woning of van een aangifte als tweede verblijf; - getuigenissen; Dit is geen limitatieve opsomming. De indicaties voor leegstand kunnen uitgebreid omschreven worden in een gemeenteraadsbesluit of administratief reglement. Gemeentelijk leegstandregister. In praktijk wordt het leegstandregister in Zwevegem bijgehouden binnen de dienst Stedenbouw/Huisvesting. Alle leegstaande woningen en gebouwen die vroeger reeds op de Vlaamse inventaris van de leegstand stonden, werden vanaf 1 januari 2010 in het nieuwe leegstandregister overgenomen. Op vandaag bevindt zich hierin geen enkele woning (meer). Een gemeentelijk reglement ontbreekt nog steeds met als gevolg dat sedert 1 januari 2010 geen enkel (bedrijfs)gebouw of woning in het leegstandregister kan worden opgenomen. Voorstel. In de huidige toestand blijft het gemeentebestuur in gebreke ten overstaan van de uitvoeringsbesluiten van de Vlaamse Regering van betreffende het leegstandsregister. Deze toestand is niet verder verantwoord en hinderlijk voor de bevoegde diensten om de opgelegde verplichtingen uit te voeren. De inventarisatie van de leegstand wordt verhinderd bij gebrek aan duidelijke criteria die vervat moeten worden in een gemeentelijk reglement. Om aan de onwettelijke toestand te verhelpen volgt hierna een voorstel dat als volgt kan samengevat worden: 1. Opstellen en goedkeuren van een gemeentelijk reglement waarin de criteria voor het houden en actualiseren van het leegstandregister worden vastgelegd met al dan niet een criterium in verband met een gemeentelijke heffing op leegstand;

19 2. Voorlegging ter goedkeuring aan de gemeenteraad van het gemeentelijk reglement ter uitvoering van de bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering van betreffende het leegstandsregister; 3. Actualiseren en opname van de leegstaande (bedrijfs)gebouwen en woningen in het gemeentelijk leegstandregister; 4. Periodische rapportering aan de gemeenteraad over de inhoud van het leegstandregister. Besluit. Het is niet verantwoord het reglement in verband met het houden van een leegstandregister verder uit te stellen. De bepalingen van het Decreet Grond- en Pandenbeleid van alsmede het Besluit van de Vlaamse Regering van worden uit(gevoerd. De gemeente heeft in deze omstandigheden geen enkele mogelijkheid maatregelen te nemen of op te treden om toestanden van verwaarloosde en leegstaande panden te voorkomen of te verhinderen. Belangrijk is het standpunt van het College ter vernemen. Dit standpunt is bepalend voor de functionele werking van de diensten die instaan voor het opmaken en actualiseren van het leegstandregister. Met dank voor een duidelijk standpunt en toelichting. Namens het college van burgemeester en schepenen wordt geantwoord door schepen Noël Hoogstoel dat in uitvoering van het decreet Grond en Pandenbeleid elke gemeente inderdaad een leegstandsregister moet opmaken en bijhouden. Woningen en gebouwen die, ingevolge de vroegere regelgeving, opgenomen waren op de Vlaamse inventaris van leegstand, werden automatisch overgenomen op deze nieuwe gemeentelijke inventaris. Voor Zwevegem is geen enkel pand opgenomen gezien de bevoegde minister de initieel opgenomen panden heeft geschrapt. Voor het opnemen van nieuwe panden moet een gemeentelijk reglement worden opgesteld, waarin de criteria en de procedure worden vastgelegd. Het decreet bepaalt hieromtrent geen dwingende termijnen of sancties ten aanzien van gemeenten die hier geen initiatief nemen. Aanvullend kan een gemeentelijke belasting worden ingevoerd via een apart reglement. Ook hier zijn geen dwingende termijnen of sancties voorzien. Zwevegem blijft bijgevolg niet in gebreke. Niettemin onderzoekt de dienst Stedenbouw en Huisvesting de meest optimale procedure omtrent deze problematiek. Een eventueel reglement zal ten gepaste tijde aan de gemeenteraad ter goedkeuring worden voorgelegd. De zitting wordt gesloten om uur. Namens de gemeenteraad: De gemeentesecretaris De burgemeester Jan Vanlangenhove Claude Vanwelden