7'll. * Akkoord conform het voorstel. B&W voorstel. se, B&O/R, MDUF Ja. Datum vergadering 1 2 OKT Beslissing

Transcriptie

1 B&W voorstel Nummer Onderwerp Evaluatie 1 e fase nieuwbouw Ontmoetingshuis Ambtenaar Afdeling Telefoonnummer Eduard Brussen Programma's & Projecten (0318) Paraaf afdelingsmanager Datum advies Registratienummer Kopie aan afdeling Openbaar 8 oktober 2015 Ou se, B&O/R, MDUF Ja Paraaf toetser Burgemeester Planning behandeling B&W Commissie Raad Weth. Verloop Weth. mw. Kundié Weth. mw Hollander Weth. Beckerman Weth. mw. Overduin-Biesma Datum vergadering 1 2 OKT Advies secretaris Beslissing 7'll * Akkoord conform het voorstel Voorgestelde beslispunten 1. Kennis nemen van de bijgevoegde evaluatie 1 e fase Ontmoetingshuis 2. Evaluatie ter kennisname aanbieden aan gemeenteraad.

2 Inleiding ~ " Veenendaal-oost D a.de levensloopbestendige wijk met uiteindelijk ca woningen en de daarbij behorende voorzieningen op het gebied van onderwijs, welzijn, cultuur en sport. In deze wijk, waar momenteel zo'n 700 woningen zijn gerealiseerd, kunnen alle mensen, jong en oud, gezond of met beperkingen en met verschillende leefstijlen nu én in de toekomst rekenen op voldoende voorzieningen en mogelijkheden in de buurt, zodat het wonen in de wijk voortdurend past bij de levensfase en bijbehorende behoefte van deze bewoners. Voor de maatschappelijke voorzieningen is bij de start van de planontwikkeling de volgende ambitie geformuleerd: a. het aanbieden van integrale opvang-, onderwijs- en zorgarrangementen voor kinderen van 0-12 jaar uit Veenendaal-oost vanuit een vraaggerichte en vraag gestuurde context van leren en ontwikkelen, en b. het realiseren van podia voor volwassenen voor ontmoeting, ontspanning, ontplooiing en educatie en daarmee voor wijkontwikkeling, binnen één inhoudelijke en ruimtelijke context. Het Ontmoetingshuis levert vanaf de opening een belangrijke bijdrage aan de leefbaarheid en levendigheid van Veenendaal-oost en is een ontmoetingscentrum voor jong en oud in de wijk. Het project Ontmoetingshuis 1 fase is afgerond. De multifunctionele accommodatie, zoals die nu definitief is gerealiseerd, biedt ruimte aan 10 vaste participanten, te weten: - basisschool Tamim; - basisschool Balansleren; - basisschool De Bron; - Kinderopvang Luna; - Buitenschoolse opvang In Balans; - Bethelkerk; - Hervormde Kerk; - Sportservice Veenendaal; -Welzijnswerk Veens; - Sportcafe De Buurman. Op 1 september 2014 is het gebouw in gebruik genomen en op 4 oktober 2014 is het gebouw feestelijk officieel geopend door wethouder Marco Verloop. De gebruikers zijn enthousiast en zelfs verrast over het comfort en de uitstraling van het gebouw. De zeer diverse gebruikers werken samen aan diverse wijk gebonden activiteiten. Binnen de gestelde kaders is de nieuwbouwwijk Veenendaal-oost een prachtig centrumcomplex rijker. Een complex waarin allerhande voorzieningen een plek hebben gekregen. Een gebouw dat een belangrijke bijdrage levert aan de verdere realisatie van Veenendaal-oost. Een gebouw dat bijdraagt aan een prettig leefklimaat in Veenendaal-oost en bovendien ook nog eens de regionale aantrekkingskracht van Veenendaal vergroot. De conclusie is dat binnen de gestelde kaders het multifunctionele gebouw is gerealiseerd De evaluatie van dit project is als bijlage van de voortgangsrapportage toegevoegd en wordt u ter informatie aangeboden. 2

3 Beoogd resultaat Kennis laten nemen van het proces, in gebruik name, financiële afronding en geleerde lessen van het afgeronde deel 1 e fase Ontmoetingshuis. Argumenten 1. 1 Kennis nemen van de bijgevoegde evaluatie 1e fase Ontmoetingshuis Bij afronding van een opstalontwikkeling wordt de raad een evaluatie aangeboden. 1.2 Wat hebben we geleerd van dit proces Keuze voor fasering in bouw bii onzekerheid over leerlingenaantal/en In 2012 heeft de gemeenteraad terecht gekozen voor een fasering van het Ontmoetingshuis omdat op dat moment de leerlingenaantallen die het Ontmoetingshuis zouden gaan bezoeken onvoldoende konden worden ingeschat en de risico's op exploitatietekorten te groot waren. De aantrekkingskracht van het Ontmoetingshuis met name voor kinderopvang en primair onderwijs heeft zich meer dan bewezen. Gelet op de sterke toename van het aantal kinderen {leerlingen) vanuit de wijk als ook uit andere delen van Veenendaal is het nu noodzakelijk dat versneld de 2e fase gerealiseerd moet gaan worden. EMVI aanbesteding heeft positief gewerkt De EMVI aanbesteding, te weten Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft prima gewerkt. Aannemer Wijnen Bouw uit Someren was de laagste inschrijver met een aanbestedingsvoordeel van 8 ton en heeft het bouwwerk innovatief, op tijd en in hoge kwaliteit gebouwd en ingericht. De EMVI voorwaarden zijn in dit geval correct opgesteld met een goede verhouding voor innovatie en prijsvorming. Bemensing beheerstichting is een moeilijk tra/eet Het aantrekken van een professionele beheerstichting voor het Ontmoetingshuis was een opgaaf die uiteindelijk goed is gelukt en deze stichting is binnen de gestelde tijd opgericht en actief geworden. De exploitatie van het gehele Ontmoetingshuis en met name de aanloopverliezen moeten door alle betrokkenen wel nadrukkelijk in de gaten worden gehouden en actief worden beoordeeld door de gemeente voor de komende jaren. Beheer. programmamanagement en horeca is moei/ijk in één organisatie Het aantrekken van een beheerder, een programma coördinator en horecaexploitant in één organisatie bleek ook na aanbesteding niet mogelijk waardoor partijen via een alternatief plan alsnog zijn geselecteerd voor een veel kortere contractduur, respectievelijk 1, 1 en 3 jaar i.p.v. 10 jaar. Dit biedt de beheerstichting en gemeente wel meer flexibiliteit op het moment dat veranderingen noodzakelijk zijn. De exploitatie, het beheer, de programmering en last but not least de horecaexploitant hebben ons veel meer tijd en energie gekost dan vooraf was bedacht en bracht veel overleg extra overleg met zich mee Evaluatie ter kennisname aanbieden aan de raad. De raad is al jarenlang betrokken bij de realisatie van het Ontmoetingshuis en heeft de benodigde besluiten hiervoor genomen. De evaluatie is het slotstuk van de realisering van de 1 8 fase van het Ontmoetingshuis. Kanttekeningen 3

4 Inhoudelijk wordt u verwezen naar de bijgevoegde evaluatie (zie ook geleerde lessen en kostenoverzicht met overschot). Aanpak en uitvoering De begrotingswijziging van 2015, verlaging budget , betreft een overboeking van een deel van het restantkrediet ten behoeve van de voorbereidingskosten voor de 2 fase van het Ontmoetingshuis {besluit Raad bij het Projectenboek 2015 amendement d.d. 25 juni 2015). De besluitvorming over de start van de 2 fase Ontmoetingshuis is voorzien in december Het krediet 1 fase nieuwbouw Ontmoetingshuis wordt bij de Jaarrekening 2015 definitief afgesloten. Kosten, baten, dekking In de evaluatie is een financieel overzicht weergegeven van de realisering van het Ontmoetingshuis. Het overschot op de bouwkosten van euro wordt met name veroorzaakt door gereserveerde btw en integratieheffing, welke vanwege nieuwe regelgeving niet meer afgedragen hoeft te worden. Communicatieaspecten Aanvullende aandachtspunten Financiële aspecten P&O aspecten OR&GO Advies OR: Nvt Advies GO: Nvt Juridische aspecten Wkpb-plicht nvt Paraaf Wkpb-beheerder: Informatie- en automatiseringsaspecten Overleg gevoerd met adviesraden Extern / intern overleg gevoerd met Intern: MDL, B&O en WSB Overige aspecten 4

5 B&W VOORSTEL van 6 oktober 2015, Onderwerp: Voortgangsrapportage 2014 Projecten Bijlagen 1. Evaluatie 1 e fase nieuwbouw Ontmoetingshuis 5